LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK (LKPD)
Menggunakan Peralatan Kearsipan
Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran Kelas X Mata Pelajaran Kearsipan
Disusun Oleh:
Nama Anggota Kelompok :
Yekti Rahayunig Gusti 170412617595 Yeni Purwati 170412617534 Yusi Mutia Ferani 170412617564 Zahrina Fatmala 170412617603 Offering HH / Kelompok 13
S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Malang
‘ ]
Lembar Kerja Peserta Didik
Menggunakan Peralatan Kearsipan
Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran Kelas X Mata Pelajaran Kearsipan
A. Petunjuk Belajar
1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama
2. Kerjakan tugas dan latihan yang terdapat didalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban terlebih dahulu
3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar
4. Apabila ada bagian yang belum dipahami, diskusikan terlebih dahulu dengan teman anda, sebelum bertanya kembali kepada pendidik. Jika perlu, anda harus berusaha sendiri mencari tahu jawaban pada sumber yang lain.
5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan laporkan kemajuan anda pada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau bahan ajar lainnya.
B. Kompetensi Inti
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan dan peradaban terkait fenomena dan kejadian serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalahnya.
C. Kompetensi Dasar
4.1 Menggunakan peralatan kearsipan.
D. Indikator
1. Menunjukkan peralatan-peralatan kerarsipan dengan tepat sesuai dengan fungsi
kegunaannya
2. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan
3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan
E. Materi Pembelajaran
Menjelaskan dan menunjukan peralatan kearsipan beserta fungsi dan cara menggunakan alat tersebut
F. Informasi Pendukung
Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip disesuaikan berdasarkan sistem kearsipan yang
digunakan organisasi/perusahaan. Sementara itu, di era teknologi canggih saat ini penyimpanan arsip telah
berkembang manjadi E-Arsip. Sehingga penggunaaan atau pemilihan peralatan kearsipan mulai berkurang.
G. Paparan Isi Materi
Setiap kantor mempunyai peralatan kantor yang berbeda-beda. Biasanya peralatan tersebut
menyesuaikan dengan jenis usaha masing-masing.
Menurut KBBI, peralatan yakni berbagai alat perkakas, perbekalan dan kelengkapan. Dengan
demikian, peralatan kantor adalah berbagai barang yang digunkan untuk keperluan kegiatan kantor,
dan barang barang tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu relatif lama (lebih dari 1
tahun, peralatan juga mengalami penyusutan).
Dalam kegiatan kearsipan sendiri, terdapat banyak istilah dan alat-alat untuk mengarsip.
Sementara itu, peralatan kearsipan sendiri
merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan.
Peralatan arsip dibuat dengan
menggunakan bahan-bahan yang tahan lama, misalnya; logam, kayu, aluminium, besi, plastik dan sejenisnya. Kualitas
peralatan arsip dapat mempengaruhi secara tidak langsung umur arsip.
Berikut ini kriteria pemilihan peralatan arsip, yakni sebagai berikut:
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in-aktif d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan
desentralisasi)
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip in- aktif
g. Bentuk organisasi
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Macam-macam Peralatan Kearsipan
a.Filling cabinet
Filling cabinet terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Alat ini berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke
belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.
b. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
c. Lemari arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
d. Rak arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat
menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
e. Map arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
(1) Stopmap folio (2) Map snelhecter (3)Folder
(4)Hanging folder
f. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
(1) Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
(2) Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip- arsip yang ada di belakangnya.
g. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator
h. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:
1) Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
2) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
3) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
i. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
1) Perforator dengan satu pelubang 2) Perforator dengan dua pelubang 3) Perforator dengan lima pelubang
j. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut:
1) Numerator kecil 2) Numerator besar
k. Kotak (box)
Box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih
dahulu disimpan kedalam folder dan akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.
l. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir
mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.
Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.
m. Label
Label adalah alat yang digunakan
untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian
tab dari sebuah folder/guide.
n. Tickler file
Tickler file adalah alat
yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.
o. Cardex (card index) cabinet
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
p. Alat Penyimpan Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox.
PENUGASAN
A. Pilihan Ganda
1. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, keecuali ....
a. Sistem masalah b. Sistem abjad c. Sistem tanggal d. Sistem nomor e. Sistem isi arsip
2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah... .
a. Data penjualan b. Curiculu vitae c. Cot
d. ATM
e. Daftar Absensi
3. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut... .
a. Ordner b. Folder
c. Snelhecter d. Hanging folder e. Stopmap folio
4. Kegiatan yang menempatkan kertas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan... .
a. Penelitian b. Penyimpanan c. Penyortiran d. Penampunagn e. Pengkodean
5. Tujuan kearsipan adalah... .
a. Untuk menjaga kelestarian kantor b. Agar tentram
c. Untuk menjaga kerahasiaan perusahaan/
organisasi
d. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
e. Agar arsip terus bertambah
6. Setelah arsip di beri kode dan di sortir lalu disimpan pada... .
a. Tar b. Laci
c. Ruangan
d. Filling cabinet e. Almari
7. Rak sortir dipersiapkan untuk...rak a. 25
b. 26 c. 27 d. 28 e. 29
8. Filling cabinet umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat... .
a. Aktif b. Inaktif c. Pasif d. Vital e. Rahasia
9. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut ...
.
a. Perforator b. Stapler c. Ordner d. Numerator e. Stapler
10. Alat semacam filling cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah... .
a. Rotary b. Ordner c. Perforator d. Numerator e. Stapler
B. Essay
1. Sebutkan masing masing kelemahan dan kelebihan dari ordner dan map arsip!
2. Apa kegunaan numerator?
3. Apa pengertian hickler file? Dan jelaskan fungsinya!
4. Sebutkan alat penyimpanan khusus yang anda ketahui 5. Dengan adanya alat alat kearsipan, apakah dapat
membantu proses kearsipan? Berikan alasan anda!
KUNCI JAWABAN
A. Pilihan Ganda (1) E
(2) C (3) E (4) B (5) D (6) D (7) B (8) A (9) A (10) A
KUNCI JAWABAN
B. Essay
(1) Berikut kelemahan dan kelebihan:
Ordner
- Kelemahan
Tidak fleksibel dibawa kemana-mana, berisi banyak muatan arsip
- Kelebihan
Muat arsip lebih banyak
Map Arsip - Kelemahan
Hanya muat arsip sedikit - Kelebihan
Mudah dibawa kemana-mana
(2) Numerator adalah alat untuk mencetak nomer pada lembaran sebagai tanda.
(3) Tickler file adalah alat yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu
(4) Flash Disk, Memory Card, CD, Drobebox, Gdrive, dan sebagainya
(5) Sangat membantu. Karena dengan adanya alat-alat tersebut dapat meringankan dan membantu proses pengarsipan.
PENILAIAN
NO Kriteria Nilai
4 3 2 1 1. (a) Dapat menyebutkan kelemahan
dan kelebihan dari ordner dan map arsip secara lengkap dan benar
(b) Dapat menyebutkan kelemahan dan kelebihan dari ordner dan map arsip dengan benar, tetapi kurang lengkap.
(c) Tidak dapat menyebutkan kelemahan dan kelebihan dari ordner dan map arsip.
2. (a) Dapat menyebutkan kegunaan numerator dengan benar dan lengkap
(b) Dapat menyebutkan kegunaan numerator dengan benar, tetapi kurang lengkap
(c) Tidak dapat menyebutkan kegunaan numerator atau jawaban salah
3. (a) Dapat menyebutkan pengertian dan fungsi dari tickler file dengan benar dan lengkap
(b) Dapat menyebutkan pengertian dan fungsi dari tickler file dengan benar, tetapi tidak lengkap
(c) Tidak dapat menyebutkan
pengertian dan fungsi tickler file
PENILAIAN
NO Kriteria Nilai
4 3 2 1 4. (a) Menyebutkan 4 alat penyimpanan
khusus
(b) Menyebutkan 3 alat penyimpanan khusus
(c) Menyebutkan 2 alat penyimpanan khusus
(d) Menyebutkan 1 alat penyimpanan khusus
5. (a) Dapat memberi alasan kegunaan penggunaan alat arsip dengan jelas dan benar
(b) Dapat memberikan alasan
kegunaan penggunaan alat arsip dengan benar, tetapi kalimat tidak jelas
(c) Tidak dapat memberikan alasan kegunaan penggunaan alat arsip
