IT GOVERNANCE IN ACTION Strategi Menyeim

(1)

Richardus Eko Indrajit

[email protected]

IT GOVERNANCE IN ACTION

S

trategi

M

enyeimbangkan

M

anfaat dan

(2)

F

ENOMENA TERKINI ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

( Jarang menang (hampir selalu kalah) dalam kompetisi ICT regional dan internasional

( Kesulitan dalam melakukan penetrasi market nasional dan regional, apalagi internasional

( Kalah dengan inisiatif “

bad-product-good-marketing” yang sering digembor-gemborkan

pesaing Asia

(3)

M

ENGAPA BISA TERJADI? ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

( Produk yang dihasilkan sangat baik, tetapi dilaksanakan secara “

good-product-bad-marketing”

–  Kemampuan berkomunikasi untuk menjual –  Menyamaratakan semua konteks organisasi

( Terlampau “melihat ke dalam”

–  Kualitas dan kegunaan dilihat dari segi pembuat, bukan pengguna

(4)

P

RINSIP UTAMA ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

( Bagaimana pun teknologi informasi “diadakan”

oleh organisasi untuk meningkatkan kualitas kinerjanya

( Kebanyakan pengambil keputusan adalah Board of Directors_{atau pimpinan perusahaan yang tidak}

memiliki latar belakang teknologi informasi

( Keputusan akan sangat bergantung pada

keseimbangan antara manfaat yang diperoleh

(5)

P

ERTANYAAN UTAMA ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

Apakah dan seberapa besarkah

ORGANISATION VALUE yang ditawarkan dari inovasi produk dan jasa teknologi informasi yang anda tawarkan, sehingga membuat kami ingin memilikinya karena jelas manfaat

(6)

U

LTIMATE VALUE OF INFORMATION TECHNOLOGY ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

IT Governance:

A structure of relationships and processes to direct and control the enterprise in order to

achieve the enterprise’’s goals by adding value

while balancing risk versus return over IT and

its processes.””

(7)

T

ECHNOLOGY GOVERNANCE ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

PLAN DESIGN CONSTRUCT DEPLOY IMPLEMENT

EVALUATE MAINTAIN

MONITOR AUDIT

UPGRADE

PROJECT-BASED ACTIVITY

(8)

T

OTAL COST OF OWNERSHIP ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

PROJECT

–  Return on Investment

–  Cost-Benefit Analysis

–  Objectives,

Multi-Criteria

–  Return on Management

–  Information Economics

–  Critical Success Factors

–  Value Analysis

–  Experimental Method

ROUTINE

–  Strategic Analysis

Evaluation

–  Value Chain Assessment

–  Relative Competitive

Performance

–  Proportion of Management

Vision Achieved

–  Work Study Assessment

–  Economic Assessment

–  Financial Accounting

Based Analysis

–  User Attitudes

–  User Utility Assessment

–  Value Added Analysis

(9)

PROJECT-BASED

FORMULA

(10)

R

ETURN ON INVESTMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Durasi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah dialokasikan

–  Payback Method

–  Internal Rate of Return –  Net Present Value

9 Dibandingkan dengan suatu ambang batas untuk persetujuan

9 Dipergunakan oleh organisasi yang

sangat ketat pengelolaan keuangannya

(11)

C

OST-BENEFIT ANALYSIS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Memperbandingkan sejumlah elemen biaya dengan elemen manfaat

9 Manfaat yang intangible, dicoba dicari

value padanannya, sebelum dilakukan

justifikasi dengan standar baku (ROI) atau manajemen resiko

9 Bisa dilakukan secara “bolak-balik” antara

biaya dan manfaat

(12)

M

ULTI-OBJECTIVES, MULTI-CRITERIA ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Pembuat keputusan lebih dari satu orang dengan pandangan yang berbeda

9 Nilai utility lebih tinggi dari sekedar finansial

9 Ditentukan sejumlah obyektif yang selaras dengan organisasi serta kriteria penilaian, sebelum masing-masing stakeholder

(13)

R

ETURN ON MANAGEMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Fokus pada value yang didapat akibat perubahan tingkat produktivitas

manajemen

9 Merupakan total pendapatan dikurangi

dengan COGS, pajak, shareholders value, dan biaya manajemen

9 Selisihnya merupakan value yang

(14)

I

NFORMATION ECONOMICS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Dianggap sebagai cara yang paling holistik dan komprehensif karena memperhatikan faktor

intangible maupun unquantifiable

9 Merupakan resultan dari berbagai elemen yang masing-masing dihitung dengan menggunakan ROI dan CBA

9 Bertujuan untuk mengidentifikasikan, mengukur, dan me-ranking dampak ekonomis yang timbul akibat diimplementasikannya sistem baru

(perubahan kinerja organisasi)

9 Berbasis value linking, value acceleration dan

(15)

C

RITICAL SUCCESS FACTOR(S) ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Metode umum dan generik, tetapi sangat disukai manajemen karena langsung

terkait dengan obyektif organisasi

9 Tidak diperlukan deskripsi dan

perhitungan detail sejauh terlibat langsung dalam usaha pencapaian obyektif terkait

(16)

V

ALUE ANALYSIS ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Lebih baik melakukan fokus terhadap

value creation daripada berpegang pada prinsip konvensional seperti meningkatkan efisiensi atau produktivitas

9 Proses pencarian value yang optimal

dilakukan dengan berbagai cara, seperti

Delphi Method

9 Hasil brainstorming tersebut

(17)

E

XPERIMENTAL METHOD ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Sulit membayangkan sesuatu yang belum diimplementasikan

9 Lakukan sejumlah eksperimen untuk

diimplementasikan dalam sebuah sistem kecil yang terkendali, melalui:

– Prototyping

– Simulation

– Game Playing

(18)

ROUTINE-BASED

FORMULA

(19)

S

TRATEGIC ANALYSIS EVALUATION ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Prinsip utama adalah setiap aplikasi teknologi informasi harus memiliki link

terhadap strategi perusahaan

9 Scoring technique dipergunakan untuk memilih pareto dari elemen sistem yang dimaksud

9 Semakin tinggi score yang ada, semakin besar sumber daya yang dialokasikan

(20)

V

ALUE CHAIN ASSESSMENT ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Metode scoring technique yang secara khusus menggunakan teori value chain

dari Michael Porter

9 Pada dasarnya value akan sangat ditentukan oleh posisi aplikasi yang

berada dalam domain core process atau

(21)

R

ELATIVE COMPETITIVE PERFORMANCE ©  Copyright by Richardus Eko Indrajit, 2006

9 Melakukan perbandingan (benchmarking)

terhadap hal yang serupa terjadi pada organisasi sejenis

9 Analisa biaya dan manfaat yang

dikomparasikan menyangkut kualitas maupun kuantitas

(22)

P

9 Setiap manajemen kunci mengevaluasi apakah aplikasi yang ada sesuai

“kehendak” atau “keinginan”

masing-masing mereka

9 Asumsi yang dipakai adalah karena

mereka bekerja menuju satu titik visi yang sama

9 Alokasi dianggap “benar” jika mayoritas

(23)

W

9 Melihat dampak dan pengaruhnya

langsung pada kinerja individu pada divisi atau departemen tertentu

9 Dapat pula dilihat berdasarkan atau

berbasiskan proses atau fungsi organisasi tertentu

(24)

E

9 Sarat dengan perhitungan dan formula

matematis yang berbasiskan produktivitas

9 Dinyatakan paling banyak dalam bentuk fungsi output(s) terhadap sumber daya

input(s) yang dialokasikan terhadapnya

(25)

F

9 Menggunakan kerangka murni akuntansi, seperti:

– Balance Sheet

– Income Statement (P/L)

– Cash Flow

9 Hasil perhitungan ROI, NPV, maupun IRR dimasukkan ke dalam instrumen akuntansi tersebut

(26)

U

9 Manfaat direpresentasikan melalui pendapat dan pandangan pengguna

(users) terhadap sistem yang dipergunakan

9 Dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

– Jajak pendapat atau survei – Observasi

– Diskusi dan tanya jawab

(27)

U

9 Dianggap kontroversial karena

menggunakan asumsi yang spekulatif

9 Semakin lama user menggunakan sistem yang ada, dianggap semakin puaslah

yang bersangkutan (dan sebaliknya)

9 Alasannya adalah semakin sistem

tersebut “digemari” dan dipakai secara

(28)

V

9 Berangkat dari nilai intrinsik value yang ingin dicapai, baru kemudian menghitung biaya yang perlu dikeluarkan

9 Hasil kalkulasi tersebut kemudian

didiskusikan dan diperdepatkan untuk menentukan tingkat kelayakannya

(29)

H

9 Start with the objective of measuring cost(s) and benefit(s)

9 Asses the context of the system being analysed

9 Use one or portfolio of methods per element within the domain

9  Select and decide the appropriateness of total cost based on benefit analysis

(30)

W

9 Financial Management Framework

9 Prioritisation Within IT Budget

9 IT Budgeting Process

9  Cost Management

(31)

T

hank

Y

ou

[email protected]

Should you have any enquiry, please call me at: