LAPORAN KINERJA
TAHUN 2017
S E K R E T A R I A T J E N D E R A L
ii
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
RINGKASAN EKSEKUTIF iii
BAB 1
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang 1
I.2 Tugas dan Fungsi 2
I.3 Struktur Organisasi 3
I.4 Aspek Strategis Organisasi 4
BAB 2
PERENCANAAN KINERJA
II.1 Rencana Strategis 6
II.2 Peta Strategi 8
II.3 Perjanjian Kinerja Tahun 2017 9
BAB 3
AKUNTABILITAS KINERJA TAHUN 2017
III.1 Capaian Kinerja: Customer Perspective 13
III.2 Capaian Kinerja: Internal Business Process Perspective 35 III.3 Capaian Kinerja: Learning and Growth Perspective 61 III.4 Realisasi Anggaran Sekretariat Jenderal Tahun 2017 76
BAB 4
PENUTUP
78iii
RINGKASAN EKSEKUTIF
Jakarta, Mei 2017
Laporan Kinerja Sekretariat Jenderal Tahun 2017 merupakan wujud dari capaian kinerjadalam rangka pencapaian visi dan misi dalam mendukung capaian kinerja Kementerian Luar Negeri, sebagaimana yang diterjemahkan dalam Peta Strategis Sekretariat Jenderal Tahun 2017. Dalam melaksanakan mandatnya, Sekretariat Jenderal telah menetapkan visi dalam Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Jenderal Tahun 2015-2019: “Menjadi Penggerak Utama menuju Manajemen Kemenlu yang Mumpuni”. Dalam pencapaian visi tersebut, telah ditetapkan 4 (empat) misi yaitu (1) Memperkuat strategi dan implementasi perencanaan dan organisasi, (2) Menyediakan sumber daya manusia yang terbaik, (3) Membangun sistem informasi manajemen yang terintegrasi dan (4) Menyediakan layanan Sekretariat Jenderal yang cepat, efektif dan akuntabel.
Dalam rangka pencapaian Visi dan Misi dimaksud, Sekretariat Jenderal telah menetapkan Peta Strategis Tahun 2017 dengan menggunakan pendekatan Sistem Manajemen Kinerja (SMK) berbasis Balanced Scorecard (BSC), yang terangkum dalam 3 (tiga) Perspective, 13 Sasaran Strategis (SS) dan 18 Indikator Kinerja Utama (IKU). Ke-3 perspective dimaksud terdiri atas Customer Perspective yang terdiri atas 5 (lima) IKU; Internal Business Process Perspective yang terdiri atas 8 (delapan) IKU; dan Learning and Growth Perspective yang terdiri atas 5 (lima) IKU.
Sesuai Renstra Tahun 2015-2019 dan Perjanjian Kinerja (PK) Tahun 2017, capaian kinerja Sekretariat Jenderal untuk Tahun 2017 mencapai nilai sebesar 99,27%. Angka capaian kinerja tersebut merupakan akumulasi perhitungan capaian program kegiatan yang terkelompokan dalam 3 (tiga) perspective dimaksud, dengan pembagian pembobotan sebagai berikut: (1) Customer Perspective dengan bobot 40% memberikan kontribusi capaian kinerja sebesar 42,12%; (2) Internal Business Process Perspective dengan bobot 30% memberikan kontribusi capaian kinerja sebesar 28,39%; dan (3) Learning and Growth Perspective dengan bobot 30% memberikan kontribusi capaian kinerja sebesar 28,76%.
Dilihat dari target tahun 2017, secara umum realisasi IKU Sekretariat Jenderal telah mencapai sebagaimana telah ditetapkan, dimana lebih dari 60% IKU telah melebihi target yang ada. Kontribusi terbesar IKU antara lain Indeks Keamanan Informasi (KAMI) dengan Indonesia sebesar 2,88, Nilai Evaluasi AKIP Kemenlu sebesar 75,94 (BB), Indeks Engagement Pegawai sebesar 3,44, Persentase Pejabat yang Memenuhi Standar Kompetensi sebesar 80,56%, Opini BPK yang mendapatkan Opini “Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)”, dan Indeks Kepuasan Pimpinan Kemenlu terhadap Dukungan Strategis dan Indeks Kualitas Layanan TIK sebesar 3,75.
iv Dari hasil pengukuran, monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara berkala, selama tahun 2017, Sekretariat Jenderal berhasil meraih pencapaian kinerja sebagai berikut:
Kode SS Sasaran Strategis (SS) Indikator Kinerja Utama (IKU) Target Tahun 2017 Bobot Tahun 2017 Realisasi Tahun 2017 Capaian Tahun 2017 Capaian Pembobo-tan Tahun 2017 Capaian Perspec-tive Tahun 2017 Customer Perspective 40%
Capaian Kinerja Perspektif Customer 42,12%
C1 Organisasi dan Tata Kelola yang Baik IKU C1.1 Indeks Reformasi Birokrasi Kemenlu 85 50% 77,44 91,11% 45,55% IKU
C1.2 Nilai evaluasi AKIP Kemenlu BB (75) 50% 75,94 101,25% 50,63% Capaian Kinerja Sasaran Strategis C1 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 96,18%
C2 Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi IKU C2.1 Indeks Keamanan Informasi (KAMI) dengan Indonesia 2,5 (skala 5) 50% 2,88 115,20 % 57,60% IKU C2.2 Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) 3,55 (skala 4) 50% 3,37 94,93% 47,46%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis C2 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 105,06%
C3 Peningkatan Engagement Pegawai IKU C3.1 Indeks Engagement Pegawai 3 (skala 5) 100% 3,44 114,67 % 114,67%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis C3 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 114,67%
Business Process Perspective 30%
Capaian Kinerja Perspektif Business Process 28,39%
B1 Implementasi Talent Management IKU B1.1 Persentase Pejabat yang Telah Memenuhi Standar Kompetensi Jabatan 75% 100% 80,56% 107,41 % 107,41%
v Kode SS Sasaran Strategis (SS) Indikator Kinerja Utama (IKU) Target Tahun 2017 Bobot Tahun 2017 Realisasi Tahun 2017 Capaian Tahun 2017 Capaian Pembobo-tan Tahun 2017 Capaian Perspec-tive Tahun 2017 B2 Pengelolaan Anggaran yang Optimal dan Akuntabel IKU B2.1 Persentase Realisasi Anggaran dan Realisasi Kinerja Kementerian Luar Negeri 95% 50% 101,76% 107,12 % 53,56% IKU B2.2 Opini BPK atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri WTP 50% WTP 100% 50,00%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis B2 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 103,56%
B3
Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang Baik dan Efektif IKU B3.1 Persentase Penerapan Rencana Induk Strategis Teknologi Informasi 45% 50% 28,67% 63,71% 31,86% IKU B3.2 Indeks Kualitas Layanan TIK 4 (skala 5) 50% 4,05 101,25 % 50,63% Capaian Kinerja Sasaran Strategis B3 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 82,48%
B4 Dukungan Manajemen Teknis Sarana dan Prasarana yang Memadai IKU B4.1 Persentase Ketersediaan Sarana dan Prasarana Kemenlu dan Perwakilan Sesuai Rencana 100% 100% 76,92% 76,92% 76,92%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis B4 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 76,92%
B5 Meningkatnya Dukungan Strategis kepada Pimpinan IKU B5.1 Indeks Kepuasan Pimpinan Kemenlu Terhadap Dukungan Strategis 3,5 100% 3,75 107,14 % 107,14%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis B5 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 107,14%
B6 Pengelolaan Reformasi Birokrasi Kemenlu yang Baik IKU B6.1 Persentase Pencapaian Road Map RB Tahun 2017 Kemenlu 100% 100% 90,32%% 90,32% 90,32%
vi Kode SS Sasaran Strategis (SS) Indikator Kinerja Utama (IKU) Target Tahun 2017 Bobot Tahun 2017 Realisasi Tahun 2017 Capaian Tahun 2017 Capaian Pembobo-tan Tahun 2017 Capaian Perspec-tive Tahun 2017
Capaian Kinerja Sasaran Strategis B6 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 85,00%
Learning and Growth Perspective 30%
Capaian Kinerja Perspektif Business Process 28,76%
L1 Implementasi Talent Management di Sekretariat Jenderal IKU L1.1 Persentase Pejabat di Sekretariat Jenderal yang Telah Memenuhi Standar Kompetensi Jabatan 75% 100% 55,56% 74,08% 74,08%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis L1 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 74,08%
L2 Organisasi dan Tata Kelola yang Baik di Sekretariat Jenderal IKU L2.1 Nilai Evaluasi AKIP Sekretariat Jenderal BB (72) 100% 73,2 101,67 % 101,67%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis L2 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 101,67%
L3 Peningkatan Engagement Pegawai di Sekretariat Jenderal IKU L3.1 Indeks Engagement pegawai di Sekretariat Jenderal 3 100% 3,37 112,33 % 112,33%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis L3 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 112,33%
L4 Pengelolaan Anggaran yang Optimal dan Akuntabel di Sekretariat Jenderal IKU L4.1 Persentase Realisasi Anggaran dan Realisasi Kinerja di Sekretariat Jenderal 95% 50% 86,19% 90,73% 45,37% IKU L4.2 Persentase temuan BPK yang Ditindaklanjuti di Sekretariat Jenderal 100% 50% 100% 100,00 % 50%
Capaian Kinerja Sasaran Strategis L4 Sekretariat Jenderal Tahun 2017 95,37%
vii Sementara itu, dari sisi anggaran, pada tahun 2017 Sekretariat Jenderal mendapat alokasi anggaran sebesar Rp1.179.074.154.000,00. Adapun total realisasi anggaran Sekretariat Jenderal tahun 2017 mencapai sebesar Rp941.327.388.625,00 dengan persentase realisasi anggaran adalah sebesar 79,84%. Capaian realisasi anggaran Sekretariat Jenderal tahun 2017 tersebut meningkat
dibandingkan tahun 2016 yang hanya sebesar 74,90% dengan jumlah sebesar Rp726.590.322.064,00
.
1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 LATAR BELAKANG
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah disusun berdasarkan amanat Peraturan Pemerintah nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah; Peraturan Presiden nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, serta Peraturan Menteri Luar Negeri nomor 7 tahun 2016 mengenai Pedoman Implementasi Sistem Akuntablitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI. Laporan Kinerja wajib disusun dan disampaikan untuk melaporkan kinerja sebagaimana tercermin dalam Rencana Strategis (Renstra) dan dokumen Perjanjian Kinerja (PK).
Sekretariat Jenderal terus berupaya untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja Kementerian Luar Negeri, termasuk dalam proses penyempurnaan dokumen Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemeritah (SAKIP) Kementerian Luar Negeri. Dalam rangka peningkatan akuntabilitas kinerja, Sekretariat Jenderal terus berupaya untuk mengimplementasikan sistem AKIP dengan baik mulai dari perencanaan, pelaporan, monitoring serta evaluasi yang berorientasi pada hasil/manfaat bagi negara sesuai dengan bidang tugas Kementerian Luar Negeri. Hal ini dapat terlihat pada pengelolaan keuangan maupun kinerja Kementerian Luar Negeri yang dijalankan melalui pemantauan dan evaluasi sistem pengendalian internal oleh Sekretariat Jenderal melalui kegiatan Monitoring dan Evaluasi yang dilakukan secara rutin setiap triwulan.
Sebagai bagian dari Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Jenderal memiliki tugas dan fungsi dalam memfasilitasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pimpinan Kementerian Luar Negeri. Dalam pelaksanaan tugas tersebut, Sekretariat Jenderal terus berupaya untuk mewujudkan sistem manajemen kinerja yang bertumpu pada perencanaan, pengukuran kinerja, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi internal sesuai dengan SAKIP dalam rangka mewujudkan institusi yang profesional, bersih dan berwibawa serta menerapkan prinsip-prinsip good governance.
Laporan Kinerja Sekretariat Jenderal Tahun 2017 Kementerian Luar Negeri
2
I.2 TUGAS DAN FUNGSI
Berdasarkan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 2 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri, tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal adalah:
1. Tugas:
Sekretariat Jenderal mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia.
2. Fungsi:
a. koordinasi kegiatan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;
b. koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;
c. pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;
d. pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;
e. koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan serta pelaksanaan advokasi hukum;
f. pengelolaan barang milik/kekayaan negara dan layanan pengadaan barang/jasa Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia;
3
I.3 STRUKTUR ORGANISASI
Secara umum, gambaran mengenai struktur organisasi Sekretariat Jenderal di tingkat Eselon II sesuai dengan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 07 Tahun 2011 dapat digambarkan sebagai berikut:
Laporan Kinerja Sekretariat Jenderal Tahun 2017 Kementerian Luar Negeri
4
I.4 ASPEK STRATEGIS ORGANISASI
Sekretariat Jenderal memiliki tugas utama dalam melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan manajemen dan administrasi Kementerian Luar Negeri. Melalui perencanaan organisasi, sumber daya manusia, dukungan anggaran, sarana dan prasarana, teknologi informasi serta dukungan teknis lainnya, Sekretariat Jenderal memliki tanggung jawab dalam mendukung keberhasilan diplomasi total bagi pencapaian kepentingan nasional sesuai visi dan misi Kementerian Luar Negeri.
Dalam tugasnya melaksanakan dukungan manajemen sumber daya manusia, Sekretariat Jenderal bertanggung jawab dalam membina dan mengembangkan potensi pegawai Kementerian Luar Negeri mencakup unsur pengetahuan, keterampilan, interpersonal dan intrapersonal dalam mewujudkan Sumber Daya Manusia (SDM) Kementerian Luar Negeri yang kompeten dan mampu menunjang pencapaian kinerja organisasi secara optimal. Berkompeten juga memiliki arti memiliki kemampuan dan wewenang yang memadai untuk memutuskan sesuatu, dimana salah satu kriteria SDM yang berkompeten adalah pejabat yang menduduki jabatan Eselon I dan Eselon II harus memenuhi standar kompetensi jabatan.
Dalam upaya pemenuhan kriteria tersebut dan sesuai amanat Undang-Undang nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, sejak tahun 2015, Sekretariat Jenderal telah menyelenggarakan seleksi terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) Tingkat Madya dan Pratama. Disamping itu juga telah dilakukan penyempurnaan model atau standar kompetensi jabatan dengan adanya tugas/fungsi/jabatan baru sebagaimana tertuang dalam Peraturan Menteri Luar Negeri nomor 02 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja, yang mulai berlaku efektif pada tanggal 1 Januari 2017, dengan memunculkan jabatan-jabatan baru secara nomenklatur maupun substansif yang mensyaratkan penyusunan pembaharuan peta dan analisa jabatan.
Dalam rangka mewujudkan cita-cita pencapaian kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Jenderal terus berupaya memantapkan koordinasi kegiatan serta meningkatkan kualitas penyelenggaraan pengelolaan administrasi umum. Komitmen tinggi Kementerian Luar Negeri untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik ditunjukkan dari keikutsertaannya dalam program Reformasi Birokrasi nasional sejak tahun 2011. Dalam mendukung pencapaian Organisasi dan Tata Kelola yang baik dilakukan melalui pengukuran 2 (dua) Indikator Kinerja Utama (IKU) yaitu “Nilai Reformasi Birokrasi Kemenlu” dan “Nilai evaluasi AKIP Kemenlu”.
Dukungan Sekretariat Jenderal juga mencakup upaya menunjang kepuasan Pimpinan yakni Menteri dan Wakil Menteri, dalam mendukung Strategis berarti kontribusi, peran, layanan dan bantuan baik secara langsung ataupun tidak langsung yang berpengaruh pada kelancaran suatu kegiatan. Kepuasan Pimpinan cukup penting bagi bawahannya untuk menumbuhkan saling percaya (trust), dedikasi, loyalitas terhadap pekerjaan dan organisasi/institusi serta kebanggaan terhadap organisasi/institusi tempat bekerja. Dengan tingginya rasa kebanggaan dalam diri bawahannya pada
5 akhirnya akan memotivasi untuk bekerja lebih baik lagi sekaligus mendukung kelancaran kegiatan pimpinan.
Disamping itu, Sekretariat Jenderal juga berperan penting dalam mendukung engagement atau keterikatan pegawai dimana kondisi pegawai puas dengan pekerjaannya serta merasa memiliki keterlibatan, komitmen, keinginan berkontribusi dan rasa memiliki (ownership) yang tinggi terhadap lembaga. Engagement pegawai tidak hanya kepuasan kerja yang diharapkan, namun juga di dalamnya untuk menumbuhkan semangat, rasa saling percaya (trust), loyalitas terhadap pekerjaan dan organisasi/institusi serta kebanggaan terhadap organisasi/institusi tempat bekerja. Dengan adanya peningkatan engagement, diharapkan setiap pegawai dapat memberikan kinerja yang terbaik dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi/institusi tempat mereka bekerja.
Pemanfaatan Teknologi Informasi juga sangat penting dalam mendukung capaian strategis organisasi. Dalam hal ini, Kementerian Luar Negeri telah mewajibkan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi yang menunjukkan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang efektif dan efisien sesuai Rencana Induk Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka mendukung pelaksanaan strategi bisnis Kementerian Luar Negeri. Terintegrasinya sistem informasi manajemen menghasilkan interoperabilitas sistem sehingga pertukaran data/informasi dapat berlangsung secara cepat dan akurat, sehingga dapat mendorong terciptanya akuntabilitas, transparansi, efisiensi, dan efektivitas proses bisnis, serta mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik Kementerian Luar Negeri. Pencapaian sasaran strategis tersebut, didukung dengan pemanfaatan “Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi” diukur dengan Indikator Kinerja Utama (IKU) “Indeks Keamanan Informasi (KAMI) dengan Indonesia” serta “Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI)”.
6
BAB 2
PERENCANAAN KINERJA
II.1 RENCANA STRATEGIS
Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Jenderal disusun dengan berpedoman pada
Renstra Kementerian Luar Negeri Tahun 2015-2019. Selain menjabarkan hasil capaian
pelaksanaan tugas dan kewenangan yang telah dilaksanakan pada periode sebelumnya,
sebagai dokumen perencanaan jangka menengah, Renstra Sekretariat Jenderal juga
memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program dan kegiatan serta target kinerja dan
pendanaan yang akan dilaksanakan oleh seluruh satuan kerja di lingkungan Sekretariat
Jenderal selama periode 5 (lima) tahun mendatang.
Dalam melaksanakan mandatnya, Sekretariat Jenderal telah menetapkan visi dalam
Renstra tahun 2015-2019 yaitu : “Menjadi Penggerak Utama menuju Manajemen Kemenlu
yang Mumpuni”. Berikut penjabaran Visi dan Misi Sekretariat Jenderal yang merupakan
penjabaran dari Visi dan Misi Kementerian Luar Negeri:
7
VISI KEMENTERIAN LUAR NEGERI :
•Terwujudnya Wibawa Diplomasi guna Memperkuat Jati Diri Bangsa sebagai Negara Maritim untuk Kepentingan Rakyat
MISI KEMENTERIAN LUAR NEGERI :
•1. Memperkuat peran dan kepemimpinan Indonesia sebagai negara maritim dalam kerjasama internasional untuk memajukan kepentingan nasional
•2. Memantapkan peran Kementerian Luar Negeri sebagai penjuru pelaksana hubungan luar negeri dengan dukungan dan peran aktif seluruh pemangku kepentingan nasional • 3. Mewujudkan kapasitas Kementerian Luar Negeri dan
Perwakilan RI yang mumpuni
VISI SEKRETARIAT JENDERAL :
Menjadi Penggerak Utama menuju Manajemen Kemenlu yang Mumpuni
MISI SEKRETARIAT JENDERAL :
1. Memperkuat strategi dan implementasi perencanaan dan organisasi
2. Menyediakan sumber daya manusia yang terbaik 3. Membangun sistem informasi manajemen yang terintegrasi
4. Menyediakan layanan Sekretariat Jenderal yang cepat, efektif, dan akuntabel
SASARAN STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL :
1. Meningkatnya dukungan manajemen dan teknis pelaksanaan diplomasi Indonesia
2. Meningkatnya dukungan manajemen dan teknis dalam sarana dan prasarana Kementerian Luar Negeri
8
II.2 PETA STRATEGI
Dalam rangka pencapaian Visi dan Misi, Sekretariat Jenderal telah menetapkan Peta
Strategis tahun 2017 berdasarkan metode manajemen kinerja berbasis Balanced Scorecard
(BSC), dengan tujuan agar proses pencapaian kinerja dapat lebih terukur dan terarah. Sistem
manajemen kinerja berbasis BSC yang melibatkan seluruh organisasi dan pegawai di
lingkungan Kementerian Luar Negeri tersebut terdiri atas 13 Sasaran Strategis (SS) dan 18
Indikator Kinerja Utama (IKU), yang terangkum dalam 3 (tiga) perspective. Ke-3 (tiga)
perspective dimaksud adalah (1) Customer Perspective yang terdiri atas 3 (tiga) Sasaran
Strategis ; (2) Internal Business Process Perspective yang terdiri atas 6 (enam) Sasaran
Strategis; dan (3) Learning and Growth Perspective yang terdiri atas 4 (empat) Sasaran
Strategis. Berikut penjabaran Peta Strategis Sekretariat Jenderal Tahun 2017 sebagai
berikut:
9
II.3 PERJANJIAN KINERJA
Sebagai bentuk pelaksanaan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja,
Pelaporan Kinerja, dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja, Sekretariat Jenderal telah
menyusun Perjanjian Kinerja (PK) Tahun 2017 yang berisi tekad dan janji yang akan dicapai
antara pimpinan unit kerja yang menerima amanah/tanggung jawab dengan pihak yang
memberikan amanah/tanggung jawab. PK Sekretariat Jenderal Tahun 2017 terdiri atas 13
Sasaran Strategis (SS) selama periode satu tahun dimana pengukurannya dilakukan melalui
instrumen realisasi Indikator Kinerja Utama (IKU), berdasarkan target kinerja yang akan
dicapai. Penetapan Kinerja Sekretariat Jenderal Tahun 2017, secara rinci sebagai berikut:
10
II.4 PENGUKURAN KINERJA
Pencapaian Kinerja Sekretariat Jenderal tercermin dari Nilai Kinerja Organisasi (NKO)
yang diperoleh dari serangkaian penghitungan dengan menggunakan data target dan
realisasi IKU yang tersedia. Dengan membandingkan antara data target dan realisasi
Indikator Kinerja Utama (IKU), akan diperoleh data capaian IKU, Nilai Sasaran Strategis
(NSS), Nilai Perspektif (NP) hingga Nilai Kinerja Organisasi (NKO). Penghitungan capaian IKU
dimaksud dilaksanakan dengan mempertimbangkan bobot dan nilai kualitas IKU yang
11
terangkum dalam Manual IKU.
Adapun proses penghitungan indeks capaian IKU dimaksud juga akan
memperhitungkan jenis polarisasi IKU yang berlaku, yakni maximize, minimize dan stabilize.
Ketentuan penetapan nilai capaian IKU adalah sebagai berikut:
1. Angka maksimum adalah 120;
2. Angka minimum adalah 0;
3. Formula penghitungan nilai capaian IKU untuk setiap jenis polarisasi adalah sebagai
berikut:
a. Polarisasi Maximize, yaitu kriteria nilai terbaik pencapaian IKU adalah realiasi
yang lebih tinggi dari target dengan formula:
Pengukuran kinerja tersebut didasarkan atas kualitas IKU yang sangat
tergantung kepada besarnya kualitas coverage IKU terhadap pencapaian
Sasaran Strategis (SS).
Capaian IKU = Realisasi
Target X 100
b. Polarisasi Minimize, yaitu kriteria nilai terbaik pencapaian IKU adalah realiasi
yang lebih kecil dari target dengan formula:
Capaian IKU = [Symbol]1+ (1-Realisasi/Target)[Symbol] X 100c. Polarisasi Stabilize, yaitu kriteria nilai terbaik pencapaian IKU adalah realisasi
yang berada dalam suatu rentang tertentu dibandingkan target.
Untuk realisasi kurang dari target, rumus capaian IKU adalah:
Capaian IKU = Realisasi
Target X 100 %
Untuk realisasi kurang dari target, rumus capaian IKU adalah:
Capaian IKU = 100 - [Symbol](Realisasi/Target
12
BAB 3
AKUNTABILITAS KINERJA
A. CAPAIAN KINERJA SEKRETARIAT JENDERAL
Dalam rangka pencapaian Visi dan Misi, Sekretariat Jenderal telah menetapkan peta strategis tahun 2017 dengan menggunakan pendekatan Sistem Manajemen Kinerja (SMK) yang berbasis Balanced Scorecard (BSC) yang terangkum dalam 3 (tiga) perspective, 13 Sasaran Strategis dan 18 Indikator Kinerja Utama (IKU). Ke-3 perspective dimaksud adalah Customer Perspective yang terdiri dari 3 (tiga) Sasaran Strategis; Internal Business Perspective yang terdiri dari 6 (enam) Sasaran Strategis; dan Learning and Growth Perspective yang terdiri dari 4 (empat) Sasaran Strategis. Berdasarkan 3 perspective tersebut, nilai capaian kinerja Sekretariat Jenderal sebesar 99,27%. Nilai tersebut berasal dari capaian kinerja pada masing-masing perspektif sebagaimana tampak pada Tabel Capaian Kinerja sebagai berikut:
Tabel Capaian Kinerja Sekretariat Jenderal Tahun 2017
No. Perspektif Bobot Capaian
1. Customer 40 42,12%
2. Internal Business 30 28,39%
3. Learning and Growth 30 28,76%
Capaian Kinerja Sekretariat Jenderal 99,27%
Customer 42,12% Internal Business Process 28,39% Learning & Growth 28,76%
13
III.1 CAPAIAN KINERJA – CUSTOMER PERSPECTIVE
rganisasi dan tata kelola yang baik tercermin dari upaya suatu organisasi pemerintahan melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka mencapai good governance. Dalam rangka pencapaian kelola pemerintahan yang baik dan mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Jenderal terus berupaya memantapkan koordinasi kegiatan serta meningkatkan kualitas penyelenggaraan pengelolaan administrasi umum.
Komitmen tinggi Kementerian Luar Negeri untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik ditunjukkan dari keikutsertaannya dalam program Reformasi Birokrasi nasional sejak tahun 2011. Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (RB) di Kementerian Luar Negeri saat ini diarahkan untuk memperkuat capaian Reformasi Birokrasi tahap sebelumnya dan memenuhi sasaran serta target yang diharapkan pada Road Map Reformasi Birokrasi tahap ke-2 (2015-2019), yang berorientasi mewujudkan birokrasi berbasis kinerja.
Pencapaian sasaran strategis “Organisasi dan Tata Kelola yang Baik” diukur dengan 2 (dua) Indikator Kinerja Utama (IKU) yaitu “Nilai Reformasi Birokrasi Kemenlu” dan “Nilai evaluasi AKIP Kemenlu”. Pembobotan dari masing-masing IKU adalah 50%.
Adapun capaian rata-rata capaian SS “Organisasi dan Tata Kelola yang Baik” adalah sebesar 96,18% sebagaimana tabel dibawah ini:
Tabel Perbandingan Capaian C.1 Tahun 2016 dan 2017
No IKU Target 2017 Bobot 2017 Realisasi 2016 Realisasi 2017 Capaian 2017 Capaian Pembobotan IKU 1 Indeks Reformasi Birokrasi 85 50% 74,91 77,44 91,11% 45,55% 2 Nilai Evaluasi AKIP Kemenlu 75 (BB) 50% 74,21 75,94 101,25% 50,63% Rata-rata Capaian 96,18%
O
Sasaran Strategis (C.1) Organisasi dan Tata Kelola yang Baik
IKU-1 : Nilai Reformasi Birokrasi Kemenlu
IKU ini untuk mengukur sejauh mana Kementerian Luar Negeri telah melakukan perubahan penyelenggaraan pemerintahan yang mencipatkan kondisi good governance.
IKU-2 : Nilai evaluasi AKIP Kemenlu
IKU ini untuk mengukur sejauh mana Kementerian Luar Negeri telah melakukan melakukan penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel danberorientasi hasil.
14
Analisis IKU-1: Indeks Reformasi Birokrasi
Pada tahun 2017, capaian IKU “Nilai Reformasi Birokrasi Kemenlu” ditargetkan mencapai nilai 85 (BB) dengan realisasi sementara sebesar 77,44 dan capaian sementara 91,11%, sebagaimana tabel di bawah ini:
Tabel Capaian IKU-1 C.1 Tahun 2017
IKU-1 C.1 Informasi Kinerja Nilai
Indeks Reformasi Birokrasi Indeks Reformasi Birokrasi Kemenlu oleh KemenPAN dan RB
77,44
Realisasi 77,44
Target 85
Capaian 91,11%
Dalam menghadapi dinamika tantangan di tingkat global dan nasional yang kian tinggi, Kementerian Luar Negeri memiliki kebutuhan untuk beradaptasi agar mampu senantiasa berkinerja optimal dan memenuhi ekspektasi masyarakat selaku stakeholders utama. Terlebih di era keterbukaan dengan dominasi peran media sosial dalam pembentukan opini publik, Kementerian Luar Negeri dituntut untuk memperkuat kualitas tata kelolanya guna menjadi institusi yang kredibel, akuntabel dalam pengelolaan anggaran dan aset negara, bersih dari perilaku koruptif, serta profesional dalam melayani.
Dalam mencapai sasaran dan target-target Reformasi Birokrasi, Kementerian Luar Negeri telah melakukan sejumlah upaya, khususnya melalui peningkatan koordinasi dengan Kementerian PAN dan RB selaku instansi pembina, koordinasi dan pelibatan seluruh satuan kerja dalam kegiatan Reformasi Birokrasi, serta perluasan diseminasi kebijakan dan pelaksanaan Reformasi Birokrasi melalui berbagai kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis baik di Kementerian Luar Negeri maupun di Perwakilan RI.
Kemajuan pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Kementerian Luar Negeri terefleksi dari indikator meningkatnya indeks Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri dari tahun ke tahun. Pada tahun 2016, Kementerian Luar Negeri berhasil memperoleh nilai 74,91 pada kategori sangat baik (BB), dan pada tahun 2017 mampu mempertahankan kategori BB tersebut dengan nilai 77,44 (sementara), meningkat dari periode sebelumnya sesuai kemajuan dan capaian strategis yang diraih. Kemajuan yang mendukung optimisme tersebut antara lain:
1. Manajemen Perubahan
a. telah efektif diterapkannya Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri 2015-2019; dan
b. diperkuatnya program-program agen perubahan dan dilakukannya evaluasi atas kemajuan program manajemen perubahan.
15 2. Penataan Peraturan Perundang-undangan
dilanjutkannya upaya penataan peraturan perundang-undangan melalui harmonisasi, penyusunan pedoman tata cara pengelolaan peraturan perundang-undangan, serta peningkatan kapasitas SDM dalam penyusunan perundang-undangan.
3. Penguatan Kelembagaan
a. telah berlakunya Permenlu No. 02/2016 mengenai Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri dan penerapan peta dan kelas jabatan yang baru;
b. telah dimulainya reviu organisasi Perwakilan RI melalui evaluasi indeksasi serta analisisi beban kerja Perwakilan RI.
4. Penataan Tatalaksana
selesainya penataan SOP yang sesuai dengan peta bisnis proses di seluruh satuan kerja Kementerian Luar Negeri dan telah berlakunya Permenlu Nomor 6 Tahun 2017 tentang Pengelolaan Bisnis Proses dan SOP di Kementerian Luar Negeri dan Perawakilan RI.
5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur
a. terlaksananya sejumlah tahapan pelaksanaan seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di Kementerian Luar Negeri sejak 2016;
b. dilakukannya penyusunan, reviu, dan penyempurnaan Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) atas sejumlah jabatan fungsional di Kementerian Luar Negeri;
c. disusunnya rancangan Permenlu tentang pemberian tunjangan kinerja berdasarkan capaian kinerja;
d. diterimanya 4 (empat) sertifikat ISO 9001: 2015 terkait standar mutu Pusdiklat Kementerian Luar Negeri.
6. Penguatan Akuntabilitas
a. peningkatan nilai AKIP Kementerian Luar Negeri;
b. diterapkannya sistem manajemen kinerja berbasis aplikasi e-Government pada seluruh satuan kerja di Kementerian Luar Negeri.
7. Penguatan Pengawasan
a. diperolehnya predikat WTP atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri; b. diterimanya penghargaan Wilayah Bebas Korupsi oleh KBRI Singapura;
c. diperkuatnya penyelenggaraan SPIP dan Manajemen Risiko di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.
16 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
a. review dan revisi Permenlu No. 04/2008 tentang Pelayanan Warga pada Perwakilan RI di luar negeri dan pelibatan lembaga masyarakat madani dalam public awareness campaign;
b. dilakukannya evaluasi dan penyempurnaan SOP terkait pelayanan, serta upaya standardisasi SOP pelayanan di Perwakilan RI;
c. diluncurkannya sejumlah aplikasi pelayanan publik, antara lain aplikasi layanan permohonan exit permit, rekomendasi visa serta aplikasi terintegrasi penerbitan visa diplomatik dan dinas dengan izin tinggal (ITO);
d. masuknya KBRI Berlin dalam Top 40 kompetisi SINOVIK (Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik) 2017 dengan aplikasi lapor diri terintegrasi secara online.
Tantangan
Dalam mencapai target Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri, terdapat sejumlah tantangan yang dihadapi, khususnya:
1. rotasi pegawai yang tinggi berdampak pada kecepatan dan kesinambungan pelaksanaan program-program Reformasi Birokrasi;
2. perlu ditingkatkannya awareness dan pemahaman atas isu-isu Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan guna dukungan dan keteribatan seluruh elemen Kementerian Luar Negeri dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi;
3. belum optimalnya pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada level unit kerja, khususnya di Perwakilan RI;
4. perlu dioptimalkannya peran agen perubahan di level organisasi dan unit kerja;
5. terkait pelaksanaan evaluasi, meski penilaian RB dilakukan dengan instrumen Lembar Kerja Evaluasi (LKE) yang memiliki indikator seragam, namun parameter dalam menilai capaian bergantung secara subjektif pada pelaksana evaluasi yang memiiki pemahaman beragam atas karakter organisasi dan upaya-upaya pembenahan di Kementerian Luar Negeri, khususnya yang menyangkut hubungan koordinasi antara Kementerian Luar Negeri dengan Perwakilan RI.
Upaya mengatasi
Guna mengatasi hambatan tersebut, pada tahun 2018 Kementerian Luar Negeri akan melakukan upaya penguatan koordinasi dan konsolidasi internal, serta meningkatkan diseminasi informasi dan kampanye terkait upaya, hasil, dan target Reformasi Birokrasi kepada seluruh pegawai di berbagai jenjang jabatan di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.
Kementerian Luar Negeri juga akan memperkuat komunikasi, konsultasi, dan koordinasi dengan Kementerian PAN dan RB guna memastikan upaya-upaya Reformasi Birokrasi di Kementerian Luar Negeri berlangsung sejalan dalam koridor arahan dan kebijakan di tingkat nasional, serta terdapat kesepahaman atas capaian dan kemajuan Reformasi Birokrasi yang diperoleh Kementerian Luar Negeri.
17
Analisis IKU 2 : Nilai Evaluasi AKIP Kemenlu
Pada tahun 2017, capaian IKU “Nilai Evaluasi AKIP Kemenlu” ditargetkan 75 (BB) dengan realisasi 75,94 dan capaian 101,25%, sebagaimana tabel di bawah ini:
Tabel Capaian IKU-2 C.1 Tahun 2017
IKU-1 C.1 Informasi Kinerja Nilai
Nilai Evaluasi AKIP Kemenlu Laporan Hasil Evaluasi AKIP dari Kementerian PAN & RB
75,94 Realisasi 75,94
Target 75
Capaian 101,25%
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) adalah perwujudan kewajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan melalui sistem pertanggungjawaban secara periodik. Evaluasi AKIP mencakup seluruh proses pengelolaan kinerja dari suatu organisasi secara baik dan akuntabel di dalam satu siklus kinerja, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengukuran, pelaporan hingga evaluasi. Dalam hal ini, penyusunan dokumen AKIP seperti Renstra, Perjanjian Kinerja (PK) dan Laporan Kinerja (LKj) merupakan salah satu komponen penting dalam mewujudkan pengelolaan kinerja organisasi yang akuntabel.
Prestasi “BB” dengan range nilai >70-80 dengan arti “Sangat Baik”, menandakan bahwa Kementerian Luar Negeri telah akuntabel, berkinerja baik, dan memiliki sistem manajemen kinerja yang andal. Komponen yang menjadi penilaian diantaranya meliputi Perencanaan Kinerja, Pengukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja, Evaluasi Internal, dan Capaian Kinerja.
Tabel Capaian Komponen AKIP Tahun 2016 dan 2017
No Komponen Yang Dinilai Bobot
(%) 2016 2017 1 Perencanaan Kinerja 30 24,27 2 Pengukuran Kinerja 25 18,61 3 Pelaporan Kinerja 15 10,17 4 Evaluasi Kinerja 10 7,40 5 Capaian Kinerja 20 14,25
Nilai Hasil Evaluasi 74,21 75,94 Tingkat Akuntabilitas Kinerja BB BB
18 Grafik Prestasi AKIP Kementerian Luar Negeri Tahun 2010-2017
Berkenaan dengan kendala yang dihadapi Kementerian Luar Negeri dalam peningkatan nilai AKIP antara lain (a) penyusunan dokumen AKIP yang baik belum sesuai dengan pedoman dan sejalan atau terintegrasi dengan SAKIP Kementerian Luar Negeri dan Satker/Unit Kerja terkait. (b) rumusan indikator yang digunakan dalam mengukur target dan capaian kinerja masih pada tingkatan kegiatan (output) dan belum sepenuhnya sejalan dan merefleksikan target kinerja yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan (Renstra dan PK) Kementerian Luar Negeri serta satker/unit kerja terkait Kementerian Luar Negeri.
Dalam upaya menyiasati tantangan bagi upaya peningkatan nilai AKIP, Kementerian Luar Negeri terus melakukan upaya koordinasi dan asistensi bersama Kementerian dan Lembaga (K/L) terkait agar dokumen AKIP yang disusun Satker Kementerian Luar Negeri Pusat dan Perwakilan tidak saja mendukung pencapaian target kinerja Kementerian Luar Negeri, tetapi juga memiliki indikator kinerja tinggi, yakni pada tataran hasil (outcome). Sejalan dengan upaya tersebut, pengelolaan dan penyusunan dokumen AKIP secara baik dan akuntabel perlu juga didukung dengan peningkatan kapasitas dan pengetahuan SDM tentang pengelolaan kinerja, yang selama ini dirasakan masih terbatas. Untuk tujuan tersebut, telah diselenggarakan kegiatan transfer of knowledge, dalam bentuk penyusunan pedoman SAKIP dan kegiatan sosialisasi serta bimbingan teknis. Selain itu juga telah ditetapkan home staff di Perwakilan RI yang akan ditugaskan sebagai manajer kinerja, sehingga proses pengelolaan kinerja dapat dilaksanakan dan dimonitor dengan baik. Dalam mendukung peningkatan sistem manajemen kinerja, sejak tahun 2017, telah diterapkan sistem aplikasi pemantauan dan penilaian kinerja (e-Kinerja) berbasis Balanced Scorecard (BSC) agar pengelolaan kinerja Kementerian Luar Negeri menjadi lebih terukur dan terarah, yang mencakup capaian kinerja seluruh satker dan pegawai di lingkungan Kementerian Luar Negeri.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 57.27 (CC)59.84 (CC) 59.95 (CC) 62.93 (CC) 65.27 (B) 72.22 (BB) 74.21 (BB) 75.94 (BB)
19 istem Informasi Manajemen yang Terintegrasi (C.2) menunjukkan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang efektif dan efisien sesuai Rencana Induk Strategi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka mendukung pelaksanaan strategi bisnis Kementerian Luar Negeri. Terintegrasinya sistem informasi manajemen menghasilkan interoperabilitas sistem sehingga pertukaran data/informasi dapat berlangsung secara cepat dan akurat, sehingga dapat mendorong terciptanya akuntabilitas, transparansi, efisiensi, dan efektivitas proses bisnis, serta mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik Kementerian Luar Negeri.
Pencapaian sasaran strategis “Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi” diukur dengan Indikator Kinerja Utama (IKU) “Indeks Keamanan Informasi (KAMI)” serta “Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI)” dengan pembobotan masing-masing sebesar 50%. Adapun capaian rata-rata nilai SS C.2 : Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi Tahun 2017 adalah 105,06%, dengan perbandingan target dan capaian tahun 2016 - 2017 tersaji dalam tabel berikut:
Tabel Perbandingan Capaian C.2 Tahun 2016 – 2017
No IKU Target 2017 Bobot 2017 Realisasi 2016 Realisasi 2017 Capaian 2017 Capaian Pembobotan IKU 1 Indeks Keamanan Informasi (KAMI) 2,50 50% 1,86 2,88 115,20% 57,60% 2 Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) 3,55 50% 3,32 3,37 94,93% 47,46% Rata-Rata Capaian C.2 105,06%
S
Sasaran Strategis (C.2) : Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi
IKU-1 : Indeks Keamanan Informasi (KAMI)
IKU ini untuk mengukur seberapa matang penerapan keamanan infromasi di Kementerian Luar Negeri dalam rangka mencapai pemenuhan sistem informasi manajemen yang
terintegrasi.
IKU-2 : Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI)
IKU ini untuk mengukur tingkat kematangan implementasi atau adopsi e-Government di Kementerian Luar Negeri.
20
Analisis IKU 1 : Indeks Keamanan Informasi (KAMI)
Indeks Keamanan Informasi (KAMI) merupakan hasil evaluasi yang memberikan gambaran kondisi kesiapan dari sisi kelengkapan dan konsistensi keamanan informasi, dan identifikasi tingkat kematangan penerapan pengamanan informasi. Analisis dilakukan berdasarkan kategorisasi tingkat kepentingan Sistem Elektronik (SE). Terdapat 5 area yang dievaluasi yaitu Tata Kelola Keamanan Informasi, Pengelolaan Risiko Keamanan Informasi, Kerangka Kerja Keamanan Informasi, Pengelolaan Aset Informasi, serta Teknologi dan Keamanan Informasi.
Penilaian dilakukan secara mandiri oleh pihak ketiga (konsultan) menggunakan borang Indeks KAMI yang disediakan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah diselaraskan dengan SNI ISO/IEC 27001:2013 yang terdiri dari seratus tiga puluh satu (131) pertanyaan, yang menunjukkan bahwa Sistem Elektronik Kementerian Luar Negeri termasuk kategori STRATEGIS, yang jika mengalami kegagalan akan berdampak serius terhadap kepentingan umum, pelayanan publik, kelancaran penyelenggaraan negara, atau pertahanan dan keamanan negara. Evaluasi tingkat kepentingan dan area tingkat penerapan keamanan informasi di Kementerian Luar Negeri menggunakan Indeks KAMI yang disediakan Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah diselaraskan dengan SNI ISO/IEC 27001:2013.
Pada tahun 2017, Kementerian Luar Negeri memperoleh nilai 372 dari nilai maksimum kondisi BAIK yaitu 588. Nilai tersebut menunjukkan bahwa peran keamanan informasi telah terdefinisi pada Kementerian Luar Negeri tetapi masih membutuhkan perbaikan. Berdasarkan perbandingan nilai yang diperoleh dari nilai maksimum sesuai kategori Sistem Elektronik terhadap area yang dievaluasi, maka didapatkan rentang indeks berada pada skala 2,88, yang menunjukkan Tingkat Kematangan Indeks KAMI Kementerian Luar Negeri berada pada posisi Kondisi Terdefinisi dan Konsisten atau Tingkat Kematangan III+ dari Tingkat Kematangan V. Dengan demikian, pencapaian Indikator Kinerja Utama Indeks Keamanan Informasi (KAMI) tahun 2017 sebesar 2,88 dari target 2,50, dengan persentase capaian 115,20%, sebagaimana tersaji pada tabel berikut:
Tabel Capaian IKU-1 C.2 Tahun 2017
Adapun rekomendasi Peningkatan Tingkat Kematangan Indeks KAMI Kementerian Luar Negeri untuk setiap area yang dinilai adalah sebagai berikut:
1. Area Tata Kelola Keamanan Informasi
a. Menerapkan secara menyeluruh tanggung jawab job description terkait dengan proses memutuskan, merancang, melaksanakan dan mengelola kelangsungan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (business continuity dan disaster recovery plans) sesuai dengan Person in Charge (PIC) yang ditunjuk;
IKU-1 C.2 Informasi Kinerja Jumlah
Indeks Keamanan Informasi (KAMI)
Indeks diperoleh dari penilaian tingkat kepentingan dan evaluasi kelengkapan pengamanan informasi
2,88
Realisasi 2,88 Target 2,5 Capaian 115,20%
21 sampai kepada hal-hal yang berkaitan dengan hukum;
c. Menerapkan secara menyeluruh tanggung jawab pelaksanaan program keamanan informasi termasuk penetapan kebijakan;
d. Menerapkan persyaratan/standar kompetensi dan keahlian pelaksana pengelolaan keamanan informasi, agar pelaksanaan pengelola keamanan informasi diisi orang yang memiliki kompetensi;
e. Menerapkan program peningkatan kompetensi dan keahlian untuk pejabat dan petugas pelaksanaan pengelolaan keamanan informasi secara menyeluruh;
f. Menerapkan secara menyeluruh pengelolaan keamanan informasi terkait dengan penggunaan aset informasi internal maupun eksternal;
g. Melakukan koordinasi secara menyeluruh terkait dengan proses menerapkan dan menjamin kepatuhan pengamanan informasi;
h. Pada proses pengambilan keputusan strategis diharapkan untuk melihat aspek permasalahan keamanan informasi secara menyeluruh;
i. Menerapkan secara menyeluruh pengelolaan keamanan informasi terkait penggunaan aset informasi internal maupun eksternal dengan melakukan identifikasi kerentanan aset dan kebutuhan aset terkait dengan pengamanan informasi.
2. Area Pengelolaan Risiko Keamanan Informasi
a. Membuat dan menerapkan kerangka kerja pengelolaan risiko keamanan informasi yang terdokumentasi dan secara resmi digunakan;
b. Membuat dan menetapkan ambang batas tingkat risiko yang dapat diterima;
c. Menetapkan dampak kerugian yang terkait dengan hilangnya/terganggunya fungsi aset utama sesuai dengan definisi yang ada;
d. Membuat dan menerapkan langkah mitigasi risiko disusun sesuai tingkat prioritas dengan target penyelesaiannya dan penanggungjawabnya;
e. Menerapkan status penyelesaian langkah mitigasi risiko dipantau secara berkala;
f. Membuat dan menerapkan penyelesaian langkah mitigasi yang sudah diterapkan dievaluasi untuk memastikan konsistensi dan efektifitasnya;
g. Membuat dan menerapkan profil risiko berikut bentuk mitigasinya secara berkala dikaji ulang untuk memastikan akurasi dan validitasnya;
h. Melaksanakan proses terkait kerangka kerja pengelolaan risiko secara berkala;
i. Melaksanakan dan menerapkan proses pengelolaan risiko menjadi bagian dari kriteria proses penilaian obyektif kinerja efektifitas pengamanan;
j. Menerapkan program kerja pengelolaan risiko keamanan informasi yang terdokumentasi dan secara resmi digunakan;
k. Menerapkan kerangka kerja pengelolaan risiko mencakup definisi dan hubungan tingkat klasifikasi aset informasi, tingkat ancaman;
l. Menerapkan secara menyeluruh pendefinisian kepemilikan dan pihak pengelola aset informasi yang ada;
m. Menerapkan secara menyeluruh ancaman dan kelemahan yang terkait dengan aset informasi, terutama untuk setiap aset utama;
22 n. Menerapkan proses menjalankan inisiatif analisa/kajian risiko keamanan informasi secara
terstruktur terhadap aset informasi yang ada;
o. Menerapkan proses menyusun langkah mitigasi dan penanggulangan risiko. 3. Area Kerangka Kerja Keamanan Informasi
a. Membuat dan menerapkan prosedur resmi untuk mengelola suatu pengecualian terhadap penerapan keamanan informasi;
b. Menerapkan kebijakan dan prosedur keamanan informasi yang ada merefleksikan kebutuhan mitigasi dari hasil kajian risiko keamanan informasi;
c. Menerapkan uji coba perencanaan pemulihan bencana terhadap layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (disaster recovery plan) sudah dilakukan sesuai jadwal;
d. Menerapkan proses terkait dengan hasil perencanaan pemulihan bencana terhadap layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (disaster recovery plan);
e. Menerapkan kebijakan keamanan informasi yang sudah disusun dengan jelas,; f. Menerapkan mekanisme mengelola dokumen kebijakan dan prosedur keamanan;
g. Menerapkan secara menyeluruh konsekwensi dari pelanggaran kebijakan keamanan informasi dalam melakukan pendefinisian, komunikasi dan penegakan;
h. Menerapkan kebijakan prosedur operasional untuk mengelola implementasi security patch, alokasi tanggung jawab untuk memonitor adanya rilis security patch baru;
i. Menerapkan proses untuk mengevaluasi risiko terkait rencana pembelian (atau implementasi) sistem baru dan menanggulangi permasalahan yang muncul;
j. Menerapkan secara menyeluruh pengamanan baru (compensating control) dan jadwal penyelesaiannya terkait timbulnya risiko baru atau terjadinya ketidakpatuhan terhadap kebijakan;
k. Menerapkan kerangka kerja pengelolaan perencanaan kelangsungan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang mendefinisikan persyaratan/konsideran keamanan informasi,;
l. Menerapkan secara menyeluruh perencanaan pemulihan bencana terhadap layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (disaster recovery plan) sudah mendefinisikan komposisi, peran, wewenang dan tanggung jawab tim yang ditunjuk;
m. Menerapkan secara menyeluruh kebijakan dan prosedur keamanan informasi dievaluasi kelayakannya secara berkala;
n. Menerapkan secara menyeluruh strategi penerapan keamanan informasi sesuai hasil analisa risiko yang penerapannya dilakukan sebagai bagian dari rencana kerja organisasi; o. Menerapkan secara menyeluruh strategi penggunaan teknologi keamanan informasi yang
penerapan dan pemutakhirannya disesuaikan dengan kebutuhan dan perubahan profil risiko;
p. Menerapkan secara menyeluruh keamanan informasi direalisasikan sebagai bagian dari pelaksanaan program kerja;
q. Menerapkan secara menyeluruh program audit internal yang dilakukan oleh pihak independen dengan cakupan keseluruhan aset informasi, kebijakan dan prosedur keamanan yang ada (atau sesuai dengan standar yang berlaku);
r. Menerapkan secara menyeluruh kegiatan mengevaluasi tingkat kepatuhan, konsistensi dan efektifitas penerapan keamanan informasi oleh audit internal;
23 mengidentifikasi langkah pembenahan dan pencegahan;
t. Menerapkan secara menyeluruh hasil audit internal untuk dilaporkan kepada pimpinan organisasi untuk menetapkan langkah perbaikan atau peningkatan kinerja;
u. Menerapkan analisa untuk menilai aspek finansial ataupun perubahan terhadap infrastruktur dan pengelolaan perubahannya, sebagai prasyarat menerapkan revisi kebijakan dan prosedur yang berlaku;
v. Menerapkan kegiatan secara periodik untuk menguji dan mengevaluasi tingkat/status kepatuhan program keamanan informasi yang ada.
4. Area Pengelolaan Aset Informasi
a. Menerapkan daftar rekaman pelaksanaan keamanan informasi dan bentuk pengamanan yang sesuai dengan klasifikasinya;
b. Menerapkan proses pengelolaan perubahan terhadap sistem (termasuk perubahan konfigurasi) yang diterapkan secara konsisten;
c. Menerapkan peraturan pengamanan data pribadi pada lembaga;
d. Membuat dan menerapkan prosedur kajian penggunaan akses (user access review) dan langkah pembenahan apabila terjadi ketidaksesuaian (non-conformity) terhadap kebijakan yang berlaku masih dalam perencanaan secara menyeluruh dan konsisten;
e. Membuat dan menerapkan prosedur penggunaan perangkat pengolah informasi milik pihak ketiga (termasuk perangkat milik Pribadi dan mitra kerja/vendor) dengan memastikan aspek hak atas kekayaan intelektual (HAKI) dan pengamanan akses yang digunakan;
f. Membuat dan menerapkan peraturan pengamanan perangkat komputasi milik instansi anda apabila digunakan di luar lokasi kerja resmi (kantor);
g. Membuat dan menerapkan peraturan untuk mengamankan lokasi kerja penting (ruang server, ruang arsip) dari risiko perangkat atau bahan yang dapat membahayakan aset informasi (termasuk fasilitas pengolah informasi);
h. Menerapkan secara menyeluruh proses evaluasi dan klasifikasi aset informasi sesuai tingkat kepentingan aset bagi instansi dan keperluan pengamanannya;Pendefinisian tingkatan akses yang berbeda dan matriks yang merekam alokasi akses tersebut diterapkan secara menyeluruh;
i. Menerapkan tata tertib penggunaan komputer, email, internet dan intranet untuk menghindari risiko potensi terkenanya virus;
j. Menerapkan secara menyeluruh terkait tata tertib pengamanan dan penggunaan aset instansi terkait HAKI;
k. Menerapkan secara menyeluruh pengelolaan identitas elektronik dan proses otentikasi (username dan password) termasuk kebijakan terhadap pelanggarannya;
l. Menerapkan secara menyeluruh ketetapan terkait waktu penyimpanan untuk klasifikasi data yang ada dan syarat penghancuran data.
5. Area Teknologi dan Keamanan Informasi
a. Menerapkan proses konfigurasi standar untuk kemanan sistem bagi keseluruhan aset komputer dan perangkat jaringan yang dimutakhirkan;
24 b. Menerapkan akses yang digunakan untuk mengelola sistem (administrasi sistem)
menggunakan bentuk pengamanan khusus yang berlapis secara menyeluruh;
c. Melakukan pengkajian kehandalan keamanan informasi secara rutin oleh pihak independen secara menyeluruh.
Terdapat peningkatan nilai capaian Indeks KAMI dibandingkan dengan tahun sebelumnya sebesar 1,02 poin, dari 1,86 (2016) menjadi 2,88 (2017). Berikut grafik pencapaian 5 (lima) area penilaian Indeks KAMI Kementerian Luar Negeri:
Grafik Pencapaian Masing-Masing Area Penilaian Indeks KAMI
Pencapaian Masing-Masing Area Penilaian Indeks KAMI
Tata Kelola Pengelolaan Risiko Kerangka Kerja Pengelolaan Aset Teknologi 2015 90 0 14 81 55 2016 90 1 14 81 55 2017 91 10 52 118 101
Dalam pencapaian IKU Indeks KAMI, Kementerian Luar Negeri secara umum tercatat menghadapi kendala pada area ke-5 yakni belum lengkapnya instrumen Pengelolaan Risiko, yang mencakup mengenai identifikasi risiko, pengelolaan risiko, mitigasi risiko, serta pengelolaan kelangsungan Teknologi Informasi dan Komunikasi (business continuity dan disaster recovery plans). Untuk mengatasi kendala tersebut, Kementerian Luar Negeri telah menyiapkan Draft Dokumen Manajemen Risiko Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri untuk dapat ditetapkan dan disahkan dalam bentuk Keputusan Menteri Luar Negeri.
Di samping itu, Kementerian Luar Negeri juga berencana akan melakukan tindak lanjut atas kegiatan percepatan penanggulangan kendala di area lainnya, dengan melakukan:
91
10
52
118
101
Tata Kelola Pengelolaan Risiko Kerangka Kerja Pengelolaan Aset Teknologi
25 informasi dan komunikasi terkait dengan pengelolaan keamanan informasi.
2. Meningkatkan kapabilitas sumber daya teknologi informasi dan komunikasi Kementerian Luar Negeri yang terdiri dari sumber daya manusia, data dan informasi, aplikasi, dan infrastuktur, sehingga keamanan informasi dapat lebih terjamin.
3. Identifikasi dan perancangan kebijakan dan Dokumen Pengelolaan Keamanan Informasi.
Analisis IKU 2 : Indeks Pemeringkatan Government Indonesia (PeGI)
Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) merupakan alat yang dikembangkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika sebagai acuan bagi pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan pemerintah, dorongan bagi peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan pemerintah melalui evaluasi yang utuh, seimbang dan obyektif, serta untuk mendapatkan peta kondisi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan pemerintah secara nasional.
Pemeringkatan PeGI dilakukan pada lima dimensi penilaian, yaitu:
1. Dimensi kebijakan, merupakan landasan utama bagi pengembangan dan implementasi e-Government;
2. Dimensi kelembagaan, berkaitan erat dengan keberadaan organisasi yang berwewenang dan bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi;
3. Dimensi infrastruktur, berkaitan dengan sarana dan prasarana yang mendukung pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi;
4. Dimensi aplikasi, berkaitan dengan ketersediaan dan tingkat pemanfaatan piranti lunak aplikasi yang mendukung layanan e-Government secara langsung (front office) atau tidak langsung (back office);
5. Dimensi perencanaan, berkaitan dengan tata kelola atau manajemen perencanaan teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan secara terpadu dan berkesinambungan.
Pencapaian Indikator Kinerja Utama Indeks PeGI tahun 2017 adalah sebesar 3,37 dari
target 3,55 (dengan persentase capaian 94,93%), sebagaimana tabel berikut:
Tabel Capaian IKU-2 C.2 2017
Nilai indeks 3,37 diperoleh dari nilai rerata dari semua dimensi yang dinilai dalam penilaian dan menunjukkan bahwa pelaksanaan e-Government di Kementerian Luar Negeri berada dalam
IKU-2 C.2 Informasi Kinerja Jumlah
Indeks Pemeringkatan
e-Government
Indonesia (PeGI)
Indeks PeGI diperoleh dari nilai rata-rata pemeringkatan terhadap lima dimensi
e-Government yang dilakukan oleh Kementerian
Komunikasi dan Informatika
3,37
Realisasi 3,37 Target 3,55 Capaian 94,93%
26 kategori baik dan saat ini menduduki peringkat ke-3 dari 31 Kementerian. Berikut capaian Indeks Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) dalam kurun waktu lima tahun terakhir dibandingkan nilai rata-rata PeGI K/L dapat dilihat pada diagram berikut ini:
Grafik Capaian Indeks PeGI Kementerian Luar Negeri Tahun 2012-2017
Berikut data capaian PeGI Kementerian Luar Negeri periode tahun 2015 s/d 2017 dengan merujuk pada target yang akan dicapai sebagai berikut:
Penilaian penerapan e-Government (PeGI) Kementerian Luar Negeri untuk setiap dimensi adalah sebagai berikut:
1. Dimensi Kebijakan
a. Nilai dimensi Kebijakan adalah BAIK (3,33);
b. E-leardership dinilai baik dengan diterbitkannya Peraturan Menlu Nomor 4 tahun 2016 tentang Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia yang mengatur adanya fungsi CIO dan Komite Teknologi Informasi dan Komunikasi;
c. Dilakukan perombakan struktur organisasi Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian dan Perwakilan melalui Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 02 Tahun 2016 dan penambahan bidang yang secara spesifik memiliki tugas dan fungsi terkait perumusan kebijakan dan tata kelola di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi;
d. Inisiatif membangun dan mengoperasikan Command Center sebagai kebijakan yang tepat mendukung efektifitas tugas dan fungsi kementerian yang semakin kompleks.
2. Dimensi Kelembagaan
a. Nilai dimensi Kelembagaan adalah BAIK (3,40);
b. Adanya struktur organisasi Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian dan Perwakilan yang sudah beroperasi sejak 2017, yang sudah memiliki fungsi tambahan dibanding masa sebelumnya seperti tata kelola Teknologi Informasi;
c. Tersedianya SDM dalam jumlah banyak untuk mendukung tugas dan fungsi kementerian yang memerlukan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang andal dan aman;
2,482,43 2,66 2,7 2,7 2,7 2,7 3,17 3,31 3,32 3,32 3,37 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 2012 2013 2014 2015 2016 2017
27 Informasi dan Komunikasi.
3. Dimensi Infrastruktur
a. Nilai dimensi Infrastruktur adalah BAIK (3,33);
b. Tersedianya 2 (dua) data center yang berfungsi sebagai pusat data dan pusat pemulihan dalam rangka mendukung ketersediaan/keberlangsungan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi;
c. Mengoperasikan Network Operation Center (NOC) yang mengendalikan jaringan koneksi internasional sebesar 350 Mbps dan koneksi Nasional sebesar 1 Gbps dengan backup bandwith koneksi internasional 350 Mbps dan koneksi Nasional 500 Mbps;
d. Sudah melakukan pengamanan informasi dengan cara penyediaan dan pengoperasian antivirus dan perangkat lain;
e. Sudah melakukan asesmen internal keamanan informasi dengan menggunakan Indeks Keamanan Informasi (KAMI).
4. Dimensi Aplikasi
a. Nilai dimensi Aplikasi adalah BAIK (3,37);
b. Situs web resmi yang dikelola dengan baik dan sudah mengintegrasikan fitur media sosial dan multi media;
c. Adanya berbagai aplikasi fungsional untuk mendukung fungsi dan peran kementerian yang cukup lengkap;
d. Selain aplikasi internal, kementerian juga mengembangkan aplikasi inovatif layanan publik yaitu SafeTravel yang bermanfaat bagi WNI yang bepergian ke luar negeri;
e. Kementerian sudah meningkatkan pemanfaatan teknologi terbuka (open source) dalam pengembangan berbagai aplikasi yang dioperasikan.
5. Dimensi Perencanaan
a. Nilai dimensi Perencanaan adalah BAIK (3,47);
b. Kementerian sudah memiliki RISTIK Kementerian Luar Negeri 2016 – 2020 yang dapat digunakan sebagai acuan pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Kementerian Luar Negeri;
c. Kementerian sudah menyediakan anggaran yang memadai untuk pengembangan dan pengoperasian Teknologi Informasi dan Komunikasi sebesar Rp. 114.000.000.000,-;
d. Sudah memiliki bidang yang bertanggung jawab atas perencanaan Teknologi Informasi dan Komunikasi.
28 Berikut grafik pencapaian masing-masing dimensi Indeks PeGI dalam kurun waktu tiga tahun terakhir dan perbandingannya dengan rerata PeGI tingkat Kementerian tahun penilaian terakhir:
Grafik Perbandingan Pencapaian Dimensi Indeks PeGI Tahun 2015-2017
Grafik Pencapaian Dimensi Indeks PeGI Tahun 2017
Kendala yang dihadapi dalam pencapaian IKU Indeks PeGI terutama belum diimplementasikannya instrumen kebijakan tata kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi secara maksimal di Kementerian Luar Negeri, dan perlunya penataan kembali infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi yang sudah ada. Dalam menyiasati kendala-kendala dimaksud, Kementerian Luar Negeri melakukan kegiatan-kegiatan yang mendukung upaya percepatan, yaitu:
1. Penyiapan kebijakan tata kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi yang mengatur ketentuan lanjutan terkait tata kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kementerian Luar Negeri;
1 2 3 4
Dimensi Kebijakan Dimensi
Kelembagaan InfrastrukturDimensi Dimensi Aplikasi PerencanaanDimensi
2015 2016 2017
Dimensi
Kebijakan KelembagaanDimensi InfrastrukturDimensi DimensiAplikasi PerencanaanDimensi
Rerata Kementerian 2,48 2,67 2,7 2,71 2,55 Kemlu 2017 3,33 3,4 3,33 3,33 3,47 1 2 3 4
29 konfigurasi perangkat DC dan DRC disesuaikan dengan praktik terbaik arsitektur Teknologi Informasi dan Komunikasi;
Perangkat DC di Kementerian Luar Negeri dan DRC di Cijantung
3. Peningkatan kemampuan Command Center dan infrastruktur pendukungnya untuk membantu pimpinan dalam menyediakan data/informasi dan melakukan analisis situasi, memberikan respon terhadap isu tertentu yang sedang terjadi, dan mengambil keputusan strategis terkait tugas dan fungsi Kementerian Luar Negeri;
Kegiatan Command Center Kementerian Luar Negeri
4. Pembangunan koneksi VoIP untuk menyambungkan telepon ekstensi antara pusat dan perwakilan;
5. Penyiapan Jabatan Pranata Informasi Diplomatik sebagai upaya pembentukan jenjang karir yang jelas bagi pegelola Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;
6. Pelaksanaan implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri pada tahun 2017 telah memperoleh penghargaan sebagai Top 10 pada ajang Inovasi Administrasi Negara (INAGARA) dengan judul inovasi Digital Command Center dalam Lomba Pemimpin Perubahan Tingkat Nasional 2017.
30
Penghargaan sebagai Top 10 pada Ajang Inovasi Administrasi Negara
Kementerian Luar Negeri selanjutnya akan menindaklanjuti berbagai kegiatan bagi upaya percepatan penanggulangan kendala yang ada, dengan melakukan:
1. Mempersiapkan standardisasi pelaksanaan, pengembangan, dan operasional Teknologi Informasi dan Komunikasi berupa Standar Operasional Prosedur teknis setiap bidang di Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian dan Perwakilan yang selaras dengan Rencana Strategis Kementerian Luar Negeri;
2. Meningkatkan kapabilitas sumber daya Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Luar Negeri yang terdiri dari sumber daya manusia, data dan informasi, aplikasi, dan infrastuktur, sehingga layanan teknologi informasi dan komunikasi dapat diberikan secara efektif dan efisien.
