Modul Housekeeping

MODUL HOUSEKEEPING

MODUL HOUSEKEEPING

1.1 Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

1.1 Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti househouse berarti rumah, berarti rumah, wisma , tempat wisma , tempat menginapmenginap atau hotel, sedangkan

atau hotel, sedangkan keepingkeeping adalah menjaga , adalah menjaga , merawat , mengmerawat , mengatur , atur , memelihara. Housekmemelihara. Housekeepingeeping dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata

dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tatatata berarti menjaga ,berarti menjaga , merawat , mengatur , memelihara, sedangkan

merawat , mengatur , memelihara, sedangkan grahagraha adalah bangunan adalah bangunan , rumah, , rumah, wisma , hotel. wisma , hotel. DefinisiDefinisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

penghuninya.

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sa

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping ngat penting disamping mejaga kebersihan danmejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu r

kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu r uangan,uangan, Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggant

rangka mengatur penggantian furniture atau ian furniture atau perlengkapan lainnya perlengkapan lainnya seperti seperti vacum cleaner , vacum cleaner , brushingbrushing mesin dll.

mesin dll.

Fungsi management secara umum

Fungsi management secara umum  planning,  planning, organizing, organizing, staffing, staffing, leading leading and and controllingcontrolling  harus  harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi

diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi  – – dimensi dimensi Total Total Quality MQuality Management anagement  dan dan TotalTotal Quality Service

Quality Service di aplikasikan sebagai al di aplikasikan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.at untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut. Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang unik

unik dalam operasional systemmnya karedalam operasional systemmnya karena dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebuna dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besart.semakin besar atau luas hotel tersebut maka s

atau luas hotel tersebut maka semakin unik emakin unik pula sistem organisasi operasionalnpula sistem organisasi operasionalnya.ya.

1.2. Management Housekeeping

1.2. Management Housekeeping

“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang

“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerjamencetuskan tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan

yang dikenal dengan times and motion studiestimes and motion studies yang yang dalam dalam perkembangannya perkembangannya merupakan merupakan sebagaisebagai me

metode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermattode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat agar mereka sebagai karyawan,

agar mereka sebagai karyawan, mampu melakukan pekemampu melakukan pekerjaannya dengan baik serjaannya dengan baik sesuai dengan minatsuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right place ).

dan keahliannya. ( the right man on the right place ). Do the right things and do the things right

Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern”yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern” Peter Drucker,

Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikansebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam penge

dalam pengembangan pmbangan perusahaan. erusahaan. Dengan karyaDengan karya – – karya ilmiahnya karya ilmiahnya tentang “ tentang “ management” management” peterpeter drucker telah memberikan kontribusi yang b

drucker telah memberikan kontribusi yang besar esar dalam mengelola suatu managemdalam mengelola suatu management modern.ent modern. Kedua

Kedua tokoh tokoh bapak bapak management management diatas diatas yang yang telah telah mengemukakan mengemukakan teori-teori teori-teori managementnyamanagementnya bisa dijadikan

bisa dijadikan referensi sreferensi sebagai tata ebagai tata kelola mankelola management pada agement pada umumnya dan umumnya dan HousekeepingHousekeeping department khususnya.

department khususnya. Housekeeping Department

Housekeeping Department memiliki karyawan memiliki karyawan yang cukup byang cukup banyak, anyak, bahkan mungkin bahkan mungkin merupakanmerupakan karyawan

karyawan terbanyak juka terbanyak juka deibandingkan dengan deibandingkan dengan departmentdepartment – – department lainnya , sehingga  department lainnya , sehingga sangatsangat cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa

cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?demikian ?

Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang

1.1 Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

1.1 Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti househouse berarti rumah, berarti rumah, wisma , tempat wisma , tempat menginapmenginap atau hotel, sedangkan

atau hotel, sedangkan keepingkeeping adalah menjaga , adalah menjaga , merawat , mengmerawat , mengatur , atur , memelihara. Housekmemelihara. Housekeepingeeping dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata

dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tatatata berarti menjaga ,berarti menjaga , merawat , mengatur , memelihara, sedangkan

merawat , mengatur , memelihara, sedangkan grahagraha adalah bangunan adalah bangunan , rumah, , rumah, wisma , hotel. wisma , hotel. DefinisiDefinisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

penghuninya.

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sa

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping ngat penting disamping mejaga kebersihan danmejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu r

kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu r uangan,uangan, Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggant

rangka mengatur penggantian furniture atau ian furniture atau perlengkapan lainnya perlengkapan lainnya seperti seperti vacum cleaner , vacum cleaner , brushingbrushing mesin dll.

mesin dll.

Fungsi management secara umum

Fungsi management secara umum  planning,  planning, organizing, organizing, staffing, staffing, leading leading and and controllingcontrolling  harus  harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi

diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi  – – dimensi dimensi Total Total Quality MQuality Management anagement  dan dan TotalTotal Quality Service

Quality Service di aplikasikan sebagai al di aplikasikan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.at untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut. Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang unik

unik dalam operasional systemmnya karedalam operasional systemmnya karena dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebuna dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besart.semakin besar atau luas hotel tersebut maka s

atau luas hotel tersebut maka semakin unik emakin unik pula sistem organisasi operasionalnpula sistem organisasi operasionalnya.ya.

1.2. Management Housekeeping

1.2. Management Housekeeping

“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang

“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerjamencetuskan tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan

yang dikenal dengan times and motion studiestimes and motion studies yang yang dalam dalam perkembangannya perkembangannya merupakan merupakan sebagaisebagai me

metode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermattode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat agar mereka sebagai karyawan,

agar mereka sebagai karyawan, mampu melakukan pekemampu melakukan pekerjaannya dengan baik serjaannya dengan baik sesuai dengan minatsuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right place ).

dan keahliannya. ( the right man on the right place ). Do the right things and do the things right

Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern”yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern” Peter Drucker,

Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikansebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam penge

dalam pengembangan pmbangan perusahaan. erusahaan. Dengan karyaDengan karya – – karya ilmiahnya karya ilmiahnya tentang “ tentang “ management” management” peterpeter drucker telah memberikan kontribusi yang b

drucker telah memberikan kontribusi yang besar esar dalam mengelola suatu managemdalam mengelola suatu management modern.ent modern. Kedua

Kedua tokoh tokoh bapak bapak management management diatas diatas yang yang telah telah mengemukakan mengemukakan teori-teori teori-teori managementnyamanagementnya bisa dijadikan

bisa dijadikan referensi sreferensi sebagai tata ebagai tata kelola mankelola management pada agement pada umumnya dan umumnya dan HousekeepingHousekeeping department khususnya.

department khususnya. Housekeeping Department

Housekeeping Department memiliki karyawan memiliki karyawan yang cukup byang cukup banyak, anyak, bahkan mungkin bahkan mungkin merupakanmerupakan karyawan

karyawan terbanyak juka terbanyak juka deibandingkan dengan deibandingkan dengan departmentdepartment – – department lainnya , sehingga  department lainnya , sehingga sangatsangat cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa

cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?demikian ?

Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang

graha untuk

graha untuk setiap tamu setiap tamu baik yang abaik yang akan menginap kan menginap atau hanya atau hanya menikmati fasilitasmenikmati fasilitas – – fasilitas fasilitas hotelhotel lainnya seperti restaurant, bar atau

lainnya seperti restaurant, bar atau spa centernya.spa centernya.

Teori peter drucker “ do the right things and do the things right “ ini dapat dijadikan sebagai dasar Teori peter drucker “ do the right things and do the things right “ ini dapat dijadikan sebagai dasar untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan

untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan effective dan efficiencyeffective dan efficiency kinerja , sedangakan teorikinerja , sedangakan teori Frederick W taylor inidainggap

Frederick W taylor inidainggap penting sebagai alat untuk memotivasi karpenting sebagai alat untuk memotivasi karyawanyawan – – karyawannya untuk karyawannya untuk bisa bekerja

bisa bekerja mengembangkan mengembangkan keahlian atau keahlian atau skillnya dalam skillnya dalam mencapaimencapai good career good career  , yang tentunya , yang tentunya meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.

meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan. Dengan

Dengan mengapplikasikan mengapplikasikan system system management management yang yang baik baik diharapkan diharapkan housekeeping housekeeping departmentdepartment dapat memberikan kontribusi yang positive dalam dapat memberikan kontribusi yang positive dalam mencapai tujuan

mencapai tujuan perusahaan yaitu perusahaan yaitu guest satisfaction guest satisfaction dandan employee satisfaction s

employee satisfaction serta erta profit oriented, apabila dprofit oriented, apabila dilihatilihat dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue merupakan

merupakan revenue revenue andalan andalan dalam dalam pendapatanpendapatan utamanya, disamping department F&B dan outlet lainnya utamanya, disamping department F&B dan outlet lainnya seperti spa misalnya.

seperti spa misalnya.

Tingkat hunian atau biasa disebut

Tingkat hunian atau biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.revenue.

1.3. Struktur Management Housekeeping

1.3. Struktur Management Housekeeping

Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :

hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :

Organization

Organization chart Housekeeping chart Housekeeping departmentdepartment

Ada hal yang menarik dalam

Ada hal yang menarik dalam Housekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untukHousekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untuk section minibar menempatkannya

section minibar menempatkannya ada dibawah t F&B departmentetapi ada juga yang menempaada dibawah t F&B departmentetapi ada juga yang menempatkantkan section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan management

management hotel hotel itu situ sendiri yang endiri yang tentunya ttentunya telah elah disesuaikan disesuaikan dengan dengan operation syoperation system stem yangyang digunakannya. digunakannya. Executive Executive Housekeeper Housekeeper Assistant Executive Assistant Executive Housekeeper Housekeeper Floor Supervisor

Floor Supervisor Public AreaPublic Area Supervisor Supervisor

Order taker

Order taker Linen SupervisorLinen Supervisor HorticultureHorticulture supervisor supervisor

Do the right things , Do

Do the right things , Do

the things right

Begitu pula dengan section swimming pool,

Begitu pula dengan section swimming pool, pada hotel pada hotel resort section ini tentunya dresort section ini tentunya dibawah naunganibawah naungan leisure department,

leisure department, akan tetapi untuakan tetapi untuk hotel yang bk hotel yang berkategori erkategori bisnis hotel arbisnis hotel area swimming poolea swimming pool menempatkan in

menempatkan induk organisasinya duk organisasinya pada pada front office front office department, department, atau Spa atau Spa department department ,akan ,akan tetapitetapi ada juga bebe

ada juga beberapa rapa pengelolaan swimpengelolaan swimming pool ini ming pool ini dibebankan pada dibebankan pada F&B department, hF&B department, hal inial ini dilakukan dengan alasan bahwa

dilakukan dengan alasan bahwa di area swimming pdi area swimming pool terdapat pool bar.Sekali lagi hal ool terdapat pool bar.Sekali lagi hal ini hanyalahini hanyalah bagian dari

bagian dari kebijakan manakebijakan management gement hotel itu hotel itu sendiri sendiri yang yang tentunya tentunya dengan dengan berdasarkan berdasarkan effektif daneffektif dan effisien operasionalnya.

effisien operasionalnya.

1.4. Section dalam Housekeeping

1.4. Section dalam Housekeeping

Sebagai department yang memiliki ruang lingkup

Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang kerja yang luas, ruang lingkup yang dimaksudluas, ruang lingkup yang dimaksudkankan adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan

adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan  – –  ruangan yang harus dibersihkan, ditata  ruangan yang harus dibersihkan, ditata kenyamanannya,

kenyamanannya, dirawat dirawat furniture-furniturenya furniture-furniturenya dan dan difungsikan difungsikan sesuai sesuai dengan dengan fungsinya.fungsinya. Housekeeping

Housekeeping tentunya harus metentunya harus memiliki team yang sesuai dmiliki team yang sesuai dengan kebutuhan systeengan kebutuhan system operasionalm operasional untuk

untuk menjalankan menjalankan tugasnya tugasnya dengan dengan baik.baik. Area atau

ruangan-Area atau ruangan-ruangan yang ruangan yang merupakan ruang merupakan ruang lingkup housekeepinlingkup housekeeping g dikelompokan sebagaidikelompokan sebagai berikut;

berikut;

-- Public Area meliputi Public Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terraclobby area , Rest room, staircase, terrace, elevator, Musholla, pool area,e, elevator, Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement corridor,

linen, uniform room,lockers room,basement corridor, area parking dll.

area parking dll.

-- F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room,F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room , ballroom.

function room , ballroom.

-- A&G office seperti General Manager , A&G office seperti General Manager , Assistant executiveAssistant executive Manager , F&B director , Finance Director, Director of Manager , F&B director , Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager dan sales and Marketing, Public Relation Manager dan ruangan executive officer lainnya.

ruangan executive officer lainnya.

-- Back Office Back Office area seperarea seperti Human ti Human Resourches Resourches , Training, Training center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control.

Control.

-- Floor area seperti guest room, executive launch, pantryFloor area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor , corridor , guest landing.

area / station floor , corridor , guest landing. Area - area

Area - area yang dikelompokan di atas teyang dikelompokan di atas tersebut merupakan arearsebut merupakan area yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya

kenyamanannya dan dan mengikuti mengikuti kaidah kaidah GCG GCG ( ( good good corporatecorporate governance ) , AM

governance ) , AMDAL DAL ( analisis mengenai ( analisis mengenai dampak lingkungan )dampak lingkungan ) dan

dan CSR CSR ( ( corporate scorporate social respocial responsibility ).onsibility ). Dalam konteks

Dalam konteks kebersihan kebersihan ruangan ruangan sebaiknya sebaiknya mengikuti amengikuti aturan standard turan standard kebersihan inkebersihan internationalternational yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard yang dima

yang dimaksud ksud misalnya misalnya penerapan penerapan HACCP HACCP system system atau atau Good Good Clinic Clinic Practice.Practice.

Le Meridien Al Aqah Beach Le Meridien Al Aqah Beach

Resort Resort Source; own

Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi yang tepat dan  team yang solid.System management yang baik dapat dilakukan dengan system operasional yang dilaksanakan dengan komitment yang di patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat penting sebagai fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company goal yang diusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah menjadikan system kerja yang effektif dan effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak sedikit dalam beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit – belit sehingga terkadang kebutuhan untuk pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan berbelit-belit dapat menekan tingkat pemborosan bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau adanya mark up cost.dalam birokrasi yang tepat ini bukan berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang

membuka peluang pemborosan atau

penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus dimudah – mudahkan tetapi birokrasi yang tepat ini harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan mengutamakan kualitas pelayanan untuk tamu. Team yang solid dalam housekeeping department merupakan garda yang paling depan , oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus merancang dan membagi area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping department pembagian section yang secara umum dapat dilihat dari diagram model management yang telah di kemukakan diatas.

Section – section dalam housekeeping dapat di kelompokan seperti di bawah ini :

A. Floor section

Diatas telah sedikit diuraikan area  –  area mana saja yang harus di jaga kebersihannya, ditata kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi semestinya. Mainly dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan tidak mengesampingkan area lainnya seperti corridor , guest landing, executive launch dan pantry area atau station floor.

Guest Room

Guest room adalah element yang paling penting dalam usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya.Kebersihan, penataan, penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat memberikan kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai faktor pendukung untuk memberikan kepuasan kepada tamu demi memberikan kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .

Hal ini tentunya tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja k eras yang cerdas, kerjasama antar department yang solid, yang paling penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari level management sampai dengan karyawan level bawah sekalipun, yang harus dipatuhinya.

Royal Carribean Cruiseship Source; www.royalcarriben.com

Sebelum kita melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah baiknya kita mengetahui type – type kamar yang kita ketahui di hotel – hotel atau kapal pesiar atau sejenisnya, Type – type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar standard yang artinya f asilitasnya dengan standard, suite , executive suite, club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi istilah deluxe , suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio 1, studio 2 atau bed room 1, atau bed room 2, atau mereka memberi istilah type 1, type 2

dsb.akan tetapi untuk standard

kelengkapannya sama dengan hotel, hanya saja di apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan perlengkapannya.

Dalam sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya fasilitas  –  fasilitas yang paling dominan dan merupakan kebutuhan primer dan merupakan standard penginapan untuk seorang tamu seperti  fasilitas Bed ( tempat tidur )yang tentunya dilengkapi dengan bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet )duvet atau bed cover , fasilitas living room yang dilengkapi dengan alat elektronic seperti TV dan telephone, kemudian  fasilitas kamar mandi ( bath room )  tentunya untuk kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan kategori hotel tsb.

Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan hotel berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies bath room selain toilet dan shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dan kelengkapan body care .

Mari kita uraikan kelengkapan – kelengkapan fasilitas tersebut diatas ; - Fasilitas tempat tidur ( bed facilities )

Bed facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti standard .

Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh ukuran yang dipakai pada umumnya di United States America dan negara kita ( indonesia ) .

Ukuran tempat tidur di USA dan Indonesia

Size USA Indonesia

Twin / Single 39 X 75 inch / 97 X 191 cm 100X200 cm

Queen 60 X 75 inch / 152 X 191 cm 160X200 cm

Double 54 X 75 inch / 137 X 191 cm 180X200 cm

King size 76 X 80 inch / 193 X 203 cm 200X200 cm

Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket ) pada umumnya dilebihkan panjang dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .

Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed cover . - Fasilitas living room

Fasilitas living room ini yang selain tersedianya satu set meja dan kursi untuk bekerja ( business hotel )lengkap dengan internet connection , lemari pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan

Khaleej Suite deluxe room www.emirates alace.com

baju juga safe devosit box ( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang atau koper ( luggage rack ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad dan penerangan atau lampu yang cukup dan persedian candle lengkap dengan matches .

Untuk fasilitas living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya. - Fasilitas kamar mandi (bathroom )

Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi toilet , shower cabin, wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet paper dan tissue paper.

Sebagaimana kita ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang disediakan dalam kamar tamu.

Dibawah ini merupakan ukuran towels ;

Jenis Ukuran

Bath towel 75 x 150 cm

Hand towel 30 x 60 cm

Face towel 30 x 30 cm

Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.

Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care). Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral water dan tea , coffee sachet.

Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan f lyer – flyer informasi, atau signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual yang di gantungkan di balik pintu.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah curtain dan black out, ini terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan kebersihannya.buatlah record setiap kali curtain dan black out di cuci.Apabila kamar tamu memiliki balcon maka furniture – furniturenya harus di perhatikan.

Floor Corridor / gang way

Corridor / gang way harus di perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka kegiatan vacuuming harus dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat carpet treatment, bisa dengan cara shampoing untuk

menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai nya menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah moping dan lakukan polishing treatment untuk granit atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor biasanya dihiasi dengan lukisan – lukisan yang di tempelkan pada dinding kamar , maka lakukankahkegiatan dusting dengan intensif, melakukan pengecekan lampu  –  lampu coridor,jika menemukan salah satu lampu corridor mati maka segeralah laporkan ke bagian enggineering dengan

mencatatkannya melalui order taker

housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui

Corridor Source; www.fotosearch.com

dalam corridor adalah terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri yang diletakan di depan atau disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone staff room service untuk merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear up oleh room service staff.

Guest landing area

Lorong corridor tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan pada tamu yang sedang menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa agar memberikan kesan nyaman, letakanlah pada set meja flower arrangement dan dilengkapi pot bunga di sudut ruangan untuk memberikan sentuhan segar pada area nya juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel , hal ini tergantung pada design arsitektur buildingnya.

Executive lounge

Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge dirancang dan design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan kesan elegance, luxury, tentunya semua itu bertujuan agar tamu hotel merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge ini biasanya di peruntukan hanya untuk tamu – tamu yang berkantong tebal .Executive lounge atau biasa disebut club floor yang menawarkan ekslusif service dari buttler servicenya, fasilitas yang serba “ WAH “ diperuntukan tamu-tamu special atau vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik  – baiknya, mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta kebersihannya harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu dilengkapi dengan meeting room, counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, oleh karenanya pada saat happy hour tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas pelayanan kebersihan tetap terjaga.

Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room, business center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan seperti cocktail party dan buttler service.

Al Majelis lounge Source;www.lemeridienalaqah.com

Pantry / Floor Station

Pantry yang dimaksud disini adalah ruangan untuk Housekeeping menyimpan, mengatur , menata , menyusun trolly chart dalam membersihkan kamar tamu.Pantry ini berfungsi sebagai store linen dimana semua kelengkapan kamar tamu, mulai dari fasilitas tempat tidur, fasilitas kamar mandi, fasilitas living room dan kelengkapan  –kelengkapan lainnya disimpan dan disusun sesuai dengan stock.Kebersihan pantry harus dijaga dengan sebaik mungkin, setiap pantry dilengkapi dengan staff toilet.jagalah kebersihannya.

B. Public Area Section

Di atas telah di sebutkan beberapa ruangan yang termasuk kategori publi area, dapat dikatakan seluruh ruangan yang ada di suatu gedung merupakan public area.Tapi disini yang dimaksud area yaitu suatu ruangan yang intensitas di kunjungi oleh tamu atau staff sangat tinngi. Beberapa ruangan tersebut akan di uraikan dibawah ini ;

Lobby area

Lobby area ini adalah suatu ruangan yang tingkat kunjungan tamunya sangat tinggi, bahkan hampir semua tamu yang akan menginap di hotel akan melewati lobby terdahulu.karena di lobby inilah proses transaksi check- in check out berlangsung pada umumnya.Front office atau front desk sudah tentu di posisikan di lobby area.Oleh karenanya lobby area ini sangat luas karena lobby ini gerbangnya suatu hotel untuk menampilkan kesan elegance dan “ WAH “ nya.Di lobby area untuk mengeffesienkan dan mengeffektikan ruangan tersebut menjadi suatu ruangan yang bisa memberikan nilai lebih dalam atri profit, maka management hotel

biasanya lobby tempat yang merupakan pusat kegiatan para tamu hotel management / owner membuat suatu lounge demi kenyamanan para tamu dan akan dikelola oleh F&B department .

Sebuah lobby dalam hotel

berbintang merupakan

refresentatif dari keunikan, luxury, elegance, dan pelayanan servicenya untuk setiap tamu yang berkunjung atau menginap. Penataan , decoration lobby area

yang syarat dengan kesan

elegance, unik, merupakan tanggung jawab Housekeeping department secara umum, management hotel akan menrauh besar perhatian pada setiap keindahan, kenyamanan lobby area. Lantai yang harus selalu bersih dan harus selalu terlihat mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang berkualitas, lampu-lampu kristal yang berkilauan, lukisan  –  lukisan yang bernilai artistik tinggi, furniture yang begitu lux, show case barang – barng antik pun melengkapi kemewahannya.

Lobby LMAA Source; www.lemeridienalaqah.com

Semua itu harus terjaga, terawat dengan baik, housekeeping department menempatkan public area attendantnya in charge untuk lobby yang bertugas mejaga keberseihannya setiap saat.

Dengan equpiment yang elegance , unik , lux, diatas dimaksudkan bahwa lobby yang merupakan gerbang untuk memperkenalkan kepada tamu tentang kenyamanan, keindahan hotel tersebut.Lobby merupakan unsur untuk membuat  first impression dalam rangka membuat rapport customers  yang berkunjung. Oleh sebab itu tampilan, perawatan, penataan lobby hotel menjadi sangat penting untuk diperhatikan.

Restaurant

Outlet – outlet F&B merupakan fasilitas pendukung dalam suatu hotel, penataan, lay out, dekorasi adalah sepenuhnya kewajiban F&B department, namun dalam perawatan furniture, kebersihan sanitasi yang higienis adalah tugas dan

kewajiban housekeeping.

Housekeeping tidak bertanggung jawab dengan segala peralatan restaurant seperti crokeries,chinaware dll.

Kewajiban housekeeping untuk restaurant adalah perawatan furniture, kebersihan restaurant.

Yang harus diperhatikan dalam merawat dan menjaga kebersihan restaurant dengan membuat record saat melakukan special project misalnya, polishing furniture, shampoing karpet, brushing pantry service area, polishing granit.

Function room

Function room yang meliputi beberapa meeting room yang digunakan sebagai fasiltas pendukung pada umumnya adalah dibawah naungan f&B department akan tetapi untuk perawatan furniture adalah kewajiban housekeeping. Function room ini berbeda dengan ukuran luasnya, mulai dari kapasitas untuk rapat 10 orang sampai bisa menampung ribuan orang.untuk acara wedding ceremony atau acara yang melibatkan lebih banyak orang maka ballroom yang tepat di gunakan.

Tuigas Housekeeping dalam menjaga dan merawat fasilitas ini misalnya gunakan metode record yang untuk melakukan kegiatan brushing, polishing or shampoing.

Lockers room

Taste Restaurant LMAA Source ; Own collection

Ballroom Terrace for gala dinner Source ; Own collection

Lockers room merupakan bagian terprnting dalam tanggung jawab housekepping.Ruangan locker ini adalah merupakan ruang ganti karyawan untuk mempersiapkan diri sebelum melakukan aktifitas pekerjaan.

Selain kebersihan lockers ini yang harus diutamakan, kenyamanan, sanitasi dan higienisnya, perlu diperhatikan.Pada umumnya lockers room baik male atau female harus menyediakan fasilitas toilet, shower cabin, wash basin dan changing room. Pest control harus dilakukan dengan frequensi yang tepat demi menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula dengan lemari yang disediakan harus di tata penempatannya mengikuti kaidah – kaidah good clinic practice.

Kegiatan brushing, cleaning, treament harus di buat record,begitu pula untuk setiap kelengkapan lockers rusak dan harus sesegera mungkin di tangani.hal yang sering terjadi kerusakan dalam housekeeping seperti toilet tersumbat, wash basin tersumbat, drainase tidak berfungsi sempurna, supply air panas yang sering bermasalah, dan tidak sedap. Masalah  –  masalah tersebut harus di tangani dengan sesegera mungkin untyuk menghindari efek yang tidak baik pada kesehatan karyawan. Selain ruangan – ruangan tersebut diatas masih banyak lagi r uangan yang harus di jaga kebersihannya, seperti Offices , mushola, parking area dll. Akan tetapi yang paling penting adalah komitment bersama  – sama untuk menjaga dan merawat fasiltas tersebut.

C. Order Taker Desk Section

Order taker desk ini merupakan section yang terdapat di dalam ruangan atau office Housekeeping department. Order taker desk terlihat simple dalam tugasnya hanya duduk di belakang meja mengangkat dan menerima order lewat telepone akan tetapi order taker memiliki tanggung jawab yang besar dalam memberikan informasi tentang status kamar tamu dan tamu VIP yang on board. Pencatatan setiap order harus details, dan terrecord dengan system administrasi file yang rapi.Kegiatan order taker memang banyak melibatkan alat elektronik komputer dan tetelpone, membuat log book setiap transaksi kegiatan operasional.Hal paling penting untuk dikuasai sebagai order taker officer harus memiliki kecakapan memilih tingkat urgency dan mempunyai jiwa leadership dalam memutuskan sesuatu case, jika terjadi banyak order pelayanan yang overload. Officer order taker harus mampu melihat kondisi urgency tersebut. Selain kegiatan melakukan pencatatan setiap order , order taker officer juga melakukan kegiatan yang berkaitan dengan lost and found procedure , oleh karena itu seorang order taker officer harus secara intensif melakukan pengecekan terhadap setiap recorded Lost & Found.

Setiap barang – barang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus dikeluarkan jika sang pemilik ( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya yang tertinggal tersebut dan ditemukan oleh karyawan sesuai dengan policy batas lama penyimpanannya. Tentunya saat melakukan pengecekan dan memberitahukan kepada executive housekeeper untuk barang-barang lost and found yang telah kadaluarsa masa penyimpanannya, executive housekeeper yang akan memutuskan untuk di keluarkan dan menjadi hak milik karywan yang menemukannya.

Section ini merupakan section yang hubungan kerjanya erat dengan laundry department, Linen and uniform section dalam ruang lingkup kerjanya berhubungan dengan bahan  –  bahan tekstil yang merupakan kelengkapan sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section linen i ni bertanggung jawab dengan segala kebutuhan linen baik untuk memenuhi kebutuhan dalam melakukan kegiatan floor section, public area section, F&B operation dan department lainnya yang membutuhkan supporting dari segi kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti sangat berhubungan dengan section ini dalam penyediaan uniform.

Floor section membutuhkan stock seperti bed sheet, pillow case,blanket , curtain , bed cover, duvet, guest towels, rug , service towel dll.sementara public area section membutuhkan linen seperti out of service bed sheet, out of service guest towels, service towels dll, dalam rangka kelengkapan kegiatan proces cleaning, polishing dll, untuk F&B operation linen section harus memenuhi kebutuhan linennya seperti table cloth, table runner, service towel, glass cloth dll.

Perlu di highlight dalam section linen and uniform ini faktor data inventory   sangat penting, karena semua pemakaian dan stock dalam gudang serta frequensi pembelian dapat terkontrol dengan baik.

System in –  out, check details, dalam recorded atau log book harus valid.

E. Horticulture Section

Section ini berperan dalam memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau dan artistik. Peran horticulture memberikan rasa nyaman kepada para tamu, sentuhan artistik seorang  florist   dalam merangkai sebuah flower arrangement bisa mempengaruhi tingkat kenyamanan tamu.

Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang bisa memberikan efek relax, pemilihan tanaman yang memberikan efek positive akibat dampak rumah kaca, merupakan salah satu kewajiban section horticulture. Ruang lingkup horticulture ini sangat luas, menjangkau hampir semua department dalam hotel tsb.

Untuk melakukan kegiatan horticulture, pada umumnya management hotel lebih memilih out sourching company sebagai pengelolanya tetapi masih dalam tanggung  jawab Housekeeping department, Florist

section yang akan bertindak sebagai coordinator kegiatan horticulture dalam setiap perencanaa dan pelaksanaan kegiatannya.

Uniform Source ; Own collection

Mini Garden Source ; Rotana al Fujairah/own collection

Kegiatan perawatan, penataan tanaman diluar gedung pada umumnya dipercayakan pada rekanan perusahaan akan tetapi penataan flower arrangement yang bersipat artistik untuk kebutuhan internal hotel dilakukan oleh florist attendant .

F. Minibar section

Untuk struktur organisasi section minibar section pada umumnya berada di bawah naungan housekeeping department tetapi ada juga yang berada dibawah naungan Food and beverage department, akan tetapi yang penting untuk

dipahami yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di wilayah Housekeeping atau F&B procedure kerjanya dalam melakukan kegiatannya sama.

Minibar attendant bertugas mensupply segala bentuk jenis minuman yang beralkohol ataupun non alkohol yang dikemas dalam bentuk botol atau kaleng berukuran mini, begitu jpula dengan makanan kecil ( snack ).Mininbar attendant dalam tugas ke sehariannya selain melakukan pengecekan apakah ada minuman atau makanan kecil yang tersdeia di dalam kamar di consume atau tidak  saat tamu hotel

akan melakukan transaksi check out. Front desk attendant akan menghubungi minibar attendant pada saat tamu sedang dalam process checking out.Dalam melakukan kegiatan inventory seorang minibar attendant selain mensesuaikan stock harus melakukan system FIFO untuk menghidari expired product yang berlebihan yang tidak terjual.

I. TEAM WORK HOUSEKEEPING DEPARTMENT DENGAN DEPARTMENT LAIN

Keberhasilan dan kesuksesan suatu bisnis usaha tidak ditentukan oleh suatu department saja, akan tetapi kerjasama antar department yang solid, kompak dan bertanggung jawab.

Pada umumnya setiap department saling memiliki keterikatan hubungan kerja satu sama lainnya, mereka saling membutuhkan, oleh karenanya membentuk suatu team yang solid, kompak dan bertanggung jawab bukan hal yang mudah.Pada realita nya sering terjadi konflik antar department, hal ini adalah sesuatu yang wajar dalam dinamika psikologis pekerjaan. Setiap kepala department ingin membuktikan kemampuannya masing-masing dalam mengelola departmentnya, menunjukan prestasi yang mengagumkan dalam bidang pengelolaan cost ataupun menekan budget dan meningkatkan revenue atau prestigous dalam menganalisa guest comment.Konflik semacam diatas selama dalam persaingan yang sehat itu sangat baik dalam meningkatkan produktivitas demi meningkatkan profit.

Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari dukungan dari department lainnya. Sebagaimana Housekeeping department merupakan department central yang

yang berhubungan dengan operasional ataupun department yang berhubungan dengan administrasi misalnya finance dan human resources.

Secara struktur organisasi perusahaan ( hotel ), Housekeeping department berada di bawah naungan Room Division Department bersama dengan front office department.

Dalam team work Room Divison setiap department erat sekali keterkaitannya ini bagaikan mata rantai.kenapa demikian ? jika salah satu mata rantai terputus maka kegiatan bisnis akan terhambat dengan sendirinya kualitas pelayanan akan mengalami penurunan , yang tentunya akan berakibat pada proses produktivitas.

Dibawah ini adalah department yang erat hubungan kerjanya dengan Housekeeping department;

Front office department

Hubungan housekeeping department dengan front office departmentmemiliki hubungan emosiaonal bagaikan dua sisi mata uang, saling membutuhkan, saling keterkaitan satu sama lain tetapi tidak sering pula terjadi konflik.

Housekeeping department berkewajiban membersihkan, menata, memprsiapkan kamar tamu, dan Front office department menjualnya.

Oleh karenanya hubungan keduanya harus sinergi, memiliki kesamaan visi, semangat yang sama, dalam tehnik kerja membangun kesamaan maka

agar tidak terjadi missed communication, bentuk kesamaan inin bisa di tunjukan dengan contohnya dalam penggunaan istilah dalam system mengenai up dated status kamar tamu.Istilah  – istilah laporan status kamar tamu yangmerupkan abreviation in harus pahami oleh kedua department tsb.

Adapun istilah  –  istilah itu misalnya Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND )

Dibawah ini istilah – istilah yang biasa digunakan ;

Istilah Abreviation Status Kamar

Front office Attendant Source; www.wikipedia.com

Vacant Clean Inspection VCI Kamar siap jual akan tetapi masih dalam keadaan inspeksi/pengecekan lebih lanjut

Vacant Dirty VD Kamar yang siap jual tetapi masih dalam

keadaan belum dibersihkan.

Sleep Out SO Kamar yang sudah di tempati ( terjual ) akan

tetapi tamunya tidak menempatinya, dan status kamarnya masih occupied

Occupied Occ Kamar yang sudah terjual

Occupied no luggage ONL Kamar yang sudah terjual dan ada

penghuninya akan tetapi tidak membawa barang – barangnya

Out of service OS Kamar yang untuk sementara tidak untuk

dijual

Out of Order OOO Kamar yang masih dalam keadaan perbaikan

(maintenance )

Don’t Disturb DND Kamar yang occupied yang penghuninya

tidak ingin diganggu selain ada permintaan dari penghuninya

Expected Arrival EA Kamar yang sudah di booking dengan status

confirm.

Expected Departure ED Kamar yang sudah confirm check out.

Demikian diantaranya istilah – istilah yang biasa di pakai dalam hubungan keduanya, adapun untuk kategory VIP pada umumnya management hotel menyusunya dengan kategory  –  kategory yang dikondisikan dengan market tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP memiliki tingkatan yang berbeda-beda dalam memberikan extra service nya.

Selain istilah  –  istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua department tsb, misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka memakai kode TWN, untuk kamar yang menggunakan tempat tidur type queen memakai kode QWN, untuk kamar yang memiliki tempat tidur double mereka menggunaka kode KING, begitu pula dengan type kamarnya mulai dari standard room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX, untuk Suite atau Executive diberi kode SUT 1, SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan type president suite atau penthouse.

Untuk kode – kode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel menentukan kode-kode tersebut untuk di install dalam system.

Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam membuat laporan status kamar ;

Housekeeping Department, Order Taker officer akan membuat dan melaporkan kepada front desk attendant mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya berdasarkan laporan dari setiap floor supervisor. Hal ini penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status Kamar-kamar yang akan dijual. System pelaporan ini sudah bisa diakses lewat system komputer dengan cara menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan system yang dipakai.sebagai referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH, FIDELIO dan OPERA.

- Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan Housekeeping atau department lain yang berkaitan dan memiliki kepentingan kerja.

- Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

- Memberitahukan kepada Housekeeping Department mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out dan statusnya EA.

- Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain jika terjadi perpindahan kamar.

Pada dasarnya Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara manual atau akses dari system hanya saja akan lebih baik hal ini dilakukan untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi room discrepancy maka sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.

Selain Front Office department, Sales & Marketing department juga dalam hubungan kerja memilki kedekatan, hanya saja sales & marketing department akan mendapat kan informasi tentang kamar-kamar yang siap jual melalui front office department, dan semua pembookingan kamar-kamar yang dilakukan oleh sales & marketing department akan melalui dan mekanisme Front office Department yang akan diteruskan ke housekeeping department.

Laundry Department

Laundry department adalah tetangga terdekat , secara psikologis managementnya hampir memiliki kesamaan , hanya saja ruang lingkup kerja laundry department tidak seluas housekeeping department.

Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik dan kakak dalam sebuah keluarga, secara design lokasi housekeeping office selalu berdekatan dengan laundry office, bahkan ada pula sebagian hotel yang menyatukan housekeeping dengan laundry dibawah satu atap housekeeping department.

Hubungan kerja erat yang tampak jelas housekeeping dengan laundry salah satunya supply linen untuk kebutuhan floor section,public area section, guest laundry, uniform karyawan, kelengkapan lainnya sebagai tools dalam kegiatan cleaning process.

Engineering Department

Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan engineering department merupakan partner kerja yang tidak akan pernah putus hubungannya.Kerkaitan Housekeeping department dengan Engineering department sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah “ kutukan” bahwa engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan housekeeping department yang begitu tide.

Hubungan kerja dapat dilihat diantaranya sebagai Berikut :

- Perbaikan dan pemeliharaan equipments menyangkut operasional seperti AC, Supply air bersih, listrik .

- Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di fasilitas floor section atau fasilitas public area .

- Mengerjakan work order dari housekeeping dengan tingkat urgency .

- Menginformasikan kepada housekeeping department dan front office department tentang perbaikan yang memerlukan jangka waktu lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out

- Melakukan program perawatan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, seperti painting, maintenance AC dll.

Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara Housekeeping department dengan engineering department sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, secara otomatis pekerjaan housekeeping akan terganggu. Oleh karenanya housekeeping department akan selalu memerlukan engineering department.

Food and Beverage Department

F&B department merupakan object paling demandings dalam pelayanan kebersihan, perawatan peralatan, akan tetapi sudah barang tentu permintaan pelayanan kebersihan ini adalah wajib hukumnya. Tidak ada kata “ tidak bisa” , “tidak ada staff” , atau “ tidak mungkin” semua argument – argument itu harus di hilangkan. Housekeeping department yang merupakan pertahanan terdepan dalam menjaga dan merawat agar peralatan – peralatan tetap dalam kualitas baik dan sesuai dengan umur perlatan tsb harus dapat menunaikan kwajiban itu.

Outlet – outlet F&B seperti restaurant, bar, dan meeting room merupakan ruangan  – ruangan yang kebersihannya, perawatan furniturenya mutlak harus di jaga dan dirawat.

Tehnik  –  tehnik perawatan seperti polishing, brooming, brushing dll. Dalam memenuhi rangka menjaga dan merawat harus dilakukan secara intensif dan terrecorded.

Kegiatan housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan special project ini dimaksudkan agar memilki schedule khusus perawatan sehingga peralatan atau furniture terawat dengan baik.

Public area section merupakan yang paling dominan hubungan dalam kegiatan pekerjaannya, begitu pula floor section , linen and uniform section serta florist section terlibat dalam kegiatan pemenuhan permintaan pelayanan F&B outlet.

 Accounting Department section Purchasing

Purchasing section yang di kepalai oleh purchasing manager yaitu merupakan section dalam acoounting department yang yang sering kali berhubungan dengan Housekeeping Department tentu dalam kegiatan operasionalnya akan selalu membutuhkan equipment  –  equipment yang bersipat  jangka panjang atu jangka pendek ( umur equipment). Kebutuhan operation setiap section. Floor section pasti membutuhkan supply linen, furniture yang memadai dan sesuia dengan kebutuhan operation, Section public area tentunya membutuhkan chemical yang berkualitas yang low budget high impact, juga kebutuhan mesin cleaning seperti vacuum cleaner, mop, broom , cloth, sponge, carpet sweeper dll, untuk linen section kebutuhan linen stock dan semua perlengkapan kamar, uniform karyawan, alat  –  alat taylor serta kelengkapannya, order taker desk tentu membutuhkan paper, buku untuk log book, Work order pad, PR ( purchase Requets ) pad dll. Begitu juga dengan  florist membutuhkan aneka ragam bunga, tanaman, pot bunga dll. Kesemua permintaan kebutuhan itu tidak serta merta dating dengan sederhana tanpa mekanisme yang benar. Purchasing department merupakan sarana untuk mengakomodir permintaan tersebut. Order taker officer akan mengakomodir segala kebutuhan operational ini dengan mengirimkan PR ( purchase request ) ke Purchesing officer. Sebaiknya dalam membuat PR ini data stock in  – out nya serta stock harus valid berdasarkan inventory yang updated, hal ini untuk mencegah ( avoid ) penumpukan barang yang useless. Kecenderungan dilapangan yang terjadi pada saat o perational yaitu keterlambatan datangnya barang yang di minta merupakan problem yang biasa di hadapi pada setiap perusahaan, oleh karena itu sebagai tips agar dalam pemenuhan kebutuhan operational berjalan lancar, kunci utamanya setiap section harus mempunyai jadwal yang konsisten dalam inventory dan memiliki estimasi yang benar dalam menentukan barang yang mau di pesan ( order ). Sering kali pada saat melakukan order barang supervisor section hanya melihat stock yang ada dan assumsi. Pada saat melakukan Purchase Request selain mencantumkan item yang akan di beli, kuota nya, alangkah baiknya juka kita mengetahui

effektif dan effisien, ini hanya dilakukan untuk pemesanan barang yang baru atau mengganti kualitas barang dengan supplier baru.

Purchasing officer akan merasa terbantu jika dalam order suatu barang hari ini minta hari ini ada, boleh saja dilakukan dengan tingkat pengecualian dan harus melalui approval GM. Barang – rang yang di peasan Housekeeping department setelah melalui mekanisme dan birokrasi yang tepat pada umumnya akan di distribute ke store, maka Housekeeping staff hanya boleh mengambil setiap purchase melalui store. Mengapa Demikian ? Setiap barang yang masuk dan keluar yang digunakan untuk kebutuhan operasional harus terrecord dalam administrasi yang baik dengan memiliki catatan fisik berupa log book manual, dan secara komputerisasi ( system ). Hal ini sangat penting agar management puncak khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau expenses. Di era sekarang system purchase request sudah lebih maju dengan menggunakan system computer agar menghemat waktu birokrasi, tetapi perlu di ingat bahwa hal yang manualpun seperti membuat purchase request harus tetap dilakukan, hal ini di peruntukan mencegah discrepancy dan penyalahgunaan wewenang.

 Accounting Department cost and revenue section.

Perlu diingat bahwa housekeeping adalah salah satu department yang dalam kegiatan bisnisnya merupakan penyumbang revenue yang cukup tinggi,akan tetapi housekeeping juga merupakan cost center .selain karyawan yang cukup banyak juga kebutuhan akan peralatan – peralatannya cost nya tinggi.oleh karenanya seorang executive housekeeper harus pandai membaca profit and loss statement. Dengan mencermati setiap nilai angka yang tertera pada P&L statement tersebut dengan teliti lalu di sesuaikan data tersebut dengan yang dimiliki internal sendiri, apabila terjadi perbedaan, sebaiknya clarified terlebih dahulu dengan chief accountant. Yang pada umumnya terjadi adalah kesalahan pada postingan Purchase request kebutuhan operational Housekeeping Department dengan kebutuhan operational engineering department atau department lainnya.

Accounting department akan memberikan profit and loss statementnya setiap bulan, tentunya berdasarkan data yang didapat dari purchase department untuk cost utilitiesnya, dan cost of employee dari Human Resourcesnya serta department lainnya yang terkait.

Selain purchasing, cost and revenue center section section lainnya seperti receiving, store juga kerap kali berhubungan dengan housekeeping department.

Security Departement

Security Department berkewajiban menjaga keamanan secara keseluruhan atas asset- asset company, Bukan hanya housekeeping department saja yang berkepentingan semua department sangat berkepentingan dengan security department.akan tetapi yang akan kita bahas adalah sekitar kegiatan housekeeping yang kerap kali berhubungan denga security department. Bentuk kegiatan itu diantaranya dilibatkannya sebagian besar atau seluruh karyawan housekeeping dan fire team khususnya bagian evakuasi tamu, kemudian prosedur loss and found yang harus melibatkan security dan front office department.

Menurut data statistic beberapa hotel yang saya dapatkan , case untuk housekeeping jauh lebih sedikit dibanding F&B department, akan tetapi case nya walau kecil tapi dalam penyelesain cukup rumit.

Tentunya security department sudah memiliki mekanisme dan system yang tepat untuk menyelesaikan setiap case yang muncul.

Selain department  –  department yang telah di uraikan Housekeeping department juga secara langsung atau tidak langsung memiliki keterikatannya dengan department lainnya yang tidak diuraikan diatas seperti Sales and Marketing, Public Relation dan Human Resources.

II. JOB DESCRIPTION

Penjelasan tugas atau Job description merupakan hal yang perlu dipahami dalam organisasi housekeeping department. Job Description merupakan rangkaian atau tugas  – tugas pekerjaan apa saja yang harus dilakasanakan sesuai dengan po sisinya dan terhadap siapa harus bertanggung jawab. Struktur organisasi yang tersusun yang disesuaikan dengan factor psikologisnya dan fisiologisnya diharapkan akan memberikan kesan posistif dalam berorganisasi demi mencapai tujuan. Penyusunan job description yang baik dan tepat merupakan salah satu kunci dalam mencapai kesuksesan. Job Description yang teralalu berbelit penuh dengan birokrasi akan menyulitkan dan akan menghambat pada kegiatan operasional. Job Description ini dimaksudkan agar karyawan atau staff memahami urutan kerja secara benar, karena job description ini juga yang akan mengukur kualitas pekerjaan itu sendiri . oleh karenanya setiap karyawan atau staff diwajibkan memahami apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.

Baiklah, kita urutkan job description masing – masing posisi secara phyramid. Executive Housekeeper

Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operational dan administrasi. Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi yang benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting langsung kepada Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat juga langsung kepada General Manager, hal ini disesuaiken dengan struktur organisasi yang dibuat management.

Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive housekeeper secara garis besar ;

1. Mengkoordinir seluruh section yang berada dalam o rganisasi housekeeping department. 2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan asset untuk semua

section yang tentunya disesuaikan dengan budget yang ditentukan. 3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.

4. Melakukan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk kebutuhan barang-barang (alat-alat) keperluan housekeeping.

6. Melakukan kontrol dalam segi managing cost / penghematan tanpa mengurangi kualitas pelayanan.

7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.

8. Supervisi yang details dan critism terhadap semua kegiatan operational .

9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan dan action yang tepat dengan memberikan solusi yang baik.

10. Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.

11. Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi hasil kerja dan solving problem yang timbul.

12. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas - tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan  – pekerjaan yang merupakan tugas dan kewajiban tambahan sebagai seorang executive housekeeper. Tugas itu diantaranya ;

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan housekeeping.

2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua karyawan 3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

4. Negosiasi dengan supplier.  Assistant Executive Housekeeper

Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu membantu tugas yang di embankan kepada Executive housekeeper.Wilayah tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan kewajiban executive haousekeeper.Posisi yang berhubungan dan merupakan staffnya langsung yaitu semua supervisor section.adapun seorang assistant executive housekeeper bertanggung jawab dan reporting kepada Executive Housekeeper.

Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah sbb ; 1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department.

2. Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance, special project , tata ruang dll. 3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja.

4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat – alat kerja yang effektif dan effisien dalam kegiatan housekeeping.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Melakukan controlling dalam segi penghematan / Managing cost.

7. Random checking di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan metode on the spot checking

8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.

9. Menampung, menganalisa setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu dan melakukan tindakan – tindakan untuk solving problemnya.

10. Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff housekeeping. 11. Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka evaluasi kerja.

12. Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping secara periodeik guna melakukan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper harus dapat ; - Membantu kelancaran operasional.

- Melakukan penilaian / appraisal penampilan kerja bawahan langsung. - Monitoring masalah produktivitas kerja.

- Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat. - Menyelenggarakan briefing dan meeting.

Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama dengan yang memikul tanggung jawab di public area, floor, Linen, dan florist. Yaitu Melaksanakan seluruh kegiatan operasional , Membuat administrasi yang baik dan benar, Melakukan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area,sampai dengan station atau linen room.

Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA, ED, atau status lainnya yang di distribusikan ke roomboy atau room maid.

2. Melakukan double check untuk kamar-kamar yang telah dibersihkan dan akan siap jual. 3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya. 4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada roomboy and room

maid .

5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase request untuk setiap Material Requisition

6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage. 7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.

8. Menghandle Lost and Found.

9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies. 10. Membuat laporan tentang lost , damage report.

11. Membuat time schedule .

12. Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function . 13. Mengatur schedule annual leave karyawan.

14. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan c omplimentary.

15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas  –  tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya, melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Public Area Supervisor

Tugas dan kewajibannya hampir sama dengan floor supervisor, selain tugas pokok publia area supervisor juga berkewajiban untuk menciptakan keharmonisan kekompakan ker ja, penilaian, internal meeting dll.Adapun yang sedikit membedakannya adalah ;

1. Menerima Laporan event berupa function sheet dari F&B department dan di distribusikan ke houseman.

2. Melakukan double check untuk ruangan  –  ruangan meeting atau F&B outlet yang telah dibersihkan.

3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya. 4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada houseman.

5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase request untuk setiap Material Requisition

6. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage. 7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.

8. Menghandle Lost and Found.

9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies. 10. Membuat laporan tentang lost , damage report.

11. Membuat time schedule .

13. Mengatur schedule annual leave karyawan.

14. Memerikan perhatian khusus untuk function atau event – event VIP.

15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Linen Supervisor

Begitu pula dengan posisi atau jabatan linen supervisor tugas dan kewajibannya sama dengan floor supervisor atau public area supervisor. Urutan pekerjaannya sebagai berikut ;

1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA, ED, atau status lainnya yang di distribusikan ke linen attendant .

2. Melakukan double check dan menerima permintaan untuk uniform, linen, towels bersih yang akan digunakan.

3. Mencatat dan melaporkan mengenai , uniform , linen atau towels damages serta hasil perbaikannya.

4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada linen attendant.

5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase request untuk setiap Material linen.

6. Bertanggungjawab atas persediaan Linen Supplies beserta stock, juga uniform karyawan. 7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.

8. Membuat log inventory linen, uniform .

9. Membuat laporan tentang lost , damage report. 10. Membuat time schedule .

11. Mengatur schedule annual leave karyawan.

12. Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.

13. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.

Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang linen supervisor diwajibakan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya terutama laundry ,memberikan service terbaik dalam pelayanan uniform untuk karyawan, melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.

Florist Supervisor

Untuk penataan, decoration untuk F&B outlet dan guest room yang merupakan tugas dan kewajiban section Horticulture.

Section yang bertanggung jawab ini disebut dengan posisi florist supervisor yang membawahi staffnya florist attendant.Seorang florist supervisor di tuntut memiliki keahlian dalam seni menata ruangan, keahlian membuat flower arrangement.

Dibawah ini merupakan beberapa job description untuk seorang florist ;

1. Menerima Laporan event berupa function sheet dari F&B department dan laporan status kamar.

2. Melakukan pengecekan tanaman atau flower arrangement kamar tamu atau meeting room dan F&B outlet.

3. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada flor ist attendant. 4. Membuat purchase request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis tanaman.

5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event. 6. Menerima laporan kerusakan equipment dan membuat work order. 7. Membuat log stock flower dan equipment .