BAB III
OBYEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Dunia Daging Food Industries (DDFI) didirikan pada tahun 1999 secara patungan (joint venture) antara PT Panjasa Intradin (sekarang Pangansari Utama Food Distribution atau PUFD) dan World Meat Food Industries dengan No. 35/I/PMA/1999.
Pada awalnya, PT Dunia Daging Food Industries merupakan bagian pemrosesan daging pada Pangansari Utama Food Distribution (PUFD) berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. Y.A.5/529/3 dan di umumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 17 Desember 1976 yang berkedudukan di Jakarta, tapi karena dianggap mampu berdiri sendiri maka bagian tersebut memisahkan diri untuk menjadi sebuah perusahaan. Sampai sekarang PT Dunia Daging Food Industries masih berstatus sebagai anak perusahaan PUFD yang juga menyuplai kebutuhan daging ke PUFD. Selain itu, juga menyediakan berbagai jenis daging halal yang diproses untuk pesanan (make to order) dan ritel seperti hotel, restoran, dan kantin (horeka).
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan
Tujuan utama perusahaan adalah untuk melanjutkan keunggulan dalam mempertahankan pengakuan sebagai yang berkualitas tinggi, efisien, inovatif, dan menguntungkan produsen dan prosesor daging dari nilai tambah produk halal daging sesuai dengan standar profesional yang didukung oleh sumber daya manusia menuju ke pembangunan nasional terpadu.
Misi Perusahaan
• Perusahaan akan berusaha untuk mencapai tujuan dengan mengembangkan dan mendukung budaya perusahaan yang berdedikasi untuk merangkul model praktek terbaik di dunia dalam semua aspek produksi dan manajemen.
• Perusahaan akan mematuhi program jaminan kualitas secara ketat. • Perusahaan akan berusaha untuk menjadi efisien dalam semua aspek
dari operasi. Bila digabungkan dengan konsisten kualitas produksi, manajemen dan jasa, hal ini akan memaksimalkan efisiensi profitabilitas perusahaan.
• Perusahaan akan mengembangkan budaya yang akan mendorong inovasi dan inisiatif, mencoba untuk menciptakan sebuah lingkungan yang menawarkan tingkat keamanan yang optimal, efisiensi, kualitas, layanan pelanggan, produk dan profitabilitas.
• Mengutamakan komitmen perusahaan untuk menjamin kualitas, PT Dunia Daging Food Industries akan terus memperkuat citra publik yang berintegritas dan handal. Perusahaan hanya akan memproduksi produk halal, dan ini akan ditentukan secara akurat dan benar mewakili nilai uang. Ini akan menjadi dasar dari pengembangan perusahaan sebagai pemimpin pasar.
• Para pemegang saham, direksi, manajemen dan staf semuanya mengakui bahwa upaya yang unggul, seperti yang ditetapkan oleh tujuan perusahaan, tidak pernah selesai dan berkelanjutan, perbaikan secara terus-menerus dari semua kegiatan perusahaan harus selalu menjadi pendorong dan penopang.
III.2 Bidang Usaha Perusahaan
PT Dunia Daging Food Industries merupakan perusahaan yang digolongkan sebagai perusahaan industri yang bergerak dalam bidang pembuatan makanan. Jenis makanan yang diproduksi adalah produk makanan olahan daging yaitu sosis (sausages), baso, burger, kornet (corned), dan daging giling (minced). Produk olahan yang diproduksi yaitu produk yang dibuat berdasarkan pesanan (make to order) di mana ukuran, berat, harga, dan rasa ditentukan sesuai kebutuhan pemesannya, misalnya roast beef PK 500 gr adalah order dari pelanggan Pizza Kriuk.
Selain membuat berdasarkan pesanan, juga diproduksi produk ritel yang dibuat berdasarkan spesifikasi regular yang telah ditentukan
perusahaan misalnya produk sosis sapi Nidia ukuran 66 gr, 180 gr, 800 gr. Dalam memenuhi pesanan tersebut, perusahaan membuat sendiri formula resep standarnya.
III.3 Bidang Kegiatan Produksi Perusahaan
PT Dunia Daging Food Industries memproduksi produk makanan olahan dalam berbagai ukuran dan jenis. Bahan baku utama yang digunakan dalam pembuatan produk makanan olahan adalah daging sapi (beef) dan ayam (chicken). Proses produksi pembuatan produk makanan olahan tersebut meliputi beberapa kegiatan yang saling berurutan dan dijalankan oleh bagian yang berbeda.
Produksi PT Dunia Daging Food Industries dipimpin oleh manajer produksi yang berpengalaman dalam teknologi makanan. Termasuk tanggung jawabnya untuk memastikan bahwa kualitas, variasi, dan ketersediaan dalam memenuhi kepuasan pelanggan. Manajer produksi dibantu oleh para pengawas produksi dan senior supervisor pengembangan produk (R&D).
Karyawan produksi bekerja delapan jam per hari dari lima hari kerja seminggu. Produksi telah ditetapkan sebagai sistem integritas di bawah sistem produksi dan pengiriman yang dikontrol oleh manajemen di kantor pusat. Kecuali untuk buffer stock, semua kegiatan produksi dapat berjalan jika produksi diotorisasi oleh manajemen atas. Sistem produksi
saat ini mampu mendukung kapasitas terpasang pada 55.000 kg setiap bulan atau 660.000 Kg setiap tahunnya.
III.4 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Wewenang Perusahaan III.4.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Pengorganisasian merupakan proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Hasil dari pengorganisasian adalah struktur organisasi.
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi pada umumnya digambarkan dalam suatu gambar yang formal, dimana dalam gambar tersebut ada garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan, alur tanggung jawab dan hubungan komunikasi formal yang tersusun secara hierarkis.
PT Dunia Daging Food Industries memiliki struktur organisasi fungsional dimana bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu bidang keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya.
Dalam hal ini, Komisaris (Board of Commissioner) merupakan pimpinan tertinggi yang dibantu oleh Direktur (Director) yang membawahi tiga manajer utama dalam bidangnya. Masing-masing manajer membawahi bagian-bagian yang menjadi spesialisnya. Berdasarkan lampiran keputusan Komisaris No: 001/SK-KOM/DDFI/VI/2008 revisi 01 tanggal 4 Februari
2009, struktur organisasi PT Dunia Daging Food Industries dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut.
STRUKTUR ORGANISASI PT DUNIA DAGING FOOD INDUSTRIES
III.4.2 Uraian Tugas dan Wewenang Perusahaan
Untuk mencapai tujuannya secara efektif, maka perusahaan menyusun tugas, kewajiban dan wewenang yang diatur dengan jelas dalam kebijakan dan prosedur perusahaan sehingga tidak terjadi pelaksanaan yang tumpang tindih. Untuk itu, perlu adanya pemahaman mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan tersebut oleh para karyawan dengan sebaik-baiknya.
PT Dunia Daging Food Industries memiliki job description untuk masing-masing jabatan secara tertulis. Berikut akan diuraikan tugas dan wewenang untuk masing-masing jabatan, dibatasi hanya yang berkaitan dengan produksi PT Dunia Daging Food Industries yaitu:
1. Supervisor PPIC & Purchasing
a) Bertanggung jawab atas tersedianya bahan-bahan baku sesuai dengan permintaan yang dibutuhkan untuk proses produksi.
b) Melakukan negosiasi dengan supplier untuk mendapatkan bahan yang baik mutunya dengan harga yang bersaing.
c) Membuat laporan PPIC (Production Plan and Inventory Control) untuk keperluan produksi.
d) Melakukan pembelian bahan-bahan baku kebutuhan untuk proses produksi.
2. Senior Supervisor QC & LAB
a) Menganalisa bahan mentah serta produk olahan serta melaporkan kepada general manager.
b) Membuat laporan dalam dan masukan.
c) Memastikan spesifikasi DDFI diterapkan dalam kegiatan produksi sehari-hari.
d) Bekerja sama dengan seluruh departemen terkait untuk menjalankan prosedur kerja.
e) Menerapkan standar mutu kendali.
f) Berwenang menghentikan jalur produksi bila didapati kondisi serta prosedur kerja tidak memenuhi standar.
g) Berwenang menolak produk yang tidak memenuhi standar dari hasil pemeriksaan fisik dan laboratorium.
3. Asisten Manajer Research and Development
a) Berkoordinasi dan berdiskusi dengan kepala bagian pemasaran untuk mengembangkan market intelligence terhadap produk-produk yang sedang trend.
b) Membuat dan mengembangkan standard recipe dan perhitungan biayanya serta melakukan uji coba (trial) pengembangan produk yang diminta kepala bagian marketing.
c) Memberikan respon atas pemberian contoh trial produk dari bagian pemasaran.
d) Memberikan umpan balik atas tanggapan, keluhan, dan ketidakpuasan pelanggan terhadap non compliance product (NCP) serta melakukan verifikasi dan perbaikannya (Corrective Action Report – CAR).
e) Bersama dengan bagian kendali mutu (Quality Control) melakukan analisis perencanaan pengawasan mutu secara berkala terhadap seluruh produk dan perlengkapan produksi.
f) Berwenang memberikan saran-saran alternatif perbaikan terhadap spesifikasi produk yang diminta oleh bagian marketing.
4. Kendali Mutu (Quality Control)
a) Mengorganisir tangung jawab karyawan departemen produksi secara efisien, higenis dan efektif.
b) Memproduksikan produk olahan sesuai dengan resep standar dan prosedur yang tepat.
c) Mendiskusikan segala bentuk perubahan dari resep standar dengan general manager.
d) Melaporkan biaya produksi dengan general manager.
e) Memesan bumbu, bahan kering, kulit sosis, dan memastikannya berdasarkan standar mutu yang dipergunakan.
f) Melengkapi laporan produksi dan kelengkapan data produksi (batch no.) secara rutin.
g) Mengawasi pemeliharaan peralatan dan mengajukan perbaikan bila diperlukan.
h) Mengorganisir kebersihan seluruh staf dalam proses sehari-hari untuk membersihkan lingkungan kerja dan peralatan sesuai dengan standar higienitas dan sanitasi.
j) Perkembangan dan kemajuan produk baru.
k) Berwenang bekerjasama dengan departemen pengemasan.
l) Berwenang memberi lemburan kepada karyawan produksi produk proses bila diperlukan dengan persetujuan dari produksi koordinator.
m) Berwenang mengevaluasi hasil dan prestasi kerja karyawan dalam departemen terkait.
5. Manajer Produksi
a) Mengorganisir bahan baku untuk pemotongan bahan baku dan pengolahan.
b) Mengorganisir tugas dan tanggung jawab seluruh staf produksi dengan sistem yang efisien, efektif, serta memenuhi persyaratan kebersihan.
c) Mengawasi pemesanan dan stok pesanan di warehouse PUFD. d) Memonitor kelengkapan data-data prosedur administrasi DDFI. e) Melaporkan segala bentuk penyimpangan prosedur yang tidak pada
tempatnya di lingkungan prosess.
f) Memberikan pelatihan keamanan kerja, higienitas dan sanitasi kepada seluruh karyawan.
g) Memeriksa kebenaran laporan formulir surat perintah lembur.
h) Mengembangkan program untuk mendapatkan produk berkualitas. i) Berwenang memeriksa kehadiran staf produksi dan melaporkan
j) Berwenang mengisi formulir laporan prestasi kerja karyawan (employee perfomance report).
k) Berwenang mengeluarkan surat peringatan tertulis kepada staf produksi bila dibutuhkan.
l) Berwenang mengevaluasi prestasi kerja karyawan secara berkala. 6. Asisten Proses Produksi
a) Memproduksi produk proses sesuai dengan rencana kerja produksi harian.
b) Mengorganisir tugas kepada karyawan produksi bahan proses. c) Mendata hasil produksi harian secara tepat serta melaporkan
kepada pimpinan proses produksi diakhiri masa kerja setiap hari. d) Mengorganisir rencana kerja kebersihan di lingkungan kerja
produksi dan peralatan setiap hari untuk memenuhi standar higienitas.
e) Memelihara peralatan dan melaporkan bila ada kerusakan.
f) Berwenang memberi pengarahan secara rutin kepada karyawan terkait.
7. Administrasi Produksi
a) Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang secara benar dan tepat waktu.
b) Membuat rekapitulasi produksi mingguan dan bulanan dan melaporkan ke kantor pusat.
c) Membuat laporan data karyawan, kehadiran, keterangan sakit, lemburan untuk dikoordinasikan ke departemen personalia pusat. d) Membantu membuat anggaran dana setiap bulan.
e) Membantu mempersiapkan Purchase Requistion dan membuat laporan pembelian/pengeluaran.
f) Berwenang merencanakan skedul pengiriman sesuai dengan permintaan.
8. Supervisor Produksi
a) Menyusun dan menyiapkan tugas-tugas harian staf dan mesin-mesin.
b) Melakukan dan mengawasi kegiatan persiapan dan pelaksanaan proses produksi.
c) Mengawasi pengoperasian mesin serta menjaga agar mesin-mesin selalu dalam kondisi yang baik.
d) Menerima, menghitung, memeriksa, meneliti jenis dan kualitas bahan baku yang masuk sesuai dengan dokumen-dokumen yang terlampir serta menjaga agar bahan baku yang disimpan tetap dalam kondisi yang baik dan jumlah yang sesuai dengan dokumen.
e) Melakukan verifikasi permintaan bahan yang diterbitkan bagian processing melalui form Internal Request (IR) dan mentransfer daging hasil potong dengan form Internal Transfer (IT).
f) Membuat laporan hasil potong harian rekapitulasi yang memuat laporan jumlah barang yang masuk, jumlah barang yang dipotong, sisa (waste) pemotongan, dan produk hasil potong.
g) Memonitor kehadiran para karyawan yang dibawahinya dan berusaha menegakkan disiplin para karyawan.
h) Menyiapkan laporan atau formulir-formulir yang berhubungan dengan proses produksi untuk diserahkan kepada Assistant Production Manager.
i) Berwenang Memberikan penilaian kinerja secara personal kepada setiap bawahannya yang dievaluasi secara berkala sebagai dasar bagi dilaksanakannya Penilaian Karyawan (PK) tahunan.
j) Berwenang melakukan rotasi tugas bawahannya dengan pertimbangan efektivitas dan efisiensi alur dan sistem kerja pada seksi yang dipimpinnya.
9. Asisten Supervisor Cutting & Mincing
a) Menyediakan bahan baku untuk pemotongan.
b) Mengorganisir tugas dan bahan baku untuk pemotongan.
c) Mengorganisir kegiatan kebersihan lingkungan kerja dan peralatan sesuai dengan standar higienitas dan keselamatan kerja.
d) Melaporkan hasil produksi harian serta materi pendukung lainnya yang telah dipergunakan.
e) Berwenang memberi pengarahan secara rutin kepada karyawan terkait.
f) Berwenang menegur rekan kerja yang bekerja tidak sesuai dengan spesifikasi dan peraturan.
10. Asisten Supervisor Proses Produksi
a) Mengawasi pelaksanaan rencana kerja harian secara benar dan tepat sesuai dengan standar higienitas.
b) Memastikan kegiatan operasional sehari-hari berjalan lancar dan aman.
c) Melengkapi lembaran pemeriksaan kebersihan harian. 11. Asisten Supervisor Pengemasan (Packaging)
a) Mengorganisir staf pengemasan untuk melakukan tugasnya secara efesien dan efektif sesuai dengan prosedur standar higienitas. b) Mengemas produk DDFI sesuai dengan standar dan prosedur. c) Penerapan kendali mutu produk dan kemasan.
d) Bertanggung jawab atas hasil/penampilan dan mutu kemasan. e) Memesanan plastik kemasan, kardus, lakban dan strapping sesuai
dengan standar yang telah ditentukan serta kebutuhan.
f) Mendata hasil kerja produksi kemasan setiap hari serta data produk yang tidak memenuhi standar mutu dan melaporkan kepada
produksi koordinator.
g) Berwenang bekerjasama dengan departemen produksi untuk merencanakan program pengemasan.
h) Berwenang memberi pengarahan secara rutin kepada karyawan terkait.
i) Berwenang memberi lemburan kepada karyawan terkait bila dibutuhkan dengan persetujuan produksi koordinator. 12. Asisten Supervisor Logistik
a) Memeriksa ulang jumlah dan berat materi dari supplier sesuai dengan formulir Purchase Requesition.
b) Mengikuti prosedur penerimaan barang (Receiving Checklist). c) Mendata semua bentuk produk yang keluar dan masuk dari ruang
produksi dan ruangan penyimpanan DDFI (cold room dan melengkapi formulir Product Flow).
d) Melengkapi data Product Flow dengan Tally Sheet sesuai dengan jenis produksi.
e) Bertanggung jawab atas penyimpanan produk DDFI yang disimpan di gudang DDFI dan produk DDFI yang telah ditransfer ke PUFD. f) Melaporkan bila mendapati kegiatan mencurigakan atau diluar jalur
prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 13. Administrasi Gudang / Logistik (Penerimaan Barang)
a) Melengkapi formulir Daily Form Report secara tepat sesuai dengan prosedur kerja.
b) Melengkapi Stock Card Form dan Transfer Out Form.
c) Melengkapi Purchase Requisition Form sesuai dengan permintaan supervisor produksi dan menyerahkan kepada warehouse PUFD dan marketing.
d) Mengeluarkan Bukti Pengeluaran Barang sesuai dengan Purchase Requisition.
e) Mengeluarkan Receiving Report sesuai dengan materi yang dikirim dan diterima.
14. Administrasi Gudang/Logistik (Pengeluaran Barang)
a) Melengkapi Delivery Receipt sesuai dengan Purchase Order dengan lampiran Receiving Form.
b) Membuat laporan Purchase Order dalam skala mingguan.
c) Berwenang merencanakan skedul pengiriman sesuai dengan permintaan.
III.5 Prosedur dan Kebijakan Produksi PT Dunia Daging Food Industries III.5.1 Prosedur Perencanaan Produksi
Langkah-langkah yang dilakukan oleh PT Dunia Daging Food Industries dalam perencanaan produksi adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan Purchase Order (PO) yang dibuat oleh pembeli, maka Bagian Marketing membuat Production / Shipping Authorization (OT) / Perintah Kirim & Produksi.
2. Sebelumnya, bagian marketing akan mengecek ketersediaan bahan baku dengan melihat Laporan Stock on Hand (berisi jumlah spek produk) yang ada guna melihat ketersediaan bahan baku pembuat produk di buffer stock.
3. Kemudian bagian PPIC & Purchasing membuat PPIC (Production Plan and Inventory Control) untuk produksi satu bulan. PPIC dibuat sesuai jumlah pesanan yang akan memunculkan total produksi per bulannya.
4. Dari pembuatan PPIC tersebut, akan disusun Skedul Produksi Bulanan yang dirampingkan menjadi Skedul Produksi Mingguan.
5. Jika bahan baku dalam Laporan Stock On Hand tidak ada atau kurang, maka akan dilakukan pemesanan bahan baku terlebih dahulu melalui Bagian Administrasi Produksi. Untuk pembelian tersebut, Bagian Administrasi produksi membuat Purchase Requistion (PR) 3 rangkap (lembar 1 diarsip, lembar 2 dikirim ke Bagian Warehouse, lembar 3 dikirim ke Bagian Keuangan) yang kemudian diverifikasi oleh Bagian Procurement Department untuk proses pengadaan bahan baku tersebut.
6. Pembelian bahan baku oleh Bagian Purchasing yaitu bahan baku untuk produksi satu minggu ditambah buffer stock (berisi bahan baku utama saja).
Dokumen-dokumen yang terkait dengan perencanaan produksi ini adalah sebagai berikut:
1. Production / Shipping Authorization (OT) / Perintah Kirim & Produksi
2. Purchase Order (PO) 3. Purchase Requistion (PR)
4. Product Sales Plan (Laporan Rencana Jual) 5. Production Plan and Inventory Control (PPIC)
III.5.2 Prosedur Pelaksanaan Produksi
Prosedur pelaksanaan produksi untuk semua jenis produk yaitu sosis (sausages), baso, burger, kornet (corned), dan daging giling (minced) pada umumnya sama.
Dimulai dengan pembuatan Internal Request (IR) 4 rangkap (lembar putih kirim ke Bagian Warehouse, lembar merah dikirim ke Bagian Administrasi Produksi, lembar biru dikirim ke Bagian Akuntansi & Keuangan, lembar kuning diarsip oleh Bagian Produksi) yang digunakan Bagian Produksi untuk meminta bahan baku dari dry atau frozen warehouse sesuai skedul produksi mingguan yang telah disusun.
Dari Bagian Warehouse akan dibuat Internal Transfer (IT) 4 rangkap (lembar putih kirim ke Bagian Produksi, lembar merah dikirim ke Bagian Administrasi Produksi, lembar biru dikirim ke Bagian Akuntansi & Keuangan, lembar kuning diarsip oleh Bagian Warehouse) beserta pengiriman bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi.
Kemudian bahan baku utama yang dibutuhkan akan dikeluarkan dari cold store dan bahan penunjang akan dikeluarkan dari dry store sesuai dengan spesifikasi formula produk yang akan diproduksi. Langkah-langkah pelaksanaan produksi yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Weighing
Proses weighing yaitu proses menimbang sesuai dengan kebutuhan bahan yang ada dalam formula.
2. Cutting
Proses cutting yaitu proses pemotongan terhadap bahan-bahan baku tersebut secara memanjang dengan plat kidney untuk memperkecil ukuran pada temperatur suhu -5°c - 0°c.
3. Mincing
Proses mincing yaitu proses penggilingan bahan baku yang telah dipotong pada temperatur suhu -2°c - 0°c. Hasil penggilingan dikeluarkan melalui berbagai ukuran plat, yaitu:
Jenis Produk Ukuran Plat
Baso Plat Kidney 20 mm / 3 mm
Burger Plat Kidney 8 mm
Sosis (Sausages) Plat Kidney 20 mm & 3 mm Kornet (Corned) Plat Kidney 20 mm Daging Giling (Minced) Plat Kidney 20 mm & 5 mm
4. Mixing
Proses mixing yaitu proses pencampuran daging dengan bumbu, air dan tepung (starch) yang dilakukan dengan menggunakan blowchopper pada temperatur suhu 0°c - 5°c.
5. Moulding
Proses moulding yaitu proses pencetakan sesuai produk apa yang sedang dibuat pada suhu temperatur <10°c.
6. Cooking
Proses cooking yaitu proses pemasakan dengan cara direbus secara manual dengan suhu air 80°c - 90°c atau dengan cara diasap (smoked). 7. Cooling
Proses cooling yaitu proses pendinginan dengan cara direndam dalam air, melalui IUL (Installation Ultraviolet Laminated) atau dengan disimpan dalam mesin chiller (suhu 5°c).
8. Packing
Proses packing yaitu proses pengemasan dengan mesin vacuum pack dan sealer.
9. Pembekuan
Produk yang sudah dikemas dibekukan dalam blast freezer selama 8 jam dengan suhu ≤-20°c.
10. Packaging
Proses packaging yaitu proses pengepakan produk yang telah beku dengan karton.
11. Penyimpanan
Sebelum didistribusikan kepada konsumen, produk jadi disimpan dalam cold store dengan suhu ≤-18°c.
Setelah selesai proses, Bagian Produksi akan membuat Internal Request (IR) ke Bagian Warehouse yang berisi jadwal mingguan yang dikalkulasi secara akumulatif.
Sebelum disimpan, Internal Transfer (IT) dibuat dari produksi ke bagian warehouse untuk mentransfer barang jadi ke cold store. Setelah itu, didistribusikan kepada pelanggan sesuai Purchase Order (PO) dan Production / Shipping Authorization (OT) yang dipesan pelanggan.
Dokumen-dokumen yang terkait dengan proses produksi ini adalah sebagai berikut:
1. Internal Request (IR) 2. Internal Transfer (IT)
III.5.3 Kebijakan Pengendalian Produksi
Pengendalian produksi PT Dunia Daging Food Industries dilakukan oleh masing-masing pihak yang berkaitan. Pengendalian terhadap proses produksi dilakukan oleh supervisor produksi yang dibantu oleh asisten supervisor pada semua bagian yaitu asisten supervisor warehouse, cutting, processing, dan packaging. Pengendalian produksi secara keseluruhan akan didampingi oleh plant manager produksi yang dibantu asisten manager produksi. Berikut kebijakan pengendalian produksi pada perusahaan yaitu:
1. Pengendalian kualitas hasil produksi
a) Untuk mengendalikan kualitas hasil produksi, pihak Quality Control (QC) akan menangani dari proses awal sampai proses akhir. Jika terdapat kendala, pihak QC memiliki wewenang memberikan rekomendasi kepada manajemen untuk melanjutkan atau menghentikan proses produksi.
b) Bagian QC dan Bagian R&D memberikan respon terhadap kualitas produk jadi yang mendapat keluhan pelanggan.
2. Pengendalian Ketersediaan Bahan Baku
a) Masing-masing Bagian Gudang baik cold maupun dry melakukan pemeriksaan bahan baku yang ada di masing-masing gudang dengan mencocokkan fisik persediaan bahan baku dengan kartu stock.
b) Adanya Pest of Control setiap hari untuk mengindari adanya hama atau serangga agar persediaan bahan baku di gudang tidak rusak.
c) Pengawasan terhadap bahan baku dilakukan oleh Asisten Supervisor Logistic.
3. Pengawasan terhadap peralatan dan fasilitas produksi
a) Semua peralatan dan fasilitas produksi, perbaikan dan pemeliharaannya dikelola oleh Staf Asisten Supervisor Pemeliharaan (Teknisi).
b) Kegiaan pemeliharaan peralatan dan fasilitas produksi dilakukan berdasarkan jam kerja mesin yaitu setelah 400 jam dan 500 jam. Dokumen-dokumen yang terkait dengan pengendalian produksi ini adalah sebagai berikut:
1. Non Compliance Product (NCP) 2. Corrective Action Report (CAR) 3. Stock Card Form
4. Maintenance Log Book
III.6 Hasil Wawancara atau Kuesioner
Data yang berkaitan dengan pemeriksaan atas pengendalian perusahaan ini yaitu dimulai dari wawancara, pengamatan atas kegiatan produksi dan pengajuan Internal Control Questioners, yaitu sejumlah pertanyaan mengenai pengendalian intern perusahaan yang dijawab oleh beberapa orang yang berkaitan.
Beberapa orang yang berkaitan dengan pertanyaan yang diajukan akan menjawab dengan jawaban ”Ya” atau ”Tidak”. Untuk jawaban ”Ya” dari sejumlah daftar pertanyaan yang diajukan berarti menunjukkan kekuatan perusahaan. Untuk jawaban ”Tidak” dari pertanyaan itu menunjukkan tanda (red flags) terjadinya kelemahan yang masih harus dibuktikan.
1. Rencana produksi disusun berdasarkan rencana penjualan dan stock on hand barang jadi.
2. Rencana produksi dibuat tidak melebihi kapasitas yang dimiliki. 3. Rencana produksi yang dibuat telah meminimalkan persediaan. 4. Proses pengerjaan ulang dan pemborosan bahan jarang terjadi.
5. Perusahaan tidak mempertimbangkan kekurangan persediaan pengaman bahan baku penunjang sebelum proses produksi.
6. Bagian Produksi tidak mengikuti prosedur yang seharusnya. 7. Ukuran gudang penyimpanan tidak sesuai dengan kebutuhan 8. Tidak semua pengendalian kualitas produk diperhatikan. 9. Inspeksi tidak dilakukan sebelum peralatan digunakan.
