139
ANALISIS ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT PADA KANTOR PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH (PPAT) XYZ PALEMBANG
Hani Derina Putri1, Henti Purnamasari2 , Erna Widi Astuti3 Korespondensi* Eni Cahyani
Mahasiswa Prodi Administrasi Niaga1,2,3 dan Manajemen Informatika*
Politeknik Anika Palembang
Email : haniderinaputri22@gmail.com, eniegan@gmail.com*
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: 1) pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor PPAT XYZ, 2) hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor PPAT XYZ. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh dianalisis secara deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) Pelaksanaan pengelolaan surat di Kantor PPAT XYZ belum berjalan secara optimal karena dalam aktivitasnya pengelolaan surat tidak mengikuti prosedur pengelolaan surat, menyimpan arsip hanya di sekitar meja kerja, bahkan ada yg ditumpuk dan diikat kemudian disimpan di atas lantai dan peminjaman secara verbal. 2) Hambatan dalam pengelolaan surat yaitu: (a) belum adanya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, (b) kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk pengelolaan surat, dan (c) sumber daya manusia tidak disiplin dan kompeten. Mengingat kantor PPAT menyimpan warkat-warkat otentik yang sangat penting. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam mengelola surat yaitu: (a) Pegupayaan pengadaan untuk melengkapi peralatan dan perlengkapan pengelolaan surat dalam anggaran peralatan dan perlengkapan Kantor, (b) mengikuti Bimtek mengenai kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga yang kompeten
Kata kunci: Pengelolaan Surat, Surat Masuk, Surat Keluar ABSTRAC
This study aims to determine 1) management of incoming and outgoing letters, 2) obstacles encountered in managing incoming and outgoing letters. This research is a descriptive study with a qualitative approach. Data collection techniques used were observation, interviews, and documentation. The data obtained were analyzed descriptively qualitatively. The results showed that: 1) the implementation of letter management in the PPAT XYZ Office has not run optimally because in its activities the letter management does not follow the letter management procedure, keeps records only around the work desk, some are even stacked and bound then kept on the floor and borrowing verbally. 2) Obstacles in managing letters, namely: (a) the absence of a special room for archival storage, (b) the lack of equipment and equipment for letter management, and (c) non-disciplinary and competent human resources. 3) Efforts are made to overcome obstacles in managing letters, namely: (a) proposing procurement to complete equipment and equipment management of letters in the budget for Office equipment and equipment procurement, (b) following training or Bimtek on archives held in competent institutions in terms of management letter.
Keywords: management of letters, incoming letters and outgoing letters
140 1. PENDAHULUAN
Administrasi seringkali diartikan sempit, oleh banyak individu dan organisasi sebagai kegiatan ketatausahaan, yang bersifat tulis-menulis belaka.
Namun, bila kita memahami arti administrasi yang luas, merupakan suatu proses kerja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, seringkali dipertukarkan dengan pengertian “manajemen”, administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Berikut ini pengertian Administrasi dalam arti luas menurut Nawawi (2009:35), adalah proses rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang secara dinamis dalam kerjasama dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif dan efisien.
Berbagai aspek kegiatan dari administrasi yang baik, seperti prosedur surat menyurat sudah mendapatkan perhatian sebagaimana yang diharapkan.
Administrasi surat-menyurat mempunyai peranan yang sangat penting karena merupakan suatu aspek yang harus terpenuhi dalam melengkapi dokumen- dokumen yang diperlukan untuk menjalankan suatu tugas maupun kegiatan. Menurut Ida Nuraida (2014: 61), surat adalah suatu media komunikasi yang berisi pernyataan tertulis yang berisi data atau informasi yang ingin disampaikan atau ditanyakan kepada si penerima surat.
Senada dengan hal tersebut Djoko Purwanto (2007: 139) mengemukakan,
“surat adalah suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain. Efektifitas kegiatan manajemen suatu kantor juga dapat dilihat
melalui kegiatan komunikasi. Tidak jarang pada suatu instansi atau kantor kegiatan tersebut masih terdapat kekurangan atau kesalahan.
Muhammad Rahman Hakim (2017), Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) pelaksanaan pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Sentolo belum berjalan secara optimal karena dalam aktivitasnya pengelolaan surat tidak mengikuti prosedur pengelolaan surat. 2) Hambatan dalam pengelolaan surat yaitu: (a) belum adanya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, (b) kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk pengelolaan surat, dan (c) surat yang bersifat segera datang secara mendadak atau surat yang harus diambil sendiri. 3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam mengelola surat yaitu: (a) mengusulkan pengadaan untuk melengkapi peralatan dan perlengkapan pengelolaan surat dalam anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan Kantor Kecamatan Sentolo, (b) penggunaan media komunikasi seperti WhatsApp dan BBM untuk surat segera atau surat yang harus diambil sendiri, dan (c) mengikuti pelatihan atau Bimtek mengenai kearsipan yang diadakan di Pemkab Kulon Progo. Penelitian oleh Fajar Sulistyawan (2013) dengan judul Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan Pituruh Kabupaten Purworejo, Peneliti menyimpulkan bahwa pengelolaan administrasi surat menyurat yang tidak tepat menyebabkan informasi yang dibutuhkan berjalan tidak lancar hal ini disebabkan oleh sumber daya yang dimiliki terbatas seperti SDM yang kurang disiplin dan kompeten, peralatan, perlengkapan dan sarana dan prasarana yang belum optimal.
Berdasarkan Penelitian terdahulu serta observasi peneliti lakukan pada saat Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah
141 (PPAT), hal ini sangat bertolak belakang dengan teori dikatakan sangat penting.
Pada pasal 1 ayat 1 dari Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat
Pembuat Akta
Tanah. P.P.A.T. atau Pejabat Pembuat Akta Tanah diartikan sebagai pejabat umum yang diberikan kewenangan untuk membuat akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun. Berdasarkan Permen di atas dapat dikatakan Kantor PPAT, suatu lembaga yang memiliki kewenangan untuk membuat akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum tertentu dan mengenai hak atas bangunan. Kantor PPAT ini, membutuhkan pengelolaan administrasi surat menyurat untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar kegiatannya berjalan dengan baik. Akta merupakan dokumen surat keluar yang tergolong penting, haruslah dikelola secara tepat untuk menghindari terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan. Oleh karena hal ini, peneliti bermaksud menganalisis Administrasi Surat masuk dan keluar Pada Kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ di Palembang” yang bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor PPAT XYZ di Palembang dan apa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor PPAT XYZ di Palembang.
3. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian dilakukan di Kantor PPAT XYZ yang berlokasi di Jalan Jalan Kapten Anwar Arsyad No. 7 Palembang. Objek kajian adalah objek penelitian atau sesuatu yang menjadi objek penelitian.
(Suharsimi, 2006:145) dalam penelitian
ini mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Sumber dan Jenis Data Data-data pada penelitian ini bersifat objektif dan relevan, jenis data yang digunakan peneliti adalah a. Data Primer, merupakan bukti atau saksi utama dari kejadian yang lalu. Data ini diperoleh melalui observasi dan wawancara, data yang diperoleh peneliti adalah mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor PPAT. b. Data Sekunder, diperoleh peneliti dari buku- buku literatur yang berkaitan dengan penelitian dalam penelitian, data ini didapat secara tidak langsung dari sumber tertulis seperti dokumen dan arsip instansi, yang digunakan untuk melengkapi data yang diperlukan.
Metode Pengumpulan Data dengan observasi, Wawancara dan dokumentasi dalam penelitian ini menggunakan literature dan dokumen instansi yang berupa catatan, buku profil, struktur organisasi dan susunan tata kerja kantor PPAT XYZ. Data yang telah dikumpulkan dianalisis dengan kriteria hal-hal yang diperlukan kemudian dianalisis menggunakan teknik deskriptif kualitatif, menyandikan antara teori dengan data hasil penelitian tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor PPAT XZY.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Surat alat komunikasi formal yang dilakukan organisasi dilakukan oleh setiap organisasi sehingga menjadi faktor penting dalam pelaksanaan kelancaran kegiatan organisasi tersebut. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi, juga berfungsi sebagai wakil dari pembuat surat, bahan bukti secara tertulis yang mempunyai kekuatan hukum sumber data yang digunakan untuk petunjuk keterangan tindak lanjut dan bahan pengingat dalam kegiatan masa lalu, surat
142 sebagai jaminan keamanan, sebagai alat pengikat antara dua pihak, serta alat promosi bagi kantor atau perusahaan dan alat menghemat waktu. Menurut Afra Tien Sotyaningrum (2008: 2), surat mempunyai fungsi sebagai: alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat pengingat, alat bukti historis, duta atau wakil organisasi dan alat pedoman kerja.
Pada kantor PPAT XYZ kegiatan kantor mencakup kegiatan pokok yang meliputi pencatatan, angka-angka dan perhitungan-perhitungan. Catatan-catatan tersebut merupakan data, yang perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi informasi, seperti catatan mengenai klien (nama, alamat, usia, status, pekerjaan, dan sebagainya), jenis akta yang akan dibuat, keuangan, peraturan-peraturan, jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain. Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut di atas, diperlukan perlengkapan, peralatan dan tersedianya ruangan yang diatur dengan baik serta tersedianya karyawan yang mempunyai kejelasan tugas, wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan komunikasi kantor yang efektif.
4.1 Pengelolaan Surat pada Kantor PPAT XYZ
4.1.1 Pengelolaan Surat Masuk
Hasil pengamatan Kantor PPAT ini, didukung oleh tata ruang, tata kearsipan, prosedur surat menyurat, dan sumber daya manusia untuk mengelolanya. Namun, peralatan kurang memperhatikan keberadaan surat dalam unit kerja.
Berdasarkan pengamatan sebagian surat menumpuk diruangan, tidak tertata menggunakan jenis pengarsipan tertentu.
Hal ini mengganggu kelancaran kegiatan organisasi atau lembaga untuk mendapatkan informasi. Selain itu surat masuk dan surat keluar tidak terkelola
dengan baik akan tercecer, rusak atau bahkan hilang.
Berdasarkan hasil survey pada kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ tidak terlepas dari pekerjaan administrasi, salah satu tugas kegiatan di kantor tersebut ialah pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Kantor PPAT ini memiliki banyak aktivitas yang dihadapkan pada berbagai persoalan pengelolaan surat, hal ini dapat dilihat dari banyaknya volume surat masuk dan surat keluar yang datang dari berbagai instansi pemerintah, swasta, perusahaan maupun perorangan. Dalam pengelolaannya Prosedur Administrasi di kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ masih belum sesuai dengan prosedur administrasi yang sesungguhnya. Prosedur adminisrasi belum tersusun dengan rapi seperti arsip dan berkas yang diletakkan begitu saja di atas meja atau laci meja, tidak adanya penempatan khusus bagi surat-surat sehingga ketika kita membutuhkan kembali akan kesulitan mencarinya dan membutuhkan waktu lama. Apabila arsip tersebut tersusun dengan rapi dapat memudahkan dalam mencarinya, waktu yang digunakan untuk mencari pun lebih cepat. Pencarian arsip pada kantor PPAT tersebut membutuhkan waktu yang lama yaitu 15 menit sampai 30 menit hal itu terjadi karena prosedur administrasinya belum baik, jika prosedur administrasi sudah diterapkan maka pencarian hanya membutuhkan waktu 3 menit sampai 5 menit.
Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah adalah penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan surat,pencatatan surat dan pengarahan surat. Selain itu menurut Sri Endang. dkk (2009 : 100-101) tahapan yang dilakukan dalam penerimaan surat masuk adalah : 1) Tahap penerimaan surat 4) Tahap distribusi
143 2) Tahap penyortiran 5) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali 3) Tahap pencatatan atau registrasi Menurut Basir Barthos (2007 : 216-217) dalam mengelola surat masuk harus melalui beberapa tahap adalah :
1. Penerima surat bertugas :
a) Menerima surat, b) Memeriksa jumlah dan alamat surat, c) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar pengantar surat, d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta keasahaan surat, e) Meneruskan surat kepada penyortir
2) Penyortir surat bertugas:
a) Menerima surat masuk, b) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi, c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi, d) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi, e) Meneliti lampiran surat, f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat, g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat surat dengan melapirkan amplopnya.
3) Pencatat surat bertugas :
a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti, b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali dan lembar pengantarsurat rahasia, c) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.
4) Pengarah surat bertugas :
a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat, b) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui petugas tata
usaha pengolah, c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)
5) Pengolah surat bertugas :
a) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia, b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya
6) Menata arsip bertugas :
a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku, b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya, c) Kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.
4.1.2 Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan tergantung dengan sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Pengelolaan surat keluar menurut Wursanto (2004 : 145-148) mencakup tiga macam kegiatan pokok, yaitu :pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.
1).Pembuatan Konsep Surat
Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan mendikte.
2). Pengetikan Konsep Surat
Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut : a) Persetujuan Konsep surat, b) Pengiriman Konsep surat, c) Pemeriksaam Hasil Pengetikan,
d) Pemeriksaan Hasil Pengetikan, e) Penandatangan Surat
3). Pengiriman Surat
144 Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut : a) Pemberian Cap, b) Pengetikan Amplop atau sampul surat, c) Pemeriksaan surat, d) Melipat surat, e) Menutup Amplop dan f) Menempelkan perangko.
Permasalahan lain yang ada pada Kantor PPAT XYZ adalah peminjaman surat belum dikelola dengan optimal.
Peminjaman surat haruslah menggunakan prosedur yang jelas agar surat tersebut diketahui dimana letaknya. Peminjaman arsip di kantor PPAT tersebut tidak menggunakan prosedur peminjaman yang jelas. Berdasarkan pengamatan peminjaman arsip hanya dilakukan dengan komunikasi verbal tanpa adanya bukti peminjaman dan juga pegawai yang mengembalikan surat tersebut tidak memberi tahu petugas pengelola sura Hal ini menyebabkan kesalahan tempat dalam mengembalikan surat. Saat surat diperlukan kembali surat tersebut susah untuk ditemukan. Menurut Zulkifli Amsyah (2005: 202), “peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasannya sendiri, teman satu unit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit lain dalam organisasi”.
Selain pendapat di atas menurut Durotul Yatimah (2009:208) Kegiatan peminjaman arsip juga harus memperhatikan hal- hal sebagai berikut : a) Peminjam arsip diharuskan mengisi
daftar/formulir peminjaman
b) Menaruh kartu substitusi/kartu bukti pinjam arsip (out guide/out folder) atau lembar peminjaman arsip dua (hijau) di tempat arsip tersebut diambil, atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengambilannya.
c) Hanya sekretaris dan petugas yang diserahi tugas untuk dapat mengambil arsip.
d) Adanya tindak lanjut terhadap arsip-
arsip yang dipinjam.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang berlaku dimasing-masing instansi atau dengan cara dicatat ke dalam buku daftar peminjaman arsip dan disertakan kartu pinjam agar dapat diketahui siapa yang mempergunakan, kapan waktu peminjaman, berapa lama peminjamannya, dan kapan arsip tersebut akan dikembalikan oleh pihak yang memimjam.
Hal ini dilakukan supaya arsip tersebut tidak hilang dan arsip dapat dikembalikan tepat waktu.
4.2 Kendala-kendala yang menjadi hambatan dalam kegiatan administrasi surat masuk dan keluar Pada PT. XYZ Dilihat dari pengamatan di kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ dalam melaksanakan pengelolaan surat masuk dan surat keluar belum sepenuhnya dilaksanakan secara optimal, terlihat dari terbatasnya jumlah sumber daya (staff) serta terbatasnya peralatan dan perlengkapan pendukung dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor PPAT tersebut maka kegiatan pengelolaan surat menyurat kurang berjalan dengan optimal.
145
Gambar 1.Sarana prasarana dalam pengelolaan surat dan tempat penyimpanan surat (dokumen) pada PPAT XYZ
Fasilitas dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efektifitas kegiatan perusahaan. Fasilitas surat masuk dan surat keluar misalnya map arsip, rak arsip, card cabinet, berkas peringatan, kotak arsip, rak sortir, ruangkearsipan, lembar disposisi, dan lain-lain.Fasilitas kearsipan harus dalam keadaanbaik dari segi kualitas dan kuantitas agar pengelolaan surat masuk dansurat keluar berjalan dengan lancar. Namun setelah mengamati keadaan dilapangan, fasilitas kearsipan masih kurang dari segi kualitas dan kuantitas. Perlengkapan pengelolaan masih kurang yaitu dimana seperti alat penyimpanan surat (filing cabinet) yang dirasa masih kurang untukmenyimpan surat yang setiap hari jumlah surat yang masuk semakin bertambah dan ruangan untuk penyimpanan arsip dinamis inaktif belum ada, tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif menjadi satu denganruangan lain.
Surat yang tidak teratur akan sulit dicari dan membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali. Hal ini akan menyebabkan terganggunya kelancaran jalannya kegiatan operasional suatu kantor. Namun kenyataan yang ditemukan pada kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ Palembang dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat belum terlaksana dengan baik. Hal ini
terlihat dari penyimpanan surat yang belum tersusun rapi dan masih terdapat map yang diletakkan begitu saja di atas maupun di bawah meja.
Menurut Sedarmayanti (2003:44), mengatakan bahwa peralatan untuk mengelola surat adalah sebagai berikut:
a. Filling cabinet, Lemari yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan surat. Penggunaan filling cabinet biasa dilengkapi dengan:
Tab, yaitu bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang cm. Sekat atau guide merupakan petunjuk/pemisah antara masalah yang satu dengan yang lainnya.
b. Schnelhecter Map, yaitu map yang digunakan untuk menyimpan surat yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga surat tersebut tidak dapat lepas dari kaitannya.
c. Leter Tray (baki surat)
Yaitu semacam baki yang terbuat dari plastik untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. Perlengkapan lain seperti: pensil, pena,tinta, kertas, buku tulis, gunting, tipex, penghapus, pisau, mesin tik, penggaris, map, penjepit, dan sebagainya.
146 Peralatan pengelolaan surat mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam keberhasilan pengelolaan surat, sehingga dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan surat harus ditunjang dengan fasilitas yang memadai dan berkualitas baik. Menurut Wursanto (2007: 32-37) peralatan pengelolaan surat sebagian besar sama dengan alat-alat ketatausahaan yaitu : Map, Folder, Guide,Filling cabinet, Almari Arsip, Meja, Kursi, Berkas kotak (box file), Rak arsip, Rotary filling, Cardex, File yang dapat dilihat. Mesin- mesin kantor : mesin ketik, mesin fotocopy, mesin pengganda, mesin film kecil, mesin baca film kecil, mesin cetak film kecil, mesin baca cetak film kecil, komputer, mesin penghancur kertas, penjepret kertas, pelubang kertas (perforator). Senada dengan hal tersebut Basir Barthos (2007: 198) menyebutkan bahwa perlengkapan untuk mengelola surat adalah sebagai berikut:
a) Folder (Map)
Adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup.
b) Guide (Penunjuk dan pemisah)
Guide merupakan penunjuk, tempat berkas-berkas itu itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas- berkas tersebut.
c) Tickler-File (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
d) Filing Cabinet (lemari arsip)
Filing cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide- guidenya.
e) Rak – Arsip
Rak untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.
f) Box (kotak)
Digunakan untuk pengganti filing cabinet bagi arsip-arsip inaktif di tempat penata arsip pusat.
Berdasarkan teori prosedur administrasi yang benar pada kantor PPAT nempatkan- sendiri untuk arsip-arsip tersebut karena arsip-arsip PPAT sifatnya banyak dan berbeda-beda antara arsip satu dengan arsip yang lain. Penempatan-penempatan tersebut seperti almari arsip, berkas kotak (box file), rak arsip, dan lain-lain.
5. PENUTUP
Berdasarkan hasil kegiatan praktek kerja lapangan dan data yang telah dikumpulkan maka dapat disimpulkan:
a) Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) adalah sebagai pejabat umum yang berwenang membuat akta pemindahan hak atas tanah, pembebanan hak atas tanah dan akta- akta lain yang diatur dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan membantu Kepala Kantor Pertanahan dalam melaksakan pendaftaran tanah dengan membuat akta-akta yang akan dijadikan dasar pendaftaran perubahan data pendaftaran tanah. Berdasarkan pengertian ini dapat diartikan bahwa kantor PPAT XYZ sangat perlu mengelola administrasi surat serta memperhatikan sumber daya yang tersedia untuk penyampaian informasi b) Pengelolaan Administrasi surat
menyurat di kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) XYZ belum melakukan prosedur yang tepat pada pengelolaan surat masuk dan keluar, sampai dengan peminjaman surat.
c) Kendala yang dihadapi oleh kantor PPAT XYZ adalah keterbatasan peralatan, perlengkapan, sarana penyimpanan surat atau dokumen sehigga masih terlihat ada surat atau
147 dokumen yang hanya diletakkan dikardus maupun di atas meja. Serta Sumber daya manusia yang menangani administrasi surat tidak disiplin dan kompeten.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta Afra, Tien Sotyaningrum. 2008.
Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar Teori dan Aplikasi.
Yogyakarta: Amara Books.
Basir, Barthos. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Fajar, Sulistyawan. 2013. Pengelolaan Surat di Kantor Kecamatan Pituruh Kabupaten Purworejo. Skripsi: FE Universitas Negeri Yogyakarta Hakim, Rahman. 2017. Pengelolaan Surat
Masuk Dan Surat Keluar Di Kantor Kecamatan Sentolo Kulon Progo.
Skripsi. Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta Ida Nuraida. (2014). Manajemen
Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: PT Kanisius.
Nazir, Moh. 2005. Metode Penelitian.
Jakarta: Ghalia Indonesia.
Nawawi, Ismail. 2009. Public Policy, Analisis,Strategi Advokasi Teori dan Praktek. Surabaya: PMN.
Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah.
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Surakarta : Erlangga
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia
Widyantoko, Indra.2013. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang. Skripsi. Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.
Wursanto, Ig. (2007). Kearsipan 2.
Yogyakarta : Kanisius
Zulkifli Amsyah. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
