4.1. Kondisi Perusahaan Yang Sekarang
Setiap alur kegiatan yang dilakukan di Distributor X terkait dengan 7 buah elemen yang ada di dalamnya, di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.
Di dalam perusahaan adalah Operator, Manager, pemilik perusahaan, Administrator Gudang, dan Kasir. Dan di luar perusahaan adalah Supplier dan Konsumen. Aliran yang terjadi pada tiap-tiap elemen dapat dilihat pada lampiran 1 , dan penjelasan untuk tiap-tiap elemen adalah sebagai berikut :
a. Operator
Operator bertugas untuk menerima pesanan dari Konsumen, dan melakukan pemeriksaan apakah produk yang dipesan Konsumen masih bisa dipenuhi atau tidak. Apabila pesanan Konsumen bisa dipenuhi maka Operator akan membuat faktur,sedangkan apabila pesanan Konsumen tidak dapat dipenuhi maka operator akan memasukkan dalam data pesanan yang tidak dapat dipenuhi.
b. Manager
Manager bertugas untuk melakukan peramalan persediaan produk dan pemesanan produk ke pabrik. Pemesanan produk dilakukan setiap awal bulan, dilihat berdasarkan persediaan terakhir pada akhir bulan dan jumlah permintaan 3 bulan sebelumnya.
c. Pemilik perusahaan (owner)
Pemilik perusahaan bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap peramalan pemesanan produk yang dilakukan oleh Manager.
d. Supplier
Supplier bertugas untuk mengirimkan produk ke Distributor sesuai dengan pemesanan yang telah dilakukan.
e. Administrator Gudang
Administrator Gudang bertugas untuk menerima produk dari Supplier, menyiapkan pesanan produk untuk Konsumen, dan mengecek faktur penerimaan produk yang telah ditandatangani oleh Konsumen. Setiap produk yang diterima dari Supplier dicek kondisi fisik dan tanggal kadaluarsa, kemudian jumlah produk yang diterima dimasukkan dalam kartu persediaan. Pesanan produk untuk Konsumen disiapkan sejumlah faktur yang diterima dari Operator, kemudian Administrator Gudang mengatur pengiriman ke Konsumen sesuai dengan rute dan tingkat kebutuhannya.
Faktur yang telah ditandatangani Konsumen akan diberikan oleh Administrator Gudang ke bagian Kasir untuk diproses penagihannya.
f. Konsumen
Konsumen bertugas untuk menerima produk, mengecek kondisi produk dan jumlah produk yang diterima, apakah sesuai dengan pesanan. Konsumen diwajibkan untuk menandatangani faktur pengiriman apabila semua sudah sesuai.
g. Kasir
Kasir bertugas untuk mengatur penerimaan kas dan pengeluaran kas, dan melakukan penagihan ke Konsumen sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan.
4.1.1. Sistem Pemesanan Produk Perusahaan Ke Pabrik
Distributor X merupakan suatu distributor tunggal dari suatu pabrik, dimana perencanaan pemesanan produk yang dilakukan untuk periode bulan berikutnya. Ketentuan pemesanan yang berlaku adalah distributor X akan melakukan pemesanan setiap awal bulan dan pabrik akan mengirimkan produk tersebut yang diperkirakan datang pada minggu ketiga setiap bulannya.
Perusahaan diwajibkan memiliki persediaan produk di gudangnya dikarenakan:
• untuk memenuhi kebutuhan konsumennya,
• untuk menanggulangi apabila pengiriman produk dari pabrik mengalami keterlambatan.
Manager mempunyai tanggung jawab untuk melakukan peramalan persediaan produk yang harus dipunyai di dalam gudang berdasarkan dari data permintaan Konsumen dan jumlah persediaan akhir yang dimiliki. Perhitungan yang digunakan untuk pemesanan produk adalah dengan menggunakan rata-rata pemakaian Konsumen selama 3 bulan, dan untuk lead time pengiriman produk sampai ke distributor X adalah 2 minggu. Untuk perhitungan pemesanan produk adalah 3 kali dari rata-rata permintaan Konsumen selama 3 bulan, dan dikurangi dengan jumlah persediaan yang masih ada di gudang. Tiap produk mempunyai masa expired yang berbeda-beda, dari 3 bulan – 24 bulan, dan dari toleransi waktu tersebut sudah termasuk lead time pengiriman produk dari pabrik yaitu sekitar 2 minggu dari waktu pemesanan perusahaan. Apabila peramalan sudah disetujui oleh pemilik perusahaan, maka akan dikirimkan permintaan persediaan produk ke Supplier agar dapat segera diproses untuk pengiriman produk ke distributor X.
Sebagai contoh perhitungan, rata-rata permintaan Konsumen selama bulan Januari adalah 100 karton, bulan Februari adalah 150 karton, dan bulan Maret adalah 50 karton. Pada akhir bulan Maret dipunyai persediaan akhir sebanyak 200 karton. Jadi jumlah yang harus dipesan oleh Distributor X untuk persediaan produk di gudangnya selama bulan April yaitu: rata-rata permintaan selama 3 bulan adalah 100 karton, jumlah yang harus dipenuhi di gudangnya adalah 300 karton, karena masih dipunyai persediaan akhir 200 karton, maka jumlah yang harus dipesan adalah 100 karton.
4.1.2. Sistem Penyimpanan Produk Di Gudang
Pengiriman produk yang dipesan ke pabrik dijadwalkan datang setiap minggu ketiga pada setiap bulannya. Oleh pihak gudang produk yang datang akan diperiksa secara fisik, yaitu dari kelayakan jual apakah kardus masih dalam kondisi yang baik, dan dari tanggal kadaluarsa produk minimal 2 bulan dari masa kadaluarsa yang diperbolehkan. Apabila produk melewati tahapan pemeriksaan tersebut maka produk akan disimpan di dalam gudang, sedangkan apabila tidak maka produk akan dikembalikan ke pabrik. Penataan produk dilakukan sesuai dengan klasifikasi kelompok masing-masing produk, agar memudahkan dalam
pencarian produk. Setiap produk yang masuk di gudang akan dicatat dalam kartu persediaan berdasarkan kode produk yang dimiliki.
4.1.3. Sistem Pemesanan Produk Konsumen Ke Perusahaan
Untuk memperoleh pesanan produk dari Konsumen, distributor X mempunyai media berupa Operator (telepon) dan sales, dimana sales mempunyai sebuah nota berupa bukti pesanan yang kemudian akan diberikan kepada Operator. Setiap pesanan yang masuk akan dilakukan pemeriksaan persediaan produk di gudang apakah produk yang dipesan oleh Konsumen masih ada persediaannya. Jika jenis dan jumlah produk yang dipesan Konsumen lengkap, maka Operator akan segera membuatkan faktur. Apabila produk yang dipesan oleh Konsumen tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan, maka Operator akan menghubungi Konsumen bahwa produk yang dipesan tidak ada. Operator akan memberikan informasi kembali kepada Konsumen apabila produk-produk yang dipesan sudah tersedia. Setelah faktur-faktur selesai dibuat, maka akan diberikan ke Administrator Gudang untuk diurus pengirimannya.
4.1.4. Sistem Pengiriman Produk Ke Konsumen
Faktur yang sudah dibuat oleh Operator akan diberikan ke gudang agar Administrator Gudang menyiapkan produk-produk tersebut dan mengirimkannya ke Konsumen. Administrator Gudang bertanggung jawab atas kondisi produk sampai di tempat pengiriman Konsumen bahwa produk yang dikirim baik dan layak pakai, yaitu tidak timbul noda atau bercak, dan masih mempunyai masa waktu pakai yang memadai. Konsumen akan menandatangani faktur apabila produk yang dikirimkan sudah sesuai, dan produk tersebut tidak dapat dikembalikan dikarenakan sudah merupakan tanggung jawab Konsumen. Faktur yang sudah ditandatangani oleh Konsumen akan dikembalikan ke kasir untuk diarsip sebagai faktur tagihan Konsumen.
4.2. Evaluasi Kondisi Perusahaan Sekarang
Berdasarkan sistem yang ada di perusahaan dilakukan evaluasi sebagai berikut :
4.2.1. Sistem Pemesanan Produk Perusahaan Ke Pabrik
Selama ini tidak pernah terjadi permasalahan dalam proses pemesanan produk ke Supplier.
4.2.2. Sistem Penyimpanan Produk Di Gudang
Dalam pelaksanaannya Administrator gudang hampir tidak pernah melakukan pemeriksaan secara menyeluruh, yang diperiksa hanya kondisi fisik dari produk yang datang dan jumlah yang diterima apakah sesuai dengan surat jalan. Dalam melakukan penataan gudang dilakukan berdasarkan ketersediaan tempat yang kosong dan tidak memperhatikan metode FIFO (first in first out).
Berikut adalah contoh penggunaan produk 2 pada periode Desember 2004 – Maret 2005 :
Tabel 4.1 Tabel Penggunaan Produk 2 Dalam Periode Desember 2004 – Maret 2005
Dalam Box Bulan (n) Persediaan
Awal (n)
Produk Datang
(n)
Pemakaian (n+1)
Persediaan Akhir (n+1)
Keterangan Persediaan Akhir Des 2004 7 250 115 142 persediaan n = 0
box, persediaan n+1 = 142 box Jan 2005 142 187 142 187 persediaan n = 0
box, persediaan n+1 = 187 box Feb 2005 187 211 191 207 persediaan n = 0
box, persediaan n+1 = 207 box Mar 2005 207 176 175 208 persediaan n = 32
box, persediaan n+1 = 176 box April 2005 208 223 197 234 persediaan n = 11
box, persediaan n+1 = 223 box
Keterangan :
Bulan (n) = bulan yang digunakan, dengan notasi n Persediaan awal (n) = jumlah persediaan awal di bulan n Produk datang (n) = jumlah produk datang di bulan n
Pemakaian (n+1) = jumlah pemakaian produk di bulan n+1
Persediaan akhir (n+1) = jumlah persediaan akhir produk di bulan n+1 Keterangan persediaan akhir = penjelasan lama produk berada di gudang
Dari tabel di atas diketahui bahwa jumlah persediaan produk 2 mengalami overstock, dikarenakan jumlah permintaan pada periode n+1 sebenarnya masih bisa diantisipasi oleh persediaan produk pada periode n sebelum barang datang sehingga persediaan produk pada periode n+1 menumpuk. Selain itu saat ini Distributor X mempunyai beberapa persediaan produk yang telah melewati masa expired nya sehingga menimbulkan kerugian karena produk-produk tersebut tidak dapat dijual kembali. Produk-produk tersebut sebagai berikut :
Tabel 4.2 Tabel Produk-Produk Yang Telah Expired Pada Tahun 2004 Produk Jumlah
(box)
Tanggal Kadaluarsa 2 5 11-Sep 23 15 25-Oct
24 8 6-Oct
26 1 7-Jun
29 5 11-Jun 33 1 28-Nov 4.2.3. Sistem Pemesanan Produk Konsumen Ke Perusahaan
Dalam pelaksanaannya, masih ditemui kelalaian pada Operator bahwa terkadang Operator salah mengetikkan jumlah produk ataupun produk yang seharusnya dipesan oleh Konsumen.
4.2.4. Sistem Pengiriman Produk Ke Konsumen
Dalam pelaksanaannya, masih ditemui kelalaian dalam Administrator gudang bahwa jumlah produk yang dikirim tidak sesuai dengan faktur yang dibuat.
4.3. Perancangan Sistem Usulan
Setelah dilakukan evaluasi, diketahui bahwa masalah perusahaan diakibatkan karena overstock serta tidak dilaksanakannya sistem FIFO dengan baik pada pergudangannya. Tujuan dari perancangan sistem pergudangan di Distributor X adalah sebagai berikut :
1. Melakukan perancangan pengendalian persediaan produk, dengan langkah- langkah sebagai berikut :
Mengolah data permintaan produk
Mengolah data persediaan gudang yang seharusnya dimiliki
Menentukan kuantitas pemesanan yang optimal
Melakukan validasi antara pemesanan usulan dengan kondisi nyata perusahaan
2. Melakukan perancangan tata letak fasilitas gudang, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Mengolah data kapasitas gudang
Melakukan perancangan gudang berdasarkan klasifikasi dan metode FIFO
4.3.1. Perancangan Sistem Pengendalian Persediaan
Berikut adalah langkah-langkah pengolahan data untuk melakukan pengendalian persediaan produk di Distributor “X” :
1. Mengolah data permintaan produk
Pengolahan data permintaan dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
Mengurutkan data permintaan selama 12 bulan dari jumlah permintaan paling besar ke jumlah permintaan paling kecil
Menghitung total permintaan selama 12 bulan
Menghitung volume penjualan dalam rupiah selama 12 bulan
Menghitung jumlah persentase tiap produk
Menghitung kumulatif persentase dari tiap produk
Mengklasifikasikan ABC dengan ketentuan : A mewakili 80% volume penjualan dalam rupiah
B mewakili 15% volume penjualan dalam rupiah C mewakili 5% volume penjualan dalam rupiah
Berikut adalah tabel demand yang telah diklasifikasikan ABC berdasarkan volume penjualan dalam rupiah :
Tabel 4.3 Tabel Klasifikasi ABC
Kode Demand
(box) Harga
/box (Rp) Total Harga
(Rp) % volume
penjualan Kumulatif % Klasifi-kasi 1 4049 134.720 545.481.280 16,4784 16,4784 A 2 2117 207.900 440.124.300 13,2957 29,7741 A 3 1516 210.904 319.730.464 9,6587 39,4328 A 4 1319 199.098 262.610.262 7,9332 47,3660 A 5 1517 120.117 182.217.489 5,5046 52,8706 A 6 1195 144.000 172.080.000 5,1984 58,0689 A 7 1007 153.360 154.433.520 4,6653 62,7342 A 8 453 339.900 153.974.700 4,6514 67,3856 A 9 1084 139.200 150.892.800 4,5583 71,9439 A 10 594 239.839 142.464.366 4,3037 76,2476 A 11 1573 75.600 118.918.800 3,5924 79,8400 A 12 783 135.000 105.705.000 3,1932 83,0333 B 13 778 88.416 68.787.648 2,0780 85,1113 B 14 147 361.900 53.199.300 1,6071 86,7184 B 15 181 242.520 43.896.120 1,3261 88,0444 B 16 361 110.184 39.776.424 1,2016 89,2460 B 17 223 168.000 37.464.000 1,1317 90,3778 B 18 276 129.600 35.769.600 1,0806 91,4583 B 19 619 53.900 33.364.100 1,0079 92,4662 B 20 205 160.200 32.841.000 0,9921 93,4583 B 21 100 239.839 23.983.900 0,7245 94,1828 B 22 207 109.104 22.584.528 0,6823 94,8651 B 23 80 278.116 22.249.280 0,6721 95,5372 B 24 167 128.520 21.462.840 0,6484 96,1856 C 25 101 208.452 21.053.652 0,6360 96,8216 C 26 49 377.300 18.487.700 0,5585 97,3801 C 27 102 180.600 18.421.200 0,5565 97,9366 C 28 51 306.900 15.651.900 0,4728 98,4094 C 29 47 251.900 11.839.300 0,3577 98,7671 C 30 39 251.900 9.824.100 0,2968 99,0638 C 31 75 120.240 9.018.000 0,2724 99,3363 C 32 38 218.900 8.318.200 0,2513 99,5875 C 33 56 136.290 7.632.240 0,2306 99,8181 C 34 46 130.900 6.021.400 0,1819 100,0000 C
TOTAL 3.310.279.413
Keterangan tabel :
Demand (box) = permintaan produk selama 12 bulan dalam box Harga/box (Rp) = harga satuan produk dalam rupiah
Total harga (Rp) = demand × harga/box dalam rupiah
% volume penjualan = 100%
n keseluruha harga
total
produk harga
total ×
Kumulatif % = total % volume penjualan
Klasifikasi = pengelompokkan produk berdasarkan kumulatif %
2. Mengolah data persediaan gudang
Pengolahan data kapasitas gudang dilakukan dengan langkah-langkah berikut, menggunakan contoh produk 2, sebagai berikut:
Menghitung rata-rata permintaan produk selama lead time pengiriman produk :
Rata-rata permintaan produk 2 (χ ) dari 12 bulan : 176,4167 box/bulan, data dapat dilihat pada lampiran 6.
Periodic review (r), yaitu : 4 minggu.
Lead time (L) pengiriman produk dari pabrik : 2 minggu.
Standar deviasi (STD) : 5,5778.
Maksimum tumpukan produk 2 = 5 box.
Untuk menghitung lamanya waktu penyimpanan persediaan produk di gudang adalah (R+LT) :
= r + L
= 4 minggu + 2 minggu
= 6 minggu / 4
= 1,5 bulan.
Rata-rata permintaan selama periode pemesanan dan lead time (AVG) :
= χ × (r+L)
= 176,4167 box × 1,5 bulan
= 264,6250 box/bulan ≈ 265 box/bulan
Jadi, rata-rata permintaan produk 2 adalah 265 box/bulan. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 7.
Menentukan service level yang digunakan
Service level yang digunakan berdasarkan kebijakan perusahaan, sebagai berikut :
Klasifikasi A 95% dengan z = 0,5199.
Klasifikasi B 75% dengan z = 0,5987.
Klasifikasi C 50% dengan z = 0,7088.
Menghitung safety stock (SS) produk
Untuk menghitung safety stock produk perlu diketahui nilai service level yang digunakan dan nilai standar deviasi suatu produk. Standar deviasi yang digunakan adalah nilai standar deviasi dari permintaan produk dikalikan dengan waktu pemesanan dan lead time.
produk 2 adalah produk dengan klasifikasi A sehingga service level yang dipilih adalah 95%, dengan nilai distribusi normal (z) = 0,5199.
SS = z × STD × r+ L
= 0,5199 × 65,5778 box/bulan × 1,22
= 41,5946 box/bulan ≈ 42 box/bulan
Jadi, safety stock produk 2 adalah 42 box/bulan. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 7.
Menghitung base stock level (s) produk, untuk mengetahui jumlah minimum persediaan produk yang sebaiknya dimiliki perusahaan.
s = AVG + SS
= 264,6250 box/bulan + 41,5946 box/bulan
= 306 box/bulan
Jadi, base stock level produk 2 adalah 306 box/bulan. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 7.
3. Menentukan kuantitas pemesanan yang optimal
Untuk menentukan kuantitas pemesanan yang optimal dilakukan langkah- langkah perancangan, dengan contoh pemesanan produk 2 di bulan Januari 2005 untuk permintaan bulan Februari 2005, sebagai berikut :
Menghitung jumlah produk yang harus dipesan berdasarkan pemesanan usulan
Persediaan awal Januari 2005 : 142 box. Data dapat dilihat pada lampiran 5.
Base stock level : 307 box.
Jumlah yang harus dipesan :
= Base stock level - Persediaan awal Januari 2005
= 306 box – 142 box
= 164 box.
Jadi, jumlah pesan produk 2 di bulan Januari 2005 berdasarkan pemesanan usulan adalah 164 box. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 9.
Jumlah barang datang (kondisi nyata perusahaan) sebesar 187 box. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 10
Menghitung sisa akhir produk yang belum terjual di akhir bulan berdasarkan pemesanan usulan
Persediaan awal Januari 2005 : 142 box Jumlah yang harus dipesan : 164 box
Permintaan Februari 2005 : 142 box. Data selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 6.
Sisa akhir produk :
= Persediaan awal Januari 2005 + Jumlah yang harus dipesan – Permintaan Februari 2005
= 142 box + 164 box – 142 box
= 164 box
Jadi, produk 2 yang belum terjual di bulan Februari 2005 berdasarkan pemesanan usulan adalah 164 box. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 9.
Menghitung sisa akhir produk yang belum terjual di akhir bulan berdasarkan kondisi nyata perusahaan
Persediaan awal Januari 2005 : 142 box
Jumlah produk datang bulan Januari 2005 : 187 box Permintaan Februari 2005 : 142 box
Sisa akhir produk :
= Persediaan awal Januari 2005 + Produk datang Januari 2005 – Permintaan Februari 2005
= 142 box + 187 box – 142 box
= 187 box
Jadi, produk 2 yang belum terjual di bulan Februari 2005 berdasarkan kondisi nyata perusahaan adalah 187 box. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 10.
Menghitung biaya simpan yang harus dikeluarkan berdasarkan pemesanan usulan
Harga satuan produk 2 : Rp 207.900,- Produk yang belum terjual : 164 box Bunga bank yang berlaku
= 16% / tahun
= 16% / 12
= 1,33% / bulan Biaya simpan :
= Bunga bank yang berlaku ×Harga satuan
= 1,33% / bulan × Rp 207.900,- / box
= Rp 2.772,- / box/bulan Total biaya simpan :
= Biaya simpan × Produk yang belum terjual
= Rp 2.772,- / box/bulan × 164 box
= Rp 454.608,- / bulan
Jadi, biaya simpan produk 2 di bulan Februari 2005 berdasarkan pemesanan usulan adalah Rp 454.608,-. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 9.
Menghitung biaya simpan yang harus dikeluarkan berdasarkan kondisi nyata perusahaan
Produk yang belum terjual : 187 box Total biaya simpan :
= Biaya simpan × Produk yang belum terjual
= Rp 2.772,- / box/bulan × 187 box
= Rp 518.364,- / bulan
Jadi, biaya simpan produk 2 di bulan Februari 2005 berdasarkan kondisi nyata perusahaan adalah Rp 518.364,- . Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 10.
4. Validasi
Validasi dilakukan dengan melakukan perbandingan antara :
Membandingkan jumlah produk yang dipesan berdasarkan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan
Berikut adalah contoh perbandingan perhitungan jumlah produk yang dipesan menggunakan perhitungan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan pada bulan Januari 2005 :
Tabel 4.4 Perbandingan Jumlah Pesan Bulan Januari 2005
Pemesanan Usulan (box) Kondisi Nyata Perusahaan Barang Base
stock level
Stok Januari
Jumlah
pesan Barang Datang
1 600 489 111 227
2 306 142 164 187
3 215 163 52 110 4 179 336 0 168 5 226 221 5 124 6 175 261 0 96
7 146 41 105 90
8 66 281 0 97 9 151 120 31 80 10 105 124 0 65 11 221 144 77 67 12 114 80 34 49 13 121 279 0 2 14 25 100 0 0 15 29 1 28 50 16 53 50 3 23 17 36 110 0 24 18 43 76 0 23 19 93 97 0 14 20 31 48 0 11 21 15 53 0 18 22 31 100 0 15 23 13 20 0 6 24 26 40 0 13
Tabel 4.4 Perbandingan Jumlah Pesan Bulan Januari 2005 (sambungan)
Pemesanan Usulan (box) Kondisi Nyata Perusahaan Barang Base
stock level Stok
Januari Jumlah
pesan Barang Datang 25 18 5 13 7 26 8 43 0 9 27 17 19 0 7 28 8 44 0 4 29 7 31 0 5 30 6 32 0 6 31 10 9 1 5 32 8 29 0 4 33 9 23 0 5 34 7 31 0 5
Keterangan :
Base stock level = minimum persediaan produk yang harus dimiliki Persediaan Januari = persediaan produk di awal Januari 2005 Jumlah pesan = jumlah persediaan yang harus dipesan distributor
Data untuk pemesanan usulan dapat dilihat pada lampiran 9 dan data untuk kondisi nyata perusahaan dapat dilihat pada lampiran 10
Membandingkan sisa akhir produk yang belum terjual di akhir bulan dengan menggunakan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan.
Berikut adalah contoh tabel perbandingan sisa akhir produk yang belum terjual berdasarkan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan akhir bulan Februari 2005 :
Tabel 4.5 Tabel Perbandingan Produk Yang Belum Terjual Akhir Februari 2005
Januari
Pemesanan Usulan (box) Kondisi Nyata Perusahaan (box) Produk Persediaan
Januari Jumlah pesan
Pemakaian
Februari Sisa Produk Datang
Pemakaian
Februari Sisa 1 489 111 281 319 227 281 435 2 142 164 142 164 187 142 187 3 163 52 221 0 110 221 52 4 336 0 462 0 168 462 42 5 221 5 320 0 124 320 25 6 261 0 146 115 96 146 211 7 41 105 122 24 90 122 9 8 281 0 251 30 97 251 127 9 120 31 119 32 80 119 81 10 124 0 155 0 65 155 34 11 144 77 85 136 67 85 126 12 80 34 70 44 49 70 59 13 279 0 30 249 2 30 251 14 100 0 19 81 0 19 81 15 1 28 41 0 50 41 10 16 50 3 23 30 23 23 50 17 110 0 84 26 24 84 50 18 76 0 17 59 23 17 82 19 97 0 10 87 14 10 101 20 48 0 14 34 11 14 45 21 53 0 29 37 5 29 42 22 100 0 13 30 35 13 65 23 20 0 5 18 0 5 18 24 40 8 8 18 45 8 55 25 5 0 19 12 0 19 12 26 43 0 4 49 0 4 49 27 19 0 15 24 0 15 24 28 44 0 1 48 0 1 48 29 31 0 2 36 0 2 36 30 32 0 1 38 0 1 38
31 9 0 8 7 5 8 12
32 29 0 8 41 0 8 41 33 23 0 10 11 10 10 21 34 31 0 19 26 5 19 31
Keterangan :
Persediaan Januari = persediaan akhir Januari 2005 sebelum produk masuk Jumlah pesan = jumlah persediaan produk yang harus dipesan oleh distributor Pemakaian Februari = permintaan produk selama Februari 2005
Sisa ( pada Perhitungan Klasifikasi dan Perhitungan Perusahaan )
= persediaan Januari + jumlah pesan – pemakaian Februari
Produk datang = jumlah produk masuk Sisa ( pada Perusahaan Sekarang )
= persediaan Januari + produk datang – pemakaian Februari
Data untuk pemesanan usulan dapat dilihat pada lampiran 9 dan data untuk kondisi nyata perusahaan dapat dilihat pada lampiran 10.
Membandingkan biaya simpan yang dikeluarkan dengan menggunakan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan.
Berikut adalah contoh perbandingan perhitungan biaya simpan menggunakan perhitungan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan bulan Januari 2005 :
Tabel 4.6 Tabel Perbandingan Biaya Simpan Januari 2005
Pemesanan Usulan Kondisi Nyata Perusahaan Barang Harga
satuan (Rp)
Barang yang belum dapat dijual (box)
Holding cost
(Rp/box/bulan) Total (Rp) Barang yang belum dapat dijual (box)
Holding cost
(Rp/box/bulan) Total (Rp) 1 134.720 319 1.796 572.378 435 1.796 781.376 2 207.900 164 2.772 455.217 187 2.772 518.364
3 210.904 0 2.812 0 52 2.812 147.164
4 199.098 0 2.655 0 42 2.655 110.610
5 120.117 0 1.602 0 25 1.602 40.039
6 144.000 115 1.920 220.800 211 1.920 405.760 7 153.360 24 2.045 49.210 9 2.045 18.403 8 339.900 30 4.532 135.960 127 4.532 575.564 9 139.200 32 1.856 59.273 81 1.856 150.336
10 239.839 0 3.198 0 34 3.198 108.727
11 75.600 136 1.008 136.927 126 1.008 126.672 12 135.000 44 1.800 79.939 59 1.800 106.800 13 88.416 249 1.179 293.541 251 1.179 295.899 14 361.900 81 4.825 390.852 81 4.825 390.852
15 242.520 0 3.234 0 10 3.234 32.336
16 110.184 30 1.469 43.509 50 1.469 73.456 17 168.000 26 2.240 58.240 50 2.240 112.000 18 129.600 59 1.728 101.952 82 1.728 142.272
19 53.900 87 719 62.524 101 719 72.825
20 160.200 34 2.136 72.624 45 2.136 96.120 21 239.839 37 3.198 118.321 42 3.198 134.310 22 109.104 30 1.455 43.642 65 1.455 94.557 23 278.116 18 3.708 66.748 18 3.708 66.748
Tabel 4.6 Tabel Perbandingan Biaya Simpan Januari 2005 (sambungan)
Pemesanan Usulan Kondisi Nyata Perusahaan Barang
Harga satuan (Rp)
Barang yang belum dapat dijual (box)
Holding cost
(Rp/box/bulan) Total (Rp)
Barang yang belum dapat dijual (box)
Holding cost
(Rp/box/bulan) Total (Rp) 24 128.520 18 1.714 30.005 55 1.714 94.248 25 208.452 30 2.779 83.381 12 2.779 33.352 26 377.300 18 5.031 90.552 49 5.031 246.503 27 180.600 18 2.408 42.164 24 2.408 57.792 28 306.900 12 4.092 49.104 48 4.092 196.416 29 251.900 49 3.359 164.575 36 3.359 120.912 30 251.900 24 3.359 80.608 38 3.359 127.629 31 120.240 48 1.603 76.954 12 1.603 19.238 32 218.900 36 2.919 105.072 41 2.919 119.665 33 136.290 38 1.817 69.054 21 1.817 38.161 34 130.900 7 1.745 12.217 31 1.745 54.105
TOTAL 3.765.341 5.709.212
Keterangan :
Harga satuan = harga per box
Produk yang belum dapat dijual = jumlah persediaan produk yang masih disimpan di gudang
Holding cost = biaya simpan persediaan produk
Total = produk yang belum dapat dijual × holding cost
Data untuk pemesanan usulan dapat dilihat pada lampiran 9 dan data untuk kondisi nyata perusahaan dapat dilihat pada lampiran 10.
Membandingkan jumlah produk yang dipesan dan biaya pesan berdasarkan pemesanan usulan dan kondisi nyata perusahaan.
Berikut adalah contoh validasi jumlah produk yang dipesan dan biaya pesan pada bulan Januari 2005 :
Tabel 4.7 Tabel Validasi Jumlah Pesan Produk Dan Biaya Pesan Berdasarkan Pemesanan Usulan Dan Kondisi Nyata Perusahaan Di Bulan Januari 2005
Pemesanan Usulan Kondisi Nyata Barang
Jumlah pesan
(box) Total (Rp) Barang
Datang (box) Total (Rp)
1 319 572.378 435 781.376
2 164 454.608 187 518.364
3 0 0 52 147.164
4 0 0 42 110.610
5 0 0 25 40.039
6 115 220.800 211 405.760
7 24 49.210 9 18.403
8 30 135.960 127 575.564
9 32 59.273 81 150.336
10 0 0 34 108.727
11 136 136.927 126 126.672
12 44 79.939 59 106.800
13 249 293.541 251 295.899
14 81 390.852 81 390.852
15 0 0 10 32.336
16 30 43.509 50 73.456
17 26 58.240 50 112.000
18 59 101.952 82 142.272
19 87 62.524 101 72.825
20 34 72.624 45 96.120
21 37 118.321 42 134.310
22 30 43.642 65 94.557
23 18 66.748 18 66.748
24 18 30.005 55 94.248
25 30 83.381 12 33.352
26 18 90.552 49 246.503
27 18 42.164 24 57.792
28 12 49.104 48 196.416
29 49 164.575 36 120.912
30 24 80.608 38 127.629
31 48 76.954 12 19.238
32 36 105.072 41 119.665
33 38 69.054 21 38.161
34 7 12.217 31 54.105
Total 1812 3.764.732 2551 5.709.212
Dari tabel di atas, terlihat biaya simpan berdasarkan pemesanan usulan sebesar Rp 3.764.732,- sedangkan biaya simpan berdasarkan kondisi nyata perusahaan sebesar Rp 5.709.212,- Penghematan biaya simpan yang dapat dilakukan sebesar Rp 1.943.871,- setara 34,05%, sedangkan penghematan penyimpanan produk sebanyak 739 box setara 28,98%. Data untuk pemesanan
usulan dapat dilihat pada lampiran 9 dan data untuk kondisi nyata perusahaan dapat dilihat pada lampiran 10.
Berikut adalah perbandingan biaya simpan dan produk belum terjual antara sistem usulan dan kondisi nyata perusahaan pada bulan Desember 2004 – April 2005:
Tabel 4.8 Tabel Perbandingan Biaya Simpan dan Produk Belum Terjual Periode Desember 2004 – April 2005
Bulan Pemesanan Usulan
Kondisi Nyata Perusahaan
Jumlah Penghe- matan (Rp)
Persentase Penghematan Produk belum
terjual (box) 3.280 3.642 362 9,95%
Des 2004
Biaya Simpan
(Rp) 7.834.609 8.501.468 666.859 7,84%
Produk belum
terjual (box) 1.812 2.551 739 28,98%
Jan 2005 Biaya Simpan
(Rp) 3.764.732 5.709.212 1.943.871 34,05%
Produk belum
terjual (box) 1.725 2.343 618 26,37%
Feb 2005
Biaya Simpan
(Rp) 3.527.428 4.954.305 1.426.877 28,80%
Produk belum
terjual (box) 1.722 2.240 518 23,12%
Mar 2005 Biaya Simpan
(Rp) 3.971.964 5.081.048 1.109.084 21,83%
Produk belum
terjual (box) 1.733 2.752 1.019 37,03%
Apr 2005
Biaya Simpan
(Rp) 4.016.054 5.989.687 1.973.633 32,95%
Produk belum
terjual (box) 10.272 13.528 3.256 24,06%
Total Biaya Simpan
(Rp) 23.114.787 30.235.720 7.120.324 23,54%
Produk belum terjual (box) 1.424.065 Rata-rata penghematan
Biaya Simpan (Rp) 651 Produk belum terjual (box) 25%
Rata-rata % penghematan
Biaya Simpan (Rp) 25%
Dari tabel di atas diketahui bahwa dengan sistem usulan, perusahaan dapat menghemat biaya simpan sebesar 25% atau Rp 1.424.065,- setiap bulan. Dan dapat mengurangi penyimpanan produk yang belum dapat terjual sebesar 25%
atau 651 setiap bulan.
4.3.2. Perancangan Layout Produk
Perancangan layout produk dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Mengolah data kapasitas gudang
Menghitung average inventory level, untuk mengetahui rata-rata persediaan produk setiap bulannya.
Average inventory level (dalam bulan) :
= r
2 ×
χ + SS
= 2
4 box/bulan
176,4167 ×
+ 42 box/bulan
= 394,4279 box/bulan ≈ 394 box/bulan
Jadi, average inventory level produk 2 adalah 394 box/bulan. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 7.
Menghitung kapasitas gudang tiap bulan:
Required storage space, adalah kapasitas jumlah penyimpanan yang dibutuhkan :
= maksimum tumpukan
χ ×
2
= 5
box/bulan 176,4167
× 2
= 70,5667 box
Luas box produk 2, diukur berdasarkan panjang dan lebar box dikarenakan untuk penyimpanan produk-produk sudah ditentukan maksimum tumpukan (tinggi) yang diperbolehkan.
= Panjang box × lebar box
= 0,36 m × 0,35 m
= 0,13 m2
Faktor yang digunakan 1,5, dengan pertimbangan diberikan kelonggaran untuk tempat penyimpanan produk. Kelonggaran tersebut dapat digunakan sebagai penataan produk, pengambilan produk, dan jalur pengangkutan produk.
Kebutuhan gudang produk 2 :
= Required storage space × luas box × faktor
= 70,5667 × 0,13 m2 × 1,5
= 13,07 m2
Jadi, luas gudang yang dibutuhkan oleh produk 2 adalah 13,07 m2. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 8.
Menghitung total kebutuhan gudang
Total kapasitas gudang adalah penjumlahan keseluruhan kebutuhan gudang. Berikut adalah kebutuhan gudang tiap produk dan total kebutuhan gudang yang diperlukan :
Tabel 4.9 Tabel Kebutuhan Gudang
Produk Luas yang dapat digunakan (m2)
1 19,21 2 13,07 3 10,81 4 10,55 5 2,90 6 2,06 7 4,49 8 0,81 9 6,84 10 1,61 11 6,02 12 1,89 13 2,65 14 0,41 15 0,41 16 1,63 17 2,65 18 0,47 19 0,35 20 0,39 21 0,18 22 0,80 23 0,34 24 0,27 25 0,57 26 0,14 27 0,21 28 0,07
Tabel 4.9 Tabel Kebutuhan Gudang (sambungan)
Produk Luas yang dapat digunakan (m2)
29 0,13 30 0,14 31 0,26 32 0,14 33 0,22 34 0,14 Total 135,83
2. Melakukan perancangan product layout
Perancangan product layout yang dilakukan menggunakan gudang baru, dimana space gudang sudah ditentukan oleh Distributor X. Luas keseluruhan gudang adalah 448 m2, dengan kapasitas untuk penempatan produk adalah 140 m2, yang terbagi menjadi 3 area yaitu gudang I : 64 m2, gudang II 44 m2, dan gudang III 32 m2. Berdasarkan sistem usulan dibutuhkan kapasitas seluas 135,83 m2. Pembagian gudang baru berdasarkan pemesanan usulan sebagai berikut :
Tabel 4.10 Tabel Gudang 1
Produk Klasifikasi Luas (m2) 1 A 19,21 3 A 10,81 4 A 10,55
5 A 2,90
10 A 1,61 16 B 1,63 21 B 0,18 25 C 0,57 Total 63,27
Tabel 4.11 Tabel Gudang 2
Produk Klasifikasi Luas (m2) 2 A 13,07 13 B 2,65 14 B 0,41 15 B 0,41 17 B 2,65 19 B 0,35 20 B 0,39
Tabel 4.11 Tabel Gudang 2 (sambungan)
Produk Klasifikasi Luas (m2) 23 B 0,34 24 C 0,27 26 C 0,14 27 C 0,21 28 C 0,07 29 C 0,13 30 C 0,14 31 C 0,26 32 C 0,14 33 C 0,22 34 C 0,14 Total 43,39
Tabel 4.12 Tabel Gudang 3
Produk Klasifikasi Luas (m2) 6 A 2,06 7 A 4,49 9 A 6,84 11 A 6,02 12 A 1,89 18 B 0,47
Total 29,17
Setelah didapatkan luas tiap-tiap produk dan peletakannya dalam tiap-tiap gudang, kemudian ditentukan panjang dan luas tiap jenis produk, dengan berdasarkan pada jumlah maksimum persediaan barang yang mampu disimpan.
Sebagai contoh, perhitungan untuk produk 2, sebagai berikut : Required storage space = 71 box, dengan pendekatan 72 box.
Ditentukan peletakan untuk panjang sebanyak 6 box.
Ditentukan peletakan untuk lebar sebanyak 12 box.
Panjang box produk 2 = 0,35 m Lebar box produk 2 = 0,36 m Panjang yang digunakan
= panjang box produk 2 × peletakan untuk panjang
= 0,36 m × 12 box
= 4,3 m / 12 box Lebar yang digunakan
= lebar box produk 2 × peletakan untuk lebar
= 0,35 m × 6 box
= 2,1 m / 6 box
Jadi, untuk produk 2 panjang yang digunakan 4,3 m dan lebar yang digunakan adalah 2,1 m. Data lainnya dapat dilihat pada lampiran 12.
Gambar denah perancangan gudang baru dapat dilihat pada lampiran 13.
Berikut adalah gambar model penumpukan yang dilakukan, contoh yang digunakan adalah produk 2 dengan panjang 6 box, lebar 4 box (lebar maksimal 12 box, setiap 4 box diberi space), dan tinggi 5 box :
Gambar 4.1 Peletakan Produk produk 2 Secara 3 Dimensi
Untuk menerapkan metode FIFO, maka dalam pergudangan ditetapkan aturan sebagai berikut :
• Sebagai panduan, diberikan anak panah untuk arah peletakan
• Peletakan dilakukan dari arah ke kiri ke kanan disesuaikan maksimum tumpukan yang diperbolehkan. Produk ditumpuk berdasarkan tanggal kadaluarsa yang sama, yang paling cepat masa kadaluarsanya diletakkan dari bagian kiri. Apabila tanggal kadaluarsa tidak sama, maka tanggal kadaluarsa yang paling cepat diletakkan di bagian atas. Berikut adalah gambar alur peletakan dan pengambilan produk dengan contoh produk 2 :
Gambar 4.2 Alur Peletakan dan Pengambilan Produk 2 Tampak Atas
Penomoran menunjukkan arah peletakan barang, kotak yang kosong merupakan space selebar 1 m yang digunakan untuk penataan dan pengambilan barang.
• Setiap tumpukan barang harus diberi kitir, dengan contoh sebagai berikut :
Produk :
BULAN MASUK produk 2
Tgl Kadaluarsa :
(Jumlah)
3 April '05 (2), 2 Juni '05 (3)
Gambar 4.3 Contoh Kitir Untuk Tumpukan Produk 2
• Pengambilan barang disesuaikan dengan cara peletakan barang yang dilakukan, dari arah kiri ke kanan.
