Fakultas Ilmu Komputer
Pembangunan Sistem Informasi Pengelolaan Praktik Kerja Lapangan
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya
Achmad Rizki Aditama1, Denny Sagita Rusdianto2, Lutfi Fanani3 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Email: 1aditama@student.ub.ac.id, 2denny.sagita@ub.ac.id, 3lutfifanani@ub.ac.id
Abstrak
Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu kegiatan akademik yang wajib dilakukan oleh mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya (FILKOM UB) dalam menyelesaikan studinya. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menyinkronkan antara pendidikan akademik kampus dengan penguasaan hardskill dan softskill mahasiswa dalam bentuk interaksi langsung dengan masyarakat dan dunia kerja. Untuk melaksanakan PKL, terdapat prosedur yang terbagi menjadi 3 fase, yaitu pendaftaran, pelaksanaan, dan pelaporan. Dalam pelaksanaan prosedur PKL tersebut, terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi. Dari perspektif mahasiswa, masalah yang timbul antara lain banyaknya form fisik yang harus diurus dan alur pengajuan PKL yang cukup panjang. Permasalahan dosen sebagai pembimbing PKL adalah saat proses pengawasan mahasiswa bimbingannya. Sementara permasalahan staf akademik adalah memastikan apakah pelaksanaan PKL telah berjalan sesuai dengan prosedurnya. Berdasarkan penjabaran peruntuk membangun sistem yang mampu memfasilitasi penerapan prosedur PKL agar memberikan kemudahan dalam proses pelaksanaannya. Dalam proses rekayasa kebutuhan, didapatkan 59 kebutuhan fungsional dan 1 kebutuhan non fungsional Tahap selanjutnya adalah melakukan perancangan dan implementasi. Sistem ini diimpelementasikan menjadi aplikasi berbasis web yang dibangun menggunakan bahasa PHP, HTML, CSS dan JavaScript dengan bantuan kerangka kerja Laravel. Sistem ini telah diuji dengan pengujian unit, integrasi dan validasi dengan hasil 100% valid untuk semua pengujian, dan pengujian compatibility dengan hasil sistem dapat berjalan pada 5 browser uji yang berbeda.
Kata kunci: praktik kerja lapangan, pengelolaan, FILKOM UB, aplikasi berbasis web, lavarel
Abstract
Field Work Practice (PKL) is one of academic activities that must be carried out by students of Faculty of Computer Science Universitas Brawijaya (FILKOM UB) in completing their studies. The purpose of this activity is to synchronize between campus academic education with students’ mastery of hard skills and soft skills in the form of direct interaction with community and working worldIn order to do PKL, procedure is divided into 3 phases, namely registration, implementation, and reporting. In implementing the PKL procedure, there are several problems faced. From students' perspective, the problems include too many physical forms that must be handled and a quite long path of submitting PKL. The PKL's lecturer supervisors problem was during the supervision process of his student. While the problem of academic staff is make sure whether the PKL has held according to the procedures. Based on the problem discussed, this research is held to develop the system that can facilitate the implementation of PKL procedures in order to provide simplicity during the process. In requirement engineering process, there were 59 functional requirements and 1 non-functional requirement obtained. Then do the preparation and implementation phases. This system is implemented into a web-based application that is built using the programming languages PHP, HTML, CSS and JavaScript by using the Laravel framework. This system has been tested with unit, integration and validation testing with 100% valid results for all tests, and compatibility testing with the results of the system can run on 5 different test browsers.
1. PENDAHULUAN
Universitas Brawijaya merupakan Perguruan Tinggi Negeri yang berada di Indonesia. UB dituntut untuk dapat mencetak lulusan yang berkompeten agar dapat memenuhi kepentingan nasional serta dapat meningkatkan daya saing bangsa (UB, 2016). Fakultas Ilmu Komputer (FILKOM) merupakan salah satu fakultas yang ada di UB. Untuk mempersiapkan lulusan yang berkompeten dan siap bersaing di dunia kerja, mahasiswa wajib menempuh kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) sebagai kegiatan akademik dalam menyelesaikan masa studinya.
PKL merupakan salah satu cara untuk menyinkronkan antara pendidikan akademik yang didapatkan dikampus dengan penguasaan keahlian berupa hardskill dan softskill mahasiswa dengan cara berinteraksi secara langsung dengan masyarakat atau dunia kerja. Dengan melakukan PKL tersebut, diharapkan mahasiswa dapat merasakan pengalaman nyata yang tidak didapatkan didalam kampus serta untuk mengingkatkan keahlian dan kompetensi yang relevan (FILKOM UB, 2017).
PKL merupakan mata kuliah bersifat wajib yang harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa FILKOM. Untuk melaksanakan PKL, terdapat prosedur yang harus dilakukan sesuai dengan pedoman yang dikeluarkan oleh FILKOM. Prosedur tersebut dibagi menjadi 3 fase, yaitu pendaftaran, pelaksanaan, dan pelaporan.
Dari hasil pra-penelitian yang dilakukan sebelum mengangkat studi kasus ini, penulis menemukan bahwa terdapat permasahan yang terjadi dalam pelaksanaan prosedur PKL di FILKOM UB. Salah satunya permasalahan yang terjadi adalah pada fase pendaftaran, dimana pihak akademik harus mengawasi proses pendaftaran yang berjalan secara langsung apakah telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan. Terdapat kasus dimana mahasiswa mengajukan ulang PKL sebelum mendapatkan balasan dari surat pengantar, hal ini memungkinkan mahasiswa tersebut mendapatkan lebih dari satu surat balasan secara bersamaan.
Selain permasalahan yang dirasakan oleh staf akademik, mahasiswa juga diharuskan untuk mengurus persyaratan administrasi secara mandiri dengan alur pengajuan kegiatan PKL yang cukup panjang. Dari alur yang panjang tersebut, mahasiswa diharuskan untuk bertemu
dengan pihak terkait untuk mendapatkan persetujuan dokumen yang diperlukan. Jika pihak bersangkutan tidak hadir atau tidak dapat ditemui, hal itu akan menambah waktu yang diperlukan untuk proses pengajuan tersebut. Sedangkan permasalahan yang dirasakan oleh dosen sebagai pembimbing PKL adalah dalam pengawasan mahasiswa bimbingannya. Salah satu cara untuk mengetahui siapa saja mahasiswa yang dibimbing adalah dengan melihat dokumen yang disediakan untuk dosen pembimbing saat mahasiswa melakukan pendaftaran. Namun terdapat kasus dimana mahasiswa tidak menyerahkan dokumen tersebut kepada dosen pembimbingnya.
Dari permasalahan yang telah dipaparkan, penulis berinisiatif untuk memberi sebuah alternatif solusi dengan tujuan membangunan suatu sistem untuk memfasilitasi dalam pelaksanaan prosedur PKL di FILKOM UB. Sistem yang akan dibangun menggunakan pendekatan aplikasi web. Salah satu keuntungan dalam penerapan teknologi pada prosedur PKL adalah mahasiswa dapat memeriksa perkembangan pengajuan PKL yang dilakukan secara online, hal tersebut memungkinkan mereka dapat lebih fokus pada kegiatan pembelajaran dibandingkan harus memeriksa pengajuan PKL secara langsung ke pihak yang bersangkutan (Nur & Rohafauzi, 2017).
Diharapkan dengan pembangunan sistem ini akan mudah digunakan, memiliki fitur yang dapat menyelesaikan kendala yang dihadapi oleh pihak terkait dalam melaksanakan prosedur PKL.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Bagian ini menjelaskan tahapan-tahapan dalam proses pembangunan sistem pengelolaan PKL FILKOM UB. Diagram alir dari metodologi penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini digambarkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian
2.1. Studi Literatur
Merupakan tahapan untuk menyusun dasar teori yang akan digunakan sebagai pendukung dalam penelitian pembangunan sistem pengelolaaan PKL ini.
2.2. Rekayasa Kebutuhan
Merupakan tahapan yang bertujuan untuk mendapatkan daftar kebutuhan sistem. Pada tahap rekayasa kebutuhan ini terbagi menjadi 2 proses yaitu elisitasi kebutuhan dan analisis kebutuhan.
a) Elisitasi Kebutuhan
Pada tahap elisitasi kebutuhan ini menggunakan metode wawancara dan kuesioner. Wawancara ini dilakukan dengan staf akademik yang mengurus proses administrasi PKL, dosen, sekertaris jurusan dan ketua jurusan. Sedangkan kuesioner berfokus pada mahasiswa yang telah melaksanakan kegiatan PKL. Dari tahap ini menghasilkan proses bisnis serta mendapatkan permasalahan yang dirasakan oleh beberapa pihak yang terlibat pada pelaksanaan prosedur PKL saat ini.
b) Analisis Kebutuhan
Pada tahap analisis kebutuhan ini dilakukan pada hasil kebutuhan yang didapatkan dari tahap sebelumnya. Proses analisis kebutuhan ini menghasilkan proses bisnis
usulan, identifikasi aktor, dan definisi kebutuhan. Dari hasil definisi kebutuhan yang didapat, dilakukan manajemen kebutuhan yang bertujuan untuk memudahkan identifikasi setiap definisi dan spesifikasi kebutuhan tersebut dengan cara memberikan sebuah kode untuk setiap definisi dan spesifikasi kebutuhan. Dari hasil analisis kebutuhan ini selanjutnya dilakukan pemodelan dalam bentuk use case diagram dan use case scenario.
2.3. Perancangan Sistem
Merupakan tahapan untuk menghasilkan rancangan dari sistem yang akan dibangun. Dalam perancangan sistem pengelolaan PKL ini menggunakan pendekatan pemodelan berorientasi objek, maka tahap perancangan sistem ini akan menghasilkan sequence diagram dan class diagram. Dilakukan juga perancangan dari beberapa komponen utama yang ditulis dalam bentuk pseudocode, perancangan database berupa conceptual data model (CDM) dan perancangan antarmuka.
2.4. Implementasi Sistem
Merupakan tahapan yang bertujuan untuk mengimplementasikan hasil perancangan dalam bentuk kode program secara utuh. Sistem pengelolaan PKL ini diimplementasikan menggunakan bahasa PHP, HTML, CSS dan JavaScript dengan bantuan framework Laravel dengan harapan dapat menunjang proses realisasi terhadap hasil rancangan yang telah dibuat dalam bentuk code menjadi lebih mudah dilakukan (Anif, M., et al,, 2017). Dalam penerapan basis data, sistem menggunakan MySQL yang merupakan sebuah database relasional.
2.5. Pengujian Sistem
Merupakan tahapan untuk memeriksa sistem pengelolaan PKL yang berhasil dibangun dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
Pengujian sistem yang dilakukan terhadap sistem ini yaitu pengujian unit, integrasi, validasi dan compatibility. Pada pengujian unit dan integrasi dilakukan secara white-box yaitu pendekatan dalam proses uji dimana tes dilakukan dengan memiliki dasar pengetahuan tentang komponen yang ada pada struktur program tersebut (Pressman, 2010).
Pengujian validasi dilakukan secara black-box terhadap seluruh hasil kebutuhan yang
berhasil terdefinisi yang dilakukan pada seluruh alur skenario serta alternatifnya dari tiap kebutuhan yang dijabarkan pada use case scenario. Sedangkan pengujian compatibility akan dilakukan terhadapat 5 browser uji yaitu Chrome, Firefox, Edge, Opera dan Safari dengan versi terbaru yang dilakukan menggunakan bantuan tools bernama SortSite.
2.5. Kesimpulan dan Saran
Merupakan tahapan untuk melakukan penarikan kesimpulan dari seluruh tahapan yang telah dilakukan sebelumnya, serta terdapat juga saran yang diberikan untuk pengembangan lebih lanjut dari penelitian ini.
3. REKAYASA KEBUTUHAN 3.1. Elisitasi Kebutuhan
Elisitasi kebutuhan merupakan salah satu proses yang dilakukan dalam tahap rekayasa kebutuhan dengan tujuan untuk mendapatkan gambaran secara pasti prosedur PKL FILKOM yang saat ini sedang berjalan dan juga untuk mengetahui permasalahan yang terjadi dalam penerapan prosedur PKL di FILKOM UB.
Tahap elisitasi ini dilakukan menggunakan cara wawancara dan kuesioner. Wawancara ini dilakukan seara langsung dengan tujuan untuk menggali permasalahan yang terjadi dilapangan dan bagaimana prosedur yang berjalan saat ini. Wawancara ini dilakukan secara langsung dengan staf akademik yang mengurus proses administrasi PKL, dosen, sekertaris jurusan dan ketua jurusan. Dilakukan juga penyebaran kuesioner yang berfokus pada mahasiswa yang telah melaksanakan kegiatan PKL dengan tujuan untuk mengetahui permasalahan yang dialami saat pelaksanaan kegiatan tersebut.
Dari tahap elisitasi ini dapat didefinisikan kebutuhan apa saja yang diharapkan oleh para stakeholder untuk dijadikan daftar kebutuhan dari sistem pengelolaan PKL yang akan dibangun. Dari tahap elisitasi juga dapat digambarkan terkait proses bisnis dari prosedur PKL yang berlaku saat ini.
3.2. Analisis Kebutuhan
Tahap ini menghasilkan proses bisnis usulan untuk menjawab permasalahan berdasarkan analisis dari permasalahan yang berhasil terdefinisi pada tahap elisitasi. Proses bisnis usulan ini berfokus pada proses bisnis yang akan melibatkan sistem pengelolaan PKL yang dibangun. Teridentifikasi juga beberapa aktor yang akan berinteraksi pada, serta didapatkan juga daftar kebutuhan fungsional maupun non-fungsional dari sistem sistem pengelolaan PKL ini.
Pada Tabel 1 berikut dijabarkan beebrapa aktor yang dapat berinterkasi pada sistem pengelolaan PKL.
Tabel 1. Identifikasi Aktor
Aktor Deskripsi
Mahasiswa Aktor yang menginisiasi pendaftaran PKL, dapat mengisi form yang berkaitan dengan administrasi PKL, dan melihat kemajuan dari proses administrasi.
Dosen Aktor yang dapat melihat dan
menyetujui seluruh proses administrasi yang dilakukan oleh mahasiswa bimbingannya. Selain itu, dosen dapat ditunjuk sebagai penguji pada kegiatan seminar hasil.
Staf Akademik
Aktor yang dapat melihat dan menyetujui seluruh proses administrasi PKL yang membutuhkan persetujuan ditingkat akademik.
Ketua Program Studi
Aktor yang dapat melihat dan menyetujui seluruh proses administrasi PKL yang membutuhkan persetujuan tingkat program studi.
Ketua Jurusan
Aktor yang dapat melihat dan menyetujui seluruh proses administrasi PKL yang membutuhkan persetujuan tingkat jurusan.
Sekertaris Jurusan
Aktor yang terlibat dalam penentukan waktu, tempat dan dosen penguji seminar hasil.
Scheduler Aktor berupa service yang dapat mengeksekusi suatu perintah pada waktu yang yang telah ditentukan. Pengguna Orang yang belum terautentifikasi oleh
sistem.
Pada sistem pengelolaan PKL ini terdapat 59 kebutuhan fungsional dan 1 kebutuhan non-fungsional. Kebutuhan fungsional sistem tersebut digambarkan dengan menggunakan use case diagram pada Gambar 2 berikut.
Gambar 2. Use Case Diagram Selanjutnya digambarkan use case scenario
yang berfungsi untuk memberikan penjabaran urutan alur berjalannya sebuah fungsi dijalankan berdasarkan diagram yang telah ditunjukan oleh use case diagram. Pada Tabel 2 berikut merupakan salah satu use case scenario untuk memberi penetapan pengajuan dari PKL tipe lomba oleh ketua jurusan.
Tabel 2. Use Case Scenario Penetapan PKL Lomba
PKL-F-015 Penetapan PKL Lomba
Objective Fungsi untuk memberi penetapan
pengajuan dari PKL tipe lomba
Actor Ketua Jurusan
Pre-Condition
Sistem menampilkan seluruh data pengajuan PKL tipe lomba yang telah diberi penilaian oleh kaprodi.
Main Flow 1. Aktor menekan tombol “proses”
pada box sesuai pengajuan yang ingin diberi penilaian.
2. Sistem menampilkan detail pengajuan PKL lomba tersebut dan menampilkan form penetapan pengajuan PKL lomba.
3. Aktor mengisi seluruh isian secara benar.
4. Aktor menekan tombol “Simpan”. Alternative
Flow
Jika kolom alasan tidak diisi maka muncul pesan “Please fill out this field.”
Post Condition
Sistem kembali ke halaman pengajuan PKL tipe lomba dan menampilkan
pesan bahwa telah berhasil
menetapkan keputusan dari pengajuan PKL lomba mahasiswa.
4. PERANCANGAN SISTEM 4.1. Perancangan Arsitektur
Sistem pengelolaan PKL yang dibangun menggunakan pendekatan aplikasi berbasis web. Dalam pembangunan sistem tersebut, penulis mengunakan bantuan kerangka kerja Laravel. Maka dari itu, arsitektur dari sistem pengelolaan PKL ini sesuai dengan aturan yang terdapat pada dokumentasi kerangka kerja Laravel versi 5.7.
4.2. Perancangan Sequence Diagram
Pada Gambar 3 berikut merupakan salah satu hasil perancangan sequence diagram. Diagram tersebut menggambarkan urutan kejadian pada fungsional proses pengajuan PKL magang kaprodi. Aktor pada sequence diagram tersebut adalah ketua prodi. Terdapat 1 boundary yaitu pendaftarTipeMagang pada direktori kaprodi, 1 control yaitu PendaftaranController pada direktori Kaprodi serta terdapat 1 entity yaitu DaftarTipeMagang dan terdapat 1 alternative fragment
Gambar 3. Sequence Diagram Proses Pengajuan PKL Magang Kaprodi
4.3. Perancangan Class Diagram
Hasil dari perancangan class diagram sistem pengelolaan PKL ini secara garis besar terbagi mendai dua jenis yaitu controller dan model. Pada jenis controller terdapat 6 packages dengan total 21 class yang didalamnya. Terdapat juga 21 class model pada perancangan class diagram ini.
4.4. Perancangan Komponen
Pada Tabel 3 berikut ini merupakan salah satu contoh hasil perancangan komponen method verifikasiTipeMagang() pada class Kaprodi\PendaftaranController. Method ini berfungsi menyimpan hasil verifikasi ketua prodi dan rekomendasi dosen yang telah dipilih jika pengajuan tersebut disetujui.
Tabel 3. Pseudocode Method Proses Pengajuan PKL Magang Kaprodi
No Pseudocode Method Proses Pengajuan PKL
Magang Kaprodi
1 START
2 IF(!validate(atribut id, aksi objek
request))
3 return pesan validasi error
4 ENDIF
var pengajuan = instance objek DaftarTipeMagang
5 IF(atribut aksi pada objek
request == 0)
6 IF(!validate(atribut
keterangan objek request))
7 return pesan validasi error
8 ENDIF
panggil method ditolak melalui objek pengajuan
mengarahkan aktor pada halaman sebelumnya dengan pesan sukses menolak
9 ELSE
IF(!validate(atribut id_dosen objek request))
10 return pesan validasi error 11 ENDIF
panggil method diterima melalui objek pengajuan
mengarahkan aktor pada halaman sebelumnya dengan pesan sukses menerima
12 ENDIF 13 END
4.5. Perancangan Basis Data
Pada perancangan basis data sistem pengelolaan PKL ini menghasilkan 22 entitas dan digambarkan menggunakan pemodelan conceptual data model (CDM).
4.6. Perancangan Antarmuka
Pada Gambar 4 berikut merupakan salah satu hasil antarmuka dari halaman untuk melihat seluruh daftar bimbingan PKL.
Gambar 4. Perancangan Antarmuka Data Seluruh Mahasiswa Bimbingan PKL
5. IMPLEMENTASI SISTEM 5.1. Implementasi Basis Data
Hasil implementasi basis data sistem pengelolaan PKL ini ditunjukan oleh Physical Data Model (PDM). Tujuan PDM tersebut untuk memberikan gambaran terkait struktur dari skema database yang sesungguhnya ada pada sistem pengelolaan PKL ini.
5.2 Implementasi Antarmuka
Pada Gambar 5 berikut merupakan salah satu hasil antarmuka dari halaman untuk melihat seluruh daftar bimbingan PKL.
Gambar 5. Implementasi Antarmuka Data Seluruh Mahasiswa Bimbingan PKL
6. PENGUJIAN SISTEM
Pengujian unit dan integrasi dilakukan secara white-box dengan metode basis path testing. Pengujian validasi dilakukan secara black-box berdasarkan skenario yang telah didefinisikan. Lalu pengujian compatibility dilakukan pada 5 browser uji.
Pada Tabel 4 berikut merupakan penjabaran hasil pengujian yang dilakukan.
Tabel 4. Hasil Pengujian Sistem
Jenis Pengujian Kasus Uji Hasil Uji
Unit 19 test case 100% valid
Integrasi 3 test case 100% valid
Validasi 120 test case 100% valid
Compatibility 5 browser uji Kompatibel pada 5 browser uji
7. KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan
Berdasarkan proses analisis kebutuhan dalam pembangunan sistem pengelolaan PKL FILKOM didapatkan 59 kebutuhan fungsional sistem dan 1 kebutuhan non-fungsional sistem. Didapatkan juga 8 segmentasi aktor yang terlibat
didalam sistem pengelolaan PKL ini.
Dari hasil proses analisis tersebut dilakukan perancangan sistem sebagai dasar dalam proses implementasi. Sistem pengelolaan PKL ini diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi berbasis web menggunakan framework Laravel. Sistem diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk bagian backend dan menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript untuk bagian frontend.
Sistem yang berhasil dibagun telah diuji mengunakan pengujian unit, integrasi dan validasi yang mengahasilkan kesulurahan kasus uji valid. Untuk pengujian browser compatibility didapatkan sistem telah kompatibel terhadap 5 browser yang diuji.
7.2 Saran
Saran yang diberikan untuk pengembangan lanjut dari sistem pengelolaan PKL ini, yaitu dilakukan penambahan kebutuhan fungsional untuk mengelola data master serta kondisi tidak normal lainnya agar dapat memfasilitasi keadaannya yang tidak diharapkan. Serta dapat dilakukan pengintegrasian terhadap modul-modul yang telah tersedia di FILKOM Apps.
8. DAFTAR PUSTAKA
Anif, M., Dentha, A., & Sindung, H. W. S. (2017). Designing Internship Monitoring System Web Based With Laravel
Framework. IEEE International
Conference on Communication, Networks and Satellite (Comnetsat), Semarang, pp. 112-117.
FILKOM UB. (2017). Buku Panduan Penyelesaian dan Evaluasi Praktik Kerja Lapang (PKL). Malang: FILKOM UB. Nur, A., & Rohafauzi, S. (2017). Development of
Internship Monitoring and Supervising Web-Based System. IEEE 15th Student
Conference on Research and
Development (SCOReD), Putrajaya, pp. 193-197.
Pressman, R. S. (2010). Software Engineering A Practitioner’s Approach. 7th
Ed. New York: McGraw-Hill Education.
UB. (2016). Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2016/2017. Malang: UB.
