ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
(Study Kasus Pengolahan Data Sistem Informasi manajemen Perpustakaan di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jawa Barat)
Untuk Memenuhi Praktek UAS Basis Data II Jurusan Teknik Informatika
Disusun Oleh :
Sekolah Tinggal Manajemen Informatika dan Komputer Jawa Barat (STMIK JABAR)
NIM : 114060044
Nama : Imam Syaiful Hayat
NIM : 114060045
KATA PENGANTAR
Bismilahirrohmanirrohim
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya yang telah di berikan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan penyusunan laporan ini.
Mengingat keterbatasan dan pengetahuan yang dimiliki, penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu saran dan kritik sangan diharapkan, guna memperbaiki laporan ini.
Akhirnya penulis berharap, semoga laporan ini dapat menambah wawasan khususnya bagi penlis dan umumnya bagi pembaca.
Tiada satupun kata yang menggantikan semua kebaikan yang telah diberikan hanya sebaik kata Do’a, semoga Allah SWT membalas semuanya.
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam era globalisasi yang didukung oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, informasi memegang peranan penting, kegiatan. Komputerisasi yang semakin berkembang menyebabkan semua bidang pekerjaan menggunakan perlengkapan komputer, sehingga dapat menjamin tersedianya informasi yang cepat, tepat, akurat dan relevan. Selain itu kegiatan komputerisasi dapat memberikan informasi yang penting bagi para pegawai agar mampu mengendalikan operasional pelayanan dengan baik.
Dalam sebuah perusahaan, lembaga atau instansi baik yang besar maupun yang kecil akan ditemui masalah-masalah yang memerlukan suatu pengambilan keputusan dengan tepat dan benar, karenanya diperlukan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Perpustakaan sebagai salah satu tempat sumber informasi yang berisi koleksi perpustakaan kiranya perlu memberikan suatu layanan informasi perpustakaan guna memenuhi permintaan peminjaman dalam memncari keberadaan pustaka atau koleksi yang dibutuhkan.
Perpustakaan Sekolah Tinggi Manajeman Informatika dan Komputer Jawa Barat (STMIK Jabar), memberikan pelayanaan informasi perpustakaan kepada Mahasiswa dan semua lingkungan yang ada di STMIK Jabar untuk memanfaatkan atau berkunjung ke perpustakaan.
Sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian buku yang berada di STMIK Jabar masih bersifat manual. Oleh karena itu penulis akan mencoba mencarikan solusi untuk memecahkan permasalahan dengan sistem yang berbasis komputer.
Tujuan Penelitian
Menghasilkan sistem informasi perpustakaan yang cepat, tepat, akurat dan relevan yaitu dengan cara mengkomputerisasikan sistem yang telah ada, sehingga pemakai dapat melakukan pengolahan data dengan cepat, tepat, akurat, dan efisien.
Kagunaan Penelitian
Kegunaan teoritis yang dapat diambil dalam penulisan laporan ini yaitu penulis dapat mengapresiasikan penguasaan-penguasaan materi perkuliahan yang telah di dapat selama kuliah.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Analisis dan Perancangan
Analisis adalah pemeriksaan suatu rencana detail dengan menguraikan kedalam elemen yang membentuknya, termasuk kaitan dengan elemen tersebut memisahkan atau menguraikan, suatu keseluruhan menjadi bagian bagian untuk mendapatkan sifat, proporsi, fungsi, relasi, dsb dari bagian-bagian tersebut. Atau mendapatkan spesifikasi dari kelakuan eksternal yang dapat diamati.
Perancangan
Posisi perancangan dalam Rekayasa Perangkat Lunak (RPL) Sebagai technical kernel dari proses pembangnan PL.
Merupakan proses kreatif dalam pembangunan PL untuk memecahkan persoalan. Filosofi proses perancangan.
Tahap Perancangan
Merupakan tahap yang melakukan proses perancangan terhadap hasil yang didapati dari tahap analisis.
Meliputi Proses :
1. Dekomposisi modul sistem yang berkembang
2. Penetapan rancangan masukan dan keluaran yang diperlukan sampai dengan rancangan formulir.
Teori Masalah yang Dibahas Definisi Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari bahasa pustaka yang di dalam bahasa Indonesia berarti buku, kitab atau koleksi. Awalan “Per” dan akhiran “an” menunjukan tempat atau hal ikhwal buku. Jadi secara harfiah, perpustakaan berarti tempat buku. Dari pengertian diatas kemudian berkembanglah pengertian perpustakaan dan didefinisikan sebagai berikut
1. Sebuah gedung atau ruang yang didalamnya tersusun buku-buku yang digunakan untuk tujuan tertentu.
2. Sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan koleksi dan terbitan lainnya termasuk bahan cetak (koleksi, majalah, laporan, prosiding, slide, dan sebagainya ) yang biasanya disimpan manurut tata susunan tertentu untuk digunakan oleh pembaca dan bukan untuk dijual.
3. Koleksi buku yang disusun menurut sistem tertentu untuk tujuan pemberian informasi, pendidikan, penelitan dan lain-lain.
4. Suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan dan penerimaan koleksi buku yang dikelola secara sistematis untuk digunakan sebagai sumber informasi.
Persyaratan Suatu Perpustakaan
Suatu perpustakaan mempunyai persyaratan sebagai berikut : 1. Adanya koleksi buku
Jenis – Jenis Perpustakaan
Berdasarkan tugas dan tujuannya maka perpustakaan dibagi menjadi beberapa jenis yaitu :
Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi-koleksi bahan cetak, serta rekaman lainnya untuk kepentingan masyarakat umum.
Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus merupakan bagian dari badan pendayagunaan atau perindustrian serta lembaga pemerintah. Selain itu perpustakaan khusus juga merupakan bagian khusus dari perpustakaan besar. Tugas perpustakaan khusus adalah melayani badan tersebut dengan menyadiakan koleksi-koleksi untuk para ahli dan peneliti yang tergabung dalam badan tersebut.
Perpustakaan Sekolah
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang ada dalam lingkungan sekolah, baik sekolah yang bersifat umum maupun kejuruan.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga tinggi, baik perpustakaan universitas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi maupun lembaga penelitian dan lingkungan perhururan tinggi.
Sekilas Tentang Bahasa SQL
SQL pertama kali dikenalkan oleh labotarium IBM di San Jose dan pertama dikembangkan akhir tahun 70-an pertama kalinya SQL dikembangkan untuk produk-produk IBM–DB 2 dan RDMS (Relational Database Management System), yang kemudian pada akhir akhir ini dapat bekerja untuk berbagai macam platform.
Simbol Flow-Chart
Berikut ini adalah simbol – simbol flow chart menurut ANSI (American National Standar Institute).
Simbol –simbol flow chart Keterangan
Simbol Terminal
Simbol Persiapan
Simbol Pengilahan
Simbol Keputusan
Simbol Proses Terdefinisi
Simbol Penghubung
Simbol Penghubung Halaman Lain
Simbol Penjelasan _ _ _
Digunakan untuk menunjukan awal dan akhir dari program.
Digunakan untuk memberikan nilai awal pada suatu variabel
Digunakan pada pengolahan aritmatika dan pemindahan data
Digunakan untuk mewakili operasi perbandingan logika
Digunakan untuk proses yang detailnya di jelaskan terpisah, misalnya dalam bentuk subroutine
Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang sama
Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus dalam halaman yang lain
Simbol Flow Map
Berikut ini adalah simbol-simbol flow map
Simbol – Simbol Flow Map Keterangan
Dokumen input/output
Kegiatan manual
Kumpulan proses lain
Pemilihan
Penghubung/konektor pada satu halaman
Penghubung berlainan halaman
Dokumen yang diarsipkan/Arsip
Simbol DFD
Berikut ini adalah simbol-simbol DFD
Simbol-simbol DFD Keterangan
Entitas eksternal, merupakan objek atau unit organisasi yang berada diluar sistem tetapi berorientasi dengan sistem
Proses transformasi aliran data masuk menjadi aliran keluar.
Data store atau tempat penyimpanan data yang disimpan oleh sistem untuk digunakan kembali.
BAB III
METODE PENELITAN
Sistem peminjaman dan pengembalian buku bertujuan untuk mencatat tiap jenis buku yang dipinjam di perpustakaan. Peminjaman dan pengembalian buku merupakan aktivitas yang terjadi perpustakaan ketka anggota membutuhkan bacaan atau buku yang dibutuhkan. Oleh karena itu peminaman dan pengembalian buku memerlukan pengelolaan dan pengawasan yang baik, sehingga tidak terjadi keterlambatan, rusak atau hilangnya buku yang dipinjam saat dikembalikan, sehngga mengakibatkan aktivitas di perpustakaan terganggu. Jadi sistem pengelolaan peminjaman dan pengembalian buku diatur sedemikaian rupa sesuai dengan aturan aturan yang berlaku.
Metode Yang Digunakan
Dalam penyusunan laporan ini, penulis menggunakan metode kualitatif. Agar perkembangan sistem mampu menghasilkan alur sistem seperti yang diinginkan, diperlukan suatu metodeologi perancangan sistem yang merupakan kesatuan metode-metode, konsep-konsep pekerjaan, aturan aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan.
Metode perancangan sistem yang penulis gunakan adalah berdasarkan urutan kerja sebagai berikut :
Melakukan analisis awal yang berupa pengumpulam fakta dari sistem yang sedang ada (sedang berjalan).
Mengidentifikasikan masalah-masalah yang ada pada sistem kebutuhan sistem dan keinginan user.
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
Analisis Prosedur
Prosedur Pendaftaran Anggota Sistem Lama
1. Calon anggota menyerahkan formulir anggota dan kelengkapan pada petugas. 2. Petugas memeriksa kelengkapan, apabila data tidak lengkap maka data
dikembalikan calon anggota untuk dilengkapi, apabila datanya sudah lengkap, data dicatat ke buku catatan.
3. Petugas membuat kartu anggota kemudian membuat laporan data anggota. 4. Petugas menyerahkan laporan data anggota ke kepala perpustakaan kemudian
laporan tersebut diarsipkan.
5. Petugas menyerahkan kartu anggota ke kepala perpustakaan kemudian kartu anggota tersebut disahkan, setelah kartu anggota disahkan kemudian kartu anggota tersebut diserahkan kepada petugas.
6. Petugas memeriksa kartu anggota apakah sudah disahkan atau belum, yang belum disahkan kembali ke kepala perpustakaan kalau sudah kartu tersebut diserahkan kepada calon anggota.
Prosedur Peminjaman Buku Sistem lama
1. Sebelum meminjam buku anggota menyerahkan kartu anggota dan dokumen buku kepada petugas pelayanan.
2. Petugas mencatatnya ke buku catatan kemudian membuat laporan data pinjam dan diserahkan kepada kepala perpustakaan.
3. Petugas menyerahkan dokumen buku kepada anggota yang akan meminjam. 4. Petugas menyimpan slip buku dan kartu anggota.
Prosedur Pengembalian Buku
1. Anggota mengembalikan dokumen buku kepada petugas pelayanan.
kenakannya kemudian dicatat ke buku catatan. Dan jika tidak terlambat petugas menyerahkan kartu anggota kepada anggota.
3. Anggota membayar denda kepada petugas pelayanan, jika terlambat. Kemudian petugas menyerahkan kartu anggota kepada anggota.
PERANCANGAN Perancangan Prosedur
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk memberikan gambaran kerangka sistem pengolahan data dengan komputer sebagai pendukung ataupun alat bantu sistem informasi yang terkomputerisasi.
Prosedur Pendaftaran Anggota Sistem Baru
1. Calon anggota menyerahkan formulir pendaftaran kepada petugas.
2. Petugas memeriksa kelengkapan, apabila datanya sudah lengkap maka data anggota di masukan ke komputer lalu disimpan kedalam database, dan apabila datanya tidak lengkap maka data anggota dikembalikan kepada calon anggota. 3. Setelah selesai menginputkan data dan data itu disimpan ke database, kemudian
petugas melakukan proses pencetakan kartu anggota dan laporan data anggota. 4. Setelah selesai pencetakan kartu anggota dan laporan data nggota kemudian
petugas menyerahkan kartu anggota dan laporan data anggota kepada kepala perpustakaan, lalu laporan data anggota diarsipkan.
5. Kepala perpustakaan mengesahkan kartu anggota, setelah di sahkan kartu anggota diserahkan kepada petugas.
6. Petugas memeriksa kartu anggota apakah kartu tersebut lengkap sudah di sahkan atau belum, jika kartu anggota sudah lengkap kartu anggota di berikan kepada calon anggota, diserahkan lagi kepada kepala perpustakaan untuk di sahkan lagi.
Prosedur Peminjman Buku Sistem Baru
1. Anggota menyerahkan kartu anggota dan dokumen buku yang akan dipinjam kepada petugas pelayanan.
2. Petugas pelayanan memasukan data ke komputer ndan menyimpannya ke dalam database perpustakaan.
3. Petugas pelayanan mencetak data laporan peminjaman.
4. Petugas pelayanan menyerahkan laporan peminjaman kepada kepala perpustakaan.
Prosedur Pengembalian Buku Sistem Baru
1. Anggota menyerahkan dokumen buku yang telah di pinjam kepada petugas pelayanan.
2. Petugas memasukan data pengembalian ke komputer dan mencarinya di database perpustakaan, kemudian komputer melakukan proses pencarian, apabila anggota tersebut mengembalikan buku terlambat atau melebihi batas, maka komputer akan memberitahuan bahwa anggota tersebut terlambat mengembalikannya dan anggota harus membayar denda kepada petugas yang telah ditentukan, kemudian petugas mencetak pengembalian dan denda.
3. Anggota membayar denda keterlambatan. 4. Petugas memberikan kartu anggota ke anggota.
5. Petugas mengarsipkan slip buku, kemudian petugas mencetak lagi laporan pengembalian.
Flow Maf ( Diagram Sistem Prosedur ) Prosedur Pendaftaran Anggota Sistem Baru
Flow Map ( Diagram Sistem Prosedur ) Pendaftaran Calon Anggota sistem Baru
Kepala Perpustakaan Petugas Pelayanan
Calon Anggota
Form Pendaftaran
dan Kelengkapan Form Pendaftaran dan kelengkapan
Periksa Kelengka pan
Lengkap
Entry data anggota
Cetak Laporan data anggota dan kartu
anggota
Laporan data anggota
Kartu anggota
Form pendaftaran dan kelengkapan
Flow Maf ( Diagram Sistem Prosedur ) Prosedur Peminjaman Buku Sistem Baru
Flow Map ( Diagram sistem Prosedur ) Peminjaman Buku Sistem Baru
Kepala Perpustakaan petugas Pelayanan
Anggota
Kartu Anggota Dokumen Buku
Dokumen Buku Dokumen Buku
Entri Data Pinjam
Laporan Pinjam Dokumen Buku
Slip Buku Kartu anggota
Laporan Pinjam Cetak Data Laporan
Pinjam
Dokumen Buku
A
Flow Maf ( Diagram Sistem Prosedur ) Prosedur Pengembalian Buku Sistem Baru
Flow Map ( Diagram Sistem Prosedur ) Pengembalian Buku Sistem Baru
Kepala Perpustakaan Petugas Pelayanan
Anggota
Dokumen Buku Dokumen Buku
Denda
Entri Data Kembali
Proses Pencarian data Pengembalian
Terambat ?
Cetak Pengembalian dan denda
Cetak data Laporan Pengembalian Rp denda
Cari Kartu anggota
Kartu anggota
Slip buku
Laporan
pengembalian pengembalianLaporan
A Kartu anggota
Ya
Diagram Konteks
Anggota
perpustakaan pendaftaran perpustakaanSistem informasi perpustakaanKepala Laporan Data Anggota
Formulir data anggota Formulir pendaftaran
Diagram Konteks ( Context Diagram ) Pendaftaran Calon Anggota
Anggota
perpustakaan peminjaman bukuSistem informasi perpustakaanKepala Laporan Data Anggota
Data kartu anggota Data dokumen baru
Anggota
perpustakaan pengembalian bukuSistem informasi Kepala perpustakaan Laporan pengembalian
Data dokumen buku - data kartu anggota -data slip buku
Diagram Konteks (Context Diagram ) Pengembalian 1. DFD Fisik
DFD Fisik Level 0 Pendaftaran Calon Anggota Sistem Baru
Calon anggota Kepala
perpustakaan Petugas pendaftaran
Data formulir Pendaftara Formulir Pendaftaran
Kartu anggota
Laporan data anggota 0.1
DFD Fisik Level 0 Peminjaman Buku Sistem Baru
Anggota perpustakaan
Kepala perpustakaan Petugas pelayanan
Kartu anggota slip buku
- Kartu anggota -dokumen buku
Laporan pinjam 0.1
-dokumen buku
DFD Fisik Level 0 Peminjaman Buku Sistem Baru DFD Fisik Level 0 Pengembalian Buku Sistem baru
Anggota perpustakaan Petugas pelayanan Kepala perpustakaan
Kartu anggota slip buku
- Kartu anggota
Rp Denda
Laporan pinjam 0.1
-dokumen buku
Laporan pengembalian
2.DFD Logik
DFD Logik Level 0 Pendaftara Calon Anggota Sistem Baru
Calon anggota Proses bagian 0.1 Pendaftaran Cetak Laporan
data Anggota dan Kartu
Anggota
Kepala Perpustakaan Data Formulir Pendaftaran File data Anggota
Kartu anggota Pormulir Tidak Lengka Formulir Pendaftara
Laporan Data Anggota dan Kartu Anggota
Paraf Kartu anggota Kartu anggota
Laporan Data Anggota dan Kartu Anggota
DFD Logik Level 0 Pendaftara Calon Anggota sistem baru DFD Logik Level 0 Peminjaman Buku Sistem Baru
Calon anggota
0.1 Proses bagian
Pelayanan Cetak data laporan pinjam
Kepala Perpustakaan Kartu angota dan slip buku File data pinjam
Entri data - Dokumen Buku
- Kartu anggota
DFD Logik Level 0 Pengembalian Buku Sistem Baru
Anggota Perpustakaan
0.1 Proses bagian
Pelayanan Cetak data laporan pinjam Slip Buku
Kepala Perpustakaan
File data Pengembalian Laporan Pengembalian
Entri Data Kembali
Deskripsi Tabel
Pengolahan data secara komputerisasi harus ditunjang dengan file yang akan digunakan. Di dalam struktur file akan dijelaskan mengenai file-file yang terlibat dalam pembuatan program aplikasi.
Tabel Petugas
Nama file : Daftar_Petugas.db
Primary Key : No_Petugas
No Nama Tipe Ukuran Keterangan
1
Nama file : Daftar_Anggota.db
Primary Key : No_Anggota
No Nama Tipe Ukuran Keterangan
Nama file : Daftar_Buku.db Primary Key : No_Buku
No Nama Tipe Ukuran Keterangan
1
Nama file : Daftar_Pinjam.db
Forign Key : No_Petugas, No_Anggota, No_Buku
No Nama Tipe Ukuran Keterangan
Nama file : Daftar_Kembali.db
Forign Key : No_Petugas, No_Anggota, No_Buku
No Nama Tipe Ukuran Keterangan
BAB VI
KSIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian pada sisytem informasi perpustakaan di badan perpustakaan Skolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jawa Barat STMIK Jabar, maka dari itu penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
Dengan adanya progrm aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah pengaksesan data , pencarian data dan pembuatan laporan, mempermudah petugas dalam melayani proses minjam meminjam.
Saran
