APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI DAN GURU PADA SMK NEGERI 1 KELAPA. Dwi Nur Duwinta

(1)

1

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI DAN GURU

PADA SMK NEGERI 1 KELAPA

Dwi Nur Duwinta

Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

email: [email protected] Abstraksi

Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada SMK Negeri 1 Kelapa saat ini mengalami permasalahan dalam penyajian informasi terkait dengan perhitungan gaji, total gaji secara keseluruhan, proses terkait dengan perhitungan berdasarkan beberapa komponen potongan. Proses pengajian juga terkait dengan informasi dari pegawai- pegawai tersebut dan dengan demikian dibutuhkan penginputan terlebih dahulu data dari para pegawai untuk mendapatkan sebuah database yang diperlukan.

Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dibutuhkan komponen yang terkait seperti data Pegawai secara lengkap, data tentang komponen-komponen gaji, tunjangan dan potongan yang harus dibayarkan, perangkat lunak yang mendukung proses perhitungan gaji kotor dan gaji bersih, perangkat keras serta prosedur yang terkait didalamnya.

Pengembangan Sistem Informasi ini di hasilkan dengan metodologi pengembangan yang terstruktur, mengambarkan proses-proses mulai menghasilkan database Pegawai, komponen perhitungan dari Gaji Kotor dan perhitungan Gaji Bersih serta menghasilkan beberapa informasi yang tercetak sebagai bentuk laporan kepada kepala sekolah terkait. Database dimanfaatkan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat membantu menghasilkan informasi dengan dukungan database.

Kata kunci: Object oriented analysis design, Sistem Informasi Akademik, SMK N 1 Kelapa

(2)

2 1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi komputer pada saat sekarang ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat. Teknologi yang berkembang sesuai tuntutan zaman menjadi sarana yang sangat mendukung untuk menangani berbagai permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan permasalahan yang ada di Perusahaan, Instansi maupun organisasi.

Begitu juga dengan SMK N 1 Kelapa, yang sudah menggunakan komputer untuk mengelola berbagai permasalahan kerja yang ada dilingkungan sekolah sehingga aktivitas kerja dapat berjalan lancar dan semakin baik. SMK N 1 Kelapa dalam mengolah data tentang informasi Penggajian pegawai dan guru menggunakan komputer, namun penggunaannya belum maksimal. Hal itu terjadi dikarenakan semakin bertambahnya data yang diperlukan untuk dicatat sebagai dokumen.

Mengingat pentingnya peranan sistem penggajian, maka sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang mencukupi bagi pegawai serta dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, dapat berupa informasi yang berkualitas yang disajikan dalam bentuk laporan. Hal ini perlu didukung oleh sistem informasi yang mampu menyediakan informasi secara cepat dan akurat mengingat penggajian adalah salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Kesalahan perhitungan atau keterlambatan pembayaran gaji merupakan contoh masalah yang sering dihadapi dalam sistem penggajian.

Tujuan dari penelitian ini adalah dalam rangka membangun sistem informasi yang berbasis aplikasi desktop yang mampu menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang akurat, tepat waktu serta relevan dan efektif.

Berdasarkan uraian singkat diatas, dalam melaksanakan laporan Skripsi, maka penulis akan memberi judul : “Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Pegawai dan Guru Pada SMK Negeri 1 Kelapa”.

1.2 Perumusan Masalah

Permasalahan yang dihadapi adalah :

a. Lamanya waktu yang diperlukan dalam melakukan pencarian dan pencatatan data-data gaji Pegawai sehingga dalam pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan.

b. Kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan dan perhitungan atas transaksi penggajian yang terjadi.

c. Penyimpanan dokumen yang masih menggunakan arsip sebagai media penyimpanan, sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan pengurutan dan pencarian dokumen jika dibutuhkan sewaktu-waktu.

d. History data kurang jelas.

1.3 Tujuan Penelitian

Dengan melihat dari permasalahan yang timbul, maka perancangan sistem ini mempunyai tujuan sebagai berikut :

a. Menghasilkan sistem yang lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem yang sedang berjalan saat ini.

b. Mempermudah dan memperlancar cara kerja pegawai dalam pengolahan data penggajian pegawai

c. Mencari jalan keluar untuk mengatasi kelemahan- kelemahan dari sistem yang sedang dipakai.

d. Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja Pegawai dalam penyajian laporan daftar gaji Pegawai.

e. Membuat laporan Skripsi, dalam rangka menyelesaikan pendidikan program sarjana pada STMIK Atma Luhur Pangkalpinang.

2. Tinjauan Pustaka 2.1. Landasan Teori

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen sistem yang berapa didalam suatu ruang lingkup organisasi, saling berinteraksi untuk menghasilkan sebuah informasi yang bertujuan untuk pihak manajemen tertentu dan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2. Sistem Informasi Peenggajian

Gaji adalah suatu bentuk pembayaran periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja. Dari sudut pandang pelaksanaan bisnis, gaji dapat dianggap sebagai biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya manusia untuk menjalankan operasi, dan karenanya disebut dengan biaya personel atau biaya gaji. Dalam akuntansi, gaji dicatat dalam akun gaji.

Dalam lingkup pegawai negeri, gaji memiliki definisi sendiri, yakni pengeluaran untuk kompensasi yang harus dibayarkan kepada pegawai pemerintah

(3)

3 berupa gaji pokok ditambah dengan tunjangan- tunjangan yang sah yang berhak diterima oleh penerima gaji berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

3. Metode Penelitian

Metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Pengumpulan data dengan metode sebagai berikut :

1) Metode Observasi (pengamatan lapangan) 2) Metode interview ( wawancara)

3) Metode kepustakaan

b. Analisa sistem informasi berorientasi obyek terdiri dari :

1) Activity Diagram

2) Analisa Keluaran dan Masukan Sistem Berjalan

3) Package Diagram 4) Use Case Diagram 5) Use case Description

c. Perancangan sistem informasi berorientasi obyek yaitu :

1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Tabel/Relasi

4) Spesifikasi Basis Data

5) Rancangan Dokumen Keluaran 6) Rancangan Dokumen Masukan 7) Rancangan Layar Program 8) Sequence diagram 9) Conceptual Data Model 10) Normalisasi

11) Class Diagram

Adapun model-model yang digunakan untuk analisa salah satunya sebagai berikut:

NO SIMBOL KETERANGAN

1

Actor Merupakan

Kesatuan Eksternal yang berinteraksi dengan sistem

2 Use Case Rangkaian /

uraian kelompok Yang saling terkait dan Membentuk sistem

3 Generation Menggambarkan

hubungan Khusus atau interaksi

Dalam objek

4 Dependency Hubungan dimana

perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan

mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri

(independent).

5 Include Menspesifikasika

n bahwa use case sumber secara eksplisit.

6 Extend Menspesifikasika

n bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.

7 Association Apa yang

menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.

8 Association antara actor dan use case

Ujung panah pasa association antara actor dan use case mengindikasikans iapa/apa yang meminta interaksi dan bukannya mengindikasikan aliran data.

9 System Menspesifikasika

n paket yang menampilkan sistem secara terbatas.

10 Collaboration Interaksi aturan- aturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemen- elemennya (sinergi).

(4)

4

11 Note Elemen fisik yang

eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi Tabel 1

Simbol Use Case Diagram

4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Pembahasan

Pembahasan untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari penerapan sistem secara manual yaitu meliputi sebagai berikut :

1) Proses Pendataan Pegawai 2) Proses Absensi Pegawai 3) Proses Penyerahan Gaji 4) Proses Pembuatan Laporan Gaji

4.2. Use Case Diagram

Tahap pertama dalam perancangan sistem adalah membuat use case diagram, sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Use case diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor), rancangan hasil analisa tersebut dikelompokkan menggunakan package, rancangan hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut :

Entry Data Golongan

Entry Data Jabatan

Entry Data Pegawai

Entry Data Tunjangan

Entry Data Potongan

Entry Absensi

Cetak Slip Gaji Bendahara

Cetak Laporan Data gaji

Entry Data Gaji

<<include>>

Gambar 1

Use Case Diagram Penggajian Pegawai

(5)

5 4.3. Rancangan Basis Data

sebagai landasan untuk membuat implementasi basis data.

1) Entity Relationship Diagram (ERD)

Dapat Pegawai

1

Slip

Jabatan Punya

Ada Golongan

Beri

Tunjangan Kena

Potongan

M N M

M

N M

M 1

1

KdJab NmJab KdGol

NmGol Gapok

Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStf StsPeg NoHp

KdJab Nip KdGol

Nip

Nip NoSlip

NoSlip TglSlip Periode Gaji KdPot

NmPot BesarPot

KdTun NmTun BesarTun

NoSlip KdTun JmlTun NoSlip

KdPot JmlPot

Gambar 2

Entity Relationship Diagram (ERD)

2) Transformasi Diagram ERD ke LRS

Dapat Pegawai

1

Slip

Jabatan Punya

Ada Golongan

Beri

Tunjangan Kena

Potongan

M N M

M

N

M M 1

1

KdJab NmJab KdGol

NmGol Gapok

Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStfi StsPeg NoHp

KdJab Nip KdGol

Nip

Nip NoSlip

NoSlip TglSlip Periode Gaji KdPot

NmPot BesarPot

NoSlip KdTun JmlTun NoSlip

KdPot JmlPot

Gambar 3 Transformasi ERD ke LRS 3) Logical Record Structure (LRS)

Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStf StsPeg NoHp KdJab KdGol

Pegawai

NoSlip TglSlip Periode Nip Gaji

Slip Nip

KdJab NmJab

Jabatan KdJab

KdGol NmGol Gapok

Golongan

KdGol

NoSlip KdTun JmlTun Kena NoSlip

KdPot JmlPot

Beri

KdPot NmPot BesarPot

Potongan

Tunjangan NoSlip

NoSlip

KdPot

KdTun

Gambar 4 Logical Record Structure

4.4. Rancangan Layar

Berikut ini gambar beberapa bentuk rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.

Form Menu Utama Form Menu Utama

Master Transaksi Cetak Laporan Gaji Keluar

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SMK 1 KELAPA

Gambar 5

Rancangan Layar Menu Utama

(6)

6

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SMK 1 KELAPA

Entry Data Golongan Entry Data Jabatan Entry Data Pegawai Entry Data Tunjangan Entry Data Potongan

Gambar 6

Rancangan Layar Menu Master

Form Entry Data Golongan Form Entry Data Golongan

Kode Golongan : Nama Golongan : Input

Auto

Display Display Kode Golongan

Display Display Nama Golongan

Simpan Ubah Hapus Batal Keluar

Gaji Pokok : Input

Display Display Gaji Pokok

Gambar 7

Rancangan Layar Entry Data Golongan

Form Entry Data Jabatan Form Entry Data Jabatan

Kode Jabatan : Nama Jabatan : Input

Auto

Display Display Kode Jabatan

Display Display Nama Jabatan

Gambar 8

Rancangan Layar Entry Data Jabatan

Form Entry Data Pegawai Form Entry Data Pegawai

Nip :

Nama Pegawai : Input Input

Tempat Lahir : Input

Display Display Nip

Display Display Nama Pegawai

Display Display Alamat

Simpan Ubah Hapus Keluar

Jenis Kelamin :

Display Display Tempat Lahir

Agama :

Batal

Display Display Tgl. Lahir

Input Tgl. Lahir :

Kode Jabatan : Nama Jabatan : Kode Golongan : Nama Golongan :Display

Display

Alamat : Input

Input/Pilih

Display Display Jenis Kelamin Gaji Pokok :Display

Pilih Pilih

Pendidikan Akhir : Input

Jurusan : Input

Tahun Sertifikasi : Input Status Pegawai : Input No. Handphone : Input

Gambar 9

Rancangan Layar Entry Data Pegawai

Form Entry Data Tunjangan Form Entry Data Tunjangan

Kode Tunjangan : Nama Tunjangan : Input

Auto

Display Display Kode Tunjangan

Display Display Nama Tunjangan

Display Display Besar Tunjangan Besar Tunjangan : Input

Gambar 10

Rancangan Layar Entry Data Tunjangan

(7)

7

Form Entry Data Potongan Form Entry Data Potongan

Kode Potongan : Nama Potongan : Input

Auto

Display Display Kode Potongan

Display Display Nama Potongan

Display Display Besar Potongan Besar Potongan : Input

Gambar 11

Rancangan Layar Entry Data Potongan

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SMK 1 KELAPA

Cetak Slip Gaji

Gambar 12

Rancangan Layar Menu Transaksi

Form Cetak Slip Gaji Form Cetak Slip Gaji

No. Slip :

Display Display Kode Tunjangan

Display Display Nama Tunjangan

Display Display Besar Kode Tunjangan

Input Display

Nama Tunjangan Besar Tunjangan

Tambah Cetak Batal Keluar Periode :

Display Jumlah

Input Total

Display

Display Display Jumlah

Display Display Total

Total Tunjangan Display Nama Pegawai :

Input/pilih

Nip :

Display Alamat :^Display

Display Display Kode Potongan

Display Display Nama Potongan

Display Display Besar Potongan Kode Potongan

Input Display

Nama Potongan Besar Potongan Display

Jumlah Input

Total Display

Display Display Jumlah

Display Display Total

Total Potongan Display Tambah

Gaji Bersih Display Input

Jabatan :^Display Golongan :^Display

Gaji Pokok Display Gaji Kotor Display Tgl. Slip :^sysdate

Auto

Gambar 13

Rancangan Layar Cetak Jadwal

Laporan Penjualan Laporan Penjualan

Pilih

Cetak Keluar Pilih

S/d Tanggal :

Gambar 14

Rancangan Layar

Laporan Gaji

(8)

8 5. Kesimpulan dan Saran

5.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang ditarik dari uraian diatas adalah :

a. Dengan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat mengurangi atau membantu proses pekerjaan menjadi lebih cepat.

b. Sistem komputerisasi yang baik harus didukung oleh sumber daya manusia yang mengerti akan sistem tersebut mulai dari perancangan sistem yang dibutuhkan hingga perawatan sistem yang ada.

c. Dengan sistem komputerisasi membantu tingkat manajemen mengambil keputusan untuk menerapkan kebijaksanaan di masa kini atau masa yang akan datang berdasarkan hasil pengolahan data dari informasi yang tersedia dalam sistem tersebut.

d. Hasil pendataan barang yang sangat akurat dan cepat.

e. Pada penulisan ini menggunakan sistem komputerisasi diharapkan kontrol atau pengawasan dapat lebih akurat.

f. Dengan sistem komputerisasi ini diharapkan pelaksanaan pembelian tunai akan lebih baik lagi.

5.2. Saran

Agar pelaksanaan sistem dapat berjalan dengan baik dan sebagaimana mestinya disarankan perusahaan :

a. dibutuhkan sumber daya manusia yang mengerti dan ahli tentang sistem yang dibangun untuk perawatan serta pengembangan dari sistem yang sudah ada menjadi hal yang tidak kalah penting.

Karena diharapkan dengan komputerisasi yang menyeluruh dapat mengontrol dan mengevaluasi setiap bagian.

b. Data yang ada sebaiknya di Back up. Agar suatu ketika jika ada masalah data yang hilang atau ketimpangan informasi antara pimpinan yang lama dengan yang baru, informasi tersebut tetap aman.

c. Diharapkan sistem yang manual dapat diganti dengan sistem yang terkomputerisasi walaupun secara bertahap, agar semua proses menjadi terkontrol, serta pembuatan laporan dapat disusun lebih terinci dan jelas.

Daftar Pustaka

[ASSAURI 2004] Assauri, Sofyan. Manajemen Pemasaran. Jakarta : PT Grafindo Persada, 2004 [BOOCH 2005] Booch, Grady, James

Rumbaugh, Ivar Jacobson.

Pengantar Teknologi Informasi. Semarang:

Salemba Infotek, 2005 [EFRAIM 2005] Efraim, Turban, dkk. Sistem

Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas Jilid I, Yogyakarta: Andi, 2005 [FATANSYAH 2007] Fatansyah. Komputer Basis

Data. Bandung: Informatika Bandung, 2007

[GAOL 2008] Gaol. C.J.L. Sistem Informasi Manajemen.

Jakarta: Grasindo, 2008 [HASIBUAN 2000] Hasibuan, Malayu SP.

Manajemen Sumber Daya Manusia: STIE YKPN, 2000 [JEFFRY 2004] Jeffry L, Whitten, Lonie D.

Bentley, Kevin C. Dittman.

Methode Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6.

Yogyakarta: Andi, 2004 [MARCHEWKA 2004] Marchewka, Jack T, Siklus

Hidup Proyek. Jakarta:

Grasindo, 2004

[MCLEOD 2002] Mcleod, JR, Raymond.

Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:

Grasindo, 2002

(9)

9 [MUNAWAR 2005] Munawar, Pemodelan Visual

dengan UML. Jakarta: Graha Ilmu, 2005

[SUTABRI 2004] Sutabri, Tata, S.Kom, MM.

Analisa Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi, 2004 [SUHENDARA 2002] Suhendara, Hariman Gunadi.

Visual Modelling

Menggunakan UML dan Rrational Rose. Bandung:

Informatika Bandung, 2002 [TAMPUBOLON 2004] Tampubolon. Risk

Management. PT Elex

Media Komputindo: Jakarta, 2004