Pendahuluan
Pengelolaan informasi dan komunikasi saat ini sangat berperan dalam penyampaian suatu informasi, seiring dengan berjalannya waktu perkembangan teknologi pun semakin pesat sehingga proses pendistribusian informasi menjadi lebih mudah. Untuk menghindari ketidaksesuaian dalam penyampaian suatu informasi maka dibentuklah Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan proses kerja yang disusun oleh setiap bidang yang berfungsi sebagai tuntunan dalam suatu proses kerja agar mendapatkan hasil sesuai dengan yang diharapkan. Di dalam SOP TIK terdapat ketentuan ketentuan yang terkait dengan pengelolaan informasi dan proses publikasi dan sistem koordinasi dari proses kerja terutama dalam bidang TIK.
Dalam SOP ini akan membahas program kerja dalam bidang TIK, dimana TIK itu sendiri memiliki beberapa program kerja yang diantaranya Website, Media Sosial, Desain Grafis, dan video publikasi. Apa yang dikelola dan bagaimana dalam mengelola dari bidang program kerja tersebut terdapat didalam SOP ini, serta terdapat ketentuan ketentuan dalam setiap program kerja serta alur koordinasi yang perlu diketahui oleh setiap bidang.
Dengan dibuatnya SOP ini besar harapan kami agar ISMKI wilayah 4 dapat menjadi wadah untuk publikasi semua informasi setiap institusi yang tergabung di ISMKI wilayah 4, serta dapat mendukung semua kegiatan setiap bidang di ISMKI wilayah 4 dalam bidang teknologi dan informasi.
Bentuk-Bentuk Publikasi ISMKI Wilayah 4
Bentuk-bentuk publikasi ISMKI Wilayah 4 antara lain: 1. Website 2. Media Sosial a. Twitter b. Facebook c. Instagram d. Youtube 3. Desain Grafis
WEBSITE
Website merupakan suatu wadah publikasi elektronik yang berbentuk halaman web dimana website berisikan info-info mengenai ISMKI khususnya ISMKI Wilayah 4.
1. Alamat Website
Alamat Website ISMKI Wilayah 4 adalah wilayah4.ismki.org
2. Administrator Website
Administrator Website adalah Pengurus Harian Wilayah ISMKI Wilayah 4 Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi
3. Konten Website
Website ISMKI Wilayah 4 berisikan informasi: a. Profil ISMKI Wilayah 4
Profil ISMKI Wilayah 4 berupa Struktur Organisasi dan Profil Pengurus Harian Wilayah
b. Profil Institusi di Wilayah 4
c. Profil dan Infomasi Bidang ISMKI Wilayah 4 i. Profil Setiap Bidang ISMKI Wilayah 4
ii. Informasi-informasi terbaru dari setiap bidang terkait dengan program kerja masing-masing
d. Informasi terbaru mengenai ISMKI
e. Informasi terbaru institusi ISMKI Wilayah 4 f. File berkas ISMKI yang dapat di akses berupa
i. File Insidental
ii. File Program Kerja Tenderisasi
4. Kriteria Posting Website
a. Informasi yang akan diposting harus memiliki sumber yang jelas b. Informasi yang akan diposting wajib menyertakan foto atau video c. Konten publikasi tidak boleh mengandung unsur SARA dan provokatif
a. Institusi memiliki hak untuk mempublikasikan kegiatan melalui website ISMKI Wilayah 4
b. Konten publikasi tidak boleh mengandung unsur SARA dan provokatif c. Institusi dapat mengirimkan publikasi berupa, artikel, foto, dan video
d. Institusi wajib mengirimkan redaksi dan materi 3 hari sebelum diposting kepada penanggung jawab institusi dari PHW 4 bidang TIK
e. Insititusi wajib mencantumkan contact person di setiap publikasi.
f. Bagi institusi pemenang tender, seluruh berkas terkait dengan kegiatan tenderisasi wajib diakses melalui Website ISMKI Wilayah 4
6. Kriteria Posting Kegiatan Bidang ISMKI
a. Bidang memiliki hak untuk mempublikasikan kegiatan melalui website ISMKI Wilayah 4
b. Konten publikasi tidak boleh mengandung unsur SARA dan provokatif c. Bidang dapat mengirimkan publikasi berupa, artikel, foto, dan video
d. Bidang wajib mengirimkan redaksi dan materi 3 hari sebelum diposting kepada penanggung jawab institusi dari PHW 4 bidang TIK
e. Bidang wajib mencantumkan contact person di setiap publikasi.
7. Alur Koordinasi
INSTITUSI
PJ INSTITUSI PJ WebsiteBIDANG
PJ BIDANG Publish8. Penanggung Jawab
Anak Agung Gede Raka Prasetya Wibawa, Nur Janah
MEDIA SOSIAL
Perkembangan teknologi sangat pesat di zaman globalisasi saat ini. Salah satu perkembangan yang sangat pesat yaitu perkembangan teknologi komunikasi. Mudahnya setiap orang untuk berkomunikasi dimanapun dan kapanpun dipengaruhi oleh salah satu teknologi komunikasi yaitu media sosial. Penyebaran informasi menjadi lebih mudah dengan menggunakan media sosial karena sebagian besar masyarakat khususnya kalangan remaja telah mempunyai media sosial. Bentuk-bentuk media sosial yang wilayah 4 miliki diantaranya adalah Twitter, Facebook, Instagram, dan Youtube.
1. Bentuk Media Sosial
ISMKI Memiliki 4 Media Sosial yaitu Twitter, Instagram, Facebook dan Youtube a. Twitter
Username Official ISMKI Wilayah 4 adalah @ISMKI_Wilayah4
Informasi twitter wilayah 4 berupa kultweet yang berasal dari ISMKI Nasional, ISMKI Wilayah 4, institusi wilayah 4 dan sumber-sumber informasi yang terpercaya
b. Facebook
Account Official ISMKI Wilayah 4 adalah “Ismki wilayah 4” sedangkan fanpage adalah “ISMKI Wilayah4”
Fungsi Account ISMKI Wilayah 4 adalah memfasilitasi net meeting akbar maupun bidang di Wilayah 4
Fungsi fanpage ISMKI Wilayah 4 adalah tempat penyebaran informasi-infromasi terkait dengan ISMKI
c. Instagram
Account Official ISMKI Wilayah 4 adalah “ismki_wilayah4”
Instagram ISMKI Wilayah 4 berisikan desain grafis berupa informasi-informasi kedokteran di Indonesia, kegiatan ISMKI dan kegiatan Institusi di ISMKI Wilayah 4
d. Youtube
Account Official ISMKI Wilayah 4 adalah “ISMKI Wilayah 4”
Youtube ISMKI Wilayah 4 berisikan video terkait kegiatan ISMKI dan video ISMKI Wilayah 4 yang bersifat promotif
2. Ketentuan Publikasi a. Twitter
Kuliah Twitter (Kultwit) adalah serangkaian tweet yang membahas suatu topik tertentu
Kultwit tidak mengandung unsur SARA dan provokatif Kultwit harus berdasarkan informasi yang dapat dipercaya Diakhir kultwit wajib mencantumkan sumber
Jadwal Kultwit
o Senin : Badan Pengurus Inti/Keshum o Selasa : Danus
o Rabu : Kastrat o Kamis : Pendpro o Jumat : Pengmas o Sabtu : PSDM
o Minggu: Institution Session
Materi Kultweet bidang mengandung unsur informasi perkembangan proker bidang dan hal-hal yang terkait dengan bidang tersebut baik bersifat edukatif maupun promotif.
Materi Kultweet institusi mengandung unsur informasi kegiatan-kegiatan yang akan atau telah dilaksanakan oleh institusi tersebut
Institusi wajib untuk mengirimkan materi kultwitt 3 hari sebelum publikasi kepada PJ Institusi PHW 4 bidang TIK
Bidang wajib untuk mengirimkan 2 materi kultwit dalam 2 minggu sekali kepada PJ Bidang PHW 4 bidang TIK
Materi kultwit diberikan dengan pemisahan setiap tweet masing-masing 140 karakter
Net Meeting di Facebook berupa
o Net Meeting Pengurus Harian Wilayah
o Net Meeting Presiden Bem Institusi Wilayah 4
o Net Meeting antar SC dan OC Kegiatan tenderisasi Wilayah 4
Peserta Net Meeting wajib mengirim permintaan undangan masuk dalam ruang diskusi melalui pesan Facebook dengan format yang telah ditentukan oleh admin FB.
Publikasi dalam Fanpage bersifat persuasif
Bidang/Institusi dapat memberikan materi publikasi yang akan di publish di fanpage facebook maksimal 2 hari sebelum dipublikasikan
Bidang/Institusi dapat memberikan materi publikasi berupa artikel, foto, ataupun video
c. Instagram
Gambar dan video bersifat edukatif dan promotif
Gambar dan video tidak mengandung unsur sara dan provokatif Rasio gambar atau video adalah 1:1 atau Square
Bidang/institusi dapat mempublikasikan video atau gambar di Instagram ISMKI melalui PJ bidang/institusi maksimal 1 hari sebelum publikasi
d. Youtube
Video bersifat edukatif dan atau promotif
Video tidak mengandung unsur sara dan provokatif Video yang diposting adalah
o Sekwil on The Report
o Kegiatan-Kegiatan ISMKI Wilayah 4 baik tender maupun non tender o Kegiatan Institusi Wilayah 4
o Video ISMKI yang bersifat promotif
Bidang/Institusi mengirimkan video melalui PJ bidang/institusi dengan format .mp4
3. Tugas PJ Media Sosial
a. Mengawasi jalannya publikasi di seluruh media sosial
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran publikasi di seluruh media sosial
c. Mencatat seluruh permintaan publikasi dan publikasi yang terlaksana setiap satu bulan
d. Melaporkan seluruh permintaan publikasi dan publikasi yang terlaksana kepada sekretaris bidang
4. Tugas PJ Institusi/Bidang
a. Bertanggung jawab terhadap materi publikasi
b. Berperan aktif untuk mencari informasi-informasi yang akan dipublikasikan c. Menerima permintaan publikasi dari institusi/ bidang
d. Wajib mencantumkan hashtag dengan inisial nama masing-masing contoh: Febi Aritonang #FA
5. Alur Koordinasi Publikasi
Keterangan
Materi publikasi diberikan oleh institusi/bidang kepada pj institusi/bidang PHW 4 TIK dan akan dipublish oleh pj institusi/bidang tersebut dibawah pengawasan PJ Media Sosial dan Sekretaris Bidang TIK
6. Penanggung Jawab
Rafika Kartika Putri. Hapsari Putri Utami
INSTITUSI/
BIDANG
PJ INSTITUSI/ BIDANG PJ Medsos PublishDESAIN GRAFIS
Desain grafis adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan gambar untuk menyampaikan informasi atau pesan seefektif mungkin. Macam-macam desain grafis adalah poster, pamphlet. video dll. Seiring dengan berjalannya waktu, pembuatan desain grafis ini menjadi salah satu alat vital dalam publikasi kegiatan di sebuah organisasi.
1. Bentuk desain grafis
Berbagai bentuk desain grafis adalah gambar yang tidak bergerak dan gambar yang bergerak. Gambar yang bergerak berupa video sedangkan gambar tidak bergerak berup poster atu pamphlet.
2. Ketentuan Desain Grafis a. Penggunaan Logo
Logo yang digunakan adalah logo yang sesuai dengan ketetapan Corporate
Identity terbaru
Logo Vertikal Logo Horizontal
b. Tata Letak Logo
c. Penerapan Logo
Penerapan logo yang benar
Penerapan logo yang salah
d. Bentuk Poster/Pamflet
Bentuk Poster/Pamflet Umum Bentuk Gambar Instagram
e. Ketentuan Video
Konten dalam video bersifat edukatif dan promotif Konten tidak mengandung unsur SARA dan Provokatif
3. Tugas PJ Desain Grafis / Video
Bertanggung jawab terhadap seluruh desain grafis yang telah terpublikasi Memeriksa seluruh kelengkapan desain grafis
4. Tugas PJ Bidang
Memfasilitasi permintaan pembuatan desain grafis
Berkoordinasi dengan bidang terkait dengan pembuatan desain grafis
5. Permintaan Pembuatan Poster
Setiap bidang wajib berkoordinasi dengan PJ Bidang PHW 4 TIK masing-masing
Setiap bidang wajib untuk memberikan materi desain grafis
Setiap bidang wajib mengajukan permintaan pembuatan desain grafis 10 hari sebelum dipublikasikan
Khusus untuk video, bidang wajib mengajukan permintaan 2 minggu sebelum dipublikasikan
6. Alur Koordinasi
Keterangan:
Bidang mengajukan permintaan pembuatan poster Disetujui dan dibuat oleh pj bidang diperiksa seluruh kelengkapan oleh PJ Desain Grafis Publikasi
7. Penanggung Jawab
Desain Grafis tak Bergerak: Agung Budi Perdana, Erdhy Fardhani Ahmad PJ Desain
Grafis
Desain Grafis Bergerak (Video) : Nadya Noor Ramadhania, Surya Ashri Rachman
PENANGGUNG JAWAB
No Institusi Penanggung Jawab Bidang
1 Universitas Warmadewa Universitas Udayana
Anak Agung Gde Raka Prasetya W.
Kastrat
2 Universitas Mataram Universitas Islam Al-Azhar
Universitas Nusa Cendana
Surya Ashri Rahman Pengmas
3 Universitas Islam Alkhairaat Universitas Tadulako Universitas Sam Ratulangi
Agung Budi Perdana ICT NASIONAL
4 Universitas Cendrawasih Universitas Pattimura
Hapsari Putri Utami PSDM
5 Universitas Muhammadiyah Makassar
Universitas Muslim Indonesia Universitas Hasanudin
Erdhy Fardhani Ahmad BADAN PENGURUS INTI
6 Universitas Wijaya Kesuma Universitas Hang Tuah
Universitas Jember
Nur Janah TIK
7 Universitas Airlangga Universitas Katolik Widya
Mandala
Nadya N. Ramadhina PENDPRO
8 Universitas Muhammadiyah Malang
Universitas Haluoleo
Rafika Kartika Putri DANUS
9 Universitas Islam Malang Universitas Brawijaya
