9 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Empat Lima Sekata berdiri pada tahun 2017. PT. ELS yang terletak di, BIZPOINT, point 1 blok Istambul no 17-19 JL Pemda Tigaraksa Kel. SukaMulya, cikupa, Kab. Tangerang. PT. ELS adalah produsen dan pemasok dari berbagai kebutuhan rumah tangga / home care. Produk yang dihasilkan oleh PT. ELS ini adalah LAKOS, berupa detergent liquid, sabun cuci piring, pembersih lantai, pewangi dan pelembut pakaian, sabun cuci tangan.
Produk-produk yang dihasilkan PT. ELS ini di proses dengan menggunakan bahan baku berkualitas premium, dan dilakukan dan dikerjakan oleh para profesional dan sesuai dengan norma-norma pasar global. Dalam menjalankan bisnisnya, PT. ELS juga didukung oleh tenaga-tenaga yang profesional dalam bidangnya., mulai dari proses produksi sampai dengan pemasaran hingga proses pendistribusiannya. PT. ELS juga sudah mendapatkan penghargaan yang sangat besar dari pelanggan untuk produk berkualitas tinggi, kemasan yang aman dan ramah lingkungan.
Gambar 2.1 Produk dari PT Empat Lima Sekata Sumber : PT. Empat Lima Sekata
10 Pada Gambar 2.1 di atas, merupakan produk yang dibuat oleh PT Empat Lima Sekata dengan merk Lakos. Produk yang di buat yaitu sabun pencuci piring (SCP), cairan pembersih lantai, deterjen dan pelembut pakaian, dan cairan pencuci tangan. Ada berbagai kemasan yang digunakan yaitu dalam bentuk sachet, mini pouch, pouch, dan saat ini sedang mengeluarkan ukuran yang berbentuk jerrycan.
2.2 Logo Perusahaan
Gambar 2.2 Logo Perusahaan Sumber : PT. Empat Lima Sekata
2.3 Keunggulan, Visi & Misi PT. Empat Lima Sekata Keunggulan PT. Empat Lima Sekata :
1. Fasilitas pengujian kualitas produk
2. Tim profesional yang berpengalaman di bidangnya 3. Eksekusi pesanan tepat waktu
4. Rangkaian produk yang hemat biaya 5. Inovasi produk yang berkelanjutan Visi dari PT. Empar Lima Sekata adalah :
Menjadi produsen untuk kebutuhan rumah tangga / home care dalam skala nasional yang tumbuh dan berkelanjutan.
Sedangkan Misi dari PT. Empat Lima Sekata, yaitu :
1. Menjaga kemitraan dengan para pelanggan dan mewujudkan produk-produk yang berkualitas dan inovatif.
11 2. Mengembangkan SDM yang berkualitas di dalam lingkungan kerja dan melibatkan setiap individu dalam mencapai tujuan perusahaan serta tumbuh secara bersama-sama
3. Memahami beragam kebutuhan konsumen dan memberikan layanan yang tepat demi tercapainya kepuasan optimal konsumen dan juga para Mitra bisnis secara berkesinambungan.
2.4 Struktur Organisasi PT Empat Lima Sekata
Gambar 2.4 Struktur Organisasi PT. ELS, 2020 Sumber : PT. Empat Lima Sekata, 2020
KOMISARIS DIREKTUR UTAMA FINANCE / ACCOUNTING MANAGER LOGISTIC
BAHAN BAKU BARANG JADI
LOADING DOCK PURCHASING OPERATION MANAGER MAINTENANCE TECHNICAL RESPONSIBILITY TECHNICAL SUPPORT PODUKSI CAIRAN PACKING QUALITY CONTROL MARKETING MANAGER DISTRIBUTOR HRD MANAGER
12 2.5 Produk yang terdapat dalam PT Empat Lima Sekata
2.5.1 Sabun cuci piring
Gambar 2.5.1 Produk Pencuci Piring Sumber : PT Empat Lima Sekata
PT Empat Lima Sekata, mengeluarkan produk yang bernama Lakos. Pada Gambar 2.5.1 di atas, merupakan salah satu produk yang dihasilkan oleh PT Empat Lima Sekata. Produk tersebut berupa sabun pencuci piring atau yang bisa di singkat SCP. Sabun pencuci piring tersebut memiliki varian yaitu, lemon dan lime.
Ada beberapa macam kemasan yang disediakan PT Empat Lima Sekata untuk produk sabun cuci piring yaitu, mini pouch. Untuk kemasan mini pouch memiliki berat yang bervariasi mulai dari 80 ml dan 250 ml. PT Empat Lima Sekata mengeluarkan kemasan yang terbaru yaitu pouch sebesar 800 ml dan jerrycan yang memiliki berat yaitu 4 L.
13 2.5.2 Pembersih Lantai
Gambar 2.5.2 Cairan Pembersih Lantai Sumber : PT Empat Lima Sekata
Selain sabun pencuci piring, PT Empat Lima Sekata juga memproduksi cairan pembersih lantai atau yang bisa di singkat CPL. Pada Gambar 2.5.2 terdapat dua varian wangi yang ditawarkan Lakos yaitu wangi sereh dan wangi pine. Kemasan yang disediakan untuk cairan pembersih lantai yaitu sachet 20 ml dan mini pouch 110 ml. Selain kemasan 20 dan 110 ml, PT Empat Lima Sekata juga sedang berinovasi pada kemasannya. Selain sachet dan mini pouch, PT. Empat Lima Sekata juga menyediakan kemasan yang berupa Jerrycan 4 L.
14 2.5.3 Deterjen dan pelembut
Gambar 2.5.3 Deterjen + Pelembut Sumber : PT Empat Lima Sekata
Selain sabun cuci piring dan pembersih lantai, PT Empat Lima Sekata juga membuat deterjen dan pelembut pakaian. Kemasan yang disediakan untuk deterjen dan pelembut pakaian ini yaitu sebesar 12 ml dan 25 ml dalam kemasan sachet. Saat ini deterjen dan pelembut pakaian lakos sedang tidak beroperasi untuk sementara dikarenakan perusahaan sedang berinovasi untuk mengembangkan produk dari deterjen dan pelembut pakaian lakos ini.
2.6 Landasan Teori 2.6.1 Manajemen
Sedangkan menurut Kinicki dan William (2017) Manajemen diartikan sebagai pencapaian organisasi yang efektif dan efisien dengan mengintegrasikan pekerjaan melalui perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan kepemimpinan sumber daya organisasi. Robbins dan Coulter (2018) dalam bukunya berpendapat bahwa manajemen merupakan proses melibatkan koordinasi dan pengawasan kegiatan kerja orang lain, sehingga kegiatan mereka dapat diselesaikan secara efisien dan efektif. Seorang manajer harus bisa melibatkan
15 dan memastikan bahwa, aktivitas kerja diselesaikan secara efisien dan efektif oleh karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukannya.
Bateman dan Snell (2015) berpendapat bahwa manajemen adalah untuk mencapai tujuan suatu organisasi maka diperukan proses kegiatan bekerja yang dilakukan oleh seseorang atau sumber daya. Manajer yang baik dapat bekerja sama antara dia dengan sumber daya secara efektif dan efisien. Efisien dan efektif yang di maksud di sini adalah bsa menggunakan sumberdaya seminimal mungkin baik uang, tenaga, waktu, dan bahan. Sedangkan Schermerhorn et al., (2017) mengatakan bahwa manajemen adalah kegiatan dalam perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan kinerja
Dessler (2017) dalam bukunya yang berjudul Human Resources Management membagi Management Process menjadi 5 bagian, yaitu :
1. Planning : menetapkan tujuan, standar, mengembangkan peraturan dan prosedur, dan mengembangkan rencana.
2. Organizing : mengkoordinasikan pekerjaan, wewenang, dan otoritas serta komunikasi kepada bawahan.
3. Staffing : menentukan dan memilih karyawan, memberi kompensasi, mengevaluasi, melatih dan mengembangkan karyawan.
4. Leading : membuat orang lain bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas, dan menjaga moral dalam organisasi serta memotivasi karyawan.
5. Controlling : menetapkan standar, kualitas, dan memeriksa bagaimana kinerja yang dilakukan dan memberikan korektif sesuai dengan kebutuhan.
Menurut Robbins dan Judge (2017) terdapat keahlian manajemen (management skill) terbagi menjadi tiga bagian, yaitu :
1. Keterampilan teknis (Technical Skill)
Technical skil mencakup kemampuan untuk menerapkan pengetahuan khusus kepada keahlian.
16 Human skill merupakan kemampuan dalam berkomunikasi, memahami, memotivasi, serta mendukung orang lain, baik secara individu maupun dalam kelompok.
3. Keterampilan konseptual (conceptual Skill)
Conceptual skill merupakan kemampuan mental dalam menganalisis dan membaca situasi yang kompleks. Keterampilan ini lebih berfokus pada mengambil keputusan yang terdiri dari identifikasi masalah, mengembangkan solusi cadangan dalam memperbaiki masalah yang ada, mengevaluasi solusi cadangan tersebut, serta memilih yang paling baik.
Kemudian Robin dan judge (2017) juga menjelaskan bahwa peran manajemen (management roles) terbagi dalam tiga jenis, anatar lain :
1. Peran interpersonal (Interpersonal Roles)
Interpersonal roles adalah dimana seorang manajer yang diwajibkan untuk melakukan tugas yang bersifat resmi dan simbolis.
2. Peran informasional (Informational Roles)
Informational roles merupakan semua manajer, sampai tingkat tertentu, mengumpulkan informasi dari organisasi dan lembaga diluar organisasi, terkadang dengan memindai media berita (termasuk internet) dan berbicara dengan orang lain untuk mengetahui perubahan dalam selera public dan apa yang mungkin direncanakan oleh pesaing.
3. Peran keputusan (Decisional Roles)
Peranan ini memiliki empat bagian yang diidentifikasikan oleh Mintzberg, yaitu : a. Peran pengusaha (Entrepreneur Role)
Peran ini adalah yang dimana para manajer memulai dan mengawasi proyek baru yang akan meningkatkan kinerja dari organisasi mereka.
b. Penanganan gangguan (Disturbance Handlers)
Peran ini dimana manajer mengambil tindakan korektif dalam menghadapi masalah yang tiba-tiba terjadi.
17 Peran ini manajer bertanggung jawab dalam mengalokasi sumber daya manusia, fisik dan moneter.
d. Peran negosiator (Negotiator Role)
Peran ini adalah pada saat dimana mereka membahas masalah dan melakukan penawaran dengan unit lain untuk mendapatkan keuntungan untuk unit mereka sendiri.
2.6.2 Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajer harus merencanakan, menjalin, mengembangkan dan mempertahankan dan mempertahankan tenaga kerja yang efektif, pendapat tersebut dikemukakan oleh Kinicki & William (2017). Dessler (2017) juga menjelaskan bahwa sumber daya manusia adalah proses dimana mendapatkan, pelatihan, menilai, dan kompensasi karyawan, dan menghadiri untuk hubungan dalam bekerja, Kesehatan dan juga keselamatan, dan kekhawatiran terhadap keadilan. Raymond A. Noe (2017) mengatakan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah sistem, implementasi, dan kebijakan yang memberikan pengaruh terhadap attitude dan kinerja dari karyawan.
Robbins dan Coulter (2017) mengatakan bahwa manajemen mengkoordinasikan dan mengawasi aktivitas kerja karyawan, agar aktivitasnya selesai secara efisien dan efektif. Sedangkan Bateman dan Snell (2015) mengatakan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah sistem proses untuk mengorganisir seseorang dalam sebuah organisasi. Mondy dan Martocchio (2016) menjelaskan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah pemanfaatan individu dalam mencapai tujuan organisasi.
Dessler (2017) menjelaskan bahwa terdapat beberapa macam fungsi dari manajemen sumber daya manusia yaitu :
1. Melakukan pekerjaan analisis (menentukan sifat pekerjaan masing-masih karyawan). 2. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan merekrut calon karyawan.
3. Memilih calon karyawan.
4. Orientasi dan pelatihan pada karyawan baru. 5. Mengatur gaji dan upah.
18 6. Memberikan insentif dan benefit.
7. Menilai kinerja karyawan.
8. Berkomunikasi (wawancara, pendisiplinan). 9. Pelatihan karyawan dan mengembangkan manajer. 10. Membangun komitmen karyawan.
2.6.3 Job Description
Menurut Kinicki dan Williams (2017) job description adalah ringkasan tentang apa yang dilakukan oleh pemegang pekerjaan dan bagaimana dan mengapa pemegang pekerjaan melakukannya. Sedangkan Dessler (2017) mengatakan bahwa job description adalah daftar pekerjaan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab pengawasan dari analisis pekerjaan. Dessler (2017) berpendapat bahwa job description adalah tugas pekerjaan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab pengawasan suatu produk dari analisis pekerjaan. Job description dapat digunakan untuk membuat job specification, dapat mencantumkan kemampuan, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan agar pekerjaan tersebut bisa memuaskan.
Mondy dan Martocchio (2016) job description adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai tugas penting, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Untuk mengembangkan job description diperlukannya informasi yang didapatkan dari job analysis, sangat penting agar mengetahui apakah job description relevan dan akurat. Ada beberapa item yang sering dimasukkan ke dalam job description, yaitu tugas utama yang sering dilakukan, persentase waktu yang digunakan dalam setiap tugas, standar kinerja yang ingin dicapai, kondisi kerja, jumlah karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut dan kepada siapa mereka melapornya, mesin dan pralatan yang digunakan di tempat kerja.
Mondy dan Martocchio (2016) juga mengatakan bahwa isi dari job description berbeda dengan tujuan penggunaanya. Bagian selanjutnya adalah membahas tentang bagian dari job description :
19 1. Job identification
Job identification meliputi jabatan, departemen, hubungan pelaporan, dan nomor atau kode dalam pekerjaan. Gelar yang baik akan membedakan pekerjaan itu dari yang lainnya. Sayangnya, jabatan seringkali menyesatkan. Sebagai contoh, seorang pegawai asisten eksekutif dalam suatu perusahaan mungkin tidak lebih dari seorang pegawai yang dibayar tinggi, sedangkan seorang dengan jabatan yang sama di perusahaan lain secara praktis dapat memimpin perusahaan.
2. Date of the job analysis
Ditempatkan pada job description untuk membantu mengidentifikasi perubahan pada pekerjaan yang dapat membuat deskripsi terlihat usang. Beberapa perusahaan merasa berguna apabila menandai dokumen yang sudah lewat dari waktu berakhirnya suatu dokumen. Penerapan ini dapat memastikan konten pekerjaan secara berkala dan meminimalkan jumlah job description yang sudah using.
3. Job summary
Job summary memberikan gambaran singkat tentang pekerjaan yang dikerjakan di perusahaan.
4. Duties performed
Isi dari duties performed menggambarkan tugas-tugas utama yang harus dilakukan karyawan. Biasanya diawali dengan kata seperti menerima, melakukan, menetapkan, atau mengumpulkan yang mencukupkan setiap tugas. Dalam jabatan terdapat hal yang harus diperhatikan untuk membantu mematuhi peraturan yang perusahaan buat. 5. Job specification
Dalam job specification harus selalu mencerminkan minimum suatu pekerjaan, bukan kualifikasi yang ideal untuk pekerjaan tertentu. Dalam job specification hal yang harus diperhatikan adalah Pendidikan, pengalaman, dan memiliki keahlian dalam bidangnya. Beberapa masalah dapat terjadi juka spesifikasi meningkat.
20 2.6.4 Organization Behavior Structure
Kinicki dan Williams (2017) mengatakan bahwa organization structure adalah untuk mencapai tujuan organisasi maka diperlukannya sebuah sistem formal tugas dan hubungan pelaporan yang mengkoordinasikan dan memotivasi para karyawan. Setelah visi dan strategi perusahaan ditentukan, manajer harus menciptakan budaya agar bisa memotivasi para karyawan agar dapat bekerja sama, dan juga manajer harus berkoordinasi kepada karyawan agar dapat mencapai tujuan strategis perusahaan. terdapat dua posisi yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda, yaitu :
1. Line Position
Manajer memiliki otoritas untuk membuat keputusan dan biasanya memiliki asisten yang bertugas untuk melapor pekerjaannya kepada manajer. Seperti contoh, presiden, wakil presiden, direktur, dan kepala divisi. Pada bagan organisasi ditunjukkan dengan garis vertikal.
2. Staff Position
Staf memiliki fungsi dan kewenangan untuk memberikan nasihat, rekomendasi kepada manajer. Seperti contoh, karyawan yang memiliki spesialisasi bisa memberikan nasihat atau rekomendasi kepada manajer. Posisi staf ini ditunjukkan pada bagan organisasi dengan garis horizontal.
Bateman dan Snell (2015) berpendapat bahwa dalam menggambarkan organization structure perusahaan dapat dilihat dari skema yang perusahaan gunakan. Dalam skema organisasi yang perusahaan pmiliki, menggambarkan posisi dan cara pengaturannya. Dalam skema tersebut juga menggambarkan tentang struktur pelaporan (who reports to whom) dan kegiatan yang harus dilakukan oleh karyawan. Sebagian besar perusahaan memiliki organizational structure resmi yang dibuat untuk memberikan informasi. Terdapat dua konsep dasar dimana struktur disusun.
1. Differentiation
Differentiation dimana dalam perusahaan terdapat perbedaan dalam metode kerja baik dalam jenis tugasnya, keterampilan yang harus dimiliki, dan metode kerjanya.
21 Beberapa konsep yang mendasari differentiation, seperti differentiation melalui pembagian pekerjaan dan spesialisasi pekerjaannya. Pembagian pekerjaan yang di maksud adalah pekerjaan dalam perusahaan dibagi lagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, berarti tiap karyawan dan unit dalam perusahaan melakukan tugas pekerjaan yang berbeda. Sedangkan spesialisasi dalam pekerjaan mengacu pada bahwa karyawan atau tim dalam perusahaan melakukan bagian tertentu dari tugas yang lebih besar.
Kedua konsep tersebut tentunya saling berkaitan erat. Sehingga membuat tugas yang harus dilakukan dalam suatu perusahaan menjadi spesialisasi dan pembagian kebutuhan kerja. Jika tidak, kompleksitas dari keseluruhan pekerjaan dalam perusahaan menjadi berat bagi setiap karyawan yang menjalani pekerjaannya. Differentiation yang tinggi dimana ketika perusahaan memiliki banyak subunit dan banyak jenis spesialisasi yang dimiliki perusahaan tersebut.
2. Integration
Integration sejauh mana unit kerja yang berbeda, bekerja sama dan mengoordinasikan upaya mereka. Semua tugas khusus dalam suatu organisasi tidak dapat dilakukan sepenuhnya secara independen. Karena jika unit perusahaan yang lebih besar maka tingkat komunikasi dan kerja sama harus ada didalam perusahaan. Selain itu, koordinasi juga diperlukan dalam perusahaan agar prosedur yang menghubungkan berbagai bagian dalam perusahaan bisa mencapai misi keseluruhan perusahaan.
Agar integration tercapai maka diperlukannya mekanisme structural pekerjaan yang meningkatkan kolaborasi dan koordinasi dalam perusahaan. Setiap aktivitas pekerjaan yang menghubungkan berbagai unit kerja yang berbeda menjalankan fungsi integration. Semakin tinggi differentiation dalam perusahaan maka semakin besar kebutuhan integration di antara unit – unit yang berbeda.
22 Dalam bukunya Bateman dan Snell (2015) menyatakan bahwa ada dua konsep dalam organizational structure. Pertama, vertical structure dan horizontal structure dalam organizational structure.
1. Vertical Structure
Dalam vertical structure membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan wewenang dalam suatu perusahaan, dewan direksi, kepala eksekutif, dan tingkatan hirarki serta masalah-masalah yang berkaitan dengan delegation dan decentralization. Selain itu juga membahas tentang memahami masalah seperti hubungan pelaporan, otoritas, tanggung jawab, dan lain-lainnya.
a. Authority in Organizations
Pada tingkat yang mendasar ini, fungsi setiap perusahaan bergantung pada penggunaan authority, yang memiliki hak untuk membuat keputusan dan untuk memberitahu karyawan apa yang harus dilakukan. Misalnya, atasan memiliki wewenang untuk memberikan perintah kepada bawahannya. Sebagian perusahaan kecil yang memiliki struktur yang sederhana, owner juga bisa bertindak sebagai manajer. Tetapi, owner juga bisa mempekerjakan karyawan sebagai manajer yang bisa mengelola bisnis dan para karyawannya. Owner juga memberikan manajer wewenang untuk mengawasi operasional perusahaan, dan manajer juga harus bertanggung jawab untuk melaporkan dan menghormati owner.
Pada umumnya authority dalam posisi yang formal merupakan srana utama dalam menjalankan perusahaan. Biasanya, atasan memberikan perintah kepada bawahannya, karena hal ini terjadi pada umumnya agar perusahaan bisa bergerak maju dan mencapai tujuannya. Manajer yang efektif adalah manjer yang menyadari authority sebagai faktor yang dapat membantu atau membantu pencapaian perusahaan. Berikut adalah formal authority structure dari atas ke bawah:
23 1. Board of Directors
Di dalam perusahaan, owner adalah pemegang saham, tetapi dengan adanya banyak individu – individu didalam perusahaan hanya sedikit yang terlibat langsung dalam mengelola organisasi. Pemegang saham memiliki dewan direksi untuk mengawasi perusahaan. Dewan direksi biasanya memiliki pimpinan untuk membuat keputusan dan mempengaruhi perusahaan. Dewan direksi melakukan setidaknya tiga rangkaian tugas utama yaitu memilih menilai memberi penghargaan dan mungkin menggantikan CEO, menentukan arah strategis perusahaan dan meninjau kinerja keuangan, yang terakhir memastikan perilaku etis tanggung jawab sosial.
2. Chief Executive Officer
Chief executive officer yang menempati posisi puncak pada organizational structure dan memiliki wewenang dan bertanggung jawab kepada dewan direksi dan owner atas kinerja perusahaan. Di beberapa perusahaan satu orang memegang tiga posisi CEO, ketua dewan direksi, dan presiden. Namun, pada umumnya satu orang memegang dua posisi dengan CEO yang menjabat sebagai ketua dewan dan presiden dalam perusahaan.
3. Top Management Team
Semakin banyak CEO membagikan authority dengan anggota kunci lainnya dari top management team. Top management team biasanya terdiri dari CEO, presiden, kepala operasi, kepala keuangan, dan eksekutif yang lainnya. Daripada membuat keputusan penting sendiri, biasanya CEO di perusahaan besar secara teratur untuk membuat keputusan yang penting dengan top management team perusahaan.
b. Hierarchical Levels
CEO yang menempati posisi teratas merupakan anggota yang lebih tinggi di top management. Tingkat Top management yang mencakup presiden dan wakil presiden yang bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan. Terdapat tiga tingkatan dari piramida organisasi, yang bisa disebut hierarchy.
24 1. Executive staff dan board of director yang memiliki tanggung jawab
mencakup tata kelola perusahaan dan pengawasan dalam perusahaan. Dalam beberapa tahun terakhir kepercayaan terhadap tata kelola perusahaan telah terkikis secara signifikan karena adanya perbuatan yang memalukan dan gaji yang diterima eksekutif sangat kecil. Sekarang CEO dan CFO (chief financial officer) harus mengesahkan keakuratan laporan keuangan perusahaan mereka secara pribadi.
2. Tingkat kedua adalah middle management. Pada tingkat ini manajer bertanggung jawab atas perusahaan dan departemennya. Tingkat terendah dari manajemen adalah manajer, supervisor, serta karyawan yang melapor langsung kepada mereka. Level ini juga bisa disebut sebagai level operasional organisasi.
3. Authority structure adalah perekat yang dapat menyatukan level-level lainnya. Umumnya, karyawan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan dan memberi tahu bawahannya apa yang harus dilakukannya. Misalnya, manajer memberi perintah kepada supervisor selanjutkan supervisor mengarahkan pekerjaan ke tingkat operasional.
c. Span of Control
Dalam organizational structure jumlah bawahan seorang manajer adalah hal yang penting. Jumlah yang melapor langsung ke supervisor atau eksekutif bisa disebut span of control. Span of control yang optimal tergantung pada sejumlah faktor. Jangka waktu harus lebih luas ketika pekerjaan didefinisikan dengan jelas dan tidak ambigu, bawahan sangat terlatih dan memiliki akses informasi, manajer sangat capable dan supportive, pekerjaan dan kinerja sebanding, dan bawahan lebih suka memilih authority untuk mengontrol pengawasan. Jika kondisi yang berlawanan, span of control yang sempit mungkin lebih sesuai.
d. Delegation
Delegation adalah pemberian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan untuk melapor kembali kepada atasannya tentang seberapa efektif pemberian
25 tugas tersebut dilakukan. Delegation merupakan ciri paling mendasar dari manajemen karena memerlukan penyelesaian pekerjaan melalui bawahan. Dengan demikian, delegation penting di semua tingkat hirarki. Proses dari delegation dapat terjadi antara dua individu dalam jenis struktur apapun yang berkaitan dengan tugas apapun. Beberapa manajer merasa nyaman dengan menyerahkan pekerjaan kepada bawahan, tetapi ada juga manajer yang tidak. Saat memberikan pekerjaan, sebaiknya mengingat pentingnya antara authority, responsibility, dan accountability.
1. Authority
Authority, berarti karyawan tersebut memiliki hak untuk membuat keputusan, memberi perintah, menggunakan sumber daya, dan melakukan apapun yang diperlukan untuk memenuhi responsibility. Sangat banyak karyawan yang memiliki lebih banyak responsibility daripada authority. Karyawan harus bekerja sebaik mungkin melalui tindakan informal dan bukan hanya mengandalkan authoritynya.
2. Responsibility
Dimana karyawan yang diberikan tugas harus bertanggung jawab atas pekerjaanya yang dilakukannya. Saat menyerahkan tanggung jawab pekerjaan, manajer juga harus menyerahkan wewenang yang cukup kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Saat manajer menyerahkan tanggung jawab, maka bawahan juga harus bertanggung jawab untuk mencapai hasilnya.
3. Accountability
Accountability adalah karyawan akan melakukan suatu pekerjaan, mengambil tindakan korektif bila diperlukan, dan melaporkan keadaan dan kualitas kinerjanya kepada atasan. Accountability berarti bahwa manajer memiliki hak untuk mengharapkan bawahannya untuk melakukan pekerjaannya dan manajer juga bisa mengambil tindakan korektif apabila bawahannya gagal
26 melakukannya. Bawahan juga harus melapor ke atasan tentang status dan kualitas pelaksanaan dalam tugasnya.
Terdapat keuntungan dalam mendelegasikan pekerjaan menawarkan keuntungan penting, terutama bila pekerjaan itu dilakukan secara efektif. Delegation yang efektif apabila bisa memanfaatkan energi dan bakat manajer dan bawahannya. Dalam hal ini memungkinkan para manajer untuk mencapai lebih dari yang mereka lakukan sendiri. Sebalikya kekurangan dalam pendelegasian atau pendelegasian yang tidak efektif mengakibatkan dapat mengurangi apa yang sudah dicapai oleh seorang manajer.
Untuk mencapai keuntungan, pendelegasian harus dilakukan dengan benar, pendelegasian yang efektif berlangsung melalui beberapa langkah. Langkah pertama adalah bagaimana manajer bisa mendefinisikan tujuan yang jelas tentang hasil yang diinginkan, kemudian manajer juga harus memilih karyawan yang bisa dan mampu untuk melakukan tugas tersebut. Selanjutnya, karyawan yang mendapatkan tugas tersebut harus diberikan wewenang, waktu, dan sumber daya untuk melaksanakan tugas dengan sukses, sumber daya yang diperlukan biasanya melibatkan orang, uang, dan peralatan, tetapi seringkali melibatkan informasi penting. Selama pendelegasian, manajer dan bawahan juga harus bekerja sama dan berkomunikasi tentang proyek tersebut. Dan yang terakhir manajer harus mengetahui ide-ide bawahan di awal dan menanyakan tentang kemajuan atau masalah pada saat pertemuan.
e. Decentralization
Dalam centralized organization lebih banyak keputusan penting dibuat oleh atasan, sedangkan dalam decentralized organization lebih banyak keputusan dibuat di tingkat yang lebih rendah. Centralized organisasi adalah dalam sebuah organisasi dimana eksekutif tingkat tinggi membuat sebagian besar keputusan dan meneruskannya ke bawahannya untuk mengimplementasikannya. Sedangkan decentralized organization adalah dalam sebuah organisasi dimana manajer membuat keputusan penting.
27 Idealnya, pada saat pengambilan keputusan terjadi maka karyawan yang berpengaruh secara langsung dan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang masalah tersebut. Pengambilan keputusan penting apabila lingkungan bisnisnya berubah dengan cepat dan pengambilan keputusan harus dibuat dengan cepat dan baik. Misalnya, ketika para peneliti mencontohkan untuk ide baru dalam perusahaan, para peneliti menemukan bahwa kinerja terburuk dalam decentralized organization dimana pada saat pencarian ide baru dilakukan pada bawahan, karena ide diajukan apabila hanya menguntungkan departemen tertentu. 2. Horizontal Structure
Dalam aspek vertical structure membahas tentang authority, span of control, delegation, dan decentralization penting karena karyawan memberikan gambaran tentang bagaimana hubungan antara karyawan dan manajer satu sama yang lain. Karena tugas dalam perusahaan semakin kompleks, perusahaan harus membagi departemen menjadi unit atau departemen yang lebih kecil lagi. Salah satu contohnya adalah perbedaan antara line departments dan staff departments.
a. Line Departments
Line departments adalah unit yang berhubungan langsung dengan barang dan jasa utama dalam perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan utama dalam perusahaan. Line departments biasanya memiliki banyak otoritas dan kekuasaan dalam organisasi. Selain itu, line departments memiliki tanggung jawab untuk membuat keputusan yang besar, dan line departments juga bertanggung jawab atas hasil dari keputusannya.
b. Staff Departments
Staff departments adalah departemn yang memiliki keterampilan khusus atau profesional yang dapat mendukung line departments. Termasuk departemen research, legal, accounting, public relation, dan human resources, dan setiap departemen memiliki manajer sendiri. Seperti contohnya departemen keuangan menyetujui dan memantau kegiatan anggaran perusahaan.
28 Didalam perusahaan, konflik dapat muncul antara line departments dan staff departments. Salah satu alasannya adalah career paths dan keberhasilan di banyak fungsi staff bergantung pada keahlian di bidang fungsional tertentu, sedangkan keberhasilan dalam line departments lebih didasarkan pada pengetahuan industri perusahaan. Meskipun line manager yang ingin mengejar new products dan customers, tetapi staff manager lebih berfokus pada persyaratan dan prosedur perusahaan.
