A. Latar Belakang dan Permasalahan
PSTA-BATAN (Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-Badan Tenaga Nuklir Nasional) Yogyakarta merupakan institusi dari BATAN yang yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan dan pemanfaatan tenaga nuklir sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. PSTA-BATAN Yogyakarta terdiri dari Bagian Tata Usaha, Bidang Fisika Partikel, Bidang Teknologi Proses, Bidang Reaktor, Bidang Keselamatan Kerja dan Keteknikan, Unit Jaminan Mutu, dan Unit Pengamanan Nuklir.1 PSTA- BATAN Yogyakarta merupakan lembaga yang setiap harinya dapat menghasilkan arsip. Arsip-arsip yang ada di PSTA-BATAN Yogyakarta tergolong bervariasi, terdapat arsip inaktif, aktif maupun arsip foto.
Namun arsip yang tercipta ini dalam volume yang cukup banyak sehingga terkadang penyimpanan arsip tidak mampu menopang arsip tersebut serta tidak menutup kemungkinan terdapat arsip yang sudah tidak dibutuhkan namun masih di simpan. Menurut Ig. Wursanto apabila arsip yang tidak mempunyai kegunaan masih disimpan akan menimbulkan masalah bagi para pegawai dan pimpinan organisasi.2
1http://www.batan.go.id/index.php/id/profil-psta(diakses pada 03 April 2017 pukul 04.00 WIB)
2I.g. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius, 1991) hlm. 207.
Setiap organisasi baik pemerintahan, swasta, atau perorangan dalam melakukan aktivitas atau kegiatan, tentunya menghasilkan dan membutuhkan arsip. Arsip sebagai jantung organisasi menyediakan informasi terpercaya, sebagai memori organisasi, memiliki nilai guna kebuktian, dan digunakan sebagai sarana pengambilan kebijakan. Mengingat bahwa dalam pengambilan kebijakan diperlukan informasi yang akurat sehingga dalam hal ini peran arsip sebagai salah satu sumner informasi terpercaya dan mampu memberikan andil yang besar.
Tentunya pembahasan tentang bidang kearsipan tidak lepas dari istilah arsip seperti dijelaskan pada Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bahwa arsip adalah:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.3
Seiring berjalannya waktu dengan perkembangan laju teknologi menjadikan arsip sebagai salah satu layanan penyedia informasi yang bermacam- macam karakteristiknya. Beberapa diantaranya ialah seperti arsip audiovisual, arsip kartografi, serta arsip elektronik yang tidak semua jenis arsip tersebut di kelola secara bersamaan di sebuah instansi, khususnya arsip elektronik. Arsip elektronik merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media
3Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2.
menggunakan perangkat komputer yang telah memiliki aplikasi untuk mengolah arsip.
Kebutuhan informasi yang meningkat berbanding lurus dengan pesatnya teknologi informasi saat ini yang berbasis komputer. Hal ini menyebabkan terciptanya arsip dengan media elektronik juga berkembang, seperti yang tertuang dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip elektronik adalah pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain.4
Sejalan dengan kebutuhan akan informasi yang tepat guna, cara kerja arsip elektronik juga hampir sama dengan arsip konvensional, karena teknologi infomasi memiliki kemampuan untuk menciptakan, penyimpanan, penyebaran data dan informasi, namun pada pengelolaannya arsip elektronik berbeda dengan arsip konvensional karena arsip elektronik bukan self-evidence seperti arsip konvensional. Suatu rekaman informasi dari sebuah kegiatan tidak hanya tercipta dalam bentuk konvensional, tetapi ada juga yang tersimpan dan tercipta dalam bentuk media baru elektronik seperti CD/DVD, flasdisk, maupun hardisk yang bersasis pada komputer. Lambat laun dengan adaptasi sistem komputerisasi, pengelolaan arsip berdasar media elektronik dikenal dengan kata sistem informsi manajemen (SIM). Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan efektif.
4Undang-Undang No.43 tahun 2009 pasal 68 ayat 1 tentang Kearsipan.
Dalam sistem ini data yang diperoleh arsip diolah menjadi suatu informasi yang digunakan para pimpinan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Ketersediaan informasi yang berkualitas menjadi hal yang penting dalam hal ini. Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap. Akurat, suatu informasi harus teliti dan benar apa adanya. Tepat waktu artinya bahwa informasi harus tersedia jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sedangkan lengkap berarti bahwa informasi harus utuh, tidak ada yang kurang.5
Menurut perkembangannya sistem informasi manajemen lebih dikenal dengan istilah otomasi dibidang kearsipan. Penerapan sistem otomasi tidaklah sama satu dengan yang lain di setiap instansi atau lembaga. Banyak elemen dan variabel yang harus diperhatikan dalam penerapannya, termasuk jenis arsip berdasarkan fungsinya, yaitu arsip dinamis dan statis. Otomasi kearsipan dinamis secara umum tahapan dalam pengelolaannya meliputi penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan serta penyusutan arsip. Pada tiap tahapan tersebut penggunaan komputer akan sangat bervariasi sesuai dengan kemampuan komputer yang mungkin bisa dimanfaatkan.6
Arsip dinamis dibagi menjadi dua menurut frekuensi penggunaanya yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip inaktif salah satu bagian dari arsip dinamis, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Ukuran
5 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2015), hlm. 10.
6 M. Imam Mulyantono
,
Otomasi Dalam Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2013), Modul 4.penurunan frekuensi penggunaan arsip pada umumnya merujuk pada batas tertentu frekuensi penggunaan arsip dalam satu tahun. Apabila arsip yang satu tahun dirujuk lebih dari batas itu, berarti arsip aktif. Sebaliknya, apabila arsip yang satu tahun dirujuk kurang dari batas itu, berarti termasuk arsip inaktif.7 Arsip inaktif dapat digunakan sebagai sumber informasi. Pada umumnya arsip inaktif hanya dibutuhkan informasinya dalam rangka penyusunan atau pelaksanaan organisasi.
Selain menjadi sumber informasi, arsip merupakan bukti dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Arsip juga dapat dimanfaatkan untuk menentukan suatu keputusan. Mengingat pentingnya fungsi arsip, maka perlu dilakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip tersebut. Dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan komputer. Kegiatan pengelolaan arsip dengan media komputer ini biasa disebut otomasi. Membangun otomasi kearsipan bukan hanya sekedar membuat prosedur yang pernah diterapkan menjadi otomatis, namun menata, memperbaiki dan memperbaharui bahkan menciptakan pengelolaan arsip yang baru sehingga menjadi lebih efektif, efisien, tepat, sistematis dan sederhana.
Otomasi kearsipan ini dapat dimanfaatkan untuk memaksimalkan kegiatan pengelolaan arsip, terutama dalam kegiatan temu kembali dan akses layanan.
Dalam pengelolaan arsip secara konvensional, temu kembali arsip umumnya
7 Sambas Ali Muhidin, dkk, Manajemen Kearsipan: untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: CV Pustaka Setia, 2016.
memerlukan waktu yang relatif tidak sedikit. Sehingga otomasi arsip dapat dimanfaatkan dalam proses temu kembali yang lebih cepat dan akurat.
Dalam memaksimalkan otomasi kearsipan selain mementingkan teknologi sebagai peranan utamanya, sumber daya manusia juga harus ditingkatkan mutu dan kualitasnya sebagai pengoperasi teknologi informasi untuk mengolah arsip.
Apabila otomasi kearsipan ditangani oleh sumberdaya manusia yang professional, maka manajemen kearsipan dapat terlaksana dengan baik.
Salah satu lembaga yang telah menerapkan otomasi dalam pengelolaan arsipnya adalah PSTA-BATAN Yogyakarta, yakni menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Inaktif (SIMAI). PSTA-BATAN Yogyakarta merupakan lembaga non kementrian Indonesia yang bertugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, dan pemanfaatan tenaga nuklir. PSTA-BATAN Yogyakarta merupakan lembaga yang dimana tiap hari arsip tercipta. Arsip-arsip yang ada di PSTA-BATAN Yogyakarta tergolong bervariasi, terdapat arsip inaktif, aktif maupun arsip foto.
Aplikasi SIMAI berperan penting dalam pengelolaan arsip inaktifnya karena aplikasi ini memudahkan arsiparis untuk menginput data arsip yang selanjutnya dapat di serahkan kepada biro umum untuk di nilai. SIMAI memiliki banyak fitur yang cukup lengkap sehingga penanganan arsip inaktif menjadi lebih baik. Pengelolaan arsip inaktif berbasis elektronik perlu dilakukan untuk mengontrol atau mengendalikan arsip yang tersimpan dan menghindari terjadinya penumpukan sehingga proses penemuan kembali menjadi lebih cepat dan efisien.
Arsip yang di input ke dalam aplikasi SIMAI secara otomatis akan tersimpan ke
dalam database sehingga meminimalisir kerusakan dan kehilangan informasi yang ada di dalam arsip.
Pemilihan tema ini didasari oleh perkembangan zaman yang dimana pekerjaan semakin mudah dengan dibantu teknologi. Instansi harus menyadari bahwa penggunaan teknologi sangat membantu dalam pengelolaan arsipnya. Hal ini dikarenakan setiap organisasi selalu menciptakan arsip sehingga arsip yang tercipta tidak sedikit, dengan adanya teknologi pengeolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Alasan lain yang mendasari pengangkatan tema ini adalah instansi tempat Praktik Kerja Lapangan membutuhkan penanganan arsip secara cepat karena arsip yang tercipta tidak sedikit mengingat bahwa PSTA-BATAN Yogyakarta baru mulai menata arsip sekitar dua tahun terakhir sehingga dengan adanya aplikasi SIMAI diharapkan dapat membantu dalam pengelolaan arsip inaktif secara efektif dan efisien. Selain itu aplikasi SIMAI yang digunakan relatif mudah di operasikan karena sudah berbasis web sehingga dapat digunakan kapan dan dimana saja. Pada pokok pembahasan ini adalah sistem otomasi arsip inaktif terkait dengan penyajian informasi secara efisien dan efektif di PSTA-BATAN Yogyakarta.
Berdasarkan pemaparan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI yang dilakukan oleh PSTA-BATAN Yogyakarta?
2. Apa sajakah sarana dan prasarana penunjang yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI di PSTA- BATAN Yogyakarta?
3. Apa saja kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI di PSTA-BATAN Yogyakarta?
B. Keaslian
Berdasarkan pengamatan langsung yang dilakukan di PSTA-BATAN Yogyakarta belum ada yang menulis karya ilmiah dengan judul Pengelolaan Arsip Inaktif Menggunakan Aplikasi SIMAI di Pusat Sains Dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta. Namun dari aspek tempat atau instansi tersebut sudah pernah digunakan sebagai tempat kajian bidang kearsipan dengan tema yang berbeda-beda.. 8
Tema-tema tentang penerapan aplikasi dalam bidang otomasi kearsipan pernah diangkat dalam kajian bidang kearsipan pada lokasi atau tempat yang berbeda.9 Sebagai referensi tema- tema tersebut akan diulas yaitu yang pertama
8 Sabrina Septi Paramita, “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Pusat Sains dan Teknologi Akselelator Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta”, Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2016.; Maya Zulfia Kamila, “Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif di Subbagian Persuratan, Kepegawaian, dan Dokumenasi Ilmiah Pusat Sains dan Dokumentasi Ilmiah Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nukir Yogyakarta”, Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2016.
9Indah Cahyaningtyas, Nur Adhita Azis Rachmad, Rossy Rizki Narullah,
“Penerapan Otomasi Arsip Pada Unit Medical Records di Rumah Sakit Krakatau Medika”, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM, 2011.;
Astri Wikandari, “Otomasi Kearsipan di Legal Office di PT. Angkasa Pura 1
pembahasan oleh Indah Cahyaningtyas dkk dalam tugas akhirnya yaitu mengenai penggunaan aplikasi komputer berbasis under DOS yang berfokus pada pelayanan dan jasa kesehatan. Dalam sumber kajian lain yaitu oleh Astri Wikandari, pembahasan yang dilakukan berfokus pada pengelolaan arsip inaktif dengan menggunakan aplikasi Record Center Information Services (ReCIS).
Kajian penulisan tugas akhir yang nantinya akan penulis bahas berbeda dari kajian-kajian yang pernah dilakukan. Penulis akan membahas mengenai sarana dan prasarana yang diperlukan, tahapan serta manfaat dan kendala penerapan sistem otomasi dalam pengelolaan arsip inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta.
C. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir tentang pengolahan arsip inaktif berbasis Aplikasi SIMAI di PSTA-BATAN Yogyakarta sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI di Badan Tenaga Nuklir Nasional Yogyakarta..
2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang terdapat di PSTA- BATAN Yogyakarta.
3. Untuk mengetahui kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI di PSTA-BATAN Yogyakarta.
Manfaat penulisan Tugas Akhir yang dilakukan adalah:
Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta”, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2014.
1. Sebagai bahan referensi untuk program studi kearsipan dalam pengelolaan arsip inaktif dengan menggunakan Aplikasi SIMAI di PSTA-BATAN Yogyakarta.
2. Dapat digunakan sebagai literatur atau acuan untuk pengembangan kearsipan.
D. SISTEMATIKA PENULISAN
Dalam Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Inaktif Menggunakan Aplikasi SIMAI di PSTA-BATAN Yogyakarta terdiri dari empat bab dan satu bagian dikhususkan untuk lampiran. Pembahasan dalam setiap bab berbeda satu sama lainnya akan tetapi pembahasan dari setiap bab memiliki keterkaitan satu sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan. Pembahasan yang dibagi kedalam masing-masing bab bertujuan untuk dapat mempermudah pemahaman akan isi dari tugas akhir ini.
Bab pertama pada Tugas Akhir ini adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian, Tujuan dan Manfaat, Sistematika Penulisan. Subbab latar belakang dan permasalahan menjelaskan topik serta alasan penulis mengangkat tema pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI di PSTA-BATAN Yogyakarta. Subbab keaslian menjelaskan perbedaan dan pemaparan bahwa Tugas Akhir ini dibuat benar-benar merupakan karya penulis dan bukan plagiarisme. Sedangkan subbab tujuan dan manfaat penelitian membahas mengenai apa yang akan didapatkan oleh penulis dengan mengangkat tema yang diambil.
Bab dua dalam Tugas Akhir ini berisi mengenai Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Tinjauan Pustaka menjelaskan tentang referensi yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir serta bahan pustaka yang mendukung dalam penulisan laporan sesuai tema yang diangkat oleh penulis. Metode pengumpulan data menjelaskan tentang metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan sumber materi dan bahan penulisan sebagai acuan dalam melakukan penulisan Tugas Akhir.
Bab tiga menjelaskan mengenai gambaran umum PSTA-BATAN Yogyakarta berkaitan dengan sejarah singkat organisasi, visi dan misi, struktur organisasi, serta tugas pokok dan fungsi PSTA-BATAN Yogyakarta serta pemaparan pengelolaan arsip inaktif menggunakan aplikasi SIMAI di lapangan selama Praktik Kerja Lapangan. Pada bab ini juga dijelaskan sarana dan perasarana yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip foto serta kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam melakukan kegiatan tersebut.
Bab empat merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari rumusan masalah yang dibahas dalam Tugas Akhir. Selain itu bab empat juga memuat saran yang diberikan penulis kepada PSTA-BATAN Yogyakarta terhadap pengelolaan arsip inaktif berkaitan dengan pengguna/operator aplikasi SIMAI, kebijakan, serta sarana dan prasarana yang dgunakan dalam pengelolaan arsip inaktif di PSTA-BATAN Yogyakarta.
