DAN ANALISIS BEBAN KERJA (g-SINJAB) USER SKPD
Alur Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (g-SINJAB)
Gambar 1. Alur Pengoperasian g-SINJAB Login
Mengisikan Anjab Bagan Struktur
Organisasi Mengisikan ABK
cetak Dokumen
Unduh Profil
Menu Khusus SKPD
Keterangan :
Login : Mengakses website Aplikasi Sistem Informasi Analis Jabatan dan Anaalisis Beban Kerja (g-SINJAB) Kabupaten/Kota/Provinsi dengan mengetikkan alamat website pada browser.
Bagan Struktur : Menajemen struktur organisasi SKPD yang bersangkutan.
Menu Khusus SKPD : Menu/tool yang bisa mempermudah SKPD dalam membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon (tree).
Analisis Anjab : Menginputkan, mengubah, dan menghapus data informasi jabatan yang diperlukan pada Analisis Jabatan.
Analisa Beban Kerja : Menginputkan, mengubah, dan menghapus data beban kerja yang diperlukan pada Analisis Beban Kerja.
Mencetak Dokumen : Menampilkan dan mencetak form Analisis Jabatan (Anjab), Analisis Beban KerJa, Form A, dan Form B.
A. Login Aplikasi Sinjab
1. Mengakses website Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (g-SINJAB) Kabupaten/Kota/Provinsi dengan mengetikkan alamat website pada web browser. Maka akan tampil halaman g-SINJAB seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan Awal/Home situs Anjab dan ABK
2. Login ke Aplikasi g-SINJAB. Login dengan menggunakan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang telah diberikan oleh Administrator Aplikasi g-SINJAB.
Gambar 3. Halaman login Aplikasi g-SINJAB
3. Setelah login, pengguna SKPD akan dibawa pada halaman struktur organisasi. Jika jabatan-jabatan pada SKPD sudah diinputkan, maka jabatan-jabatan tersebut akan muncul pada struktur organisasi. Sedangkan apabila data jabatan-jabatan belum pernah diinputkan, maka tampilan struktur organisasi akan tampak kosong.
Gambar 4. Tampilan struktur organisasi setelah login SKPD
4. Setelah masuk pada stuktur organisasi SKPD yang bersangkutan, maka pada halaman utama akan muncul beberapa bagian yaitu bagian Halaman Utama, Bagan, Profi, Unduh, Bagian Organisasi. Penjelasan bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut:
a. Bagian menu utama:
Gambar 5. Menu Utama Menu utama terdapat tombol Bagan, Profil dan Unduh.
Tombol Bagan untuk melihat bagan/struktur organisasi SKPD yang sedang login.
Gambar 6. Menu Bagan
Tombol Profil untuk melihat profil pemangku
Gambar 7. Menu Profil
Tombol Unduh untuk mengunduh data-data yang dibutuhkan
Gambar 8. Menu Unduh
b. Bagian Menu Akun
Menu akun (SKPD bersangkutan yang sedang login) terdapat dua tombol, tombol Ubah Password dan tombol Logout. Tombol Ubah Password digunakan untuk mengganti password SKPD, sedangkan tombol logout digunakan untuk keluar dengan aman dari aplikasi g-SINJAB.
Gambar 9a. Menu Akun
Gambar 9b. Menu untuk mengganti password
B. Bagan Struktur Organisasi
Bagan ini adalah bagian halaman yang menampilkan struktur organisasi SKPD yang bersangkutan, terdapat juga keterangan warna yang menunjukkan tingkatan eselon dari SKDP yang bersangkutan.
Gambar 10. Bagian Struktur Organisasi
a. Menu Khusus SKPD:
Menu khusus SKPD merupakan menu/tool yang bisa mempermudah SKPD dalam membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon (tree).
Struktur pohon bisa di-break down atau di-explore dengan menekan tanda plus (+) di depan nama jabatan. Sedangkan untuk menutup struktur pohon, maka tinggal menekan tanda minus (-) di depan nama jabatan.
Gambar 11. Menu Khusus SKPD
Dalam menu tersebut ada tombol PRINT BAGAN, berguna untuk mencetak bagan organisasi. Kemudian ada tombol TAMBAH, tombol tersebut digunakan untuk menambah jabatan baru pada SKPD yang sedang login. Tombol UNIT ORG. digunakan untuk menambah unit organisasi dalam SKPD yang bersangkutan. Sedangkan tombol KEMBALI adalah tombol untuk kembali ke halaman utama.
1. Menambah Unit Organisasi.
Untuk menambah unit organisasi yaitu dengan menekan tombol UNIT ORG. pada menu khusus SKPD. Berikut gambar menu untuk menambah Unit Organisasi.
Gambar 12. Menambah unit organisasi
Setelah menekan tombol masukkan data, maka akan muncul daftar unit organisasi seperti gambar barikut.
Gambar 13. Daftar Unit Organisasi
2. Menambah Jabatan.
Untuk menambah jabatan, maka pengguna harus menekan tombol TAMBAH, kemudian akan muncul menu untuk memilih induk jabatan, seperti tampilan di bawah ini. Apabila pada SKPD tersebut jabatan yang akan ditambahkan merupakan jabatan dengan eselon tertinggi maka pilih induk jabatan dengan pilihan Tidak ada.
Gambar 14. Menambah jabatan baru.
b. Mengisi Informasi Jabatan.
Setelah menambahkan jabatan, maka akan muncul form untuk mengisi Informasi Jabatan
1. Mengisi nama jabatan, induk jabatan, jenis jabatan (termasuk jabatan struktural atau fungsional), unit organisasi, dan ringkasan tugas (ikhtisar jabatan) seperti yang terlihat pada Gambar 15.
Gambar 15. Mengisi informasi jabatan
2. Mengisi Bahan Kerja, Alat Kerja dan Hasil Kerja Jabatan.
Gambar 16. Bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja
Untuk menambah bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja, pengguna harus menekan tombol Tambah Data, maka akan muncul form seperti di bawah ini. Pada form di bawah ini, Kode Jabatan akan terisi dengan otomatis.
Gambar 17. Menambah bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja
Untuk menambah uraian tugas, maka pengguna harus menekan tombol Tambah Data. Maka akan muncul form isian seperti berikut:
Gambar 18. Form isian uraian tugas
Uraian Tugas adalah tugas yang dikerjakan oleh jabatan yang akan dibuat sesuai tupoksi yang telah ditentukan. Peralatan adalah tool atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan tugas (uraian tugas) yang dibebankan.
4. Mengisi Keadaan Tempat Kerja (Keadaan Ruang Kerja, Suhu, Udara, Penerangan, dan Suara), Upaya Fisik, Resiko Bahaya, Tanggung Jawab, Wewenang dan Korelasi Jabatan.
Gambar 19. Mengisi keadaan tempat kerja dan upaya fisik
Gambar 20. Mengisi kemungkinan resiko bahaya, tanggung jawab, wewenang, dan korelasi jabatan
5. Mengisi Pangkat/Golongan, Pendidikan, Diklat/Kursus, Pengetahuan, Keterampilan, Pengalaman Kerja, dan Syarat Kodisi Fisik.
Data-data tersebut merupakan data yang seharusnya dipenuhi oleh jabatan tersebut (syarat jabatan), bukan mengacu pada orang yang sedang menjabat pada jabatan tersebut.
Gambar 21. Form isian pangkat/golongan, pendidikan, diklat/kursus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kondisi fisik.
6. Mengisi informasi data tentang Bakat, Minat, Temprament, dan Fungsi Pekerja.
Gambar 22. Form untuk mengisi bakat, minat, temprament, dan fungsi pekerja.
Untuk mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi pekerja telah disediakan di sistem. Untuk menambahkan informasi tekan tombol Tambah Data, maka akan muncul pop-up pilihan informasi seperti Gambar 20, berikut:
Gambar 23. Tampilan pop-up
Klik pada pilihan yang disediakan untuk memilih informasi yang sesuai. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan informasi yang telah dipilih. Untuk kembali ke halaman sebelumnya tekan tombol Close (X). Tekan tombol Perbaharui Tampilan untuk melihat informasi yang telah dipilih.
7. Setelah selesai menginput informasi dengan benar, lalu tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan.
c. Analisa Beban Kerja (ABK)
1. FORM ABK, merupakan form untuk menginput beban kerja. Untuk mengisi data Analisa Beban Kerja (ABK), langkah pertama yaitu klik tombol Menuju Halaman ABK pada halaman Form Anjab. Seperti pada Gambar 21 di bawah ini.
Gambar 24. Tombol untuk menuju halaman ABK
2. Setelah mengklik tombol Menuju Halaman ABK, maka pengguna akan menuju halaman Form A seperti pada Gambar 24.
Gambar 25 Halaman Form ABK
3. Mengisi Volume Kerja dan Norma Waktu pada Kabupatenk isian yang telah ditentukan sesuai dengan Rincian Tugas.
Gambar 26. Mengisi Volume kerja dan Norma waktu
4. Klik tombol Simpan yang ada di bagian bawah untuk menyimpan hasilnya.
Gambar 27. Tombol Simpan Form ABK
5. Setelah menyimpan volume kerja dan norma waktu, maka hasil perhitungan beban kerja akan muncul pada kolom beban kerja yang tampak seperti pada gambar berikut ini.
Gambar 28. Hasil perhitungan beban kerja
6. FORM B merupakan form untuk menginput jumlah pegawai yang menjabat atau menduduki suatu jabatan baik PNS maupun nonPNS. Klik tombol Form B untuk menuju halaman Form B. Pada gambar berikut dicontohkan jumlah pejabat pada Kepala Bagian Organisasi adalah 1 orang, Kepala Sub Bagian Ketatalaksanaan dan Kepegawaian berjumlah 1 orang.
Gambar 29. Form B untuk menentukan jumlah bezetting pegawai
7. Klik tombol Simpan Form B yang ada di bagian kanan bawah untuk menyimpan hasilnya.
8. Form C, D, dan E hanya boleh dilihat oleh pihak yang berwenang di Bagian Organisasi Perangkat Daerah
d. Tahap Mencetak Dokumen
1. Mencetak hasil Anjab. Buka bagian yang akan dicetak. Kemudian klik tombol Cetak Tampilan Berikut yang terletak pada halaman yang akan dicetak.
Gambar 30. Menu untuk mencetak hasil Anjab
2. Setelah kita memilih menu Cetak Tampilan Berikut kemudian muncul preview halaman yang akan dicetak.
Gambar 31. Tampilan dokumen hasil Anjab yang akan di cetak
3. Kemudian tekan tombol Cetak Tampilan Berikut dan hasilnya akan muncul sebuah form Print untuk memilih printer mana yang akan kita gunakan. Setelah memilih printer yang digunakan tekan tombol OK, dan data sudah akan dicetak.
Gambar 32. Form print untuk mencetak data
4. Untuk mencetak dokumen ABK. Pertama yang kita lakukan adalah kita masuk halaman ABK seperti pada Gambar 24 pada LANGKAH 4. Setelah kita masuk kemudian kita pilih menu Cetak Halaman Ini seperti yang ada pada gambar dibawah ini
Gambar 33. Menu yang ada pada halaman ABK
5. Untuk mencetak Form A dan Form B dilakukan dengan cara yang sama, tapi kita harus terlebih dahulu masuk ke salah satu form yang akan kita cetak.
6. Kemudian setelah kita mengklik tombol Cetak Halaman Ini, akan muncul form cetak untuk mencetak dokumen ABK. Tampilan dokumen ABK akan seperti gambar berikut:
Gambar 34. Tampilan cetak untuk Form A
Pada halaman profil admin dapat menginputkan, menampilkan, dan mencetak data profil pemangku. Seperti pada Gambar berikut :
Gambar 35. Menu Profil
Admin dapat menginputkan Data Pemangku Jabatan menekan tombol Tambah untuk menginputkan data. Selanjutnya akan muncul form data pemangku untuk menginputkan data nama pemangku, NIP, Pendidikan, Pendidikan dan pelatihan, keahlian dan ketrampilan.
Gambar 36. Form Tambah Profil
D. Unduh
Pada halaman unduh admin dapat mengunduh data-data yang dibutuhkan seperti manual user, Peraturan Kepala badan Kepegawaian Nasional No.12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan, Jadwal Pengerjaan, dll. Seperti pada Gambar berikut :
Gambar 37. Form Unduh
