PROPOSAL
SCHOLARSHIP EXPO 2015
KEMENTERIAN ADVOKASI DAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PADJADJARAN
2015
“KABINET INTEGRASI”
A. LATAR BELAKANG KEGIATAN
Beasiswa merupakan hal yang diidam-idamkan oleh sebagian besar mahasiswa yang sedang menjalani kuliah S1 maupun yang berencana untuk melanjutkan pendidikan S2. Biaya pendidikan universitas yang tinggi menjadi alasan utama mengapa begitu banyak mahasiswa yang mencoba untuk mendapatkan beasiswa baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Karena begitu banyak mahasiswa yang mencoba untuk mendapatkan beasiswa, persaingan antar calon penerima beasiswa semakin ketat. Pemberi beasiswa juga semakin selektif dalam menyeleksi mahasiswa calon penerima beasiswa sehingga setiap mahasiswa yang ingin mencoba mendapatkan beasiswa harus memiliki strategi-strategi tertentu agar dapat diterima.
Oleh karena itu, Kementerian Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa BEM Kema FEB Unpad memberi wadah kepada seluruh mahasiswa yang ada di Kota Bandung dan sekitarnya untuk mendapatkan informasi mengenai beasiswa dalam negeri maupun luar negeri. Namun, kegiatan ini bukan hanya memberikan informasi mengenai beasiswa saja tetapi juga memberikan pembekalan mental agar mahasiswa yang ingin mencoba memeroleh beasiswa sehingga setiap mahasiswa dapat mengasah kualitas dan kemampuannya serta menetapkan strategi dalam seleksi penerimaan beasiswa sehingga dapat lolos dalam seleksi penerimaan beasiswa.
B. NAMA KEGIATAN Scholarship Expo 2015
C. TEMA KEGIATAN Scholarship for Your Future
D. TUJUAN KEGIATAN
Menginformasikan besasiswa kepada seluruh mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya.
Mewadahi dan melaksanakan aspirasi mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya khususnya mahasiswa FEB Unpad yang membutuhkan informasi mengenai beasiswa.
Meningkatkan motivasi mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya untuk terus melanjutkan pendidikan.
Memberikan pelatihan kepada mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya dalam persiapan sebelum melamar ke lembaga-lembaga penyedia beasiswa.
Menjalin silahturahmi antara seluruh mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya.
E. JENIS KEGIATAN Non-proyek
F. PARTNER SINERGIS
Kementerian Komunikasi dan Informasi BEM Kema FEB Unpad 2015.
Kementerian Relasi Alumni dan Perusahaan BEM Kema FEB Unpad 2015.
G. SASARAN KEGIATAN
Mahasiswa yang ada di Bandung dan sekitarnya.
H. PARAMETER KEBERHASILAN
Kuantitatif :
- 300 orang mahasiswa di Bandung mengikuti program kerja ini.
- 25 stand pemberi beasiswa dapat hadir dalam kegiatan ini.
Kualitatif :
- Peserta mendapatkan motivasi untuk mendaftarkan dirinya pada berbagai beasiswa yang ada.
- Dengan adanya stand beasiswa, mahasiswa bisa langsung mendaftarkan dirinya pada stand beasiswa yang ada dengan mudah.
- Peserta merasa puas dan terbantu dengan adanya program kerja ini.
I. KONSEP KEGIATAN
Scholarship Expo 2015 adalah acara tahunan BEM FEB Unpad, kementrian Advokasi dan Kesejahteraan mahasiswa untuk menunjang mahasiswa dalam meraih beasiswa. Acara ini dilaksanakan satu hari dengan konten acara berupa seminar dan beberapa stand dari lembaga pemberi beasiswa. Tema yang diangkat dalam Scholarship Expo 2015 adalah “Scholarship for Your Future”.
J. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAN Hari, tanggal : Kamis, 12 November 2015 Waktu : 09.30 – 17.00 WIB
Tempat : Graha Sanusi Hardjadinata Universitas Padjajaran K. SUSUNAN KEPANITIAAN
Pelindung : Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran
` Dr. Nury Effendi, S.E., M.A.
Pembina : Wakil Dekan I Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran
Dr. Harry Suharman, S.E., M.Ak.
Ketua Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran
Heriyaldi, S.E., M.E.
Penanggung Jawab : Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran 2015
Andhika Agung Antrada
Pengawas : Internal Audit Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran 2015
Edy Suwartha Bumbungan
Mentri Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Padjajaran 2015
Impian Sagala
Ketua Pelaksana : Samuel Bernat
Vice President 1 : Jonathan B. U. Buranda Vice President 2 : Erika Handayani
Sekretaris : Ririn Erifani Malau Bendahara : Fetty Wijayanti
Acara : Elisabeth S.
Logistik : Yoshua Harbyanto
Publikasi dan Dokumentasi : Dhea Audria Ticketing : Della Kristina Hubungan Masyarakat : Chaerunnisa
Sponsorship : Lisnawati Nainggolan Marketing dan Konsumsi : Yolanda Meitri Cristina
K. SUSUNAN ACARA YANG DIRENCANAKAN
WAKTU (WIB) DURASI KEGIATAN
09.00-09.03 3' Pembukaan MC
09.03-09.10 7' Sambutan Dekan FEB Unpad
09.10-09.15 5' Sambutan Presiden BEM KEMA FEB Unpad 09.15-09.20 5' Sambutan OCP Scholarship Expo 2015
09.20-09.25 5' MC Time
09.25-11.25 120' Seminar dan Tanya Jawab 11.25-11.40 15' Guest Star 1
13.00-13.05 5' Opening Pameran 13.05-16.30 205' Expo
16.30-16.45 15' Guest Star 2 16.45-16.55 10' Door Prize
16.55-17.00 5' Closing
L. ANGGARAN DANA KEGIATAN RENCANA PEMASUKAN
Tiket Rp 7.500.000
Sponsorship Rp 23.945.500
Marketing Rp 7.000.000
Dekanat Rp 1.000.000
Panitia Rp 2.400.000
Total Pemasukan Rp 41.845.500
RENCANA PENGELUARAN Sekretaris
Proposal Eksternal 40 buah @ Rp 20.000 Rp 800.000
Proposal Internal Rp 75.000
Laporan Pertanggungjawaban Rp 50.000
Surat Rp 50.000
Total Pengeluaran Sekretaris Rp 975.000
Bendahara
Kwitansi Rp 8.000
Berkas Bendahara Rp 100.000
Total Pengeluaran Bendahara Rp 108.000
Acara Hiburan:
Guest Star Rp 1.000.000
Moderator Rp 100.000
Master of Ceremony Rp 300.000
Administrasi Rp 300.000
Pembicara Rp 15.000.000
Door Prize Rp 100.000
Total Pengeluaran Acara Rp 16.800.000
Logistik
Stempel Rp 100.000
Booth Rp 1.500.000
Office Boy dan Teknisi Rp 400.000
Sertifikat Rp 1.400.000
ATK Rp 100.000
Transportasi Rp 2.000.000
Alat Band Rp 2.000.000
Dekorasi Rp 1.000.000
Total Pengeluaran Logistik Rp 8.500.000
Publikasi dan Dokumentasi
Poster A3 Rp 300.000
Spanduk Rp 1.200.000
Guest Book Rp 200.000
Flyer 50 lembar @ Rp 1.000 Rp 50.000
X-Banner Rp 100.000
ID Card (Tali dan Tatakan) Rp 180.000
Kemeja Panitia 60 buah @ Rp 80.000 Rp 4.800.000
Plakat Pembicara Rp 360.000
Pulsa Rp 400.000
Photo Booth Rp 90.000
Total Pengeluaran Publikasi dan Dokumentasi Rp 7.680.000
Konsumsi
Snack Pengisi Stand 25 stand @ 3 orang,
@ Rp 7.500 Rp 562.500 Snack Pembicara 3 orang @ Rp 15.000 Rp 45.000
Snack Guest Star Rp 150.000
Snack Panitia Rp 150.000
Snack Peserta Rp 1.500.000
Makan Siang Peserta dan Pengisi Stand 375 orang @Rp12.000 Rp 4.500.000
Makan Siang Pembicara 3 orang @ Rp 30.000 Rp 90.000
Makan Siang Panitia Rp 600.000
Konsumsi MC dan Moderator Rp 35.000
Total Pengeluaran Konsumsi Rp 7.632.500
Ticketing
Tiket Rp 150.000
Total Pengeluaran Ticketing Rp 150.000
Total Pengeluaran Rp 41.845.500
M. PENAWARAN SPONSORSHIP A. Platinum
Platinum sponsor adalah penyedia dana terbesar pada acara “Scholarship Expo 2015”.
Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase sebesar 55% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 13.170.025 dan akan mendapatkan promosi baik dalam atau pun luar ruang serta sebelum dan pada saat acara ini berlangsung.
B. Gold
Gold sponsor adalah penyedia dana kedua terbesar pada acara “Scholarship Expo 2015”.
Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase sebesar 30% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 7.183.650 dan akan mendapatkan promosi baik dalam atau pun luar ruang serta sebelum dan pada saat acara ini berlangsung.
C. Silver
Silver sponsor adalah penyedia dana ketiga terbesar pada acara “Scholarship Expo 2015”.
Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase sebesar 15% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 3.591.825 dan akan mendapatkan promosi baik dalam atau pun luar ruang serta sebelum dan pada saat acara ini berlangsung.
D. Partner
Partner sponsor merupakan instansi, perusahaan, atau lembaga pendukung pada acara
“Scholarship Expo 2015”. Panitia memprioritaskan perusahaan dengan persentase maksimal 10% dari rencana anggaran sponsor yakni sejumlah Rp 2.394.550 dan akan mendapatkan promosi luar ruang pada acara ini.
Adapun fasilitas promosi yang kami tawarkan adalah:
No Jenis Paket Sponsorship
PLATINUM GOLD SILVER PARTNER
1 Promosi luar ruang
Spanduk large medium small accustom
Backdrop large medium small accustom
X-Banner large medium small accustom
Poster large medium small accustom
Flyer large medium small accustom
Tiket large medium small accustom
2
Promosi dalam ruang
Oleh Media
Partner ✓ ✓ ✓ ✗
Oleh MC ✓ ✓ ✗ ✗
Saat Event ✓ ✗ ✗ ✗
E. Barter
Barter adalah instansi, perusahaan, atau perorangan yang dapat memberikan barang atau pun benda fisik pada acara “Scholarship Expo 2015” kemudian akan mendapat timbal balik berupa ucapan terima kasih serta penyebutan nama instasi atau perusahaan pada saat acara berlangsung oleh MC.
N. PROSEDUR KERJASAMA
1. Perusahaan yang menerima penawaran kerjasama kami, dapat menghubungi panitia penyelenggaraan melalui Sponsorship “Scholarship Expo 2015” dengan contact person:
Erika Handayani 087788992193 atau [email protected] Chaerunnisa 08111014326 atau [email protected] Lisnawati Nainggolan 081224823085 atau [email protected]
2. Perjanjian kerjasama dapat dibicarakan pada waktu proses negosiasi.
O. LAMPIRAN PENAWARAN KERJASAMA
Spanduk besar
Jumlah: 1 buah
Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter
Full colour
Ukuran 4m x 6m
Lokasi pemasangan: Unpad Dipati Ukur
Spanduk kecil
Jumlah: 1 buah
Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter
Full colour
Ukuran 3m x 1m
Lokasi pemasangan: Unpad Dipati Ukur
Backdroop
Jumlah: 1 buah
Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter
Full colour
Ukuran 6m x 4m
Lokasi pemasangan: lokasi acara
Lama pemasangan 1 hari
X-Banner
Jumlah: 1 buah
Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter
Full colour
Lokasi pemasangan: lokasi acara
Ukuran 1m x 3m
Poster
Jumlah: 60 buah
Full colour
Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter
Lokasi pemasangan: jalan umum strategis, sekolah, universitas, studio musik
Waktu penyebaran 2 minggu sebelum acara untuk sekolah, 10 hari sebelum acara di jalan
Flyer
Jumlah: 1 buah
Memuat seluruh sponsor terkecuali Barter
Full colour
Ukuran 4m x 6m
Lokasi pemasangan: Unpad Dipati Ukur
Tiket
Jumlah 300 buah
Memuat seluruh sponsor terkecuali barter
Full colour
Stand
Setiap instansi, perusahaan, atau lembaga yang menjadi tenant akan mendapat satu stand
Ukuran stand 3m x 3m
P. KETENTUAN DAN PROSEDUR SPONSORSHIP
1. Sponsor yang berminat dapat menandatangani Formulir Sponsorhip (terlampir).
2. Sebagai uang muka, sponsor membayar 25% dari dana yang tertera pada Formulir Sponsorhip.
3. Setiap kontrak di bawah Rp 4.000.000 pembayaran hanya dapat dilakuakan sekali, dan pembayaran dilakukan paling lambat 23 Oktober 2015.
4. Setiap kontrak Rp 4.000.0000 sampai dengan Rp 8.000.000 dapat dilakukan dengan dua kali pembayaran. Pada pembayaran pertama (yang telah disertai uang muka) yaitu sebesar 50% dari total dana sesuai dengan yang tertera pada Formulir Sponsorhip. Sedangkan pembayaran pembayaran kedua harus dilunasi paling lambat 23 Oktober 2015.
5. Setiap kontrak diatas Rp. 8.000.000, dapat dilakukan dengan tiga kali pembayaran.
Pada pembayaran pertama (yang telah disertai uang muka) yaitu sebesar 50%, pembayaran kedua sebesar 25% dari sisa, dan pembayaran ketiga sebesar sisa dana yang ada, dan pembayaran ketiga ini dapat dilakukan paling lambat 23 Oktober 2015.
6. Apabila sampai batas waktu yang ditentukan partisipan belum melunasi dana yang telah disepakati pada Formulir Sponsorship, maka perjanjian dibatalkan dan uang muka tidak dapat diambil kembali.
7. Pembatalan:
a. Bagi yang telah membayar uang muka sebesar 25% atau kurang maka uang tersebut akan menjadi milik panitia
b. Bagi yang telah membayar 80% atau lebih, maka panitia akan
mengembalikan 50% dari dana yang telah dibayarkan tidak terkecuali uang muka.
c. Perjanjian dilakukan antara pembawa proposal yang membawa mandat dari panitia dengan penangung jawab pihak panitia.
d. Apabila terjadi hal-hal yang merugikan sponsor, maka pengaduan dilayani selambat-lambatnya tujuh hari sebelum pelaksanaan
“Scholarship Expo 2015”
e. Harap diperiksa dahulu legitimasi dan identitas pembawa proposal dan penawaran sponsorship ini.
PENUTUP
Demikianlah proposal ini kami buat sebagai bahan acuan dan kerangka dasar dalam pelaksanaan kegiatan Scholarship Expo 2015. Semoga kegiatan ini dapat terselenggara dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, kami selaku panitia mengharapkan bantuan dan partisipasi dari semua pihak demi kelancaran dan kesuksesan kegiatan ini. Akhir kata, kami mengucapkan terimakasih kepada pihak yang berkenan untuk membantu kelangsungan acara ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan ridho dan rahmat-Nya kepada kita semua.
Bandung, 15 September 2015
Menyetujui,
Presiden Ketua Pelaksana
BEM Kema FEB Unpad 2015 Scholarsip Expo 2015
Andhika Agung Antrada NPM 120110120091
Samuel Bernat NPM. 120110120045
Mengetahui, Menyetujui,
Wakil Dekan I FEB Unpad
Dr. Harry Suharman, S.E., M.A., Ak.
NIP 19630529 19870 1 001
Ketua P2K2M FEB Unpad
Heriyaldi, S.E., M.E.
NIP 19810228 201012 1 004
