5 BAB II
LANDASAN TEORI & PROFIL PERUSAHAAN
2.1. Landasan Teori
2.1.1. Pengertian Manajemen Ritel
Menurut Siswanto (2007:2) memberikan batasan bahwa “manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan”. Bisa juga diartikan bahwa manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang sistematis agar dapat menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain maupun golongan tertentu dan masyarakat luas.
Secara etimologi, pengertian manajemen merupakan seni untuk melaksanakan dan mengatur. Manajemen ini juga dilihat sebagai ilmu yang mengajarkan proses mendapatkan tujuan dalam berorganisasi, sebagai usaha bersama dengan beberap orang dalam organisasi tersebut. Sehingga, ada orang yang merumuskan dan melaksanakan tindakan manajemen yang disebut dengan manajer.
Kata ritel berasal dari bahasa Perancis, ritellier, yang berarti memotong atau memecah sesuatu. Tekait dengan aktivitas yang dijalankan, maka ritel menunjukan upaya untuk memecah barang atau
produk yang dihasilkan dan didistribusikan oleh manufaktur atau perusahaan dalam jumlah besar dan masal untuk dapat dikonsumsi oleh konsumen akhir (end user) dalam jumlah kecil sesuai dengan kebutuhannya. Pemahaman ritel menjadi sangat lekat dengan makna “ritel” dari kuantitas barang dalam jumlah besar seperti Dozen atau pack menjadi kuantitas barang satuan. Kebutuhan keberadaan ritel sejalan dengan kebutuhan konsumen yang menginginkan barang maupun jasa sejumlah yang mereka butuhkan pada saat, tempat dan waktu tertentu tanpa tanpa harus menyimpan.
Menurut Christina (2017:6) menyimpulkan bahwa “bisnis ritel dapat dipahami sebagai semua kegiatan yang terlibat dalam penjualan barang atau jasa secara langsung kepada konsumen akhir untuk penggunaan pribadi dan bukan penggunaan bisnis”. Ritel juga merupakan salah satu perangkat dari aktivitas-aktivitas bisnis yang melakukan penambahan nilai terhadap produk-produk dan layanan penjualan kepada konsumen dalam penggunaan atau konsumsi perseorangan maupun keluarga. Seringkali orang beranggapan bahwa ritel hanya berarti menjual produk-produk di toko. Namum ritel juga melibatkan layanan jasa, seperti layanan jasa antar (delivery service) ke rumah-rumah, maupun layanan tambah lainnya yang mampu
memberikan nilai tambah terhadap barang dan jasa yang akan dikonsumsi oleh konsumen akhir.
Manajemen ritel dipahami sebagai segala upaya yang dilakukan dalam mengelola bisnis ritel, dimana di dalamnya juga termaksud pengelolaan yang terkait dengan keuangan, pemasaran, sumber daya, dan operasional bisnis ritel. Dengan demikian berkembangnya bisnis ritel dan upaya yang selalu menyesuaikan dengan kebutuhan pasar dan perubahan selera konsumen, maka muncul berbagai macam format ritel sebagai perkembangan dari format ritel tradisional. Saat ini tidak semua bisnis ritel dilakukan di dalam toko, perkembangan internet dengan cyberspace-nya mendorong lahirnya format ritel tanpa toko. Beberapa contoh ritel yang dilakukan tanpa toko adalah penjualan buku melalui www.Gramediaonline.com maupun www.bukalapak.com.
2.1.2. Konsep Dasar Merchandising
Secara singkat merchandising dapat diartikan sebagai upaya pengadaan dan penanganan barang. Davidson (1988) menyebutkan bahwa terminologi merchandising antara lain:
1. Right merchandise berarti jenis, model, merek, warna, ukuran dan lainnya yang ingin dibeli oleh konsumen.
2. Right place merujuk bukan hanya pada lokasi toko, melainkan barang apa yang selayaknya ada disuatu toko dan tempat panjang didalam toko itu sendiri.
3. Right time berarti bahwa keberadaan barang di toko pada saat konsumen membutuhkan.
4. Right quantities berarti bahwa keberadaan barang dalam jumlah sesuai dengan kebutuhan konsumen.
5. Right price adalah tingkat harga barang yang pantas dan bersaing pada tingkat mana masih memberikan keuntungan bagi riteler.
Dari beberapa devinisi merchandising relatif sama, yakni:
1. Merujuk pada proses pengadaan dan penanganan barang dalam internal riteler.
2. Merujuk pada kondisi-kondisi jenis, harga, jumlah/kuantitas, waktu dan tempat merchandise yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
3. Secara implisit menunjukan bahwa konteks pemenuhan kebutuhan konsumen merupakan kepentingan riteler sebagai pusat penyedia kebutuhan.
2.1.3. Fungsi-fungsi Merchandising
Berikut adalah fungsi-fungsi Merchandising pada toko ritel: 1. Pengadaan Barang (Mechandise Purchasing)
Fungsi Purchasing ditujukan untuk mendapatkan sumber dari merchandise yang dibutuhkan oleh konsumen pada suatu tingkat harga yang pantas dengan melakukan dealing trading term condition dengan supplier yang bersangkutan.
2. Modifikasi dan Sistem Informasi (Merchandise Modification and Information System)
Keberadaan Modification dept (coding center) adalah sebagai konsekuensi dari implementasi Merchandising System dan upaya atau bentuk perhatian terhadap tuntutan kategori manajemen. Dengan adanya spesifikasi penugasan kondifikasi dalam me-manage data merchandising system yang kemudian secara otomatis akan berimplikasi pada akurasi informasi, analis dan pelaporan dari seluruh aspek dan bagian dari riteler yang bersangkutan.
3. Penjulan Barang (Merchandise Selling)
Kegiatan penjualan barang merupakan hal terpenting dalam kehidupan riteler karena disitulah sumber penghasilannya. Tempat riteler menanamkan harapan untuk bisa bertahan hidup. Penjualan barang merupakan proses untuk mendapatkan keuntungan.
4. Penanganan Barang (Merchandise Handling)
Dalam proses belanjanya konsumen akan mendapatkan pilihan barang yang tersedia di toko atas rekomendasi kebutuhan konsumen oleh tenaga penjual dan proses transaksi penjualan dimulai ketika konsumen masuk ke konter kasir untuk melakukan pembayaran atas barang pilihannya. Saat itu terjadi transaksi antara kasir dengan konsumen tersebut. Dimana kasir menginput item barang yang dibeli, menyebutkan total yang harus dibayar dan konsumen melakukan pembayaran sejumlah yang disebutkan.
2.1.4. Proses Merchandising Toko
Pada dasarnya proses penanganan barang (merchandising handling) merupakan proses yang menghubungkan manufacture atau distributor dengan customer-nya, sebagaimana kita pahami bahwa peran suatu toko ritel dalam jalur distribusi adalah sebagai suatu mata rantai terakhir sebelum sampai ke konsumen akhir. Proses penanganan barang di toko terdiri dari beberapa proses, antara lain:
1. Proses Pemesanan (Ordering)
Ordering adalah aktivitas untuk mendatangkan barang melalui pemesanan pada supplier dengan cara dan prosedur yang baku atau umum, yakni dengan membuat surat Pemesanan Barang (Purchace Order/PO) tersebut kepada supplier. Berdasarkan PO tersebut, supplier akan mengirimkan barang yang disertai dengan faktur penjualan (invoice) dan surat jalan (Delivery Note). Dalam menjalankan proses ini, beberapa prinsip yang harus dipegang adalah kesesuaian kebutuhan dan pertanggungjawaban.
Proses ordering dimulai dari check stock, proses order selanjutnya adalah kalkulasi, kemudian proses order dilanjutkan dengan pembuatan suatu surat Pemesan Barang
(Purchase Order) yang berisikan daftar barang yang dipesan dalam jumlah tertentu (hasil perhitungan) dan harga beli barang (Purchase Price). Sebelum dikirim ke supplier, PO terlebih dahulu diverifikasi atau disahkan oleh pejabat yang berwenang, setelah mendapatkan persetujuan, dokumen PO selanjutnya dikirim kepada supplier, proses kemudian dilanjutkan dengan mem-follow up PO untuk memastikan pengiriman barang sesuai dengan jadwal kirim dengan jumlah yang sesuai dengan pesanan.
2. Proses Penerimaan Barang (Receiving)
Receiving merupakan aktivitas yang mengikuti aktivitas ordering dan delivery supplier. Pada saat mengirim barang, supplier diharuskan untuk membawa serta PO asli, Surat Jalan dan faktur penjualan. Pemeriksaan barang secara kualitatif. Proses penerimaan sangat penting karena merupakan celah kecerobohan terbesar bagi suatu ensitas bisnis ritel. Pada system computer merchandise yang terintergrasi, proes input data kuantitas barang per item yang diterima untuk membuat Receiving Report akan secara sekaligus mengupdate data stock barang di system computer merchandise.
3. Pusat Distribusi (Cross Docking & Cntral Warehouse)
Ritel dengan banyak toko cabang (multi-chain retailer) memungkinkan untuk memiliki suatu gudang pusat dan melakukan kontrak dengan suatu perusahaan jasa pergudangan untuk menjalankan suatu Cross Docking System. Prinsip dan proses penerimaan barang di gudang relatif sama dengan penerimaan yang dilakukan di toko. Sesudah penerimaan harian per supplier selesai, gudang masih meneruskan dengan aktivitas mempesiapkan proses pengiriman barang ke masing-masing toko sesuai dengan PO mereka ke masing-masing-masing-masing supplier.
4. Proses Pengembalian Barang (Returning)
Returning adalah suatu aktivitas pengembalian barang kepada supplier karena tidak layak jual dengan kondisi yang biasanya diatur sesuai hasil negosiasi dengan supplier. Proses returning barang dimulai dengan melakukan identifikasi terhadap barang yang akan dikembalikan. Selanjutnya supplier akan melakukan konfirmasi untuk melakukan penarikan barang dengan mengeluarkan Surat Perintah Penarikan Barang kepada bagian pengiriman. Pada system computer merchandise yang
terpadu, penyesuaian stock system computer akan berlangsung secara otomatis begitu Bagian Receiving memproses Returning List menjadi Returning Report. Jumlah barang yang dikembalikan akan secara otomatis mengurangi stock akhir.
5. Proses Pemusnahan/Likuidasi Barang (Breakage/Wastage)
Breakage/wastage adalah kegiatan memusnahkan barang karena kondisi tidak layak jual dan tidak dapat diretur. Proses ini dimulai dengan identifikasi barang unsaleable dan unreturnable. Pada saat akan dilakukan pembuangan/pemusnahan barang di Receive Area, maka dilakukan pemeriksaan bagian Loss Prevention dan Bagian Recheiving. Setelah pembuangan dilakukan dengan berdasarkan Breakage Report selanjutnya akan dilakukan penyesuaian jumlah stock barang yang bersangkutan di system computer merchandise, pada sistem yang sudah serba terpadu akan berlangsung secara otomatis.
6. Proses Transaksi Internal Barang (Intra Store & Inter Store)
Internal Purchase/Sales adalah transaksi barang antar divisi dalam suatu organisasi toko. Proses transaksi internal ini diberlakukan untuk membantu kelancaran operasioal divisi
yang sifatnya sebagai pembeli untuk mendapatkan barang yang tidak bisa diperoleh dari supplier langung ataupun karena kondisi urgent. Selanjutnya pihak pembeli akan memintakan persetujuan dari Store Manager untuk melakukan internal purchase. Sesudah pengambilan dan pengecekannya selesai, maka selanjutnya purchase requisition akan diarsip sebagai dasar untuk pembuatan Internal Purchase Report yang selanjutnya berdasarkan laporan tersebut akan dilakukan stock adjustmen pada system computer merchandise.
7. Proses Transfer Barang Antar Toko (Inter-Store Transfer)
Sama seperti internal purchase, proses inter-store transfer dilakukan atas dasar nilai net purchase. Namun demikian, perlu dipertimbangkan bahwa dalam penentuan nilai transfer antar toko ini hendaknya disesuaikan dengan ketentuan perpajakan setempat, karena barang dalam persediaan tok mentransfer adalah bernilai jual dengan PPN. Pada saat penyerahan barang di receiving area akan dilakukan pengecekan oleh Loss Prevention Dept. dari selling store. Setelah proses pengambilan penyerahan barang selesai, selanjutnya inter-store Purchase Requisition diarsip sebagai atau dijadikan dasar untuk pembuatan Inter-Store Purchase
Report yang selanjutnya menjadi dasar dilakukannya stock adjustment pada system computer merchandise di masing-masing toko.
2.2. Profil Perusahaan
2.2.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Gambar 2.1 Logo SMS Shop Sumber: CV. Sarana Mitra Sejahtera, 2018
SMS Shop adalah akronim dari Sarana Multi Seluler Shop yang berdiri sejak tahun 2005 dibawah naungan CV. Sarana Mitra Sejahtera yang beralamat di Plasa Simpang Lima Semarang lantai dasar Jl. Ahmad Yani No. 1 Semarang. Perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan ponsel genggam (handphone).
SMS Shop didirikan oleh Bapak Ari Wibowo seorang keturunan Tionghoa yang akrab disapa Koh Ari, alasan mengapa Koh Ari mendirikan usaha ini karena melihat kemungkinan bahwa di masa yang akan datang jumlah pengguna teknologi alat komunikasi akan
semakin meningkat. Disinilah awal mula Koh Ari tertarik untuk membuka usaha bisnis ritel.
Semula Koh Ari hanya memiliki satu toko yang menjual berbagai merek dan tipe handphone, saat ini CV. Sarana Mitra Sejahtera mempunyai lebih dari 50 karyawan dan 16 cabang toko antara lain 7 (tujuh) toko berlokasi di Plasa Simpang Lima Semarang lantai dasar dan lantai 1, serta 9 (sembilan) toko berlokasi di luar area mall, antara lain:
1. Ruko Jl. Sriwijaya No. 70E Semrang (Samping SuperIndo). Sebagai kantor pusat, gudang dan toko di lantai dasarnya. 2. Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 7, Karang Kidul, Semarang tengah,
Semarang.
3. Jl. Tlogosari Raya 1/16, Tlogosari Kulon, Pedurungan, Semarang.
4. Jl. Tlogosari Raya 1/42A, Tlogosari Kulon, Pedurungan, Semarang.
5. Jl. Gajah Raya No. 167, Sambirejo, Gayamsari, Semarang. 6. Jl. Lamper Tengah Raya, lamper Tengah, Semarang Selatan,
Semarang.
7. Jl. Prof. Dr. Hamka, Ngaliyan, Bringin, Semarang (Sebelum BSB).
8. Jl. Prof. Dr. Hamka No. 168 G, Ngaliyan, Bringin, Semarang (Sebrang Kampus 2 UIN Walisongo).
9. Jl. Sukun Raya No. 7, Srondol Wetan, Banyumanik, Semarang (Samping Pompa Bensin).
Dalam waktu dekat ini CV. Sarana Mitra Sejahtera juga akan membuka 2 (dua) toko lagi di area Java Supermall Semarang dan di daerah Ungaran Kabupaten Semarang.
Deskripsi pekerjaan di CV. Sarana Mitra Sejahtera antara lain:
1. Pemilik, bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dan m engawasi jalannya perusahaan tersebut dan memberikan arahan serta informasi penting yang berkaitan dengan perusahaan.
2. Sekretaris, bertugas memfilter informasi bagi pimpinan dan menjalankan fungsi, tugas serta bertanggungjawab atas jalannya program-program kerja perusahaan.
3. Admin, bertugas merekap transaksi-transaksi pembelian dan penjualan, membuat surat dan mengurus administrasi pajak, dll.
4. Gudang, bertagungjawab atas semua operasional gudang, menginput barang yang masuk dan mendistribusikan barang ke cabang toko. 5. HRD Mall dan Road Area, bertanggungjawab mengelola dan
mengembangkan SDM (sumber daya manusia) serta membuat sistem HR (Human Resource) yang efektif dan efisien.
6. SPV Mall dan Road Area, mengawasi dan bertanggungjawab atas proses penjualan di masing-masing area penjualan.
7. Head Store, mengkoordinasi dan bertanggungjawab dalam operasional suatu toko, melakukan pengecekan atas stok secara berkala, melakukan pelaporan hasil penjualan kepada atasan.
8. Kasir, menjalankan proses penjualan dan pembayaran serta mencatat semua transaksi.
9. Front Liner, melayani pelanggan secara langsung, memberikan informasi dengan jelas terkait produk yang dijual kepada calon pelanggan.
2.2.3. Bidang Kegiatan Perusahaan
SMS Shop merupakan pengecer ponsel genggam (handphone) yang menyediakan barang yang dijual dalam jumlah besar, bidang kegiatan utama SMS Shop adalah penjualan berbagai merek handphone atau tablet, kegiatan penjualan barang merupakan hal terpenting di SMS Shop karena disitulah sumber penghasilannya. Tempat riteler menanamkan harapan untuk bisa bertahan hidup, penjualan barang juga merupakan proses untuk mendapatkan keuntungan.
Beberapa merek yang tersedia di SMS Shop antara lain: Samsung, Apple, Nokia, Xiaomi, Oppo, Huawei, Vivo, Advan, Luna, Evercoss, Polytron, Smartfren, Mito, Lenovo, Motorolla, Haier, Asus, dll. SMS shop tidak hanya menjual barang-barang kepada konsumen akhir tetapi juga menjual kepada riteler kecil yang hanya menjual barang dalam jumlah yang sedikit atau beberapa merek/tipe handphone tertentu, selain itu juga bekerja sama dengan online shop terkenal di Indonesia yaitu BukaLapak.com dan Blibli.com.
