253721500 Cara Perawatan Peralatan Kantor

Cara Perawatan Peralatan Kantor

Perawatan yang tepat dari peralatan kantor Anda akan membuat bisnis Anda berjalan lancar. Seorang yang baik akan selalu membersihkan kotoran yang menempel pada tombol keyboard yang sudah terlalu lama. Pemeliharaan rutin dapat mengurangi panggilan downtime dan berikut tips untuk Anda dalam pemeliharaan computer, printer dan mesin fax.

Apa yang Anda butuhkan

 Kompresi udara

 Pembersih komputer

 Kain

1. Komputer

o Jauhkan komputer dalam lingkungan kering, jauh dari sumber panas yang berlebihan atau kelembaban. Jangan letakkan komputer di samping sumber pemanasan atau minum kopi dekat dengan komputer.

o Menghapus layar dan keyboard secara teratur dengan kain statis-bebas dan bersih yang dirancang untuk digunakan pada komputer.

o Gunakan kompresi udara untuk membersihkan puing-puing dari antara tombol pada keyboard. Balikkan keyboard atas dan kocok kotoran longgar. Gunakan kompresi udara lagi untuk mendapatkan puing-puing sisa dari antara tombol.

o Jauhkan lubang ventilasi pada komputer yang jelas penyumbatan dari debu atau barang lainnya di atas meja untuk mencegah overheating. Gunakan kompresi udara untuk meniup debu dan puing-puing dari semua ventilasi.

▸ Baca selengkapnya: cara perawatan produk fresh

o Buka bagian yang dapat dilepas dari printer dan bersihkan bagian dalam dengan kain kering bersih.

o Periksa spesifikasi pada berat dan ukuran kertas. Pastikan bahwa kertas yang Anda gunakan tidak melebihi berat yang direkomendasikan dan ukuran. Berat kertas menunjukkan ketebalan kertas dan dapat ditemukan pada kemasan pabrik.

o Hapus semua kertas yang macet sepenuhnya.

o Ubah tinta yang diperlukan. Buka bagian atas printer dan keluarkan kartrid tinta. Spesifikasi harus dicetak di samping untuk membantu Anda memesan kartrid lain dari toko kantor lokal ritel Anda atau pemasok. Jika Anda tidak dapat menemukan kartrid tinta, mengacu pada pedoman produsen di manual printer.

3. Mesin Fax

o Jauhkan mesin faks di ruang kering. Kelembaban dapat menyebabkan kertas saling menempel.

o Tempatkan mesin faks setidaknya enam inci dari dinding ventilasi yang memadai di sekitar peralatan.

o Kipas kertas dengan tangan Anda sebelum memasukkannya di mesin faks. Hal ini mencegah mesin mengambil terlalu banyak kertas dan tersangkut dalam operasi.

o Ubah toner yang diperlukan. Cari akses pada bagian depan mesin fax dan menghapus toner. Sisihkan pada sepotong koran atau membuangnya di tempat sampah segera, sebab toner dapat bocor. Tempatkan kartrid toner baru dalam slot. Mengelap tumpahan apapun.

 Jangan pernah membuka mesin-mesin kantor secara paksa. Ketika melakukan

pembersihan pemeliharaan, hanya mengakses bagian-bagian dari mesin yang terbuka dengan mudah.

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

A. INDIKATOR

1. Mengikuti Prosedur K3 2. Pemeliharaan Mesin Kantor

3. Pengisian Format Pemakaian dan Perawatan Mesin 4. Penggantian Spare Part/Refill?Alat Mesin

B. MATERI

Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Jika peralatan rusak, pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki, kecuali ada

peralatan cadangan.

1. MENGIKUTI PROSEDUR K3

I. Pengertian keamanan, kesehatan, dan keselamatan kerja a. Keamanan kerja adalah unsur-unsur tersebut, lingkungan kerja juga harus aman. Syarat-syarat lingkungan kerja yang aman adalah sebagai berikut:

3. Adanya penghargaan atas hak dan kewajiban pekerjaan,

4. Adanya hubungan social yang baik antara perusahaan dengan masyarakat setempat, 5. Adanya prosedur kerja sesuai dengan aturan SOP,

6. Adanya ruang kerja yang memenuhi standar SSLK (syarat-syarat lingkungan kerja), yaitu:

 Tempat kerja steril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin dan peralatan, dan bising,

 Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik,

 Lampu penerangan cukup memadai,

 Ventilasi dan sirkulasi udara yang seimbang,

 Adanya aturan kerja atau aturan keprilakuan (code of conduct).

b. Kesehatan kerja adalah bagian dari ilmu kesehaan sebagai unsur yang menunjang jiwa raga dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja meliputi kesehatan jasmani dan kesehatan rohani. Unsur-unsur penunjang kesehatan lingkungan kerja di tempat kerja adalah sebagai berikut:

 Adanya sarana prasarana dan peralatan kebersihan, kesehatan, dan keterriban,

 Adanya tempat sampah yang memadai,

 Adanya WC yang memadai,

 Adanya air yang memenuhi kebutuhan,

 Ventilasi udara yang cukup,

 Masuknya sinar matahari keruangan,

 Adanya lingkungan alami,

 Adanya kipas angina atau AC,

 Adanya jadwal piket kebersihan,

c. Keselamatan kerja Unsur-unsur penunjang keselamatan kerja, adalah sebagai berikut: Adanya unsur keamanan san kesehatan kerja seperti disebut sebelumnya, Adanya kesadaran dalam menajaga keamanan dan kesehatan kerja, Teliti dalam bekerja, Melaksanakan prosedur kerja dengan memeperhatikan keamanan dan keselamatan kerja.

II. TUJUAN K3

Tujuan keamanan dan kesehatan kerja adalah demi terciptanya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan setelah bekerja. Imbas bagi karyawan yang selamat adalah suatu keuntungan

bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri.

2. PEMELIHARAAN MESIN KANTOR

Cara–cara memelihara dan merawat barang-barang kantor hendaknya memperhatikan cara-cara sebagai barikut: Selalu membersihkan barang secara teratur terutama setelah barang itu dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dengan yang tidak rusak , Selalu memperbaiki barang yang rusak , Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing (digudang dikunci, cukup ventilasi dan tidak lembab), Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar, Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang-barang

kantorsesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya.

LANGKAH - LANGKAH PERAWATAN MESIN KANTOR

A. Perawatan dan pemeliharaan mesin stensil

 Bersihkan casing,

 Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usia, semua peralatan dibersihkan dengan menggunakan minyak tanah,

 Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula,

 Langkah terakhir mesin terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain, tidak dibenakan ditutup dengan bahan plastik.

B. Perawatan mesin fotokopi

 Bersihkan cover-cover agar mesin foto kopi dalam keadaan bersih dan sehat,

 Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis, jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan,

 Bersihkan transfer bawah,

 Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali apabila ada pemindahan tempat, asalkan tidak melewati batas waktu 2 kali 24 jam,

C. Pemeliharaan mesin faksimili

1. Membersihkan print head

 Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,

 Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lever) kesebelah kanan penutup atas (top cover),

 Angkat printcartridge-nya,

 Bersihkan print head mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi cairan alkohol isoprofil,

 Tunggu sampai alkohol di print head benar-benar kering,

 Pasang kembali print catridge,

 Tutup penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi “klik”,

2. Membersihkan scanner

 Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan,

 Bukalah penutup atas dengan menekan ujung kanan mesin,

 Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunakan kain halus yang diberi alkohol, hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks,

 Tutup kembali top cover,

3. Memasang tinta

 Lepaskan print cadrigde yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada di sudut kanan atas,

 Tutup kembali top cover,

3. PENGISIAN FORMAT PEMAKAIAN DAN PERAWATAN MESIN

A. FORMAT PEMAKAIAN MESIN

Format pemakaian disediakan untuk mengetahui tingkat pemakaian mesin sehingga dapat menentukan kapan kira-kira mesin tersebut harus mendapatkan pemeliharaan rutin sesuai dengan buku-buku manual. Bentuk pemakaian format dapat berupa bermacam-macam, tergantung

kepada selera yang merencanakan format tersebut.

B. FORMAT PEMELIHARAAN

Format pemeliharaan digunakan oeh teknisi (MR) untuk mengetahui riwayat perbaikan dari mesin. Dengan melihat kartu pemeliharaan, seorang teknisi akan dapat mengetahui/menentukan

trouble shooting terhadap peralatan.

4. PENGGANTI SPARE PART/REFILL/ALAT MESIN

Me-replace adalah penggantian salah satu komponen dari mesin apabila komponen mesin tersebut telah mengalami kerusakan. Kerusakan yang dialami disebabkan karena seringnya pemakaian, sudah habis umur teknis, dan pemakaian yang tidak mengikuti prosedur. Apabila tidak dilakukan penggantian komponen akan berakibat fatal bagi mesin tersebut yang akhirnya tidak bisa dipergunakan lagi. Komponen yang digunakan untuk mengganti haruslah komponen yang disarankan oleh pabrikan yang mengeluarkan produk tersebut (komponen original

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR, Bahan pembelajaran untuk SMK

Memilih Peralatan Dan Mesin-mesin Kantor

Menurut Drs. Moekijat dalam bukunnya Tata laksana Kantor, Khususnya memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal seperti berikut :

 Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan

 Jenis mesin hendaknya praktis

 Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan

 Mesin dapat mempercepat selesainnya pekerjaan.

Faktor-faktor untuk memilih peralatan :

 Pekerjaan dan cara menyelesaikannya

 Kebutuhan pegawai perseorangan

 Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya

 Fleksibilitas penggunaannya

 Harga dan penanaman modal

 Kemampuan kesatuan

 Nilai keindahan

 Preferensi pegawai

Indikator dan Tujuan Pembelajaran

 Pengenalan peralatan kantor

 Mengoperasikan Peralatan sesuai standar operasional

Materi :

A. BAGIAN BAGIAN PERALATAN KANTOR

1. PENJEPRET KERTAS ( HECTH MACHINE )

a. Bagian penekan: letaknya diatas dan dlengkapi dengan per suatu alat penekan.

b. Bagian isi : letak nya ditengah yang terdiri dari tempat kawat jepret dan per pengalih kawat jepret.

c. Bagian alas : letaknya dibawah dan dilengkapi dengan lekukan sebagai alat pelipat kawat jepret.

2.PELUBANG KERTAS ATAU PERFORATOR

c. Petunjuk titik tengah,yang berupa :

- garis yang memanjang yang merupakan tengah tengah mesin - lempengan besi yang berbentuk mata panah yang mengarah kepada kita.

d. Papan kertas yang dilengkapi dengan lubang lubang.

e. Alat yang dipergunakan untuk menyimpan sisa kertas lubang.

3. MESIN PENOMOR ( NUMBERING MACHINE) a. Bagian bagian mesin pemberi nomor :

a. Masukan satu set kawat jepet pada bagian isi penjepret kertas,dengan posisi ujung dbawah

b. Ratakan terlebih dahulu kertas kertas yang akan dibundel tersebut,terutama bagian tepi yang tidak akan dijepret.

c. Bagian kertas yang akan dibundel diletakan pada bagian alas tepat pada lekukan pelipat.

d. Setelah siap melakukan penekanan dengan menekan alat penekan dengan wajar.

e. Kertas surat atau lainya yang mempunyai halaman tipis hendaknya menjepretkan isi jangan pada posisi miring,tetapi harus sejajar dengan tepi kertas yaitu kira kira dua centi meter dari sebelah kiri dan satu setengah centi metet dari bagian ujung atas kertas.

2. CARA MENGGUNAKAN PELUBANG KERTAS

- Tekukan kertas yang akan dilubangi menjadi dua bagian sama tengah untuk memetakan titik tengah dan ratakan bagian tepi kertas

- Masukan kertas yang sudah mempunyai bekas lipatan tersebut pada alat pelubang kertas dengan memperhatikan petunjuk alat yang

menunjukan garis.

- Setelah yakin tidak ada ruang yang kosong antara kertas dengan batas masukkan kertas,maka lakukanlah penekanan,yaitu menekan alat penekan dengan telapak tangan secara wajar sampai kertas itu berlubang.

Ada tiga langkah dalam mempergunakan mesin penomor,yaitu : a. Pemberian tinta,yaitu :

- Bantalan tinta dberi tinta khusus,yaitu numbering machine ink atau duplikator ink.

b. Pengatur nomor pertama,yaitu :

- Tangkai mesin ditekan kebawah dan geser kunci penyangga sehingga tangkai tertahan pada posisi dibawah.

- Tekan roda angka kedepan,dengan stylus agar didapat susunan angka yang dikehendaki.

- Tekan kembali handel agar kembali pada posisi semula. c. Pembuatan nomor

- Siapkan kertas yang akan diberi nomor.

- Tekan handel kebawah,dan setelah ujung plat penujuk ditempatkan pada garis nomor yang tepat.

d. Pembuatan nomor rangkap,yaitu dengan cara menarik keluar alat pengatur hentaka dan meletakkan dial indikator pada posisi yang

diinginkan,sehingga mendapatkan nomor rangkap otomatis.dan letakkan lagi action indikator pada posisi semula.

e. Pembuatan nomor digit yang kecil,maksudnya membuat nomor yang terdiri dari tiga angka tetapi mempergunakan mesin penomor yang berdigit 5,6,7.

Indikator dan tujuan Pembelajaran

 Melakukan perawatan seesuai standar operasional

 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi pengguanaan

Materi :

CARA MEMELIHARA PERALATAN

a. Cara pemeliharaan penjepret kertas

- Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).

- Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering.

- Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas. - Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi bukalah secara perlahan lahan.

b. Cara pemeliharaan pelubang kertas:

1.Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal pada tempatnya,setelah pelubang kertas itu di pergunakan.

2 hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.

4 agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan menggunakan kain halus

c.Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor:

 Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah

 Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus

 Jangan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan roda angka jika tinta tersebut kering.

 Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering.

 Supaya roda angka tidak mudah aus jangan menggunakan stylus

logam.

Cara Perawatan Mesin Penghancur Kertas

Seperti halnya semua benda-benda yang berupa mesin tidak lepas dari pemeliharaan atau perawatan yang intensif. Karena apabila tidak dilakukan perawatan, mesin tersebut tidak akan lama umurnya alias rusak. Cara perawatan sendiri tergantung dari si pemakai, jika ia rajin merawatnya maka barang yang ia miliki akan lebih awet, tapi sebaliknya jika ia malas untuk merawatnya maka barang yang ia miliki akan cepat rusak. Kemudian cara perawatan terhadap suatu barang pun banyak terdapat mekanismenya tergantung apa barangnya dan bagaimana cara perawatan yang baik terhadap barang tersebut.

Disini kami akan memberikan tips Cara Perawatan Mesin Penghancur Kertas. Mesin penghancur kertas merupakan peralatan yang banyak digunakan di kantor untuk menghancurkan kertas atau dokumen-dokumen yang tidak berguna lagi.

Pertama, seluruh permukaan tiap bagian mesin harus sering-sering dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat, kemudian disimpan ditempat yang kering.

Kedua, bagian Per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas agar tidak mudah berkarat yang mengakibatkan mesin bisa macet.

Ketiga, apabila pisau pemotong sudah tumpul, bisa Anda asah kembali seperti mengasah gunting.

Keempat, jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret atau bekas streples karena akan merusak mata pisau.