Perancangan Smart System Pura Smart Technology di PT Pura Barutama Artikel Ilmiah

Perancangan Smart Email System Pura Smart Technology

di PT Pura Barutama

Artikel Ilmiah

Peneliti:

Epafroditus Septasesio Juhendra (672015048) Hindriyanto Dwi Purnomo, S.T., MIT., Ph.D.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Oktober 2018

Perancangan Smart Email System Pura Smart Technology

di PT Pura Barutama

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi

untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Peneliti:

Epafroditus Septasesio Juhendra (672015048) Hindriyanto Dwi Purnomo, S.T., MIT., Ph.D.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Oktober 2018

1 1. Pendahuluan

Teknologi informasi banyak membawa perubahan dalam organisasi dan proses bisnis.Teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan bagi organisasi yang dapat membantu kinerja organisasi dan individu. Sistem informasi akan membantu perusahaan untuk menyajikan laporan keuangan ke dalam bentuk informasi yang akurat dan terpercaya, sehingga banyak pihak yang memanfaatkan sistem informasi akuntansi untuk mencapai keunggulan bagi perusahaan[1].

Dalam suatu perusahaan kecepatan dan keefektivitasan kerja sangat dibutuhkan, baik itu dari segi SDM maupun peralatan yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Berbagai upaya sudah dilakukan berbagai perusahaan untuk memaksimalkan hal tersebut, namun dalam realisasinya tidak semudah yang dihadapi. Salah satu hal yang dapat menghambat pekerjaan adalah proses distribusi file-file perusahaan ke pihak yang bersangkutan di perusahaan tersebut. Banyak sekali laporan yang tidak sampai ke tujuan yang dapat menyebabkan kerugian di perusahaan. masalah ini banyak ditemui diperusahaan besar karena laporan yang harus diurus banyak.

PT Pura barutama merupakan perusahaan yang bergerak diberbagai bidang, beberapa diantaranya adalah dalam bidang percetakan, pembuatan hologram, bidang kemasan berbagai produk dan bidang kartu pintar atau smart card. Didalam pembuatan kartu pintar ini terdapat divisi atau unit yang berfokus untuk mengerjakannya. PST merupakan unit yang mengerjakan hal yang berkaitan dengan kartu atau yang lainnya. Dalam realisasinya unit ini menggunakan berbagai macam peralatan yang canggih dalam pembuatannya, baik itu dalam peletakan perkomponen maupun dalam pengkodean dan generate data agar kartu dapat memiliki fungsi sesuai kebutuhan.

Di PT Pura Barutama unit PST memang banyak sekali menggunakan teknologi canggih dalam pembuatan teknologi kartu maupun non kartu namun tidak semua bagian dalam unit ini menggunakan teknologi canggih. Ada beberapa aktivitas yang dilakukan secara manual. Salah satunya adalah pengiriman data yang masih manual, tidak semua bagian dalam unit ini menggunakan teknologi yang sama. Hal ini tentu saja berpengaruh pada etos kerja karyawan yang diharuskan untuk kerja cepat dan selektif. Sehingga harus ada beberapa teknologi yang dapat membantu kerja karyawan untuk mempermudah pekerjaan.

Dengan tujuan untuk memaksimalkan pekerjaan karyawan maka dibuatlah beberapa aplikasi yang dapat menunjang kerja dari setiap karyawan. Aplikasi yang dipakai tentu saja tidak hanya 1 namun banyak aplikasi sesuai dengan kebutuhan client yang membutuhkan. Dalam realisasinya aplikasi yang dipakai terdiri dari berbagai macam, ada satu aplikasi besar yang dalam pembuatannya terdiri dari berbagai modul namun ada juga aplikasi yang berdiri sendiri namun hanya digunakan oleh beberapa user yang berkepentingan. Salah satu user yang dimaksud adalah bagian produksi pembuatan kartu. User ini membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengumpulkan dan mengirimkan data dengan cepat kepada beberapa orang yang dituju.

2

Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedut dan pengendalian yang ditujukan untuk mengatur jaringan komunikasi yang penting, proses transaksi tertentu dan rutin untuk membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat. Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi merupakan salah satu sarana untuk menyalurkan cara kerja komputer untuk memaksimalkan kerja manusia[2].

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diangkat adalah “Bagaimana cara mempermudah Karyawan dalam memaksimalkan distribusi file produksi di Pura Smart Technology ?”. Adapun pembatasan masalah sebagai berikut : Penelitian dilakukan pada unit Pura Smart Technology PT Pura Barutama, kudus dengan mengamati setiap proses produksi. Sistem ini dibuat hanya untuk pengiriman file hasil produksi, berita acara produksi, JF, MV dan PP. Seiring dengan perkembangan permintaan produk yang akan diterima oleh perusahaan ini, maka setiap kegiatan dalam penyaluran data tidak bisa terus dilakukan secara manual yaitu berupa kertas hasil laporan yang dikumpulkan dalam satu tempat untuk dikirim ke beberapa pihak yang berkepentingan dan membutuhkan beberapa teknologi untuk pengiriman data secara cepat dan akurat. Dari setiap masalah yang sudah di bahas, dibuatlah sebuah sistem informasi untuk mengirimkan data-data dalam berbagai jenis file. File yang akan dikirimkan menggunakan email atau jaringan yang terhubung melalui aplikasi berbasis desktop. Dikarekan beberapa prosedur dalam perusahaan ini, dimana komputer dibagian produksi tidak boleh terinstall browser demi kemanan data, sehingga aplikasi ini sangat berguna dalam pengiriman data. Dengan adanya Smart Email System ini diharapkan bahwa pengiriman data bisa lebih akurat dan cepat sehingga pekerjaan yang dilakukan bisa lebih efektif.

2 Tinjauan Pustaka

Analisis dan perancangan aplikasi desktop “Email - Client” menggunakan J2SE. Aplikasi yang dibuat ini berbasis desktop dengan menggunakan bahasa pemrograman java. Latar belakang dibuatnya jurnal ini karena perusahaan yang ditempati hanya menggunakan email menggunakan perangkat mobile dengan menggunakan J2ME yang hanya dapat menerima dan membaca email saja, sehingga dalam proses distribusi kurang cepat. Dengan adanya hal tersebut dibentuklah sebuah aplikasi untuk dapat mengolah email secara lebih detail dan dapat dioperasikan lebih maksimal dan kompetitif dibandingkan aplikasi email client yang sudah ada menggunakan aplikasi berbasis desktop. Dalam aplikasi ini terdapat 3 aktor yang dapat melakukan aktivitas menggunakan aplikasi ini yaitu admin, user dan pimpinan. Dimana setiap data yang sudah ada dapat terdistribusikan dengan baik dan tepat waktu. Menu yang terdapat dalam menu ini tentu saja ada banyak seperti mengirim teks kepada beberapa orang yang dituju, menerima email, pemilihan jenis email client yang dipakai, pengiriman email baru, pelampiran file [3].

3

Sistem email client untuk mobiledevice berbasis teknologi java. Aplikasi ini dibuat dalam basis mobile menggunakan javaJ2ME. Latar belakang dibuatnya aplikasi ini karena penulis ingin memanfaatkan teknologi mobile agar dapat melakukan broadcast pesan dalam suatu tempat dengan cepat dan efektif. Dengan latar belakang yang ada dibuatlah sebuah aplikasi yang dapat mendukung keinginan penulis. Dalam aplikasi ini data yang dikirim hanya bisa di terima dan baca oleh client yang menerima data. Dengan memiliki 1 user yaitu sebagai pengirim pesan, aplikasi dapat bekerja secara cepat dan efektif dalam pengiriman pesan [4].

Perancangan Mail Server dengan menggunakan Exchange Server studi kasus di STMIK Bina Sarana Global. Aplikasi ini dibuat dalam 2 basis yaitu menggunakan web dan desktop. Penggunaan desktop dalam jurnal ini menggunakan java dan dalam penggunaan web menggunakan PHP. Tujuan dari dibuatnya jurnal ini adalah untuk pengurangan biaya dalam surat-menyurat menggunakan kertas dan mempercepat pengiriman data dengan otomatisasi yang disediakan dalam aplikasi ini. Dalam aplikasi yang dibuat bagian desktop akan lebih mengatur ke arah pengiriman dari pesan yang akan di kirim ke banyak orang, lalu pada bagian web akan lebih mengatur ke arah kontrol email dan stabilitas pengiriman data. Tidak hanya itu pada bagian web based email juga dapat melakukan pengolahan data yang keluar maupun yang masuk[5]

Dari setiap penelitian yang sudah ada mengenai pengiriman data menggunakan email, dibuatlah sebuah sistem informasi yang dapat membantu kemaksimalan kerja dari karyawan di PT Pura Barutama yaitu sistem informasi email menggunakan c# dengan teknologi SMTP. Aplikasi yang dibuat ini berbasis

desktop agar dalam penerapan kerja dapat lebih baik karena dapat lebih fleksibel

dan kompetitif pengoperasiannya. Dari penelitian yang dilakukan sebelumnya penulis menggunakan desktop untuk menunjang kebutuhan dari client yang ada di perusahaan ini. Aplikasi yang dibuat diharap dapat memberikan kemudahan pengiriman data bagi kepala produksi, karyawan produksi dan orang yang bersangkutan dalam melakukan pengecekan data. Data yang dikirim lewat aplikasi ini bisa berbagaimacam jenis data, seperti .docx, .xlxs, .jpg, .txt, .rar. dengan jumlah jumlah pengiriman sesuai dengan keinginan user. Namun pengiriman yang dilakukan tidak bisa banyak data sekaligus dan hanya bisa satu persatu dalam pengirimannya.

Microsoft .NET Framework (dibaca Microsoft Dot Net Framework) atau lebih dikenal dengan singkatan dot net (tidak berhubungan dengan domain .net) merupakan sebuah perangkat lunak kerangka kerja yang berjalan utamanya pada sistem operasi Microsoft Windows, saat ini .NET Framework umumnya telah terintegrasi dalam distribusi standar Windows (mulai dari Windows Server 2003

dan versi-versi Windows yang lebih baru). Kerangka kerja ini menyediakan sejumlah besar pustaka pemrograman komputer dan mendukung beberapa bahasa pemrograman serta interoperabilitas yang baik sehingga memungkinkan bahasa-bahasa tersebut berfungsi satu dengan lain dalam pengembangan sistem. Berbeda halnya dengan tipikal aplikasi konvensional umumnya, program yang ditulis dengan memanfaatkan .NET Framework berjalan pada lingkungan perangkat

4

lunak melalui Common Language Runtime, dan bukan perangkat keras secara langsung. Hal ini memungkinkan aplikasi yang dibuat di atas .NET secara teoretis dapat berjalan pada perangkat keras apapun yang didukung oleh .NET Framework[6].

Bahasa C# adalah sebuah bahasa pemrograman modern yang bersifat

general-purpose, berorientasi objek, yang dapat digunakan untuk membuat program di atas arsitektur Microsoft .NET Framework. Bahasa C# ini memiliki kemiripan dengan bahasa Java, C dan C++ (selengkapnya dapat dilihat pada Sejarah Bahasa C#). Bahasa pemrograman ini dikembangkan oleh sebuah tim pengembang di Microsoft yang dipimpin oleh Anders Hejlsberg, seorang yang telah lama malang melintang di dunia pengembangan bahasa pemrograman karena memang ialah yang membuat Borland Turbo Pascal, Borland Delphi, dan juga Microsoft J++[7].

Developer Express Inc. (DevExpress) adalah perusahaan pengembangan perangkat lunak yang didirikan pada tahun 1998 dengan kantor pusat di Glendale,

California. DevExpress awalnya mulai memproduksi Kontrol UI untuk Borland Delphi / C ++ Builder dan Kontrol ActiveX untuk Microsoft Visual Studio. Saat ini, DevExpress memiliki produk yang menargetkan pengembang yang menggunakan teknologi Delphi / C ++ Builder, Visual Studio, dan HTML5 / JavaScript[8].

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) merupakan salah satu protokol yang umum digunakan untuk pengiriman surat elektronik/ EMAIL di Internet. Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkan data dari komputer pengirim surat elektronik ke server surat elektronik penerima. Protokol ini timbul karena desain sistem surat elektronik yang mengharuskan adanya server surat elektronik yang menampung sementara sampai surat elektronik diambil oleh penerima yang berhak[9].

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform). Oracle juga merupakan salah satu perusahaan utama pengembang sistem manajemen basis data (database management system), perangkat lunak untuk mengembangkan basis data, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan, enterprise resource planning dan perangkat lunak manajemen rantai pasok. Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang[10].

5

Penelitian ini dilakukkan dan diselesaikan melalui 5 tahapan penelitian yaitu : 1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data. 2) Perancangan sistem. 3) Perancangan aplikasi / program. 4) Implementasi dan pengujian sistem serta analisis hasil pengujian. 5) Penulisan laporan hasil penelitian. Tahapan-tahapan penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1 Tahapan Penelitian[11]

Berdasarkan pada gambar 1 dapat dijelaskan bahwa proses pembuatan aplikasi dimulai dari tahapan sebagai berikut : Tahap pertama peneliti melakukan pertemuan dengan client untuk mengetahui dengan jelas sistem informasi yang diinginkan. Analisa dan pengumpulan data diperlukan dalam tahap ini dalam bentuk pengumpulan setiap data yang ada, melihat proses kerja yang sedang berlangsung dan mengamati setiap alurnya untuk kemaksimalan program. Dari hasil tahap pertama ini didapatkan beberapa alur kerja untuk sistem yang akan dibuat, yaitu setiap akan dilakukannya suatu produksi akan ada suatu berita acara BAPOP yang akan dikirimkan kepada bagian produksi untuk nantinya akan dieksekusi untuk diproduksi. BAPOP yang ada saat ini masih dikirim secara manual sehingga jika ada beberapa proses produksi yang berlangsung bersamaan waktu yang diperlukan lama. Lalu saat proses produksi telah selesai dilakukan, diperlukan pelaporan untuk melihat bagian yang sudah selesai. Pada tahap kedua ini dilakukan kajian literatur-literatur yang diambil dari penelitian-penelitian sebelumnya maupun dari jurnal-jurnal ilmiah, baik dalam negeri maupun luar negeri dan dari beberapa buku. Analisis data dilakukan setelah tahapan penelitian dilaksanakan. Di dalam analisis data ini yang dilakukan oleh peneliti adalah menganalisis data dari tahapan penelitian yang telah dilakukan dan merubahnya menjadi informasi. Pada tahap ini akan dilaksanakan perancangan sistem yang akan dibuat berdasarkan hasil pengumpulan data. Perancangan sistem ini meliputi desain diagram sistem dan desain antar muka. Perancangan ini dibuat agar program dapat berjalan dengan baik dan efisien. Tidak hanya itu perancangan sistem ini juga mencakup perancangan arsitektur aplikasi.

6

Implementasi dilakukan secara bertahap dengan acuan hasil pengumpulan data dan perancangan sistem yang telah dibuat. Perancangan yang telah dibuat akan diimplementasikan pada bahasa pemrograman yang telah ditentukan yaitu c# dengan tool tambahan DevExpress. Sistem kemudian akan diuji coba dengan menggunakan sampel data yang ada di PT Pura Barutama unit Pura Smart Technology bagian produksi. Evaluasi ini dilakukan untuk melihat sejauh mana sistem yang dikembangkan sesuai dengan rancangan awal penelitian. Tahap terakhir adalah penulisan laporan dari setiap implementasi yang sudah dilakukan. Dengan adanya aplikasi yang sudah dibuat terdapat beberapa nilai tambah yang didapat yaitu pengefisienan waktu dan keefektivitasan pengerjaan data laporan bagi karyawan dibagian produksi dan proses penghematan biaya karena data yang dapat langsung dikirim bisa memungkinkan pengurangan pencetakan kertas.

Metode perancangan sistem yang digunakan didalam pembangunan aplikasi “Smart Email System” adalah Prototyping. Metode Prototyping mengerjakan pengembangan atau rekayasa perangkat lunak secara bertahap dan berulang, dengan mementingkan kebutuhan user/client. Pengembang dan client dapat terus berinteraksi didalam setiap tahap metode prototyping. Tahapan metode prototyping dapat dilihat melalui Gambar 2.

Gambar 2 Metode Prototype[12].

Seperti terlihat pada Gambar 2, tahapan dalam metode prototyping adalah listen to customer, bulid/revise mock-up, dan customer test-drives mock-up. Tahap pertama adalah listen to customer, yaitu mengetahui informasi mengenai kebutuhan pengguna untuk diimplementasikan dalam sistem. Informasi yang telah didapatkan kemudian dianalisa dan diterjemahkan ke dalam sistem. Pada tahap ini data yang didapat berasal dari client dibagian produksi. Tahap kedua di dalam model prototyping adalah

build/revise mock-up. Pada tahap ini perancangan dilakukan secara cepat dan mewakili semua aspek software yang diketahui. Rancangan tersebut menjadi dasar pembutatan

prototype. Tahap ketiga adalah customer test-drives mock-up. Pada tahap ini client mengevaluasi prototype yang telah dibuat. Semua proses tersebut terus diulang hingga aplikasi yang dirancang sesuai dengan permintaan.

7

Analisis kebutuhan perangkat keras dan spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam membangun aplikasi sistem kerja praktek yaitu : processor Intel 2 Core, 3.4

GHz, RAM 8GB, dan Harddisk 1 TB sedangkan perangkat lunak yang digunakan adalah sistem operasi Windows 7, Visual Studio 2012 sebagai text editor, ORACLE

sebagai database, StarUML untuk pembuatan UML (Unified Modeling Language). Sebelum melakukkan pengkodean aplikasi, dilakukkan perancangan sistem dalam bentuk UML.

Gambar 3 Arsitektur aplikasi SES(Smart Email System).

Pada gambar 3 ini menjelaskan secara detail mengenai arsitektur SES, dimana semua akses aplikasi dapat dilakukan dengan berbagai macam komputer maupun laptop, namun dalam kasus ini hanya computer yang digunakan untuk mengakses aplikasi ini. Program aplikasi ini dibuat menggunakan beberapa aplikasi pemrograman seperti

Microsoft Visual Studio C# sebagai pembuatan fungsi agar dapat dioperasikan,

DevExpres sebagai sarana membuat UI yang lebih dinamis dan PL SQL sebagai sarana untuk membuat serta mengakses basis datanya. Untuk basis data yang digunakan dalam aplikasi ini adalah oracle 11g. Setiap data yang sudah tersimpan ini nantinya akan dikirimkan ke server GOOGLE untuk di verifikasi sehingga dapat diteruskan ke

GMAIL/ GOOGLE MAIL. Sebagai sarana untuk akses ke GMAIL membutuhkan tool tambahan yaitu Mailkit untuk mengakses SMTP dari GOOGLE.

8

9

Gambar 4.2 Use Case Diagram aplikasi Email.

Gambar 4.1 dan 4.2 merupakan use case diagram yang menjelaskan bagaimana aplikasi akan dibuat. Aplikasi ini memiliki 2 aktor utama yaitu karyawan dan administrator. Namun dalam proses berlangsungnya aplikasi, ada beberapa actor tambahan yaitu karyawan yang belum melakukan registrasi dan server SMTP, server SMTP sangat diperlukan dalam kelangsungan program karena server SMTP ini menjadi jembatan agar program aplikasi dapat berjalan sesuai fungsi dan tujuannya. Karyawan dalam aplikasi ini dapat melakukan beberapa hal, diantaranya dapat melihat, membuat, menghapus, memperbaharui dan mengirim data yang dimasukkan, data yang maksud adalah data JF, MV dan PP. Karyawan juga dapat melakukan manipulasi data tentang penerima dari masing-masing jenis data dan dapat melihat pesan masuk dalam

inbox serta history pengiriman yang sudah dibuat.

Class diagram merupakan salah satu diagram utama dari UML untuk menggambarkan class atau blueprint object pada sebuah sistem. Analisis pembentukan

10

class diagram merupakan aktivitas inti yang sangat mempengaruhi arsitektur piranti lunak yang dirancang hingga ke tahap pengkodean.

Gambar 5 Class Diagram aplikasi email.

Gambar 5 merupakan penggambaran dari beberapa class yang ada di dalam aplikasi yang dikembangkan. Berdasarkan pada gambar diatas terdapat beberapa jenis

table, yaitu ada table dengan jenis entity, control dan boundary. Table jenis entity ini adalah table utama yang berada dalam database, yang berfungsi untuk menyimpan segala jenis data yang masuk dari proses yang dilakukan oleh program. Table ini merupakan table utama karena table ini menentukan relasi antar table baik itu one to one, one to many maupun many to many. Lalu table yang kedua adalah table dengan jenis control, table ini berfungsi sebagai pengatur aksi yang ada pada software. Dengan kata lain table ini menunjukkan fungsi-fungsi apa saja yang akan dilakukan oleh program. Lalu table yang ketiga adalah table boundary, table ini berfungsi menghubungkan antara system dengan user, jadi dengan kata lain table ini menampilkan setiap atribut yang hanya diperlukan oleh user. Didalam class diagram

11

ini terdapat beberapa kelas entitas yaitu TB_JF, TB_MV, TB_PP, TB_LOGREG, TB_HISTORY, TB_INBOX, TB_PENERIMAEMAIL yang masing-masing memiliki control dan boundary dalam pelaksanaanya.

Gambar 6 Activity Diagram kirim data JF.

Pada gambar 6 dapat dilihat activity diagram proses pengiriman data JF ke GMAIL. Proses yang dilakukan dimulai dengan memasukkan username dan Password

pada form login dalam aplikasi. Jika data yang dimasukkan sesuai maka akan masuk ke dalam dashboard aplikasi. Untuk melakukan pengiriman data user harus masuk kedalam menu JF, dimana menu ini berisi data JF yang nantinya akan dikirim ke bagian kepala untuk di cek kebenarannya. Proses pengiriman yang dilakukan menggunakan tool tambahan yang tersedia di Microsoft Visual Studio C# dengan nama mailkit.

Mailkit ini berisi beberapa fungsi yang dapat digunakan untuk menghubungkan

database dengan google server. Sarana yang dimaksudkan disini adalah SMTP yang ditujukan ke server google. Data yang dikirim berupa file dengan ekstensi .jpeg, .docx, .xlsx.

12

Gambar 7 Activity Diagram Edit data User.

Pada gambar 7 dapat dilihat activity diagram proses edit user yang digunakan untuk mengatur hak akses user yang ada. Proses ini dimulai dengan melakukan login kedalam aplikasi dengan memasukkan username dan password pada form login dalam aplikasi. Jika data yang dimasukkan sesuai maka akan masuk ke dalam dashboard

aplikasi. Untuk melakukan pengeditan data user baik itu perubahan attribute maupun pemberian hak akses, admin harus masuk kedalam menu edit user. Proses ini akan mengambil data user yang sudah tersimpan di basis data oracle yang nantinya akan di ganti sesuai kebutuhan yang ada. Jika data user yang hendak di edit sudah dilakukan, aplikasi akan memberitahukan bahwa data berhasil di ubah. Namun jika terjadi pembatalan pengeditan user, maka akan kembali ke menu dashboard.

13 4 Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan perancangan sistem yang telah dirancang sebelumnya dilakukan implementasi dan pengujian SES. Implementasi dan pengujian sistem dilakukan dengan tujuan memastikan apakah hasil perancangan sudah sesuai dengan harapan serta dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Gambar 8 Halaman Login SES.

Gambar 8 merupakan form login aplikasi SES dengan multiuser. Pada bagian

login SES dilengkapi dengan system keamanan yaitu enkripsi password menggunakan

aes. Keamanan ini ditujukan agar setiap akun yang dibuat tidak bisa di bobol karena setiap akun punya data-data yang penting. System keamanan ini ditujukan agar setiap

user yang mengirimkan data bisa dipertanggung jawabkan perbuatannya.

Gambar 9 Halaman Register SES.

Gambar 9 merupakan halaman register aplikasi SES. Halaman register ini harus diisi sesuai ketentuan yang ada. Email teks meruapakan komponen utama dalam pembuatan akun ini, karena email akan digunakan sebagai media pengirim kode verifikasi yang nantinya akan dipakai dalam pembuatan akun. Pada bagian register ini, tipe akun akan otomatis di atur kedalam user bukan admin.

14

Gambar 10 Pengiriman kode verifikasi.

Gambar 10 menunjukan salah satu contoh pengiriman kode verifikasi setelah user mendaftarkan diri. Kode verifikasi ini ditujukan sebagai cek validasi akan email

yang digunakan valid atau tidak. Kode yang dikirimkan ke email akan dikirimkan secara acak yang terdiri dari huruf dan kata. Kode ini nantinya akan dipakai saat user

memasukkan id dan password pertama kali kedalam aplikasi.

Gambar 11 Halaman Send JF file.

Gambar 11 adalah halaman untuk melakukan pengiriman file ke email. Pengiriman yang dilakukan disini ada 2 macam yaitu hanya bisa mengirim file kepada

15

satu orang, atau bisa melakukan pengiriman kepada 2 orang atau lebih. Pengiriman yang hanya untuk satu orang, cukup dengan memilih ‘no’ pada bagian includedefault, sedangkan jika pengiriman untuk 2 orang atau lebih bisa memilih ‘yes’ pada include default. Dan pengiriman bisa dilakukan dengan baik.

Gambar 12 Halaman send PP file.

Gambar 12 menunjukan halaman pengiriman data PP, pada halaman ini data yang dikirimkan hanya berbentuk teks. Pada menu ini pengiriman pesan hanya berfokus pada pesan secara broadcast atau pesan yang ditujukan ke banyak orang. Tujuan menu ini hanya untuk menyebarkan berita yang ada di bagian produksi agar bagian lain bisa bersiap-siap saat produksi sudah selesai dengan pekerjaannya.

Kode Program 1 Insert data JF.

1. private void insertJF_Click(object sender, EventArgs e){ 2. bool ok = checkEmpty(txtNo, "Masukkan No JF") &&

3. checkEmpty(txtFi, "Masukkan File JF") && 4. checkEmpty(txtNa, "Masukkan Nama file JF"); 5. if (!ok) return;

6. getSetJF jf = new getSetJF(); 7. jf.No_jf = txtNo.Text; 8. jf.Nama_jf = txtNa.Text; 9. jf.Nama_file_JF = nama_file_jf; 10.jf.File_JF = getByteFromImage(txtFi.Text); 11.jf.Username = logreg.Username; 12.if (new JF_DAO().tambah_data(jf)){ 13.lihatDataJF(); 14.MessageBox.Show("Input JF berhasil"); 15.resetForm1(); 16.} 17.else{ 18.MessageBox.Show("Input JF gagal"); 19.}}

16

Sourcecode ini merupakan fungsi insert yang tersedia pada tombol untuk melakukan proses insert data. Pada baris awal dari sourcecode ini menggunakan tipe data Boolean untuk melakukan cek textbox mempunyai nilai atau null. Data yang dicek meliputi no JF, nama JF dan nama file JF. Jika textbox bernilai null maka program akan kembali memanggil fungsi checkempty, checkempty merupakan suatu fungsi atau

method dengan tipe Boolean untuk melakukan cek suatu kolom bernilai atau null, tetapi jika sudah terisi program akan melanjutkan prosesnya. Setelah itu pemanggilan kelas

getset untuk menghubungkan antara nilai yang sudah disiapkan di kelas getset dengan inputan user yaitu dengan memanggil isi dari textbox yang ada. Namun untuk file JF, harus membuat fungsi baru terlebih dahulu untuk melakukan konversi dari file menjadi bentuk byte, fungsi yang dibuat adalah ‘getByteFromImage’, dalam fungsi ini berisikan

sourcecode convert data. Lalu username berfungsi untuk proses multiuser agar data yang dimasukkan user satu dengan yang lain tidak bertabrakan. Selanjutnya program insert data akan ditambahkan dengan percabangan dengan memanggil kelas controller

untuk eksekusi memasukkan data kedalam database dimana jika data berhasil dimasukkan data akan ter refresh otomatis dengan data baru yang masuk kedalam list

data JF.

Kode Program 2 Update data JF.

Dimulai dengan pembuatan method dengan tipe Boolean dengan 2 parameter yaitu getsetjf dan string jf. Parameter yang pertama memiliki fungsi untuk menginisialisasi isi data yang ada dalam database ke program, agar pemanggilan setiap

field dan column dalam database lebih jelas. Lalu untuk parameter yang kedua berfungsi untuk menginisialisasi primary key dari data yang dipakai. Selanjutnya pembuatan variable dengan tipe Boolean dengan nilai false. Pada baris selanjutnya berfungsi untuk membuka koneksi dengan cara ‘conn.Open();’, conn sendiri merupakan suatu variable yang berisikan code untuk menghubungkan program dengan database oracle. Setelah database sudah dibuka perlu dilakukan pembuatan objek baru

1. public bool update_data(getSetJF jf, string noJF){ 2. bool status = false;

3. try{

4. conn.Open();

5. perintah = new OracleCommand(); 6. perintah.Connection = conn;

7. perintah.CommandType = CommandType.Text;

8. perintah.CommandText = "UPDATE JF SET No_JF='" + jf.No_jf + "',Nama_JF= '" + jf.Nama_jf + "',Nama_File_JF='" + jf.Nama_file_JF + "', username='" + jf.Username + "' WHERE No_JF='" + noJF + "'";

9. OracleParameter param = perintah.Parameters.Add("file_foto", OracleDbType.Blob); 10.param.Direction = ParameterDirection.Input;

11.param.Value = jf.File_JF; 12.perintah.ExecuteNonQuery(); 13.status = true;

14.}

15.catch (Exception e){

16.MessageBox.Show("Exception : " + e.ToString()); 17.} 18.finally{ 19.conn.Close(); 20.} 21.return status;}

17

dengan menggunakan fungsi oraclecommand, oraclecommand ini berfungsi untuk mengintegrasikan setiap fungsi-fungsi yang ada pada program dengan database. Lalu objek baru ini dihubungkan kembali dengan database sacara langsung menggunakan ‘connection’. Lalu tahap berikutnya adalah penghubungkan objek perintah dengan commandtype dan commandText, commandtype berisikan nilai perintah yang harus sesuai dengan jenis commandtext yang diberikan. Sedangkan commandtext merupakan pernyataan dari perintah database yang disatukan dengan program dengan perantara kelas getset yang sudah dituliskan dalam parameter dengan nama JF.

Kelebihan system ini dibandingkan dengan system email yang sudah ada adalah salah satunya bisa diakses tanpa menggunakan browser dan lebih cepat dalam pengoperasiannya. Pengujian sistem yang dilakukan pada SES menggunakan satu teknik yaitu pengujian beta. Pengujian beta dilakukan dengan melakukan uji penerimaan pengguna atau User Acceptance Test (UAT) pada SES. UAT adalah suatu pengujian oleh pengguna yang bertujuan untuk menghasilkan bukti bahwa sistem yang telah dibangun dianggap memenuhi kebutuhan dan telah dapat diterima oleh pengguna. Pengujian UAT dilakukan kepada 20 pengguna SES yaitu staf-staf departemen di PT Pura Barutama unit PST di mana diambil minimal satu responden pada satu departemen. Berikut penjelasan hasil dari pengujian UAT SES yang telah dilakukan seperti dapat dilihat pada Tabel 1.

No Pertanyaan Nilai Jumlah

Ax5 Bx4 Cx3 Dx2 Ex1 1 Apakah SES menjawab

kebutuhan proses bisnis di PST?

15 5 0 0 0 95

2 Apakah SES mempercepat hasil kerja produksi?

12 8 0 0 0 92

3 Apakah tampilan SES

menarik?

20 0 0 0 0 100

4 Apakah SES mudah digunakan?

18 2 0 0 0 98

5 Apakah fungsi-fungsi pada

SES berjalan dengan baik?

20 0 0 0 0 100

6 Apakah data yang ditampilkan

SES aktual?

18 2 0 0 0 98

7 Apakah SES nyaman digunakan?

18 2 0 0 0 98

Tabel 1 User Acceptance Testing Smart Email System.

Berdasarkan Tabel 1 dapat dihitung bahwa nilai rata-rata nilai jawaban pertama sama dengan 4,75 maka persentasenya adalah 95%, nilai rata-rata nilai jawaban kedua sama dengan 4,6 maka persentasenya 92%, nilai rata-rata nilai jawaban ketiga sama dengan 5 maka persentasenya adalah 100%, nilai rata-rata nilai jawaban keempat sama dengan 4,9 maka persentasenya adalah 98%, nilai rata-rata nilai jawaban kelima sama

18

dengan 5 maka persentasenya adalah 100%, nilai rata-rata nilai jawaban keenam sama dengan 4,9 maka persentase nilai jawabannya adalah 98% dan nilai rata-rata nilai jawaban ketujuh sama dengan 4,9 maka persentasenya adalah 98%. Berdasarkan analisis hasil pengujian UAT didapatkan bahwa SES bekerja sesuai kemampuan dan fungsi yang dibutuhkan oleh pihak PST. Kemampuan yang dimaksudkan disini adalah dapat menjawab proses bisnis di PST, mempercepat hasil produksi, tampilan yang menarik pada aplikasi, mudah digunakan, fungsi-fungsi yang berjalan dengan baik dan sesuai, data yang dipakai actual dan nyaman untuk digunakan.

5 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang ada dan sudah dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi Smart Email System ini sangat membantu menyelesaikan beberapa masalah distribusi file di Unit Pura Smart Technology. Pemberian nama Smart Email System ini dibuat dengan standart yang sama dengan program yang ada di unit PST. Nama SES ini muncul karena diharapkan aplikasi email ini bisa melakukan fungsi-fungsi yang dapat meringankan kerja karyawan seperti proses pengiriman data produksi bisa lebih cepat serta dapat mengurangi kesalahan dalam pengolahan data. Penggunaan DevExpress dalam SES sangat berpengaruh dalam kenyamanan dan kecepatan user dalam mengolah data. Microsoft Visual Studio C# dalam proses pengkodean serta Oracle 11g sebagai system basis data juga sangat bermanfaat dalam proses pembuatan program, serta mudah dipelajari. Hal ini akan sangat berguna jika aplikasi ingin di Kembangan lebih lagi oleh pihak PST. Pengembangan yang dilakukan dapat di berbagai fungsi seperti menambahkan beberapa fitur serta melakukan pengoptimalan dalam logika agar pengiriman dapat dilakukan lebih cepat lagi.

Saran untuk pengembang yang ingin mengembangkan aplikasi ini, dapat menggunakan cara yang lebih efektif dalam proses menerima pesan atau inbox. Pengembang juga dapat melakukan beberapa perubahan interface agar aplikasi bisa lebih User Friendly.

6 Daftar Pustaka

[1] Ni Putu Alanita, Gusti Ngurah Agung Suaryana 2012, Pengaruh kecanggihan Informasi, partisipan manajemen, dan kemampuan Teknik pemakai system informasi akuntansi pada kinerja individu, Bali.

19

[2] F Nash, John, diterjemahkan oleh La Midjan. 2003. “Sistem Informasi

Akuntansi I Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode dan Prosedur”.

Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi.

[3] Khasanah, Nuratri Uswatun. 2012. Analisis dan perancangan aplikasi desktop “E-mail Client” Menggunakan J2SE. Yogyakarta.

http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_08.11.2470.pdf Diakses tanggal : 21 Juli 2018.

[4] Suteja, Bernard Renaldy. 2012. Sistem email client untuk mobile device berbasis pada teknologi java. Bandung.

https://www.usd.ac.id/lembaga/lppm/f1l3/Jurnal%20Media%20Teknika%20v

ol%208%20no%201/03-bernard%20jurnal%20media%20teknika%20finaledited3.pdf Diakses tanggal : 21 Juli 2018.

[5] Hakim, zainul. Hanafri, Muhammad Reza. Bayu, Kurniawan. 2015.

Perancangan Mail Server dengan menggunakan Exchange Server studi kasus di STMIK Bina Sarana Global.Surabaya.

https://stmikglobal.ac.id/journal/index.php/sisfotek/article/viewFile/73/75 Diakses tanggal : 21 Juli 2018.

[6] https://www.informasi-internet.com/2016/10/net-framework.html, diakses tanggal 23 Juni 2018.

[7] Https://repository.widyatama.ac.id, diakses pada tanggal 24 Juni 2018 [8] DevExpress, https://www.devexpress.com/ diakses pada tanggal 25 Juni

2018.

[9] https://www.niagahoster.co.id /pengertian-smtp-pop3-dan-imap/, diakses pada tanggal 25 Juni 2018.

[10] Oracle, https://www.oracle.com/experience-inspiration/index.html diakses pada tanggal 25 juni 2018.

[11] Hasibuan, Zainal Arifin, 2007, Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi, Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.

[12] Pressman, Roger S., 2001, Software Engineering : A Practitioner’s Approach, Amerika Serikat: R.S. Pressman and Associates.