BAB 4 RANCANGAN SISTEM. Core process knowledge management ini untuk mengatur dan mengelola

(1)

BAB 4

RANCANGAN SISTEM

4.1 Core Process Knowledge Management

Core process knowledge management ini untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan terutama dalam Divisi Operational. Perlu adanya pengelompokkan dan pengkategorian masalah yang ditemui didalam Divisi Operational. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas-aktifitas yang dianggap sebagai core process knowledge management dan terkait satu dengan yang lainnya, dimulai dari knowledge identification, knowledge acquisition, knowledge development knowledge sharing / distribution, knowledge untilization, hingga knowledge retention.

4.1.1 Knowledge Identification

Pada tahap ini akan di lakukan identifikasi pengetahuan apa saja yang dibutuhkan pada Divisi Operational. Pengetahuan itu dapat berupa tacit maupun explicit. Pengetahuan yang diperlukan tersebut kemudian definisikan pada process apa pengetahuan ini di dapatkan, people yang berhubungan dengan pengetahuan ini, technology / media yang digunakan, mengetahui pada tingkatan mana pengetahuan ini dalam knowledge goal (normative, strategic, oprational), dan pada level management mana yang membutuhkan knowledge ini.

(2)

Potential Knowledge T/E SECI People Fitur Knowledge Goal

Sejarah. Perusahaan _{E I}_Enginering,

workshop, quality

Company Profile

Strategic

Visi misi _{E I}_Enginering,

Visi Misi Strategic

Struktur organisasi beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan E I Enginering, workshop, quality Procedure, Job Description Strategic

Pembagian kategori knowledge

berdasarkan Departemen • Workshop:

- Keahlian dalam pembuatan work order.

- Prosedur pemilihan Bill of material.

- Karakteristik dari rawmaterial

(baja, metal, dll). - Analisa hydrotest • BAT

- Pembacaan product manual

untuk disassembly dan assembly. • Welder

- Teknik pengelasan. • Machining

- Pemahaman kode dan ukuran saat

machining. - Machinemanual • Maintenance - Pengetahuan mesin. - Machinemanual. • Engineering

- Spesifikasi pengambaran design produk

- Spesifikasi material produk - Pengembangan analisa pengetesan - Spesifikasi produk • Quality E E Enginering, workshop, quality Article Operational

(3)

- Skill audit qualitysystem untuk evaluasi tahunan.

- Analisa evaluasi CAR - Spesifikasi Kalibrasi - Prosedur inspeksi barang - Laporan pemeriksanaan

Informasi rapat. _{E I}_Enginering,

Notes of meeting

Operational

Work Instruction _{E I}_Enginering,

Procedure Operational

Pertanyaan dan jawaban permasalahan yang dihadapi karyawan T E Enginering, workshop, quality Problem Solving Normative Pengetahuan Produk Perusahaan E Enginering, workshop, quality Product Operational

(4)

4.1.2 Knowledge Acquisition

Pada tahap ini knowledge yang telah di idenfikasi dimasukan kedalam fitur-fitur yang dibuat dan di analisis bagaimana cara memperolehnya dan siapa saja orang yang terlibat didalam memperoleh knowledge tersebut dan yang berpotensi menyediakan pengetahuan ini.

Potential

Knowledge

Source

People Cara memperoleh

Customer _Mana g er Com p etitor Ex p ertise Kar y awan Sejarah. Perusahaan Dokumentasi profil perusahaan

v v Potential knowledge ini dioperoleh dengan mencari informasi pada produk yang telah di buat baik itu mengikuti standar API atau custom.

Visi misi Visi misi,

Struktur

Organisasi, fitur Contact Person web

v v v Potential knowledge ini diperoleh dari pengenalan akan visi dan misi pada karyawan. Struktur organisasi beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan

Job Description v v Potential knowledge ini diperoleh dari dokumen tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan.

Pembagian kategori knowledge berdasarkan Departemen • Workshop: - Keahlian dalam pembuatan work order. - Prosedur pemilihan Bill of material. - Karakteristik dari

rawmaterial (baja, metal, dll). - Analisa hydrotest • BAT Dokumen spesifikasi produk Safety procedure, Job Description Procedure, Job description Dokument hasil pengecekan hydro test

v v v - Potential knowledge ini diperoleh dari data-data dimensi produk yang sesuai dengan spesifikasi produk. - Potential knowledge ini diperoleh dari analisa hydrotest

- Potential knowledge ini diperoleh dari pemahaman akan manuel book - Potential knowledge ini diperoleh dari spesifikasi kalibrasi alat

(5)

- Pembacaan product manual untuk disassembly dan assembly. • Welder - Teknik pengelasan. • Machining - Pemahaman kode dan ukuran saat

machining. - Machinemanual • Maintenance - Pengetahuan mesin. - Machinemanual. • Engineering - Spesifikasi pengambaran design produk - Spesifikasi material produk - Pengembangan analisa pengetesan - Spesifikasi produk • Quality - Skill audit quality system untuk evaluasi tahunan. - Analisa evaluasi CAR - Spesifikasi Kalibrasi - Prosedur inspeksi barang - Laporan pemeriksanaan

Informasi rapat. _{Meeting staff dan}

manajer

v v Potential knowledge ini diperoleh dari dokumentasi rapat staff atau manajer.

(6)

Work Instruction _Procedur

pengerjaan pada perusahaan.

v v Potential knowledge ini dapat diperoleh dari instruksi pekerjaan pada tiap-tiap departemen.

Pertanyaan dan jawaban permasalahan yang dihadapi karyawan Web, dokumentasi permasalahan, ide karyawan

v v Potential knowledge ini diperoleh dari hasil pertanyaan akan permasalahan yang dihadapi karyawan.

Pengetahuan Produk Perusahaan

Dokumentasi produk yang ada

v v Potential knowledge ini dioperoleh dengan mencari informasi pada produk yang telah di buat baik itu mengikuti standar API atau custom.

Tabel 4.2 Knowledge Acquisition

4.1.3 Knowledge Development

Tahap ini merupakan proses pengembangan pengetahuan berfokus kepada pembangunan keahlian baru, produk baru, ide-ide baru dan banyak proses efisiensi lainnya, termasuk menghasilkan kemampuan yang belum tersedia dalam perusahaan. Pada tahap ini kita juga mentukan siapa saja yang terlibat, sumber pengetahuan itu dari mana, proses cara mendapatkan pengetahuan tersebut.

Potential

Knowledge

Source People Process

Sejarah. Perusahaan Dokumentasi perusahaan Enginering, workshop, quality

Pengetahuan akan sejarah perusahaan sangat penting bagi karywaan unutk meningkatkan loyalitas karyawan pada perusahaan

Visi misi Dokumentasi Visi

Misi

Enginering, workshop, quality

Pengetahuan akan visi dan misi perusahaan untuk karyawan.

Struktur organisasi beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab Dokumentasi Job Description

Enginering Pengetahuan tentang prosedur ini dapat dikembangkan melalui proses

(7)

karyawan _{prosedur yang menyangkut proses kerja} Divisi Operational. Pembagian kategori knowledge berdasarkan Departemen • Workshop: - Keahlian dalam pembuatan work order. - Prosedur pemilihan Bill of material. - Karakteristik dari

rawmaterial (baja, metal, dll). - Analisa hydrotest • BAT - Pembacaan product manual untuk disassembly dan assembly. • Welder - Teknik pengelasan. • Machining - Pemahaman kode dan ukuran saat

machining. - Machinemanual • Maintenance - Pengetahuan mesin. - Machinemanual. • Engineering - Spesifikasi pengambaran design produk - Spesifikasi material produk - Pengembangan analisa pengetesan - Spesifikasi Procedure, Job description, Skill karyawan Enginering, workshop, quality

- Pengetahuan akan spesifikasi gambar produk dapat diperoleh dari dokumen spesifikasi produk standart, hal ini berguna bagi produk custom sesuai dengan permintaan pelanggan. Pengetahuan ini berguna untuk mempercepat design produk dengan kesalahan yang minim

- Pengetahuan akan karakteristik dari raw material ini sangat penting bagi Divisi Operational untuk dikembangkan. Pengetahuan ini dapat diperoleh melalui pembelajaran akan setiap material yang digunakan dalam setiap produksi barang - Pengetahuan akan pembacaan product manual dan pembacaan machine manual

(8)

produk • Quality - Skill audit quality system untuk evaluasi tahunan. - Analisa evaluasi CAR - Spesifikasi Kalibrasi - Prosedur inspeksi barang - Laporan pemeriksanaan

Informasi rapat. _{Rapat staff dan}

meeting

Pengetahuan hasil perundingan rapat pada staff dan menager

Work Instruction _Dokumentasi

tahap-tahap instuksi / working manual

Quality Pengetahuan akan tahapan pekerjaan yang dilakukan karyawan pada tiap-tiap departemen Pertanyaan dan jawaban permasalahan yang dihadapi karyawan Pertanyaan karyawan / ide karyawan Enginering, workshop, quality

Pengetahuan ini berasal dari karyawan itu sendiri yang dapat dikembangkan oleh setiap orang

Pengetahuan Produk Perusahaan Dokumentasi produk perusahan yang pernah diproduksi Enginering, workshop, quality

Pengetahuan akan produk-produk perusahaan

Tabel 4.3 Knowledge Development

4.1.4 Knowledge Sharing and Distribution

Tahap ini merupakan proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah kami identifikasi serta menganalisa siapa saja terlibat proses knowledge sharing and distribution, bagaimana tipe penyebarannya push (pengetahuan tersebut diberikan/dibagian ) / pull (mengambil pengetahuan tersebut), fasilitas apa saja yang dibutuhkan pada proses penyebaran.

(9)

Potential Knowledge Media sharing / Teknologi

People Pull Push PIC

Sejarah. Perusahaan _Web _Enginering,

v Manajer, Tenaga ahli, karyawan

Visi misi Web Enginering,

v Tenaga ahli

Struktur organisasi beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan

Web, Ms Office

v Manajer, Tenaga ahli, karyawan Pembagian kategori knowledge berdasarkan Departemen • Workshop: - Keahlian dalam pembuatan workorder. - Prosedur pemilihan Bill of material.

- Karakteristik dari raw material (baja, metal, dll). - Analisa hydrotest • BAT

- Pembacaan product manual untuk disassembly

dan assembly. • Welder

- Pemahaman kode dan ukuran saat machining.

- Machinemanual • Maintenance - Pengetahuan mesin. - Machinemanual. • Engineering - Spesifikasi pengambaran design produk - Spesifikasi material produk - Pengembangan analisa pengetesan Web, Ms Office, PDF Enginering, workshop, quality v Tenaga ahli

(10)

- Spesifikasi produk • Quality

- Skill audit qualitysystem

untuk evaluasi tahunan. - Analisa evaluasi CAR - Spesifikasi Kalibrasi - Prosedur inspeksi barang - Laporan pemeriksanaan

Informasi rapat. _Web _Enginering,

v Manager, Tenaga ahli, karyawan

Work Instruction Web, Ms

office Enginering, workshop, quality v Manajer, Tenaga ahli,karyawan

Pertanyaan dan jawaban permasalahan yang dihadapi karyawan

Web Enginering, workshop, quality

v v Manajer, Tenaga ahli

Web, Ms Office

Quality v Tenaga ahli

Tabel 4.4 Knowledge Sharing and Distribution

4.1.5 Knowledge Utilization

Pada tahap ini merupakan proses untuk memastikan pengetahuan yang ada telah disimpan dan mendukung segala aktifitas dan proses bisnis yang berlangsung didalam perusahaan.

Potential Knowledge Usability Feedback

Sejarah. Perusahaan _{Potential knowledge ini digunakan}

oleh seluruh staff disvisi Operational untuk mengetahui sejarah perusahaan

Karyawan memahami dengan baik segala seuatu tentang perusahaan

Visi misi _{Potential knowledge ini digunakan}

oleh seluruh staff disvisi

Operational untuk mengetahui visi misi perusahaan.

Karyawan memahami dengan baik tentang visi misi perusahaan

(11)

Potential knowledge ini digunakan oleh seluruh staff disvisi

Operational untuk mengetahui stuktur perusahaan dan hal-hal menyangkut profile perusahaan

Karyawan memahami dengan baik struktur organisasi dan hak-hak karyawan.

- Keahlian dalam pembuatan

workorder.

untuk disassembly dan

assembly. • Welder

- Pemahaman kode dan ukuran saat machining. - Machinemanual • Maintenance - Pengetahuan mesin. - Machinemanual. • Engineering - Spesifikasi pengambaran design produk

- Spesifikasi material produk - Pengembangan analisa pengetesan

- Skill audit qualitysystem

untuk evaluasi tahunan. - Analisa evaluasi CAR - Spesifikasi Kalibrasi - Prosedur inspeksi barang

Potential knowledge ini digunakan oleh para engineering dalam mendesign suatu produk sehingga ukuran tepat dan presisi.

Potential knowledge ini digunakan oleh departemen quality dimana hasil pengetesan dianalisa dan hasilnya untuk pengembangan lebih lanjut pada produk tersebut Potential knowledge ini digunakan oleh departemen workshop dan engineering dalam memproduksi barang sehingga mempunyai kualitas tingi

Potential knowledge ini digunakan oleh seluruh staff pada Divisi Operational guna menjaga keselamatan dalam bekerja

Potential knowledge ini digunakan oleh departemen quality untuk mengecek sejauh mana ketahanan suatu produk yang di buat

Kesalahan dalam penggambaran menjadi minim, penyelesaian design tepat waktu.

Pemahaman karyawan akan raw material meningkat sehingga tingkat kualitas produk yang dihasilkan akan lebih baik Para seluruh karyawan Divisi Operational memahami betul pentingnya keselamatan dalam bekerja.

Akurasi pada pengecekan dapat mencapai 100%

(12)

- Laporan pemeriksanaan

Informasi rapat. Potential knowledge ini digunakan

oleh seluruh staff Divisi

Operational untuk mengetahuai informasi manajerial pada perusahaan.

Kinerja karyawan Operational meningkat

Work Instruction Potential knowledge ini digunakan

oleh seluruh staff Divisi

Operational dalam menjalankan instruksi manual pekerjaan dengan baik.

Permasalahan yang ada dapat diminimalisir

Potential knowledge ini digunakan oleh seluruh staff Divisi

Operational agar dapat

menemukan solusi pada masalah yang dihadapi dalam

pekerjaannya.

Adanya solusi terbaik dalam setiap masalah teknis maupun non teknis

Potential knowledge produk ini digunakan seluruh staff pada Divisi Operational untuk mengetahui produk apa yang dihasilkan dan dapat menjelaskan spesifikasi produk pada pelanggan apabila ada yng bertanya.

Para staff pada Divisi Operational mengetahui dengan jelas spesifikasi dari produk yang dihasilkan

perusahaan.

Tabel 4.5 Knowledge Utilization

4.1.6 Knowledge Retention

Tahap ini merupakan proses yang meliputi aktifitas penyimpanan dan update informasi yang akan sangat bernilai bagi perusahaan, juga untuk menyimpan pengetahuan yang sangat berharga dan prioritas pengembangan pengetahuan tersebut.

Potential Knowledge Person Prioritas

Pengembangan

Proses Update

Sejarah. Perusahaan _Enginering,

workshop, quality

Medium Melakukan update apabila ada perubahan.

Visi misi _Enginering,

workshop, quality

High Melakukan update apabila ada perubahan.

(13)

Enginering, workshop, quality

High Melakukan update apabila ada kebijakan yang berubah.

- Keahlian dalam pembuatan work order.

untuk disassembly dan assembly. • Welder

- Pemahaman kode dan ukuran saat machining. - Machinemanual • Maintenance - Pengetahuan mesin. - Machinemanual. • Engineering

- Spesifikasi pengambaran design produk

- Spesifikasi material produk - Pengembangan analisa pengetesan

- Skill audit qualitysystem untuk evaluasi tahunan.

- Analisa evaluasi CAR - Spesifikasi Kalibrasi - Prosedur inspeksi barang - Laporan pemeriksanaan

High Melakukan update pada hasil pengetesan.

Melakukan update artikel dengan yang terbaru. Melakukan update setelah pengecekan.

(14)

Informasi rapat. _Enginering,

workshop, quality

Medium Melakukan update Notes of Meeting terbaru dan

mengupdate status Notes of Meeting.

Work Instruction _Enginering,

workshop, quality

High Melakukan update WI bila ada penambahan atau perubahan

High Melakukan update setelah melakukan input problem.

Medium Melakukan update bila ada produk terbaru.

Tabel 4.6 Knowledge Retention

4.2 Pemetaan Fitur

Pemetaan fitur ini berdasarkan identifikasi pemetaan knowledge goal dan identifikasi knowledge pada Bab 3. Hasil pemetaan dan identifikasi akan disesuaikan dengan perancangan fitur aplikasi yang akan dibangun, seperti ditunjukan pada tabel berikut:

KnowledgeGoal Fitur

Strategic 1. Sarana penyimpanan dan penyebaran knowledge yang merupakan aset sangat berharga bagi perusahaan 2. Mengumpulkan knowledge dalam perusahaan agar dapat digunakan seterusnya oleh siapa pun yang

• Job description • Product • Procedure • Notes of meeting • Contact person • Article

(15)

membutuhkanny a Operational 1. Meningkatkan efisiensi pekerja operasional sehari-hari semua karyawan di perusahaan 2. Mempersingkat waktu pertukaran dan penyebaran informasi • Job description • Product • Prosedure • Notes of meeting • Procedure • News and event • Problem Solving Normative 1. Mempermudah sosialisasi perusahaan kepada karyawannya 2. Menciptakan budayaself-learning. 3. Menciptakan budaya self-learning kepada karyawan agar dapat mengembangkan pengetahuan dan keterampilan pada setiap individu. • Job description • Product • Problem and solution •Contact Person •Notes of meeting •Problem Solving

(16)

Identifikasi Knowledge 1. Visi misi 2 Tugas, wewenang dan tanggung jawab 3. Sejarah perusahaan 1.Pengkatagori knowledge berdasarkan tiap-tiap departemen 2. Produk Perusahaan. 3. Hasil rapat 4. Problem solving. 1. Manager Meeting 2. Staff meeting

Tabel 4.7 Pemetaan Fitur

4.3 Penjelasan Fitur

4.3.1 News

Sesuai dengan namanya, news berarti adalah fitur yang memuat berita-berita terbaru yang ada pada perusahaan dan Divisi Operational. News seperti papan pengumuman online yang ada di perusahaan. Melalui fitur ini semua karyawan bahkan yang tidak memiliki login untuk mengakses KMS, dapat membaca berita-berita terbaru atau pengumuman yang ada di fitur news ini.

Fitur news mempercepat dan mempermudah proses penyebaran informasi dan pengumuman yang ada di lingkungan perusahaan dan Divisi Operational. Apalagi kultur kerja di perusahaan yang dinamis dan sangat cepat karena banyak karyawannya yang sering terjun langsung kelapangan dan miliki karyawan sangat banyak mengakibatkan sering terjadinya missing informasi kepada karyawan.

Pengumuman-pengumunan yang ada di fitur news dapat beberapa pengumuman teknikal maupun nonteknikal. Dengan adanya fitur ini seluruh karyawan dapat memperoleh informasi secara cepat, juga dapat menyebarkan informasi secara akurat.

(17)

Dalam pengoperasiannya admin dapat melakukan penambahan atau penghapusann terhadap suatu pengumuman. Sedangkan untuk membaca semua berita fitur news adalah semua karyawan, bahkan yang tidak memiliki login untuk dapat mengakses KMS.

RequiredField Non Required Field

Title Date

News Description

Table. 4.8 Required field dan Non Required Field pada fitur news.

4.3.2 Event

Event adalah fitur yang menginformasikan tentang acara-acara yang akan diadakan atau di hadiri oleh semua perusahaan. Sama dengan fitur news karyawan yang tidak memiliki login sekali pun dapat melihat informasi acara yang dihadiri atau diadakan oleh setiap perusahaan.

Melalui fitur ini karyawan di berikan informasi tentang acara terbaru yang akan berlangsung. Dalam pengoperasiannya admin dapat melakukan penambahan, perubahan atau penghapusan terhadap suatu pengumuman acara. Semua karyawan dapat membaca event yang ada bahkan yang tidak mempunyai login sekali pun dapat mengaksesnya. Dalam satu page, fitur event ini dapat memuat sampai 10 cuplikan berita pendek. Fitur event memiliki kemampuan untuk menerima satu upload file dan menampilkannya sesuai dengan jenis file yang di upload.

(18)

Required Field Non Required Field

Title Picture (JPEG, GIF)

Date Event Description

Tabel. 4.9 Required field dan Non Required field pada fitur Event.

4.3.3 Organization

Fitur organization adalah fitur yang berfungsi untuk sebagai sarana penyimpanan dan penyebaran knowledge yang berhubungan dengan perusahaan.

Dengan adanya fitur ini seluruh keryawan dapat memperoleh gambaran jelas tentang perusahaan dimana mereka bekerja baik secara terstruktur maupun secara teknikal. Fungsi umumnya adalah menjelaskan secara umum kepada seluruh karyawan, terutama karyawan yang baru masuk, tentang situasi dan kondisi organisasi secara keseluruh agar tidak perlu melakukan briefing awal.

Fitur organization terdiri dari tiga menu lagi, yaitu:

• Visi dan Misi

Visi dan misi adalah menu yang menjelaskan tentang visi dan misi dari perusahaan. Menu ini tidak dapat diubah atau di hapus, kecuali nantinya ada perubahan visi dan misi baru yang telah di sepakati oleh direktur barulah admin akan mengadakan perubahan secara langsung ke sistem.

Menu visi dan misi ini mempermudah karyawan yang baru masuk kedalam perusahaan untuk mengetahui kemana arah dan tujuan perusahaan.

(19)

• Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah menu yang menggambarkan struktur organisasi perusahaan secara menyeluruh. Dengan adanya menu ini, karyawan dapat melihat jelas kedudukan unit mereka atau mereka sendiri dalam perusahaan.

Sama dengan menu visi dan misi, menu ini tidak dapat diubah atau dihapus, kecuali ada perubahan struktur organisasi, barulah akan di lakukan perubahan oleh admin.

• Job Description

Job description adalah menu yg menyimpan informasi mengenai tugas dari suatu jabatan yang ada di perusahaan. Dalam menu ini, karyawan baru yang masuk ke perusahaan dapat melihat secara lengkap informasi mengenai tugas dan tanggung jawabnya.

Selain dapat melihat tugas dan tanggung jawab, karyawan juga dapat mengenali nama-nama orang yang menempati jabatan yang ada di perusahaan, karena di dalam menu ini dilengkapi dengan field PIC (person in charge).

Didalam pengoperasiannya admin dan manager dapat melakukan eksekusi terhadap menu. Jika terjadi usulan perubahan terhadap tugas suatu posisi, maka departemen yang bersangkutan harus melihat prosedur yg berlaku untuk melakukan usulan perubahan.

Position Department

(20)

Detail Description Document

Tabel 4.10 Required Field dan Non Required Field pada fitur Job Description.

Grouping Keterangan

Position Pengelompokan berdasarkan nama jabatan

yang bersangkutan.

Department Pengelompokan berdasarkan departemen

jabatan yang bersangkutan.

Tabel. 4.11 Grouping pada fitur Job Description.

4.3.4 Operation Support

Fitur operation adalah fitur yang menjelaskan aliran kerja dan kegiatan operational sehari-hari yang terjadi di perusahaan.

Fitur operation ini sangat dinamis, semua informasi tentang perusahaan dan kegiatan rutin dan juga penjelasan mendukung kegiatan Divisi Operational perusahaan dapat di peroleh dalam fitur ini. Fitur ini sangat memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaannya.

Fitur operation support juga sangat membantu jika suatu Divisi Operational ingin menyebarkan informasi tentang kegiatan berhubungan dengan bagian lain. Dalam hal

(21)

pelaksanaan eksekusinya yang dapat melakukan adalah admin dengan ijin dari manajer Operational.

Fitur operational terdiri dari 3 menu yaitu:

• Procedure

Procedure adalah menu yang memuat knowledge tentang segala macam prosedur dan ketentuan berlaku di perusahaan bagi karyawannya dalam hal menjalankan setiap kegiatan dan fungsi yang ada.

Dengan adanya menu ini semua karyawan di dalam Divisi Operational akan sangat termudahkan dalam hal pekerjaan sehari-hari.

Category Additional Document

Departement Position Name

Tabel 4.12 Reqired Field dan Non Required Field pada fitur Procedure.

Category Pengelompokan berdasarkan kategori yang ada.

Departement Pengelompokan berdasarkan departemen yang mengeluarkan prosedur.

(22)

• Problem Solving

Menu problem solving adalah menu yang menampung berbagai masalah yang pernah dialami oleh karyawan, dan disertai dengan solusi dari masalah tersebut. Dengan adanya menu problem solving, karyawan pada Divisi Operational dapat melihat permasalahan yang pernah dialami dan dapat mengambil pelajaran dari permasalahan tersebut jika mereka mengalaminya kelak.

Menu problem solving dapat memberi banyak masukan dan pelajaran bagi karyawan jika mereka menemui masalah dalam kegiatan operational mereka.

Yang dapat melakukan eksekusi terhadap menu ini adalah admin sedangkan pemakai menu ini adalah semua user.

Reqired Field Non Required Field

Problem title

Department Author Problem Solution

Tabel 4.14 Required Field dan Non Required Field pada fitur problem solving.

Departmen Pengelompokan berdasarkan departemen.

(23)

4.3.5 Knowledge

Knowledge adalah fitur yang memuat segala macam bentuk pengetahuan yang umum (boleh di share kepada semua karyawan) yang ada pada perusahaan. Knowledge yang di share adalah knowledge yang sifatnya dapat memberikan pengetahuan kepada karyawan lain.

Fitur knowledge ini dapat menjadi sarana pembelajaran bagi karyawan Divisi Operational dan semua karyawan kedepannya. Fitur knowledge juga sangat dinamis. Semua karyawan yang terlibat, dapat melakukan penambahan terhadap isi fitur ini.

• Article

Article adalah menu yang memuat tentang segala informasi pengetahuan yang berguna bagi Divisi Operational dalam menjalakan tugasnya. Informasi pengetahuan disini dapat berupa artikel atau sekedar jurnal yang didapat dari hasil pemikiran karyawan atau menyadur dari sumber lain.

Kegunaan yang dapat diambil adalah memberikan informasi pengetahuan kepada seluruh karyawan Divisi Operational dan juga dapat menjadi media pembelajaran pada perusahaan.

(24)

Gambar 4.1 Penjelasan detail knowledge

Title Description Department Category Document

(25)

Category Pengelompokan jenis knowledgenya. Department Pengelompokan berdasarkan departemen.

Tabel 4.17 Grouping pada fitur Article.

• Product

Fitur ini memberikan informasi pengetahuan tentang produk perusahaan bagi karyawan Divisi Operational untuk mengerti secara detail spesifikasi produk yang ada atau yang pernah dibuat.

Name Picture (JPEG, GIF)

Category Description Document

Table 4.18 Reqired Field dan Non Required Field pada fitur Product.

Grouping Keterangan

Category Pengelompokan berdasarkan kategori dari jenis produk tersebut.

Tabel 4.19 Grouping pada fitur Product

4.3.6 Contact Person

Contact person adalah fitur yang memuat data-data dari orang yang memiliki hubungan dan kepentingan dalam perusahaan khususnya Divisi Operational

(26)

Contact person adalah fitur yang memuat informasi tentang karyawan yang bekerja diperusahaan, dan dapat diukur kira-kira besarnya keahlian yang dimiliki oleh orang tersebut berdasarkan lamanya orang tersebut bekerja di perusahaan (pengalaman yang dimiliki oleh orang tersebut). Fitur ini dapat dimanfaatkan oleh semua karyawan yang menjadi user dari KMS ini. Dengan adanya fitur ini, karyawan dapat meminta bantuan ke orang yang tepat berdasarkan keahlian yang dimilik oleh orang tersebut

Requiered Field Non Required Field

Name Department Position Work since Address Additional Information Office Number

Tabel 4.20 Required Field dan Non Required Field pada fitur Contact Person

Departement Pengelompokan berdasarkan departemen atau bagian dari contact person.

(27)

4.3.7 Notes of Meeting

Notes of meeting adalah menu yang memuat semua informasi tentang notulen rapat dari rapat yang diadakan, menu ini juga dilengkpai dengan progress dari rapat tersebut. Dengan demikian manager divisi atau karyawan dapat mengetahui sampai sejauh mana keputusan dari rapat yang telah dilaksanakan juga mengetahui secara pasti PIC (person in charge) mana yang menjalankannya.

Ada dua tahapan dalam melaksanakan eksekusi pada menu notes of meeting ini, yaitu saat menambahkan notulen rapat baru, dan kemudian saat melakukan update terhadap hasil dari rapat yang telah ada. Update terhadap notulen yang telah ada dapat dilakukan berulang-ulang.

Type Date Departement Notulis Present Absent Status Topic Problem Solution

(28)

Progress

Tabel 4.23 Required Field pada saat Add Progress pada Notes of meeting

Date Pengelompokan berdasarkan tanggal diadakannya rapat. Departement Penglompokan berdasarkan departemen yang

melaksanakan rapat.

Type Pengelompokan berdasarkan jenis rapat.

Status Pengelompokan berdasarkan status ( ON PROGRESS / DONE )

Tabel 4.24 Grouping pada fitur Notes of meeting.

4.4 Keterangan pendukung dalam Knowledge Management System

Dalam KMS ini ada beberapa istilah yang di gunakan sesuai dengan konsep KM itu sendiri. Istilah-istilah itu adalah:

• Required Field

Adalah field-field yang wajib diisi saat melakukan eksekusi pada sistem.

• Non Required Field.

Adalah field-field yang ti dak harus diisi saat melakukan eksekusi pada sistem.

(29)

Adalah pengelopokan pada suatu fitur. Grouping berarti mengklasifikasi suatu fitur kedalam kelompok-kelompok tertentu sehingga memudahkan pengguna sistem

jika hendak mencari informasi.

• Privilages

Adalah pengelompokan pengguna sistem berdasarkan sejauh mana akses yang di miliki oleh pengguna sistem. Dalam KMS, ada 3 pengelompokan yaitu:

a. Admin

Admin adalah seorang dari divisi IT yang bertanggung jawab terhadap

knowledge management system secara keseluruhan, baik proses pemeliharaan atau pengembangan, hingga mengelola server dan database. Admin memiliki akses penuh terhadap sistem. Untuk masalah database, admin bisa melakukan perubahan atau pengembangan berdasarkan instruksi yang di berikan oleh

pimpinan perusahaan. b. Manager.

Manager adalah kepala dari masing-masing masing-masing departemen untuk memiliki akses lebih terhadap knowledge management system ini. Akses menjadi manager ini diberikan kepada manajer di setiap departemen.

c. User.

Hak akses user di berikan kepada seluruh karyawan Divisi Operational. Hak akses user hanya memiliki fasilitas untuk menjadi penikmat informasi yang ada, bukan eksekutor, kecuali jika user harus menambahkan suatu knowledge baru.

(30)

4.5 Class Diagram +add () +edit () +view() +delete() Operation Support +add() +view() +edit() +delete() -ID_procedure -name -department -category -document Procedur +add() +view() +edit() +delete() -ID_Problem_solving -Title -department -author -problem -solution Problem Solving +Add () +View() -ID_news -title -date -description News +add() +edit() +view() -ID_event -title -date -description Event +add() +View() +edit() -ID_user -Privilage -Password User +add() +edit() +view() karyawan +add() +Edit() +view() Manager +Add () +Edit() +view() +Delete() Admin +Add () +Edit() +View() +delete() Knowledge +add() +edit() +view() +update() +delete() -ID_notes_of_meeting -type -date -department -notulis -present -absent -Status -topic -problem -solution Notes of meeting 1..* 1 0..* 1 0..* 1 1..* 1 1..1 1..* +Add() +Edit() +Delete() -User_ID -Type -Password -Privilage User Management 1 0..* +Add() +Edit() +View() +delete() -ID_contact_person -Name -Departemen -position -work_since -address -additional_info -no_office -no_private Contact Person +add() +view() +edit() +delete() -ID_product -Name -category -description -document Product +add() +edit() +view() +delete() -ID_article -department -title -category -description -document Article +add() +Edit() +View() Organization 1..* 1 +add() +View() +edit() -ID_visi_misi -title -Description Visi Misi +add() +edit() +view() -ID_job_description -position -department -detail -Description Job Description +View() +edit() -ID_struktur_organisasi -Description Struktur Organisasi 1..* 0..*

(31)

4.6 Use Case

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Mengakses News

Mengakses Visi Misi

Mengakses Job Description Mengakses Event karyawan Manager Admin Login Mengakses Struktur Organisasi Mengakses Procedure mengakses Problem Solving Mengakses Article Mengakses Product Mengakses Contact person Mengakses Notes of Meeting

(32)

4.6.1 Use Case Specification

• Login

Usecase : Sebelum mengakses sistem diharuskan melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan userID dan

password.

Object : Admin, Manager, Staff.

Function : Memasukkan userID dan password.

• Mengakses News

Usecase : Adanya data news yang akan disimpan dengan menggunakan window news.

Object : News, Staff, Admin, Manager. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus

• Mengakses Event

Usecase : Berupa event-event secara keseluruhan yang akan atau telah terjadi di perusahaan.

Object : Event, Admin, Manager, staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus

• Mengakses Contact Person

Usecase : Fitur ini memuat data-data dari orang yang memiliki hubungan dan kepentingan dalam perusahaan khususnya Divisi Operational.

Object : Contact Person, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

(33)

• Mengakses Visi Misi

Usecase : User dapat melihat Visi Misi perusahaan. Object : Visi Misi, Admin, Manager, staff.

Function : Ubah, Simpan, Hapus.

• Mengakses Job Description

Usecase : Fitur ini berisi tentang deskripsi pekerjaan-pekerjaan yang ada.

Object : Job Description, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus

• Mengakses Struktur organisasi

Usecase : User dapat melihat Struktur Organisasi perusahaan. Object : Struktur Organisasi, Admin, Manager, Staff.

Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

• Mengakses Procedure

Usecase : Fitur ini memuat knowledge tentang segala macam prosedur dan ketentuan yang berlaku di perusahaan bagi karyawannya dalam hal menjalankan setiap kegiatan dan fungsi yang ada.

Object : Procedure, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

(34)

• Mengakses Problem Solving

Usecase : Fitur ini yang menampung berbagai masalah yang pernah dialami oleh staff, dan disertai dengan solusi dari masalah tersebut

Object : Problem Solving, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

• Mengakses Product

Usecase : User dapat Mengakses semua detail dari setiap produk yang ada dalam perusahaan.

Object : Product, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

• Mengakses Article

Usecase : Fitur ini menampung semua artikel-artikel yang membantu proses pekerjaan para user.

Object : Article, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

• Mengakses Notes of Meeting

Usecase : Fitur ini memuat semua informasi tentang notulen rapat dari rapat yang diadakan, fitur ini juga dilengkpai dengan progress dari rapat tersebut.

Object : Notes of meeting, Admin, Manager, Staff. Function : Tambah, Simpan, Ubah, Hapus.

(35)

4.7 Sequence Diagram

Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan KMS digambarkan melalui sequence. Sequence terbagi atas 2 (dua) bagian yaitu hak akses admin, dan hak akses staff dan manajer.

Pada system ini terdapat beberapa fitur yang dapat diakses penuh oleh setiap actors. Karena hal pada fitur tersebut, gambar sequence yang dibuat tidak dibedakan antara admin, manajer dan staff. Sedangkan pada fitur-fitur yang penggunaannya dibedakan atas admin, manager dan staff, maka gambar sequence akan dibuat berbeda.

4.7.1 Sequence Log In

Untuk menggunakan aplikasi KM ini user harus menjalankannya terlebih dahulu, caranya dengan memasukan url alamat aplikasi ini. Setelah itu akan masuk ke halaman index, apabila ingin menggunakan aplikasi, mengharuskan user untuk login terlebih dahulu. Setelah memasukan user id dan password, sistem akan mencari data untuk dicocokan. Setelah cocok, data yang dimasukan benar aplikasi akan menuju ke halaman home. Dan apabila data yang dimasukan salah, halaman home tidak akan terbuka.

(36)

(37)

4.7.2 Sequence News

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur news. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin dan Manager diperbolehkan untuk melihat, menambah, merubah, dan menghapus news. Untuk menambahkan news, harus melewati ijin / approval dari admin.

(38)

4.7.3 Sequence News pada Staff

Untuk user lain yaitu para staff, staff hanya bisa melihat news.

(39)

4.7.4 Sequence Contact Person

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Contact Person. Pada fitur ini semua user dapat mengakses tapi tidak dapat melakukan action lain

admin, manager, staff

Window Contact Person create()

close

Contact Person

get_data()

return()

(40)

4.7.5 Sequence Visi Misi

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Visi Misi. Pada fitur Visi Misi ini, user hanya dapat melihat fitur ini tetapi tidak bisa melakukan action lain. Hak akses terdapat pada admin

Admin, Manager, Staff

Window Visi Misi

Visi Misi create() klik_Visi_Misi close get_data() return()

(41)

4.7.6 Sequence Job Description

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Job Description. Pada fitur ini, user dapat melihat deskripsi-deskripsi pekerjaan yang akan atau telah dikerjakan. Hak akses terdapat pada admin dan manager untuk menambah, mengubah, dan menghapus.

(42)

4.7.6.1 Sequence Job Description pada Staff

Berikut sequence pada Job Description untuk user lain yaitu Staff. Staf hanya dapat melihat fitur.

staff

Window job description create

close

job description

get_data()

return()

(43)

4.7.7 Sequence Struktur Organisasi

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Struktur Organisasi. Pada fitur Struktur Organisasi ini, user hanya dapat melihat fitur ini tetapi tidak bisa melakukan action lain. Hak akses terdapat pada admin.

admin, manager, staff

Window struktur organisasi create()

close

struktur organisasi

get_data()

return()

(44)

4.7.8 Sequence Procedure

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Procedure. Pada fitur ini, Hak akses terdapat pada admin dan Manager untuk menambah, mengubah dan menghapus prosedur-prosedur tersebut.

(45)

4.7.8.1 Sequence Procedure pada Staff

Berikut adalah sequence Procedure untuk user staff. Staff seperti pada fitur lainnya hanya bisa melihat, tidak bisa melakukan action lainnya.

Staff

Window procedure procedure create()

klik_procedure

close

get_data()

return()

(46)

4.7.9 Sequence Product

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur product. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin dan manager untuk melihat, merubah, dan menambahkan product.

(47)

4.7.10 Sequence Product pada Staff

Untuk user lain yaitu para staff, staff hanya bisa melihat product.

staff Window product create() close product get_news() return()

(48)

4.7.11 Sequence Notes of Meeting

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Notes of Meeting. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin dan manager untuk melihat, merubah, dan menambah kedalam fitur ini.

(49)

4.7.11.1 Sequence Notes of Meeting pada staff

Berikut Sequence Notes of Meeting untuk Staff, hak akses Staff pada fitur ini hanya bisa melihat.

staff

Window Notes of Metting create()

close

Notes of Meeting

get_data()

return()

(50)

4.7.12 Sequence Problem Solving

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Problem Solving. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin, staff dan manager untuk melihat, merubah, dan menambahkan masalah dan penyelesaiannya kedalam fitur ini.

(51)

4.7.13 Sequence Article

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Article. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin, staff dan manager untuk melihat, merubah, dan menambah kedalam fitur ini.

(52)

4.7.14 Sequence Event

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Event. Pada fitur ini hak akses sebagai admin untuk melihat, menghapus, mengedit, dan menambahkan Event

Admin Window Event list event create() delete create() Event get_all_data() save add_new

window new event

view

window view event create() edit_event _edit() new_event create() entry_event get_data() close return() return() save

(53)

4.8 Rancangan Layar

4.8.1 Login

Gambar 4.20 Tampilan Login

Layar ini adalah halaman utama dari website KM PT.NMS. Pada layar ini semua orang hanya dapat melihat beberapa fitur saja dan tidak dapat menggunakan fitur yang ada. Untuk mengakses user diharapkan mengisi user id dan password terlebih dahulu.

(54)

4.8.2 Home

Gambar 4.21 Tampilan Home

Ini adalah tampilan layar apabila user sudah masuk kedalam sistem. Menu yang ada terdapat pada panel kiri sedangkan isi menu terdapat pada panel kanan. User dapat memilih menu apa saja yang akan diakses.

(55)

4.8.3 News

Gambar 4.22 Tampilan News

Pada menu news karyawan akan melihat berita apa saja yang terkait dengan perusahaan dan Divisi Operational. Dalam menu news ini hanya menampilkan berapa cuplikan berita, apabila ingin melihat jelas berita terkait dapat menklik judul berita tersebut.

(56)

4.8.4 Event

Gambar 4.23 Tampilan Event

Pada menu event ini keryawan dapat melihat event apa saja yang ada pada perusahaan maupun Divisi Operational. Dalam menu event ini hanya menampilkan berapa cuplikan event, apabila ingin melihat jelas event terkait dapat menklik judul event tersebut.

(57)

4.8.5 Event Detail

Gambar 4.24 Tampilan Event detail

Tampilan ini adalah tampilan detail tentang event yang dipilih. Dalam menu ini terdapat judul, tanggal dan penjelasan event yang terjadi. Terdapat juga gambar dari dokumentasi event yang sudah diadakan.

(58)

4.8.6 Event Input Admin

PT. Nurman Mitra Sentosa

LOGO PERUSAHAN LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Event (add_new) Date Description Picure file_1.doc file_2.doc file_3.doc file_4.doc Browse Upload Save Title Home

Visi dan Misi News Event Organization Job Description Struktur Organisasi Operation Support Procedure Problem solving Job Spec Knowledge Article Contact Person Notes of meeting Product

Gambar 4.25 Tampilan Event admin

Tampilan ini adalah tampilan dimana admin akan meng-input data pada menu event. Admin dan manajer dapat meng-input data event yang berlangsung atau yang sudah terlaksana. Terdapat fungsi upload untuk menampilkan gambar.

(59)

4.8.7 Contact Person

LOGO PERUSAHAN LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Contact Person SEARCH Department Name Name Department Department Name Department View ALL Name Home

Gambar 4.26 Tampilan Contact Person

Pada menu contact person, user dapat mencari informasi karyawan yang ada pada Divisi Operational. User dapat mencari dengan berdasarkan nama atau dari departemen.

(60)

4.8.9 Contact Person detail (user)

Gambar 4.27 Tampilan Contact Person detail.

Ini adalah layar detail pada contact person. Terdapat nama, departemen, posisi, tahun bekerja, alamat, informasi tambahan dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

(61)

4.8.10 Notes of Meeting View (user)

Gambar 4.28 Tampilan Notes of Meeting

Ini adalah layar pada menu notes of meeting. Pada layar ini user dapat melihat poin-poin apa saja yang dibahas pada rapat staf atau manajer, siapa saja yang hadir dalam rapat tersebut dan siapa yang bertanggung jawab pada permasalah tersebut, dan status dari permasalahan tersebut.

(62)

4.8.11 Notes of Meeting Add New (admin)

LOGO PERUSAHAN Notes of Meeting Tipe Date Department Topic Notulis

No Problems Solution PIC Status

Participant

No Absent No Present Save LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.29 Tampilan Notes of Meeting admin

Ini adalah layar tampilan notes of meeting pada admin. Layar ini sama hal nya dengan layar user akan tetapi ada fitur add new didalamnya.

(63)

4.8.12 Visi Misi

Gambar 4.30 Tampilan Visi dan Misi

Ini adalah layar visi misi yang terdapat pada perusahaan. Semua user dapat mengkases menu ini dan hanya admin yang dapat mengganti isi dari menu ini.

(64)

4.8.13 Job Description View (user)

LOGO PERUSAHAN

LOGIN Main Menu Home

Welcome,

Visi dan Misi News Event Organization Job Description Struktur Organisasi Operation Support Procedure Problem solving Job Spec Knowledge Article Contact Person Notes of meeting (User_ID) Log Out Product Job Description Group by Keywords SEARCH Result Description Description Description Description View All

Gambar 4.31 Tampilan Job Description awal

Pada menu job description, user dapat mencari informasi tentang job description yang ada pada Divisi Operational. User dapat mencari dengan berdasarkan departemen atau kata kunci.

(65)

4.8.14 Job Description detail (user)

Gambar 4.32 Tampilan Job Description detail

Pada layar ini ini adalah detil dari job description. User hanya dapat melihat seluruh detail dan mendownload additional document yang tersedia.

(66)

4.8.15 Job Description view (admin)

LOGO PERUSAHAN

Job Description

Add New View Edit

Group by Keywords SEARCH Result Description Description Description Description View All LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.33 Tampilan Job Description admin

Layar ini di sama halnya pada layar job description sebelumnya, akan tetapi ada penambahan tombol Add new, Edit. Tombol ini difungsikan untuk menambah suatu job description baru dan dapat mengubah job description yang lama. Tombol ini hanya tersedia pada admin dan manajer.

(67)

4.8.16 Job Description Add New (admin)

LOGO PERUSAHAN LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out

Job Description (add_new)

Departement

Description

Additional document Document_1.doc Document_2.doc Document_3.doc Document_4.doc Browse Upload Save Position PIC Home

Gambar 4.34 Tampilan Job Description admin input

Layar ini digunakan untuk input Job description. Terdapat firut upload unutk meng-upload dokumen tambahan apabila diperlukan. Admin dan manajer mempunyai hak akses terhadap menu ini.

(68)

4.8.17 Struktur Organisasi (user)

Gambar 4.35 Tampilan Strukutr Organisasi

Layar ini adalah tampilan pada menu struktur organisasi. User hanya bisa view, hak akses dipegang penuh oleh admin.

(69)

4.8.18 Prosedur View (user)

Gambar 4.36 Tampilan Prosedur awal

Ini adalah tampilan pada menu prosedur, user dapat mencari informasi tentang semua prosedur yang ada pada Divisi Operational. User dapat mencari dengan berdasarkan departemen atau kata kunci.

(70)

4.8.19 Prosedur Detail (user)

Gambar 4.37 Tampilan Prosedur detail

Pada layar ini ini adalah detil dari prosedur yang ada. User hanya dapat melihat seluruh detail dan mendownload additional document yang tersedia.

(71)

4.8.20 Prosedur View (admin)

LOGO PERUSAHAN

Procedure

Add New View Edit

Group by Keywords SEARCH Result Description Description Description Description View All LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.38 Tampilan Prosedur detail

Layar ini di sama halnya pada layar prosedur sebelumnya, akan tetapi ada penambahan tombol Add new, Edit. Tombol ini difungsikan untuk menambah suatu prosedur baru dan dapat mengubah prosedur yang lama. Tombol ini hanya tersedia pada admin dan manajer.

(72)

4.8.21 Prosedur Add new (admin)

LOGO PERUSAHAN Procedure (Add_new) Procedure Departement PIC Description

Additional Document Document_1.doc Document_2.doc Document_3.doc Document_4.doc Browse Upload Save LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.39 Tampilan Prosedur admin

Layar ini digunakan untuk input prosedur. Terdapat fitur upload untuk meng-upload dokumen tambahan apabila diperlukan. Admin dan manajer mempunyai hak akses terhadap menu ini.

(73)

4.8.22 Problem Solving view

LOGO PERUSAHAN

Problem Solving

Add New View

Department Keywords SEARCH Result Description Description Description Description View All LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.40 Tampilan Problem Solving awal

Ini adalah tampilar layar pada menu problem solving. Pada menu ini semua user dapat mencari permasalahan yang ada berdasarkan departemen dan kata kunci. Dengan adanya tombil add new user juga dapat membuat suatu pertanyaan akan permasalah baru yang dihadapi.

(74)

4.8.23 Problem Solving Detail

Gambar 4.41 Tampilan Problem Solving detail

Pada tampilan layar ini user dapat memasukkan pertanyaan apa saja yang akan di tanyakan pada bagian problems dan siapa saja dapat menjawab pada bagian solution.

(75)

4.8.24 Article View

LOGO PERUSAHAN LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Article SEARCH Title Department Title Title Description Description Title Description View ALL Add New Home

Gambar 4.42 Tampilan Article awal

Layar ini adalah tampilan pada menu artikel. User dapat mencari artikel apa saja yang diinginkan berdasarkan judul atau departemen. Terdapat tombol add new yang berfungsi untuk membuat suatu artikel baru.

(76)

4.8.25 Article Detail

LOGO PERUSAHAN

LOGIN Main Menu Home

Welcome,

Visi dan Misi News Event Organization Job Description Struktur Organisasi Operation Support Procedure Problem solving Job Spec Knowledge Article Contact Person Notes of meeting (User_ID) Log Out Product Article (add_new) Title Department Description Document Document_1.doc Document_2.doc Document_3.doc Document_4.doc Browse Upload Save

Gambar 4.43 Tampilan Article detail.

Layar ini adalah tampilan untuk menambah sebuah artikel. Adanya fitur upload dokumen untuk menunjang artikel yang ditulis. Menu ini dapat diakses oleh semua user.

(77)

4.8.26 Product

LOGO PERUSAHAN Product (Home_user) Picture Picture Name Name Description Description

SEARCH View All

Picture Name Description Type Keywords LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.44 Tampilan Product.

Layar ini adalah tampilan pada menu produk. User dapat mencari produk apa saja yang diproduksi oleh perusahaan berdasarkan tipe dan kata kunci. Semua user dapat mengakses menu ini tetapi hanya manajer dan admin yang bisa menambahkan suatu produk pada menu ini.

(78)

4.8.27 Product Detail

LOGO PERUSAHAN Product Name Type SN Description

Product Specification _{Document_1.doc} Document_2.doc Document_3.doc Document_4.doc Picture Picture Picture LOGIN Main Menu Welcome, (User_ID) Log Out Home

Gambar 4.45 Tampilan Product detail.

Layar ini adalah tampilan pada detil produk. Terdapat penjelasan mengenai produk yang bersangkutan serta adanya dokumen penunjang produk dan disertai dengan gambar produk tersebut.

(79)

4.9 Spesifikasi Sumber Daya Manusia (Brainware)

Komponen sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengoperasikan KMS ini, antara lain :

a. Administrator.

• Mengendalikan jalannya knowledge mangement system.

• Mengelola dan memelihara database. b. User.

• User yang dapat mengakses KMS ini adalah semua karyawan pada PT.NMS pada Divisi Operational.

4.10 Arsitektur Jaringan

Arsitektur jaringan ini menggunakan jaringan komputer yang terhubung oleh Local Area Network (LAN). Arsitektur jaringan yang diterapkan untuk mengoperasikan KMS dapat dilihat pada sebagai berikut:

(80)

4.10.1 Rekomendasi Dukungan Hardware

Implementasi sistem menggunakan spesifikasi hardware untuk server antara lain:

Jenis Spesifikasi Software Jumlah

Desktop - Intel Core 2 duo E6300 1,86 Ghz - Motherboard Chipset Intel - Harddisk 120gb SATAII - RAM DDR2 2GB PC5300 - Optical Drive DVD-RW - Lan Card 10/100Mbps - Monitor LCD 15” - Microsoft Windows XP Home/Profesional sp2 - Mozila Firefox browser - Microsoft Office - Adobe Reader

4

Notebook -Intel Core to duo T6600 2,2 GHZ -Harddisk 160Gb SATAII

-Memory DDR2 2GB PC5300 -LCD 9”- 14”

- Microsoft Windows XP Home/Profesional sp2 - Mozila Firefox browser - Microsoft Office - Adobe Reader

1

(81)

Jenis Spesifikasi Software Jumlah

Application server

-Intel Xeon dual core X3430 2.4 Ghz -RAM DDR2 2GB Pc6400 -Harddisk SSD 120Gb SATAII - Windows Server - XAMPP - Net Framework - PHP - MySQL 1 1 1 Database server

-Intel Xeon dual core X3430 2.4 Ghz -RAM DDR2 2GB Pc6400

-Harddisk SSD 120Gb SATAII

1

1 1 Web server -Intel Xeon dual core X3430 2.4 Ghz

-RAM DDR2 2GB Pc6400 -Harddisk SSD 120Gb SATAII

1

1 1

Router -Cisco 2811 Router - Cisco IOS 1

Modem -1 x RJ-45

-1 x Broadband port

1 Switch -Cisco 2960 Switch 24 port - Cisco IOS 2

(82)