Pengembangan Sistem Informasi strategis Pengelolaa

(1)

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA

ADMINISTRASI WARGA PINDAH DATANG, PINDAH

KELUAR, KELAHIRAN DAN KEMATIAN DI

KELURAHAN BELIAN

TUGAS BESAR

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Oleh:

HENDRY SARIANTO

15113001

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

(2)

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA

ADMINISTRASI WARGA PINDAH DATANG, PINDAH

KELUAR, KELAHIRAN DAN KEMATIAN DI

KELURAHAN BELIAN

TugasBesar Ini Diajukan Untuk Melengkapi Sebagian

Persyaratan

Kelulusan Mata Kuliah PSI

Oleh:

HENDRY SARIANTO

15113001

Dosen Pembimbing

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas Rahmat dan

Hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas untuk matakuliah pengembagan sistem informasi.

Kami mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun langsung dalam penyusunan tugas pengembangan sistem Informasi. Untuk itu dengan hormat kami ucapkan terimakasih kepada:

1) Allah S.W.T

2) Kedua orang tua

3) Gandhi Sutjahjo ST, MSI

4) Kamrul Azmi S,STP

5) Dosen-dosen atas dukungan dan sumbagan referensinya

6) Mahasiswa asistensi Sistem Informasi yang telah membantu mengumpulkan bahan yang memperkaya konten pembelajaran.

Kami menyadari bahwa tugas pengembagan system informasi masih jauh dari sempurna, oleh karenanya saran dan kritik untuk perbaikannya sangat kami harapakan. Akhir kata, mudah-mudahan tugas pengembangan system informasi ini memberikan manfaat.

Batam , Januari 2017

Penulis

(4)

1. Analisis Sistem

1.1

Gambaran Sistem Saat Ini

(5)

Gambar 1.1 Flow chart sistem yang berjalan

Dari flowchart diatas dapat dijelaskan bahwa terdapat 4 ( empat) pelaku yang terlibat dalam data administrasi pindah datang/masuk, pindah pergi/keluar, kelahiran dan kematian.

Warga membawa KTP atau surat dari RT setempat ( Form ), kemudian staff menerima Form tersebut, setelah staff menginput data warga tersebut dan membuat laporan, laporan tersebut diserahkan ke bagian KASI kemudia dicek, apabila tidak ada kesalahan laporan di berikan kepada kepala lurah/seklur.

1.2 Kenapa Sistem Harus Dikembangkan

Setelah penulis mengadakan penelitian, dan mengamati kegiatan yang berhubungan dengan objek penelitian, proses system atau kinerja yang terjadi dikantor kelurahan belian. Penulis menemukan beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan saat ini. Eveluasi terhadap kelemahan-kelemahan sistem pengajuan pembelian dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

No Permasalahan Pelaku Solusi

1

Proses register data relatif lebih lambat dan mengantri ditempat kantor lurah

Warga

Membangun sistem register data secara online atau form pengajuan bisa didownload. Sehingga warga tidak

mengantri untuk mengisi form

2

Sistem input data warga masih menggunakan manual

(pembukuan)..

Staff

Membuat sistem database untuk menginput data warga yang mana lebih

(6)

3

Laporan data warga tiap bulannya masih menggunakan Ms. Excel. Yang mana data diambil dari pembukuan tersebut.

Staff

Membangun sistem laporan yang otomatis dan

tersingkronisasi. Agar laporan lebih cepat didapatkan.

4

Laporan diterima

menggunakan lembaran kertas yang disusun dengan

menggunakan Ms. Excel. Sehingga apabila harus diperiksa, disesuaikan dengan pembukuan tersebut.

Kasi

Laporan dapat diperiksa melalui sistem data yang terkomputerisasi

5

Laporan data penduduk kurang akurat dengan kantor pusat instansi (DISDUK)

Seklur/Lura h

membangun sistem dengan menyediakan fasilitas

pengomtrol laporan penduduk. Yang mana tersingkronisasi dengan kantor pusat

(7)

1.3 Kebutuhan Fungsional Sistem

Kebutuhan Fungsional Sistem Merupakan kebutuhan secara fungsional yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak yang akan dibangun. Kebutuhan fungsional tersebut akan dideskripsikan dalam bentuk tabel, sebagai berikut:

No Nama Kebutuhan Deskripsi Kebutuhan

1.

Sistem harus bisa menampilkan login menu utama yang terdiri dari Input data, data dan laporan data.

Sistem harus bisa mengelolah/melakukan input/edit/simpan data.

Sistem harus bisa melakukan pencarian data.

Sistem harus bisa mengelolah laporan secara sistematis.

Sistem mampu menyediakan fasilitas cetak Laporan secara sistematis sesuai tanggal yang diinginkan.

(8)

7. Sinkronisasi Sistem harus bisa tersinkronisasi terhadap data-data pada server pusat instansi.

Tabel 1.3 Kebutuhan Fungsional Sistem

1.4 Kebutuhan Non Fungsional Sistem

Kebutuhan non-fungsional mencakup fungsi-fungsi yang membantu sistem untuk berjalan dengan baik serta dapat digunakan dengan mudah.

N o

Nama

Kebutuhan Deskripsi

1 User Friendly Sistem mudah digunakan

2 Confirm Alert Peringatan sebagai konfirmasi user

3 Data Validation Mengecek kesesuaian data antara data input dengan ketentuan yang ada

4 Aplikasi Database Sistem dibangun berbasis Aplikasi Database

(9)

2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat memenuhi hasil yang diinginkan. Rancangan sistem yang baru, akan diterapkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode, prosedur dan proses data agar tujuan organisasi dapat tercapai. Adapun tujuan perancangan sistem pembuatan aplikasi surat menyurat untuk mempermudah Kasi/staff, warga khususnya dalam pembuatan data administrasi dikantor kelurahan belian batam kota.

(10)

(11)

2.2 Perancamgan Menu Input

Gambar 2.2 Perancangan Menu Input

(12)

Gambar 2.3 Perancangan Menu Output

2.4 Diagram Use Case

Use case diagram digunakan untuk menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dan mendeskripsikan fungsi sebuah sistem dari sudut pandang pengguna sistem. Elemen-elemennya adalah: aktor, use case, dan hubungan antar objek

Aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu

Use case adalah sebuah tindakan atau unit fungsional dari sebuah sistem. Sebuah use case dapat meng-include fungsionalitas

use case lain. Sebuah use case dapat di-include oleh lebih dari satu

(13)

Gambar 2.4 Diagram Use Case

2.5 Scenario Use Case

Setiap use case diatas harus dideskripsikan dalam dokumen yang disebut dengan dokumen flow of event. Dokumen ini merupakan definisi apa yang harus dilakukan oleh sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Berikut adalah dokumentasi scenaria use case

yang diusulkan penulis.

2.5.1 Scenario Use Case Login

Use Case Validasi

Actor Staff, KASI dan Lurah

Tujuan Memungkinkan user yang sudah terdaftar untuk melakukan akses terhadap sistem

Main Flow

Aktor Sistem

1. Staff, KASI dan Lurah menginputkan

username dan

password.

(14)

2. Menampilkan konfirmasi hasil login. Dan menampilkan Menu (Sub menu) Tabel 2.5.1 Validasi Login

2.5.2 Scenario Use Case Mengelola Data Warga

Use Case Mengelola Data Warga Actor Staff

Tujuan Memasukan data warga untuk dimasukan kedalam sistem

Main Flow

Aktor Sistem

1. Login

2. Cek Validasi. 3. Staff memasukan data

warga

4. sistem menerima data ,sistem menampilkan menu input,edit dan simpan.

Tabel 2.5.2 Mengelola Data

2.5.3 Scenario Use Case Cek Data Warga

Use Case Cek Data Warga Actor Staff, KASI

Tujuan Memasukan data warga untuk dimasukan kedalam sistem

Main Flow

Aktor Sistem

1. Login

2. Cek Validasi. 3. Staff dan KASI

memasukan Key

warga

4. sistem mencari Key warga dan menampilkankan hasil Key.

(15)

2.5.4 Scenario Use Case Laporan Data Warga

Use Case Laporan Data Warga Actor Staff

Tujuan Membuat dan Menampilkan laporan data warga

Main Flow

Aktor Sistem

1. Login

2. Cek Validasi. 3. Staff mengklik menu

laporan.

4. Sistem menampilkan laporan. Tabel 2.5.4 Laporan

2.5.5 Scenario Use Case Cetak Laporan Data Warga

Use Case Cetak Laporan Data Warga Actor Staff, KASI dan Lurah

Tujuan Mencetak dan Menampilkan data warga.

Main Flow

Aktor Sistem

1. Login

2. Cek Validasi. 3. Staff, KASI dan

Lurah Menampilkan hasil Laporan Warga.

4. Sistem Menampilkan hasil laporan Data Warga yang ditentukan.

5. Staff Mencetak Hasil Laporan Data Warga.

6. Sistem Menerima perintah Cetak Laporan Warga.

(16)

2.5.6 Scenario Use Case Back Up Data Warga

Use Case Back Up Actor Staff

Tujuan Sistem dapat membackup Data Warga

Main Flow

Aktor Sistem

1. Staff Mengklik Back Up

2. Sistem Membackup Secara otomatis

Tabel 2.5.6 Back Up

2.5.7 Scenario Use Case Sinkronisasi Data Warga

Use Case Sinkronisasi Actor Staff

Tujuan Sistem dapat mengsinkron Data Warga

Main Flow

Aktor Sistem

1. Staff Menklik Sinkron

2. Sistem tersinkronisasi terhadap server. Tabel 2.5.7 Sinkronisasi

2.6 Candidate Class

Pendefinisian kandidat kelas digunakan untuk menjelaskan objek-objek dalam sistem. Dimana kelas-kelas mendefinisikan model data dan esensi sistem.

No Identifikasi Objek Nama Objek Alasan

1 Objek Fisik Form Pendaftaran Dalam Sistem

(17)

-3 Aktor

Staff KASI Lurah

Diterima Diterima Diterima

4 Piranti

Komputer

Printer Pelengkap

Pelengkap

5 Proses Laporan Diterima

Tabel 2.6 Candidate Class

2.7 Class Diagram

Class adalah deskripsi kelompok objek-objek dengan

(18)

Gambar 2.7 Class Diagram

2.8 Manajemen Basis Data

Percancangan database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung perancangan suatu sistem. Tujuan dari perancangan database adalah untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan pengguna secara khusus dan aplikasi-aplikasinya .memudahkan pengertian struktur informasi serta mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek penampilan (response time, processing time ,dan storage space)

Design file adalah kumpulan dari item data yang diatur dalam suatu record dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk pemrosesan tertentu setelah melakukan perancangan maka selanjutnya adalah merancang file-file tersebut. Berikut adalah struktur data dari file-file yang terdapat dari data base :

(19)

No Field Name Type Field Keterangan

1 Username Text 15 Nama Pengguna

2 Password Char 10 Kata Sandi

3 Nama Text 20 Nama Pegawai

4 NIP Int 18 Nomor Pegawai

Tabel 2.8.1 Pengguna

2.8.2 File Name : Data Pindah Datang Primary Index : No_Nik

1 No_Nik Int 16 No. Nik

2 Nama_Lengkap Varchar 25 Nama Lengkap

3 Tempat_Tanggal_Lahir Varchar 40 Tempat Tanggal Lahir 4 Jenis_Kelamin Enum Laki-laki, Perempuan Jenis Kelamin

5 Alamat Varchar 60 Alamat