68
RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
4.1. Pemetaan Fitur
Perancangan aplikasi knowledge management didasarkan pada pemetaan knowledge
goals dan knowledge identification. Dari hasil pemetaan akan di sesuaikan dengan perancangan
fitur aplikasi yang di bangun, seperti ditujukkan pada tabel 4.1.
Tabel 4. 1 Pemetaan Fitur Knowlegde ManagementNormative
a. Mempermudah proses sosialisasi perusahaan kepada karyawaannya, dimana knowledge sharing menjadi budaya diantara karyawan. Question &Answer Profile Product Events Minutes of Meeting Question &Answer Knowledge Base Events News Strategic a. Membantu dalam meningkatkan proses pembelajaran karyawan. b. Membantu penyimpanan knowledge karyawan agar dapat diubah menjadi knowledge perusahaan.
Question &Answer Events
Minutes of Meeting Question &Answer Knowledge Base Events News Operational a. Meningkatkan kemampuan karyawan dengan pendistribusian dokumentasi hasil training maupun artikel. b. Pemecahan masalah
dengan solusi terbaik secara lebih cepat dan tepat.
c. Standarisasi dokumentasi artikel, hasil training dan hasil rapat sehingga terstruktur dengan baik.
Question &Answer Events
Minutes of Meeting Question &Answer
Events
Structural
1. Job Desc
2. Data pelanggan, data supplier 3. Data karyawan 4. Data produk 5. Penanganan Pelanggan Functional 1. Dokumentasi proyek 2. Notulen rapat 3. Pelatihan dan seminar 4. Sistem Kerja 5. Ide dan pemikiran
karyawan
Behavioural
4.2. Keterangan Fitur
Aplikasi
knowledge management yang dibangun memiliki 7 (tujuh) fitur utama ditambah
dengan halaman awal (Home) dan halaman login (Index). Ke 7 (tujuh) fitur tersebut, dibagi
menjadi beberapa sub-fitur yang memiliki fungsi masing-masing, tetapi tetap mendukung tujuan
pembangunan knowledge management didalam CV Primaco. Adapun fitur-fitur tersebut adalah :
Profile, Question and Answer, Events, News, Product, Minutes of Meeting, Knowledge
Base.
4.2.1. Profile
Fitur ini berisi tentang data pribadi karyawan, job description. Pada fitur ini dapat
mencari profile user lain.
Pada data pribadi, setiap karyawan dapat melihat data pribadi dirinya atau orang lain.
Tetapi hanya admin yang berhak untuk melakukan perubahan terhadap data-data yang ada.
User hanya dapat melihat data pribadi secara garis besar.
Pada sub-fitur job description berisikan tentang tugas, tanggung jawab serta kewenangan
karyawan didalam perusahaan. Dimana setiap karyawan dapat mengakses sub-fitur ini, tetapi
tidak dapat merubah data yang ada.
Pada fitur ini terdapat menu sorting berdasarkan nama, join date, department, level.
Tujuan dibuatnya fitur ini agar semua knowledge tentang karyawan dapat dengan mudah
didapatkan. Informasi lengkap dari data pribadi dan job description.
4.2.2. Question and Answer
Pada fitur Q&A user dapat bertanya kepada user lain tentang suatu masalah. User
yang membuat pertanyaan dapat memberikan status kepada pertanyaannya berupa open dan
closed. Untuk status open menyatakan user masih mencari jawaban untuk pertanyaannya
sehingga user lain masih bisa merespon pertanyaan tersebut dan bisa terbentuk seperti
diskusi antar user yang dapat dilihat oleh seluruh user. Status closed dapat dibuat oleh user
yang menandakan user sudah mendapatkan jawaban untuk pertanyaannya. Sehingga user
lain tidak dapat merespon pertanyaan tersebut.
Pertanyaan yang dibuat harus melewati proses permintaan ijin post oleh admin. Hal
ini dilakukan agar dapat mengendalikan pertanyaan. Sehingga semua pertanyaan mempunyai
makna yang benar dan tidak sembarangan.
Untuk user yang ingin sharing tentang suatu permasalahan yang ia sendiri sudah bisa
memecahkannya, dapat dilakukan dengan membuat pertanyaan baru dengan tipe sharing,
postingan akan melewati ijin admin dan berstatus closed. Pertanyaan yang sudah di tutup
tidak dapat di reply lagi. Hanya admin yang bisa menghapus pertanyaan-pertanyaan ini.
Pada fitur ini dibuat menu sorting berdasarkan waktu mengajukan pertanyaan, subject
pertanyaan, tipe pertanyaan, status pertanyaan, department ditujukannya pertanyaan,
department pembuat pertanyaan, jenis dan kategori pertanyaan.
Tujuan dibuatnya fitur ini agar semua permasalahan dapat ditanyakan dan
bersama-sama dicari penyelesaiannya. Selain menemukan jawaban dapat juga menciptkan
kebersamaan serta tolong menolong. Fitur ini juga dibuat untuk memberikan best practiced
bagi karyawan yang ingin membagi ilmunya dengan karyawan lain.
4.2.3. Events
Pada
fitur
events terdapat dokumentasi dari seminar, training, workshop dan pameran
yang pernah diperoleh oleh salah seorang karyawannya. Bisa juga digunakan untuk
memberitahukan event yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang.
Pendokumentasian events hanya dapat dilakukan oleh admin, user hanya dapat melihat saja.
Pada saat mendokumentasikan events dibedakan menjadi event yang digagaskan oleh
perusahaan atau event perusahaan lain yang mengikutsertakan CV Primaco.
Pada fitur ini dibuat menu sort berdasarkan tipe nya yaitu seminar, training,
workshop, kategori event, pameran atau khusus, pencetus dilaksanakannya event, waktu
mulai, waktu selesai, kota diselenggarakannya event, tujuan, dan topik event.
Tujuan dibuatnya fitur ini adalah sebagai dokumentasi dari event yang pernah diikuti
atau dokumentasi event yang akan diikuti perusahaan. Agar dapat menilai seberapa efektif
event yang diikuti juga mempelajari ilmu yang terdapat dari event itu dan menyebarkannya
ke karyawan lain yang tidak mengikuti event tersebut. Sehingga knowledge yang didapat
bisa dibagikan ke user lain.
4.2.4. News
Fitur ini memberikan informasi tentang sesuatu yang berhubungan dengan
perusahaan dan karyawan didalamnya. Informasi bebas diberikan oleh semua user tetapi
harus melewati persetujuan dari owner atau admin terlebih dahulu. Agar berita yang
disebarkan dapat dikendalikan.
Pada fitur ini terdapat menu pencarian berdasarkan waktu posting berita, berita
ditujukan untuk department apa, kategori news dan isi berita mengenai apa.
Tujuan dibuatnya fitur ini agar penyampaian berita dapat terususun rapih dan
terdokumentasi degan baik. Sehingga knowledge yang didapat dari berita dapat terpelihara
dengan baik.
4.2.5. Product
Pada fitur produk menampilkan semua semua produk dan dibagi berdasarkan
kategori, merek dan tipe. Informasi produk berisikan tentang kategori, tipe, merek, harga,
keterangan singkat, supplier dan attachment untuk brosur aslinya. Pada saat melihat
informasi produk dapat juga mengakses layar informasi supplier dengan menekan nama
suppliernya.
Pada fitur ini terdapat menu pencarian berdasarkan kategori produk, tipe produk,
merek produk, dan nama produk.
Tujuan dibuatnya fitur ini adalah agar mudah mencari informasi produk. Sehingga
knowledge produk diperoleh semua user web km ini.
4.2.6. Minutes of Meeting
Pada fitur ini berisikan tentang hasil rapat yang pernah diselenggarakan. Jenis
rapatnya dibagi menjadi tiga yaitu Executive Meeting, General Meeting, Client Meeting dan
External Meeting. Executive meeting merupakan rapat yang pesertanya level manajerial
seperti manager dan owner. General Meeting merupakan rapat yang diikuti oleh staff.
External Meeting adalah rapat yang diadakan dengan pihak luar selain client, Client Meeting
adalah rapat yang diadakan dengan client.
Dalam mendokumentasikan notulen rapat dapat disimpan dengan lengkap. Hasil rapat
seperti pembahasan masalah dan solusi tindakan yang diputuskan dapat disimpan dengan
status closed yang berarti sudah dilaksanakan dan dengan status open bila hasil masih dalam
tahap pengerjaan. Notulen yang bersifat executive meeting tidak dapat diakses oleh user
level staff, hanya dapat diakses oleh user manager dan owner.
Pada fitur ini terdapat menu pencarian berdasarkan tipe rapat, tanggal rapat, subjek
rapat, status, topic dan jenis rapat.
Tujuan dibuatnya fitur ini agar hasil rapat yang dilakukan dapat terdokumentasi
sehingga jika terjadi kesalahan dapat ditelusuri dan dicari penyelesaian dengan mudah. Dan
agar apa yang menjadi hasil rapat dilaksanakan dengan benar dan baik oleh orang yang
sudah ditunjuk melakukannya.
4.2.7. Knowledge Base
Fitur ini berisi tentang materi yang ingin dipelajari oleh user. Fitur ini hanya dapat
disi oleh admin. Admin dapat mengatur materi pembelajaran untuk dapat diakses oleh divisi
tertentu saja.
Pada fitur ini terdapat menu pencarian berdasarkan judul, kategori.
Tujuan dibuatnya fitur ini agar menjadi fitur learning user terhadap suatu materi,
membentuk sumber daya manusia yang terus belajar. Sehingga user dapat terus menambah
knowledge.
4.3. Strukturisasi dan Grouping
4.3.1. Profile
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.2 :
Tabel 4. 2 Field pada Fitur Profile
Required Field Non
Required
Field
User Id
User Name
Job Description
Level
Department
Alamat
No. Telepon
Tempat tanggal lahir
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.3 :
Tabel 4. 3 Grouping Knowledge pada Fitur Profile
Grouping By
Level (staff, manager, admin, owner)
Join Date (bulan, tahun)
Departement (HRD, Sales, Accounting & Finance, Ware House, Commercial)
4.3.2. Question and Answer
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.4 :
Tabel 4. 4 Field pada Fitur Question and Answer
Required Field Non
Required
Field
Subject
Question
Answer
Status (open,closed)
Department
Type (Question, Sharing)
Kategori (sales, technical, event,
distribution, stock, other)
Attachment
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.5 :
Tabel 4. 5 Grouping Knowledge pada fitur Questions and Answer
Grouping By
Date Created (month, year)
Status (open, closed)
Type (Question Answer, Sharing)
Department From (HRD, Accounting & Finance, Sales, Ware House,
Commercial)
To Department (HRD, Accounting & Finance, Sales, Ware House,
Commercial)
Kategori (sales, technical, event, distribution, stock, other)
4.3.3. Events
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.6 :
Tabel 4. 6 Field pada Fitur Events
Required Field Non
Required
Field
Topic
Description
Location
Initiator
Purpose
Attachment
City
Date
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.7 :
Tabel 4. 7 Grouping Knowledge pada Fitur Events
Grouping By
Type (Seminar, Training, Workshop, Pameran, Khusus)
Waktu
City
Kategori (pengembangan diri, pemasaran, penjualan, brand value, market
education, introducing new product, other)
4.3.4. News
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.8 :
Tabel 4. 8 Field pada Fitur News
Required Field Non
Required
Field
Date
Subject
Detail
From Department
To Department
Kategori
Attachment
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.9 :
Tabel 4. 9 Grouping Knowledge pada fitur News
Grouping By
Date (Month, Year)
From Department (Sales, Finance & Accounting, Warehouse, Commercial,
HRD, other)
To Department (Sales, Finance & Accounting, Warehouse, Commercial, HRD,
other)
4.3.5. Product
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.10 :
Tabel 4. 10 Field pada Fitur Product
Required Field Non
Required
Field
Kategori
Brand
Type
Product Name
Detail
Price
Attachment
Supplier
Brosur
Petunjuk Produk
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.11 :
Tabel 4. 11 Grouping Knowledge pada fitur product
Grouping By
• Kategori (OSS, Reagent, Equipment)
• Type (widal test, syphilis test, serdology test, blood group test, urine
test, blood glucose monitoring S, dengue lg G & lg M, Haemostasis,
Point of Care, Chemistry Tubes, Hermatology Tubes, Coagulation
Tubes, Multiple Sample Needles, Easylite Plus Na/K/Cl, Easylite
Calcium Na/K/Ca/Ph, Easy Blood Gas, Microbiology Test, Chaterisasi)
• Brand
4.3.6. Minutes of Meeting
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.12 :
Tabel 4. 12 Field pada Fitur Minutes of Meeting
Required Field Non
Required
Field
Subject
Type
Date
Agenda
Issues
Action Plan
Dead Line
Status
Attendee
Summary
Notes
Notes
Title
Person In Command
Attachment
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.13 :
Tabel 4. 13 Grouping Knowledge pada fitur Minutes of Meeting
Grouping By
Type (Executive Meeting, General Meeting, Internal Meeting, Client Meeting)
Date
Status (Open/Close)
Topic (Budgeting, Promotion, Contract, Negotiation, Report, Improvement,
Other)
4.3.7. Knowledge Base
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.14 :
Tabel 4. 14 Field pada Fitur Knowledge Base
Required Field Non
Required
Field
Title
Description
Purpose
Kategori
Material
Type
Author
Sub Title
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data, fitur ini kategorikan menjadi, seperti
terlihat pada tabel 4.15 :
Tabel 4. 15 Grouping Knowledge pada fitur Knowledge Base
Grouping By
Title
Kategori (Selling Skill, Job Improvement, New Product, Customer Case,
Project)
4.4. Rancangan Sistem yang Dibangun
4.4.1. Class Diagram
Gambar 4.1 dibawah ini adalah gambar Class Diagram dari perancangan aplikasi
knowledge management CV Primaco.
4.4.2. Use Case Diagram
Berikut merupakan gambaran interaksi antara admin, owner, user dan manager dengan
aplikasi knowledge management yang dibangun. Lihat gambar 4.3
4.4.3. Sequence Diagram
Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan aplikasi knowledge
management, digambarkan melalui sequence. Sequence aplikasi knowledge management
terbagi atas 2 (dua) bagian. Yaitu hak akses admin dan owner, dan hak akses user dan
manager.
Pada aplikasi knowledge management, terdapat beberapa fitur aplikasi, yang dapat
diakses penuh oleh setiap actors. Karena hal tersebut, pada fitur-fitur tersebut, gambar
sequence yang dibuat tidak dibedakan antara admin, owner, manager, dan user. Sedangkan
pada fitur-fitur yang penggunaannya dibedakan atas admin, owner, manager, dan user, maka
gambar sequence akan dibuat berbeda.
Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dan keterangan dari sequence setiap fitur aplikasi
knowledge management berikut ini.
4.4.3.1.
Sequence Log In
Untuk
menggunakan
aplikasi
knowledge management ini kita harus
menjalankannya terlebih dahulu, caranya dengan memasukan url alamat aplikasi ini.
Setelah itu akan masuk ke halaman index, apabila ingin menggunakan aplikasi,
mengharuskan kita untuk login terlebih dahulu. Setelah memasukan user id dan
password, sistem akan mencari data untuk dicocokan. Setelah cocok, data yang
dimasukan benar aplikasi akan menuju ke halaman home. Dan apabila data yang
dimasukan salah, halaman home tidak akan terbuka. Untuk lebih jelasnya lihat
gambar 4.3.
Admin, Owner, Staff, Manager
create
Window : Index : Member
Window : Home
input user
create ()
input password cek_exist()
result()
4.4.3.2.
Sequence Mengakses Profile
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur profile. Pada
fitur ini user yang masuk sebagai admin atau owner dapat melihat data pribadi user
itu
sendiri
dan
user
lain yang terdaftar menggunakan web. Hak akses sebagai
admin, memperbolehkan user untuk melihat dan merubah data user. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.4.
Dan jika user login sebagai staff atau manager, user hanya dapat melihat
profile saja, profile user sendiri dan profile user lain. Untuk lebih jelasnya lihat
gambar 4.5.
Manager, Staff
create
Window : Profile
: Member
Window : Search Profile
get_data() result()
search other user profile create()
: List Profile
get_all_data() result() result()
window : view member
view member get_data()
result()
4.4.3.3.
Sequence Mengakses Questions and Answers
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur question and
answers. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin dan owner memperbolehkan user
untuk melihat pertanyaan, menjawab pertanyaan. Untuk menambahkan pertanyaanm,
harus melewati ijin / approval dari admin. Setelah admin mengijinkan, pertanyaan
akan muncul pada halaman view question. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.6.
Untuk user yang masuk sebagai staff dan manager, mempunyai hak akses
untuk melihat pertanyaan, menjawab pertanyaan, dan menambahkan pertanyaan yang
tetap harus melewati ijin / approval dari admin. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.7.
Manager, Staff
create
Window : Question Answer
List Question Approve
window : new question
add_new() new question create() get_data() result() result () create() entry question upload view create()
window : view question
get_all_data()
result()
entry reply
add_reply() reply
4.4.3.4.
Sequence Mengakses Event
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur event. Pada
fitur ini hak akses sebagai admin, memperbolehkan user untuk melihat, menghapus,
mengedit, dan menambahkan event dan subevent. Untuk lebih jelasnya lihat gambar
4.8.
Untuk user yang masuk sebagai staff dan manager, mempunyai hak akses
untuk melihat event dan melihat sub-event. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.9.
4.4.3.5.
Sequence Mengakses News
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur news. Pada
fitur ini, hak akses sebagai admin dan owner memperbolehkan user untuk melihat dan
merubah news. Untuk menambahkan news, harus melewati ijin / approval dari admin.
Setelah admin mengijinkan, news akan muncul pada halaman view news. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.10.
Untuk user yang masuk sebagai staff dan manager, mempunyai hak akses
untuk melihat dan menambahkan news yang tetap harus melewati ijin / approval dari
admin. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.11.
4.4.3.6.
Sequence Mengakses Product
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur product. Pada
fitur ini, hak akses sebagai admin dan owner memperbolehkan user untuk melihat,
merubah, dan menambahkan product. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.12.
Untuk user yang masuk sebagai staff dan manager, mempunyai hak akses
hanya untuk melihat product. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.13.
4.4.3.7.
Sequence Mengakses Minutes of Meeting
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur M inutes of
M eeting. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin dan owner memperbolehkan user
untuk melihat, merubah, dan menambahkan M inutes of M eeting. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.14.
Untuk user yang masuk sebagai staff dan manager, mempunyai
hak akses hanya untuk melihat M inutes of M eeting. Untuk lebih jelasnya lihat
gambar 4.15.
4.4.3.8.
Sequence Mengakses Knowledge Base
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur Knowledge
Base. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin dan owner memperbolehkan user untuk
melihat, menghapus, merubah, dan menambahkan Knowledge Base dan Sub
Knowledge Base. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.16.
Admin, Owner
create
Window : Knowledge Base
: knowledge base List Knowledge Base
window : new knowledge base
add_new() new knowledge base
create()
get_all_data() result() result ()
create()
entry knowledge base submit
view create()
window :view knowledge base get_data() result() edit() edit materi delete delete()
window : new material new material create() add_new() entry materi submit view materi
window : view materi create()
get_data() result()
edit knowledge base edit()
Untuk user yang masuk sebagai staff dan manager, mempunyai hak akses
hanya untuk melihat Knowledge Base. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.17.
Manager, Staff
create
Window : Knowledge Base
: knowledge base List knowledge base
create()
get_all_data()
result()
result ()
view knowledge base create()
window : view knowledge base
getl_data()
result()
view materi
window : view materi create()
get_data()
result()
4.4.3.9.
Sequence Mengakses List Master
Akses untuk list master hanya diperbolehkan untuk admin. Hak akses
admin mengijinkan user untuk melihat, menambahkan, menghapus dan merubah field
yang digunakan untuk mengelola web ini. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.18.
Admin, Owner
create
Window : list master
: list master List Master
window : view list master view list master
create() get_all_data() result() result () create() edit edit() get_data() result()
4.4.3.10. Sequence Log Out
Setelah selesai menggunakan aplikasi ini user dapat menekan log out
untuk keluar. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.19.
Admin, Owner, Staff, Manager
create
Window : Home
Log Out
4.5. Rancangan Layar
4.5.1. Rancangan Layar Index
HEADER
Welcome,
About Us
Index
User Login
Username
Password
Contact Us
About company
Visi and Misi
FOOTER
Gambar 4.20 Rancangan Layar Index
Pada gambar 4.20 tampilan pertama aplikasi, terbuka halaman index.php yang berisikan
sekilas tentang perusahaan, visi dan misi, serta alamat jelas perusahaan. Untuk menggunakan
aplikasi ini mengharuskan login terlebih dahulu. Setelah login akan masuk ke halaman home.
4.5.2. Rancangan Layar Home
HEADER
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Shortcut to Q&A
Shortcut to Events
Shortcut to News
Shortcut to
Knowledge Base
FOOTER
Gambar 4.21 Rancangan Layar Home
Pada halaman home, terdapat empat kotak kecil yang memberikan review dan
shortcut untuk membuka menu-menu tersebut. Tujuan dari fasilitas ini adalah untuk
memudahkan user melihat review dari fitur-fitur penting itu. Sekaligus mengingatkan bila ada
learning material yang belum dibaca. Untuk lebih jelas lihat gambar 4.21
4.5.3. Rancangan Layar Profile
Pada fitur profile user dapat melihat data pribadinya dan job description
pekerjaannya. User juga dapat melihat data pribadi user lainnya. Untuk lebih jelas lihat
gambar 4.22.
HEADER
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
My Profile
Data Pribadi : Nama, Alamat, No.Telp
Job Description
Welcome Admin,
Log Out
Search Other Profile
FOOTER
Pada halaman search other profile, admin dapat menghapus profile member
tertentu, sedangkan user biasa hanya dapat melihat list profile dan bisa melihat isinya dengan
mengkliknya, untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.23 dibawah ini.
HEADER
Search other profile
Menu Sort Profile
by Name, Joint Date, Department, Level
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
List Other Profile
No, Date Join, Department, Level, Full Name
FOOTER
Gambar 4.23 Rancangan Layar Search Other Profile
Halaman new member, untuk membuat dan memasukan member baru hanya dapat
diakses oleh admin. Admin dapat menambahkan member baru. Untuk lebih jelasnya lihat
gambar 4.24.
HEADER
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
New Member
FOOTER
Gambar 4.24 Rancangan Layar New Profile
4.5.4. Rancangan Layar Questions and Answers
Pada fitur Question and Answers, terdapat fasilitas sort berdasarkan date, subject,
department, status. Pertanyaan yang ditampilkan dari hasil sort dapat diteruskan dengan
mengklik subjectnya. Setelah mengklik subjectnya akan keluar detail pertanyaan seperti pada
gambar 4.25.
HEADER
Questions and Answers (QA)
Menu Sort Q&A
By Date
By Subject
By Department
By Status
By Jenis
By Kategori
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
No Date
From
Subject
Status
1
2
2008-1-08
2008-1-09
Admin
Staff
Pertanyaan 1.
Pertanyaan 2.
Open
Closed
FOOTER
Gambar 4.25 Rancangan Layar Question and Answer
User dapat melihat pertanyaan dan jawaban yang diberikan oleh user lain dan bila
ingin memberikan respon terhadap pertanyaan dapat mengklik tombol reply. Jika sudah selesai
membaca pertanyaan dan jawabannya bisa menekan tombol back untuk kembali ke menu
sebelumnya. Seperti pada gambar 4.26.
HEADER
View Questions
By : Admin
Subject : Pertanyaan 1.
Isi : Apakah yang dimaksud dengan knowledge?
Attachment
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
List of Answers
By : Staff 1
Jawaban
Attachment
By : Staff 2
Jawaban
Attachment
By: Staff 3
Jawaban
Attachment
FOOTER
Gambar 4.26 Rancangan Layar View Question
Setelah mengklik tombol new question, akan terbuka windows new question dengan
isinya subject, question dan attachment, setelah mengisi field-field diatas maka bisa langsung
mengupload pertanyaannya kemudian akan menunggu approval dari admin. Setelah melewati
approval admin akan terdaftar di layar view question. Seperti terlihat pada gambar 4.27.
HEADER
New Questions
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Subject :
Question:
Attachment:
FOOTER
Gambar 4.27 Rancangan Layar New Question
.
4.5.5. Rancangan Layar Events
Pada menu events, terlihat tampilan event-event yang sudah terdokumentasi
sebelumnya. Terdapat fasilitas sort berdasarkan type, time, city, topic. Untuk melihat event ini
bisa langsung mengklik topic event yang ingin dibuka dan akan terbuka window view eventnya.
Seperti pada gambar 4.28.
HEADER
Events
Menu Sort Events
By Type (seminar/training)
By Time Start and Finish
By City
By Topic
Initiator
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
No Type
Date
City
Topic
1
2
Seminar
Training
2008-1-08
2008-1-09
Jakarta
German
Nycocard
New Product
FOOTER
Gambar 4.28 Rancangan Layar Events
Pada layar view, terlihat langsung topic yang sebelumnya dipilih, akan tampil detail data
eventnya seperti deskripsinya, lokasinya, date start, date finisih, purpose attachment dan
waktunya. Staff hanya bisa melihat sedangkan admin dan owner bisa mengedit tampilan
eventnya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.29.
HEADER
View Event
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Topic:
Description:
Location:
Date Start :
Date Finish:
Purpose:
Attachment:
Type: (training/seminar)
Day:
FOOTER
Gambar 4.29 Rancangan Layar View Event
Pada fitur new events hanya dapat diakses oleh admin, sehingga untuk semua
pengolahan events dapat terkendali dan bebas dari data yang tidak diinginkan. Setelah admin
selesai mengisi field-field events, admin dapat langsung menekan tombol upload, data yang telah
tersimpan tadi akan ditampilkan dalam halaman view event. Untuk lebih jelasnya lihat gambar
4.30.
HEADER
New Events
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Topic:
Description:
Location:
Date Start :
Date Finish:
Purpose:
Attachment:
Type: (training/seminar)
Day:
FOOTER
Gambar 4.30 Rancangan Layar New Question
4.5.6. Rancangan Layar News
Pada menu awal news terdapat menu sort news berdasarkan waktu, departemen, dan
kategori. Data yang ditampilkan adalah data news yang paling baru diposting. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.31.
HEADER
News
Menu Sort News
By Time
By Departement
By Kategori
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
No From
Date
News
1
2
Sales
IT
2008-1-08
2008-1-09
Rumah Sakit B tutup.
Desain web baru produk B.
FOOTER
Gambar 4.31 Rancangan Layar News
Setelah mengklik news yang ingin dibaca, akan keluar tabel news yang berisikan
informasi seperti subject, detail, department, kategori, date dan approval. Untuk lebih jelasnya
lihat gambar 4.32.
HEADER
View News
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Subject:
Detail:
From:
Department:
Kategori:
Date Created:
Date Approved:
Approved By:
FOOTER
Gambar 4.32 Rancangan Layar View News
Untuk penambahan news baru, user harus melewati proses approval dari admin. Admin
bisa melihat isi newsnya dan akan memberikan approval jika isinya baik dan benar. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.33.
HEADER
New News
Subject: test news 1
Detail: abcde
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Waiting for your Approval
v No. Date
From
Subject
FOOTER
Gambar 4.33 Rancangan Layar New News
Save Cancel
4.5.7. Rancangan Layar Product
Pada layar product terdapat menu sorting berdasarkan product, tipe, brand, nama.
Sepeti terlihat pada gambar 4.34.
HEADER
Product
Menu Sort Product
By Catagories
By Type
By Brand
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
No Catagories Type
Brand
Name
1
2
OSS
Reagent
BX-01
Rea-001
Axis Shield
Nycocard
Name 1
Name 2
FOOTER
Gambar 4.34 Rancangan Layar Product
Pada gambar 4.35 terlihat data product seperti kategori, brand, type, name, price dan
attachment. Juga terdapat link menuju halaman supplier product itu.
HEADER
View Product
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Catagories:
Brand:
Type:
Price:
Attachment:
FOOTER
Gambar 4.35 Rancangan Layar View Product
Edit Back
Pada layar supplier terdapat data-data supplier seperti supplier, detail, address, phone,
email, hompage, list product, attachment. User biasa hanya dapat melihat sedangkan admin bisa
merubah data ini. Lihat gambar 4.36.
HEADER
Supplier Information
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Supplier:
Detail:
Address:
Phone:
Email:
Homepage:
List of Product:
Attachment:
FOOTER
Gambar 4.36 Rancangan Layar Supplier Information
Pada gambar 4.37 terlihat halaman menambahkan product. Hanya admin yang dapat
mengakses halaman ini. Admin dapat memasukan data berdasarkan kategori, brand, type, price,
name dan attachment.
HEADER
New Product
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Catagories :
Brand:
Type:
Price:
Attachment:
FOOTER
Gambar 4.37 Rancangan Layar New Product
4.5.8. Rancangan Layar Minutes of Meeting
Pada gambar 4.38 terlihat layar Minutes of Meeting, terdapat menu sort berdasarkan tipe,
subject, date, jenis, location, status, topic.
HEADER
Minutes of Meeting
Menu Sort MoM
By Type (Executive Meeting/General Meeting/External Meeting)
By Subject
By Date
By Location
By Status
By Topic
By Jenis
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
No Date
Type
Subject
1
2
2008-1-08
2008-1-09
Executive Meeting
General Meeting
Subject 1
Subject 2
FOOTER
Gambar 4.38 Rancangan Layar Minutes of Meeting
Pada halaman view Minutes of Meeting terdapat data date, tyoe, subject, attendee,
summary,notes, agenda. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.39.
HEADER
View Minutes of Meeting
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Date:
Type: (Executive Meeting/General Meeting/External Meeting)
Subject:
Attendee:
Sumary:
Notes:
Agenda:
See detail agenda
Detail Agenda
Welcome Admin,
Log Out
Title sub agenda:
Issues:
Detailed Discussion:
Problem:
Solution:
Action Plan:
Person in Command:
Dead Line:
Status: (Open/Close)
Attachment:
FOOTER
Gambar 4.39 Rancangan Layar View MoM
Edit Back
Untuk menambahkan Minutes of Meeting baru, hanya admin yang dapat mengakses menu
ini, admin diharuskan mengisi semua field yang diperlukan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar
4.40.
HEADER
New MoM
Date:
Type: (Executive Meeting/General Meeting/External Meeting)
Subject:
Attendee:
Sumary:
Notes:
Agenda:
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
New sub Agenda
Welcome Admin,
Log Out
Title sub agenda:
Issues:
Detailed Discussion:
Problem:
Solution:
Action Plan:
Person in Command:
Dead Line:
Status: (Open/Close)
Attachment:
FOOTER
Gambar 4.40 Rancangan Layar New MoM
Upload Cancel
4.5.9. Rancangan Layar Knowledge Base
Pada halaman awal knowledge base terdapat sorting berdasarkan title dan kategori.
Untuk melihat detail isinya user dapat langsung mengklik titlenya. Dan untuk admin dapat
mengatur divisi apa yang boleh mengakses materi itu. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.41.
HEADER
Knowledge Base
Menu Sort Knowledge Base
By Title:
By Kategory:
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Time Range
Min Score Title
7 days
30 days
70
80
New Skill 1
Product Knowledge 1
FOOTER
Gambar 4.41 Rancangan Layar Knowledge Base
New Knowledge Base
Set Dept
Pada layar view knowledge base, akan ditampilkan data-data singkat mengenai learning
material yang terdapat didalamnya. Setelah siap user dapat langsung menekan button start dan
mulai membaca isi materi tersebut. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.42
HEADER
View Knowledge Base
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Title:
Description:
Purpose:
Author:
List of Sub-Topic
Welcome Admin,
Log Out
v No.
Description
1 Sub-Topic
1
v 2 Sub-Topic
2
3 Sub-Topic
3
v 4 Sub-Topic
4
FOOTER
Gambar 4.42 Rancangan Layar View Knowledge Base
Start Back
Untuk menambahkan materi baru di Knowledge Base melalui dua tahapan yaitu pertama
memasukan informasi tentang subject pembelajaran. Dan setelah itu baru mengatur isi dan divisi
apa yang boleh mengaksesnya. Untuk lebih jelas lihat gambar 4.43
HEADER
New Knowledge Base
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
Title:
Description:
Purpose:
Author :
Time range:
Min Score:
FOOTER
Gambar 4.43 Rancangan Layar New Knowledge Base
Pada gambar 4.44 adalah gambar pengaturan hak akses materi untuk divisi apa, dan untuk level
apa.
HEADER
Setting Learning Material with Department
Title:
Department:
Level:
Purpose:
List All Learning Material - Department
Index
Home
Profile
Questions & Answers
Events
News
Products
Minute of Meeting
Knowledge Base
Welcome Admin,
Log Out
v Title
Department
Level
Purpose
FOOTER
Gambar 4.44 Rancangan Layar Setting Department
Save Back
