1.1 Latar Belakang
Tingkat persaingan usaha yang semakin ketat menuntut suatu perusahaan untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik terhadap customer, hal tersebut dikarenakan untuk mempertahankan dan meningkatkan loyalitas customer. Sebagai distributor alat-alat berat, PT. United Tractors Tbk (PT.UT) dituntut untuk selalu meningkatkan pelayanan terhadap customer untuk bisa meraih pangsa pasar alat berat dan suku cadang di Indonesia. Alat-alat berat yang didistribusikan oleh PT.UT antara lain Buldozer, Excavator, Grader, Dump Truck dengan merek Komatsu. PT.UT sebagai distributor alat berat di Indonesia juga menyediakan berbagai pelayanan purna jual kepada customer diantaranya dengan menyediakan suku cadang. Perdagangan suku cadang alat berat telah menjadi unit usaha yang penting dari PT.UT termasuk salah satu produknya adalah filter sehingga perusahaan perlu untuk selalu memantau kegiatan bisnis ini.
Availability (ketersediaan) suku cadang menjadi suatu hal yang dituntut oleh customer tentang pelayanan purna jual tersebut. Dengan adanya suku cadang dengan faktor ketersediaan yang tinggi tentunya customer juga merasa yakin alat berat yang digunakan untuk proses produksi dapat berjalan dengan lancar dengan harapan hasil produksi yang diraih bisa optimal. Tapi sebaliknya jika tingkat ketersediaan rendah maka akan mengakibatkan terjadinya emergency order (permintaan darurat), shiping cost (biaya pengiriman) meningkat dan juga tingkat
kepuasan pelangan juga rendah. Dan sangat merugikan proses produksi yang dialami oleh customer.
Filter adalah salah satu suku cadang yang sangat berpengaruh agar unit dapat bekerja secara maksimal, fungsinya sendiri antara lain :
a. Fuel Filter
- Menyaring bahan bakar dari kotoran sebelum masuk ke ruang pembakaran.
b. Oil Filter
- Menyaring oli yang dipakai dalam pelumasan engine dari kotoran. c. Air Filter
- Menyaring udara yang dipakai dalam proses pembakaran supaya terjadi pembakaran yang sempurna.
d. Water Filter
- Menyaring kotoran yang terkandung dalam air yang dipakai dalam proses pendinginan engine.
Filter (FIL) merupakan komoditi yang sangat berpengaruh terhadap seluruh jualan suku cadang di tahun 2009 karena merupakan suku candang dengan kontribusi paling besar diantara komoditi yang lain yaitu sebagai berikut :
Tabel 1.1 Kontribusi komoditi untuk plan jualan tahun 2009. NO KOMODITI KONTRIBUSI 1 FIL 19% 2 ATT 17% 3 FCG 15% 4 TYR 14% 5 GET 10% 6 UC 9% 7 HYD 6% 8 ELC 4% 9 UCT 3% 10 BAT 3%
Penggunaan data historical tahun sebelumnya dan konfirmasi pemesanan dari customer dijadikan referensi untuk melakukan pemesanan suku cadang ke supplier seringkali masih belum mencukupi permintaan suku cadang dari customer, hal ini dikarenakan jumlah unit yang berproduksi setiap tahun mengalami pernambahan serta kemampuan supply dari supplier tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Gambar 1.1 Proses pengadaan suku cadang filter di PT.UT berdasararkan data masa lampau (historical data).
Proses penghitungan untuk menentukan rencana pengadaan suku cadang di PT.UT dilakukan oleh Inventory Management Department (IMD) dalam hal ini oleh Parts Analyst (PA) . Fungsi dari PA adalah untuk menyiapkan, mengontrol dan memonitor inventory suku cadang pada Divisi Parts. Parts Sales Department dalam hal ini diwakili oleh Parts Sales Support (PSS) bertanggung jawab untuk menjual produk-produk yang diageni oleh PT.UT.
Demand Customer
Parts Sales Support
Historical Sales
Parts Analyst
Purchase Order
Purchasing
Proses rencana pengadaan suku cadang dimulai dengan PSS melakukan konfirmasi kepada customer tentang rencana penggantian suku cadang unit alat berat yang dimiliki. Bila ada rencana penggantian, maka PT.UT akan menawarkan suku cadang yang disediakan. Jika customer menyetujui penawaran dari PSS tersebut, maka customer akan menerbitkan Purchase Order (PO) ke PT.UT yang diterima oleh PSS. PSS kemudian menyampaikan PO tersebut ke PA. PO dari customer akan dijadikan salah satu dasar bagi PA untuk melakukan persediaan suku cadang. Proses lainnya adalah data penjualan filter tahun sebelumnya di analisa oleh PA untuk menentukan item dan jumlah yang akan dipesan. PO dan analisa dari PA tersebut kemudian digunakan sebagai referensi pemesanan ke supplier. Dari hal diatas dapat dikatakan bahwa proses penyiapan suku cadang filter hanya melibatkan data tahun sebelumnya dan konfirmasi pemesanan dari customer.
Dari hal diatas maka disusun suatu pola penyediaan suku cadang bukan hanya berdasar data penjualan tahun-tahun sebelumnya tetapi juga berdasarkan life time (umur pakai) suku cadang tersebut.
Proses pengadaan suku cadang dengan menggunakan metode perhitungan life time yaitu diawali dengan pengecekan hours meter (HM) suku cadang filter alat-alat berat yang dimiliki customer. Proses pengecekan dilakukan oleh petugas pemeriksa. Dari hasil pengecekan HM tersebut PA kemudian melakukan perhitungan berdasarkan life time dari data master factory untuk disampaikan ke customer. Hasil pengecekan yang diterima oleh customer disertai dengan plan penggantian suku cadang filter. Apabila disetujui, maka customer akan membuka PO ke PT.UT dalam hal ini diterima oleh PSS. PSS kemudian menyampaikan PO tersebut ke PA yang kemudian akan dijadikan referensi untuk melakukan
persiapan stock suku cadang. Proses persiapan pengadaan suku cadang berdasar perhitungan life time bisa dilihat pada gambar 1.2
Gambar 1.2 Proses pengadaan suku cadang filter dengan metode perhitungan life time.
Perhitungan Pengecekan HM (life time) Parts Analyst Purchase Order Purchasing Supplier Parts Sales Support
Konfirmasi Pemesanan Customer Not Order Ya Tidak Parts Analyst
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah yang terjadi di PT.UT berkaitan dengan sistem persediaan adalah sebagai berikut :
1. Seringkali terjadi emergency order (permintaan darurat) suku cadang filter yang berakibat pada biaya dalam proses pengadaan barang menjadi lebih mahal.
2. Availability (ketersediaan) stock filter yang rendah dan tingkat inventory level yang masih tinggi.
1.2.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas maka perumusan masalahnya adalah, bagaimana memprediksi permintaan suku cadang filter agar tidak terjadi permintaaan yang darurat dan bagaimana menentukan metode yang tepat dalam menentukan jumlah suku cadang filter dengan tingkat inventory yang efektif, efisien dan tingkat availability yang tinggi.
1.3 Ruang Lingkup
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam penyediaan suku cadang alat berat, ketersediaan suku cadang di PT.UT dituntut ketersediaan yang tinggi terhadap penyediaan suku cadang alat berat. Availability yang tinggi akan menjamin permintaan customer terhadap suku cadang yang dibutuhkan, tapi jika availability yang tinggi, maka inventory level yang harus ditanggung oleh PT.UT juga
semakin besar. Inventory level yang sangat besar dengan tingkat perputaran stock yang lambat, akan membuat ketidakefisienan. Oleh karena itu, harus dilakukan suatu perubahan metode persediaan suku cadang, dimana sebelumnya hanya berdasarkan analisa dari historical data (data penjualan tahun-tahun sebelumnya) menjadi persediaan suku cadang berdasarkan life time suku cadang.
Dari uraian di atas maka batasan masalah dalam skripsi ini antara lain : 1. Perhitungan dilakukan atas total rencana PT.UT pada suku cadang
komoditi filter yaitu suku cadang yang dapat ditentukan umur pakainya. 2. Life time masing-masing komponen suku cadang filter sudah diketahui
dan ditetapkan.
3. Frekuensi pembelian yang dilakukan oleh PT.UT adalah 1 bulan sekali. 4. Merek suku cadang yang akan dianalisa adalah filter UT PARTS. 5. Lead time order ke supplier konstan.
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
Tujuan dari penulisan ini antara lain :
1. Menentukan jumlah suku cadang filter dengan jumlah yang tepat dan waktu yang tepat.
2. Menyediakan inventory suku cadang dengan tingkat persediaan yang efisien dengan availability yang tinggi.
1.4.2 Manfaat
Diharapkan metode di atas dapat bermanfaat untuk :
1. Mengurangi down time (waktu alat berat mati) yang tidak terjadwal yang disebabkan oleh penggantian filter.
2. Penjadwalan down time oleh customer untuk penggantian filter. 3. Mengurangi emergency order.
4. Menyediakan atau membuat perencanaan anggaran untuk penggantian filter yang akurat.
5. Mengurangi modal kerja dengan penyusunan inventory secara aman.
1.5 Gambaran Umum Perusahaan
PT. United Tractors Tbk didirikan pada tanggal 13 Oktober 1972, sesuai dengan akta No. 69 notaris Djojo Mulyadi SH dengan nama PT. INTER-ASTRA MOTORSWORKS, kemudian tanggal 28 November 1972 sesuai dengan akta perubahan dengan notaris Dian Paramita Tamzil No. 101 berubah namanya menjadi PT. United Tractors.
PT. United Tractors mengawali kegiatannya sebagai distributor alat-alat berat mewakili merek-merek terkenal. Dimulai kerjasama dengan Komatsu Ltd, Japan dalam memasarkan alat-alat berat.
Dalam memberikan total product support bagi setiap customer pemakai alat-alat berat. Dasa warsa tahun 81’an, PT. United Tractors mulai mengembangkan industrinya pada area seluas 20 Ha di Jl. Raya Bekasi Km.22, Cakung, Jakarta Timur dengan nama Pusat Pengembangan Industri PT. United Tractors Tbk.
Menciptakan customer satisfaction bukan hanya dengan menyiapkan berbagai fasilitas industri, namun harus didukung dengan struktur organisasi yang kuat. Untuk struktur organisasi di AllMakes Division PT.United Tractors Tbk, dimana penulisan skripsi ini kami lakukan, dapat dilihat pada lampiran 1.
Sedangkan untuk bisnis utama dari PT.United Tractors (UT) adalah sebagai berikut:
Unit Bisnis 1 : Mesin Konstruksi
Mesin Konstruksi merupakan bisnis utama UT dengan menjadi distributor utama alat-alat berat pertambangan dan konstruksi KOMATSU dengan layanan purna jual yang andal. Berbagai peralatan berat lainnya, yaitu truk Nissan Diesel, truk dan bus Scania, mesin giling getar Bomag, mesin perkayuan Valmet, forklift Patria – Komatsu, generating set Komatsu dan crane Tadano juga turut memberikan kontribusi bagi pembangunan di sektor-sektor pertambangan, konstruksi, pertanian, perkebunan, kehutanan maupun industri dengan dukungan pelayanan UT dari 18 cabang, 9 kantor perwakilan, 8 kantor dukungan di lokasi pertambangan, 1 kantor dukungan di lokasi perkayuan yang tersebar di seluruh Indonesia serta 1 kantor distribusi di Singapura.
Bidang usaha ini juga terdiri dari PT United Tractors Tbk Pandu- Engineering (UTE) dan PT Pandu Dayatama Patria (PDP) yang pada tahun 2000 memberikan kontribusi hampir 10% dari total pendapatan konsolidasi UT Grup.
Dengan berbagai langkah-langkah strategis yang dilakukan antara lain sistem manajemen terpadu, transformasi bisnis, berbagai program pelayanan maupun penyediaan suku cadang yang cepat dan profesional, UT siap memasuki era perdagangan global. Hal ini terbukti dengan berhasilnya UT menguasai 46% dari pangsa pasar penjualan alat-alat berat di tanah air, jauh mengungguli para pesaingnya pada tahun 2000.
Unit Bisnis 2 : Kontraktor Penambangan
PT Pamapersada Nusantara (Pama) yang berdiri tahun 1989, dimiliki 100% oleh UT dan dikenal sebagai salah satu kontraktor penambangan terkemuka dan terbesar di Indonesia. Saat ini Pama mengerjakan berbagai proyek tambang batubara (6 lokasi) dan emas (1 lokasi). Hasil lainnya adalah selain batu kapur juga pasir dan tanah.
Di pertengahan tahun 2000 lalu, Pama memulai kontraknya dengan Broken Hill Propietary (BHP) untuk proyek Petangis di Kalimantan Timur dan juga dengan Kadya Caraka Mulya (KCM) di Banjarbaru, Kalimantan Selatan. Pada akhir tahun yang sama pula, Pama berhasil memenangkan tender dengan Kaltim Prima Coal (KPC) untuk proyek barunya di Sangatta. Semua kontrak-kontrak baru ini menunjukkan kepercayaan pengusaha-pengusaha tambang akan kemampuan Pama.
Penghargaan
Dalam perjalanan bisnisnya selama hampir 30 tahun, UT telah berhasil meraih berbagai prestasi maupun penghargaan, antara lain :
1. UPAKARTI, th. 1988 untuk Jasa Kepeloporan dalam Usaha Pengembangan Industri Kecil dan Kerajinan.
2. Far Eastern Economic Review : The 200 Asia’s Leading Companies a. 1993 / 94 Peringkat 6 : Overall Leadership
Peringkat 2 : High Quality Services / Products Peringkat 3 : Long Term Vision
Peringkat 5 : Companies that Others Try to Emulate b. 1994 / 95 Peringkat 10 : Overall Leadership
Peringkat 3 : High Quality Services / Products c. 1995 / 96 Peringkat 2 : High Quality Services / Products d. 1996 / 97 Peringkat 2 : High Quality Services / Products e. 1997 / 98 Peringkat 7 : Overall Leadership
Peringkat 3 : High Quality Services / Products f. 1998 / 99 Peringkat 8 : Overall Leadership
Peringkat 4 : High Quality Services / Products Peringkat 4 : Long Term Vision
g. 1999 / 00 Peringkat 8 : Overall Leadership
Peringkat 3 : High Quality Services / Products
3. Departemen Keuangan RI, th. 1994 sebagai Pembayar Pajak Penghasilan Badan Usaha Terbesar pada th. 1992, peringkat 58.
4. The Asiaweek : Asiaweek 1000 – The 20th Largest Companies in Indonesia Th. 1994, 1996, 1997, 1998, 2000, 2001
5. Timberjack Market Share Award, th. 1995, Outstanding Skidder Market Share Performance
6. Bomag Distributor Achievement Award, th. 1995, Outstanding Sales Results Over The Past Several Years
7. ISO 9002 by SAQAS, Australia th. 1996 untuk UTE atas Quality Endorsed Company
8. John Deere, th. 1996 dengan 15 Years John Deere Award
9. Komatsu Asia Pacific – 25 Years Komatsu Singapore’s Anniversary, The Excellent Effort in Marketing Komatsu Equipment & Parts as well as Outstanding Performance in Total Product & Customer Support Activities
10. Kenworth, A Division of Paccar International, th. 1997 on the Delivery of UT’s 100th Kenworth Heavy Duty Truck in Indonesia in a year (1997) 11. Kenworth, A Division of Paccar International, th. 2000, Silver Award of
Standard of Excellence
12. Komatsu Forklift Asia th. 2000, Target Achievement for 1999
Dengan kepemimpinannya dalam pasar penjualan alat-alat berat, kini UT memiliki landasan kokoh untuk meraih posisi strategis menghadapi pemulihan situasi pasar mendatang. Transformasi bisnis yang sekarang terus digulirkan dan dengan semboyan Moving to World Class – Champion of Change yang menjadi semangat segenap karyawan, UT siap dalam memasuki era globalisasi perdagangan dunia.
