23 BAB III
OBJEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT GARUDA MAINTENANCE FACILITIES (GMF) AEROASIA adalah salah satu perusahaan perseroan terbatas yang mempunyai badan hukum dimana izin pendiriannya dilaksanakan atas dasar suratvkeputusan Menteri Negara BUMN RI No S-26 t1/M-BUMN/2002 pada tanggal 8 maret 2002, yang kemudian di tindaklanjuti dengan pendirian anak perusahaan dengan akte pendirian PT GMF AA No. 93 tanggal 26 April 2002 yaitu dikeluarkan oleh kantor notaris Arry Aupratno, SH. Pada tanggal 19 Agustus 2002, GARUDA MAINTENANCE FACILITY yang selama ini menjadi unit bisnis strategis, dari PT GARUDA INDONESIA resmi dipisah (spin off) menjadi PT GARUDA MAINTENANCE FAILITY AERO ASIA.
Secara operasional perusahaan ini berada dibawah naungan PT GARUDA INDONESIA, tapi sistem pelaporan keuangan dan sistem administrasinya secara resmi terpisah dari induk PT Garuda Indonesia. Dengan demikian PT GMF Aero Asia mempunyai tanggung jawab untuk memberikan dukungan dalam melaksanakan operasi jasa penerbangan dan juga tetap mendukung operasi penerbangan Garuda.
Menghadapi era globalisasi ini dan berkaitan dengan semakin canggihnya informasi serta teknologi khususnya yang mengarah pada dasar persaingan bebas, maka perusahaan perlu mengantisipasi adanya persaingan tersebut yang pada dasarnya dapat mengakibatkan terjadinya penurunan pendapatan, sehingga mau tidak mau perusahaan dituntut untuk meningkatkan pelayanannya kepada pelanggannya, baik kepada Garuda Indonesia maupun kepada perusahaan penerbangan lainnya agar dapat mempertahankan
24 kelangsungan operasionalnya, tentunya dengan tidak melanggar aturan perundang-undangan serta norma-norma bisnis yang ada.
Dalam prakteknya, pengaruh eksternal dalam suatu persaingan umumnya terjadi dalam hal penentuan biaya perawatan, sedangkan secara internal adalah ketepatan waktu perawatan pesawat itu sendiri. Persaingan biaya perawatan pesawat terbang merupakan persaingan bisnis yang sangat signifikan dan umum terjadi dalam dunia bisnis penerbangan.
Sedangkan on-time performance dan kepuasan pelanggan tidak semua dimiliki oleh semua penerbangan, dalam hal ini hanya perusahaan yang mempunyai viai kedepan saja yang dapat melakukannya karena visi tersebut tertuang dalam ation plan yang hanya ditetapkan dalam surat keputusan direksi. Apabila hal ini tidak dicermati dengan seksama maka sedikit demi sedikit dapat menghancurkan keberadaan perusahaan.
III.2 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi perusahaan sebagai berikut :
1. Menjadi perusahaan perawatan peswat terbang yang berkualitas tinggi dan profitable.
2. Menjadi perusahaan yang berkembang dan memuaskan semua pihak yang terlibat dengan peran penuh seluruh karyawan yang kompeten, berintegritas,bersemangat,berpikir positif dan berhati jernih yang mendedikasikan pekerjaan sebagai ibadah.
25 Adapun misi perusahaan sebgai berikut :
1. Memberikan pelayanan dan dukungan terhadap operator penerbangan dengan memebrikan solusi dalam perawatan pesawat, mesin pesawat dan komponen pesawat dalam hal kualitas, biaya, pengiriman dan service. 2. Melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas kerja secara terus
menerus
3. Mengembangkan organisasi dan sumber daya manusia yang profesional. 4. meningkatkan pendapatan dan keuntungan
III.3 Bidang Usaha
Pada PT GMF AEROASIA yang merupakan objek penelitian perusahaan ini beregerak di bidang usaha pada service pesawat, dan penyediaan suku cadang.
III.4 Fasilitas
GMF AeroAsia berdiri di atas lahan seluas 115 Ha di dalam kompleks Bandara Internasional Soekarno-Hatta, Cengkareng, Banten. Semua fasilitas perawatan ini terdiri dari bangunan 480.000 m2 termasuk di dalamnya tiga hangar, satu spares warehouse, workshops, utility buildings, ground support equipment building, chemical stores, engine test cell dan management building. Selain itu, GMF AeroAsia juga memiliki sebuah apron yang mampu menangani 50 pesawat, taxiways, run-up bay dan waste treatment area. Dengan lahan yang luas dan peralatan yang baik, GMF AeroAsia memiliki kemampuan untuk melakukan major modification pada pesawat saat perawatan besar-besaran. Proses pembangunan fasilitas ini dilakukan secara bertahap, sejak tahun 1986 hingga 1991, proses pembangunan ini terdiri dari pembangunan tempat parkir
26 pesawat dan run-up yang selesai pada tahun 1986, hangar II pada tahun 1987, hangar III pada tahun 1988 dan hangar I pada tahun 1991. Pembangunan terakhir yang dilakukan adalah pembangunan gedung serba guna dan manajemen pada tahun 1993, dalam rentan waktu pembangunan pada tahun 1986-1991, juga dibangun sejumlah fasilitas pendukung lainya seperti workshop I dan workshop II, general store, komplek ground support equipment (GSE), tempat pengolahan limbah, engine shop, engine test cell,dan sebagainya , khusus untuk pembangunan fasilitas engine test cell, pihak Garuda Indonesia melalui pemerintah Indonesia mendapat pinjaman lunak dari pemerintah Prancis.
Hangar I.
Sebenarnya dimaksudkan untuk perawatan Boeing 747. Hangar ini memiliki luas 22.000 m2 dan cukup untuk 2 pesawat Boeing 747. Dilengkapi dengan satu bay yang digunakan untuk heavy maintenance dari Boeing 747, memperbarui kabin dan memodifikasi wing pylon dari pesawat milik Garuda Indonesia dan klien GMF yang lain.
27 Hangar II. Memiliki luas area 23.000 m2. Hangar ini terdiri dari tiga aircraft bays yang digunakan untuk perawatan minor, A dan B check. Hangar ini dapat menampung satu pesawat berbadan lebar dan satu pesawat berbadan kecil
dalam masing-masing bay.
Hangar III.
Memiliki luas area 23.000 m2. Hangar ini terdiri dari tiga aircraft bays dan digunakan khusus untuk heavy maintenance, apabila diperlukan, layout dapat memuat satu pesawat berbadan lebar dan satu pesawat berbadan kecil di masing-masing bay. Dilengkapi dengan enam roofmounted cranes dan satu bay khusus yang dilengkapi dengan purpose-built docking untuk memfasilitasi pengerjaan pada MD11/DC10 dan pesawat Airbus berbadan lebar.
Workshop I.
Memiliki luas area 10.785 m². Workshop ini merupakan tempat perbaikan komponen yang dilepas dari pesawat. Pada workshop I terdapat unit kerja seperti composit, sheet metal, dan machining. Workshop ini mempunyai kemampuan untuk memperbaiki dan merawat komponen Boeing 747, Boeing 737, Airbus 300, DC9, DC10, Fokker 28. Diantara komponen pesawat yang bisa diperbaiki diantaranya yaitu flight control surface, leading gear, break system and wheel, radar domes galeys, engine pylons, thust reverse doors, dan perlengkapan kabin pesawat.
28 Workshop II.
Memiliki luas area 11.814 m². Workshop II merupakan bengkel untuk memperbaiki komponen pesawat yang rusak, workshop ini memiliki 2 buah bengkel yaitu :
• IERA shop (Instrument Electronic Radio and Avionic)
Workshop ini dilengkapi dengan pendingin udara dan ruangan bebas debu, IERA memiliki kemampuan memperbaiki dan merawat komponen pesawat seperti flight instrument, navigation and communication instrument, radar flight, data recorder dan instrument digital modern.
• ELMO shop (Electrical Maintenance and Oxygen)
Workshop ini untuk perbaikan dan perawatan sistem pneumatik dan hidrolik. ELMO shop dilengkapi dengan CSD (constan speed drive) test stand, fuel flow ring dan hidrolik test machine.
Utility Building.
Merupakan pusat kelistrikan GMF seluas 3.240 m². Fasilitas ini memuat peralatan utama yang diperlukan sebagai sumber tenaga penggerak bagi fasilitas yang ada dilingkungan GMF. Beberapa sumber tenaga penggerak ini yaitu generator, transformator serta air pressure untuk keperluan hangar, bengkel dan gedung perkantoran.
Ground Support Equipment (GSE).
Fasilitas ini merupakan bengkel perawatan dan perbaikan semua peralatan penunjang kebutuhan peasawat seluas 6.813 m². Pada tempat ini juga terdapat kendaraan untuk mengangkut perlengkapan pesawat.
29 Engine Test Cell.
Merupakan ruangan khusus untuk menguji mesin pesawat yang telah atau yang akan dioperasikan seluas 1.577 m². Pengujian ini bertujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan akibat dari adanya kerusakan pada engine ketika pesawat dijalankan. Fasilitas ini dapat melakukan pengetesan APU (Axulary Power Unit) yang memiliki daya dorong sekitar 1.000 lb (240 KN) dan dilengkapi dengan pengontrol komputer dalam pengoperasiannya, pengujian didalam engine test cell ini meliputi temparature, vibration, thrust, speed N1&N2 dan fuel flow.
Industrial Waste Treatment.
Merupakan tempat khusus dengan luas 573 m² yang digunakan untuk menampung limbah seperti sampah dan kotoran dari pesawat dan bengkel. Selain itu dilengkapi dengan sistem pengolahan limbah yang baik sesuai dengan AMDAL.
Apron.
Merupakan tempat parkir pesawat yang akan mengalami perbaikan atau yang sudah diperbaiki. Tempat ini mempunyai luas 343.650 m². Mampu menampung sekitar 50 pesawat yang terletak didepan seluruh hangar. Selain itu juga tempat ini dilengkapi oleh dua buah bay untuk pencucian pesawat dan area seluas 15.625 m² untuk engine run-up dan swing compas area.
30 Management Building.
Ruangan perkantoran yang digunakan sebagai tempat melakukan kegiatan administrasi para karyawan dengan luas 17.000 m². Dilengkapi dengan ruangan pertemuan, ruangan kelas, ruangan seba guna, ruangan ibadah, dan sarana olah raga.
III.5 Struktur Organisasi
Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai, maka untuk mewujudkan itu diperlukan ada struktur organisasi karena struktur organisasi merupakan salah satu hambatan yang memperlihatkan aspeek-aspek penting dari perusahaan yang mencakup wewenang dan tanggung jawab masing-masing fungsi perusahaan.
Selain perusahaan harus memiliki struktur organisasi dan uraian tugas mengenai batasan wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan, masih dibutuhkan pula kemampuan pemimpin tertinggi perusahaan dalam mengarahkan dan mengendalikan sumber daya manusia yang dimilikki oerganisasi dengan sebaik mungkin guna mengembangkan rencana organisasi agar dapat bertahan dan terus berkembang
Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta pemisahan wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh jenjang organisasi sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif, terarah serta penuh tanggungn jawab. Hal ini tentu juga akan menimbulkan suasana kerja yang mendukung, nyaman dan terjalinnysa kerjasama yang baik antara setiap karyawan perusahaan.
Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab tergantung pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin dicapai dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut sehingga demikian struktur organisasi
31 harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang dihadapi perusahaan yang bersangkutan.
President & Chief executive officer (CEO) dalam kegiatan operasionalnya membawahi Deputy president & Chief operating officer (COO) dalam pekerjaannya membawahi Aircraft maintenance & Planning control, Line maintenance, Material management, Engineering service, dan Base maintenance yang membawahi Base maintenance, Component maintenance, Engine maintenance.
III.5.1 Uraian Tugas
Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan adanya hubungan yang baik antara karyawan dan pimpinan, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien, efektif, dan ekonomis. Dengan semakin berkembanganya perusahaan tersebut maka diperlukan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab myang jelas dalam semua tingkatan dalam struktur organisasi, sehigga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manusia merupakan unsur yang terpenting dalam suatu sistem organisasi karena sebagai pelaksana memiliki karakteristik tingkat pendidikan dan keahlian yang berbeda satu dengan yang lainnya. Maka diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan bidang keahlian masing-masing.
Dari struktur organisasi yang ada pada PT. GMF AEROASIA, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masin-masing jabatan dalam organisasi sebagai berikut :
32 1. President CEO
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan yang telah direncanakan.
b. Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari bawahannya.
c. Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan d. Memipmpin rapat direksi dan memberi petunjuk kepada bawahan 2. Deputy President & Coo
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan.
b. Memeriksa, menganalisa, mengevaluasi serta menginterprestasikan laporan-laporan berkala dari bawahannya.
3. Corporate Development ang marketing Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertanggung jawab terhadap pengembangan bisnis perusahaan b. Mencari pekerjaan dari customer (pelanggan)
c. Meningkatkan hubungan bisnis dengan baik. 4. Base Operation
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Menyelenggarakan dan melaksanakan pembinaan data
b. Menyelenggarakan pekerjaan / kegiatan staf dalam managemen operasional
33 c. Melaksanakan pengkajian masalah-masalah yang berkaitan dengan
bidang operasional 5. Base maintenance
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Kegiatan perawatan yang dilakukan di hangar yang meliputi : 1) Kegiatan perawatan struktur aircraft
2) Kegiatan perawatan struktur overhaul 3) Kegiatan perawatan struktur repair 6. Aircraft Engineering (TEA)
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk menganalisa proses perawatan pesawat secara langsung di lapangan sehingga dapat meningkatkan kehandalan pesawat
7. Line Maintenance
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk mengecek dan memastikan kondisi pesawat dalam keadaan baik
b. Bertugas untuk mengecek dan memastikan bahwa pesawat layak terbang. 8. Material Management
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk merencanakan dan mengendalikan material sesuai jumlah dan mutu yang telah direncanakan pada waktu tertentu.
b. Bertugas untuk mendapatkan harga yang sesuai dalam melakukan pembelian dan barang tersebut tersedia pada saat dibutuhkan
34 9. Treasury Management
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk memenuhi kebutuhan pendanaan dan menghindari resiko. b. Bertugas untuk memperoleh informasi keuangan.
c. Bertugas untuk menjaga agar biaya dana yang terhimpun berada pada titik terendah sementara harga jual dana mampu memperoleh harga tertinggi sehingga spread margin akan dicapai pada titik maksimal.
10.Human Capital and Corporate Affairs Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas sebagai komunikator antar personal dan divisi dalam organisasi b. Bertugas sebagai mitra strategis dan mitra bisnis yang mampu
mendemontrasikan keahlian dan kecakapan dalam mengembangkan prinsip-prinsip organisasi, penterjemah visi dan misi, mengetahui bisnis proses serta bagaimana mengembangkan cara terbaik agar semakin efisien dan efektif dalam menjalankan bisnis.
11.Corporate Development and ICT Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Bertugas untuk memberikan keyakinan kepada klien.
b. Bertugas untuk mengkoordinasikan berbagai upaya untuk meningkatkan probabilitas.
12.Corporate planning and development Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Menyusun perencanaan, pelaksanaan, organisasi, dan mengadakan kontrol tergadap fungsi planning untuk mencapai tujuan perusahaan
35 b. Mengembangkan bisnis dengan baik
13.Quality Assurance
Tugas dan tanggung jawab adalah :
a. Memonitor kinerja quality management system GMF AeroAsia.
b. Melaporkan hasil kerjanya kepada accountable manager dan executive vice president GMF AeroAsia.
c. Kepala divisi quality assurance mempunyai akses langsung kepada accountable manager dan executive vice president GMF AeroAsia apabila ditemukan penyimpangan-penyimpangan pekerjaan yang tidak sesuai dengan prosedur.
14.Corporate Secretary
Tugas dan tangung jawab adalah :
a. Bertugas untuk memberikan masukan kepada Team Leader atas hasil pendekatannya dengan national society.
b. Memberkan masukan kepada direksi 15.Finance
a. Mencatat penerimaan kas dan pengeluaran kas di buku kas finance b. Mengecek mutasi dan saldo bank setiap hari
c. Mengkontrol dan menerima penagihan dan pembayaran dari customer d. Melakukan pembayaran hutang dan pengeluaran perusahaan
16.Accounting
a. Membuat laporan keuangan (GL, P&L, Jurnal) per bulan per perusahaan b. Membuat laporan penjualan counter
36 17.Component Maintenance
a. Bertanggung jawab kepada perawatan dan testing komponen-komponen pesawat
b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalh ke engineer-an dan dokumen-dokumen yang harus ditetapkan secara efisien dan efektif sehubungan dengan kewajiban untuk memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh dinas kelayakan udara setempat, internasional, pabrik, dan pelanggan
c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan peralatan suku cadang dan material untuk perawatan komponen-komponen pesawat
d. Kepala divisi component maintenance juga memiliki hak untuk mendelegasikan semua tugas-tugas kepada seorang asisten pembantu yang telah memenuhi kualitas
18.Engineering service
a. Bertanggung jawab dalam melaksanakan proses analisa program perawatan tersebut dapat berjalan efektif dan efisien
19.Learning Center and Knowledge Management
a. Menyiapkan para pekerja yang profesional dari segi tekhnis maupun bisnis secara cepat
37 III.6 Kegiatan Perusahaan
Garuda Maintenance Facility (GMF) bergerak dalam bisnis yang mempunyai kegiatan serta lingkup kerja :
1. Perawatan, perbaikan dan overhaul untuk airframe, komponen dan engine pesawat.
2. Kalibrasi tool dan equipment
3. Pembuatan dan perawatan sarana pendukung pesawat 4. Service
III.7 Prosedur Pengadaan suku cadang pesawat Proses Purchase Requisition (PR) and Quotation 1. Purchase requisition
Proses pertama yang dilakukan pada proses pembelian adalah penerimaan PR dari planner dan memeriksa validitas sari PR tersebut. Validitas PR tersebut terkait apakah sudah benar kuantitas pembelian, nomor komponen, dan refrensinya. Apabila PR tidak valid akan dikembalikan kepada planner untuk diperbaiki. Setelah PR yang diterima valid maka akan diperiksa apakah item yang bersangkutan termasuk dalam consignment atau tidak. Apabila diperiksa kontrak consignment masih valid atau tidak. Apabila masih valid akan dibuat order pembelian atau langsung permintaan barang apabila PO (purchase order) sudah tersedia.
2. Quotation/Bidding
Request for quotation (RFQ) akan dikeluarkaan oleh bagian pembelian kepada supplier, Original equipment manufactur, dan manufaktur yang
38 tercatat dalam approved vendor list (AVL). Apabila sudah mencapai waktu penutupan, bagian pembelian harus menutup quotation. Apabila jumlah penawar kurang dari 3, quotation harus diulang kecuali supplier merupakan OEM, nilai komponen kurang dari $5000, atau memang kebutuhan barang sudah urgent sedangkan penawar yang masuk tidak lebih dari 3 (apabila terjadi hal ini harus dilengkapi dengan berita acara). Apabila sudah mendapatkan 3 quotations maka bagian pembelian harus bernegosiasi mengenai harga, waktu pengantaran, aturan pembayaran, dan setelah itu membuat laporan justifikasi dan perbandingan harga untuk menentukan supplier yang dipilih.
39 Gambar 3.2 Bagan alir Prosedur Purchase requisition and Quotation
40 Proses Pembuatan purchase order proposal approval (POPA)
1. Bagian pembelian bertanggung jawab untuk membuat POPA yang dilampirkan dengan:
a. Purchase requisition
b. Computer print out dari sitem SAP yang menyatakan stock status, historical used and purchased
c. Price comparison
2. Bagian pembelian harus mengajukan persetujuan berupa tanda tangan dari pihak manajemen untuk meneruskan POPA menjadi purchase order (PO). Wewenang dan tanggung jawab persetujuan POPA terdapat dalam aturan manual pengadaan. Misalnya apabila harga POPA melebihi $10000 harus ditandatangani oleh manager, general manager, dan vice president
3. Jika POPA tidak disetujui, bagian pembelian harus memeriksa dan mengevaluasi proposal untuk direvisi apabila diputuskan untuk direvisi, namun apabila diputuskan untuk membatalkan POPA sepenuhnya maka proses pembelian akan dihentikan dan pembeli harus menginformasikan planner untuk membatalkan atau merivisi PR
4. Jika POPA disetujui proses akan berlanjut menuju tahapan selanjutnya, yaitu pembuatan proses pembelian dengan keluarnya PO
41 Gambar 3.3 Bagan alir prosedur pembuatan purchase order proposal approval (POPA)
42 Proses pembelian dengan keluarnya PO
1. Setelah POPA disetujui PO baru bisa di print dan kembali diberikan kepada pihak-pihak yang berwenang untuk disetujui kembali
2. PO yang diajukan harus dilampirkan dengan POPA yang sudah disetuhui lengkap dengan lampirannya
3. Apabila PO sudah disetujui bagian pembelian dapat mengkonfirmasi ke supplier atas permintaan barang
4. Jika dibutuhkan CIA, bagian pembelian akan membuat form overhead payment ke bagian keuangan dan meminta kembali persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang untuk pembayaran CIA
5. Setelah CIA dibayar (apabila dibutuhkan), pembeli mengawasi lead time dari material yang telah dijanjikan oleh supplier. Apabila mendekati8 batas waktunya, bagian pembelian mengirimkan peringatan pertama sampai peringatan ketiga. Apabila setelah peringatan ketiga barang juga belum sampai, bagian pembelian harus membatalkan permintaan pembelian.
6. Bagian pembelian harus mengevaluasi apakah komponen tersebut masih dibutuhkan atau tidak. Apabila masih dibutuhkan maka akan dilakukan permintaan quotation ulang atau apabila komponen sudah urgent kebutuhannya akan langsung melakukan permintaan kepada pemenang kedua di proses bidding sebelumnya
7. Bagian pembelian harus memonitor komponen sampai komponen tersebut diletakan di gudang. Apabila material mengalami masalah clearance atau dibagian penerimaan (receiving), komponen akan masuk dalam pending material.
43 Gambar 3.4 Bagan alir prosedur pembuatan proses pembelian dnegan keluarnya PO
44 Pending material
1. Bagian pembelian harus memeriksa setiap material yang terhambat dibagian receiving atau inspection area
2. Apabila terdapat masalah bagian pembelian mengevaluasi penyebab terhambatnya komponen dan mendiskusikan penyelesaian masalah
3. Bagian pembelian harus mengerti penyebab material terhambat seperti dokumen yang tidak lengkap, perbedaan kuantitas, perbedaan nomor komponen, perbedaan fisik, kerusakan, packaging yang cacat, dan lain-lain
4. Bagian pembelian mendiskusikan dengan supplier mengenai penyelesaian masalah dari material pending
5. Apabila tidak memungkinkan untuk diselesaikan bagian pembelian memutuskan untuk membatalkan pesanan dan mengembalikan barang ke supplier.
45 Gambar 3.5 Alir bagan pending material
46 Material storage
1. Bagian gudang menerima barang, yang dilengkapi dengan slip penerimaan barang dan slip pembalikan barang
2. Petugas gudang akan memeriksa dan memastikan bahwa persyaratan berikut terpenuhi :
a. Dokumen-dokumen selesai
b. Servicable tag sesuai dengan purchase order (PO) dan nomor requsition order (RO) untuk penelusuran
c. Barang dalam kondisi yang baik d. Kuantitas sesuai dengan barang e. Menerima slip
3. Jika satu atau beberapa persyaratan tidak lengkap, petugas gudang harus menolak dan mengembalikan barang tersebut dengan slip penerimaan ke distribusi dan alasan mengapa menolak barang tersebut.
4. Jika semua telah dicek dan semua persyaratan lengkap, petugas gudang harus menyelesaikan dan menandatangani slip penerimaan barang kemudian menulis lokasi dipaket. Jika ada perubahan lokasi petugas gudang harus update dan menuliskan lokasi yang baru di slip penerimaan barang. Seluruh proses tersebut secara otomatis tercatat melalui SAP
5. Jika ada perbedaan fisik, bagian gudang harus membuat laporan dan melakukan pembetulan dan meminta pengawas gudang jika terdapat kesulitan untuk pembetulan.
6. Jika terdapat perbedaan kuantitas, bagian gudang harus membuat laporan untuk investigasi dan stamp “cycle counting tidak sesuai” di slip penerimaan barang
47 7. Jika tidak terdapat perbedaan semuanya. Bagian gudang harus stamp “cycle
counting sesuai” di slip penerimaan barang
8. Petugas gudang harus mengembalikan slip penerimaan barang yang asli untuk penerimaan atau distribusi unit dan menjaga copy-an nya.
48 III.5.2 Gambar Bagan Struktur Organisasi PT. GMFA
Board of Management Pesident & CEO Deputy President & COO Corporate Development & Marketing Finance Human Capital & Corporate Affair Base Operation VP Corporate Development & ICT VP Treasury Management VP Accounting VP Sales & Maeketing VP Line Maintenance VP Aircraft Maintenance Planning & control VP Material Management VP Engineering Services VP Internal Audit & Control VP Quality Assurance & saftety VP Corporate Scretary VP Base Maintenance VP Component Maintenance VP Engine Maintenance VP Learing Center & Knowledge Management VP Human Capital Management
