ANALISIS DAN PERENCANAAN STRUKTUR ORGANISASI TI
PADA PERGURUAN TINGGI BERDASARKAN COBIT 4.1
Budi Nugroho
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, UPN “Veteran” Jawa Timur, Surabaya budinug80@yahoo.com
Abstrak: Salah satu bagian penting pada Perencanaan TI adalah penyusunan Arsitektur TI. Berdasarkan kerangka kerja Cobit 4.1, ada 4 arsitektur TI yang perlu dirumuskan. Pada makalah ini, pembahasan difokuskan pada arsitektur personil TI, dimana struktur organisasi disusun untuk mendukung strategi TI. Permasalahan yang ingin diselesaikan adalah bagaimana menyusun struktur organisasi yang sesuai dengan strategi TI berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1, yang disesuaikan dengan kebutuhan serta kompleksitas organisasi. Meskipun COBIT 4.1 telah menyediakan pemetaan antara tujuan bisnis dengan tujuan TI serta proses TI, setiap organisasi memiliki karakteristik, sumber daya, dan kebutuhan yang unik. Sehingga, perlu menganalisis proses TI pada COBIT dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kompleksitas organisasi. Studi kasus pada Jurusan Teknik Informatika, UPN “Veteran” Jawa Timur. Sebagai unit organisasi yang mengembangkan keilmuan di bidang TI, maka pengelolaan TI harus menjadi keunggulan bagi unit organisasi ini. Berdasarkan hasil analisis, diusulkan struktur organisasi TI dan tanggung jawab setiap peranan di dalamnya. Organisasi TI pada Jurusan Teknik Informatika ini nantinya memiliki peran dalam memenuhi setiap kebutuhan TI dari semua bagian organisasi. Kesimpulan yang diperoleh adalah Kerangka Kerja COBIT dapat digunakan untuk membantu dalam merumuskan Struktur Organisasi TI secara lebih sistematis dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini tentunya akan berdampak pada kemampuan personil TI dalam mengelola sumber daya TI pada organisasi.
Kata Kunci: Perencanaan TI, Arsitektur TI, Struktur Organisasi TI, dan COBIT.
1 PENDAHULUAN
Secara umum, penerapan Teknologi Informasi (TI) perlu dilakukan dan dikelola dengan baik agar dapat memenuhi objektif utamanya [01], yaitu: - Pengembangan TI yang selaras dengan strategis
organisasi.
- TI yang dapat memberikan nilai (value) optimal sesuai dengan yang diharapkan.
- Sumber daya TI dapat dikelola dengan baik dan bertanggung jawab.
- Risiko yang ditimbulkan dengan penerapan TI dapat dikelola dan diminimalkan sampai pada tingkatan yang dapat diterima.
Untuk mencapai objektif utama penerapan TI tersebut, maka suatu organisasi memerlukan Perencanaan TI yang komprehensif sebagai pedoman utama dalam pengembangan TI. Salah satu aspek penting dalam perencanaan TI adalah penyusunan struktur organisasi TI yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Melalui struktur organisasi yang tepat, para personil TI dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya secara memadai untuk menangani semua proses TI yang dibutuhkan.
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan TI
Teknologi Informasi (TI) menjadi sangat penting bagi setiap organisasi saat ini. Tidak saja untuk mendukung otomasi sistem, sehingga proses bisnis bisa dijalankan secara lebih cepat dan akurat, tetapi TI juga mampu meningkatkan daya saing organisasi.
Tetapi, faktanya TI tidak selalu memberikan kontribusi positif pada organisasi. Jika TI dikembangkan secara sporadis dan tidak sistematis, bisa jadi TI hanya menyebabkan beban bagi organisasi. Agar TI bisa berdampak sesuai dengan yang diharapkan, maka perencanaan TI perlu dilakukan secara baik.
Banyak keuntungan yang dapat diperoleh dari Perencanaan TI [01], antara lain:
- Mengelola aset organisasi secara efisien.
- Meningkatkan komunikasi dan hubungan antara bisnis dan organisasi TI.
- Menyelaraskan arah dan prioritas TI dengan arah dan prioritas bisnis.
- Mengidentifikasi peluang pemanfaatan TI untuk keuntungan kompetitif serta meningkatkan nilai tambah terhadap bisnis.
- Merencanakan aliran informasi dan proses.
- Mengalokasikan sumber daya TI secara efektif dan efisien.
2.2 Arsitektur TI
Salah satu bagian penting pada Perencanaan TI adalah penyusunan Arsitektur TI. Berdasarkan kerangka kerja Cobit 4.1, ada 4 arsitektur TI yang perlu dirumuskan, antara lain: Arsitektur Personil TI, Arsitektur Informasi, Arsitektur Teknologi Informasi, dan Arsitektur Infrastruktur [02].
Pada makalah ini, pembahasan difokuskan pada arsitektur personil TI. Pada arsitektur ini, struktur organisasi disusun untuk mendukung strategi TI. Strategi TI sendiri tentunya dirumuskan untuk mendukung strategi organisasi.
Kerangka Kerja COBIT 4.1 digunakan untuk menguraikan kebutuhan proses TI yang diperlukan dan menentukan peranan apa saja yang diperlukan. Tanggung Jawab TI juga perlu dirumuskan untuk menjelaskan apa saja tanggung jawab setiap peranan pada struktur organisasi TI.
2.3 Kerangka Kerja COBIT
Kerangka kerja COBIT (Control Objectives for Information and related Technology), yang dipublikasikan oleh IT Governance Institute (ITGI), dapat digunakan untuk menyelaraskan TI dengan tujuan bisnis. Pada makalah ini, COBIT 4.1 digunakan untuk menganalisis proses TI apa saja yang diperlukan. Dari setiap proses TI yang sesuai, analisis dilakukan terhadap aktivitas TI yang diperlukan dan sesuai dengan kebutuhan maupun kompleksitas organisasi.
COBIT 4.1 memiliki 34 Proses TI, yang terbagi ke dalam 4 domain (PO, AI, DS, ME). Di setiap proses TI, diperlukan sejulah Control Objectives yang perlu dipenuhi, apa saja aktivitas TI yang diperlukan disertai fungsi-fungsi yang terlibat, serta bagaimana tujuan dan pengukurannya.
3 PERMASALAHAN
Pada makalah ini, permasalahan yang ingin diselesaikan adalah bagaimana menyusun struktur organisasi yang sesuai dengan strategi TI berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1, yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan serta kompleksitas organisasi. Meskipun COBIT 4.1 telah menyediakan pemetaan antara tujuan bisnis dengan tujuan TI serta proses TI, setiap organisasi memiliki karakteristik, sumber daya, dan kebutuhan yang unik, saling berbeda satu sama lainnya. Sehingga permasalahan yang perlu dipecahkan adalah bagaimana menganalisis proses TI pada COBIT dan bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kompleksitas organisasi.
Pada makalah ini, studi kasus dilakukan pada Jurusan Teknik Informatika, UPN “Veteran” Jawa Timur. Sebagai unit organisasi yang mengembangkan keilmuan di bidang TI, maka tentu pengelolaan TI harus menjadi keunggulan bagi unit organisasi ini. Untuk dapat mengelola TI-nya secara memadai, perlu struktur organisasi yang sesuai untuk memenuhi semua kebutuhan dan mencapai tujuan organisasi.
4 METODOLOGI
Untuk menyelesaikan permasalahan pada makalah ini, metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut:
- Pengumpulan Informasi.
Informasi terkait dengan kondisi organisasi diperlukan untuk mengetahui tujuan dan tingkat kebutuhannya.
- Penyusunan visi, misi, dan strategi TI.
Visi, Misi, dan Strategi TI disusun untuk mendukung tujuan dan kebutuhan organisasi. - Analisis menggunakan Cobit.
Analisis dilakukan untuk menentukan proses TI apa saja yang diperlukan, serta fungsi apa saja yang diperlukan untuk menangani aktivitas-aktivitas pada proses TI tersebut, untuk kemudian dapat dilakukan penyusunan struktur organisasi beserta tanggung jawab TI.
- Pengambilan kesimpulan dan saran pengembangan dari analisis yang dilakukan.
Kesimpulan dilakukan terhadap pencapaian hasil analisis dan bagaimana langkah ke depan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan tujuan dan kebutuhan organisasi, tahapan paling awal dalam perencanaan TI adalah perumusan Visi, Misi, dan Strategi TI yang menjadi panduan dalam menentukan semua kebijakan dan prosedur terkait TI.
Berdasarkan kerangka kerja COBIT 4.1, pemetaan Strategi TI dengan Tujuan Bisnis (Business Goals / BG), Tujuan TI, dan Proses TI dilakukan untuk merumuskan apa saja proses TI yang diperlukan oleh organisasi. Dengan menganalisis proses TI tersebut, dengan menyesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas organisasi, bisa diperoleh siapa saja yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan TI.
5.1 Visi, Misi, dan Strategi TI
COBIT untuk menciptakan keunggulan kompetitif bagi organisasi.
Misi TI di Program Studi Teknik Informatika adalah:
a. Menyediakan sumber daya teknologi informasi yang memadai untuk mendukung kebutuhan akademik mahasiswa secara optimal.
b. Mengembangkan layanan teknologi informasi yang inovatif dan tepat guna bagi masyarakat.
Strategi TI di Program Studi Teknik Informatika adalah:
a. Memenuhi kebutuhan informasi secara memadai. b. Mendukung akses informasi secara cepat dan
mudah.
c. Mendukung proses internal yang efektif dan efisien.
d. Menyediakan layanan TI yang inovatif.
e. Mendukung tata kelola dan kepatutan terhadap standar internasional.
5.2 Pemetaan Strategi TI
5.2.1 Pemetaan Strategi TI dan Tujuan Bisnis
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap Strategi TI dan Tujuan Bisnis pada COBIT 4.1, diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 1.
Tabel 1. Pemetaan Strategi TI dan Tujuan Bisnis
Strategi TI Tujuan Bisnis Memenuhi kebutuhan
informasi secara memadai. Mendukung akses informasi secara cepat dan mudah.
internal yang efektif dan efisien.
Menurunkan biaya proses.
[BG11] Menyediakan layanan
TI yang inovatif.
Menawarkan produk dan layanan yang kompetitif. [BG5]
Meningkatkan transparansi dan tata kelola perusahaan. [BG3]
Mendukung tata kelola dan kepatutan terhadap standar internasional.
Menyediakan kepatutan terhadap hukum eksternal, peraturan, dan kontrak.
[BG12]
5.2.2 Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap Tujuan Bisnis dan Tujuan TI pada COBIT 4.1, diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 2.
Tabel 2. Pemetaan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI
Tujuan Bisnis Tujuan TI Menentukan
ketersediaan dan kelancaran layanan. [BG6]
Menjamin bahwa layanan TI yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. solusi otomatis yang efektif dan efisien. [ITG6] dan layanan yang kompetitif. transparansi dan tata kelola perusahaan. [BG3]
Respon terhadap kebutuhan tata kelola yang sesuai dengan arahan direksi. [ITG2] Menyediakan kepatutan
terhadap hukum eksternal, peraturan, dan kontrak.
[BG12]
Memastikan bahwa TI selaras dengan hukum, peraturan, dan kontrak. [ITG27]
5.2.3 Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap Tujuan TI dan Proses TI pada COBIT 4.1, diperoleh hasil sebagaimana diuraikan pada Tabel 3.
5.2.4 Penentuan Penanggung Jawab
Tabel 3. Pemetaan Tujuan TI dan Proses TI
Tujuan TI Proses TI Menjamin bahwa
layanan TI yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. [ITG23]
Menjamin layanan yang berkelanjutan. solusi otomatis yang efektif dan efisien. [ITG6] TI, organisasi, dan keterhubungan-nya. [PO4]
Respon terhadap kebutuhan tata kelola yang sesuai dengan arahan direksi. [ITG2]
Menyediakan tata kelola TI.
[ME4]
Memastikan bahwa TI selaras dengan hukum, peraturan, dan kontrak. [ITG27]
Menjamin pemenuhan terhadap kebutuhan eksternal.
[ME3]
5.3 Struktur Organisasi
5.3.1 Struktur Organisasi Program Studi
Berdasarkan hasil analisis pada bagian 5.2, bisa diusulkan siapa saja para penanggung jawab pada organisasi TI nantinya. Organisasi TI pada Jurusan Teknik Informatika ini nantinya memiliki peran dalam memenuhi setiap kebutuhan TI dari semua bagian organisasi.
Gambar 1 merupakan struktur organisasi Teknik Informatika yang diusulkan dengan menambahkan peran “Koordinator TI” yang memimpin keberlangsungan organisasi TI pada Jurusan Teknik Informatika nantinya.
5.3.2 Struktur Organisasi TI
Struktur Organisasi TI yang diusulkan sebagaimana Gambar 2.
Tabel 4. Penentuan Penanggung Jawab
Proses TI Penanggung Jawab Menjamin layanan yang
berkelanjutan. [DS4]
- Koordinator TI
- Kepala Bagian (Server, Aplikasi, Infrastruktur)
-
Staf Teknis (Server, Aplikasi,Infrastruktur) Mengidentifikasi solusi
otomatis. [AI1]
- Koordinator TI
- Kepala Bagian Aplikasi
Memperoleh dan memelihara perangkat lunak aplikasi. [AI2]
- Koordinator TI
- Kepala Bagian Aplikasi
- Staf Teknis Aplikasi Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya. [DS6]
- Koordinator TI
- Kepala Bagian (Server, Aplikasi, Infrastruktur) Mendefinisikan proses
TI, organisasi, dan keterhubungan-nya. [PO4]
- Koordinator TI
- Kepala Bagian (Server, Aplikasi, Infrastruktur) Menyediakan tata kelola
TI. [ME4]
- Koordinator TI
- Kepala Bagian (Server, Aplikasi, Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server, Aplikasi,
- Koordinator TI
- Kepala Bagian (Server, Aplikasi, Infrastruktur)
- Staf Teknis (Server, Aplikasi,
Infrastruktur)
Gambar 2. Struktur Organisasi TI
Setiap peranan pada struktur organisasi TI tersebut memiliki tanggung jawab sebagaimana diuraikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Peranan dan Tanggung Jawab
Peranan Tanggung Jawab Koordinator
TI
Bertanggung Jawab terhadap semua keberlangsungan proses bisnis dan pencapaian tujuan TI di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan TI yang berkelanjutan.
- Mengidentifikasi solusi otomatis.
- Memperoleh dan memelihara perangkat lunak aplikasi.
- Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya TI.
- Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan keterhubungannya.
- Menyediakan tata kelola TI.
-
Menjamin pemenuhan TI terhadap kebutuhan eksternal.Kepala Bagian Server
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan server di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan server yang berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya server.
- Mendefinisikan proses TI terkait dengan pengelolaan server.
- Menyediakan tata kelola server.
-
Menjamin pemenuhan server terhadap kebutuhan eksternal. KepalaBagian Aplikasi
Bertanggung Jawab terhadap pengelolaan aplikasi di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan aplikasi yang berkelanjutan.
- Mengidentifikasi solusi otomatis.
- Memperoleh dan memelihara perangkat lunak aplikasi.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya aplikasi.
- Mendefinisikan proses TI terkait dengan pengelolaan aplikasi.
- Menyediakan tata kelola aplikasi.
-
Menjamin pemenuhan aplikasi terhadap kebutuhan eksternal. KepalaBagian Infrastruktur
Bertanggung Jawab terhadap
pengelolaan infrastruktur TI di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan infrastruktur TI yang berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan
mengalokasikan biaya infrastruktur TI.
- Mendefinisikan proses TI terkait dengan infrastruktur TI.
- Menyediakan tata kelola infrastruktur TI.
-
Menjamin pemenuhan infrastruktur TI terhadap kebutuhan eksternal. Staf TeknisServer
Membantu kepala bagian server terkait pengelolaan server di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan server yang berkelanjutan.
- Menyediakan tata kelola server.
-
Menjamin pemenuhan server terhadap kebutuhan eksternal. Staf TeknisAplikasi
Membantu kepala bagian aplikasi terkait pengelolaan aplikasi di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan aplikasi yang berkelanjutan.
- Memperoleh dan memelihara perangkat lunak aplikasi.
- Menyediakan tata kelola aplikasi.
-
Menjamin pemenuhan aplikasi terhadap kebutuhan eksternal. Staf TeknisInfrastruktur
Membantu kepala bagian infrastruktur terkait pengelolaan infrastruktur di tingkat Program Studi, meliputi:
- Menjamin layanan infrastruktur yang berkelanjutan.
- Menyediakan tata kelola infrastruktur.
-
Menjamin pemenuhan infrastruktur terhadap kebutuhan eksternal.6 KESIMPULAN DAN SARAN
secara lebih sistematis dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini tentunya akan berdampak pada kemampuan personil TI dalam mengelola sumber daya TI pada organisasi.
Ke depannya, tentunya hasil analisis ini perlu diuji secara langsung di lapangan, apakah struktur organisasi TI yang diusulkan bisa memenuhi kebutuhan TI yang ada. Evaluasi terhadap struktur organisasi TI perlu dilakukan karena memungkinkan terjadinya perubahan kebutuhan TI di organisasi.
7 DAFTAR PUSTAKA
[01] Cassidy, Anita. A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. 2006. Second Edition.
[02] Control Objective for Information and related Tehnology (COBIT) 4.1: Executive Overview. IT Governance Institute (ITGI). 2007.
[03] Flodstrom, Raquel. A Framework for the Strategic Management of Information Technology. 2006.
[04] Alleman, Glen. Integrated Mater Plan Briefing. 2004.
