Menjadi Pustakawan di Era Perpustakaan Digital dengan
Memanfaatkan Sistem Informasi Perpustakaan
Oleh: Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs
(Kepala Perpustakaan UKDW Yogyakarta – Email: anton@ti.ukdw.ac.id)
Abstrak
Menjadi pustakawan merupakan tantangan tersendiri yang tidak diminati oleh semua orang. Era perpustakaan yang berkembang juga menjadi tantangan yang berat bagi para pustakawan sekarang ini. Pustakawan dituntut agar dapat menguasai teknologi informasi dengan fasih sehingga dapat turut membangun perpustakaannya menjadi perpustakaan digital berbasis pada Sistem Informasi Perpustakaan. Penguasaan terhadap teknologi informasi dan Sistem Informasi Perpustakaan merupakan salah satu kunci sukses para pustakawan dalam menghadapi era perpustakaan digital.
Kata kunci: pustakawan, perpustakaan digital, sistem informasi perpustakaan
Pendahuluan
Dulu perpustakaan sering dikatakan sebagai suatu tempat yang menyimpan berbagai macam koleksi buku tercetak yang sangat banyak untuk dibaca para penggunanya. Perpustakaan cenderung menjadi tempat yang sunyi dan sangat disukai oleh para kutu buku. Hal tersebut membuat perpustakaan menjadi terkesan ekslusif dan tidak terlalu diminati oleh kalangan umum. Dengan demikian menjadi pustakawan/pustakawati juga merupakan tantangan
tersendiri dimana untuk menjadi pustakawan/wati biasanya orang-orang harus memiliki “panggilan” khusus, misalnya memang seorang kutu buku dan mungkin suka menyendiri.
Tentu saja seiring berjalannya waktu, perpustakaan terus berkembang mengikuti perkembangan jaman. Kini perpustakaan sudah dapat ditemui diberbagai tempat dengan mudah. Perpustakaan tidak lagi bersifat ekslusif namun sudah menjadi hal yang umum karena masyarakat sekarang ini sudah lebih teredukasi. Para penggunanya sudah banyak dan berasal dari berbagai kalangan sehingga beberapa perpustakaan yang lengkap tentunya menjadi sangat ramai didatangi para penggunanya.
Beberapa masalah yang dihadapi perpustakaan adalah masalah ruang/tempat, masalah tata kelola koleksi, masalah otomatisasi, masalah pembelajaran pustakawan/wati, dan masih banyak lagi. Era sekarang sarat dengan teknologi, sehingga secara otomatis, mau tidak mau, perpustakaanpun terkena dampaknya. Perpustakaan sekarang sudah mulai menggunakan teknologi informasi dan lama-kelamaan sudah mulai mengarah menuju ke perpustakaan digital. Masalah utama yang akan penulis angkat dalam tulisan ini adalah bagaimana menjadi pustakawan pada era perpustakaan digital sekarang ini, bagaimana menghadapinya dan apa saja yang harus dilakukan oleh para pustakawan tersebut. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh pustakawan adalah membekali dirinya dengan berbagai macam pengetahuan baru mengenai teknologi informasi dan menerapkan Sistem Informasi Perpustakaan pada Perpustakaannya. Hal ini tentu tidak mudah namun mau tidak mau harus dilaksanakan.
Perpustakaan Digital
Selama ini perpustakaan selalu menyimpan koleksi-koleksi dalam bentuk tercetak seperti misalnya buku, karya penelitian (skripsi, tesis, dan disertasi atau laporan penelitian lainnya), kaset, majalah, tabloid, dan jurnal, padahal untuk
mendukung kemajuan perpustakaan dan sebagai bentuk penyesuaian dengan perkembangan teknologi informasi, maka perpustakaan perlu juga mengembangkan perpustakaan dalam bentuk digital. Menurut pengertiannya perpustakaan digital merupakan perpustakaan yang menyimpan koleksi tidak hanya dalam bentuk fisik melainkan juga dalam bentuk digital. Beberapa pengertian perpustakaan digital adalah sebagai berikut:
1. Menurut The Digital Library Federation
“Organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities” (Walters 1998).
2. Menurut John Millard
“Libraries that are distinguished from information retrieval systems because they include more type of media, provide additional functionally and services, and include other stages of the information life cycle, from creation through use. Digital libraries can be viewed as a new form of information institution or as an extension of services libraries currently provide”.
3. Menurut T.B. Rajashekar
“a managed collection of information, with associated services, where the information is stored in digital formats and accessible over a network”.
Keberadaan perpustakaan digital semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna. Para pengguna yang menguasai teknologi informasi tentunya akan lebih senang jika mengunjungi perpustakaan yang juga menyediakan fitur perpustakaan digital, hal ini karena perpustakaan digital lebih mudah diakses, kapanpun dan dimanapun. Dari sisi pengelolaan dan managjemen, perpustakaan digital juga lebih ekonomis dari pengelolan karena dapat dilakukan secara virtual, sehingga mungkin tidak perlu gedung dan buku
secara fisik sehingga menghemat banyak hal namun tetap bisa mendapatkan pelanggan dan pendapatan.
Berkaitan dengan perubahan dan perkembangan di atas, pustakawan sudah seharusnya menerima dan berusaha menemukan cara untuk merespon-nya secara efektif dan inovatif dalam rangka memenuhi harapan pengguna. Tantangan yang ditimbulkan oleh perkembangan ini sudah seharusnya ditanggapi secara proaktif oleh pustakawan, bagaimana pustakawan harus merespon, bagaimana peran mereka sudah berubah, dan bagaimana mereka seharusnya menyiasati perkembangan tersebut.
Salah satu cara membangun perpustakaan digital adalah dengan jalan menggunakan atau mengembangkan Sistem Informasi Perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan akan mampu mendukung manajemen perpustakaan digital karena sistem informasi ini dapat dibuat berbasis desktop, web, ataupun mobile. Sistem Informasi Perpustakaan juga akan mengotomatisasi hampir sebagian besar pekerjaan-pekerjaan utama perpustakaan.
Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan suatu sistem perangkat lunak yang digunakan untuk menangani manajemen suatu perpustakaan secara menyeluruh. Sistem informasi ini dibangun berdasarkan pada pokok-pokok pelayanan perpustakaan, yaitu:
- Penyimpanan koleksi perpustakaan.
- Pencarian koleksi perpustakaan (koleksi umum, referensi, koleksi berkala, audio/video).
- Pelayanan sirkulasi (pinjam-kembali) antar pengguna perpustakaan.
- Penggunaan teknologi untuk mengakses sumber-sumber informasi elektronik.
Sistem ini harus memiliki kemampuan dasar, yaitu menyimpan (save), mengambil (retreive), mengolah (process), mengkomunikasikan (communicate/output) informasi yang diterima dengan menggunakan peralatan dan teknologi elektronik.
Jika dilihat dari kemampuan dasarnya tersebut, maka Sistem Informasi Perpustakaan haruslah mempunyai beberapa komponen penyusun, yaitu:
- Komponen input atau komponen masukan.
- Komponen model (algoritma).
- Komponen output atau komponen keluaran.
- Komponen teknologi (bahasa pemrograman dan platform).
- Komponen basis data.
- Komponen kontrol atau komponen pengendalian.
Semua komponen tersebut tentunya akan mendukung Sistem Informasi Perpustakaan untuk mencapai tujuannya, seperti mempercepat pekerjaan transaksional, mengurangi kesalahan proses manual, dan meningkatkan kemampuan pelayanan perpustakaan itu sendiri.
Fitur Sistem Informasi Perpustakaan juga menjadi salah satu acuan digunakan atau tidaknya suatu sistem informasi. Beberapa fitur yang dapat wajib ada pada sebuah Sistem Informasi Perpustakaan adalah:
1. Pengadaan / acquisitions (ordering, receiving, and invoicing materials),
2. Inventarisasi koleksi,
3. Katalogisasi (classifying and indexing materials),
5. Manajemen Serials (tracking magazine, journals, and newspaper holdings)
6. Pengelolaan anggota (membership management),
7. OPAC (online public access catalog for users),
8. Statistik / Reports
Sedangkan fitur pengembangannya adalah:
• Software tersebut bersifat multiplatform
• Dukungan Copy cataloging
• Dukungan terhadap RFID
• Barcode & bibliographic data printing
• Pencetakan surat bebas pustaka & kartu anggota
• Dukungan standard MARC (Machine Readable Cataloging)
• Online renewal dan reservation
• Email dan SMS notification
• Backup data
• PDF dan Excel reporting
Sistem Informasi Perpustakaan dapat dibangun sendiri, dibeli, atau bahkan menggunakan sistem yang sudah jadi secara gratis. Pada dasarnya terdapat tiga platform yang dapat digunakan untuk menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan, yaitu berbasis desktop, berbasis web, dan berbasis mobile (perangkat bergerak). Untuk sistem yang berbasis desktop sudah sangat umum ditemui dan lebih cenderung mudah digunakan, namun sangat bergantung pada sistem operasi yang digunakan (misalnya Windows, Linux, Mac, atau yang lainnya), sedangkan yang lebih independen adalah berbasis web sehingga
pengguna hanya perlu mengakses sistem sebagai client menggunakan browser mereka saja. Pembuatan dan pengembangan sistem berbasis web ini masih baru dan sering dilakukan mengingat interoperabilitasnya1 tinggi. Sedangkan bagian terakhir, yaitu berbasis mobile masih jarang dilakukan mengingat keterbatasan kemampuan2 yang dimiliki oleh perangkat bergerak.
Beberapa Sistem Informasi Perpustakaan yang cukup baik untuk digunakan secara gratis adalah: Evergreen, Invenio, Koha, NewGenLib, Greenstone, OpenBibilio, dan Senayan / SLIMS (buatan Indonesia). Sedangkan yang tidak gratis misalnya: Ex Libris, Millennium, SirsiDynix – Symphony, LibraryWorld, NOSA, SydneyPLUS International, Talis , Horizon, Voyager, dan MySIPISIS (buatan Indonesia).
Pembangunan dan Penggunaan Sistem Informasi Perpustakaan
Untuk dapat membangun dan menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan, maka dibutuhkan kesiapan baik dari sisi manusia maupun perangkat lunak dan kerasnya. Kebutuhan utama tersebut adalah:
1. Kebutuhan Brainware
Dibutuhkan beberapa operator dan administrator. Operator bertugas untuk melakukan pengoperasian semua transaksi sistem informasi, sedangkan administrator bertugas untuk melakukan setup awal dan maintenance sistem informasi tersebut secara berkala, seperti misalnya backup data dan menjaga keamanannya.
1
Kemampuan suatu sistem untuk dapat dijalankan pada beberapa platform tanpa harus kerepotan dalam perpidahannya sistem dan datanya. Salah satu hal yang sangat berpengaruh pada platform adalah sistem operasi dan arsitektur processor.
2
Keterbatasan perangkat mobile misalnya: baterai yang tidak tahan lama, layar yang kecil, perangkat input yang lebih sulit, prosesor perangkat yang belum canggih, ketersediaan jaringan Internet yang masih mahal, dan lain-lain.
2. Kebutuhan Software
Dibutuhkan software server seperti misalnya web server (Apache, Internet Information Service, Tomcat, Glassfish, dan lain-lain), bahasa pemrograman yang digunakan (PHP, ASP, .NET, Java, JSP, dan lain-lain), database server (MySQL, SQL Server, Oracle, Postgres, dan lain-lain), library-library pendukung, dan sistem operasi tertentu (Windows, Linux, Mac, dan lain-lain).
3. Kebutuhan Hardware
Dibutuhkan spesifikasi hardware yang cukup tinggi dikarenakan sistem informasi tersebut akan melayani beberapa client sekaligus, bahkan mungkin bisa mencapai puluhan client, tergantung dari berapa jumlah anggota perpustakaannya. Hardware yang digunakan biasanya termasuk dalam hardware setingkat server.
Bentuk Dukungan Perpustakaan terhadap Sistem Informasi Perpustakaan
Untuk dapat mendukung pengembangan perpustakaan menuju ke perpustakaan digital, maka beberapa hal dapat dilakukan. Perpustakaan yang masih manual atau sedang menuju perpustakaan digital masih bisa melakukan persiapan menuju kesana. Yang perlu diperhatikan oleh para pustakawan dan pengelolanya adalah:
• Akses Internet/Intranet
Keputusan peralihan dari perpustakaan manual ke perpustakaan digital juga dipengaruhi oleh kebijakan perpustakaan akan kesepakatan akses internet/intranet. Dalam hal ini perpustakaan harus membuat kebijakan tentang boleh tidaknya data-data perpustakaan yang dimiliki diakses secara luas atau tidak. Jika perpustakaan digital mau dijalankan, maka setikdaknya kebijakan adanya akses Internet harus diperbolehkan.
• Kompleksitas Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan
Seberapa kompleksnya suatu aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan akan mempengaruhi lama tidaknya pembangunan sistem informasi tersebut dan tentunya akan mempengaruhi kesiapan perpustakaan untuk membentuk perpustakaan digital. Jika suatu sistem informasi semakin kompleks mungkin juga akan banyak bug yang mengancam (vulnerability), makin mahal harganya, makin berat jika diakses dan lain-lain. Namun sisi positifnya adalah semakin kompleks suatu sistem informasi berarti semakin matur dan semakin lengkap fitur-fitur yang ada dan dapat ditangani oleh sistem informasi tersebut.
• Dana
Dana menjadi poin yang sangat penting. Sebab suatu perpustakaan yang hendak berkembang menjadi perpustakaan digital berarti harus melakukan banyak persiapan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, antara lain: menyiapkan brainware, software, dan hardware, kemudian melakukan pengubahan / pen-scan-an dari koleksi fisik menjadi koleksi digital, membeli koleksi digital baru, melakukan training terhadap para pustakawan untuk penyesuaian diri, dan lain-lain. Namun hal ini tidak boleh membuat perpustakaan kecil hati karena dana yang diinvestasikan tentunya akan sangat bermanfaat untuk mengembangkan perpustakaan menjadi lebih maju dan baik.
• Kebijaksanaan Perpustakaan
Bisa dikatakan bahwa kebijaksanaan perpustakaan adalah hal yang paling utama, sebab para pustakawan dan pengelolanya haruslah memiliki kesiapan dalam mengelola perpustakaan digitalnya. Tentunya akan banyak perubahan peraturan dan standar operasional prosedur (SOP) untuk melakukan manajemen perpustakaan digital.
Sistem informasi apapun juga bentuknya tentu sangat rentan terhadap masalah keamanan data. Keamaman data sistem informasi perpustakaan merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan secara serius oleh para pengelola (admin) perpustakaan. Hal ini dikerenakan sistem informasi perpustakaan tentu memiliki data-data yang sangat penting/berharga yang tidak boleh diketahui oleh pihak lain. Data-data yang berharga misalnya adalah data penelitian, data skripsi, tesis, disertasi, data buku-buku antik dan lain-lain. Jika pihak yang tidak berhak dapat membobol sistem informasi tersebut maka data-data yang berharga akan dapat dicuri dengan mudahnya. Untuk dapat menjaga keamanan data sistem informasi, maka diperlukan kebijakan yang tegas dari pihak perpustakaan mengenai pembatasan hak akses, diperlukan juga sistem software yang memang dirancang secara benar dan sudah dites keamanannya dari sisi perangkat lunak, serta investasi alat-alat pendukung keamanan tersebut yang tentunya membutuhkan biaya yang cukup besar. Salah satu solusi untuk masalah ini adalah menggunakan teknologi Secure Socket Layer dan HTTPS.
• Sumber Daya Manusia
Bagian terakhir ini merupakan hal yang paling utama dari semuanya. Jika semua poin diatas sudah dilakukan namun sumber daya manusia yang dimiliki oleh perpustakaan masih belum mampu mengikuti tren teknologi informasi, maka semuanya akan menjadi rapuh. Kemampuan SDM sangat perlu dilatih agar dapat mengoperasikan semua sistem informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Selain mengoperasikan SDM yang ada juga dilatih untuk mengembangkan sendiri sistem informasinya agar tidak tergantung secara terus menerus pada pihak ketiga pembuat sistem informasi.
Kesimpulan
Di era perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat ini, perpustakaan juga mau tidak mau ikut terkena imbasnya. Perpustakaan beralih dari perpustakaan konvensional menuju ke perpustakaan digital. Perpustakaan digital merupakan perpustakaan yang juga mencakup perpustakaan konvensional, karena di dalam perpustakaan digital terdapat juga konsep perpustakaan konvensional ditambah dengan perpustakaan digital. Perpustakaan digital menyediakan data koleksi dalam bentuk e-koleksi, yaitu koleksi eletronik.
Untuk mendukung perpustakaan digital dapat berjalan dengan baik, maka para pustakawan harus mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi dengan jalan dapat menggunakan dan mengembangkan sistem informasi perpustakaan sehingga sistem perpustakaan yang dikelolanya dapat dimanage dengan baik dan terotomatisasi. Penggunaan sistem informasi perpustakaan membutuhkan komitmen para pengelolanya terutama dalam hal: kebijakan akses, dana, keamaman sistem, dan sumber daya manusianya.
Referensi
1. Antonius Rachmat C, Sistem Informasi Perpustakaan, 2011,
(http://lecturer.ukdw.ac.id/anton/download/Sistem%20Informasi%20Perpu
stakaan.pdf)
2. Hermawan, Membangun Perpustakaan Digital : Suatu Tinjauan
Aspek Manajemen, 2009,
( http://tartojogja.wordpress.com/2009/01/06/membangun-perpustakaan-digital-suatu-tinjauan-aspek-manajemen/)
3. Kosasih Iskandarsjah, Membangun Digital Library, 2008, (http://www.edu2000.org/portal/index.php?option=com_content&task=vie w&id=148&Itemid=2)
BIODATA PENULIS
Nama : Antonius Rachmat C, S.Kom, M.Cs.
Asal institusi : Universitas Kristen Duta Wacana
Asal perpustakaan : Perpustakaan UKDW Yogyakarta
Perkerjaan : Dosen Fakultas Teknologi Informasi, Prodi Teknik Informatika
Jabatan : Kepala Perpustakaan UKDW Yogyakarta
Alamat institusi : Jl. Dr. Wahidin 5-25 Yogyakarta
