Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Lamanya Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama di Instalasi Rawat Jalan
Teguh Kurniadi1 dan Tri Widayanti2
1Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat STIKes Surya Mitra Husada Kediri, Jl.
Manila No. 37 Sumberece Kota Kediri, Jawa Timur, Indonesia, teguhart31@gmail.com
2Program Studi Kesehatan Masyarakat STIKes Surya Global Yogyakarta, Jl.
Ringroad Selatan Blado Potorono Banguntapan Yogyakarta, Indonesia, triwida.oku@gmail.com
Abstract
Background: The patient's waiting time for medical record service at outpatient registration is one of the important things that will determine the initial image of hospital services. The patient's waiting time is one of the potential components causing patient dissatisfaction with the service of a hospital. Provision of outpatient medical record documents is an activity undertaken after the patient enrolls in the outpatient registration and documents up to the polyclinic. Standard of provision of outpatient medical record document according to SK Menkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008 is ≤ 10 minutes, but in fact there is still a lot of time finding of medical record document in hospital more than 10 minutes. Objective: To know the time of medical record document of outpatient patient and to know the cause of the delay in providing medical record document for outpatient at Gondanglegi Islam Hospital. Method: Qualitative research with descriptive observational design in June 2016. Research subjects were the old patients who enrolled in the outpatient section of 98 patients and two filling officers. Results: This study shows that the average time of medical records of outpatient medical records at Gondanglegi Islamic Hospital was 17.4 minutes. This problem is caused absence of special officer of medical record document distribution. Conclusion: The timing of the outpatient medical record document at the Gondanglegi Islamic Hospital is still far from the standard set by the Ministry of Health.
Keywords: Medical record service, Outpatient patient, Waiting time PENDAHULUAN
Waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan merupakan salah satu hal penting yang akan menentukan citra awal pelayanan rumah sakit. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan pasien. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan
jelek apabila sakitnya tidak sembuh-sembuh, antrian lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional (Wijono, 2000).
Berdasarkan Keputusan Mentri
Kesehatan RI
No.129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang
berhak diperoleh setiap warga secara minimal. Juga merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur pelayanan yang minimum yang diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat. Standar waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008).
Berdasarkan hasil studi pendahuluan di bagian pendaftaran rekam medis rawat jalan Rumah Sakit Islam Gondanglegi selama 4 jam mulai pukul 07.00-11.00 WIB ditemukan bahwa dari 5 pasien menunjukan rata-rata waktu tunggu selama 11,2 menit terhadap pelayanan rekam medis. Waktu tersebut dicatatt mulai dari kedatangan pasien di tempat pendaftaran pasien sampai berkas dokumen rekam medis rawat jalan di ambil oleh petugas poli.
Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Disebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006). Bila waktu tunggu pasien di bagian rekam medis rawat jalan terhitung lama, maka hal tersebut berpengaruh pada citra rumah sakit yang kemungkinan besar berpengaruh pada tingkat kepercayaan pasien di masa mendatang. Oleh karena itu
penelitian terhadap waktu tunggu pasien dan faktor-faktor yang mempengaruhi lamanya waktu tunggu tersebut dirasa penting dengan harapan hasilnya dapat dijadikan sebagai bahan dalam upaya perbaikan pelayanan oleh pihak rumah sakit.
Rumusan masalah dari
pemaparan latar belakang tersebut adalah berapa rata-rata waktu tunggu pasien di bagian rekam medis Rumah Sakit Islam Gondanglegi dan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi lamanya waktu tunggu tersebut? TUJUAN PENELITIAN
Tujuan penelitian ini adalah mengetahui rata-rata lama waktu pasien untuk menunggu dokumen rekam medis disediakan oleh petugas rekam medis sebagai dokumen pemeriksaan ke poli, mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan lamanya waktu yang di perlukan tersebut sebagai bahan perbaikan mutu pelayanan di Rumah Sakit Islam Gondanglegi pada bulan Juni 2016.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif
POPULASI DAN SAMPEL
Populasi dalam penelitian ini adalah jumlah pasien lama yang mendaftar di poli rawat jalan pada bulan Juni 2016 yaitu sebanyak 6043 pasien. Jumlah sampel dihitung dengan menggunakan rumus slovin.,sehigga didapatkan 98 pasien dan ditambah 2 petugas filling. Teknik
pengambilan sampel dengan
Accidental Sampling
TEKNIK PENGUMPULAN DATA Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dengan cara observasi terhadap waktu penyediaan berkas rekam medis pasien dan wawancara kepada petugas filling.
TEKNIK ANALISIS DATA
Data waktu yang dibutuhkan dalam penyediaan dokumen rekam medis dianalisis dengan cara menjumlahkan seluruh waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan dokumen rekam medis kemudian dibagi dengan jumlah dokumen yang disediakan. Sedangkan data hasil wawancara
dianalisis dengan membandingkan teori-teori atau hasil penelitian yang telah ada.
HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Hasil data penelitian kegiatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dari ruang
fillinghinggadokumensampai di poliklinik atau di ambil oleh petugas poli di Rumah Sakit Islam Gondanglegi pada bulan juni 2016 diperoleh data sebagai berikut.:
Tabel 1. Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Poliklinik Jumlah Kunjungan Jumlah Waktu yang Dibutuhkan (Menit) P. Obgyn 6 94 P. Ortopedi 5 79 P. Anak 10 191 P. Bedah 2 36 P. Gigi 4 25 P. Mata 3 37 P. Syaraf 25 522 P. Umum 41 694 P. THT 2 29 Total 98 1.707 Rata-rata 17,4
Sumber: Data primer penelitian, juni 2016
Pengolahan data lama tunggu dianalisis dengan menjumlahkan seluruh waktu yang butuhkan dalam menyediakan dokumen rekam medis dibagi jumlah kunjungan yang kemudian menghasilkan rata-rata
waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan satu dokumen rekam medis pasien. Berikut rumus yang digunakan untuk pengolahan data lama tunggu (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006).
Keterangan:
Numerator adalah jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati. Denominator adalah total sampel penyediaan dokumen rekam medis yang diamati.
Dari hasil penelitian, di peroleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis adalah 17,4 menit. Angka 17,4 menit ini diperoleh dari total selisih waktu mulai pasien mendaftar sampai berkas diambil oleh petugas poli kemudian dibagi dengan jumlah sampel yaitu
sebanyak 98 sampel. Waktu ini jauh dari standar yang ditentukan oleh Menteri Kesehatan yaitu ≤10 menit. Meurut hasil peneitian dari Widiarta, dkk (2013) lamanya waktu penyediaan dokumen rekam medis antara lain disebabkan pasien yang tidak membawa kartu identitas berobat. Apabila dibandingkan dengan pasien yang membawa kartu identitas berobat perbedaan rata-rataya 3,5 menit.
Faktor-Faktor yang Mempe ngaruhi
Lama Waktu Penye diaan
Dokumen Rekam Medis 1. Sumber Daya Manusia
Hasil wawancara menun jukkan data karakteristik petugas
filing di Rumah Sakit Islam Gondanglegi sebagai berikut :Tabel 2. Data Karakteristik sumber daya manusia di bagian
filling
Karakteristik Petugas A Petugas B Jenis kelamin Perempuan Perempuan
Usia 36 th 38 th
Pendidikan D1
Akuntansi SMK Lama Kerja ≤ 1 tahun ≥ 2 tahun
Mengikuti Pelatihan RM Belum pernah Belum pernah
Sumber: Data primer penelitian, juni 2016
Jumlah petugas filing Rumah Sakit Islam Gondanglegi adalah 2 orang. Saat pasien sedang ramai, dua orang akan cukup kesulitan dalam melayani penyediaan dokumen rekam medis. Terlebih jika salah satu diantaranya tidak dapat masuk kerja. Hal ini dapat menyebabkan waktu tunggu pasien semakin lama dan beban
kerja petuas semakin berat. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian dari Maryati (2013) yang menyatakan beban kerja petugas filling memiliki pengaruh yang cukup kuat tehadap rata-rata waku penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Jenis kelamin kedua petugas
filling adalah perempuan. Hasil
survei menggambarkan bahwa perempuan lebih rajin dan rapi dibandingkan laki-laki. Hal ini bisa dijadikan dasar sebagai kecocokan perempuan dalam pekerjaan pengarsipan seperti filling agar berkas tersusun rapi dan mudah untuk dicari kembali. Namun disisi lain, perempuan memiliki keterbatasan ruang gerak dalam pekerjaan karena waktunya terbagi dengan mengur us pekerjaan rumah tangga.
Usia petugas filing A adalah 36 tahun danpetugas filling B adalah 38 tahun. Dilihat dari segi usia, petugas filling Rumah Sakit Islam Gondanglegi ini sudah masuk dalam kategori usia matang atau dewasa. Menurut (Hurlock, 2002) umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang
yang belum cukup
kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kemata ngan jiwanya. Demikian juga dalam umur pegawai dalam
melaksanakan kegiatan
pelayanan. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil
dalam memberikan pelayanan kepada klien..
Tingkat pendidikan petugas
filling A adalah D1 akuntansi dan
petugas filling B adalah SMK. Ditinjau dari segi pendidikan, petugas filling belum memenuhi persyaratan. Nursalam, 2001 menjelaskan bahwa pendidi kan dapat mempenga ruhi perilaku seseorang akan pola hidup, terutama dalam memotivasi untuk siap berperan serta dalam
pembangunan kesehatan.
Semakin tinggi pendidikan seseorang, semakin mudah menerima informasi sehingga semakin meningkat pula kinerjanya. Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan menghambat perkembangan sikap seseorang terhadap nilai-nilai yang baru diperkenalkan. Faktor pendidikan seseorang sangat menentukan kesiapan dalam memberikan
pelayanan, orang yang
berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif dari pada yang berpendidikan rendah. Selain itu, dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis disebutkan bahwa Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. Karena pekerjaan filling adalah bagian dari pekerjaan rekam medis, maka
sebaiknya petugas filling juga diambil dari lulusan pendidikan rekam medis guna menunjang kelancaran serta mutu pelayanan rumah sakit kepada pasien.
Masa kerja petugas filing A adalah ≤ 1 tahun dan petugas
filling B adalah ≥2 tahun.
Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik denagn lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien (klien). Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003).
Kedua petugas filling
tersebut belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis. Pelatihan kompetensi bidang ilmu yang ditekuni sangatlah penting guna menunjang kelancaran pekerjaan serta memperbaiki mutu pelayanan. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis juga menyebutkan bahwa Perekam Medis dalam memberikan pelayanan harus sesuai dengan kompetensi, berdasarkan pendidikan dan pelatihan serta berkewajiban mematuhi Standar Profesi
Perekam Medis(Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2013).
2. Sumber Daya Material
Sumber daya material yang diteliti yaitu meliputi bahan, peralatan,dan fasilitas yang terdapat di bagian rekam medis Rumah Sakit Islam Gondanglegi.
a) Peralatan
Peralatan pokok di bagian rekam medis filing sudah tersedia, yaitu buku register, Rekam medis diberi map atau sampul, tanda petunjuk (Tracer/Outguide) guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam medis, tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang salah sudah tersedia. Peralatan penunjang yang belum ditemukan adalah komputer untuk entry data dan telepon. Komputer hanya disediakan di bagian pendaftaran, karena rekam medis Rumah Sakit Islam Gondanglegi ini belum terkomputeri sasi penuh.
b) Fasilitas
Fasilitas yang tersediadi bagian rekam medis filling di
Rumah Sakit Islam
Gondanglegi yaitu ruang cukup aman untuk melindungi dari
kehilangan, kerusakan, serta mencegah digunakan oleh yang tidak berkepentingan, ruang rekam medis cukup luas untuk petugas rekam medis menjalankan tugasnya, penerangan tempat penyim panan baik, pemeliharaan kebersihan baik, ruang penyimpanan rekam medis aktif cukup luas untuk semua data.
Fasilitas yang belum terpenuhi yaitu, suhu ruangan tempat bekerja masih kurang
menyegarkan karena
kurangnya fentilasi didalam ruang penyimpanan.Hal ini dapat menyebabkan aktivitas petugas menjadi terganggu karena tidak nyaman berada di ruang tersebut.
KESIMPULAN
Hasil penelitian ini
menggambarkan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Islam Gondanglegi dibawah Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan.
Faktor-faktor yang mempengaru hi lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan dokumen rekam medis pasien: dilihat dari segi sumber daya manusia yaitu jumlah perugas filling yang hanya dua orang
perempuan yang dapat
menyebabkan lamanya pelayanan saat pasien sedang ramai atau salah satu diantaranya izin atau cuti kerja, latar belakang pendidikan petugas
filling bukan dari pendidikan rekam
medis serta belum pernah mengikuti pelatihan skill di bidang rekam medis dan pengalaman kerja satu petugas yang masih kurang dari satu tahun; sedangkan dari segi sumber daya material yaitu proses pencarian dokumen di ruang filling belum terkomputerisasi serta suhu udara dalam ruangan penyimpanan berkas yang kurang diperhatikan kenyamanannya.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) ‘Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia’. Indonesia.
Hurlock, E. . (2002) Psikologi Per
kembangan. 5th edn. Jakarta:
Erlangga.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2008) ‘Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit No.129/Menkes/ SK/II/2008
Maryati, W. (2013). Beban Kerja Petugas Filling terhadap Rata-rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.
Dalam Jurnal Maajemen
Informasi Kesehatan Indonesia Vol 3 No 2, Oktober 2013: hal 89-95
Notoatmodjo, S. (2003) Pendidikan
dan Perilaku Kesehatan. Jakarta:
Rineka Cipta.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013) ‘Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55
Tahun 2013 Tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis’. doi:
4.
Widiarta, A, L Hendro B dan Astuti,R. (2014). Tinjauan Penggunaan Kartu Identitas Berobat dan Lama Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Lama di RSUD H
Damanhuri Barabai tahun 2013. Dalam Jurnal Jurkessia Vol V No 1, November 2014: hal 45-49 Wijono, D. (2000) Manajemen Mutu
Pelayanan Kesehatan. Airlangga
