PPT - ADMINISTRASI PROYEK.pptx

(1)

ADMINISTRASI PROYEK

Oleh :

Dody Harris P.

Pastia Malino

Ratna Nastiti N.

Reza Irfan Hidayat

(2)

(3)

APA ITU ADMINISTRASI PROYEK?

Segala kegiatan

catat-mencatat,

surat-menyurat,

pembukuan ringan,

ketik-mengetik,

agenda, dan

sebagainya yang

bersifat teknis

ketatausahaan

dalam segala urusan

proyek

(4)

TUJUAN ADMINISTRASI PROYEK

Men

ye

leng

gar

aka

n

selu

ruh

A

spek Non Teknis

Meny

eleng

gara

kan

selu

ruh

Aspek Preventif

Menunjang keberhasilan proyek

(5)

TUGAS & TANGGUNGJAWAB

m

meenngguuasasaaii sseelluurruuhh aassppeekk yyaanngg

ter

terdapdapatatdaldalamamdokdokumeumennkonkontratrak k

m

meenngguuaassaaii aassppeekk--aassppeekk tteekknniiss

pelaks

pelaksanaananaanterutterutamaamaadminiadministrasstrasinya.inya.

m meenngguuaassaaii aassppeekk--asasppeekk tteekknniiss pelaksanaan pelaksanaan M Meemmaahhaammii sseeggaallaa sseelluukk--bbeelluuk k keu

keuangaanganndaldalamamsuasuatutuproproyek yek

m mememiililikiki kkememamampupuanan adadmmininisisttrrasasii y yaanngg mmeemmaaddaaii ddaallaamm bbiiddaanngg ttaattaa p peerrssuurraattaann yyaanngg bbeerrhhuubbuunnggaann d deennggaann pprrooyyeekk,, ddaann mmeemmppuunnyyaaii penget

pengetahuanahuanmengenaimengenai

Pengguna Penyedia

Jasa

Estimator

Akunt

(6)

STRUKTUR ADMINISTRASI PROYEK

Administrator

Kontrak

E

s

t

i

m

a

t

o

r

A

k

u

n

t

a

n

Petugas

Administrasi

(7)

BENTUK ADMINISTRASI

ADMINISTRASI

PERSONIL

KAUANGAN

LAPANGAN

(8)

ADMINISTRASI PERSONIL

ARSITEK KONTRAKTOR_UTAMA DIREKSI _PENGAWAS/MKKONSULTAN

PERWAKILAN CQC SUB KONTRAKTOR SUPPLIER PM PCM QC RESIDENT PROJECT INSPECTOR

(9)

(10)

CARA PEMBAYARAN

Proyeksi keperluan dana

• _{Pembayaran material dan}

peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani

• _{Pembayaran periodik}

kepada kontraktor dan konsultan

• _{Pembayaran langsung}

untuk tenaga

kerja/supervisor proyek

• _Kontijensi

Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek

• _{Kebutuhan sepanjang siklus biaya} • _{Mengidentifikasi dan}

membedakan kegiatan satu dengan yang lain

• _{Pelaporan dan pengendalian}

kegiatan kantor pusat dan lapangan

• _{Kegiatan pengadaan sesuai}

klasifikasi peralatan dan material

• _{Pengaturan arsip dan}

korespondensi

• _{Untuk catatan aset pada akhir}

proyek

Laporan penutupan keuangan

membuat “catatan asset” • _{Pengelompokkan biaya}

pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk

• _{Pengelompokkan biaya}

pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan pengendalian proyek

• _{Pada akhir proyek,}

pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam pengelompokkan daftar milik yang standar

(11)

CASH FLOW (ARUS KAS) PROYEK KONSTRUKSI

Cashflow proyek adalah merupakan daftar yang mencakup prakiraan (Forecast) dari

penerimaan dan pengeluaran proyek secara tunai (cash) yang akan terjadi dalam kurun

waktu tertentu, agar dapat mengetahui kelebihan ataupun kekurangan dana dari waktu

ke waktu , termasuk mengatasi finansial bila defisit.



Ketidakmampuan perusahaan konstruksi untuk memenuhi kewajiban-kewajiban

pada waktunya, dapat menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan proyek



Hambatan tersebut akan menimbulkan kerugian berupa naiknya beban biaya

langsung dan tidak langsung



Untuk mengatasi hal tersebut diatas dalam pengelolaan keuangan dipergunakan

sarana pengendalian likuiditas berupa Cash Flow (arus kas)

(12)

TUJUAN CASHFLOW PROYEK

▪

Untuk mengetahui jumlah pinjaman yang diperlukan untuk penyelesaian proyek

▪

Untuk mengetahui jadwal pinjaman yang diperlukan (jumlah dan waktu)

▪

Untuk mengetahui jadwal pengembalian pinjaman (jumlah dan waktu)

▪

Untuk mengetahui jumlah bunga pinjaman yang harus ditanggung oleh proyek

(berpengaruh pada Cost Estimate)

(13)

UNSUR-UNSUR CASH FLOW

Data yang diperlukan untuk penyusunan Cash Flow proyek adalah :

a. Kontrak

b. Jadwal penerimaan (Progress Schedule)

c. Jadwal pengeluaran

- Jadwal kebutuhan tenaga (Manpower Schedule)

- Jadwal pengadaan bahan (Material Schedule)

- Jadwal Penggunaan Peralatan (Equipment Schedule)

d. Kas Awal

e. Jadwal pinjaman

f. Jadwal pengembalian pinjaman dan pembayaran bunganya

g. Prakiraan pembayaran kepada subkontrak

(14)

PRINSIP PEMBUATAN CASH FLOW

▪

Cashflow hanya memperhitungkan : Penerimaan yang diperhitungkan bukan

pendapatan yang mungkin tidak langsung berupa pembayaran (bisa berupa piutang)

▪

Pengeluaran yang diperhitungkan bukan biaya yang mungkin tak langsung berupa

pembayaran (bisa berupa hutang)

▪

Cashflow dibuat dengan berorientasi pada balance yang positip atau kondisi liquiditas

yang surplus , bukan defisit

▪

Effektif dan Efisien , maksudnya agar sasaran liquiditas tercapai dan menjadi surplus ,

tidak mengganggu / menyakitkan mitra bisnis dan hubungan bisnispun tetap

memberi manfaat bersama

(15)

FORMAT CASHFLOW

1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 1 P en er imaan 2 Pengeluaran 3 Selisih 4 Kas Awal 5 Saldo sblm finansial Finansial a. Pinjaman b. Pengembalian c. Bunga Total 7 Kas Akhir 8 Posisi Pinjaman 6

(16)

CONTOH KASUS

Suatu kontraktor PT. XYZ memperoleh kontrak proyek pembangunan jalan senilai Rp. 10

,- milyar (termasuk PPN 10 %) , didalam kontrak diatur cara pembayaran sbb :

Menurut Time Scheduled yang telah dibuat , proyek akan dapat diselesaikan dalam

waktu 10 bulan , dengan progress sbb :

(17)

CONTOH KASUS

▪

Bagian keuangan proyek memerlukan waktu satu bulan untuk proses pencairan termin

sejak prestasi termin tercapai (termin I yang yang sdh dapat dicapai bulan ke 3, baru

dapat diterima pada bulan ke 4)

▪

Masa pemeliharaan ditetapkan satu bulan atau bulan ke 11 , sehingga retensi sebesar 5

% dapat dicairkan pada bulan ke 12

Untuk pelaksanaan proyek telah disusun rencana pengeluaran sebagai berikut :

▪

Biaya tidak langsung atau biaya tetap akan dibayar Rp. 100 ,- juta tiap bulan (dari awal

sampai dengan bulan ke 11)

(18)

CONTOH KASUS

(19)

CONTOH KASUS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 - - - 1.363,5 - 2727 - 2727 - - 1818 454,5 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 550 600 600 1050 900 900 900 550 400 50 400 Finansial a.Pinjaman 500 1000 500 - 1000 - - - - 500 - - b. Pengembalian - - - -500 - -500 - -1000 - - -1500 --30 Total 500 990 470 -540 970 -550 -40 -1040 -20 480 -1530 -6 5 4 2 3 1 1000 1500 - -8 7 880 Posisi Pinjaman 500 1500 2000 1500 2500 2000 2000 1000 1 330,5 290,5 977,5 307,5 287,5 425,5 Kas Akhir 100 440 210 333,5 153,5 -50 -40 -40 -20 -20 - 327,5 (192,5) 1955,5 880 c.Bunga - -10 -30 -40 -30 425,5 Saldo sblm finansial -400 -550 -260 873,5 (816,5) 1880,5 330,5 2017,5 153,5 1330,5 290,5 977,5 307,5 287,5 KasAwal 100 100 440 210 333,5 -1000 1727 -650 -500 1668 454,5 Penerimaan Pengeluaran -Selisih -500 -650 -700 663,5 -1150 1727

(20)

CONTOH KASUS

LABA PERUSAHAAN

Kas Akhir Proyek = Rp. 880.000.000

Kas Awal Proyek = Rp. 100.000.000

Laba Perusahaan = Rp. 780.000.000

(21)

,-ADMINISTRASI LAPANGAN

• _{Mobilisasi dan Pelaksanaan}

• _{Laporan Proyek}

• _{Penagihan Termyn dan Pembayaran}

• _{Perubahan-perubahan Pekerjaan (CCO, Addendum, dll)}

• _{Penutupan/Pengakhiran Kontrak}

• _{Rapat dengan penyedia jasa}

• _{Menyusun Catatan Kontrak}

• _{Penagihan Termyn dan Pembayaran}

(22)

ADMINISTRASI KONTRAK

ARSIP DAN PERSURATAN DOKUMEN

(23)

•

_{Tanda jaminan}

•

_{Jaminan lelang}

•

_{Jaminan kinerja}

•

_{Jaminan peralatan}

•

_{Jaminan pembayaran}

•

_{Jaminan subkontraktor}

•

_{Sertifikat asuransi}

•

_{Asuransi builder all risk}

•

_{Asuransi transit}

•

_{Asuransi comprehensive general liability, umumnya dalam kontrak}

disebutkan

(24)

•

_{Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak}

penanda tangan kontrak

•

_{Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu}

•

_{Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek}

•

_{Melakukan progress payment, change order, dan back charge}

•

_{Melakukan korespondensi}

Arsip dan Persuratan

Masa perencanaan dan pembentukan . Masa eksekusi kontrak Dokumen keuangan Koresponde nsi, otorisasi, dan laporan berkala

(25)

PENGELOLAAN DATA FILE

TENAGA

KERJA

INSTALASI

LAPANGAN

MATERIAL

ASPEK

KONTRAK

PRODUKSI

(26)

TENAGA KERJA

▪

Pegawai baru

▪

Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja

▪

Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja

▪

Surat-surat peringatan kepada pekerja

▪

Surat-surat pemutusan hubungan kerja

▪

Daftar alokasi tenaga kerja

▪

Laporan kecelakaan

(27)

INSTALASI LAPANGAN

▪

Surat permohonan untuk instalasi

▪

Surat permohonan untuk transport

▪

Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri

▪

Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa

▪

Catatan pemindahan peralatan

(28)

MATERIAL

▪

Pengendalian material

▪

Kemajuan material

▪

Penaksiran material di lapangan

▪

Pemindahan material

(29)

ASPEK KONTRAK

▪

Ketetapan dari instruksi lapangan

▪

Catatan kerja extra sub kontraktor

▪

Lembar kerja harian

(30)

PRODUKSI

▪

Laporan produksi mingguan

▪

Catatan harian lapangan

(31)

EVALUASI ADMINISTRASI PROYEK

A

S

P

E

K

Mudah Dimengerti

Efektif dan Fleksible

Berhubungan dengan Organisasi Proyek

Mempertimbangkan Penyimpangan Yang Akan Terjadi

Ekonomis

Dapat Membedakan Sifat Tindakan Korektif

Partisipasi Pimpinan Eselon Organisasi

(32)

PERMASALAHAN PADA ADMINISTRASI PROYEK

Penyedia jasa masih menggunakan

“

_{Perintah Lisan}

”

Kebiasaan kurang baik

Menunda Masalah

Mempersulit pelaksanaan kontrak

Mau menghemat, malah tambah rugi

(33)

YANG HARUS DIPERHATIKAN

Permintaan

Pemilik

Tuntututan

Pimpinan

Perusahaan

Tuntutan

Instansi Teknis

Terkait

Tuntutan

Masyarakat dan

Asosiasi Terkait

Tuntutan

Pemeriksa

Tuntutan

Administrasi

(34)

terima

kasih

(35)

1. TRANSITION HEADLINE

(36)

“

Quotations are commonly printed as a

means of inspiration and to invoke

philosophical thoughts from the

reader.

(37)

THIS IS A SLIDE TITLE

▪

Here you have a list of items

▪

And some text

▪

But remember not to overload your slides with

content

Your audience will listen to you or read the content, but

won’t do both.

(38)

BIG

CONCEPT

Bring the attention of your

audience over a key concept

using icons or illustrations

(39)

Is the color of milk and fresh

snow, the color produced by

the combination of all the colors

of the visible spectrum.

YOU CAN ALSO SPLIT YOUR CONTENT

Is the color of coal, ebony, and

of outer space. It is the darkest

color, the result of the absence

of or complete absorption of

light.

(40)

IN TWO OR THREE COLUMNS

Is the color of gold,

butter and ripe

lemons. In the

spectrum of visible

light, yellow is found

between green and

orange.

Is the colour of the

clear sky and the deep

sea. It is located

between violet and

green on the optical

spectrum.

Is the color of blood,

and because of this it

has historically been

associated with

sacrifice, danger and

courage.

(41)

A PICTURE IS WORTH A

THOUSAND WORDS

A complex idea can be

conveyed with just a single

still image, namely making

it possible to absorb large

amounts of data quickly.

(42)

Want big impact?

Use big image.

(43)

USE CHARTS TO EXPLAIN YOUR IDEAS

Gray

(44)

AND TABLES TO COMPARE DATA

A

B

C

Yellow

10

20

7 Blue

30

15

10

(45)

MAPS

(46)

89,526,124

(47)

89,526,124$

That’s a lot of money

100%

Total success!

185,244 users

(48)

OUR PROCESS IS EASY

(49)

(50)

ANDROID PROJECT

Show and explain your web, app

or software projects using these

gadget templates.

(51)

Place your screenshot here

iPHONE PROJECT

Show and explain your web, app

or software projects using these

gadget templates.

(52)

TABLET PROJECT

Show and explain your web, app

or software projects using these

gadget templates.

(53)

DESKTOP PROJECT

Show and explain your

web, app or software

projects using these

gadget templates.

(54)

THANKS!

ANY QUESTIONS?

You can find me at:

▪

@username

▪

user@mail.me

(55)

CREDITS

Special thanks to all the people who made and released

these awesome resources for free:

▪

Presentation template by SlidesCarnival

▪

Photographs by Unsplash

(56)

PRESENTATION DESIGN

This presentation uses the following typographies and colors:

▪

Titles: Encode Sans Bold

▪

Body copy: Encode Sans Extra Light

You can download the fonts on this page:

http://www.impallari.com/testing/encode/

Bright red

#f55c21

· Dark red

#ba3b21

· Light gray

#d4d3d9

· Dark gray

#4f4f5c

You don’t need to keep this slide in your presentation. It’s only here to serve you as a design guide if you need to create new slides or download the fonts to edit the presentation in PowerPoint®

(57)

SlidesCarnival icons are editable shapes. This means that you can:

● Resize them without losing quality. ● Change fill color and opacity. ● Change line color, width and style.

Isn’t that nice? :)