i
LAPORAN
PENGABDIAN MASYARAKAT
GANJIL 2020/2021
English Business Correspondence Workshop
at Kantor Desa Kota Batu
Oleh: Jimmi, M.Pd (201003991) Cicih Nuraeni, M.Pd (201103219) Nurmala Dewi, M.Pd (201203090) Chodidjah M.Pd (201203234) Aprillia, S.S, M.Pd (201203033) Kristina Sidabalok (31180178) Vira Annisa Kesuma (31180168)
BAHASA INGGRIS
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN BAHASA UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
iii
DAFTAR ISI
PROPOSAL... Error! Bookmark not defined.
PENGABDIAN MASYARAKAT ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... i
I. PENDAHULUAN ... 1
II. BENTUK KEGIATAN ... 4
III. PELAKSANAAN ... 4
IV. PESERTA ... 5
V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI ... 5
VI. BIAYA ... 8
VII PENUTUP ………...9
1
I.
PENDAHULUAN
Pengabdian masyarakat adalah suatu kegiatan yang bertujuan membantu masyarakat tertentu dalam beberapa aktivitas tanpa mengharapkan imbalan dalam bentuk apapun. Secara umum program ini dirancang oleh berbagai universitas atau institut yang ada di Indonesia untuk memberikan kontribusi nyata bagi bangsa Indonesia, khususnya dalam mengembangkan kesejahteraan dan kemajuan bangsa Indonesia. Kegiatan Pengabdian Masyarakat merupakan salah satu bagian dari Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dan sudah menjadi kewajiban bagi kalangan akademik untuk memenuhinya. Dengan segala potensi yang dimiliki oleh dosen-dosen Universitas Bina Sarana Informatika dan didukung dengan teknologi informasi yang berkembang dapat menjadi tonggak pengabdian masyakarat yang sangat bermanfaat dan dibutuhkan oleh masyarakat.
Pengabdian masyarakat kali ini dilaksanakan ditengah-tengah wabah pandemic virus corona. Oleh karena itu, pelaksanaannya dilakukan secara online oleh sebagian dosen. Hal ini untuk menghindari kerumunan massa yang cukup banyak dilokasi kegiatan dan juga merupakan aturan dari pemerintah untuk mencegah penyebaran virus yang semakin besar. Namun pelaksanaan kegiatan tetap dilaksanakan dilokasi kegiatan bersama dengan peserta dan beberapa panitia dari UBSI yang mewakili. Sementara sebagian dosen lainnya yang terlibat menggunakan aplikasi zoom sebagai media interaksi.
Mitra pengabdian masyarakat kali ini Kantor Desa Kota Batu yang beralamat di Jl. Komp. Korem No.38, Kota Batu, Ciomas, Bogor, Jawa Barat. Dengan para peserta adalah Staff kantor desa, ibu-ibu kader PKK, dan Ketua RT/RW sekitar. Kota Batu adalah desa di kecamatan Ciomas, Bogor, Jawa Barat. Desa Kota Batu terletak di sebelah tenggara kecamatan Ciomas dan lebih dekat dengan wilayah Ciapus kecamatan Bogor Selatan. Berjarak 4,5 km dari titik nol kota Bogor dan 2,5 km dari kecamatan Tamansari. Dari pusat kecamatan Ciomas bila ingin menjangkau Kota Batu dapat menggunakan angkutan umum melalui wilayah kota Bogor , Cibalagung dan Cikaret. Struktur desa yang terdapat dalam desa kota batu adalah kepala desa, sekertaris desa, dan badan permusyawaratan desa.
2
Secara umum kegiatan-kegiatan yang ada di kantor desa kota batu adalah sebagai berikut :
1. Perangkat Desa
a. Menyelenggarakan pemerintahan desa seperti : tata praja pemerintahan, penetapan peraturan desa, pembinaan ketentraman dan ketertiban, administrasi pendudukan, penataan pengelola wilayah, penyusunan profil desa, melakukan upaya perlindungan masyarakat.
b. Melaksanakan pembangunan di desa seperti : pembangunan sarana dan prasarana pedesaan, pembangunan bidang pendidikan, dan pembangunan bidang pedesaan.
c. Pembinaan kemasyarakatan seperti : pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat, peningkatan partisipasi masyarakat, pelaksanaan gotong royong, pelaksanaan nilai-nilai sosial budaya, pembinaan dan pelaksanaan aktivitas keagamaan dan ketenagakerjaan.
d. Menjaga Hubungan kemitraan dengan lembaga masyarakat dan lembaga lainnya
2. PKK
Gerakan PKK bertujuan memberdayakan keluarga untuk meningkatkan kesejahteraan menuju terwujudnya keluarga yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa, berakhlak mulia dan berbudi luhur, sehat sejahtera, maju, dan mandiri, kesetaraan dan keadilan gender serta kesadaran hukum dan lingkungan. Kegiatannya meliputi :
a. Bidang pendidikan : Pemyelenggaraan PAUD , kegiatan keaksaraan, penyuluhan pendidikan. Dalam bidang ekonomi juga ternyata eksis, seperti program usaha pendapatan, pengembangan koperasi, dan penyuluhan tentang ,menabung
b. Bidang Kesehatan : Para ibu ibu peserta PKK ini turut andil dalam bidang kesehatan dan KB, pelayanan posyandu, sosialisasi tanaman obat, penyuluhan perilaku hidup bersih, manfaat ber KB. Tak hanya ini, ibu ibu ini juga berperan dalam bidang ketahanan pangan dan pengelolaan tata
3
laksana rumah tangga, pembentukan kelompok wanita tani, penyuluhan pemanfaatan lahan pekarangan, kampanye maknana sehat dan masih banyak lagi.
3. RT/RW
RT/RW mempunyai fungsi sebagai pengkoordinasi antar warga, jembatan aspirasi antar sesama masyaratkat dengan pemerintah daerah, menjadi penengah penyelesaian masalah-masalah kemasyarakatan yang dihadapi warga.
4
Gambar 2 : Kegiatan penyuluhan yang diselengarakan di Desa Kota Batu
Permasalahan yang dihadapi oleh para pengurus dan ibu ibu PKK:
1. Sulit berkomunikasi dalam Berbahasa Inggris baik secara lisan maupun tulisan 2. Kurangnya kosakata dalam membuat surat menyurat menggunakan Bahasa Inggris 3. Kurangnya berlatih dalam kemampuan correspondence atau surat menyurat.
II. BENTUK KEGIATAN
Bentuk kegiatan pengabdian masyarakat yang dipilih kali ini adalah memberikan workshop kepada para peserta dengan topik English Business Correspondence atau pembuatan surat menyurat dalam bahas Inggris dengan menggunakan materi yang sederhana. Disamping itu juga untuk meningkan kemampuan berbahasa Inggris khusunya dalam peningkatan kosa kata. Tekhnik yang diberikan tentu dengan cara memberikan presentasi materi dengan sederhana dan menyenangkan.
Karena saat ini bencana Covid 19 masih terus berlangsung di berbagai wilayah, tentu kegiatan ini juga harus menyesuaikan dengan prosedur yang sudah ditetapkan oleh pemerintah terutama dalam pelaksanaan kegiatan yang melibatkan jumlah orang yang cukup banyak. Untuk itu panitia melakukan menetapkan aturan-aturan dalam
5
pelaksanaannya seperti menggunakan masker, menjaga jarak satu sama lain dan menyediakan hand sanitizer/sabun untuk mencuci tangan. Pelaksanaan workshop sendiri melibatkan panitia yang terdiri dari beberapa dosen BSI yang mewakili dan berada dilokasi kegiatan sementara dosen-dosen yang lain ikut berpartisipasi dengan menggunakan aplikasi Zoom untuk berinteraksi. Karena memang wabah Corona ini membatasi orang untuk berkumpul dalam jumlah yang besar.
Dalam kegiatannya, pemateri menyampaikan modul yang sudah dibuat sebelumnya di depan para peserta. Selanjutnya peserta akan mempraktekan cara membuat surat dalam bahasa Inggris di laptop masing-masing yang memang sudah disediakan oleh panitia. Selama proses tersebut peserta akan mendapat arahan dan bimbingan dari para dosen yang terlibat baik itu yang berada dilokasi. Sementara dosen yang terlibat melalui aplikasi zoom juga akan memberikan masukan dan tambahan materi serta menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan sehubungan dengan topik yang diberikan
III. PELAKSANAAN
Alhamdulilah kegiatan pengabdian masyarakat ini sudah dilaksanakan dan berjalan lancar pada:
Tanggal : 5 September 2020 Waktu : 09.00-12.00
Tempat : Kantor Desa Kota Batu, Bogor
Penangung Jawab : Dr. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.Pd Ketua Pelaksana : Jimmi, M, Pd
Tutor : Cicih Nuraeni M.Pd Anggota : Nurmala Dewi M.Pd
Aprillia S.S, M.Pd Chodidjah, M.Pd Mahasiswa : Kristina Sidabolak
6
Dalam prakteknya pelaksanaan pengabdian masyarakat ditengah wabah virus corona ini sebagian besar menggunakan media online (zoom). Hal ini dikarenakan aturan pemerintah yang melarang semua kegiatan yang menyebabkan berkumpulnya banyak orang untuk mencegah penyebaran virus corona yang semakin besar. Sehingga dalam pelaksanaanya hanya para peserta dan beberapa panitia dari UBSI yang berada dilokasi kegiatan. Sebagian dosen lainnya memantau melalui aplikasi zoom. Link zoom untuk kegiatan tersebut adalah dibawah ini :
IV. PESERTA
Para peserta dalam kegiatan pengabdian masyarakat di Desa Kota Batu ini merupakan gabungan dari para Staff Kantor Desa Kota Batu, Ibu-Ibu kader PKK, dan Ketua RT/RW sekitarnya. Secara keseluruhan jumlah peserta adalah 22 orang. Mereka terlihat sangat antusia dan semangat dalam mengikuti pelatihan ini walaupun usia mereka tidak muda lagi untuk belajar sesuatu yang baru. Dalam prakteknya, para peserta berlatih membuat surat dengan menggunakan laptop masing-masing yang disediakan oleh panitia dan mereka dibimbing langsung oleh para dosen yang berada dilokasi kegiatan.
V. HASIL LUARAN DAN PENCAPAIAN
Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah memberikan edukasi kepada masyarakat sesuai dengan bidang ilmu yang dimiliki oleh para dosen. Dalam penyelenggaraan di perangkat desa ataupun kegiatan PKK itu sendiri menyangkut juga
7
yang namanya pembangunan sumber daya manusia khususnya di bidang pendidikan. Disamping itu kegiatan-kegiatan yang diadakan ini juga untuk menjalin kerjasama dengan berbagai institusi dan pihak lainnya dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang positif. Tentu hal ini pun sejalan dengan tujuan diadakannya pengabdian masayarakat sebagai bagian dari Tri Darma Perguruan Tinggi.
Panitia memberikan pelatihan atau workshop kali ini dengan topik English Business
Correspondence atau pembuatan surat menyurat dalam bahas Inggris. Harapannya dengan
memberikan materi ini, para peserta akan mengenal berbagai macam jenis surat dalam Bahasa Inggris. Disamping itu akan dapat meningkatkan kemampuan bahasa Inggris terutama dalam meningkatkan kosa kata atau vocabulary. Tidak dapat dipungkiri saat ini bahasa Inggris sudah menjadi hal yang penting dalam era globalisasi. Disamping itu media internet juga sangat mudah diakses dan sudah menjadi bagian dalam kehidupan masyaraat sehari-hari. Sehingga orang begitu mudah berkomunikasi dan berinteraksi baik itu hanya untuk sosialisasi maupun dunia bisnis dan pemerintahan. Dengan adanya internet kemungkinan-kemungkinan kerjasama dengan pihak lain sangatlah terbuka. Sehingga perangkat pemerintahan pun memerlukan kemampuan berbahasa Inggris untuk berkomunikasi baik itu melalui lisan dan tulisan.
Pencapaian yang yang didapatkan oleh peserta seteah diadakan kegiatan ini adalah memberikan pengetahuan dasar kepada para peserta dalam pembuatan surat menyurat dalam bahasa Inggris. Lebih spesifiknya mereka mengetahui jenis-jenis surat, meningkatkan kosa kata dan bagaimana membuat surat sederhana dalam bahasa Inggris. Lebih jauh lagi para peserta lebih mengerti dan familiar dengan kosa kata yang dipakai dalam surat menyurat yang memang berbeda dengan bahasa percakapan (speaking).
Pencapaian lainnya adalah sudah terbitnya publikasi kegiatan PM di harian Terbit hari Senin tanggal 7 September 2020. Diharapkan publikasi ini sebagai media sosialisasi kegiatan dosen-dosen UBSI dengan perangkat desa Kota Batu. Bentuk artikel press release dan link diharian Terbit tersebut dapat dilihat dibawah ini.
https://www.harianterbit.com/humaniora/read/124188/Beri-Pengajaran-Tentang-Bahasa-Inggris-Dosen-UBSI-Gelar-Pengabdian-Masyarakat-di-Bogor
9
VI. BIAYA
Berikut ini adalah uraian secara rinci biaya dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian pada masyarakat, meliputi:
No Keterangan Qty Jumlah Total
I Akomodasi Panitia
Biaya sewa kendaraan untuk perjalanan dari kampus ke lokasi
1 400.000 400.000
Jumlah akomodasi 400.000
II Peralatan
Internet / Voucer internet 500.000
Sewa Laptop untuk pelatihan 20 50.000 1.000.000
Sewa LCD Proyektor 1 250.000 250.000
Jumlah Biaya Peralatan 1.750.000
III Perlengkapan
Membeli snack peserta 30 10.000 300.000
Membeli snack panitia 7 10.000 70.000
Souvenir peserta 22 20.000 440.000
Jumlah Biaya Perlengkapan 810.000
IV Biaya Habis Pakai
Pembelian tinta cartridge 3 200.000 600.000
Pembelian kertas 1 rim 1 40.000 40.000
Memperbanyak materi pelatihan 30 10.000 300.000
Cetak modul pelatihan 1 50.000 50.000
Jumlah Biaya Habis Pakai 990.000
V Biaya Lain-lain 200.000
10
VII. PENUTUP
Pengabdian Masayrakat yang dilakukan oleh dosen-dosen Bahasa Inggris UBSI di Desa Kota Batu Bogor telah selesai dilaksanakan pada tanggal 5 September 2020. Kegiatan yang dilaksanakan ditengah-tengah wabah Covid 19 ini berjalan sukses dan lancar. Disamping pelaksanaan di lokasi kegiatan yang diikuti oleh beberapa orang dosen yang mewakili kegiatan ini juga menggunakan aplikasi zoom sebagai sarana komunikasi bagi sebagian dosen yang terlibat guna meghindari kerumunan massa yang terlalu banyak. Pelatihan yang mengangkat tema ”English Business Correspondence” diikuti oleh 22 peserta yang merupakan gabungan dari staff kantor desa, ibu-ibu PKK dan Ketua RT /RW setempat. Pelatihan ini bertujuan agar para peserta dapat mengetahui secara sederhana pembuatan surat dalam bahasa Inggris dan juga untuk meningkatkan kemampuan bahasa Inggris, khususnya dalam peningkatan kosa kata.
11
Lampiran 3 : Absensi Peserta
12
Lampiran 2 : Absensi peserta
13
Lampiran 3 : Foto-Foto Kegiatan
Foto 1 : Teleconference via ZOOM Dosen Prodi Bahasa Inggris dengan peserta dan panitia di lokasi kegiatan
14
Foto 3. Peserta PM sedang mengerjakan soal latihan English Business Correspondence
Foto 4. Peserta PM sedang mengerjakan soal latihan English Business Correspondence
15
Foto 5 : Modul yang disajikan untuk peserta PM pada saat pelatihan
16
17
MODUL
PENGABDIAN MASYARAKAT
ENGLISH BUSINESS CORRESPONDENCE WORKSHOP
AT KANTOR DESA KOTA BATU
Oleh: Jimmi, M.Pd (201003991) Cicih Nuraeni, M. Pd (201103219) Nurmala Dewi, M. Pd (201203090) Chodidjah M. Pd (201203234) Aprillia, S.S, M.Pd (201203033) Kristina Sidabalok (31180178) Vira Annisa Kesuma (31180168)
BAHASA INGGRIS
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN BAHASA UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
PART 1- INTRODUCTION
Business correspondence is a form of written communication used for business purposes. It is usually made between organizations, within the organization, or between clients and the organization. Email can be considered as a form of business correspondence when used to represent a company or for the purpose of the business.
Written communication is important in a business for various reasons. It serves as a formal way of exchanging information while maintaining professional relationships between organizations, employees, and clients. It can also serve as future reference for the information being communicated. Business writing takes many forms each suited to a specific purpose. All business writing must be clear and concise with simple, straightforward language. In the business world, poorly written communication is unacceptable. Every letter, memorandum, report, or announcement must be composed for maximum effect and to suit both the purpose and the intended audience.
The type of letter is divided into 2, namely conventional (i.e. paper sent by post) and electronic application by email. The concept of both is the same in the text containing a message that is then sent by a person (sender) to the person in question (recipient).
Then the characteristics of letters are formal and non-formal. Formally used for the company or business letter (example: between colleagues and clients) and non-formal is commonly used in day-to-day service (e.g. between friends, family, etc.).
PART 2 – THE COMMON TYPES OF BUSINESS CORRESPONDENCE
There are different kinds of business correspondence that are typically used in organizations. The 5 most common types of business correspondence include internal correspondence, external correspondence, sales correspondence, personalized correspondence, and circulars.
1. Internal Correspondence
Internal correspondence is a written communication between the employees, units, departments, and branches of the same organization. Internal correspondence can either be formal or less formal. Routine internal correspondence are usually less formal, such as quick instructions between a supervisor and a staff, and these are normally in the form of email.
There are other more formal types of internal correspondence which include promotion letter, written reprimand, notice to explain, memorandum, formal requests for approval, and letter of approval or dismissal. These types of communication are ideally printed on paper, signed by the sender, and physically received by the recipient.
2. External Correspondence
External correspondence takes place between different organizations, or between an organization and their individual clients. This is a form of written communication made by a company to those who do not belong to their organization.
External correspondence is commonly made to vendors, creditors, suppliers, existing customers, prospective clients, financial institutions, government offices, law and accounting firms, business affiliates, sponsors or donors, and other offices that have either direct or indirect business relationship with the company.
3. Sales Correspondence
Sales correspondence refers to sales-related communications. It is not limited to just selling a product or service, but it also includes other activities relating to sales. Sales correspondence include marketing letters, offer and discount letters, sales proposals, invoices, statement of accounts, sales reports, order confirmation, purchase orders, letters of authorization, collection letters, and such.
For the purpose of selling, it is important to know how to write quality sales letters to be able to communicate effectively. Also, marketing and offer letters should reflect truthful and non-misleading information. Other kinds of sales correspondence — such as invoice, purchase orders, and collection letters — must contain accurate information.
4. Personalized Correspondence
Personalized correspondence involved personal and emotional factors. Despite being labeled as “personalized”, this type of correspondence can also be used for business purposes. Examples of personalized correspondence include letters of gratitude, letters of favours or requests, appreciation notes, letters of congratulations of commendation, and such.
This particular type of correspondence doesn’t need to have a very formal tone. Though this can be done via email, writing an actual, physical letter is more preferable because it has a sense of personal touch. You may use a regular office paper for this, or perhaps a personalized yet cheap note pads, or a greeting card for a certain purpose (e.g. Thank You card, Congratulations card, etc).
5. Circulars
Circulars are notices that are communicated to a large number of people within the organization. It is also referred to as office instructions or announcements. Often, general announcements (such as changes in contact information, details about meetings with shareholders, instructions about certain protocols, etc) are being communicated via circulars.
PART 3 – BUSINESS LETTER FORMAT
There are three types of business letter format:
1. Block
2. Modified Block 3. Semi-Block Explanation:
1. Block Business Letter Format
Block formatting is typically used for the most formal business letters. With the Block format, all written words, from the addresses, salutation, body and closing, are all left justified and single spaced. Each block is separated by a double space.
Sender’s address Sender’s phone number Date
(4 lines down) Recipients name
Recipients business name Recipients address (1 line down)
Attention: Individual who letter is directed to (1 line down)
Dear Name: (1 line down)
Body of letter: All paragraphs are to be aligned to the left, typed using single spacing with double spaces between paragraphs.
(1 line down) Sincerely, (4 lines down) Signature Name Title Enclosures: cc: Name
2. Modified Block Format
Modified block formatting is similar to block format, except the date, return address, closing and signature start at the center-line of the letter.
Sender’s name Sender’s address
(1 line down) Date (4 lines down) Recipient’s place of business Attention: Individual letter is directed to
Recipient’s business address (2 lines down)
Dear Name (2 lines down)
Body of the Letter: All paragraphs are to be aligned to the left, typed using single spacing with double spaces between paragraphs.
(2 lines down) Sincerely, (4 lines down) Signature Name Title Enclosures (if any)
cc: Name Name
3. Semi-Block Format
Semi block format is similar to the modified block format. All items are aligned to the left. The only difference is that the start of each paragraph is indented five spaces, with a double space between each section. The semi-block format is known as the least formal style of all three formats and should not be used for important correspondence.
PART 5 –SAMPLE OF BUSINESS LETTER
Date
(4 lines down)
Recipient’s name of business Attention: Individual it’s directed to Recipients address
(1 line down)
Dear Name:
(1 line down)
Body of Letter: Indent the first line of each paragraph 5 spaces. Paragraphs are single spaced, with double spaces between paragraphs.
(1 line down) Sincerely, (4 lines down) Signature Enclosures: cc: Name
Damaris, Supermax Jewellers, Block 7, La Salette, 40F Manhattan, New York 91230, USA 20th August 2018 To: Ryan Paul, General Manager, SQL Tech industries 18 Red Blvd, New Jersey 66898 USA Dear Mr.Paul,
We are happy to inform you that during the board of directors meeting held on 18th September, your proposal for the provision of internet services to this company in the forthcoming financial year was chosen. Everyone was satisfied with the details mentioned in the proposal. We would like to offer you this contract for one year. We will be sending a representative from our company to you for completion of the paperwork as you receive the token amount to start with. As you had mentioned, we decided to stick to the price specified in your proposal. The entire amount will be paid in three installments. The first installment will be given on the contract date, and the remaining two within two months at separate times.
We shall rely on your services as your company is well-known for its quality services. We look forward to having a cordial relationship with your company.
Yours Sincerely, Damaris.
PART 6 – KINDS OF BUSINESS LETTERS
The term “business letters” refers to any written communication that begins with a salutation, ends with a signature and whose contents are professional in nature. Historically, business letters were sent via postal mail or courier, although the internet is rapidly changing the way businesses communicate. There are many standard types of business letters, and each of them has a specific focus.
Here are the 10 Types of Business Letters:
1. Sales Letters
Typical sales letters start off with a very strong statement to capture the interest of the reader. Since the purpose is to get the reader to do something, these letters include strong calls to action, detail the benefit to the reader of taking the action and include information to help the reader to act, such as including a telephone number or website link.
2. Order Letters
Order letters are sent by consumers or businesses to a manufacturer, retailer or wholesaler to order goods or services. These letters must contain specific information such as model number, name of the product, the quantity desired and expected price. Payment is sometimes included with the letter.
3. Complaint Letters
The words and tone you choose to use in a letter complaining to a business may be the deciding factor on whether your complaint is satisfied. Be direct but tactful and always use a professional tone if you want the company to listen to you.
4. Adjustment Letters
An adjustment letter is normally sent in response to a claim or complaint. If the adjustment is in the customer’s favor, begin the letter with that news. If not, keep your tone factual and let the customer know that you understand the complaint.
5. Inquiry Letters
Inquiry letters ask a question or elicit information from the recipient. When composing this type of letter, keep it clear and succinct and list exactly what information you need. Be sure to include your contact information so that it is easy for the reader to respond.
6. Follow-Up Letters
Follow-up letters are usually sent after some type of initial communication. This could be a sales department thanking a customer for an order, a businessman reviewing the outcome of a meeting or a job
seeker inquiring about the status of his application. In many cases, these letters are a combination thank-you note and sales letter.
7. Letters of Recommendation
Prospective employers often ask job applicants for letters of recommendation before they hire them. This type of letter is usually from a previous employer or professor, and it describes the sender’s relationship with and opinion of the job seeker.
8. Acknowledgment Letters
Acknowledgment letters act as simple receipts. Businesses send them to let others know that they have received a prior communication, but action may or may not have taken place.
9. Cover Letters
Cover letters usually accompany a package, report or other merchandise. They are used to describe what is enclosed, why it is being sent and what the recipient should do with it, if there is any action that needs to be taken. These types of letters are generally very short and succinct.
10. Letters of Resignation
When an employee plans to leave his job, a letter of resignation is usually sent to his immediate manager giving him notice and letting him know when the last day of employment will be. In many cases, the employee also will detail his reason for leaving the company.
PART 7 – EXERCISE AND DISCUSSION
Below is a formal letter. You must decide which of the phrases in bold you think are most appropriate and adjust the letter to make it suitable. When you have finished, move down to the next letter.
My Name My Road My Town
Dear Mr Sexton,
I thought I’d write/ I am writing to complain about the state of the yard/condition of the playground. Over the last two weeks, I have noticed loads of rubbish/a great deal of litter.
I reckon/It is my opinion that this litter is a health hazard. For example, yesterday a year 4
boy fell over and cut his hand on a broken bottle. The boy I’m talking about/The boy in
question needed four stitches.
Furthermore/On top of this, the litter is an eyesore. Our school has beautiful views of the river
and these are wrecked/spoiled by the litter.
I believe/I reckon that there are a load of things/a number of things that you could do to fix/rectify this problem. Firstly, it may be possible for you/you could purchase additional
litterbins. This would help stop/prevent people discarding their litter recklessly/willy-nilly.
What’s more/In addition, I think that our school needs better/more adequate security
to prevent vandals littering.
To finish/In conclusion, I hope you will take my concerns seriously and I look forward to your reply/you writing back to me.
Yours Sincerely/Yours Faithfully
Name Here
Now try to find the correct phrases in this informal letter.
Remember, this is for your friend.
Dear James,
How are you?/I trust this letter finds you well. I’ve been dead busy/extremely busy
since your last letter. We have to work really hard at school to get ready/in
preparation for our SATs.
Despite this, I did manage to play/partake of a game of football last night with my
friends/acquaintances. We won/were victorious! It was boss/outstanding!
Also, my dad got me/purchased for me a new mobile telecommunication
device/mobile phone. It’s an 8210!
Anyway, gotta go/go to cease writing! Speak to you soon. Please write back/please
respond swiftly.
Love from
My Name.
If you have finished, use a dictionary to find the meaning of these words –
