7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Istilah sistem sekarang ini banyak digunakan oleh berbagai instansi seperti : sistem perbankan, sistem penggajian, sistem pemasaran, sistem penjualan dan masih banyak lagi bentuk sistem yang ada. Sebuah sistem terdiri dari atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Penyusunan sistem atas sub sistem adalah tindakan penting dalam menyederhanakan perancangan sistem. Sebelum kita mempelajari apa itu sistem kita harus mengetahui sistem menurut definisinya, kita akan memperoleh pengertian sistem itu secara berlainan menurut pendapat ahlinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan penting didalam pendekatan untuk mempelajari sistem.
2.1.1. Pengertian Sistem
Pada dasarnya sistem adalah suatu kerangka prosedur - prosedur yang saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Pengertian sistem yang di kemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut:
Menurut Gordon B. Davis dalam Zakiyudin (2012:5) mendefenisikan bahwa “sistem sebagai seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.”
8
Menurut Sutabri (2012:6) “Secara sederhana sistem dapat di artikan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tegantung satu sama lain dan terpadu”.
Menurut Jerry Fitzgrald dalam Puspitasari (2011:1) mengemukakan bahwa “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”, terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau ciri-ciri tertentu, adapun karakteristik sistem menurut Sutabri (2012:3) adalah sebagai berikut:
Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Komponen (company)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar (Enviroment)
Environment dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut.
9 4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya.
5. Masukan sistem (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukkan perawatan (Maintenance input) dan masukkan sinyal (Signal
Input).
6. Keluaran Sistem (Input)
Keluaran (input) adalah hasil dari energin yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective), kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan sebagai berikut:
10
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
1. Sistem alamiah (natural system) dan system buatan manusia (human made
system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probalistic system). Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, sedangkan sistem probalistik suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.
4. Sistem tertutup (closed system) dan Sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak dapat berhubungan dan tidak terpengaruhi oleh lingkungan luar, sedangkan sistem terbuka berhubungan dan terpengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.1.4 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data yang memiliki arti atau manfaat bagi penerimanya. Pengertian informasi yang di kemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut:
Menurut Sutarman (2009:13) “sistem informasi yaitu memproses input dan menghasilkan output yang dikirim kepada pengguna atau sistem lainnya. Menurut McFadden dkk dalam Zakiyudin (2011:10) mendefinisikan “ Informasi
11
sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut”.
Sedangkan Davis dalam Zakiyudin (2011:10) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012 : 39) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
a. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, informasi disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
12
Produk dari keluaran sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer digunakan perangkat untuk memanipulasinya. Basis Data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
f. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecungan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
13 2.1.6. Sistem Informasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi Manajemen (Manajemen Information System) atau sering dikenal dengan singkatan SIM merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk semua tingkatan manajemen. Menurut Leymond McLeod Jr DAN George P Schell dalam Zakiyudin (2008:12) mendefinisikan “ Sistem infomasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis computer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa”.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang fungsinya untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.
2.1.7. Pengertian Persediaan
Persediaan barang secara umum adalah mempersiapkan suatu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan dan apabila barang diperlukan maka barang tersebut harus di keluarkan.
Adapun pengertian persediaan menurut beberapa ahli yaitu:
Menurut Agus Ristono (2009: 1), dapat diartikan sebagai “barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi, dan persediaan barang jadi”.
14
Menurut Syakur (2009:125), dapat diartikan sebagai berikut “Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk di olah dalam proses produksi atau di jual”.
Dalam aktifitas persediaan biasanya mencakup adanya proses barang tersebut keluar dengan cara menjual barang tersebut. Jika barang tersebut telah terjual maka akan mempengaruhi stok barang di gudang. Adanya proses barang masuk yaitu biasanya mencakup ke bagian distributor. Jika barang tersebut masuk, maka akan mempengaruhi stok barang dengan kala lain stok barang akan bertambah.
2.1.8. Pengertian MySQL
Menurut Kadir (2008:2) MySQL adalah sebuah software open source yang digunakan untuk membuat sebuah database. Sedangkan menuurut Raharjo (2011:21) MySQL merupakan RDBMS (atau server database yang mengelola
database dengan cepat menampung dalam jumlah sangat besar dan dapat di akses
oleh banyak user. Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa MySQL adalah suatu software atau program yang digunakan untuk membuat sebuah database yang bersifat open source.
2.1.9. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Pressman (2015:42) model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini
15
sebenarnya adalah Linear Sequential Model. Model ini sering disebut juga dengan
Classic life cycle.
Model waterfall menyediakaan pendekataan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengujian.
1. Analisa kebutuhan perangkat lunak
Pada proses ini pengumpulan data kebutuhan perangkat lunak dan lebih mengutamakan mengenai proses pembuataan data-data pembeli dan laporan penjualan dengan terprogram.
2. Desain
Proses yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur, perangkat lunak, respresentatif antar muka dan proses pengkodean.
3. Implementasi dan Pengujian Unit
Pada tahap ini, pengujian fokus pada perangkat lunak untuk direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Kemudian pengujian unit memastikan bahwa semua bagian sudah di uji.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini penulis menggunakan peralatan (Tools System) sebagai alat bantu dalam menyediakan Tugas Akhir ini, adapun peralatan yang digunakan :
16 2.2.1. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)
Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir data “Merupakan alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi”. Data Flow Diagram atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan.
Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu :
1. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang.
2. Proses (Process)
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data, menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses, digambarkan dengan simbollingkaran. 3. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan, menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari
17
proses Sistem yang mengalir diatara proses (process), simpanan data (data
store) dan entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan, menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di Sistem komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lain-lain digambarkan dengan sepasang garis horizontal.
Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.
Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem yaitu :
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity dengan entity lain secara langsung.
18
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data store yang lain secara langsung.
c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan eksternal entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
2.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Loonam (2010), Entity Relationship Diagram (ERD) “ merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh sistem analis dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem”. Sementara seolah-olah teknik diagram atau alat peraga memberikan dasar desain database relasional yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan.
Entity Relationship Diagram bersama-sama dengan detail pendukung
merupakan model data yang pada gilirannya digunakan sebagai spesifikasi untuk database pengertian lebih ringkasnya adalah sebuah konsep yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (database) dan didasarkan pada persepsi entity dan hubungan atau relasi antar objek-objek tersebut.
1. Simbol Entity Relationship Diagram
Untuk menggambarkan hubungan antar diagram digunkan beberapa notasi dan simbol, pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu:
19
Entitas yaitu suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya yang dapat diwujudkan dalam basis data.
b. Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan dua jenis entitas dan direpresentasikan sebagai garis lurus yang menghubungkan dua entitas.
c. Atribut (Atribute)
Atribut adalah ciri umum semua atau sebagai besar intansi pada entitas tertentu. Sebutlah lain atribut adalah property, elemen dan field.
2. Notasi-notasi simbol didalam Diagram E-R yang dapat digunakan adalah: a. Persegi panjang, menyatakan Himpunan Entitas.
b. Lingkaran atau Elips, menyatakan Atribut (Atribut yang berfungsi sebagai key digarisbawahi).
c. Belah ketupat, menyatakan Himpunana Relasi.
d. Garis, sebagai penghubung sebagai Himpunan Relasi dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas dengan Atributnya.
e. Kardinalitas Relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 relasi satu-ke-satu, dan N untuk relasi satu-ke-banyak atau N dan N untuk relasi banyak-ke-banyak).
2.2.3. Logical Record Structured (LRS)
Menurut Muhamad Tabrani dalam Kuryanti (2016:87) “Logical Record
Structured dibentuk dengan nomor tipe record. Beberapa tipe record digambarkan
oleh kotak empat, persegi panjang, dan dengan nama yang unik”. Perbedaan LRS dan ERD adalah nama dan tipe record berada diluar field tipe record ditempatkan. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukan arah dari satu
20
tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode lain yang dimulai dengan ERD dan langsung dikonversikan ke LRS.
2.2.4. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Sutabri (2008:45) Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram Alir Data . Arus data yang ada di dalam Diagram Alir Data sifatnya global.
Menurut Kenneth Kendall dan Jullie E. Kendall (2006:344) “kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari”. Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:127) “kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database”. Kamus data bentuk lengkap (long form) terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut :
a. Arus Data.
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, makanama dari arus data juga harus di catat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
21
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan bila nama lain ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lain.
c. Bentuk Data.
Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem, kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem.
d. Arus Data.
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item - item atau elemen-elemen data.
e. Penjelasan
Untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat di kamusdata maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut.
f. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan ke dalam sistem , kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan harus dihentikan.
22
Menunjukan arus data yang dicatat pada data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut Notasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua sebagai berikut:
a. Notasi Tipe Data.
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data notasi yang umum digunakan antara lain adalah:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data Notasi Keterangan
X Bisa memasukan atau menampilkan atau mencetak suatu karakter
9 Hanya memasukan atau menampilkan angka-angka
Z Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi
, Menyisipkan koma kedalam suatu tampilan numerik
. Menyisipkan suatu periode kedalam suatu tampilan numerik / Menyisipkan slash (/) kedalam suatu tampilan numerik
-
Menyisipkan suatu tanda penghubung kedalam suatu tampilan numerik
V
Menunjukan suatu posisi decimal (bila titik desimal tidak di masukan)
23 b. Notasi Struktur Data
Notasi struktur data merupakan suatu gambaran tentang elemen-elemen yang membentuk struktur data bersama-sama dengan informasi-informasi mengenai elemen-elemen yang terlibat.
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= artinya "Terdiri dari" + artinya "dan"
{} artinya elemen-elemen yang berulang [] menunjukan salah satu situasi tertentu () artinya elemen yang bersifat pilihan
Sumber: Kendall dan Kendall (2006:338)
2.2.5. Pengkodean
Menurut Mustakini (2010:384) “Pengkodean bertujuan untuk mengklafikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengan data tersebut”. Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka (frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk member tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf atau kombinasi keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah:
24 1. Mengklasifikasikan data.
2. Memasukan data kedalam komputer.
3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.
Dalam pengkodean ada berapa petunjuk pembuatan kode yang menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:
1. Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan carab menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. 2. Harus Unik
Kode harus unik masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus Efesien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efesien bila direkam di luar komputer.
5. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. 6. Harus Distandarisasi
Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan.
25
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter Yang Mirip
Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.
2.2.6. HIPO (Hierachy Plus Input Proses Output)
Menurut Hutahaean (2014:331) “HIPO (Hierachy Plus Input Proses
Output) merupakan metodologi yang di kembangkan dan di dukung oleh IBM”.
HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi, HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut ini:
1. Untuk menyediakan struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh
program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus di hasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
