BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Kepegawaian (Pegawai Negeri Sipil) yang sedang berjalan di BADAN

(1)

46 4.1 Analisis Sistem yang berjalan

Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap, dokumen, diagram konteks, data flow diagram Sistem Informasi Kepegawaian (Pegawai Negeri Sipil) yang sedang berjalan di BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG yang meliputi beberapa modul, diantaranya: Modul Pengajuan Kenaikan Pangkat, Modul Pengajuan Mutasi, Modul Pengajuan Pensiun dan Modul Pengajuan Status Kepegawaian yang meliputi KARPEG, KARIS, KARSU.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan sacara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya:

1. Dokumen Berkas KARPEG

Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan

KARPEG.

Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan pensiun dan

acuan untuk membuat form KARPEG

Rangkap : 1

(2)

Distribusi : Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen : Berkas KARPEG.

Elemen Data : SK_CPNS, SK_PNS,STTPL

2. Dokumen Form KARPEG.

Deskripsi : Form untuk data KARPEG.

Fungsi : Entri data KARPEG.

Rangkap : 1

Sumber : Seksi Administrasi.

Distribusi : Bagian Status Kepegawaian,

Bentuk Dokumen : Formulir.

Elemen Data : NIP, Nama Pegawai, Tgl_lahir, TMT_pegawai,

No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.

Elemen Data : No_Karpeg, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_lahir,

TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.

3. Dokumen Berkas KARSU.

Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan KARSU.

Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan KARSU dan

acuan untuk membuat form KARSU

Rangkap : 1

(3)

Bentuk Dokumen : Berkas KARSU.

Elemen Data : KARPEG, Surat_Nikah

4. Dokumen form KARSU.

Deskripsi : Form untuk data KARSU.

Fungsi : Entri data KARSU.

Rangkap : 1

Elemen Data : NIP, Nama_Pegawai, Nama_Suami, Tgl_nikah,

Tgl_pengesahan, id_kota.

Elemen Data : No_Karsu, NIP, Nama_Pegawai, Nama_Suami,

Tgl_nikah, Tgl_pengesahan, id_kota.

5. Dokumen Berkas KARIS.

Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan KARIS.

Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan KARIS dan

acuan untuk membuat form KARIS

Rangkap : 1

(4)

Bentuk Dokumen : Berkas KARIS.

Elemen Data : KARPEG, Surat_Nikah.

6. Dokumen form KARIS.

Deskripsi : Form untuk data KARIS.

Fungsi : Entri data KARIS.

Rangkap : 1

Elemen Data : NIP, Nama_Pegawai, Nama_Istri, Tgl_nikah,

Tgl_pengesahan, id_kota.

7. Dokumen Berkas Pensiun.

Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan Pensiun.

Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan Pensiun dan

acuan untuk membuat form Pensiun

Rangkap : 1

Sumber : Pegawai.

Bentuk Dokumen : Berkas Pensiun.

(5)

8. Dokumen form Pensiun

Deskripsi : Form untuk data Pensiun.

Fungsi : Entri data Pensiun.

Rangkap : 1

Distribusi : Bagian Pensiun,

Elemen Data : No_SKP, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_Lahir,

Dinas_kerja, Gol terakhir, masa_kerja_pensiun, TMT_pensiun,

Pensiun_pokok.

9. Dokumen Berkas Kenaikan Pangkat.

Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan Kenaikan

Pangkat.

Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan Kenaikan

pangkat dan acuan untuk membuat form kenaiakan pangkat.

Rangkap : 1

Sumber : Pegawai.

Distribusi : instansi pengusul, bagian administrasi.

Bentuk Dokumen : Berkas.

(6)

10. Dokumen Form Kenaikan Pangkat.

Deskripsi : Form Untuk data Kenaikan pangkat.

Fungsi : Untuk Entry data Kenaikan pangkat.

Rangkap : 1

Sumber : Pegawai.

Distribusi : bagian administrasi.

Elemen Data : No SKKP, Nip, Nama, Golongan/Jabatan Lama,

Golongan/Jabatan Baru, TMT Golongan/Jabatan Baru, Tanggal SKKP.

11. Dokumen Berkas Mutasi.

Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan Mutasi.

Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan Mutasi dan

acuan untuk membuat form mutasi.

Rangkap : 1

Sumber : Pegawai.

Distribusi : Instansi Pengusul, Seksi Administrasi.

Bentuk Dokumen : Berkas.

Elemen Data : SK_CPNS, SK_PNS, SPM

12. Dokumen Form Mutasi.

(7)

Fungsi : Untuk Entry data Mutasi .

Rangkap : 1

Sumber : Pegawai.

Distribusi : Seksi administrasi.

Elemen Data : No_skm, Nip, Nama,Dinas Lama, Dinas Yang

Diajukan.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan.

Analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu menguraikan setiap prosedur dan sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat terdiri dari prosedur, flowmap, diagram konteks, data flow diagram.

4.1.2.1 Prosedur Dan Flowmap.

Prosedur pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari KARPEG, KARIS/KARSU

1. Pegawai menyerahkan berkas pegawai ke instansi pengusul

2. Seksi Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) memeriksa berkas pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN

3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form untuk pembuatan kartu di bagian administrasi BKN.

4. Seksi Administrasi menyerahkan form pembuatan kartu ke bagian Status Kepegawaian untuk di buatkan kartu untuk pegawai.

(8)

5. Seksi Kepegawaian menginput data kartu berdasarkan data dari form kartu yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan Kartu untuk pegawai.

6. Kartu yang sudah di buat di Seksi Kepegawaian di serahkan diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. kartu sah diserahkan ke Bagian Status Kepegawian untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap.

7. Laporan pembuatan kartu diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan.

8. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi.

9. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan pembuatan kartu di Bagian Administrasi.

10. kartu sah dan laporan pembuatan kartu sah diserahkan Status Kepegawaian BKD, laporan pembuatan kartu di arsipkan kembali, dan Kartu diserahkan ke pegawai.

(9)

Flowmap pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari KARPEG, KARIS/KARSU Berkas Form KARTU Pegawai Berkas Pegawai Berkas Pegawai sesuai Kepala BKN Tanda tangan KARTU Berkas Pegawai Ya Tidak KARTU KARTU sah KARTU sah Laporan KARTU KARTU sah 12 3 Tanda tangan laporan KARTU Laporan KARTU 12 3 Laporan KARTU sah 12 3 D Laporan KARTU sah 12 D Laporan KARTU sah Berkas Pegawai Berkas Form KARTU KARTU sah KARTU sah Form KARTU KARTU Input Data KARTU Membuat Form KARTU Form KARTU D C Berkas Pegawai sesuai Data KARTU Sie. Kepegawaian BKD Sie.

Administrasi Sie.Kepegawaian

valid Mengecek berkas Membuat KARTU Membuat lap. KARTU

Gambar 4.1 Flowmap Pembuatan Kartu untuk pegawai

C = Arsip Laporan Pembuatan Kartu D = Arsip Berkas dan Form Kartu

(10)

Prosedur Kenaikan Pangkat

1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat ke instansi pengusul

2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Kenaikan Pangkat pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN

3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Kenaikan Pangkat di bagian administrasi BKN.

4. Seksi Administrasi menyerahkan form Kenaikan Pangkat ke bagian Mutasi untuk di buatkan SK Kenaikan Pangkat

5. Seksi Mutasi menginput data Kenaikan Pangkat berdasarkan data dari form Kenaikan Pangkat yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan SK Kenaikan Pangkat 2 Rangkap.

6. SK Kenaikan Pangkat yang sudah di buat di Seksi Mutasi diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. SK Kenaikan Pangkat sah diserahkan ke Bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap.

7. Laporan Kenaikan Pangkat diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan.

8. Laporan Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi.

9. Laporan Kenaikan Pangkat sah, SK Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat di Bagian Administrasi.

(11)

10. SK Kenaikan Pangkat sah dan laporan Kenikan Pangkat sah diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, laporan Kenaikan Pangkat di arsipkan kembali, dan Kenaikan Pangkat diserahkan ke pegawai.

Flowmap kenaikan Pangkat

Berkas Berkas Form Kenaikan Pangkat Berkas Form Kenaikan Pangkat Berkas Sie. Mutasi BKD Seksi Administrasi BKN Seksi Mutasi BKN Pegawai Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat Membuat Form Kenaikan Pangkat Form Kenaikan Pangkat Kepala BKN Tanda tangan Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat Ya Tidak Form Kenaikan Pangkat Tanda tangan Laporan Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat H Laporan Kenaikan Pangkat sah SK Kenaikan Pangkat sah 1 2 G Laporan Kenaikan Pangkat 2 1 3 Laporan Kenaikan Pangkat sah 2 1 3 Laporan Kenaikan Pangkat 2 1 3 Laporan Kenaikan Pangkat sah 2 1 H Berkas pengajuan Kenaikan Pangkati sesuai SK Kenaikan Pangkat 1 2 SK Kenaikan Pangkat sah 1 2 SK Kenaikan Pangkat sah 1 2 SK Kenaikan Pangkat sah 1 SK Kenaikan Pangkat sah 1 1 Berkas pengajuan Kenaikan Pangkat sesuai Input Data Kenaikan Pangkat Data Kenaikan Pangkati SK Kenaikan Pangkat 12 Valid Membuat SK Membuat laporan kenaikan pangkat Cek Berkas

Gambar 4.2 Flowmap Kenaikan Pangkat

G = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat

(12)

Prosedur Mutasi

1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Mutasi kepada instansi pengusul. 2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Mutasi pegawai, jika

berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN

3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Mutasi di bagian administrasi BKN.

4. Form Mutasi yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian Mutasi untuk di proses.

5. Bagian Mutasi menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah.

6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk Bagian Dinas baru pegawai

7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak 3

rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi.

9. Setelah laporan dibuat diberikan kembali ke kepala BKN untuk ditanda tangan dan di arsipkan 1 rangkap di kepala BKN, dan yang 2 ke bagian administrasi.

(13)

10. Laporan SK, SK Mutasi sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi.

11. SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana

12. SK Mutasi sah di serahkan masing-masing ke Bagian Dinas Baru Pegawai bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai.

(14)

Flowmap Mutasi Berkas Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Form Mutasi Surat Pengantar SK Berkas Form Mutasi Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Bagian Dinas Baru Pegawai Berkas pengajuan Mutasi Periksa berkas, OK? Membuat Form Mutasi Form Mutasi Kepala BKN Tanda tangan Berkas pengajuan Mutasi Ya Tidak Form Mutasi Tanda tangan Laporan Mutasi Berkas pengajuan Mutasi J Laporan Mutasi sah SK Mutasi sah SK Mutasi sah 1 2 3 I Laporan Mutasi 2 1 3 Laporan Mutasi sah 2 1 3 Laporan Mutasi 2 1 3 Laporan Mutasi sah 2 1 J Berkas pengajuan Mutasi sesuai SK Mutasi 1 2 3 SK Mutasi 1 2 3 SK Mutasi sah 1 2 3 SK Mutasi sah 1 2 3 SK Mutasi sah 1 2 SK Mutasi sah 1 1 2 Surat Pengantar SK Berkas pengajuan Mutasi sesuai Input Data Mutasi Data Mutasi Membuat SK Membuat Surat pengantar SK Membuat Lapran Mutasi Cek Berkas Sie. Mutasi BKD Seksi Administrasi BKN Seksi Mutasi BKN

Gambar 4.3 Flowmap Mutasi yang berjalan

I = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat

(15)

Prosedur Pensiun

1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan pensiun kepada instansi pengusul. 2. Seksi Pensiun BKD memeriksa berkas pengajuan pensiun pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN

3. Dari berkas itu akan di buat menjadi form pensiun di bagian administrasi BKN.

4. Form pensiun yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian pensiun untuk di proses.

5. Bagian pensiun menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah.

6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk PT.Taspen

7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian pensiun untuk di buatkan laporan sebanyak 3

rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi.

9. Setelah laporan dibuat diberikan kembali ke kepala BKN untuk ditanda tangan dan di arsipkan 1 rangkap di kepala BKN, dan yang 2 ke bagian administrasi.

(16)

10. Laporan SK, SK pensiun sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi.

11. SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Pensiun BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana

12. SK pensiun sah di serahkan masing-masing ke PT.TASPEN bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai.

(17)

Flowmap Pensiun Berkas Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Form Pensiun Surat Pengantar SK Berkas Form Pensiun Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas Seksi Pensiun BKD Seksi Administrasi BKN Seksi Pensiun BKN PT. TASPEN Pegawai Berkas pengajuan pensiun Valid Membuat Form Pensiun Form Pensiun Data base Input data pensiun Kepala BKN Mencetak SK Tanda tangan SK Berkas pengajuan pensiun Ya Tidak Membuat laporan pensiun Form Pensiun Tanda tangan Laporan pensiun Berkas pengajuan pensiun L Laporan pensiun sah SK Pensiun sah SK Pensiun sah 1 2 3 K Laporan pensiun 2 1 3 Laporan pensiun sah 2 1 3 Laporan pensiun 2 1 3 Laporan pensiun sah 2 1 L Berkas pengajuan pensiun PNS sesuai SK Pensiun 1 2 3 SK Pensiun 1 2 3 SK Pensiun sah 1 2 3 SK Pensiun sah 1 2 3 SK Pensiun sah 1 2 SK Pensiun sah 1 1 2 Membuat Surat Pengantar SK Surat Pengantar SK Berkas pengajuan pensiun PNS sesuai Cek Berkas

Gambar 4.4 Flowmap Pensiun

K= Arsip Berkas SK Pensiun pegawai L= Arsip Laporan Pensiun Sah

(18)

4.1.2.2 Diagram Konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem:

SISTEM INFORMASI

PELAYANAN

KEPEGAWAIAN

PEGAWAI _{KEPALA BKN}

PT. TASPEN

Data Berkas Pensiun Data Berkas Pegawai

Lap. SK pensiun Lap. KARPEG SK Pensiun KARPEG KARSU valid KARIS valid SK Pensiun valid KARPEG valid KARPEG valid SK Pensiun valid SK Pensiun valid

Data Berkas Naik Pangkat Data Berkas Mutasi

Surat Pengantar SK Pensiun valid

KARIS valid KARSU valid

Surat Pengantar SK Pensiun valid

KARIS KARSU Lap. KARISLap. KARSU

Surat Pengantar SK Pensiun Surat pengantar SK mutasi Dinas Baru SK Mutasi valid Surat Pengantar SK mutasi valid SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid

Lap. Mutasi Lap. Kenaikan pangkat

SK mutasi SK kenaikan pangkat

SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid

(19)

4.1.2.3 Data Flow Diagram(DFD)

Dibawah ini merupakan DFD Level 0 dari Sistem Informasi yang berjalan:

1.0 Cek Berkas Pegawai 6.0 Mutasi 5.0 Kenaikan Pangkat 4.0 Cetak KARIS 3.0 Cetak KARSU 2.0 Cetak KARPEG 7.0 Pensiun Pegawai Dt. Berkas pegawai

Dt. Berkas pegawai Pegawai

Lap. KARPEG Lap. KARSU Lap.KARIS Lap. Kenaikan Pangkat Lap.Mutasi Lap.Pensiun Dinas Baru PT. TASPEN Kepala BKN Dt. KARPEG Dt. KARSU Dt. KARIS KARPEG KARSU KARIS Lap. KARPEG Lap. KARIS Lap. KARSU Lap. mutasi Lap. Kenaikan pangkat

SK Pensiun SK Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun SK Kenaikan Pangkat SK Mutasi SK mutasi Surat Pengantar SK mutasi Dt. Kenaikan pangkat Dt. MUtasi Dt. pensiun

(20)

Dfd level 1 proses 4 berjalan KEPALA BKN PEGAWAI 4.1 Periksa Berkas Kenaikan Pangkat

Data Berkas kenaiakan pengkat

Data KARPEG

Lap. Kenaiakn Pangkat

4.4 Membuat SK Kenaikan Pangkat Data Berkas kenaiakan pengkat

Data Berkas kenaiakan pengkat

4.2 Membuat Form

Kenaikan Pangkat

Data Lap. kenaiakan pengkat 4.5 Ttd SK Kenaiakan Pangkat 4.6 Membuat laporan Kenaikan Pangkat 4.7 Ttd laporan Kenaikan Pangkat 4.3 Input Data Kenaikakn Pangakat Data Form kenaiakan pengkat Data kenaiakan pengkat Data SK kenaikan pengkat

Data Lap. kenaiakan pengkat Data Lap. kenaiakan

pengkat

Data Kenaikan Pangkat

Data Berkas kenaiakan pengkat Data Berkas kenaiakan pengkat Data SK kenaikan pengkat Data SK kenaikan pengkat

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 proses 4 yang berjalan

Dfd level 1 proses 5 berjalan

KEPALA BKN PEGAWAI 5.1 Periksa Berkas Mutasi

Data Berkas mutasi

Data SK Pensiun 5.4 Membuat SK Mutasi Data Berkas mutasi Data Berkas mutasi

5.2 Membuat Form Mutasi

Data Lap. mutasi

5.6 Ttd SK Mutasi 5.7 Membuat laporan Mutasi 5.8 Ttd laporan Mutasi 5.3 Input Data Mutasi Data Form mutasi Data mutasi Data SK mutasi Data SK mutasi Data SK mutasi

Data Lap. mutasi Data Lap. mutasi

Data mutasi 5.5 Membuat Surat Pengantar SK Mutasi Bag. Dinas baru Data SK mutasi Data Surat Pengantar SK mutasi Data Surat Pengantar SK mutasi Data Berkas mutasi Data berkas mutasi Data mutasi Lap. Mutasi

(21)

Dfd level 1 proses 6 berjalan KEPALA BKN PEGAWAI 6.1 Periksa Berkas Pensiun

Data Berkas Pensiun

Data SK Pensiun

6.4 Membuat SK

Pensiun

Data Berkas Pensiun Data Berkas Pensiun _6.2 Membuat Form Pensiun Data Lap. Pensiun 6.6 Ttd SK Pensiun 6.7 Membuat laporan Pensiun 6.8 Ttd laporan Pensiun 6.3 Input Data Pensiun Data Form Pensiun Data Pensiun Data SK Pensiun Data SK Pensiun Data SK Pensiun sah

Data Lap. Pensiun Data Lap. Pensiun Data Pensiun 6.5 Membuat Surat Pengantar SK Pensiun PT.TASPEN Data SK Pensiun Data Surat Pengantar SK Pensiun Data Surat Pengantar SK Pensiun Data Berkas Pensiun

Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 1 proses 6 yang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Informasi yang Sedang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan-kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:

a. Banyaknya jumlah data yang dapat mengakibatkan tercecernya data, bahkan dapat hilang sebelum diolah menjadi informasi, karena data tersebut memerlukan verifikasi dari pihak BKN untuk disahkan.

(22)

Solusi: Dengan menggunakan sistem online dapat mengurangi resiko-resiko diatas.

b. Waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data lebih lama karena bagi instansi pengusul dari luar Bandung, harus datang ke kantor BKN regional III Bandung, untuk pemprosesan data Pensiun dan Status Kepegawaianya.

Solusi: Dengan menggunakan sistem online dapat mengefesienkan proses pengolahan data.

c. Kesulitan mencari data pegawai karena banyaknya data pegawai yang tersimpan.

Solusi: Dengan menggunakan sistem ini, data pegawai tersimpan dalam satu database yang terintegrasi sehingga memudahkan pencarian data.

d. Tidak digunakannya sistem database yang terintegrasi dengan beberapa bagian, sehingga menimbulkan penumpukan data.

Solusi: Dengan menggunakan sistem ini, data pegawai terintegrasi antara beberapa bagian, sehingga tidak menimbulkan penumpukan data.

Dengan dikembangkannya sistem informasi di BADAN

KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG menjadi sistem online diharapkan kekurangan-kekurangan atau kendala yang terasa dalam pengolahan data pegawai dapat dikurangi.

(23)

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru yang akan dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan baik tidak atau cocok tidaknya sistem baru yang akan dibuat. Tahapan ini berisi tentang penggambaran diagram konteks dan data flow diagram yang diusulkan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk

(perangkat lunak) yang mampu :

1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan efisiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data administrasi Pegawai Negeri Sipil.

2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Mempermudah proses pencarian data.

4. Mengurangi penumpukan data.

5. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.

6. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informasi.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan.

Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung yang akan dibuat mampu mengolah data pegawai dan dalam pembuatan laporan-laporan secara otomatis dan terintegrasi dengan bagian kepegawaian, bagian mutasi, dan bagian pensiun serta menggunakan basis data

(24)

yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data. Selain itu juga, sistem ini dibuat secara online sehingga instansi-instansi yang letaknya di Bandung maupun luar Bandung dapat mengakses dan membuat data kepegawaian, khususnya dalam pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, SK Kenaikan Pangkat , SK Mutasi dan SK Pensiun pegawai yang terpusat di Kantor BKN Regional III Bandung.

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan terdiri dari pendekatan prosedur, diagram konteks, dfd, dan kamus data yang diusulkan.

4.2.3.1 Pendekatan Prosedur

Sebelum lebih jauh tentang prosedur yang pelayanan kepegawaian di BKN ada beberapa aturan yang berlaku unutk pelayanan kepegawaian tersebut diantaranya :

Untuk mengajukan kenaikan pangakat, ada beberapa peraturan yang terkait, peraturan Kenaikan pangkat yang terdiri dari :

a. Reguler : 4 tahun kenaikan pangkat secara reguler.

b. Tugas Belajar : kenaikan pangkat karena yang bersangkutan ditugaskan untuk melanjutkan pendidikan.

c. Ijazah : kenaikan pangkat sesuai dengan penyesuaian ijasah yang diterima pegawai yang bersangkutan, dengan masa golongan terakhir 1 tahun.

(25)

Untuk mutasi dapat diajukan setelah pegawai minimal mempunyai masa kerja 2 tahun dari TMT Bagian dinas terakhir pegawai.

Untuk Pensiun sesuai dengan Batas Usia Pensiun pegawai yaitu 55 tahun. Prosedur Pengajuan Pelayanan Kepegawaian Berbasis Online yang meliputi Pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, Kenaikan Pangkat, Mutasi, Pensiun, adalah sebagai berikut :

1. Pegawai menyerahkan berkas kepada instansi di daerah atau Badan Kepegawaian Daerah (BKD).

2. Instansi daerah atau BKD memeriksa berkas, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas dicocokan dengan data pegawai yang terdapat dalam data base.

3. Setelah berkas cocok instansi daerah atau BKD menginputkan data berkas dengan cara men-scan berkas-berkas untuk dimasukan ke dalam database. 4. Setelah itu instansi daerah atau BKD menginputkan juga data SK atau

Kartu yang akan di buat.

5. Instansi daerah atau BKD mencetak SK atau Kartu.

6. Bagian-bagian di BKN mencetak laporan dari pembuatan SK atau kartu yang dilakukan instansi daerah atau BKD, yang laporannya diberikan ke kepala BKN.

7. Setelah SK dicetak kemudian instansi daerah atau BKD membuatkan surat pengantar yang akan ditujukan untuk PT.TASPEN dan Bagian dinas Baru yang bersamaan akan diberikan dengan SK pensiun pegawai dan SK mutasi ( khusus untuk pensiun dan mutasi).

(26)

8. KARPEG,KARIS,KARSU, diberikan pada pegawai.

4.2.3.2 Diagram Konteks

Diagram Konteks, merupakan diagram yang menggambarkan hubungan sistem dengan yang diluar sistem. Berikut ini adalah gambar Diagram Konteks Sitem Informasi Pelayanan Kepegawaian Yang Diusulkan.

SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN PEGAWAI _{KEPALA BKN} PT. TASPEN Lap. pensiun Lap. KARPEG KARPEG SK Pensiun SK Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun KARIS KARSU Lap. KARIS Lap. KARSU

SK Kenaikan Pangkat SK Mutasi

Lap. mutasi Lap. Kenaikan pangkat

Bag. Dinas Baru SK mutasi Surat Pengantar SK mutasi Data Login Info Login Info pegawai Data berkas pegawai Data Berkas naik pangakat

Data berkas mutasi Data Berkas pensiun

Gambar 4.10 Diagram Konteks yang diusulkan

4.2.3.3 DFD(Data Flow Diagram) Yang Diusulkan.

Data Flow Diagram adalah refresentasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

(27)

Dibawah ini adalah DFD Level 0 dari Sistem Yang Diusulkan : 1.0 Login 6.0 Mutasi 5.0 Kenaikan Pangkat 4.0 Cetak KARIS 3.0 Cetak KARSU 2.0 Cetak KARPEG 7.0 Pensiun Pegawai Dt. Login

Info Dt. pegawai Pegawai

KARPEG KARSU KARIS Kenaikan Pangkat Mutasi Pensiun Dinas Baru PT. TASPEN Kepala BKN Dt. KARPEG Dt. KARSU Dt. KARIS KARPEG KARSU KARIS Lap. KARPEG Lap. KARIS Lap. KARSU Lap. mutasi Lap. Kenaikan pangkat

KARPEG SK Pensiun SK Pensiun Surat Pengantar SK Pensiun SK Kenaikan Pangkat SK Mutasi SK mutasi Surat Pengantar SK mutasi Dt. KARPEG Dt. KARSU Dt. KARIS Dt.naik pangfkat Dt. mutasi Dt. pensiun Dt. Kenaikan pangkat Dt. MUtasi Dt. pensiun

(28)

4.2.2.3.4 DFD Level 1 Proses 5 Yang Diusulkan

Dibawah ini adalah DFD Level 1 Proses 5 Yang Diusulkan, yaitu proses Kenaikan Pangkat : KEPALA BKN PEGAWAI 5.1 Input Data Kenaikan Pangkat Lap.Kenaikan Pangkat 5.3 Cetak laporan SK Kenaikan Pangkat 5.2 Cetak SK Kenaikan Pangkat Data Kenaikan Pangkat SK Kenaikan Pangkat Kenaikan Pangkat Data Kenaikan Pangkat Data Berkas Kenaikan Pangkat Data Berkas Kenaikan Pangkat SK Kenaikan Pangkat

Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 1 proses 4 yang diusulkan

Dibawah ini adalah DFD Level 1 Proses 6 Yang Diusulkan, yaitu proses Mutasi : KEPALA BKN PEGAWAI 6.1 Input Data Mutasi Lap.Mutasi 6.4 Cetak laporan SK Mutasi 6.2 Cetak SK Mutasi Data Kenaikan Mutasi SK Mutasi Mutasi Data Mutasi Data Berkas Mutasi

Data Berkas Mutasi SK Mutasi 6.3 Cetak Surat Pengantar Mutasi DINAS BARU SK Mutasi Data Mutasi Surat pengantar Mutasi

(29)

Dibawah ini adalah DFD Level 1 Proses 7 Yang Diusulkan, yaitu proses Pensiun: KEPALA BKN PEGAWAI 7.1 Input Data Pensiun Lap.pensiun 7.4 Cetak laporan SK Pensiun 7.2 Cetak SK Pensiun Data Kenaikan Mutasi Pensiun Data pensiun Data Berkas pensiun

Data Berkas pensiun SK pensiun 7.3 Cetak Surat Pengantar Pensiun PT. TASPEN SK pensiun Data pensiun Surat pengantar pensiun

Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 proses 6 yang diusulkan 4.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di DFD, dan akan menjadi entitas-entitas yang akan di buat Entity Relationship

Diagram(ERD). Dibawah ini adalah semua dari Kamus Data yang ada.

Nama Arus Data : Data KARPEG

Bentuk Data : Data

Arus Data : Data Pegawai - Proses 2.0– Karpeg

Struktur Data : No_Karpeg, NIP, Nama, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep,

(30)

Nama Arus Data : Lap KARPEG

Bentuk Data : Laporan

Arus Data : Proses 2.0 – Kepala BKN.

Struktur Data : No_Karpeg, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_lahir,

TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.

Nama Arus Data : Data KARIS

Bentuk Data : Data

Arus Data : Data Pegawai - Proses 3.0– Karis

Struktur Data : No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah,id_kota,

Tgl_karis.

Nama Arus Data : Lap KARIS

Struktur Data : No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah,id_kota,

Tgl_karis.

Nama Arus Data : Data KARSU

Bentuk Data : Data

Arus Data : Data Pegawai - Proses 4.0– Karsu

Struktur Data : No_Karsu, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah,id_kota,

(31)

Nama Arus Data : Lap KARSU

Struktur Data : No_Karsu, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah,id_kota, Tgl_karsu.

Nama Arus Data : Data Kenaikan Pangakat

Bentuk Data : data

Arus Data : Data Pegawai - Proses 5.0– Kenaikan pangkat

Struktur Data : NO_SKKP, Tanggal_KP, NIP, Gol_lama,

Gol_Baru, TMT_.

Nama Arus Data : Lap Kenaikan Pangkat

Struktur Data : NO_SKKP, Tanggal_SKKP, NIP, Golongan_lama, Gol_Baru, TMT Gol Baru.

Nama Arus Data : Data Mutasi

Bentuk Data : data

Arus Data : Data Pegawai - Proses 6.0– Mutasi

Struktur Data : NO_SKKP, Tgl_mutasi, NIP, Gol_Sebelum,

(32)

Nama Arus Data : Lap Mutasi

Struktur Data : NO_SKM, Tgl_mutasi NIP, Dinas Lama, Dinas_Baru, TMT_Dinas_Baru.

Nama Arus Data : Data Pensiun

Bentuk Data : data

Arus Data : Data Pegawai - Proses 7.0– Pensiun.

Struktur Data : NO_SKP, Tgl_pensiun, NIP,Nama,Golongan,dinas_kerja,

MKS,TMT_pensiun,gapok_terahir,pensiun_pokok,id_kota.

Nama Arus Data : Lap Pensiun

Struktur Data : NO_SKP, Tgl_pensiun, NIP,Nama,Golongan,dinas_kerja, MKS,TMT_pensiun,gapok_terahir,pensiun_pokok,id_kota.

Nama Arus Data : Data Pegawai.

Bentuk Data : Data.

(33)

Arus Data : Data Pegawai – Proses 2.0, Data Pegawai – Proses 3.0, Data Pegawai – Proses 4.0, Proses 4.1 – Proses 4.2, Data Pegawai – Proses 5.0, Data Pegawai – Proses 6.0, Data Pegawai – Proses 7.0

Struktur Data : NIP, Nama, Alamat, TTL, Jenis Kelamin, Status,

Nama_istri/suami, jumlah_anak, tgl_nikah, Dinas Kerja, Golongan, Jabatan, Pendidikan Terahir, Id_kota, foto_pegawai, foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, lulusan, tahun_lulus .

4.2.4 Perancangan Basis Data 4.2.4.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan suatu pendekatan dalam pemilihan dan pengelompokan file dalam membangun desain basis data.

1. Bentuk Unormalisasi

No_Karpeg, NIP, Nama, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_karpeg.

No_Karpeg, NIP, Nama, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_karpeg ,No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah, id_kota, Tgl_karis. No_Karis, NIP, Nama,nama_istri, Tgl_nikah, id_kota , Tgl_karis. No_Karis, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah, id_kota, Tgl_karsu. No_Karsu, NIP, Nama,nama_suami, Tgl_nikah, id_kota , Tgl_karsu. NIP,

Nama, Jabatan, Golongan, Bag_Dinas, Jabatan_Gol_Sebelum,

Jabatan_Gol_Diajuakan. NO_SKKP, Tanggal_SKKP, NIP, Gol_Sebelum, Gol_Baru, TMT. NO_SKKP, Tanggal_SKKP, NIP, Golongan_lama, Gol_Baru,

(34)

Lama, Bag_Dinas_Diajukan, NIP, Dinas Lama, Dinas_Baru, TMT_Dinas_Baru, Tgl_pensiun, NIP, Nama, Dinas_kerja, Golongan, Tgl_Lahir. NO_SKP,

Tgl_pensiun, NIP,Nama,Golongan,dinas_kerja, MKS, TMT_pensiun,

gapok_terahir, pensiun_pokok,id_kota. NIP, Nama, Tgl_Lahir, Jenis Kelamin,

Alamat, Status,Dinas_kerja, Golongan, Jabatan, Pendidikan_Terakhir,

2. Bentuk Normal 1

NIP, Nama, Alamat , TTL, Jenis Kelamin, Status,Dinas Kerja, Golongan, Pendidikan Terahir, Gapok, jabatan, Id_kota, Kota, KARPEG, No_karpeg, No_keputusan , TMT_Pegawai, tgl_karpeg ,No_karis,Nama_istri , tgl_nikah, tgl_karis,No_karsu,Nama_suami ,tgl_nikah, tgl_karsu ,No_skpp,NIP, Gol_lama ,Gol_baru, Keterangan, TMT_kp, tgl_kp, No_skm, dinas_lama, dinas_baru, TMT_dinasbaru, tgl_mutasi, No_skp, bab, mks, TMT_pensiun, pensiun_pokok, tgl_pensiun

Pegawai

*NIP, Nama, Alamat, TTL, Jenis Kelamin, Status, Nama_istri/suami,

jumlah_anak, tgl_nikah, Dinas Kerja,**Golongan, Jabatan, Pendidikan Terahir,bup, **Id_kota, foto_pegawai,foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, lulusan, tahun_lulus .

KARPEG

(35)

KARIS

*No_karis, ** NIP, tgl_karis, ** id_kota

KARSU

* No_karsu, * NIP, tgl_karsu, * id_kota

Kenaikan_pangkat

* No_skpp, ** NIP, Gol_lama, Gol_baru, keterangan, TMT_kp, tgl_kp, ** id_kota

Mutasi

* No_skm, ** NIP, dinas_lama, dinas_baru, TMT_dinasbaru, tgl_mutasi, ** id_kota

Pensiun

* No_skp, ** NIP, mks, TMT_pensiun, pensiun_pokok, tgl_pensiun, ** id_kota

Pegawai

*NIP, Nama, Alamat, TTL, Jenis Kelamin, Status, Nama_istri/suami,

jumlah_anak, tgl_nikah, Dinas Kerja, **Golongan, Jabatan, Pendidikan Terahir,bup, **Id_kota, foto_pegawai, foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, lulusan, tahun_lulus .

KARPEG

*No_karpeg, ** NIP, tgl_karpeg, ** id_kota

(36)

*No_karis, ** NIP,tgl_karis, ** id_kota

KARSU

* No_karsu, * NIP, tgl_karsu, * id_kota

Kenaikan_pangkat

* No_skpp, ** NIP, Gol_lama, Gol_baru, keterangan, TMT_kp, tgl_kp, ** id_kota

Mutasi

* No_skm, ** NIP, dinas_lama, dinas_baru, TMT_dinasbaru, tgl_mutasi, ** id_kota

Pensiun

* No_skp, ** NIP, mks, TMT_pensiun, pensiun_pokok, tgl_pensiun, ** id_kota

Golongan

* Gol, Gapok, Jabatan

Kota

(37)

4.2.4.2 Tabel Relasi

Tabel Relasi merupakan hubungan antara table yang satu dengan table yang lain, yang dihubungkan dengan suatu kata kunci(Key). Dibawah ini adalah gambar tabel relasi yang diusulkan.

KARPEG PK No_karpeg NIP tgl_karpeg id_kota KARSU PK No_karsu NIP tgl_karsu id_kota KARIS PK No_karis NIP tgl_karis id_kota Kenaikan_pangkat PK No_skpp NIP Gol_lama Gol_baru keterangan TMT_kp tgl_kp id_kota Mutasi PK No_skm NIP dinas_lama dinas_baru TMT_dinasbaru tgl_mutasi id_kota Golongan PK Golongan Gapok Jabatan Kota PK Id_kota Kota Pensiun PK No_skp NIP mks TMT_pensiun pensiun_pokok tgl_pensiun id_kota Pegawai PK NIP Nama Alamat Tempat lahir Tgl lahir Jenis Kelamin Status Jumlah_anak Dinas Kerja Golongan Jabatan Pendidikan Terahir Id_kota BUP, foto_pegawai, foto_pasangan, No_keputusan, TMT_Pegawai, Lulusn Tahn Lulus

(38)

4.2.4.3 Entity Relationship Diagram

Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang

mendeskripsikan hubungan atar penyimpanan.

PEGAWAI Memiliki Memiliki KOTA GOLONGAN memperoleh

KARPEG KARIS KARSU

memperoleh memperoleh mengajukan _mengajukan _mengajukan

Pensiun Mutasi Kenaikan pangkat 1 N N N 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 memiliki memiliki

memiliki memiliki memiliki _memiliki 1 1 1 1 1 1 1 N N N N N N Gambar 4.16 ERD 4.2.4.4 Struktur File

File merupakan kumpulan dari item data yang di atur di dalam suatu record, dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk proses tertentu. Struktur file dibuat sebagai pendukung agar pemakai (user) mengetahui segala yang berhubungan dengan pengolahan database. Struktur filenya terdiri dari :

(39)

Nama File : Pegawai

Keterangan : Data Pegawai

Atribut Field Adalah Sebagai Berikut :

Tabel 4.1 Struktur Field Data Pegawai

NO Nama Data Jenis Ukuran Keterangan

1 NIP VarChar 18 Atribut Kunci

2 Nama VarChar 50 Atribut Penyerta

3 Alamat VarChar 50 Atribut Penyerta

4 Tempat_Lahir VarChar 20 Atribut Penyerta

5 Tgl_Lahir Date 8 Atribut Penyerta

6 Jenis_Kelamin VarChar 10 Atribut Penyerta

7 Status VarChar 15 Atribut Penyerta

8 Id_kota VarChar 8 Foreign Key

9 Dinas_kerja VarChar 20 Atribut Penyerta

10 gol VarChar 2 Foreign Key

11 pendidikan VarChar 2 Atribut Penyerta

12 alamat VarChar 100 Atribut Penyerta

13 foto_pegawai VarChar 20 Atribut Penyerta

14 Lulusan VarChar 30 Atribut Penyerta

15. Tahun_lulus VarChar 4 Atribut Penyerta

16. Tmt_pegawai Date 8 Atribut Penyerta

17. No_keputusan VarChar 30 Atribut Penyerta

18. Nama_pasangan VarChar 30 Atribut Penyerta

19. Tgl_nikah Date 8 Atribut Penyerta

20. Foto_pasangan VarChar 30 Atribut Penyerta

Nama File : Golongan.

Keterangan : Data Golongan.

Atribut Field adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2 Struktur Field Golongan

1 Gol Char 10 Atribut Kunci

2 Gapok Char 18 Atribut Penyerta

(40)

Nama File : Kota.

Keterangan : Data Wilayah.

Atribut Field adalah sebagai berikut :

Tabel 4.3 Struktur Field Kota

1 Id_kota Char 5 Atribut Kunci

2 kota Char 20 Atribut Penyerta

Nama File : karpeg

Keterangan : Data karpeg

Tabel 4.4 Struktur Field Data KARPEG

1 No_karpeg VarChar 18 Atribut Kunci

2 NIP VarChar 18 Foreign Key

4 Tgl_karpeg Date 8 Atribut Penyerta

Nama File : karis

Keterangan : Data karis

Tabel 4.5 Struktur Field Data KARIS

1 No_karis VarChar 18 Atribut Kunci

(41)

Nama File : karsu

Keterangan : Data karsu

Tabel 4.6 Struktur Field Data KARSU

1 No_karsu VarChar 18 Atribut Kunci

4 Tgl_karsu Date 8 Atribut Penyerta

Nama File : naik_pangkat

Keterangan : Data Kenaikan Pangkat

Tabel 4.7 Struktur Field Data Kenaikan Pangkat

1 No_SKPP VarChar 18 Atribut Kunci

3 Gol_lama VarChar 2 Atribut Penyerta

4 Gol_baru VarChar 2 Atribut Penyerta

6 keterangan Varchar 15 Atribut Penyerta

7 Tgl_kp Date 8 Atribut Penyerta

8 Tmt_kp Date 8 Atribut Penyerta

Nama File : mutasi

Keterangan : Data mutasi

(42)

Tabel 4.8 Struktur Field Data Mutasi

1 No_SKM VarChar 18 Atribut Kunci

3 Dinas_lama VarChar 2 Atribut Penyerta

4 Dinas_baru VarChar 2 Atribut Penyerta

6 keterangan Varchar 15 Atribut Penyerta

7 Tgl_mutasi Date 8 Atribut Penyerta

8 Tmt_dinasbaru Date 8 Atribut Penyerta

Nama File : pensiun

Keterangan : Data pensiun

Tabel 4.9 Struktur Field Data Pensiun

1 No_SKP VarChar 18 Atribut Kunci

3 BAB VarChar 2 Atribut Penyerta

4 MKS VarChar 2 Atribut Penyerta

6 Pensiun_pokok Varchar 15 Atribut Penyerta

7 Tgl_mutasi Date 8 Atribut Penyerta

8 Tmt_pensiun Date 8 Atribut Penyerta

4.2.4.5. Kodifikasi

Pengkodean berfungsi untuk mendefinisikan suatu objek secara singkat, mengklasifikasikan data dan memasukan data kedalam database, selain itu kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pada program sistem informasi terdapat beberapa pengkodean untuk memudahkan dalam pencarian data, yang diantaranya yaitu :

(43)

a. Kode Pegawai XXXX XX XX XXXX XX X XXX No Urut Jenis golongan Tingkat golongan Tahun Pengangkatan PNS Tanggal lahir Bulan lahir Tahun lahir

Contoh: Kode Pegawai adalah 19870520 201002 1 001, Menunjukan

1987 tahun lahir pegawai, 05 bulan lahir pegawai, 20 tanggal lahir pegawai, 2010 tahun pengangkatan, 02 tingkatan golongan, 1 jenis golongan contoh 1 itu untuk A, 001 no urut pegawai di tempat kerja tersebut.

b. Kode Nomor KARPEG

KRG XXXXXXXXXX

No Urut KARPEG Kode KARPEG

Contoh : KRG 0000000001 Menunjukan pembuatan KARPEG dengan

nomor urut 0000000001.

c. Kode Nomor KARIS

KRS XXXXXXXXXX

No Urut KARIS

(44)

Contoh : KRS 0000000001 Menunjukan pembuatan KARIS dengan nomor urut 0000000001.

d. Kode Nomor KARSU

KSU XXXXXXXXXX

No Urut KARSU

Kode KARSU

Contoh : KSU 0000000001 Menunjukan pembuatan KARSU dengan

nomor urut 0000000001.

e. Kode Nomor Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

XXXXX / KEP / SKKP / XXXXX / XX No Urut Surat Kode Kota Keputusan Jenis Surat Tahun Pembuatan

Contoh : 00001 / KEP / SKKP / 23202 / 10 lima digit pertama yaitu

00001 menunjukkan nomor urut pembuatan SKKP, KEP : merupakan kependekan dari Keputusan, SKKP menunjukan jenis surat yang dibuat yaitu Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, lima digit ke empat menunjukan Kode Kota yang mengajukan kenaikan pangkat, dua digit terakhir menunjukan tahun pembuatan yaitu 10 yang berarti tahun 2010.

(45)

f. Kode Nomor Surat Keputusan Mutasi XXXXX / KEP / SKM / XXXXX / XX No Urut Surat Kode Kota Keputusan Jenis Surat Tahun Pembuatan

Contoh : 00001 / KEP / SKM / 23202 / 10 lima digit pertama yaitu

00001 menunjukkan nomor urut pembuatan SKM, KEP : merupakan kependekan dari Keputusan, SKM menunjukan jenis surat yang dibuat yaitu Surat Keputusan Mutasi, lima digit ke empat menunjukan Kode Kota yang mengajukan Mutasi, dua digit terakhir menunjukan tahun pembuatan yaitu 10 yang berarti tahun 2010.

g. Kode Nomor Surat Keputusan Pensiun

XXXXX / KEP / SKP / XXXXX / XX No Urut Surat Kode Kota Keputusan Jenis Surat Tahun Pembuatan

Contoh : 00001 / KEP / SKP / 23202 / 10 lima digit pertama yaitu

00001 menunjukkan nomor urut pembuatan SKP, KEP : merupakan kependekan dari Keputusan, SKP menunjukan jenis surat yang dibuat yaitu Surat Keputusan Pensiun, lima digit ke empat menunjukan Kode Kota yang mengajukan Pensiun, dua digit terakhir menunjukan tahun pembuatan yaitu 10 yang berarti tahun 2010.

(46)

4.2.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka dirancang untuk memudahkan user dalam mengakses Sistem Informasi yang dibutuhkan.

4.2.5.1 Struktur Menu

Rancangan struktur menu dibuat untuk memudahkan user dalam melakukan penggunaan fungsi-fungsi program yang ada pada sistem ini.

1. Tampilan Menu Utama

Berikut Tampilan menu utama :

Menu Utama

Halaman Utama Sejarah BKN Struktur

Organisasi Visi Misi Login

Administrator Pegawai Sie. Status

Kepegawaian Sie. Pensiun Sie. Mutasi

Gambar 4.17 Menu Utama

2. Tampilan Menu Admin

(47)

View data Laporan KARPEG KARIS KARSU Kenaikan Pangkat Mutasi Pensiun KARPEG KARIS KARSU Kenaikan Pangkat Mutasi Pensiun Pegawai Administrator Menu Administrator Daftar Pengguna Logout Menu Data Pendukung Data Kota Data Golongan

Gambar 4.18 Menu Admin

3. Tampilan Menu Sie. Status Kepegawaian

Berikut Tampilan Menu Sie. Status Kepegawaian:

Menu Laporan Menu Data Pendukung Data Pegawai Sie. Kepegawaian KARPEG KARIS KARSU Menu Sie. Kepegawaian Rubah Password Logout Kepegawaian Pembuatan KARPEG Pembuatan KARIS Pembuatan KARSU

(48)

4. Tampilan Menu Sie. Mutasi

Berikut Tampilan Menu Sie. Mutasi :

Menu Laporan View Data Sie. Mutasi Kenaikan pangkat Mutasi Menu Sie. Status

Mutasi Rubah Password Logout Data Kenaiakan pangkat Data Mutasi Mutasi Kenaikan Pangkat Mutasi

Gambar 4.20 Menu Sie. Mutasi

5. Tampilan Menu Sie. Pensiun

Berikut Tampilan Menu Sie. Pensiun:

Menu Laporan View Data

Sie. Pensiun

Pensiun Menu Sie. Pensiun

Rubah Password Logout Data Pensiun Pensiun Pensiun

Gambar 4.21 Menu Sie. Pensiun

4.2.5.2 Perancangan Input

Rancangan masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan masukan data ini harus dapat

(49)

memberikan penjelasan dari pemakai, baik dari bentuk maupun dari masukan-masukan yang harus di isi. Untuk lebih jelasnya bentuknya dapat di lihat berikut :

1. Rancangan Login

Berikut Rancangan Tampilan Login : LOGIN USER NAME PASS HAK AKSES KOTA LOGIN RESET

(50)

2. Rancangan Tampilan Input Data Pegawai

Berikut Rancangan Tampilan Input Data Pegawai :

NIP Nama Status Tempat Lahir Jenis Kelamin Tgl Nikah Foto Pasangan Jumlah anak Browse Data Pegawai SIMPAN BATAL Nama Pasangan Alamat Pend. Terakhir Unit Kerja Lulusan TMT Pegawai No Keputusan Tahun Lulus Kode Daerah

Foto Pegawai Browse

(51)

3. Rancangan Tampilan Input Data Berkas Karpeg Berikut Rancangan Tampilan Input KARPEG :

NIP No KARPEG Kode daerah TMT Pegawai No Keputusan Pembuatan KARPEG SIMPAN BATAL

Masukan NIP _Cari

Nama Pegawai

Foto

Gambar 4.24 Rancangan Input Data KARPEG

4. Rancangan Tampilan Input Data KARIS Berikut Rancangan Tampilan Input KARIS :

NIP No KARIS Kode daerah Tgl Nikah Nama istri Pembuatan KARIS SIMPAN BATAL

Nama

Foto

(52)

5. Rancangan Tampilan Input Data KARSU Berikut Rancangan Tampilan Input KARSU :

NIP No KARSU Kode daerah Tgl Nikah Nama Suamii Pembuatan KARSU SIMPAN BATAL

Nama Pegawai

Foto

Gambar 4.26 Rancangan Input Data KARSU

6. Rancangan Tampilan Input Data Mutasi Berikut Rancangan Tampilan Input Mutasi

No SKM

NIP

Dinas Lama

Dinas Baru

TMT Dinas Baru

DATA MUTASI PEGAWAI

SIMPAN BATAL

Cari

Pilih NIP

(53)

7. Rancangan Tampilan Input Data Kenaikan Pangkat Berikut Rancangan Tampilan Input Kenaikan Pangkat :

No SKKP

NIP

Gol Lama

Gol Baru

TMT Gol Baru

DATA KENAIKAN PANGKAT

Cari

Pilih NIP

Gambar 4.28 Rancangan Input Data Kenaikan Pangkat

8. Rancangan Tampilan Input Data Pensiun

Berikut Rancangan Tampilan Input Data Pensiun :

No SKP NIP

Berhenti Akhir Bulan TMT Pensiun

DATA PENSIUN

Cari Pilih NIP

(54)

4.2.5.3 Perancangan Output

Perancangan Output ini didasarkan pada kebutuhan informasi yang diperlukan oleh para user/ pemakai, berikut rancangan ouput SIPK : 1. Rancangan Tampilan Ouput KARPEG

Berikut Rancangan Tampilan Ouput KARPEG:

Gambar 4.30 Rancangan Output KARPEG

2. Rancangan Tampilan Ouput KARIS

Berikut Rancangan Tampilan Ouput KARIS:

Gambar 4.31 Rancangan Output KARIS

3. Rancangan Tampilan Ouput KARSU

Berikut Rancangan Tampilan Ouput KARSU:

GAMBAR GARUDA

(55)

Gambar 4.32 Rancangan Output KARSU

4. Rancangan Tampilan Ouput SK Kenaikan Pangkat

Berikut Rancangan Tampilan Ouput SK Kenaikan Pangkat:

GAMBAR GARUDA

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : XXXXX / XXXXX / XXX / XXX / XX NIP NAMA GOLONGAN LAMA GOLONGAN BARU TMT DINAS BARU XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Bahwa pegawai yang bersangkutan dimutasikan dari bagian dinas kerja lamanya yaitu Dinas XXXXX ke bagian dinas kerja barunya yaitu Dinas XXXXX.

BANDUNG, XX - XX - XXXX KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DR. EDY TOPO ASHARI NIP.19511025 197710 1 001 Menimbang : bahwa Pegawai Negeri sipil yang namanya tercantum dalam keputusan ini dinyatakan telah memenuhi syarat untuk dinaikan pangkatnya yang diberikan kepada :

Gambar 4.33 Rancangan Output SK Kenaikan Pangkat

GAMBAR GARUDA

(56)

5. Rancangan Tampilan Ouput SK Mutasi

Berikut Rancangan Tampilan Ouput SK Mutasi :

GAMBAR GARUDA

Menimbang : bahwa Pegawai Negeri sipil yang namanya tercantum dalam keputusan ini dinyatakan telah memenuhi syarat untuk dimutasikan karena beberapa pertimbangan yang diantaranya kurangnya sumber daya pada tempat dimana pegawai yang bersangkutan di mutasikan, yang diberikan kepada :

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : XXXXX / XXXXX / XXX / XXX / XX

NIP NAMA

DINAS KERJA LAMA DINAS KERJA BARU TMT DINAS BARU XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Bahwa pegawai yang bersangkutan dimutasikan dari bagian dinas kerja lamanya yaitu Dinas Pendidikan ke bagian dinas kerja barunya yaitu Dinas Kebudayaan.

BANDUNG, XX - XX - XXXX KEPALA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DR. EDY TOPO ASHARI NIP.19511025 197710 1 001

(57)

6. Rancangan Tampilan Ouput SK Pensiun

Berikut Rancangan Tampilan Ouput SK Pensiun:

GAMBAR GARUDA

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : XXXXX / XXXXX / XXX / XXX / XX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX BANDUNG, XX - XX - XXXX KEPALA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DR. EDY TOPO ASHARI NIP.19511025 197710 1 001 Menimbang : bahwa Pegawai Negeri sipil yang namanya tercantum dalam keputusan ini dinyatakan telah mencapai batas usia pensiun dan telah memenuhi syarat untuk diberhentikan dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil dengan hak pensiun, yang diberikan kepada :

NIP NAMA

TANGGAL LAHIR DINAS KERJA GOL/ PANGKAT MASA KERJA PENSIUN TMT PENSIUN GAJI POKOK TERAHIR PENSIUN POKOK

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Bahwa pegawai yang bersangkutan telah dinyatakan pensiun dan berhak mendapatkan hak pensiun.

(58)

7. Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARPEG

Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARPEG:

LAPORAN PEMBUATAN KARPEG

GAMBAR GARUDA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG

Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

NO. KARPEG NIP NAMA PEGAWAI TMT PEGAWAI KAB./KOTA TGL PENGESAHAN

BANDUNG, XX / XX / XXXX

Gambar 4.36 Rancangan Output Laporan KARPEG

8. Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARIS

Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARIS:

LAPORAN PEMBUATAN KARIS

GAMBAR GARUDA

NO. KARIS NIP NAMA PEGAWAI NAMA ISTRI KAB./KOTA TGL PENGESAHAN

(59)

9. Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARSU

Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan KARSU:

LAPORAN PEMBUATAN KARSU

GAMBAR GARUDA

NO. KARSU NIP NAMA PEGAWAI NAMA SUAMI KAB./KOTA TGL PENGESAHAN

Gambar 4.38 Rancangan Output Laporan KARSU

10. Rancangan Tampilan Ouput Laporan Kenaikan pangkat

Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan Kenaikan pangkat:

LAPORAN KENAIKAN PANGKAT

GAMBAR GARUDA

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG Jl. Surapati No.10 Bandung Telp.(022)7206182 Fax.(022)7206182

NO.SKKP NIP NAMA PEGAWAI GOL LAMA GOL BARU KAB./KOTA _PENGESAHANTGL

TMT. GOL BARU

(60)

11. Rancangan Tampilan Ouput Laporan Mutasi

Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan Mutasi:

LAPORAN MUTASI

GAMBAR GARUDA

NO.SKM NIP NAMA PEGAWAI DINAS LAMADINAS BARU KAB./KOTA _PENGESAHANTGL

TMT. DINAS BARU

Gambar 4.40 Rancangan Output Laporan Mutasi

12. Rancangan Tampilan Ouput Laporan Pensiun

Berikut Rancangan Tampilan Ouput Laporan Pensiun:

LAPORAN PENSIUN

GAMBAR GARUDA

NO.SKP NIP NAMA PEGAWAI DINAS GOLONGAN KAB./KOTA _PENGESAHANTGL

JABATAN TMT PENSIUN

(61)

4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan

Perancangan arsitektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu konfigurasi jaringan yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pelayanan kepegawaian Berbasis

Web menggunakan jaringan internet yang dapat dilihat pada gambar berikut ini :

admin Sie.kepegawian Sie.mutasi Sie.pensiun Sie.kepegawian Sie.mutasi Sie.pensiun modem modem AKSES INTERNET BKN BKD