JURNAL MANAJEMEN PERKANTORAN
Judul : Pemilihan Lokasi Kantor Yang Tepat Terhadap Efisiensi Pekerja Dibuat oleh : Alfia Delisma
Jurusan : Administrasi Niaga
Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung Email : [email protected]/[email protected]
ABSTRACT
Location is where people do a good activity in placing their business or establishing a business. The location of the office is very important for the organization and people need to know that location selection is not easy to predict, and so many factors must be considered in choosing the right location. the important factors in choosing the location of the office are safety, healthy, and convenient. In determining the location of their office should assess the best, making it more easily for employees in work and achieving organizational goals. Speaking broadly, there are several placements of business locations that are related to nature, history, government, and economic factors. The assessment of the location of the office can be done through several methods namely the method of weighting value and cost comparison method. Each method has its own advantages and disadvantages, but this is the best way to determine the exact location of the office to work. Business owners must determine the location that can facilitate employees in performing their activities. Not only the following things, companies also should pay attention to the conditions of the place, whether in light, sound, culture, or color. The location of the office that has good light is close to the sun, so the weather of the office location will feel healthy with the sun. The employees can breathe fresh air. The sound also determines the condition of the location of the office, because if the company is close to the factory that issued the production engine noise will disrupts the workers' activities, the culture also determines the location of the office because if the community around the office location is less friendly and the community do not appreciate the employees who are working, it will interfere with his work. The color was decisive because if the building that will be occupied has an inappropriate color of the building or it does not give the spirit in the work, then the organizational goals will be hampered.
matahari, pegawai bisa menghirup udara segar, suara juga menentukan kondisi lokasi kantor, karena jika perusahaan dekat dengan pabrik yang mengeluarkan suara mesin produksi akan mengganggu aktivitas pekerja, budaya pun menentukan lokasi kantor karena jika masyarakat disekitar lokasi kantor kurang ramah dan tidak menghargai pegawai yang sedang bekerja akan menggangu pekerjaannya. Dan warna pun menentukan karena jika gedung yang akan ditempati memiliki warna gedung yang tidak tepat atau tidak memberikan semangat dalam bekerja maka tujuan organisasi akan terhambat.
PENDAHULUAN (Dr. Supriyanto, 2016)
Dalam mendirikan salah satu perusahaan masalah lokasi atau letak kantor adalah hal yang penting dan perlu diperhatikan lebih. Dengan menempatkan lokasi atau letak yang tepat akan menunjang perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya. Lokasi atau letak yang tepat juga akan memberikan berbagai keuntungan sendiri bagi perusahaan. Sebaliknya pendirian badan usaha pada lokasi atau letak yang kurang tepat akan menimbulkan berbagai masalah yang menghambat lajunya perkembangan perusahaan dalam mencapai tujuannya, sehingga perusahaan akan mengalami kesulitan dengan berbagai macam kerugian dan akhirnya terpaksa perusahaan harus menutup atau menghentikan usaha karena bangkrut.
Persoalan pemilihan lokasi atau letak suatu perusahaan bukan saja timbul dikala perusahaan didirikan tetapi dihadapi pula oleh perusahaan yang sudah menjalankan kegiatan usaha perusahaan. Keadaan ini dapat dilihat dengan banyaknya perusahaan yang tumbuh dimana-mana namun setelah perusahaan berdiri mengalami berbagai kegagalan sebelum mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya akibat lokasi atau letak perusahaan yang tidak tepat.
Setiap pegawai kantor pasti memerlukan tempat untuk bekerja yang nyaman dan sehat, maka dari itu salah satu sarana perkantoran dan lokasi kantor yang perlu dikelola dengan baik. Tatanan lokasi kantor menentukan lancar tidaknya kegiatan kantor, mempengaruhi kenyamanan bekerja. tatanan lokasi kantor yang baik pun akan mendukung penyelesaian pekerjaan kantor dengan secepat mungkin.
[ CITATION DrS16 \l 1033 ] Riset mengatakan pada bidang perkantoran bahwa pemilihan lokasi kantor itu sangat penting dan perlu diperhatikan sebelum
seorang manajer mulai beraktivitas di organisasi tersebut. Lingkungan fisik kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap kenyamanan pegawai kantor dalam bekerja, tetapi bukan hanya kenyamanan tetapi lingkungan kantor yang nyaman akan meningkatkan produktivitas yang tinggi bagi karyawan yang bersangkutan.
Gedung yang ditempati oleh seorang karyawan harus terlihat sehat, aman, nyaman, dan membuat betah mereka dalam bekerja dan perlu diperhatikan juga kondisi gedung tersebut dimana manager akan membeli gedung dan harus memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi gedung dan lokasi kantor tersebut.
Dalam seharinya manusia, pada umumnya mengalokasikan waktu untuk bekerja sekitar 9 jam. Sepertiga dari seluruh waktu dalam sehari dihabiskan untuk bekerja dikantor. mengingat bahwa waktu bekerja dikantor itu cukup lama, maka seorang manager harus menentukan lokasi kantor yang strategis seperti terhindar dari suara bising, kegaduhan, dan suara yang tidak enak didengar, karena kenyamanan bekerja itu adalah aspek penting yang harus dipenuhi bagi pegawai yang bekerja.
Adakalanya seorang manager harus menemukan seseorang yang lebih ahli dalam memilih lokasi kantor. akan tetapi pegawai di organisasi tersebut harus terlibat dalam menentukan lokasi kantor tersebut. Pegawai harus memberikan ide atau faktor yang penting untuk dijadikan sebagai nilai atau bahan penentuan mana yang pantas untuk dijadikan lokasi kantor.
Metode Penelitian
Penelitian dilakukan melalui studi pustaka untuk mencari referensi dan literatur berkaitan dengan permasalahan yang sedang dibahas, baik studi pustaka yang bersumber dari buku pekerjaan kantor seperti menulis, mengetik, menghitung, mengelola informasi, dan sebagainya diselenggarakan.
PENGERTIAN LOKASI ATAU LETAK ORGANISASI
[ CITATION DrS16 \l 1033 ] Konsepsi tentang lokasi atau letak perusahaan tidak sama dengan tempat kedudukan perusahaan. untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas Manullang (2006) mengemukakan bahwa istilah letak perusahaan biasanya diganti dengan istilah tempat kediaman perusahaan. Jadi tempat kediaman perusahaan berarti tempat dimana kegiatan operasional badan usaha dilakukan. Sedangkan tempat kedudukan perusahaan berarti tempat dimana badan usaha berkantor. Dengan demikian banyak diketahui bahwa tempat kedudukan dan tempat kediaman perushaan tidakmesti berada dalam satu tempat walaupun ada juga yang dalam tempat yang sama.
MACAM-MACAM LETAK ATAU LOKASI ORGANISASI BISNIS
Dalam memilih lokasi atau letak badan usaha memang tidak semudah yang diperkiraan. Hal ini banyak dipengaruhi berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan letak atau lokasi suatu perusahaan. Menurut [ CITATION DrS16 \l 1033 ] Secara garis besar letak atau lokasi organisasi dapat dibedakan menjadi 4 jenis yaitu, lokasi perusahaan yang terikat dengan alam, sejarah, ditetapkan oleh pemerintah dan dipengaruhi faktor ekonomi.
1. Letak/lokasi perusahaan terikat pada alam. Letak perusahaan ini tidak dipengaruhi oleh manusia
melainkan sangat
tergantung/terikat pada alam. Misalnya, letak perusahaan batu bara, letak perusahaan penanaman kapas dan sejenisnya. Perusahaan ini didirikan harus berada pada tempat dimana terdapat batu bara atau iklim yang sesuai dengan kebutuhan tanaman kapas atau sejenisnya. Dan juga dapat dikatakan secara ringkas bahwa segala perusahaan yang bersifat pertanian dan pertambangan letaknya harus selalu terkait pada alam.
lingkungan/ekosistem maupun karena alasan lain.
4. Letak/lokasi perusahaan yang dipengaruhi oleh faktor ekonomi
Pemilihan lokasi itu perusahaan banyak menekankan pada faktor ekonomi yang mendukung kemampuan perusahaan dalam memperoleh keuntungan. Artinya bahwa letak perusahaan harus berada pada tempat yang memungkinkan banyaknya pelanggan agar mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Pemilihan letak/lokasi perusahaan yang dipengaruhi oleh faktor ekonomi ini terdapat beberapa pendapat dari para penulis. Namun, pada dasarnya pemilihan lokasi perusahaan dipengaruhi oleh dua faktor yakni:
a. Faktor Primer (Primary Factors) Merupakan faktor-faktor yang mempunyai pengaruh langsung pada produksi dan distribusi dari badan usaha yang bersangkutan. Faktor primer ini diantaranya: raw material, markets, transportation, serta labour and power. Raw material merujuk pada keberadaan sumber bahan baku atau bahan mentah yang dibutuhkan oleh perusahaan. perusahaan yang didekatkan dengan bahan mentah atau bahan baku mempunyai berbagai keuntungan. Perusahaan akan lebih mudah memperoleh bahan baku, biaya pengangkutan bahan baku pun akan lebih rendah, tingkat kerusakan bahan lebih rendah, serta kelangsungan untuk memperoleh bahan akan mudah didapatkan dengan cepat.
b. Faktor Sekunder
Yaitu faktor yang harus ada, bila tidak operasi masih bisa diatasi dengan biaya yang dilebih mahal.
Tugas pertama yang perlu dikerjakan sebelum menentukan penataan ruang kantor maka harus menentukan lokasi kantor ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangakan dalam memilih lokasi kantor menurut QUIBLE [ CITATION
Har131 \l 1033 ] menyatakan ada 3 faktor yang perlu dipertimbangkan antara lain:
a. Faktor Keuangan
Termasuk disini adalah nilai secara ekonomis apakah disewa, dibeli, leasing, dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing pilihan.
b. Faktor Operasional
Bahwa dalam memilih lokasi kantor harus memudahkan operasi kegiatan perusahaan/organisasi, kemudahan berhubungan dengan konsumen, produsen, akses dan lain sebagainya. [ CITATION Har131 \l 1033 ]
c. Faktor Karyawan
Sedangkan terry dalam Gie [ CITATION Har131 \l 1033 ] faktor-faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih lokasi kantor adalah:
a. Corak gedung, termasuk wujud gedung, ukurannya, reputasi, usia gedung, pelayanan yang tersedia. b. Fasilitas gedung, yaitu
fasilitas-fasilitas yang membuat gedung menjadi lebih baik, seperti AC, listrik, tempat parkir, jalan keluar, dll. [ CITATION Har131 \l 1033 ] c. Dekatnya kantor dengan
perusahaan, contohnya hubungan para pelanggan, fasilitas pengangkutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, lain-lain. [ CITATION Har131 \l 1033 ] d. Stabilitas penyewa. bila kantor
disewa perlu dipertimbangan stabilitas penyewaanya (lama penyewaan). perpindahan kantor yang sering dilakukan akan berdampak negatif, terutama pada perusahaan yang sudah besar. [ CITATION Har131 \l 1033 ] e. Fleksibelitas ruangan, meliputi
tempat peralatan, mesin-mesin. Hal yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah bisa tidaknya dilakukan perubahan-perubahan terhadap ruangan itu sendiri. [ CITATION Har131 \l 1033 ]
f. Penerangan dan ventilasi. tiap ruangan diusahakan mendapatkan penerangan alam, ventilasi, dan sirkulasi udara yang cukup. [ CITATION Har131 \l 1033 ] g. Bebas dari kotoran dan suara
gaduh. fokusnya adalah kebersihan udara. lingkungan dan suara gaduh, karena hal ini akan dapat mengganggu pekerjaan kantor. [ CITATION Har131 \l 1033 ]
Adapun menurut Prajudi Atmosudirjo, ia menyatakan bahwa ada faktor lain yang menentukan pemilihan lokasi kantor,
1 Faktor lingkungan tetangga, dimana lokasi kantor/perusahaan harus dekat dengan perusahaan lain, sehingga bisa saling menguntungkan dan memenuhi kebutuhannya.
2. Faktor jarak kantor dengan bagian bagian lain, dimana penempatan bagian kantor jangan saling berjauhan, karena akan menghambat dalam pencapaian tujuan organisasi
3. Faktor harga sewa dan ruangan, dimana harga sewa gedung kantor tersebut usahakan harga yang murah agar mengefisiensikan dana perusahaan,
4. Faktor jarak dengan labour market, maksudnya kantor tersebut harus dekat dengan pusat keramaian sehingga dapat melenacarkan kegiatan operasional perusahaan.
5. Faktor jalan masuk keluar pegawai, dimana pegawai yang bekerja di perusahaan harus mudah dalam melakukan tanggung jawabnya sebagai pegawai dan pegawai agar tidak menggangu aktivitas pegawai lainnya dan tamu yang datang ke perusahaan.
6. Faktor keamanan, dimana lokasi perusahaan yang dipilih aman atau tidak. Sehingga asset perusahaan dapat terjaga.
Semua itu adalah faktor-faktor atau hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih atau menentukan lokasi kantor. Jika hal-hal tersebut dapat terpenuhi maka keefektifitasan dan keefisienan melakukan pekerjaan kantor bagi pegawai akan mudah terwujud. Tujuan organisasi yang ingin dicapai pun akan mudah terlaksana karena bekerja di kantor yang lokasinya strategis, nyaman dan aman.
Setelah faktor- faktor tersebut ditentukan, maka keputusan akan berlokasi kantor dimana yaitu menentukan lokasi kantor dengan menggunakan 2 metode diantaranya dengan metode bobot dan metode perbandingan biaya.
1. Metode Bobot Nilai
Metode bobot adalah metode yang dipergunakan untuk menentukan lokasi kantor dengan menggunakan bobot nilai dengan total 100. Kemudian masing lokasi dan gedung akan dijadikan nilai dan dibandingkan dengan lokasi yang lain. Lokasi dan gedung yang nilainya besar maka organisasi/kantor tersebut menentukan lokasi yang mempunyai nilai besar sebagai pilihan utama dimana organisasi tersebut berhak berlokasi tersebut.
Contoh: sebelum menentukan mana yang akan dijadikan lokasi kantor manager harus bermusyarawah dengan pegawainya, ketika pegawai sudah menyepakati faktor-faktor apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelumnya, kemudian faktor yang sudah ditentukan dapat dimasukan kedalam tabel bobot nilai tersebut.
memberikan penilaian terhadap ketiga lokasi tersebut. Kemudian setelah itu dimasukan nilai rata-rata.
2. Metode Perbandingan Biaya Metode perbandingan biaya ini dipergunakan untuk menentukan lokasi kantor dengan mempertimbangkan biaya keperluan lokasi kantor baik yang akan dikeluarkan atau biaya masuk untuk penentuan lokasi dan pembelian gedung yang akan diempati nantinya. Jenis biaya yang dikeluarkan nantinya sangat tergantung pada usaha yang baru dilakukan. Biaya dapat dikelompokan menjadi
1. Material Cost (direct, indirect) 2. Labor Cost (direct, indirect)
3. Overhead Cost [ CITATION Har131 \l 1033 ]
Metode ini mengunakan perkiraan biaya sebagai faktor penentunya. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung kantor dibandingkan biayanya mana yang paling mahal dan manakah harga yang paling murah. Pada metode ini biaya keperluan yang lebih rendah akan dipillih untuk bekerja.
3. Metode Pemeringkatan Faktor Bagitu banyaknya faktor kuantitatif atau kualitatif yang perlu dipertimbangkan dalam pemnilihan lokasi kantor. Metode ini dengan dimana adanya variasa faktor-faktor secara luas dimulai dari pendidikan, rekreasi, dan sofskill pegawai. [ CITATION Win17 \l 1033 ]
4. Metode Pusat Gravitasi
Metode yang digunakan untuk menentukan lokasi kantor kepada pusat distribusi yang menggunakan teknik matematika agar mudah meminimalisasi biaya distribusi, metode ini pun menggunakan perhitungan lokasi pasaran, jumlah produk yang dikirimkan, ataupun biaya operasionalnya.[ CITATION Win17 \l 1033 ]
5. Metode Tree Decision
[ CITATION Win17 \l 1033 ] Metode yang digunakan untuk menentukan faktor utama berdasarkan perbandingan dari masing-masing faktor yang ada. Metode ini adalah metode yang sering digunakan oleh perusahaan, karena metode yang lebih efektif dibandingkan dengan metode lainnya dalam menentukan sebuah keputusan,
Penempatan Kantor
Memperhatikan dan menentukan penempatan kantor pun ini sangat penting. [ CITATION Har131 \l 1033 ] Kebanyakan kantor ditempatkan dalam salah satu tempat berikut:
a. Dalam satu lokasi atau satu gedung bersatu dengan aktivitas utama perusahan/organisasi
b. Dalam sebuah gedung kantor bersatu dengan aktivitas utama perusahaan/organisasi.
c. Campuran, sebagian kantor bersatu dengan aktivitas utama perusahaan/organisasi, sebagian lagi kantor terdapat dipusat-pusat bisnis yang jauh dari aktivitas utama perusahaan: pabrik atau organisasi.
Penentuan lokasi kantor akan sulit apabila adanya globalisasi tempat kerja dan hal tersebut terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
a. Ekonomi pasar, dimana adanya transaksi jual beli
b. Mempunyai relasi dengan pihak luar
c. Perpindahan modal antar negara d. Biaya tenaga kerja tinggi yang
berbeda
e. Faktor keamanan lokasi kantor f. Pengiriman yang cepat dan mudah
di andalkan.
kantor yaitu, sikap industri yang berubah dan valuta asing, produktivitas tenaga kerja, serikat pekerja, polusi, pajak.
Selain faktor-faktor diatas, berikut adalah kriteria lain yang harus diperhatikan dalam memilih lokasi kantor yang dapat dilihat daro segi demografil yaitu sebagai berikut:
a. Kepadatan pendudukan, dimana hal ini akan menjadikan indaktor keberhasilan bisnis suatu perusahaan.
b. Penghasilan, dimana perusahaan juga harus memperhatikan
penghasilan penduduk
disekitarnya, karena bisa saja produk perusahaan yang kita tawarkan tidak sesuai dengan keinginan penduduk disekitar perusahaan tersebut.
c. Jumlah usaha, dimana Anda menempatkan lokasi kantor yang berdekatan dengan pusat perbelanjaan . maka hal itu akan mempengaruhi bisnis perusahaan karena banyak usaha akan meningkatkan penghasilan.
d. Usia penduduk, dimana hal ini menjadi target para pendiri perusahaan.
e. Jumlah kepala keluarga, yaitu jumlah penduduk disekitar kantor ataupun jumlah penduduk yang memiliki pendidikan. [ CITATION Win17 \l 1033 ]
[ CITATION Win17 \l 1033 ] Pengambilan keputusan dalam menentukan lokasi kantor biasanya yang pertama dilakukan yaitu dalam pemilihn negara untuk perusahaan melakukan kegiatan operasinya dengan mengindentifikasikan dengan apa yang diyakini oleh perusahaan sebagai faktor yang menunjang keberhasilan agar bisa bersaing dengan perusahaan lain. Maka dari itu ada 6 hal faktor sukses suatu negara yaitu, risiko politik, peraturan, sikap, dan insentif pemerintah. Adapun faktor lain yaitu:
a. Adanya masalah ekonomi dan budaya
b. Lokasi kantor
c. Ketersedian, sikap, produktivitas, dan upah tenaga kerja
d. Ketersediaan pasokan, komunikasi, dan energy
e. Risiko nilai tukar dan mata uang Kemudian ketika suatu perusahaan sudah menentukan negara mana yang akan dijadikan lokasi kantor, dan yang harus dilakukan selanjutnya ialah perusahaan harus memusatkan perhatian kepada daerah negara yang dipilih. Hal-hal yang harus dipertimbangkannya adalah,
a. Keinginan perusahaan
b. Hal menarik dari daerah tersebut, seperti pajak, budaya, iklim.
c. Adanya pemberian gaji bagi pekerja serta sikap bagi serikat pekerja.
d. Peraturan lingkungan hidup disekitar kantor
e. Insentif dari pemerintahan setempat daerah tersebut
f. Bahan mentah dan konsumen berdekatan dengan lokasi kantor g. Biaya pembangunan untuk lokasi
kantor tersebut.
Langkah yang paling akhir yaitu, memilih lokasi kantor khusus untuk satu komunitas. Adapun faktor yang mempengaruhinya sebagai berikut:
a. Ukuran dan biaya lokasi kantor, ukuran kantor harus sesuai dengan biaya yang dikeluarkan untuk keperluaan kantor tersebut, sebisa mungkin biaya yang dikeluarkan harus lebih rendah.
b. System transportasi, transporatasi bagaimana yang akan digunakan oleh perusahan apakah lewat jalur darat, udara, laut.
c. Kedekatan, Perusahaan harus dekar dengan pasokan jasa/barang yang lain
KEUNTUNGAN DAN KEKURANGAN
LOKASI ATAU LETAK
PERUSAHAAN [ CITATION DrS16 \l 1033 ] ruangan kantor yang penempatan ruangan kantornya dipisah atau dibagi-bagi kedalam ruang-ruang kerja masing-masing. Biasanya digunakan untuk pekerjaan yang mempunyai kerahasian yang tinggi. Keuntungan dari ruang tetutup ini adalah pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibawaan bagi pimpinan, rasa bertanggung jawab terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh pegawai. Tetapi kerugiannya adalah komunikasi kurang antara atasan dan bawahannya, membutuhkan biaya yang lebih besar dalam pemeliharaan ruangan, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila memudahkan dalam pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lainnya tanpa harus mondar-mondir, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi, serta memudahkan dalam melakukan perubahan ruangan dengan biaya yang mura. Sedangkan kerugiannya adalah timbulnya kegaduhan dari para pegawai yang berssebelahan, kerahasian bagi pekerjaan yang rahasia kurang terjamin, tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan lebih terganggu dibanding dengan ruang tertutup. Ruangan ini biasanya banyak dipakai oleh kantor-kantor pemerintah baik dipusat maupun daerah.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KONDISI KANTOR
1. Cahaya
Cahaya merupakan gelombang yang dipancarkan oleh suatu sumber cahaya (matahari, lilin, lampu) memancar dan menyebar keseluruh ruangan (Chaniago, 2013). Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan RI No 1405/MENKES/SK/XI / 2002, yang dimaksud dengan pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.
keselamatan serta kelancaran kerja pegawai. Penerangan yang baik merupakan hal-hal vital yang dibutuhkan indra penglihatan agar dapat melaksanakan tugas-tugas kantor. Dalam melaksanakan tugas kantor lebih banyak tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga harus didukung dengan penerangan yang baik dalam jumlah dan mutu yang tepat dan diletakkan di tempat-tempat yang tepat pula. Penerangan kantor yang optimal berguna untuk:
a. Meningkatnya produktivitas kerja pegawai.
b. Meningkatkan mutu pekerja c. Mengurangi terjadinya kesalahan d. Mengurangi ketegangan atau
kerusakan mata
e. Mengurangi rasa lelah dan ngantuk f. Meningkatkan semangat kerja
pegawai
g. Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan.
Gempur dalam [ CITATION Yus15 \l 1033 ] menyebutkan bahwa faktor yang menentukan kualitas pencahayaan dalam suatu ruang diantaranya adalah kuat pencahayaan (lux), distribusi cahaya, tingkat kesilauan, arah pencahayaan, tata letak lampu (apabila disertai pencahayaan buatan), warna cahaya dan efek pencahayaan. Faktor-faktor tersebutlah yang dapat memengaruhi perasaan nyaman bagi penglihatan seseorang.
[ CITATION Yus15 \l 1033 ] menambahkan bahwa gangguan yang dapat diakibatkan karena pencahayaan yang kurang atau tidak memadai terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang e. Menurunnya tajam visual, peka kontras
dan kecepatan persepsi cahaya yang dipancarkan dari lilin ukuran biasa pada sebuah benda yang berjarak 1 kaki (30,84 cm) dari lilin tersebut. Sebuah perkumpulan insinyur yang ahli dalam bidang penerangan di Amerika Serikat (Illuminating Engineering Society) menyusun daftar mengenai banyaknya cahaya.
Macam Pekerjaan Foot
Candl e Pekerjaan yang memerlukan penglihatan tajam.
Contoh : memeriksa perhitungan, pembukuan, mengggambar
50
Pekerjaan yang memerlukan penglihatan biasa.
Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas lalu. contoh : aktivitas dalam ruang resepsi, tangga gedung, kamar mandi,
10
dapat timbul dari cahaya langsung atau cahaya yang dipantulkan. Benda yang memiliki daya pantul besar dan pantulannya searah dengan pandangan mata akan mengakibatkan kesilauan, seperti yang terjadi jika melihat cahaya secara langsung. Oleh karena itu, penempatan sumber cahaya harus diatur dengan sebaik mungkin untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata dan tersebar secara merata di seluruh daerah yang harus diterangi. Terlalu banyak kesilauan menyebabkan rasa lelah dan gangguan penglihatan. Usia pegawai memengaruhi kebutuhan cahaya. Semakin tua usianya, kebutuhan kadar cahaya akan semakin besar.
2. Warna
[ CITATION Ida14 \l 1033 ] Warna juga merupakan salah satu faktor penting kondisi perusahaan untuk menentukan lokasi kantor. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda apabila ingin menghemat biaya penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor berpengaruh besar terhadap keadaan psikologis atau perasaan
Warna Jarak Temperatur Efek Psikis Putih Netral Dingin Ketenangan
Efek warna-warna ini dapat diberlakukan dalam penggunaannya pada dinding kantor, langit-langit, lantai, karpet, tirai, perabot kantor, dan lain-lain. Masing-masing warna jika terkena cahaya akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda, kemampuan suatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang datang disebut daya pantul warna, yang dinyatakan dalam persentase. Daya pantul tinggi berpengaruh besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh pegawai akibat terlampau banyaknya cahaya. Ruangan yang berwarna putih memantulkan kembali hampir semua cahaya sehingga menyilaukan para pekerja. Ruangan kantor sebaiknya menggunakan bermacam-macam warna. Di Indonesia yang dilalui garis
Dalam pemilihan lokasi kantor pun udara sangat penting, karena ketika lokasi kantor tersebut dekat dengan pabrik maka udara dari pabrik akan mudah masuk ke kantor maka dari itu harus bisa memilih lokasi kantor yang ventilasi udara baik sehingga pegawai akan sehat dan nyaman bekerja.
Efisiensi pegawai kantor pun menunjukan kenaikan rata-rata 20% setelah diberi AC. Terpenuhnya kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor, antara lain:
a. Meningkatkan produktivitas kerja b. Meningkatkan mutu kerja kantor c. Menjaga kesehatan pegawai d. Meningkatkan semangat kerja, e. Menimbulkan kesan yang
menyenangkan bagi tamu
Dapat dibayangkan jika pegawai bekerja di dalam ruang kerja yang sangat panas kondisi dan lokasi kantornya, karena sirkulasi udara yang buruk tentu pegawai tidak akan betah bekerja. Pengaturan temperatur dan kebersihan udara sangat berkaitan dengan produktivitas, kualitas kerja serta kesehatan pegawai yang sangat penting. Selain meningkatkan seperti yang dijelaskan diatas, udara yang baik akan meningkatkan kebahagian dan kesan yang baik bagi pihak dalam perusahaan maupun pihal diluar perusahaan. Udara yang segar atau bersih harus kita usahakan ada di dalam ruangan tempat pegawai bekerja. Menurut American Society of Heating and Ventilating Enginneering, suhu udara yang nyaman bagi sebagian besar pekerja adalah 25,6 derajat celscius dengan nilai kelembaban 45% (The Liang Gie 1996:219).
4. Bunyi/Suara
[ CITATION Ida14 \l 1033 ] Pekerjaan ataupun organisasi yang membutuhkan konsentrasi harus dijauhkan dari suara-suara yang gaduh dan kebisingan. Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang mengganggu
dapat bepengaruh negative bagi kesehatan pekerja.
Dalam [ CITATION Ida14 \l 1033 ] Menurut Moekijat (1995:145) pengaruh suara yang gaduh adalah sebagai berikut:
a. Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai.
b. Menimbulkan kesulitan
berkonsentrasi, mengurangi hasil, meningkatkan kesalahan,
menimbulkan kesulitan
menggunakan telepon, dan menciptakan lebih banyak ketidakhadiran.
c. Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja pegawai.
Sumber kebisingan suara bisa bermasalah dari dalam kantor maupun dari luar kantor. Adapun cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan antara lain:
a. Membuat teknik konstruksi yang efektif
b. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising, seperti mesin dengan suara halus, mesin tik yang tidak bising, dan sebagainya.
c. Menggunakan material penyerap suara didinding, jendela atau lantai yang bisa menyerap dan mengisolasi suara. Materi yang paling efisien digunakan adalah karpet.
d. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising. Misalnya menempatkan generator di ruangan yang jauh atau tersendiri.
5. Musik
[ CITATION Ida14 \l 1033 ] Musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk hal sebagai berikut:
2. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi rasa gugup dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini dapat terjadi apabila:
a. Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat
monoton sehingga
menimbulkan kejenuhan dan kebosanan kerja.
b. Terdengar samar, volume tidak terlalu kuat, tempo sedang, lembut, tenang.
c. Tidak dibunyikan secara terus menerus. Melainkan pada waktu-waktu tertentu saja. Misalnya, pada pagi hari, siang hari, saat makan siang/waktu istirahat dan sebelum pulang kerja. Masing-masing dapat dibunyikan sekitar 15 menit saja.
Syarat-Syarat Kantor Yang Nyaman [ CITATION Har131 \l 1033 ] Ada beberapa syarat suatu kantor (kantor yang berada di bumi dan tidak termasuk Virtual Office) dikatakan telah memenuhi persyaratan. Neuner dan Haynes memberikan persyaratan umum suatu kantor:
1. Office location and layout (layout dan tata ruang)
Sebuah kantor harus berada disuatu tempat tertentu dan memiliki tata ruang yang diatur sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan.
2. Office personnerl (Kepegawaian kantor)
Ini merupapkan persyaratan yang sangat penting untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor dalam mencapai tujuan organisasi.
3. Office technique, routines and equipt (teknik pekerjaan sehari-hari)
Digunakan untuk membantu aktivitas-aktivitas yang dikerjakan oleh Office Personnel.
4. Office policies (haluan kerja) Dalam sebuah kantor perlu dibuat ditentukan kebijakan, sehingga personnel akan menjalankan pekerjaan sesuai aturan, teratur, terarah dan sistematis.
[ CITATION Har131 \l 1033 ] Adapun syarat-syarat kantor yang lain dapat dibagi menjadi 2 yaitu:
1. Syarat utama primer
[ CITATION Har131 \l 1033 ] Adanya ruang kerja, berarti semua organisasi harus memiliki ruang kerja untuk masing-masing pegawai dalam memperkerjakannya, Adanya staff-staff komunikasi, hal ini sangat penting karena dikantor pasti banyaknya informasi dan harus segela disebarkan melalui komunikasi, Adanya perabot kantor, jika tidak adanya perabot kantor maka akan menghambat pekerjaan pegawai, Adanya mesin-mesin kantor, mesin kantor sangat berguna untuk kantor di era teknologi yang canggih ini untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, Adanya alat-alat tulis, alat ini adalah sebagai penunjang kegiatan kantor. Adanya ruang tamu, ruang tamu tentu penting karena tempat untuk tamu menunggu ketika pimpinan lagi sibuk, dam Adanya operasional, kantor harus memiliki peraturan, tata tertib, SOP karena agar pada pelaksanaan pekerjaan kantor akan teratur dan tertib.
2. Syarat Pendukung (Sekunder) Adanya alat-alat kesehatan dan
Adanya ventilasi, ventilasi sangat penting karena ventilasi adalah cara untuk mengirup udara segar dan oksigen. Adanya suhu udara. udara yang
cukup akan membuat pegawai lebih semangat bekerja
Adanya keamanan, fungsi ini bukan hanya pendukung tetapi setiap kantor harus terdapat keamanan seperti security. Adanya kebersihan, kantor
akan terllihat rapi ketika pegawai kebersihan melakukan pembersihan kantor secara rutin.
Adanya Toilet, kantor harus memiliki toilet setidaknya dekat ruang bekerja harus terdapat toilet.
Adanya alat-alat pengangkut barang, adanya alat ini ketika perusahan tersebut memang memproduksi barang yang besar
Adanya bacaan diruang tamu, ketika tamu menunggu pimpinan menghampiri maka simpanlah buku tamu di ruang tamu.
Adanya tempat mencuci tangan, kebersihan mencuci tangan sebelum maka itu sangat baik maka dari itu dikantor harus ada pencuci tangan. Mempunyai struktur organisasi,
semua pegawai harus bertanggung jawab terhadap
struktur organisasi
diperusahaannya. bekerja sesuai dengan perannya itu lebih baik [ CITATION Har131 \l 1033 ]
PENGARUH DAN PENTINGNYA MEMILIH LOKASI KANTOR YANG TEPAT UNTUK EFEKTIFITAS PEKERJA
Tenttu saja pemilihan lokasi kantor yang tepat akan memberikan pengaruh yang sangat besar dalam efektivitas pekerja karena ketika pemilik bisnis memilih lokasi kantor yang tepat pegawai akan nyaman, semangat, dan mempunyai loyalitas yang tinggi dalam melakukan tanggung jawabnya sehingga dapat membantu memudahkan pimpinan perusahaan dalam mencapai tujuan yang diinginkan serta mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya.
Ketika lokasi yang tepat seperti lokasi yang strategis, dekat dengan perusahaan lain, aman, sehat, cahaya cukup, terhindar dari kebisingan, warna gedung yang tepat, dan budaya masyarakat yang menghargai karyawan, maka lokasi kantor tersebut sudah baik, sehingga pegawai akan betah bekerja di kantor yang mereka tempati, ketika faktor sudah mendukung mereka dalam pencapaian tujuan mereka akan mempunya sikap loyal dan terus mengembangkan perusahaan tersebut. Sehingga perusahaan yang ditempatinya akan meningkat sangat pesat dengan cepat ketika semua kebutuhan dan keinginan karyawan serta pimpinan akan terpenuhi. Kesimpulan
maka akan memberikan kerugian kepada perusahan dan pegawai.
Dan dalam menentukan lokasi kantor dapat dilakukan melalui 5 metode yaitu metode bobot nilai dan metode perbandingan biaya, metode pemeringkatan faktor, metode pusat gravitasi, metode tree decision. Kelima metode tersebut sangat membantu dalam menentukan lokasi kantor yang tepat dan akan memudahkan pemilik dalam memutuskan tempat yang pantas untuk bekerja. Metode-metode tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing, semuanya bagaimana pemilik bisnis menentukan yang terbaik untuk menempatkan bisnis dilokasi yang tepat.
Daftar Pustaka
Aprilianti, W. (2017). Strategi Pemilihan Lokasi Kantor. Manajemen Kantor, 6.
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung, Jawa Barat, Indonesia: CV Akbar Limas Perkasa.
Donni Juni Priansa, S. S. (2015). MANAJEMEN PERKANTORAN (Efektif, Efisien, dan Profesional). Bandung: ALFABETA BANDUNG.
Dr. Supriyanto, M. (2016). RESTROSPEKTIF ILMU ADMINISTRASI BISNIS (First ed.). Jakarta: Mitra Wacana Media.
Nuraida, I. (2014). MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN. Depok: PT Kanisius (Anggota IKAPI).
Yusuf, M. (2015). Efek Pencahayaan Terhadap Prestasi dan Kelelahan Kerja Operator. Seminar Nasional IENACO, 24-29.
Purnomo, Serfianto, dkk, (2013), Sukses Bisnis Ritel Modern, Jakarta: Kompas Gramedia
Sujana, Asep AT, (2012), Manajemen Mini Market, Jakarta: Raih Asa Sukses
