PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG FARMASI KLINIK UMUM RAWAT INAP BUDI SEHAT
PURWOREJO
Ringgo Ismoyo Buwono1, Yusuf Priyandari 2, Wakhid Ahmad Jauhari3
1,2,3Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret Jl. Ir. Sutami 36A Surakarta 57126
Telp. 0271-6322110
Email: ringgois1409@gmail.com, pri.and.ari@gmail.com, wachid_aj@yahoo.com
ABSTRAKS
Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat adalah salah satu perusahaan yang memberikan jasa pelayanan kesehatan yang mencakup pelayanan medik dan pelayanan perawatan. Dalam fungsinya sebagai penyedia pelayanan medik, Klinik ini memiliki pelayanan farmasi. Dalam melakukan kegiatan farmasi, perusahaan masih mengalami beberapa kendala berkaitan dengan pengelolaan persediaan. Ditemukan beberapa jenis obat yang mengalami kelebihan persediaan sehingga berdampak pada kadaluarsa dan beberapa jenis obat mengalami kekosongan sehingga menghambat pelayanan terhadap pasien.
Kelebihan dan kekosongan tersebut disebabkan karena perusahaan masih belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya. Di gudang farmasi, masalah pengendalian dan perencanaan terjadi pada proses pencatatan, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat ke supplier. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk memperbaiki proses pengendalian dan perencanaan obatdengan ditunjang aplikasi sistem infomasi manajemen persediaan.Aplikasi ini dapat merekap data obat, data resep rawat inap dan resep rawat jalan, data form mutasi rawat inap dan form mutasi rawat jalan, data obat retur, data supplier, meramalkan pemakaian obat, mencetak surat permintaan dan mencetak laporan nilai persediaan. Semua fungsi aplikasi tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pencatatan, pengendalian dan perencanaan obat, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien.
Kata kunci: obat, perencanaan dan pengendalian persediaan, sistem informasi
PENDAHULUAN
Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat adalah salah satu perusahaan yang memberikan jasa pelayanan kesehatan yang terletak di Jl. WR. Supratman 183, Cangkrep Lor, Purworejo.Pelayanan kesehatan yang diberikan mencakup pelayanan medik dan pelayanan perawatan. Dalam fungsinya sebagai penyedia pelayanan medik, Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat memiliki pelayanan farmasi.Pelayanan tersebut memiliki peranan penting bagi klinik karena hampir semua pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi. Selain itu pelayanan farmasi menjadi sumber pemasukan terbesar bagi klinik. Untuk melakukan pelayanan farmasi, diperlukan gudang farmasi. Berdasarkan hasil observasi awal, persediaan obat-obatan di gudang farmasi belum dikelola dengan baik sehingga mengalami permasalahan dalam melakukan kegiatan farmasi. Dari kegiatan farmasi yang dilakukan perusahaan, ditemukan beberapa jenis obat yang mengalami kelebihan persediaan hingga berdampak pada kadaluarsadan beberapa jenis obat mengalami kekosongan sehingga menghambat pelayanan terhadap pasien. Dari hasil observasi lebih lanjut, kelebihan dan kekosongan obat diketahui karena perusahaan belum mampu mengendalikan dan merencanakan persediaan obatnya.
Dari proses pengendalian dan perencanaan persediaan yang dilakukan, diketahui masih terdapat beberapa permasalahan yang terjadi pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, proses penerimaan obat, proses pengambilan obat untuk pasien dan proses pemesanan obat. Pada proses pencatatan di semua gudang farmasi, masalah yang ditemui yaitu pencatatan yang tidak lengkap. Tidak semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran obat dilakukan pencatatan. Hal tersebut menimbulkan ketidaksesuaian informasi stok obat yang tertulis dengan stok obat sebenarnya. Pada proses penerimaan obat, masalah yang terjadi adalah tidak jelasnya aliran penerimaan obat. Obat yang datang dari supplier dapat langsung diterima oleh gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan tanpa masuk ke gudang farmasi pusat terlebih dahulu. Hal ini mempersulit perusahaan dalam melakukan pengendalian persediaan.
Masalah lain yang ditemui adalah proses pengambilan obat untuk pasien, masalah yang terjadi yaitu pengambilan dilakukan oleh beberapa orang. Hal tersebut berakibat pada tidak terkendalinya jumlah obat yang keluar. Permasalahan yang terjadi pada proses pemesanan obat yaitu pemesanan dilakukan oleh
386
pemilik dan pegawai gudang farmasi dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing, akibatnya jumlah obat yang dipesan tidak akurat.
Untuk mengatasi permasalah di atas, maka perlu dilakukan perbaikan proses pengendalian dan perencanaan obat yang ditunjang dengan sistem informasi yang memadai. Sistem informasi tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pencatatan, pengendalian dan perencanaan persediaan obat, sehingga informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien. Supaya informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat, akurat dan efisien, sistem informasi tersebut diintegrasikan dengan metode manajemen persediaan EOQ atau Economic Order Quantity. Sedangkan menurut Meilani & Miftahuddin (2011), perancangan sistem informasi manajemen persediaan dilakukan agar tidak terjadi kekurangan barang yang terdapat di gudang karena dengan adanya perancangan sistem informasi ini bagian pusat dapat mengetahui secara langsung jumlah persediaan yang terdapat pada masing-masing gudang, kapan barang- barang tersebut harus dipesan, dan berapa banyak jumlah barang yang harus dipesan sehingga pemesanan barang dapat langsung dilakukan tanpa menunggu adanya permintaan barang oleh gudang-gudang cabang.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini dibagi menjadi delapan tahap dengan langkah-langkah seperti yang dilakukan pada gambar 1.
Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Obat Identifikasi Sistem Awal
Analisis Kekurangan Sistem Awal
Analisis Kebutuhan Sistem
Perancangan Sistem Usulan
Perancangan Database
Perancangan User Interface
Pembuatan Aplikasi
Pengujian Aplikasi
Gambar 1. Metode Penelitian
Identifikasi Sistem Awal
Pada tahap ini dilakukan identifikasi sistem awal untuk mengetahui proses bisnis pengelolaan persediaan obat secara keseluruhan dari masing-masing gudang. Identifikasi dilakukan dengan menyusun kerangka kerja sistem awal yang dibuat dalam bentuk rich picture.
Analisis Kekurangan Sistem Awal
Analisis kekurangan sistem dilakukan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan pada sistem lama. Analisis kekurangan sistem ini dilakukan pada proses-proses yang terjadi pada sistem lama. Dalam
analisis ini dijelaskan pula akibat-akibat yang ditimbulkan dari kekurangan-kekurangan sistem lama tersebut.
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dilakukan setelah melakukan identifikasi sistem awal dan analisis kekurangan sistem. Sehingga dapat diketahui kekurangan dan permasalahan sistem lama. Fungsi analisis kebutuhan sistem adalah menentukan kebutuhan sistem baru yang dapat mengurangi kekurangan dan permasalahan sistem lama tersebut.
Analisis kebutuhan sistem dilakukan berdasarkan urutan analisis kebutuhan sistem yang dikemukakan oleh Kristanto (2003). Urutan-urutan analisis kebutuhan sistem ini, yaitu: menentukan tujuan utama (major goal), menentukan intermediate goal, menentukan minor goal, menentukan output yang harus dihasilkan, menentukan input yang diperlukan dan menentukan operasi yang dilakukan.
Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Obat
Metode perencanaan dan pengendalian persediaan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity). Pada tahap ini dilakukan perhitungan nilai safety stock, reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity) pada masing-masing obat.
Perancangan Sistem Usulan
Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap proses bisnis pengelolaan persediaan obat.
Pembuatan rancangan kerangka kerja sistem usulan dilakukan dengan membuatrich picturesehingga dapat diketahui bagian-bagian yang berubah dari proses bisnis awal. Selanjutnya dibuat skema kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung terimplementasinya sistem usulan dan dilakukan analisis sistem usulan.
Perancangan Database
Perancangan database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Perancangan ini digambarkan dalam suatu Entity Relationship Diagram (ERD) supaya dapat menjelaskan hubungan antara satu data store dengan yang lain di dalam suatu basis data.
Perancangan User Interface
Perancangan user interface bertujuan untuk mempermudah pengoperasian program yang akan dibuat. Perancangan digambarkan dalam bentuk icon objek yang dilengkapi dengan penjelasan kegunaan dan tujuan dari masing-masing perintah atau.icon tersebut.
Pembuatan Aplikasi
Setelah menentukan metode perencanaan dan pengendalian obat serta merancang database dan user interface, langkah berikutnya yaitu membuat aplikasi komputer menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor) dengan database dari MySql. Aplikasi tersebut kemudian diintegrasikan dengan metode perencanaan dan pengendalian obat.
Pengujian Aplikasi
Pengujian dilakukan dalam 2 tahap yaitu tahap validasi program apliakasi dan validasi sistem informasi manajemen persediaan obat. Tahap validasi merupakan tahap perbandingan antara apa yang dibutuhkan perusahaan dengan realisasi rancangan program yang dibuat.
HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Sistem Awal
Identifikasi sistem awal ini dibuat dalam bentuk rich picture yang menggambarkan proses dari sistem awal pengelolaan persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat, rich picture kerangka kerja sistem awal dapat dilihat pada gambar 2.
388
4.a Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 5. Menyimpan obat
6. Mendistribusikan obat ke gudang farmasi lain 7. Mencatat pengeluaran obat pada buku pengeluaran 19. Mengendalikan persediaan obat
Gudang Farmasi Pusat Supplier
Gudang Farmasi Rawat Inap
Gudang Farmasi Rawat Jalan Obat
Obat
Obat
Obat
Perawat Rekam
medik
Obat
Pimpinan perusahaan
Surat permintaan
4.b Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 8. b Menerima obat dari gudang farmasi pusat 13. Mencatat penerimaan obat pada kartu stok 14. Menyimpan obat
16. Mendistribusikan obat ke pasien rawat inap 18. Mencatat pengeluaran obat pada kartu stok
4.c Menerima dan mengecek jumlah obat dari supplier 8.a Menerima obat dari gudang farmasi pusat 9. Menyimpan obat
10. Mencatat pengeluaran obat pada buku pengeluaran 11. Mendistribusikan obat ke pasien rawat jalan
Obat Dokter
Obat
15.a Mengambil obat sesuai dengan data rekam medik atau menyerahkan rekam medik ke pegawai gudang 17.b Memberikan obat kepada pasien rawat inap
Pegawai gudang 15.b Mengambil obat sesuai dengan data rekam medik dari perawat
17.a Memberikan obat kepada perawat
Obat
12. Memberikan obat kepada pasien rawat jalan Pegawai gudang
1.a Melakukan pemesanan obat ke supplier atau menyuruh pegawai gudang untuk memesan obat 2. Menerima pesanan obat
3. Mengirim obat
1.b Melakukan pemesanan obat ke supplier
Rekam medik
Gambar 2.Rich Picture Kerangka Kerja Sistem Awal
Analisis Kekurangan Sistem Awal
Analisis kekurangan sistem awal menjelaskan permasalahan yang terjadi pada sistem lama. Hasil analisis ini yaitu:
1.
Penentuan titik pemesanan kembali yang tidak akurat karena hanya berdasarkan perkiraan pegawai gudang saja. Hal tersebut dapat mengakibatkan terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan obat.2.
Penentuan jumlah pemesanan obat yang tidak akurat karena proses pemesanan dilakukan oleh dua orang dengan jumlah sesuai perkiraan masing-masing. Hal tersebut juga mengakibatkan terjadinya kelebihan maupun kekurangan persediaan obat.3.
Tidak ada pencatatan pada proses penerimaan obat di gudang farmasi pusat dan gudang farmasi rawat jalan sehingga tidak dapat diketahui jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaannya.4.
Aliran perpindahan obat tidak jelas karena obat dari supplier dapat diterima oleh semua gudang farmasi. Akibatnya, pengawasan dan pengendalian persediaan obat lebih susah dilakukan.5.
Ketidakakuratan data kartu stok di gudang farmasi rawat inap karena tidak semua obat masuk dicatat didalamnya. Selain itu pengurangan jumlah obat di kartu stok juga membutuhkan waktu yang cukup lama karena menunggu pasien pulang terlebih dahulu. Akibatnya tidak dapat diketahui jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaannya.6.
Pengambilan obat di gudang farmasi rawat inap dilakukan oleh beberapa orang, sehingga susah dilakukan pengawasan dalam jumlah pengambilannya.Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menganalisis kebutuhan sistem yaitu:
1.
Menentukan Tujuan Utama (major goal)Penentuan tujuan utama dalam merancang sistem informasi manajemen persediaan obat di gudang farmasi Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat Purworejo ini berdasarkan identifikasi sistem awal dan analisis kekurangan sistem awal. Tujuan utamanya yaitu:
a.
Untuk menentukan jumlah titik pemesanan kembali dan jumlah pemesanan obat yang akurat dan optimal, maka diperlukan modul peramalan dan perhitungan nilai safety stock, reorder point maupun EOQ (Economic Order Quantity) di dalam sistem informasi yang dirancang.b.
Untuk menampilkan jumlah persediaan masing-masing obat dan total nilai persediaan pada ketiga gudang farmasi secara cepat dan akurat, sistem informasi yang dirancang dapat merekap setiap perpidahan dan pemakaian obat.2.
Menentukan Intermediate GoalIntermediate goal merupakan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh sistem informasi manajemen persediaan obat diluar tujuan utama. Intermediate goal yang dapat dilakukan yaitu:
a. Sistem informasi yang dirancang dapat mencetak laporan stok obat pada masing-masing gudang, sehingga dapat mempermudah pimpinan perusahaan dalam mengetahui jumlah nilai persediaan obatnya.
b. Sistem informasi yang dirancang menggunakan jaringan intranet melalui kabel LAN sehingga aplikasi sistem informasi dapat dijalankan oleh pegawai administrasi dan pimpinan perusahaan.
Hal tersebut dapat membantu proses perhitungan total pemakaian obat masing-masing pasien rawat inap dengan lebih cepat serta mempermudah pimpinan perusahaan untuk mengetahui status persediaan obatnya.
3.
Menentukan Minor GoalPada perancangan sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat ini tidak ditentukan minor goal. Hal tersebut dikarenakan major goal dan intermediate goal sudah mencukupi untuk perancangan sistem baru.
4.
Menentukan Output yang Harus DihasilkanOutput sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat ini berupa data dan laporan yang mendukung proses pengendalian dan perencanaan persediaan obat. Data dan laporan yang digunakan sebagai output sistem ini, yaitu:
a. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi pusat. Berisi jumlah penerimaan obat dari supplier, jumlah pengeluaran obat ke gudang yang lain dan sisa persediaan obat di gudang farmasi pusat.
b. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat inap. Berisi jumlah penerimaan obat dari gudang pusat, jumlah pemberian obat ke pasien rawat inap dan sisa persediaan obat di gudang farmasi rawat inap.
c. Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat jalan. Berisi jumlah penerimaan obat dari gudang pusat, jumlah pemberian obat ke pasien rawat jalan dan sisa persediaan obat di gudang farmasi rawat jalan.
d. Data rekap pemakaian obat masing-masing pasien rawat jalan. Berisi nama, jumlah dan harga obat yang diberikan ke masing-masing pasien.
e. Data hasil peramalan dan perhitungan safety stock, reorder point maupun EOQ.
f. Laporan surat permintaan obat. Berisi nama obat, harga obat, nilai safety stock, nilai reorder point, nilai EOQ, nama supplier, nama medrep, dan nomor telepon medrep.
g. Laporan nilai persediaan obat. Berisi nilai persediaan obat gudang farmasi pusat, gudang farmasi rawat inap dan gudang farmasi rawat jalan.
5.
Menentukan Input yang DiperlukanInput sistem ditentukan berdasarkan output yang diinginkan. Input sistem ini merupakan masukan data tertentu yang disimpan dalam database yang kemudian diproses untuk memperoleh output tertentu. Input yang diperlukan terdapat pada tabel 1.
Tabel 1.Input Sistem berdasarkan Output yang Harus Dihasilkan
No. Output Input
Data nota pembelian dan dan data form pengambilan Data form pengambilan dan resep rawat inap Data form pengambilan dan resep rawat jalan 4 Data rekap pemakaian obat masing-masing pasien rawat inap Resep rawat inap
Data hasil peramalan dan perhitungan Resep rawat inap dan safety stock, reorder point maupun EOQ resep rawat jalan
Data perhitungan safety stock , reorder point dan EOQ Data rekap jumlah persediaan masing-masing gudang farmasi 7
1 2 3
5 6
Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi pusat Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat inap Data rekap jumlah persediaan gudang farmasi rawat jalan
Laporan surat permintaan obat Laporan nilai persediaan obat
390
6.
Menentukan Operasiyang DilakukanOperasi yang dilkukan untuk mengubah input sistem menjadi output sistem yang diinginkan diperlukan sebuah database yang dapat menyimpan data-data mengenai manajemen persediaan obat.
Database tersebut kemudian diakses untuk mendapatkan output yang diinginkan. Database yang dibuat berbasis mysql yang dapat diakses di bagian gudang farmasi rawat inap dan bagian administrasi. Penyimpanan data dan aliran data secara detail akan dijelaskan pada bagian perancangan sistem usulan.
Penentuan Metode Perencanaan dan Pengendalian Obat
Pada tahap ini dilakukan perhitungan nilai safety stock, reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity) pada masing-masing obat. Contoh hasil perhitungan nilai safety stock terdapat pada tabel 2, contoh hasil perhitungan nilai reorder point terdapat pada tabel 3 dan contoh hasil perhitungan nilai EOQ terdapat pada tabel 4.
Tabel 2.Contoh Hasil Perhitungan Safety Stock Masing-Masing Obat
Tabel 3.Contoh Hasil Perhitungan Reorder PointMasing-Masing Obat
Standar deviasi (Unit)
1 Cefotaxime 1 g injeksi 102 2.326 237
2 Metronidazole 500 mg/100 ml infus 14 2.326 33
3 Ranitidin 25 mg/ml injeksi 85 2.326 198
4 Cercul 125 mg/ml injeksi 8 2.326 18
5 Ottogenta 80 mg/2ml injeksi 16 2.326 37
6 Ketorolac 30 mg/ml injeksi 12 2.326 27
7 Ulsicral 5 ml/500 mg syrup 3 2.326 6
8 Vertivom 2 ml injeksi 24 2.326 56
9 Ceftriaxone 1 g injeksi 25 2.326 57
10 Proliver 242 mg tablet 19 2.326 45
11 Melidox 7,5 mg tablet 114 2.326 264
12 Acid 60 ml syrup 26 2.326 61
13 Tranxa 50 mg/ml injeksi 10 2.326 24
14 RL 500 ml infus 77 2.326 179
15 Aqua 25 ml injeksi 65 2.326 152
16 D5 500 ml infus 15 2.326 36
17 Faktu 60 mg 60 mg suppo 1 2.326 3
18 Pepzol 40 mg injeksi 2 2.326 5
19 Tramadol HCl 50 mg tablet 25 2.326 58
20 Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi 8 2.326 18
21 Adona 10 ml/50 mg injeksi 3 2.326 6
22 Sohobal 500 mg injeksi 4 2.326 10
23 Ulsikur 2 ml injeksi 12 2.326 29
24 Vertizin 25 mg tablet 24 2.326 56
25 Prostide 5 mg tablet 4 2.326 10
26 Omeprazole 20 mg kapsul 88 2.326 204
27 Farsix 2 ml injeksi 4 2.326 9
28 Kina 200 mg tablet 34 2.326 79
29 Sohobal 500 mcg kapsul 15 2.326 34
30 Cefadroxil kapsul 500 mg kapsul 41 2.326 96
31 Aminoral 716 mg tablet 4 2.326 10
32 Perifas 25 mg tablet 20 2.326 47
33 Stesolid 10 mg/2 ml injeksi 1 2.326 3
34 D 5 1/2 NS 500 ml infus 2 2.326 4
35 Solathim 500 mg kapsul 40 2.326 94
36 Cefadroxil syrup 125 mg syrup 2 2.326 6
37 Dulcolac 5 mg 5 mg suppo 3 2.326 6
38 L Bio 1 g sachet 12 2.326 27
39 Dulcolac 10 mg 10 mg suppo 2 2.326 6
40 Nystin 12 ml syrup 1 2.326 3
41 NaCL 500 ml infus 4 2.326 9
42 Dextral 75 mg tablet 63 2.326 147
43 Faktu 102,5 mg 102,5 mg suppo 2 2.326 4
No Nama Obat Berat Netto Jenis Z (99%) Safety Stock
Lead Time Kebutuhan 1 Minggu (minggu) (Unit)
1 Cefotaxime 1 g injeksi OGB Dexa 2 192 237 620
2 Metronidazole 500 mg/100 ml infus PT. Ikapharmindo Putramas 2 27 33 88
3 Ranitidin 25 mg/ml injeksi PT. Otto Pharmaceutical Industries 1 161 198 358
4 Cercul 125 mg/ml injeksi PT. Phapros Tbk. 2 15 18 48
5 Ottogenta 80 mg/2ml injeksi PT. Otto Pharmaceutical Industries 1 30 37 67
6 Ketorolac 30 mg/ml injeksi PT. Ethica 2 22 27 70
7 Ulsicral 5 ml/500 mg syrup PT. Ikapharmindo Putramas 2 5 6 17
8 Vertivom 2 ml injeksi PT. Global Multi Pharmalab 1 45 56 101
9 Ceftriaxone 1 g injeksi PT. Indofarma 2 47 57 151
10 Proliver 242 mg tablet PT. Simex Pharmaceutical Indonesia 2 37 45 119
11 Melidox 7,5 mg tablet PT. Meprofarm 3 214 264 907
12 Acid 60 ml syrup PT. Zenith Pharmaceuticals 1 50 61 111
13 Tranxa 50 mg/ml injeksi PT. Bernofarm 1 20 24 44
14 RL 500 ml infus Otsuka 1 145 179 324
15 Aqua 25 ml injeksi Otsuka 1 123 152 275
16 D5 500 ml infus Otsuka 1 29 36 65
17 Faktu 60 mg 60 mg suppo PT. Phapros Tbk. 2 2 3 7
18 Pepzol 40 mg injeksi PT. Mahakam Beta Farma 1 4 5 9
19 Tramadol HCl 50 mg tablet PT. Hexpharm Jaya 2 47 58 152
20 Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi PT. Soho Industri Pharmasi 2 15 18 48
21 Adona 10 ml/50 mg injeksi PT. Tanabe 2 5 6 16
22 Sohobal 500 mg injeksi PT. Soho Industri Pharmasi 2 8 10 26
23 Ulsikur 2 ml injeksi PT. Kalbe Farma Tbk. 2 23 29 75
24 Vertizin 25 mg tablet PT. Bernofarm 1 46 56 102
25 Prostide 5 mg tablet PT. Phapros Tbk. 2 8 10 25
26 Omeprazole 20 mg kapsul PT. Soho Industri Pharmasi 2 166 204 536
27 Farsix 2 ml injeksi PT. Fahrenheit 2 8 9 24
28 Kina 200 mg tablet PT. Kimia Farma 2 64 79 206
29 Sohobal 500 mcg kapsul PT. Soho Industri Pharmasi 2 28 34 90
30 Cefadroxil kapsul 500 mg kapsul PT. Dexa Medica 1 78 96 175
31 Aminoral 716 mg tablet PT. Soho Industri Pharmasi 2 8 10 27
32 Perifas 25 mg tablet PT. Otto Pharmaceutical Industries 1 38 47 85
33 Stesolid 10 mg/2 ml injeksi PT. Actavis 4 3 3 15
34 D 5 1/2 NS 500 ml infus Otsuka 1 3 4 6
35 Solathim 500 mg kapsul Solas 1 76 94 170
36 Cefadroxil syrup 125 mg syrup PT. Hexpharm Jaya 2 5 6 15
37 Dulcolac 5 mg 5 mg suppo PT. Boerhringer Ingelheim 2 5 6 17
38 L Bio 1 g sachet PT. Lapi Laboratories 1 22 27 50
39 Dulcolac 10 mg 10 mg suppo PT. Boerhringer Ingelheim 2 5 6 15
40 Nystin 12 ml syrup PT. Lapi Laboratories 1 2 3 5
41 NaCL 500 ml infus Otsuka 1 7 9 16
42 Dextral 75 mg tablet PT. Molex Ayus 1 119 147 266
43 Faktu 102,5 mg 102,5 mg suppo PT. Phapros Tbk. 2 3 4 10
ROP
No Nama Obat Berat Netto Jenis Supplier SS
Tabel 4.Contoh Hasil Perhitungan EOQMasing-Masing Obat
Perancangan Sistem Usulan
Perancangan sistem usulan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: rancangan kerangka kerja sistem usulan, skema perangkat keras dan lunak yang digunakan, dan analisis sitem usulan.
1.
Rancangan Kerangka Kerja Sistem UsulanRancangan kerangka kerja sistem usulan dibuat dalam bentuk rich picture yang menggambarkan proses dari sistem usulan pengelolaan persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat, rich picture rancangan kerangka kerja sistem usulan dapat dilihat pada gambar 3.
Supplier
Gudang Farmasi Rawat Inap
Obat
Obat
Perawat Resep
rawat inap Obat
Pimpinan perusahaan
8.b Menerima obat dari gudang farmasi pusat 19. Menyimpan obat
21. Menyiapkan obat sesuai resep rawat inap 22. Memberikan obat kepada perawat 25. Menginput data pada form pengambilan 26. Menginput data pada resep rawat inap 27. Menginput data pada resep rawat jalan 28. Mencetak laporan berupa surat permintaan
8.a Menerima obat dari gudang farmasi pusat 9. Menyimpan obat
11. Menyiapkan obat sesuai resep rawat jalan 12. Memberikan obat kepada dokter
15. Membawa resep rawat jalan ke gudang farmasi rawat inap Obat
Dokter
Obat Administrasi
16. Menginput penerimaan obat berdasarkan nota transaksi 17. Mengupdate harga beli obat pada database obat 18. Menginput data pasien pada database resep pasien rawat inap
Nota transaksi
20. Memberikan resep rawat inap ke gudang rawat inap 23. Menerima obat dari gudang rawat inap 24. Memberikan obat kepada pasien rawat inap 2. Menerima pesanan obat
3. Mengirim obat
Resep rawat jalan Surat permintaan
10. Memberikan resep rawat jalan ke gudang rawat jalan 13. Menerima obat dari gudang rawat jalan 14. Memberikan obat kepada pasien rawat jalan Form
pengambilan
Resep rawat jalan 1. Melakukan pemesanan obat ke supplier
LAN
Gudang Farmasi Pusat
Gudang Farmasi Rawat Jalan 4. Menerima obat dari supplier
5. Menyimpan obat
6. Mencatat pengeluaran obat pada form pengambilan 7. Mendistribusikan obat ke gudang farmasi lain dan membawa form pengambilan ke gudang farmasi rawat inap
Gambar 3.Rich Picture Kerangka Kerja Sistem Usulan
Kebutuhan 1 Tahun Biaya Biaya (Unit) Pemesanan Penyimpanan 1 Cefotaxime 1 g injeksi 9213 Rp 5,000 Rp 283 571 2 Metronidazole 500 mg/100 ml infus 1302 Rp 5,000 Rp 1,693 88 3 Ranitidin 25 mg/ml injeksi 7706 Rp 5,000 Rp 236 572 4 Cercul 125 mg/ml injeksi 708 Rp 5,000 Rp 1,924 61 5 Ottogenta 80 mg/2ml injeksi 1449 Rp 5,000 Rp 703 144 6 Ketorolac 30 mg/ml injeksi 1044 Rp 5,000 Rp 793 115 7 Ulsicral 5 ml/500 mg syrup 247 Rp 5,000 Rp 3,118 28 8 Vertivom 2 ml injeksi 2177 Rp 5,000 Rp 373 242 9 Ceftriaxone 1 g injeksi 2238 Rp 5,000 Rp 306 271 10 Proliver 242 mg tablet 1765 Rp 5,000 Rp 373 218 11 Melidox 7,5 mg tablet 10291 Rp 5,000 Rp 95 1041
12 Acid 60 ml syrup 2383 Rp 5,000 Rp 261 302
13 Tranxa 50 mg/ml injeksi 938 Rp 5,000 Rp 579 127
14 RL 500 ml infus 6972 Rp 5,000 Rp 606 339
15 Aqua 25 ml injeksi 5904 Rp 5,000 Rp 606 312
16 D5 500 ml infus 1398 Rp 5,000 Rp 943 122
17 Faktu 60 mg 60 mg suppo 106 Rp 5,000 Rp 7,483 12
18 Pepzol 40 mg injeksi 201 Rp 5,000 Rp 9,943 14
19 Tramadol HCl 50 mg tablet 2255 Rp 5,000 Rp 253 299 20 Ondansetron 8 mg/4 ml injeksi 708 Rp 5,000 Rp 703 100 21 Adona 10 ml/50 mg injeksi 239 Rp 5,000 Rp 1,931 35
22 Sohobal 500 mg injeksi 383 Rp 5,000 Rp 1,198 57
23 Ulsikur 2 ml injeksi 1114 Rp 5,000 Rp 418 163
24 Vertizin 25 mg tablet 2187 Rp 5,000 Rp 187 342
25 Prostide 5 mg tablet 376 Rp 5,000 Rp 769 70
26 Omeprazole 20 mg kapsul 7953 Rp 5,000 Rp 74 1039
27 Farsix 2 ml injeksi 362 Rp 5,000 Rp 613 77
28 Kina 200 mg tablet 3066 Rp 5,000 Rp 106 539
29 Sohobal 500 mcg kapsul 1343 Rp 5,000 Rp 183 271 30 Cefadroxil kapsul 500 mg kapsul 3755 Rp 5,000 Rp 92 640
31 Aminoral 716 mg tablet 399 Rp 5,000 Rp 497 90
32 Perifas 25 mg tablet 1835 Rp 5,000 Rp 134 370
33 Stesolid 10 mg/2 ml injeksi 133 Rp 5,000 Rp 1,078 35 34 D 5 1/2 NS 500 ml infus 139 Rp 5,000 Rp 943 38 35 Solathim 500 mg kapsul 3653 Rp 5,000 Rp 75 699 36 Cefadroxil syrup 125 mg syrup 217 Rp 5,000 Rp 531 64 37 Dulcolac 5 mg 5 mg suppo 250 Rp 5,000 Rp 1,543 40
38 L Bio 1 g sachet 1065 Rp 5,000 Rp 365 171
39 Dulcolac 10 mg 10 mg suppo 222 Rp 5,000 Rp 1,206 43
40 Nystin 12 ml syrup 101 Rp 5,000 Rp 2,271 21
41 NaCL 500 ml infus 351 Rp 5,000 Rp 606 76
42 Dextral 75 mg tablet 5712 Rp 5,000 Rp 63 952 43 Faktu 102,5 mg 102,5 mg suppo 153 Rp 5,000 Rp 724 46 EOQ No Nama Obat Berat Netto Jenis
392
2.
Skema Perangkat Keras dan Lunak yang DigunakanUntuk dapat mengoperasikan sistem informasi ini dibutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras sebagai pendukungnya. Berikut merupakan perangkat lunak dan keras yang digunakan oleh sistem informasi manajemen persediaan obat.
a.
Perangkat LunakAplikasi dibangun dengan menggunakan:
Database Server MySQL
Web Server Apache versi 2
Web Application PHP versi 5
Web Browser Mozila Firefox, Opera, Google Chrome
b.
Perangkat KerasPerangkat keras yang diperlukan, yaitu:
3 Unit PC
2 Unit Printer 100 Meter Kabel LAN
3.
Analisis Sistem UsulanHasil dari analisis sistem usulan dapat dilihat pada tabel 5.
Tabel 5.Analisis Sistem Usulan
Perancangan Database
Pada tahap ini akan dirancang database untuk mendukung berjalannya sistem informasi manajemen persediaan obat di Klinik Umum Rawat Inap Budi Sehat. Perancangan inidigambarkan dalam suatu Entity Relationship Diagram (ERD).
No Kekurangan Sistem Awal Rancangan Sistem Usulan
Penentuan titik pemesanan kembali Hasil perhitungan reorder point dari masing-masing obat yang tidak akurat. diintegrasikan dengan fungsi pemberitahuan pada
rancangan aplikasi. Fungsi tersebut akan memberitahu user ketika terdapat obat yang jumlah persediaannya telah menyentuh nilai reorder point.
Penentuan jumlah pemesanan obat Hasil perhitungan EOQ dari masing-masing obat diintegrasikan yang tidak akurat. dengan fungsi pemberitahuan pada rancangan aplikasi. Fungsi
tersebut akan menampilkan jumlah pembelian yang optimal dari obat yang telah menyentuh nilai reorder point.
Tidak ada pencatatan pada proses Penerimaan obat di gudang farmasi pusat diinput pada aplikasi penerimaan obat di gudang farmasi pusat sesuai dengan jumlah pada nota pembelian, sedangkan dan gudang farmasi rawat jalan. penerimaan obat pada gudang farmasi rawat inap dan
rawat jalan diinput sesuai dengan jumlah pada form pengambilan.
Aliran perpindahan obat tidak jelas karena Obat dapat langsung diterima gudang farmasi rawat inap obat dari supplier dapat diterima oleh semua maupun rawat jalan karena semua proses perpindahan obat gudang farmasi. dicatat terlebih dahulu pada form pengambilan.
Ketidakakuratan data kartu stok di Jumlah persediaan pada masing-masing gudang dapat dilihat gudang farmasi rawat inap. dengan lebih cepat dan akurat karena setiap keluar masuknya obat pada masing-masing gudang telah tercatat pada aplikasi.
Pengambilan obat di gudang farmasi Pengambilan obat dilakukan oleh seorang pegawai gudang saja rawat inap dilakukan oleh beberapa orang. karena sudah ada resep rawat inap.
6 1
2
3
4
5
Gambar 4.Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat
Perancangan User Interface
Menurut Al Fatta (2007),perancangan user interface terdiri dari tiga tahap desain, yaitu desain menu aplikasi, desain form masukan dan desain aplikasi klien.
1. Desain Menu Aplikasi
Desain menu aplikasi meliputi desain daftar menu yang akan ditampilkan dalam aplikasi yang dibuat.
Berikut ini adalah gambar daftar menu aplikasi masing-masing user.
Menu Samping Persediaan Obat
Mutasi
Resep
Mutasi Rawat Inap
Permitaan
Resep Rawat Inap
Resep Rawat Jalan
Daftar Permintaan
History Permintaan Mutasi Rawat Jalan
Obat Retur
Supplier
Peramalan
Gambar 5. Daftar Menu Samping Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat untuk Pegawai Gudang
394
Menu Atas Notifikasi
User Identitas User
Log out
Gambar 6. Daftar Menu Atas Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat untuk Pegawai Gudang
2. Desain Form Masukan
Form masukkan pada aplikasi ini berupa form-form isian yang akan disimpan dalam database.
Sebagai contoh desain form masukan yaitu form tambah jenis obat. Form tersebutberfungsi untuk menambahkan jenis obat ke dalam database. Data obat ini terdiri dari kategori, nama obat, berat netto, ved, lead time, lead time, reorder point dan harga jual satuan. Form tambah jenis obat dapat dilihat di gambar 6.
Gambar 7.Form Tambah Jenis Obat
3. Desain Aplikasi Klien
Desain aplikasi klien berfungsi untuk menampilkan fungsi yang terdapat pada aplikasi klien.
Contohdesain aplikasi ini dapat dilihat di gambar 7.
Gambar 8.Halaman Login
Pembuatan Aplikasi
Tahapan pembuatan aplikasi merupakan tahapan perancangan logika-logika pemrograman berbasis web. Logika yang terdapat dalam program yaitu: proses login, proses logout, proses tambah data obat, proses edit dan hapus data obat, proses tambah mutasi rawat inap, proses edit dan hapus data mutasi rawat inap, proses tambah mutasi rawat jalan, proses edit dan hapus mutasi rawat jalan, proses tambah
resep rawat inap, proses edit dan hapus resep rawat inap, proses tambah resep rawat jalan, proses edit dan hapus resep rawat jalan, proses cetak surat permintaan, proses hapus surat permintaan, proses tambah obat retur, proses edit dan hapus obat retur, proses tambah supplier, proses edit dan hapus supplier, proses cetak laporan persediaan dan proses peramalan.
Pengujian Aplikasi
Tahap akhir dari penelitian ini adalah pengujian aplikasi yang telah dibuat untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik atau tidak, adakah kesalahan pada program dan dapat diterapkan atau tidak pada sistem nyata. Langkah pengujian ini terbagi menjadi dua tahap, yaitu tahap validasi program aplikasi dan validasi sistem informasi manajemen persediaan obat.
1. Validasi Program Aplikasi
Kriteria yang diukur dalam tahap validasi program adalah keberhasilan komputer klien untuk terhubung dengan komputer server, keberhasilan rancangan database untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan, keberhasilan rancangan interface untuk menyajikan tampilan seperti yang diinginkan dan keberhasilan program menerima informasi dan mengolahnya menjadi output yang diinginkan.
a. Keberhasilan Komputer Klien untuk Terhubung dengan Komputer Server
Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa komputer klien dapat terhubung dengan komputer server dengan baik. Hal tersebut ditunjukkan dengan komputer klien dapat mengambil dan menyimpan data pada komputer server. Gambar 8menunjukkan interface pada komputer client yang diakses pada alamat web kbspurworejo.co.id.
Gambar 9.Interface pada Komputer Klien (Alamat Web Akses)
b. Keberhasilan Rancangan Database untuk Menyimpan Data-Data yang Dibutuhkan
Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa database dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Hal ini ditunjukkan dengan database yang dapat difungsikan untuk menyimpan, mengedit dan menghapus data.
c. Keberhasilan Rancangan Interface untuk Menyajikan Tampilan Seperti yang Diinginkan
Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa interface terlihat sesuai dengan rancangan pada browser-browser yang sering digunakan, seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome.
d. Keberhasilan Program Menerima Informasi dan Mengolahnya Menjadi Output yang Diinginkan Hasil pengujian program aplikasi didapat bahwa program dapat menghasilkan output yang diinginkan. Output tersebut berupa laporan nilai persediaan obat dan surat permintaan pembelian.
Contoh output laporan dalam bentuk PDF dapat dilihat pada gambar9.
396
Gambar 10. Interface pada Output Surat Permintaan dalam PDF
2. Validasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat
Validasi sistem inforamsi manajemen persediaan obat ini dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dibuat ada kesalahan atau tidak dalam pengolahan data dan dapat diterapkan langsung di lapangan. Langkah validasi sistem yaitu dengan membuat simulasi sistem manajemen persediaan obat. Kriteria yang diukur dalam tahap validasi ini adalah proses-proses dalam sistem manajemen persediaan dapat berjalan sesuai dengan hasil rancangan. Dari pengujian yang dilakukan, semua proses yang terdapat dalam program dapat berjalan dengan baik.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengolahan data dan pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem informasi manajemen persediaan obat yang dirancang sudah sesuai dengan kebutuhan sistem dan dapat dijalankan dengan baik.
2. Aplikasi yang dirancang sudah terintegrasi dengan metode perencanaan dan pengendalian persediaan yang berbasis pada model persediaan EOQ.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Kristanto, A. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gayamedia.
Meliani dan Miftahuddin. (2011). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Study Kasus:
PDAM Tirta Sakti Kabupaten Kerinci). Jurnal Ilmiah Teknik Industri
