TUGAS AKHIR – RI 1592
KAJIAN GO/NO GO UNIT PENGELOLAAN
DOKUMEN (DOCUMENT CENTER) DI UNIT
ENGINEERING SERVICES, PT GMF
AERO-ASIA
YANIZ WAHYU ASTARI NRP 2505 100 139 Pembimbing I Nani Kurniati, ST.,MT Pembimbing II
Maria Anityasari, ST.,ME., Ph.D
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI Fakultas Teknologi Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2009
FINAL PROJECT
“GO/NO GO” ANALYSIS DOCUMENT
MANAGEMENT (DOCUMENT CENTER) OF
ENGINEERING SERVICES UNIT, PT GMF
AERO-ASIA
YANIZ WAHYU ASTARI NRP 2505 100 139 Supervisor
Nani Kurniati, ST.,MT Co-Supervisor
Maria Anityasari, ST.,ME., Ph.D
DEPARTMENT OF INDUSTRIAL ENGINEERING Faculty of Industry Engineering
Institute of Technology Sepuluh Nopember Surabaya 2009
v
ABSTRAK
Adanya regulasi dari auditor (EASA, FAA) tentang ketersediaan dan kelengkapan dokumen dalam suatu MRO, membuat GMF merencanakan suatu strategi mengenai ketersediaan data dan dokumen (data quality and availability), dimana rancangan tersebut dituangkan dalam KPI unit Engineering Services (TER). Unit TER ingin merealisasikannya dalam bentuk unit pengelolaan dokumen yang disebut Document Center. Adanya Document Center membuat seluruh dokumen di GMF terpusat baik dalam bentuk hardcopy maupun
softcopy. Permasalahan yang dibahas dalam penelitian ini adalah apakah Document Center layak untuk didirikan dan mampu bersaing dengan
perusahaan pengelolaan dokumen yang serupa. Tahap awal perencanaan ini adalah memformulasikan perhitungan untuk komponen-komponen utama dalam suatu Document Center antara lain jumlah karyawan, jumlah mesin multifungsi, jumlah barang inventaris, Internal Billing
Transfer (IBT) scanning dan storage, investasi, dan aliran kas untuk Document Center. Untuk melihat kelayakannya, dilakukan uji
sensitivitas terhadap pengaruh perubahan volume dokumen terhadap Net
Present Value (NPV) Document Center dan sensitivitas terhadap
pengaruh perubahan harga perusahaan lain terhadap saving cost GMF. Dari pengujian tersebut diperoleh hasil bahwa Document Center layak untuk didirikan dan mampu bersaing dengan perusahaan pengelola dokumen lain.
Kata kunci: Document Center, studi kelayakan, net present value, uji sensitivitas
vi
ABSTRACT
Having a regulation from auditor (EASA, FAA) about the supply and completeness of documents in an MRO, makes GMF to plan a strategy to manage the supply of data and documents (data quality and availability), in which its draft is put in KPI of Engineering Services unit (TER).This plan is reflected in the establishment of a Document Center. The document center manages all documents in GMF centrally in the form of hardcopy and softcopy. This study investigates whether the document center is viable to be established and is able to compete with the similar document management companies. The first step of this plan is to calculate the main elements of a Document Center such as employee, a number of multifunction machines and inventories, Internal Billing Transfer (IBT) scanning and storage, investment, and cash flow for the Document Center. To justify its visibility, a sensitivity test towards the influence of volume alteration to Net Present Value (NPV) and a sensitivity test towards the influence of other companies’ price toward GMF’s saving cost must be conducted. The test proves that the Document Center is feasible to be established and is able to compete with the other document management companies.
Keywords: Document Center, Visibility study, Net Present Value, sensitivity test.
KAJIAN GO/NO GO UNIT PENGELOLAAN
DOKUMEN (DOCUMENT CENTER) DI UNIT
ENGINEERING SERVICES, PT GMF AERO-ASIA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik pada Program Studi S-1
Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Oleh :
YANIZ WAHYU ASTARI Nrp. 2505 100 139
Disetujui oleh Pembimbing Tugas Akhir :
Nani Kurniati, ST., MT ... (Pembimbing I) Maria Anityasari, ST., ME., Ph.D... (Pembimbing II)
SURABAYA AGUSTUS 2009
KAJIAN GO/NO GO UNIT PENGELOLAAN
DOKUMEN (DOCUMENT CENTER) DI UNIT
ENGINEERING SERVICES, PT GMF AERO-ASIA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik pada Program Studi S-1 Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Disusun Oleh :
YANIZ WAHYU ASTARI
2505 100 139
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA
2009
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat serta hidayah sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik. Tak lupa shalawat dan salam Penulis haturkan pada junjungan Nabi Muhammad SAW. Selama melakukan pembuatan Tugas Akhir ini, Penulis menerima banyak bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih, kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan anugerahNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini 2. Bapak, Ibu, Adik, dan keluarga besar saya atas perhatian dan
kasih sayang yang telah diberikan hingga saat ini.
3. Ibu Nani Kurniati dan Ibu Maria Anityasari selaku pembimbing Tugas Akhir.
4. Ibu Sri Gunani Partiwi, selaku Ketua Jurusan Teknik Industri ITS.
5. Ibu Syarifa Hanoum, selaku Koordinator Tugas Akhir Teknik Industri ITS.
6. Bapak Cornelis, Ibu Vita, dan Pak Ramdhan selaku pembimbing magang Penulis di unit TER GMF AeroAsia. 7. Reza Ardian, yang memberikan perhatian ekstra, kasih
sayang, dan sebagai teman diskusi untuk Tugas Akhir saya. 8. Sahabat-sahabat di TI’05: Atim, Gita, Aya, Tiananda, Mirsa,
Alen, Pramanda (Adhit), Putu, yang selalu membuat saya terhibur atas kehadirannya.
9. Adis TI’04, terima kasih atas nasehat “nyantai” yang telah diberikan selama ini, nasehat tersebut membuat saya selalu santai dalam menjalani hidup.
10. Keluarga besar Laboratorium Komputasi dan Optimasi Industri (KOI).
11. Teman-teman magang di GMF: Adi, Yuan, Baha, Heri, Sulham, Nancy, Atip, Gusti, Adit, teman dikala senang dan susah selama di Jakarta. Terima kasih atas hiburan yang kalian berikan selama magang di GMF.
viii
12. Saudara sekaligus sahabat di Malang, Dhaniar Hudhan Ardana, terima kasih atas bantuan yang telah diberikan dalam Tugas Akhir saya.
13. Rani Permana, terima kasih telah membagi ilmu kepada saya.
14. Teman- teman TI angkatan 2005
15. Seluruh dosen dan pegawai TI-ITS yang telah memberikan ilmu dan bantuan selama proses studi.
16. Serta semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan ke depan, demi kemajuan masyarakat Indonesia pada umumnya dan khususnya bagi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.
Surabaya, Agustus 2009
ix
DAFTAR ISI
Judul……….i
Judul dalam bahasa inggris………..ii
Lembar pengesahan………. iii
Abstrak………...v
Abstract………..vi
Kata Pengantar……… vii
Daftar isi………. ix
Daftar tabel………. xiii
Daftar gambar………. xvii
BAB I PENDAHULUAN………. 1
1.1 Latar Belakang……… 1
1.2 Permasalahan……….. 5
1.3 Tujuan Penelitian……… 5
1.4 Manfaat Penelitian………... 5
1.5 Batasan dan Asumsi……… 6
1.5.1 Batasan……….. 6
1.5.2 Asumsi………...6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……….. 9
2.1 Studi kelayakan……… 9
2.2 Aspek teknis……… 10
2.3 Aspek financial……… 10
2.4 Benefits cost Analysis………. 11
2.5 Time Value of Money………. 12
2.6 Net Present Value………. 13
2.7 Analisa sensitivitas………. 14
2.8 Penetapan Kebutuhan Jumlah Mesin……….. 15
x
2.10 Pengukuran Waktu Kerja Dengan Jam Henti (Stopwatch
Time Study)………. 17
BAB III METODOLOGI PENELITIAN……….. 19
3.1 Identifikasi dan perumusan masalah……… 19
3.2 Studi literature………. 19
3.3 Studi lapangan……….. 20
3.4 Pengumpulan Data……….. 20
3.5 Perhitungan IBT kondisi existing……… 21
3.6 Perhitungan rencana Document Center……… 21
3.7 Langkah pengelolaan dokumen GMF periode 2002-2009……… 21
3.8 Perhitungan kelayakan usaha melalui beberapa skenario 21 3.8.1 Pemilihan metode untuk operasional Document Center………. 21
3.8.2 Sensitivitas kelayakan Document Center………….… 22
3.8.3 Membandingkan saving cost GMF terhadap perusahaan pengelola dokumen lain.………. 22
3.9 Analisa dan intepretasi………. 22
3.10 Kesimpulan………. 22
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA..25
4.1 Pengumpulan data………. 25
4.1.1 Deskripsi Perusahaan dan Unit………..25
4.1.1.1 Deskripsi perusahaan………. 25
4.1.1.2 Unit Engineering Service (TE) ………... 28
4.1.1.3 Unit TQS………... 30
4.1.1.4 Unit THS………... 31
4.1.1.5 Unit Component Shop (TCA, TCE, TCW)..……. 32
4.1.1.6 Unit Finance (TA)……….. 33
4.1.1.7 Unit Base Maintenance Support (TBS)………….. 33
xi
4.1.1.9 Unit Engine Maintenance (TR)………..………… 36
4.1.2 Digital filing project………..…..…37
4.1.2.1 Aliran proses digital filing Tech Pub……….. 38
4.1.2.2 Internal Billing Transfer (IBT)………..…… 39
4.1.2.3 Tenaga kerja digital filing tech-pub………... 40
4.1.3 Perencanaan Document Center……… 41
4.1.3.1 Deskripsi Document Center……… 41
4.2 Pengolahan data………. 42
4.2.1Perhitungan IBT digital filing Tech Pub……….. 42
4.2.1.1 Perhitungan IBT unit TAR………..44
4.2.1.2 Perhitungan IBT unit TQS………..…. 49
4.2.1.3 Penentuan IBT TCA, TCE, TCW………….….. 52
4.2.2 Perhitungan perencanaan Document Center.………... 57
4.2.2.1Perhitungan proyeksi jumlah & biaya Xerox multifunction (scan/print/fotokop………57
4.2.2.2 Pegawai………..……….. 59
4.2.2.3Peralatan & perlengkapan Document Center…..75
4.2.2.4 Kebutuhan Luas wilayah Document Center….. 79
4.2.2.5 Biaya listrik Document Center……….. 82
4.2.2.6 Biaya Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)…….. 83
4.2.2.7 Biaya cleaning service………... 83
4.2.2.8 Biaya sewa tanah……….. 83
4.2.2.9 Biaya security……… 84
4.2.2.10 Biaya maintenance komputer……….. 84
4.2.2.11 Biaya fumigasi……….... 84
4.2.2.12 Biaya dehumidifier………. 84
4.2.2.13 Proyeksi investasi Document Center 5 tahun mendatang……….. 85
4.2.2.14 Perhitungan IBT Document Center…………. 87
4.2.2.15 Pendapatan (revenue) Document Center…….95
xii
4.2.2.17 Perhitungan Net Present Value (NPV) …….. 98
4.2.2.18 Perhitungan penghematan (saving) Document Center dibandingkan Astragraphia………. 98
4.3 Uji sensitivitas Document Center……… 100
4.3.1 Pengelolaan dokumen GMF periode 2002-2009…….102
4.3.2Uji Kelayakan Document Center………. 106
BAB V ANALISA DAN INTEPRETASI DATA………… 113
5.1 Analisa kondisi existing project digital filing Tech Pub.. 113
5.2 Analisa perencanaan Document Center………... 114
5.2.1 Tenaga kerja Document Center……… 114
5.2.2 Internal Biling Transfer (IBT) Document Center…… 116
5.3 Analisa pengelolaan dokumen GMF periode 2002-2009 117 5.4 Analisa kelayakan Document Center………... 119
5.4.1 Analisa metode untuk operasional Document Center.. 119
5.4.2Analisa sensitivitas pengaruh perubahan volume dokumen……….. 120
5.5 Analisa saving cost GMF……… 121
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN……….. 123
6.1 Kesimpulan………. 123
6.2 Saran……… 124
Daftar Pustaka Lampiran
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Situasi nilai NPV……… 14
Tabel 4. 1 Dokumen unit TQS……… 30
Tabel 4. 2 Dokumen unit THS……… 31
Tabel 4. 3 Dokumen unit TCA, TCE & TCW………. 32
Tabel 4. 4 Dokumen Unit TBS……… 34
Tabel 4. 5 Dokumen Unit TLP……… 35
Tabel 4. 6 volume dokumen TLP……… 35
Tabel 4. 7 Dokumen Unit TR……… 36
Tabel 4. 8 volume dokumen TR……… 37
Tabel 4. 9 IBT aktual……….. 40
Tabel 4. 10 Jumlah karyawan digital filing per unit………… 40
Tabel 4. 11 Perhitungan maksimal halaman per hari……….. 44
Tabel 4. 12 Keterangan man hours cost IBT unit TAR…….. 44
Tabel 4. 13 Informasi perhitungan biaya sewa tanah IBT unit TAR……… .46
Tabel 4. 14 Informasi perhitungan PBB untuk IBT unit TAR.47 Tabel 4. 15 Informasi perhitungan cleaning service cost untuk IBT unit TAR……….. 48
Tabel 4. 16 Informasi perhitungan security cost untuk IBT unit TAR………. 48
Tabel 4. 17 IBT unit TAR……… 49
Tabel 4. 18 Keterangan man hours cost IBT unit TQS……... 49
Tabel 4. 19 IBT unit TQS……… 51
Tabel 4. 20 Keterangan man hours cost IBT unit TC……….. 52
Tabel 4.21 Informasi perhitungan biaya sewa tanah IBT unit TC……… 54
xiv
Tabel 4. 22 Informasi perhitungan PBB untuk IBT unit TC...55 Tabel 4. 23 Informasi perhitungan cleaning service cost untuk
IBT unit TC………. 55 Tabel 4. 24 Informasi perhitungan security cost untuk IBT unit
TC……… 56 Tabel 4. 25 IBT unit TC……….. 57 Tabel 4. 26 Data penggunaan xerox di unit TER……… 58 Tabel 4.27 Tabel performance rating dengan sistem
Westinghouse………. 67 Tabel 4. 28 Hasil perhitungan waktu standar……….. 70 Tabel 4.29 perencanaan waktu standar pegawai (per 50
lembar)……… 71 Tabel 4. 30 unsur-unsur penggajian karyawan……… 74 Tabel 4. 31 Isi mobile filing system……… 76 Tabel 4. 32 Ukuran perlengkapan Document Center……….. 79 Tabel 4. 33 Daya perlengkapan kantor……… 82 Tabel 4. 34 Daftar harga inventaris Document Center……… 85 Tabel 4. 35 Proyeksi umur barang……….. 87 Tabel 4. 36 Jumlah maksimal dokumen hasil mesin scan per
hari……….. 89 Tabel 4. 37 Perhitungan man hour cost (scanning)…………. 90 Tabel 4. 38 Perhitungan man hour cost (storage)……… 92 Tabel 4. 39 Perhitungan pendapatan Document Center…….. 96 Tabel 4. 40 Daftar harga Astragraphia……… 98 Tabel 4. 41 Skenario pengujian……….. 102 Tabel 4. 42 Skenario kondisi pengelolaan dokumen GMF periode
2002-2009……….. 103 Tabel 4. 43 Volume dokumen periode 2002-2009………….. 104 Tabel 4. 44 Biaya outsourcing ke Astragraphia………... 105 Tabel 4. 45 Skenario operasional Document Center…………107
xv
Tabel 4. 46 Daftar NPV skenario untuk operasional Document Center………. 108 Tabel 4. 47 Sensitivitas kelayakan Document Center………. 109 Tabel 4. 48 Saving cost GMF……… 111 Tabel 4. 49 Sensitivitas terhadap pengaruh penurunan harga
Astragraphia……… 112 Tabel 5. 1 Perbandingan waktu entry data manual vs barcode 116 Tabel 5. 2 Daftar NPV skenario A-D……… 118 Tabel 5. 4 Perbandingan NPV & pengeluaran Document Center
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 2 Langkah-langkah perhitungan waktu standar….18 Gambar 3. 1 Flowchart metodologi penelitian……… 23 Gambar 4. 1 Logo GMF Aero Asia……… 26 Gambar 4. 2 Struktur organisasi GMF……… 28 Gambar 4. 3 Struktur organisasi Engineering Services…….. 29 Gambar 4. 4 Proses Digital filing Tech Pub……… 38 Gambar 4. 5 Control chart keseragaman data waktu scanning 61 Gambar 4. 6 Control chart keseragaman data waktu
preparation……….. 61 Gambar 4. 7 Control chart keseragaman data waktu pegawai
scanning……….. 62 Gambar 4. 8 Control chart keseragaman data waktu pegawai edit
data……….. 63 Gambar 4. 9 Control chart keseragaman data waktu pegawai entry
data……….. 64 Gambar 4. 10 Mobile filing system………. 76 Gambar 4. 11 ordner……… 77 Gambar 4. 12 Grafik prosentase unsur luas ruangan………... 80 Gambar 4. 13 Layout Document Center………. 81 Gambar 4. 14 Dehumidifier……… 85 Gambar 4. 15 Prosentase unsur-unsur IBT scanning Document
Center………... 88 Gambar 4. 16 Prosentase unsur-unsur IBT storage Document
Center………. 89 Gambar 4. 17 Grafik metode pengelolaan dokumen periode
2002-2009………. 103 Gambar 4. 18 Grafik skenario I-L………... 106
xviii
Gambar 4. 19 Rancangan metode operasional Document Center……….. 107
