LAPORAN WORKSHOP and SEMINAR PEMBERDAYAA

(1)

LAPORAN

WORKSHOP & SEMINAR

PEMBERDAYAAN

LOCAL CONTENT

DALAM MEMBANGUN

DIGITAL LIBRARY

& REPOSITORY

PERGURUAN TINGGI

BANGKALAN, 24

–

25 NOVEMBER 2013

Oleh :

SURYA DANNIE, A.Ma.

PERPUSTAKAAN

(2)

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah kehadirat Allah S.W.T, karena dengan limpahan rahmat serta

hidayahnya , penulis dapat menyelesaikan laporan Workshop & Seminar Pemberdayaan

Local Content dalam Membangun Digital Library & Repository Perguruan Tinggi bertempat

di Universitas Trunojoyo Bangkalan, Madura.

Laporan ini disusun sebagai hasil dari mengikuti workshop & seminar yang

diselenggarakan pada hari minggu dan senin tanggal 24 - 25 November 2013, dan peserta

yang mengikuti workshop & seminar adalah Kepala dan Staf Perpustakaan baik anggota

maupun non anggota FPPTI se Jawa Timur.

Harapan ke depan dari hasil workshop & seminar adalah bahwa local content atau

karya-karya ilmiah yang dihasilkan dari perguruan tinggi sendiri dapat dinikmati oleh sivitas

akademika baik dari lingkungan perguruan tinggi itu sendiri atau diluar lingkungan perguruan

tinggi dan dapat menginspirasi bagi banyak pihak dilingkungan perguruan tinggi khususnya

untuk mencipta dan mengunggah karya ilmiahnya tersebut, sehingga perpustakaan

diharapkan memiliki banyak koleksi local content yang berkualitas dengan membangun

(3)

DAFTAR ISI

1. KATA PENGANTAR

2. DAFTAR ISI

3. BAB I : Pendahuluan

4. BAB II : Pembahasan

5. BAB III : Penutup

6. Lampiran-lampiran

………

……… Hal

i

ii

1

2

(4)

BAB I Pendahuluan

1. Jadwal Workshop & Seminar

Workshop & Seminar yang mengambil tema Pemberdayaan Local Content dalam

Membangun Digital Library & Repository Perguruan Tinggi yang berlokasi di

Universitas Trunojoyo Bangkalan, Madura pada Hari Minggu & Senin Tanggal 24 -

25 November 2013. Workshop & Seminar ini terselenggara atas kerjasama

Perpustakaan Universitas Trunojoyo dengan FPPTI Jawa Timur

2. Agenda

Agenda Workshop & Seminar berlangsung selama 2 hari terdiri atas :

Hari A c a r a Pembicara

I

Pentingnya membangun repository dan

bagaimana menggunakannya dengan

memanfaatkan aplikasi-aplikasi

(software) yang sudah biasa digunakan

oleh perpustakaan

Munawaroh, M.Si.

Vincentius Widya Iswara,

S.Sos.

Amirul Ulum, S.Sos.

II Peran Pustakawan dan perpustakaan

dalam penguatan Repository Institusi

Luki Wijayanti, M.Lib.

Jadwal susunan acara terlampir

(5)

BAB II Pembahasan

Hasil Workshop & Seminar

Pembicara workshop dan seminar kali ini adalah ketua FPPTI dan pengurus FPPTI Jawa Timur dan ketua pengurus FPPTI Pusat.

1. Munawaroh, M.Si ( STIE Perbanas), Ketua FPPTI Jatim.

a. Latar belakang

- Perkembangan teknologi informasi yang merubah peran dan fungsi

perpustakaan dalam hal layanan teknis, layanan pemakai, dan sistem informasi menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya kemudahan akses, kelengkapan koleksi, dan kenyamanan bagi pemustaka itu sendiri.

- Membangun Institusional Repository (IR)untuk memperkaya local content

perguruan tinggi hal penting yang harus dilaksanakan agar kebutuhan akan informasi bagi pemustaka dapat terpenuhi, tapi untuk mewujudkannya juga bukanlah hal mudah ada tiga hal yang harus diprioritaskan yaitu bentuk layanan yang ditawarkan dalam hal ini adalah local contentnya, yang menyangkut kerjasama dengan bagian penelitian, humas, dan pusat informasi; manajemen dan diseminasi yang harus dikelola dengan baik menyangkut SDM dan sasaran apa yang ingin dituju dari adanya IR; komitmen dari organisasi yang harus terus dipegang teguh dan dijalankan dengan sebaik-baiknya, agar tidak terjadi penyimpangan dalam membangun IR.

b. Solusi Umum dalam pengelolaan Institusional Repository (IR):

- Kebijakan yang sifatnya mengikat dan ada sanksinya

- Kelanjutan program yang belum sustainable

- SDM

- Motivasi membuat dan memulai membangun IR

- Inisiatif (mencari peluang) yang sistemnya bisa ditunggangi

c. Strategi:

- Solusi bagi jurusan untuk pengelolaan informasi dan karya jurusan termasuk

(6)

- Menunggangi sistem administratif formal yang sudah ada (misal: thesis,

deposit policy, link ke open journal systems (OJS), sistem pengarsipan)

a. Self archieving vs. Librarian mediated deposits

b. Thematic digital collections development

c. Proaktif & rajin „belanja‟ konten ke jurusan komunikasi

d. Pengembangan lebih lanjut diluar konten digital.

2. Vincentius Widya Iswara S.Sos ( Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya),

Wakil Ketua FPPTI Jatim.

a. Latar belakang

- Pemanfaatan software SliMS 5 sebagai software yang sudah dikenal banyak

kalangan pustakawan dapat digunakan sebagai IR (Institusional Repository)

software tersebut sudah didukung dengan fasilitas OAI (Open Archieve

Initiative) dimana institusi yang berkepentingan seperti portal Garuda-DIKTI

dapat mengambil data (harvest) dari database secara otomatis (tanpa harus

mengunggah secara manual pada portal garuda) serta memungkinkan pertukaran data dengan perpustakaan yang lain.

b. Software pendukung

- XAMPP

- SliMS 5 Update

- Notepad + +

- Browser (Opera, Mozilla, Chrome, dll)

c. Prosedur dalam menjalankan aplikasi SliMS 5

- Menginstal program XAMPP; membuat database melalui phpMyAdmin;

menginstal SliMS 5 Update; mengisi data pada menu bibliografi sesuai

dengan kebutuhan.

(7)

3. Amirul Ulum S.Sos (Universitas Surabaya), Sekretaris FPPTI Jatim.

a. Latar belakang

- Surat edaran DIRJEN DIKTI 2050/E/2011 perihal Kebijakan Unggah Karya

Ilmiah dan Jurnal, kekayaan intelektual yang dimiliki oleh perguruan tinggi

maka perlunya membangun Repository Institusi yang bisa diakses oleh portal

Garuda melalui sistem OAI sehingga memungkinkan portal Garuda untuk mengambil dan melakukan pertukaran data dengan institusi lain.

b. Implementasi

- Non teknis: studi kelayakan; aspek legal institusi; dokumentasi; ketersediaan

local content; sosialisasi internal dan eksternal; kesinambungan.

- Teknis: Hardware; software; domain; jaringan; instalasi;

konfigurasi/modifikasi; pemeliharaan/kesinambungan.

- Adanya kebijakan/aturan tertulis dari pimpinan perguruan tinggi sebagai dasar

pelaksanaan untuk membangun repository institusi.

- Pembuatan sistem informasi karya ilmiah dengan software EPRINTS

c. Instalasi & Konfigurasi

- Branding: modifikasi halaman awal identitas institusi, berupa nama sistem

repository, menambahkan menu atau link ke URL institusi dan informasi yang penting untuk memudahkan pengguna.

- Organization hierarchy: berfungsi untuk membuat struktur subject yang mewakili nama jurusan/program studi, fakultas, sub sistem yang terdapat di institusi.

- Deposit type: untuk menambahkan tipe dokumen atau bahan pustaka, misal

skripsi, tesis, dan lain-lain

- Setting email smtp: untuk memudahkan pengguna melakukan request copy

apabila terdapat dokumen yang tidak diijinkan untuk akses secara fulltext.

- Policy tools: pernyataan kebijakan sistem repository dalam menyimpan dan mendistribusikan metadata dan dokumen yang tersedia dalam sistem

repository.

- Single sign on: sistem login Eprints digabungkan dengan sistem login yang telah ada di institusi dengan menggunakan LDAP. Administrator juga dapat

mempertimbangkan untuk menghapus menu create user.

(8)

4. Dra. Luki Wijayanti, SIP., M.Si. (Universitas Indonesia), Ketua FPPTI Pusat

a. Latar belakang

- Letak sumber informasi dan lokasi pengelola yang tersebar membuat

informasi yang sudah dikelola oleh berbagai pihak di perguruan tinggi (PT) tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.

- Belum ada kesepakatan dalam pengelolaan informasi di PT, terutama

informasi dalam format digital yang berakibat sulitnya (bottlenecking)

aksesabilitas informasi.

b. Tujuan umum

- Membangun technical interoperability: penggunaan standar komunikasi,

pemindaian, penyimpanan, dan penyajian data digital.

- Mewujudkan semantic interoperability: standar penggunaan istilah dalam

pengindeksan dan temu kembali.

- Menciptakan political/human interoperability: keputusan untuk berbagi

bersama dan bekerja sama.

- Menyusun legal interoperatibility: peraturan dan keputusan tentang akses ke

koleksi digital, termasuk soal hak intelektual

- Mengupayakan international interoperability: standar yang memungkinkan

kerjasama internasional.

c. Tujuan khusus

- Pengelolaan informasi yang dihasilkan di PT secara elektronik

- Penyediaan akses terhadap informasi tersebut di atas melalui sebuah Portal

- Pembangunan Jejaring Resource Sharing untuk meningkatkan visibilitas

kekayaan local content di PT di skala global

- Koalisi pustakawan sebagai pengelola informasi harus diperluas dengan

koalisi pustakawan dengan komunitas di lingkungannya, seperti pustakawan-peneliti, pustakawan-mahasiswa, pustakawan-dosen, pustakawan-alumni.

- Menyusun kesepakatan/peraturan/kebijakan tentang hak akses, keamanan data,

hak milik intelektual, hak cipta, dan plagiarisme

d. Sasaran

(9)

- Memperlihatkan kontribusi PT dalam pengembangan ilmu

- Meningkatkan exposure karya PT

- Meningkatkan sitasi karya akademisi dan peneliti di PT

- Meningkatkan rangking PT

- Meningkatkan daya saing PT

d. Manfaat

- Memperluas akses terhadap PT serta karyanya

- mendorong lahirnya karya yang makin bermutu

- menghindarkan duplikasi penelitian,

- memperlihatkan perkembangan ilmu di PT,

- memperlihatkan kepakaran serta karyanya

- Memberikan inspirasi dan motivasi untuk berkarya

- Portal RI-PT sebagai sarana promosi

- Meningkatkan Sitasi

- Autoindexed at google scholar

d. Isi RI

- Karya akademisi dan peneliti

- Tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi)

- Artikel jurnal

- Prosiding

- Bahan ajar

- Paten

- Makalah

- Pidato pengukuhan

- Laporan penelitian

- Karya Umum:

(10)

- Film dan lukisan

- Desain

- dll

d. kebijakan akses

- Jenis karya yang dapat diakses: artikel. Skripsi, tesis, disertasi, prosiding,

laporan penelitian, dll

- Bagian yang dapat diakses: lengkap: data bibliografi, abstrak, fultext (jika ada)

atau

- Cara akses (tanpa password dan username)

- Dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet

e. Format metadata

- Title = Judul

- Creator = Pengarang/penulis

- Subject = Subjek dan kata kunci

- Description = Abstrak

- Publisher = Nama Lembaga Kontributor

- Contributor = [Pembimbing, promotor, ilustrator, dll.]

- Date = Tahun penciptaan/penerbitan

- Type (Material) = [Artikel, skripsi, tesis, disertasi, laporan

penelitian, pidato pengukuhan, paten, SNI, makalah, dan prosiding]

- Identifier = Permalink [URL menuju konten di lembaga kontributor]

- Right = [Contoh: CCL, MIT, Open Document, dll]

f. Pengelola

- Penanggung jawab : Pimpinan PT yang membawahi akademik dan

penelitian

(11)

- Mitra/kontributor : Lembaga Penelitian, Unit Arsip, Humas, Unit Sistem

Informasi

g. Masalah yang biasa muncul

- kesediaan berkorban untuk kepentingan bersama

- Saling percaya

- Arogansi individu dan/atau unit kerja

- Kesadaran hukum yang rendah

- Kurangnya pemahaman terhadap norma dan etika berinformasi

- Dilema antara keinginan membuka informasi dan ketakutan “dimanfaatkan”

oleh pihak-pihak yang mengambil keuntungan

h. Proposed solution

- Pertemuan intensif dengan para calon mitra/kontributor untuk menyamakan

persepsi, membangun kepercayaan dan mengeliminasi arogansi

- Memberikan laporan pada mitra/kontributor

- Melibatkan pakar dan nara sumber

- Mendorong pembentukan tim intellectual intelligent

- Sosialisasi intensif

- Meningkatkan literasi informasi

i. Metode pengembangan

- Berbasis Proyek

Pengembangan koleksi lokal tematik; Pengembangan koleksi lokal berdasarkan tipe koleksi

- Kegiatan rutin

Lebih terstruktur; berkelanjutan

- Self archieving dengan „Menunggangi‟ sistem administratif formal yang sudah ada (misal: theses deposit policy, link ke open journal systems /OJS, sistem pengarsipan)

(12)

metadata lebih „bersih‟; Lebih berkelanjutan ( sustainable ); Visibilitas bagi peran dan fungsi perpustakaan; pustakawan harus Proaktif dan rajin

„belanja‟ konten ke jurusan/fakultas/departemen/unit lain di PT, namun

biayanya lebih mahal

- Networking dengan repositori lain (OAI-PMH, Z39.5, Linked Data , dll)

j. Dampak bagi perpustakaan

- Perpustakaan (disadari atau tidak) memainkan peran silent marketing

- Perpustakaan sebagai community hub/center

- Menjadi pintu akases IR yang dapat di-harvest oleh Garuda (Garba Rujukan

Digital)

- Berkontribusi dalam meningkatkan Webometrics

Dari hasil Workshop & Seminar dapat di laporkan bahwa:

1. Institusional Repository local content itu sangat penting untuk di implementasikan

dan dilestarikan sebagai kekayaan intelektual perguruan tinggi.

2. Program aplikasi dalam membangun Institusional Repository bisa dikembangkan

dengan menggunakan software-software yang sudah memiliki standar penggunaan

software di perpustakaan (open Sources), baik menggunakan Eprint, Slims, digilib, dan lain-lain.

3. Untuk membangun Institusional Repository, kesepakatan, kerjasama dan komunikasi

dengan pihak-pihak terkait adalah hal yang utama untuk selalu dijaga, karena menyangkut hak akses, keamanan data, hak milik intelektual, hak cipta, dan

(13)

BAB III PENUTUP

Dari hasil Workshop & Seminar dapat penulis simpulkan bahwa:

1. Pentingnya Institusional Repository bagi perguruan tinggi adalah untuk meningkatkan

mutu dan kreativitas civitas akademika dalam menciptakan suatu hasil karya yang bukan sebatas karya ilmiah tapi juga karya-karya yang lain yang mampu mengangkat citra baik bagi perpustakaan khususnya dan perguruan tinggi pada umumnya, serta memudahkan pemustaka dalam mencari informasi.

2. Peran pustakawan juga semakin aktif bukan sekedar seorang yang pandai menyusun

buku dengan nomor panggilnya atau melayani pemustaka di bagian sirkulasi, tapi

pustakawan adalah agen informasi yang dapat mengumpulkan informasi berupa local

content perguruan tinggi dan dipublikasikan kepada pemustaka yang membutuhkan informasi.

3. Publikasi informasi yang dihasilkan dalam bentuk digital tidak lepas dari peran serta

sistem informasi digital yang digunakan dan sistem tersebut juga harus mendukung layanan OAI sebagai pintu akses data.

4. Memiliki sumber daya manusia yang berkompeten dalam membangun Institusional

Repository.

5. Dalam membangun institusional repository dibutuhkan database khusus untuk

koleksi local content, dimana koleksi local content ini terpisah dari database otomasi

koleksi buku-buku perpustakaan yang sudah ada dengan begitu portal Garuda sebagai institusi yang berkepentingan dalam pengambilan dan pertukaran data sesuai Surat Edaran DIKTI perihal kebijakan unggah karya ilmiah dapat dengan mudah untuk mengunggahnya.

SARAN

1. Untuk membangun IR (institusional Repository) diperlukan landasan hukum dari

pimpinan universitas/perguruan tinggi.

2. Untuk memperoleh local content yang berkualitas perpustakaan harus menjalin

kerjasama dan komunikasi yang baik dengan pihak-pihak lain yang terkait seperti lembaga penelitian, humas, pusat informasi. Dan terjadi kesepakatan diantara keduanya.

3. Untuk membangun IR perlu juga diperhatikan software apa yang hendak digunakan

agar nantinya tidak timbul masalah, untuk itu standar dalam pemanfaatan software

juga perlu ditetapkan misalkan, open sources, mendukung layanan OAI, sehingga

DIKTI lewat portal GARUDAnya bisa mengakses data repositori perguruan tinggi.

4. Memiliki SDM-IT yang bisa diajak bekerjasama dengan baik dan paham betul akan

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

Membangun

Repository

“Pemberdayaan Local Content dalam Membangun Digital Library& Repository PerguruanTinggi”

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA, 24‐ ‐25 NOVEMBER 2013

Latar Belakang

InstitusionalRepository(IR)

( Kondisi Umum )

Diseminasi Informasi

O U T L I N E

Perkembangan Teknologi Informasi

Peran & Fungsi Perpustakaan

 Layanan Teknis

 Layanan Pemakai

 Sistem Informasi

Tuntutan Pemustaka / Users

 Kemudahan Akses

Intangible: sumber daya yg dirasa (culture, nilai, pengalaman,knowledge) wawasan global,

(19)

Institutional repositories:

digital collections that preserve and provide access the intellectual output of an institution. *

* Raym CrowThe case for institutional repositories: a SPARC position paper. 2002. Draft.

A university-based institutional repository is aset of services

that a university offers to the members of its community for the

management and disseminationof digital materials created by

the institution and its community members.

Clifford Lynch. Essential infrastructure for scholarship in the digital age ARL, no. 226 (February2003): 1-7

Institusional Repository (2)

Set of Services (Local Content)

Management And Dissemination

Organization Commitment

Institusional Repository (3)

Definisi SPARC untuk konten IR: (Crow, 2002)

 Scholarly;

 Produced, Submitted, Or Sponsored By An

Institution’s Faculty (And, Optionally, Students), Or Other Authorized Agents;

 Non-ephemeral; And

 Licensable In Perpetuity.

Tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi)

 Artikel jurnal

 Prosiding

 Bahan ajar

 Paten

(20)

“Pengelolaan Repositori Institusi Digital”

TOPIK KONDISI SAAT INI PERMASALAHAN SOLUSI

Ke bijakan repository institusi termasuk legal

1. Ada kebijakan terkait repository, 2. Ada kebijakan walaupun terbatas,

3. Ada kebijakan masalah hak unggah, publikasi,distribusi konten 4. Pengumpulan penelitian belum secara optimal

5. Repositori namun belum  Belum dilaksanakan, karena pemilikan (dosen) belum respon baik, akan terespon dengan baik apaila ada kepentingan-kepentingan dosen terutama KUM

 Penelitian belum terupload karena dianggap plagiat

 Belum menyatukan antara repository perpus dan PPPM

Wajibditerbitkan SK DIKTI tentang pembuatan IR

Jenis konten 1. Tugas Akhir (LKP/Skripsi/Thesis/Disertasi) 2. Laporan Penelitian (Belum semua PT.) 3. Proceeding (Belum semua PT. ) 4. Artikel terbitan institusi ((Belum semua PT.) 5. Naskah publikasi,pidato ilmiah,dokumentasi kegiatan

6. Laporan Abdimas (PengabdianMasyarakat), 7. Pidato Dies,

8. Artikel Dosen di Surat Kabar, 9. Orasi Ilmiah Guru Besar, 10. Diktat, Modul

 Teknis Penghimpunan

 Bentuk Hard Copy

 Kesadaran civitas untuk menyerahkan ke perpustakaan kurang

 Kesulitan mendapatkan jenis konten selain karya ilmiah

 Beberapa konten belum mau diserahkan ke perpus

1. SK Dikti 2. Komunikasi antara

perpustakaan dan akademis 3. Penyerahan ke Perpustakaan

ke dalam soft copy 4. Pendekatan ke pihak

berkompeten penghasil konten

Pengembangan konten 1. Belum banyak PT pengembangan konten Contoh Pengembangan konten

STIE Perbanas Surabaya sudah mengembangkan konten tentang keuangan dan perbankan (Data)

1. Terbatas, karena rendahnya kemampuan menulis 2. Belum optimal pengumpulan materi muatan lokal

 Masih focus pada jenis konten, tetapi sudah terpikirkan dan mencari–cari

 KemampuanSDMdansarana masih terbatas

 Pelatihan sudah diadakan perpustakaan, tapi animo peserta pelatihan penulisan karya ilmiah masih kurang

 Jemput bola dalam pengumpulan muatanlokal melelahkan

1. Hasil Akhir Tugas Mahasiswa (Paper, Makalah) 2. Masing=masing institusi

mengembangkan kekhasan lembaganya 3. PidatoGuruBesar/Orasi

Ilmiah Doktor HC 4. Karya Profesi 5. Hasil Kerjasama 6. Belum adanya

kebijakan/kesepakatan dari unit terkait di PT tersebut 7. Perlu pelatihan dan

pengembangan sarana

Pengolahan Konten 1. Dilaksanakan oleh perpustakaan 2. Mahasiswa unggah sendiri 3. Fakultas/Jurusan unggah sendiri 4. Ada format digital 5. Ada Hard dan Copy

1. Sarana prasarana, keterbatasan SDM, sumber dana, resistensi, dari pemilik naskah. 2. Kemampuan TIK 3. Butuh SDM,pustakawan,IT

termasukbutuhtimscientific intelegent

1. Pro aktif ke pengambil kebijakan hingga level dekan dandosenuntuk pengayaan konten, 2. adanyainformconsentdari

pemilik karya dosen dan dosen pembimbing 3. Unggah Mandiri

Pelestarian Content  Belum dilaksanakan, disimpan di storage/server

 Back up CD lepas, menyediakan server khusus, ada proses digitalisasi

 Back up rutin

 Belum ada formulasi khusus antara pustakawan dengan Staff TIK untuk membahas ini

 Keterbatasan space fisik maupun online

 Butuh lebih banyak storage, perlu butuh banyak bandwith

1. Kerjasama dengan TIK untuk sharing tentang metode pelestarian content(digital) 2. Penambahankapasitas space

online dan kebijakan penyimpanan karya fisik 3. Infrastruktur pengamanan lebih

memadai seperti UPS

Layanan Content Local 1. Di Onlinekan Via Web/internet (ada yang abstrak saja ada yang full text) 2. Menyediakan portal sendiri, masukkan konten ke portal garuda, akses secara local

dan online, pembuatan system harversting antar database

1. Bandwidth 2. Hardware/Server 3. Security

4. Ada duplikasi data di portal garuda. Ada keterbatasan operator pelaksana , akses lambat, 5. Hak cipta, paten, masalah sensitive

tentang person dan perusahaan

1. Kebijakan Nasional/DIKTI untuk Standarisasimendukung b/w, ServerdanSecuritas utk Perpustakaan 2. Perlu adanya persetujuan dari

penulisannya secara tertulis 3. Hak Akses

Infrastruktur (Program Aplikasi, Jaringan, dsb)

1. Aplikasi : Eprints, Dspace, OJS, bikin sendiri, GDL, Senayan Library, Garuda 2. Jaringan : Ada yang Gabung Universitas (WAN) ada yang sudah support LAN 3. Server : Ada yang diperpustakaan & ada yang ikut Universitas

1. SupportdariUniversitasKurang untuk Bandwidth 2. UpgradeServerLambatkarena

keterbatasan dana

(21)

Laporan Diskusi

Solusi Umum

Kebijakan sifatnya mengikat yang ada sanksinya

Kelanjutan program belum (sustainable)

SDM (kita urut urut : pimpinan … dan selanjutnya adalah komunikasi

(Kepala Perpustakaa) .. operator (IT base dan pustakawan) dan user

Motivasi membuat dan memulai… membangun IR

Inisiatif (Mencari peluang) yang system administrasinya bisa ditunggangi

Strategi IR :

Solusi bagi jurusan untuk pengelolaan informasi dan karya jurusan, termasuk digital portfolio dosen/mahasiswa bukan library project

‘Menunggangi’ sistem administratif formal yang sudah ada (misal: theses deposit policy, link ke open journal systems/OJS, sistem pengarsipan)

–Self archiving vs. librarian-mediated deposits

–Thematic digital collections developments

–Proaktif & rajin‘belanja’konten ke jurusan komunikasi, komunikasi, komunikasi

–Pengembangan lebih lanjut di luar konten digital

(22)

HARAPAN : SETIAP TANTANGAN

MERANGSANG PUSTAKAWAN MENELORKAN IDE IDE/ PENDAPAT

Matur nuwun and Good Luck

(23)

-Munawaroh-Strategi Implementasi

Repositori Institusi

Seminar dan Workshop

PemberdayaanLocal Contentdalam MembangunDigital Library & RepositoryPerguruan Tinggi” PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA, 24-25 NOVEMBER 2013

Surat Edaran DIRJEN DIKTI 2050/E/T/2011 perihal Kebijakan Unggah Karya

Ilmiah dan Jurnal

PORTAL

–Aspek legal institusi

–Dokumentasi

–Ketersediaan local content

–Sosialisasi Internal dan eksternal

(24)

Non Teknis

–Studi kelayakan

• Organisasi, administrasi , operasional dan aspek teknis

–Aspek legal institusi

• SK, Peraturan, Surat Pernyataan Serah Simpan, Hak Cipta dll

–Dokumentasi

• KAK/DED, kronologi, manual, unggah mandiri dll –Ketersediaanlocal content

• Ketentuan, proses digitalisasi, keberlanjutan. –Sosialisasi Internal dan eksternal

• Promosi, sosialisasi staf perpustakaan dan fakultas –Kesinambungan

• Perkembangan IT, pemeliharaan dan backup.

–Hardware

• Server : Intel Xeon, HD 320 GB, RAM 4 Ghz –Software

• operating systemUbuntu 10.04.4 LTS, webserver

Apache 2.2, databaseMySQL 5.1.62 , softwareEPrints Release 3.3.6.

–Domain (repository, digilib, elib dll)

• repository.domain universitas ()

• Domain.universitas/repository ( x ) –Jaringan

• Intranet, internet, bandwith.

Teknis

–Instalasi

• Dukungan SIM universitas / perguruan tinggi

–Konfigurasi/ Modifikasi

• Staf IT Perpustakaan

–Pemeliharaan / kesinambungan

• Back-up, mirror, upgrade versi

(25)

(26)

Instalasi & Konfigurasi

Branding; modifikasi halaman awal identitas institusi, berupa : nama sistem repository, menambahkan menu atau linkke URL institusi dan informasi yang penting untuk memudahkan pengguna.

Organization hierarchy; berfungsi untuk membuat struktur subjectyang mewakili nama jurusan/program studi, fakultas, sub-sistem yang terdapat di institusi.

Deposit type; untuk menambahkan tipe dokumen atau bahan pustaka, misal skripsi, tesis dan lain-lain.

Setting email smtp;untuk memudahkan pengguna melakukan request copy

apabila terdapat dokumen yang tidak diijinkan untuk akses secara fulltext

Policy Tools; pernyataan kebijakan sistem repository dalam menyimpan dan mendistribusikan metadata dan dokumen yang tersedia dalam sistem repository

Single sign on; sistem login Eprintsdigabungkan dengan sistem login yang telah ada di institusi dengan menggunakan LDAP. Administrator juga dapat mempertimbangkan untuk menghapus menu create user

Registrasi sistem repository; portal GARUDA, ROAR via OAI-PMH

(27)

IFD User

IFD Editor

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

Strategi Pengembangan

Repositori Perguruan

Tinggi (PT)

Dipresentasikan pada Seminar yang diselenggarakan oleh FPPTI-Jawa Timur,

24-25 Desember 2013 di Universitas Trunojoyo, Madura-Jawa Timur

• Melakukan publikasi

• Pusat pelestarian ilmu pengetahuan

• Tempat melakukan rekreasi yang mendidik (edutainment)

Tugas perpustakaan PT:

 mendukung kegiatan pengajaran: perpustakaan harus mengikuti perkembangan kurikulum dan menyediakan bahan-bahan dan fasilitas yang dibutuhkan untuk kegiatan pengajaran,

 mendukung kegiatan pembelajaran : perpustakaan harus menyediakan bahan perpustakaan dan fasilitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan pengajar pada peserta didik dalam rangka studinya, serta pengembangan dirinya,

(34)

Definisi (1)

• Definisi Clifford Lynch: "a university-based institutional

repository is a set of servicesthat a university offers to the

members of its community for the management and

dissemination of digital materials created by the institution

and its community members. It is most essentially an organizational commitment to the stewardship of these digital materials, including long-term preservation where

appropriate, as well as organization and access or

distribution." (Lynch, 2003)

Definisi (2)

• Definisi SPARC untuk konten IR: (Crow, 2002) –scholarly; –

produ ed, su itted, or spo sored a i stitutio s fa ult

(and, optionally, students), or other authorized agents; – non-ephemeral; and –licensable in perpetuity.

Definisi (3)

• Digital repositories have rapidl e o e a i tegral part of

higher education and other digital environments. Setbacks with regard to user adoption, and technological dead ends of insular efforts, have not induced a significant dip in the growth of the community. Instead, they have added new perspectives on how repositories can be embedded into their

(35)

Peluang bagi pustakawan untuk lebih

memantapkan

peran dan fungsi

perpustakaan

Strategi Non-Teknis

Pengembangan RI di PT

A. Melakukan sosialisasi mengenai:

1. Latar belakang

2. Tujuan Umum

3. Tujuan Khusus

4. Sasaran

5. Manfaat

6. Isi

7. Kebijakan Akses

8. Format

9. Pengelola

10. Masalah

(36)

1. A

lasan (latar belakang) perlunya

RI di PT

•Letak sumber informasi dan lokasi pengelola yang tersebar membuat informasi yang sudah dikelola oleh berbagai pihak di perguruan tinggi (PT) tidak dapat dimanfaatkan secara optimal

•Belum ada kesepakatan dalam pengelolaan informasi di PT, terutama informasi dalam format digital yang berakibat sulitnya (bottlenecking) aksesabilitas informasi.

2. Tujuan Umum

• Membanguntechnical interoperability: penggunaan standar komunikasi, pemindaian, penyimpanan, dan penyajian data digital

• Mewujudkansemantic interoperability: standar penggunaan istilah dalam pengindeksan dan temu kembali.

• MenciptakanPolitical/human interoperability: keputusan untuk berbagi bersama dan bekerja sama.

• Menciptakan Intercommunity interoperability: kesepakatan untuk berhimpun antar iunit di dalam PT, antar komunitas dari beragam disiplin ilmu.

• Menyusun Legal interoperatiblity: peraturan dan keputusan tentang akses ke koleksi digital, termasuk soal hak intelektual. • MengupayakanInternational interoperability: standar yang

memungkinkan kerjasama internasional.

3. Tujuan Khusus

1. Pengelolaan informasi yang dihasilkan di PT secara elektronik

2. Penyediaan akses terhadap informasi tersebut di atas melalui sebuahPortal

3. Pembangunan Jejaring Resource Sharinguntuk meningkatkan visibilitas kekayaan local content di PT di skala global

4. Koalisi pustakawan sebagai pengelola informasi harus diperluas dengan koalisi pustakawan dengan komunitas di lingkungannya, seperti peneliti, mahasiswa, pustakawan-dosen, pustakawan-alumni.

5. Menyusun kesepakatan/peraturan/kebijakan tentang hak akses, keamanan data, hak milik intelektual, hak cipta, dan plagiarisme

(37)

4. Sasaran

• Meningkatkan mutu karya yang dihasilkan oleh PT • Memperlihatkankontribusi PT dalam pengembangan ilmu • Meningkatkan exposurekarya PT

• Meningkatkansitasikarya akademisi dan peneliti di PT • Meningkatkanrangking PT

• Meningkatkandaya saing PT

5. Manfaat

•Memperluas akses terhadap PT serta karyanya

•mendorong lahirnya karya yang makin bermutu •menghindarkan duplikasi penelitian,

•memperlihatkan perkembangan ilmu di PT, •memperlihatkan kepakaran serta karyanya •Memberikan inspirasi dan motivasi untuk

berkarya

•Portal RI-PT sebagai sarana promosi •Meningkatkan Sitasi

•Autoindexed at google scholar

h

• Karya akademisi dan peneliti

 Tugas akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi)

 Artikel jurnal

 Fiksi : novel, puisi, cerpen, dll

 Film dan lukisan

(38)

7 . Kebijakan Akses

•Jenis karya yang dapat diakses: artikel. Skripsi, tesis, disertasi, prosiding, laporan penelitian, dll

•Bagian yang dapat diakses: lengkap: data bibliografi, abstrak, fultext (jika ada) atau…

•Cara akses (tanpapassword danusername) •Dapat diakses melalui jaringan intranet maupun

internet htt

8. Format Metadata

• Title = Judul

• Creator = Pengarang/penulis • Subject = Subjek dan kata kunci • Description = Abstrak

• Publisher = Nama Lembaga Kontributor • Contributor = [Pembimbing, promotor, ilustrator, dll.] • Date = Tahun penciptaan/penerbitan • Type (Material) = [Artikel, skripsi, tesis, disertasi, laporan

penelitian, pidato pengukuhan, paten, SNI, makalah, dan prosiding]

• Identifier = Permalink[URL menuju konten di lembaga kontributor]

• Right = [Contoh: CCL, MIT, Open Document, dll]

9. Pengelola

•Penanggungjawab: Pimpinan PT yang membawahi akademik dan penelitian

•Pelaksana : Perpustakaan

•Mitra/kontributor : Lembaga Penelitian, Unit Arsip, Humas, Unit Sistem Informasi

(39)

10. Masalah yang biasanya muncul

•kesediaan berkorban untuk kepentingan bersama

•Saling percaya

•Arogansi individu dan/atau unit kerja

•Kesadaran hukum yang rendah

•Kurangnya pemahaman terhadap norma dan etika berinformasi

•Dilema antara keinginan membuka informasi dan ketakutan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang mengambil keuntungan

11. Proposed Solution

• Pertemuan intensif dengan para calon mitra/kontributor untuk menyamakan persepsi, membangun kepercayaan dan mengeliminasi arogansi

• Memberikan laporan pada mitra/kontributor • Melibatkan pakar dan nara sumber

• Mendorong pembentukan timintellectual intelligent

• Sosialisasi intensif

• Meningkatkan literasi informasi _http

:/

• Pengembangan koleksi lokal tematik

• Pengembangan koleksi lokal berdasarkan tipe koleksi 2. Kegiatan rutin

• Lebih terstruktur • berkelanjutan

3. Self archiving dengan Menunggangisistem administratif formal yang sudah ada (misal: theses deposit policy, link ke open journal systems /OJS, sistem pengarsipan)

4. Librarian-mediated deposits:

- metadata lebih bersih

- Lebih berkelanjutan ( sustainable )

- Visibilitas bagi peran dan fungsi perpustakaan

- pustakawan harus Proaktif dan rajin belanjakonten ke jurusan/fakultas/departemen/unit lain di PT,

- namun biayanya lebih mahal

(40)

C. Dampak Bagi Perpustakaan

• Perpustakaan (disadari atau tidak) memainkan peransilent marketing

• Perpustakaan sebagaicommunity hub/center

• Menjadi pintu akases IR yang dapat di-harvest oleh Garuda (Garba Rujukan Digital)

• Berkontribusi dalam meningkatkan Webometrics

Rujukan

• Kemdiknas.Garba Rujukan Digital: sosialisasi, 2010

• Luki-Wijayanti. Kebijakan pengelolaan UIANA: materi pelatihan Dikti. Kemdikbud, 2013.