SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI

(1)

SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI PROGRAM :

TARIKH : MASA : TEMPAT : PERASMI :

BIL PERKARA TINDAKAN PERKEMBANGAN

1. BAHAGIAN URUS SETIA -Atur cara program -Atur cara Perasmian -Atur cara Penutup

-Lantikan Pengacara Majlis -Skrip Pengacara Majlis -Lantikan Pembaca doa -Skrip Pembaca Doa -Buku Pelawat ( jika ada ) -Pen untuk Buku Pelawat -Persiapan peralatan/dokumen

 Dulang hadiah

 Alas dulang

 Air mineral

 Gelas

 Coaster / alas gelas

 Alas Meja

 Skirting Meja

 Bunga Meja

 Lain-lain -Teks ucapan

 Perasmi

 Wakil Universiti / Pengarah

 Pihak ketiga ( Jika ada ) -Teks ucapan pendua (backup)

-Salinan teks-teks ucapan untuk wartawan / siding akhbar.

-kata-kata Aluan Buku cenderamata

 Naib Canselor

 Timbalan Naib Canselor ( HEPA )

 Perasmi

 Penasihat

(2)

 Pengarah Program

 Lain-lain yang berkaitan -Gimik Perasmian

 Jenis gimik

 Plan pelaksanaan gimik

 Harga props gimik

 Peralatan tambahan

 Raptai (rehearsal) gimik

 Plan B (Backup)

 Langkah keselamatan -Jurugambar / juruvideo

 Atur cara program

 Jemputan jurugambar oleh Canseleri

 Jamuan jurugambar

 Tempat duduk jurugambar

 Tag nama jurugambar -Mesyuarat Jawatankuasa Induk

 Minit Mesyuarat

-Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

 Minit Mesyuarat -Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

 Minit Mesyuarat

2. BAHAGIAN JEMPUTAN DAN PROTOKOL Surat Jemputan

Draf kad jemputan Kad jemputan

Senarai jemputan ( Sila rujuk Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri )

Senarai kehadiran jemputan Jadual penerbangan jemputan Jadual penginapan jemputan

Kedudukan tempat duduk VVIP / VIP ( Sila rujuk Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri )

3. BAHAGIAN SERANTA

Bahan Press Kit (untuk wartawan)

 Artikel

 Atur cara majlis

 Risalah (phamplet)

 Teks-teks Ucapan

 Cenderamata

Bilik Sidang Akhbar ( Press Conference ) ( jika Perlu )

(3)

Hebahan menerusi akhbar / tv / radio / internet Draf hebahan akhbar melalui canseleri

Kelengkapan

 Tempahan tempat

 Sistem Siaraya ( PA System )

 Bunga hiasan dewan

 Backdrop

 Logo Universiti

 Logo Penaja / kerjasama

 Logo program

 Susun atur kerusi / kelengkapan

 Rostrum Ucapan perasmi

 Sofa / kerusi VVIP

 Coffee table dan alas meja

 Bunga hiasan Coffee table

 Tagging nama pada kerusi VVIP dan VIP

4. BAHAGIAN BUKU CENDERAMATA

Sebutharga buku cenderamata Draf reka bentuk buku cenderamata Susun atur kandungan buku

Contoh cetakan buku cenderamata Naskah pruf buku cenderamata

Pembayaran cetakan buku cenderamata Pembayaran cetakan buku cenderamata

5. BAHAGIAN CENDERAMATA

Senarai jenis, anggaran harga, tulisan untuk engraving Survey / Memilih cenderamata

Sebutharga cenderamata Menempah cenderamata Mengagihkan cenderamata Door gift ( Jika Perlu )

6. BAHAGIAN SAMBUTAN

Senarai Penyambut Tetamu

Penyelarasan dengan bahagian protocol untuk senarai jemputan

Senarai jemputan terkini

Raptai aspek protocol dan etika ( Rehearsal )

(4)

Pelan tempat duduk VIP dan VVIP

Menentukan pegawai pengiring ( Jika Perlu ) Taklimat kepada AJK penyambut tetamu Persembahan aluan (gimik) ketibaan perasmi Roset, Tanda nama, blazer dan vest petugas

7. BAHAGIAN JAMUAN

Menyediakan menu jamuan Mendapatkan sebutharga jamuan

Surat melantik penyaji makanan (catering) Bayaran pendahuluan ( Deposit )

Menyediakan minuman ringan ( refreshment ) untuk perasmi / VVIP di Bilik menunggu

Menyediakan jamuan untuk petugas

 Pemandu

 Keselamatan

 Polis

 Pegawai Khas Kementerian

 Pegawai Pengiring

 Pegawai-pegawai lain

8. BAHAGIAN PENGANGKUTAN

Jadual penggunaan kenderaan

 Pandu arah jalan

 Pandu Arah meletak kereta (parking) VIP

 Pandu Arah meletak kereta (parking) BAS

 Pandu Arah meletak kereta (parking) jemputan

Menyediakan pengangkutan untuk VVIP

 SUK Johor

 Jabatan Kerajaan

 Polis

 Imigresen

 Lain-lain jabatan

Menyediakan pengangkutan untuk petugas dan peserta.

 Bas peserta

 Bas AJK

 Pajero/Van Urusetia

 Ambulans UTM 9. BAHAGIAN PENGINAPAN

Tempahan untuk VVIP

(5)

Tempahan untuk petugas Tempahan untuk peserta

Tempahan untuk pegawai pengiring

Tempahan untuk pemandu bas ( jika perlu ) Menyelesaikan bil-bil penginapan

10. BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEO

Menyediakan bahan tayangan / story board Kelulusan bahan dan konsep multimedia Menempah peralatan multimedia 11. BAHAGIAN KESELAMATAN

Kawalan sepanjang majlis Kawalan lalu lintas Jaket keselamatan

Tanda arah ke tempat majlis

Kawalan tempat letak kereta ( parking ) EMS ( Ambulans / First Aid Kit )

Penyediaan Ruang Sakit ( Sick Bay ) 12. BAHAGIAN PERCETAKAN

Reka Bentuk poster / sepanduk / panji-panji Kelulusan Unit Media Grafik, Canseleri Sebutharga poster / Sepanduk

Bayaran pendahuluan (deposit) percetakan

Menempah cetakan poster / Sepanduk / panji-panji Kebenaran menampal / menggantung oleh

keselamatan

Menyelesaikan bil-bil percetakan 12. BAHAGIAN PERSEMBAHAN

Senarai persembahan bersama sebutharga persembahan

Kelulusan dari unit Kebudayaan, Pejabat Canseleri Pembayaran pendahuluan (deposit ) kepada ketua persembahan

Persediaan logistik kumpulan persembahan

 Kenderaan

(6)

 Tiket kapal terbang

 Penginapan

 Makan / Minum

 Peralatan Audio Visual

 Peralatan muzik

 Latihan rehearsal

 Keselamatan artis

 Lain-lain keperluan

(7)

CARTA ALIR : PENUBUHAN PERSATUAN PELAJAR PELAJAR

 Menyalin perlembagaan persatuan ke dalam pendrive / cd

 Menghantar permohonan untuk mendaftarkan persatuan

PUSAT KEGIATAN PELAJAR

 Menyemak kandungan perlembagaan dan maklumat yang diperlukan

 Menyediakan Sijil Pendaftaran Persatuan dan nombor rujukan

PELAJAR

 Menghantar perancangan aktiviti maklumat persatuan / kelab pada awal semester

 Melaksanakan Aktiviti

 Mengadakan mesyuarat

 Menghantar minit mesyuarat agong dan carta organisasi baru

 Rekod MULA

TAMAT

PEMBETULAN

TIDAK LENGKAP

GAGAL LULUS

(8)

PROSES PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI DI POLITEKNIK

 Pelajar merancang aktiviti. Rujuk kepada penasihat Persatuan

 Membuat kertas kerja / Borang C dan serah kepada Pejabat Timbalan Dekan (HEP & Alumni)

 Kertas kerja / Borang C disemak dan diusulkan ke Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti ( Bajet <

RM 1000 diluluskan oleh Timb. Dekan HEP tanpa melalui Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti.

 Surat kelulusan program dikeluarkan

 Aktiviti dijalankan

 Menghantar laporan lengkap setelah program selesai

 Rekod

NOTA :

Bagi program yang melibatkan kelulusan serta permohonan bajet daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Kertas kerja dan Borang C yang lengkap hendaklah dimajukan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar setelah Fakulti meluluskan program.

MULA

TAMAT

< RM 1000

TIDAK LULUS

LULUS

(9)

ALIRAN KERJA PEMOHONAN DAN PENGURUSAN TAJAAN

Pegawai bertanggungjawab Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Dekan / Ketua / Pengarah

Program Pelajar Penasihat Program

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan

Kuasa Naib Canselor

Program Pelajar

Kuasa Kem. Pengajian Tinggi.

Shah Alam

Bahagian Akaun Amanah

Cawangan

Bahagian Kewangan Cawangan

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan

Dekan / ketua / Pengarah

Program Pelajar Penasihat Program

Penjelasan

Permohonan tajaan program pelajar perlu disalurkan melalui Timbalan Naib Canselor HEP / HEA

Tajaan yang telah diluluskan perlu dimaklumkan kepada

Jawatankuasa Amanah berkenaan

Surat Kuasa di keluarkan oleh Bendahari

Surat Permohonan Tajaan 1. Program Antarabangsa-

Tandatangan naib Canselor

2. Program Nasional- Tandatangan Dekan / Ketua Bahagian / Pengarah Cawangan MULA

Permohonan Kelulusan Tajaan

Program Fakulti /

jab / Bahagian

Program Pelajar

LULUS LULUS

Surat Kuasa Mengutip

Surat Permohonan

Tajaan

1

(10)

Pegawai Bertanggungjawab

Bahagian Akaun Amanah / Kewangan Cawangan

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan

Bendahari Program

Program Pelajar Penasihat Program

Bahagian Akaun Amanah / Cawangan

Penjelasan

1. Rekod Terimaan.

2. Keluarkan Resit

3. Makluman kepada Fakulti / Bahagian / Cawangan 4. Pengurusan bayaran

berdasarkan pengesahan Fakulti / Ketua / Bahagian 5. Pelarasan terimaan dan

bayaran

Lebihan pendapatan akan dimasukkan ke dalam akaun amanah berkenaan kekurangan pendapatan akan ditampung oleh akaun amanah fakulti /

Bahagian/Am / cawangan 1

Surat Kuasa Mengutip

Bayaran

Penyediaan penyata

Baki Pendapatan

Tamat

(11)

CARTA ALIRAN : PERMOHONAN KENDERAAN

PELAJAR

 Surat kelulusan aktiviti

 Isi borang tempahan kenderaan 2 minggu sebelum aktiviti

 Pengesahan dan hantar borang ke unit kenderaan

UNIT KENDERAAN

 Semak borang

 Semak penjadualan kenderaan

 Kelulusan dari unit kenderaan

 Pelajar buat susulan

 Dapatkan maklumat kenderaan dan pemandu

 Pegawai Pengiring ikut serta bersama pelajar

 Pelaksanaan aktiviti

 Penilaian dari pelajar mengenai perkhidmatankenderaan

 Rekod MULA

TAMAT TIDAK

LENGKAP

YA

(12)

CARTA ALIR : PROSES PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN

PELAJAR

 Surat kelulusan program

 Isi borang permohonan

 Hantar borang kepada Penolong Pendaftar ( pentadbiran) untuk kelulusan

HEP / PEJABAT PENTADBIRAN

 Semak borang pinjaman dan surat kelulusan program

 Kelulusan pinjaman

 Pelajar mengambil peralatan

 Pemulangan peralatan oleh pelajar

 Pengesahan penerimaan oleh staf

 Tindakan jika tidak hantar peralatan

 Rekod MULA

TAMAT YA TIDAK

(13)

CARTA ALIRAN KERJA

 Mengisi borang permohonan

pendahuluan setelah aktiviti diluluskan

 Serahkan borang yang telah diluluskan beserta salinan aktiviti

 Proses kelulusan bayaran

 Penyediaan cek oleh Unit Kewangan Zon 4 ( Siap 7 hari bekerja dari tarikh penghantaran borang )

 Penerimaan cek di kaunter Unit Kewangan Zon 4

 Rekod

*Nota : Pelarasan pendahuluan hendaklah dibuat dalam masa satu (1) bulan dari tarikh penerimaan cek. Pemotongan gaji akan dibuat tanpa notis peringatan jika gagal membuat pelarasan.

MULA

TAMAT LULUS TIDAK LULUS