Introspeksi Penerapan E-Government
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
EKOJI
999
Nomor 253, 19 Mei 2013
Pengantar
Pada tahun 2002, Paci�ic Council International Policy (PCIP) menerbitkan sebuah publikasi menarik berjudul “Roadmap for E‐Government in the Developing World” (PCIP, 2002) yang bertujuan untuk membantu negara‐negara dalam menyusun strategi penerapan dan pengembangan e‐government‐nya. Berdasarkan kajian terhadap pengalaman kolektif dari sejumlah negara yang dipandang telah berhasil menerapkan beragam inisiatif aplikasi e‐ government – yaitu Brazil, Chili, Cina, Denmark, Mesir, India, Israel, Meksiko, Afrika Selatan, Tanzania, Thailand, Uni Emirat Arab, dan Amerika Serikat – pada tingkat pemerintahan setingkat negara, provinsi, kabupaten, dan kota, PCIP menemukan 10 (sepuluh) faktor utama penentu keberhasilan penerapan e‐government. Kesepuluh faktor ini pada saat yang bersamaan dapat dijadikan bahan introspeksi bagi para stakeholder dalam menilai status perkembangan dan pertumbuhan e‐government di dalam sebuah negara.
1. WHY ARE WE PURSUING E‐GOVERNMENT?
Pertanyaan berbau �iloso�is ini sekilas terkesan basa basi, padahal kunci keberhasilan penerapan e‐government berasal dari sini. Tidak sedikit inisiatif e‐government yang berakhir dengan kegagalan karena keputusan untuk melaksanakan proyek tersebut didasarkan pada latah belaka (ikut‐ikutan dengan trend di masyarakat). Bahkan tidak jarang ditemui orang‐ orang yang bersepakat untuk menerapkan konsep e‐government tanpa mengetahui alasan yang jelas mengapa hal tersebut harus dilakukan.
Konsep e‐government bukanlah sebuah inisiatif yang mudah dan murah. Sebelum memutuskan untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya yang sangat besar, harus dimengerti terlebih dahulu latar belakang apa yang menyebabkan inisiatif e‐government perlu (atau tidak) untuk diimplementasikan. E‐government bukanlah sebuah obat atau jalan pintas menuju pada perbaikan atau pertumbuhan ekonomi yang signi�ikan secara cepat, atau pencapaian e�isiensi kinerja pemerintahan dalam waktu singkat, atau pembentukan mekanisem pemerintahan yang bersih dan transparan; e‐government adalah sarana atau alat untuk menuju kepada obyektif‐obyektif tersebut. E‐government tidaklah dapat dibangun dan diterapkan hanya dengan sekedar menyusun peraturan atau kebijakan dari pemerintah atau pimpinan negara semata, namun memerlukan proses kerja keras yang diawali dengan perubahan paradigma yang bermuara pada perekayasaan ulang proses (business process) yang terjadi di pemerintahan. Dari sudut ini terlihat bagaimana sulit dan kompleksnya harus melakukan perancangan ulang sejumlah proses di dalam pemerintahan, terutama yang bersifat lintas sektoral atau antar departemen.
Menggunakan komputer atau teknologi informasi semata di dalam proses pemerintahan belum berarti bahwa konsep e‐government telah diterapkan; karena belum tentu kehadiran benda tersebut dapat merubah kinerja pemerintah. Memfokuskan diri pada teknologi dalam pengembangan e‐government adalah sebuah langkah yang keliru. Perlu dipahami bahwa teknologi hanyalah merupakan instrumen untuk terciptanya sebuah transformasi peranan pemerintah, dari yang bersifat birokrasi, menjadi sebuah ”lembaga” yang berorientasi proses untuk melayani ”pelanggannya” – yang dalam hal ini adalah masyarakat, komunitas bisnis (industri), dan para stakeholder lainnya. Sebuah negara memutuskan untuk mengimplementasikan e‐government karena percaya bahwa dengan melibatkan teknologi informasi di dalam kerangka manajemen pemerintahan, akan memberikan sejumlah manfaat seperti:
Meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada masyarakat dan komunitas
negara lainnya;
Memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas di kalangan penyelenggara
Mereduksi biaya transaksi, komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam proses
pemerintahan;
Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas; dan
lain sebagainya.
Pada sebuah daerah kecil yang terdapat di negeri Cina, menciptakan komunitas yang berbasis informasi merupakan dasar pengembangan e‐government bagi pemerintah setempat. Seluruh komunitas yang berada di lokasi tersebut – seperti pendidikan, industri/bisnis, administrasi publik, dan masyarakat – diajarkan agar dapat mempergunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk keperluan penciptaan, perolehan, dan penyebaran informasi yang sangat mereka butuhkan untuk aktivitas sehari‐hari. Karena masyarakat ini diarahkan untuk memiliki tingkatan information literacy yang tinggi, maka secara gradual information technology literacy mereka meningkat karena terkondisi dengan lingkungan yang diciptakan oleh pemerintah.
2. DO WE HAVE A CLEAR VISION AND PRIORITIES FOR E‐GOVERNMENT?
Kata “e‐government” dapat diartikan secara beragam karena pada dasarnya e‐government dapat menampakkan dirinya dalam berbagai bentuk dan ruang lingkup. Oleh karena itu, adalah merupakan keharusan untuk mende�inisikan secara jelas visi dari pengembangan e‐ government tersebut.
Jiwa e‐government sebenarnya adalah suatu usaha penciptaan suasana penyelenggaraan pemerintahan yang sesuai dengan obyektif bersama (shared goals) dari sejumlah komunitas yang berkepentingan. Oleh karena itu, visi yang dicanangkan harus pula mencerminkan visi bersama dari para stakeholder yang ada – misalnya:
Memperbaiki produktivitas dan kinerja operasional pemerintah dalam melayani
pelanggannya;
Mempromosikan pemerintahan yang bersih dan transparan;
Meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat melalui kinerja pelayanan publik;
Menjamin terciptanya penyelenggaraan negara yang demokratis; dan lain sebagainya.
Karena visi tersebut berasal ”dari, oleh, dan untuk” masyarakat atau komunitas dimana e‐ government tersebut diimplementasikan, maka nuansanya akan sangat bergantung pada situasi dan kondisi masyarakat setempat. Misalnya di suatu pemerintahan daerah yang sedang mengkampanyekan proses pemerintahan yang bebas KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme), maka visi e‐government yang dicanangkan akan terkait dengan usaha pembentukan mekanisme penyelenggaraan pemerintah yang bersih (good governance) dari KKN.Menurut hasil kajian, visi yang baik di dalam e‐government memiliki sejumlah karakteristik sebagai berikut:
Disusun secara kolektif oleh para stakeholder e‐government karena pada dasarnya
Secara esensial, e‐government memiliki tujuan akhir untuk memenuhi beragam
kebutuhan dari masyarakat dalam rangka meningkatkan kualitas kehidupan manusia. Berdasarkan hal ini, visi yang dikembangkan haruslah berfokus pada kepentingan masyarakat tersebut. Walaupun dalam beberapa kasus e‐government bertujuan untuk memperbaiki kinerja internal pemerintah, namun pada akhirnya bermuara pada pemberian pelayanan kepada masyarakat yang lebih baik, lebih murah, atau lebih cepat.
Visi harus secara mudah dikomunikasikan dan disosialisasikan. Harap diperhatikan
bahwa pada kenyataannya, struktur masyarakat sebuah negara cenderung bersifat heterogen, dalam arti kata memiliki latar belakang dan karakteristik yang sangat beragam. Dalam upaya memasyarakatkan visi e‐government, harus ditemukan cara yang mudah dan kontekstual agar seluruh orang mengerti dan memahami esensi dari e‐government yang ingin dibangun.
Pengembangan visi dari pemerintah negara Mesir didasarkan pada keinginan untuk memperbaiki kualitas hubungan atau relasi antara pemerintah dengan masyarakatnya. Pemerintah memulainya dengan sejumlah inisiatif untuk mempromosikan terjadinya mekanisme kerja yang transparan. Misalnya proses permohonan pembuatan akte kelahiran dan akte kematian menjadi semakin cepat dan transparan karena saat ini telah dapat dilakukan/dipesan melalui media telepon atau internet. Hal sederhana ini telah menjadi titik awal pemerintah dalam memberdayakan masyarakatnya untuk dapat memenuhi kebutuhannya secara mandiri. Proses tradisional yang pada awalnya sangat bergantung pada kinerja pemerintah, mendadak menjadi hilang dan diambil alih oleh mekanisme relasi melalui teknologi informasi dan komunikasi.
Contoh lain adalah negara Meksiko yang visinya lahir dari permasalah korupsi yang sudah begitu menggejala di sejumlah institusi pemerintahannya. Melalui proyek e‐government yang diberinama Compranet, maka seluruh proses dan prosedur pengadaan barang kebutuhan pemerintah dilakukan secara online melalui mekanisme e‐bidding (tender secara otomatis). Konsep ini tidak saja berdampak berkurangnya biaya mekanisme tender, tetapi lebih jauh mempromosikan terjadinya proses yang transparan kepada masyarakat karena semua tahapan proses tender dapat dimonitor oleh mereka melalui internet – termasuk di dalamnya siapa saja yang ikut berpartisipasi, bagaimana sistem penilaian dilakukan, dan siapa yang berhasil memenangkan proses tender tersebut. Saat ini paling sedikit ada 6,000 tender per hari yang diumumkan di situs pemerintah dan lebih dari 20,000 peserta aktif berpartisipasi sebagai peserta tender.
3. WHAT KIND OF E‐GOVERNMENT ARE WE READY FOR?
Setiap komunitas masyarakat dalam sebuah negara atau daerah pasti memiliki kondisi dan kebutuhan yang unik. Siap tidaknya mereka untuk mulai menerapkan konsep e‐government sangat bergantung pada dua hal utama, yang secara langsung maupun tidak langsung akan berdampak pada jenis atau model e‐government yang akan diterapkan, yaitu:
Kebutuhan seperti apa yang saat ini menjadi prioritas utama dari masyarakat di
negara atau daerah terkait; dan
Ketersediaan sumber daya yang terdapat pada domain masyarakat dan pemerintah
Dengan kata lain, problem kesiapan untuk menerapkan prinsip‐prinsip e‐government bukanlah merupakan masalah pemerintah saja, tetapi adalah masalah bersama seluruh komunitas di dalam domain pemerintahan yang dimaksud, yaitu masyarakat, para pelaku bisnis, komunitas organisasi, dan lain sebagainya. Tanda‐tanda adanya kesiapan biasanya berasal dari terdapatnya pemimpin atau leader dari pemerintahan yang memperlihatkan political will untuk mempromosikan pengimplementasian e‐government. Pemimpin ini tidak saja harus pintar dalam hal penyusunan konsep belaka, tetapi harus pula menjadi motivator ulung di dalam fase implementasi (action). Hal kedua yang menunjukkan adanya kesiapan untuk ke arah penerapan e‐government adalah adanya suatu ”kebijakan” atau nuansa keinginan dan kesepakatan dari kalangan pemerintah dan stakeholder‐nya untuk saling membagi dan tukar‐menukar informasi dalam penyelenggaraan aktivitas kegiatan sehari‐hari. Nampak sekilas bahwa hal ini sangat sederhana, namun pada tingkatan operasional tidak semudah yang diduga karena masalah ”menyimpan informasi untuk diri sendiri dan tidak ingin membaginya dengan pihak lain” telah membudaya di dalam diri birokrat.
Dengan adanya pemimpin dan kebijakan di atas, maka paling tidak ada dua prasyarat awal yang telah dipenuhi oleh sebuah komunitas yang telah bersiap diri untuk mengimplementasikan konsep e‐government. Disamping kedua hal tersebut, ada sejumlah faktor penentu yang patut menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan tingkat kesiapan sebuah daerah untuk menerapkan e‐government, yaitu:
Infrastruktur Telekomunikasi – Dalam level pelaksanaannya, perangkat keras seperti
komputer, jaringan, dan infrastruktur akan menjadi faktor teramat sangat penting dalam penerapan e‐government. Secara ideal memang harus tersedia infrastruktur yang dapat menunjang target atau prioritas pengembangan e‐government yang telah disepakati. Namun secara pragmatis, harus pula dipertimbangkan potensi dan kemampuan atau status pengembangan infrastruktur telekomunikasi di lokasi terkait. Untuk daerah yang masih memiliki infrastruktur yang teramat sangat minim, adalah baik dipikirkan pola kerjasama dengan sejumlah pihak swasta guna mengundang mereka berinvestasi di daerah terkait.
Tingkat Konektivitas dan Penggunaan TI oleh Pemerintah – Dengan mengamati sejauh
mana pemerintah saat ini telah memanfaatkan beraneka ragam teknologi informasi dalam membantu kegiatan sehari‐hari akan memperlihatkan sejauh mana kesiapan mereka untuk menerapkan konsep e‐government. Sudah menjadi rahasia umum bahwa banyak sekali lembaga internasional yang telah memberikan bantuan dana pinjaman atau hibah untuk membeli sejumlah teknologi perangkat keras bagi pemerintah, namun instrumen tersebut tidak dipergunakan secara maksimal dan banyak yang tidak dirawat sehingga sudah dalam kondisi rusak.
Kesiapan Sumber Daya Manusia di Pemerintah – Yang akan menjadi ”pemain utama”
atau subyek di dalam inisiatif e‐government pada dasarnya adalah manusia yang bekerja di lembaga pemerintahan, sehingga tingkat kompetensi dan keahlian mereka akan sangat mempengaruhi performa penerapan e‐government. Semakin tinggi tingkat information technology literacy SDM di pemerintah, semakin siap mereka dalam menerapkan konsep e‐government.
Ketersediaan Dana dan Anggaran – Sangat jelas terlihat bahwa sekecil apapun inisiatif
untuk investasi belaka, namun perlu pula dianggarkan untuk biaya operasional, pemeliharaan, dan pengembangan di kemudian hari.
Perangkat Hukum – Karena konsep e‐government sangat terkait erat dengan usaha
penciptaan dan pendistribusian data/informasi dari satu pihak ke pihak lain, masalah keamanan data/informasi dan hak cipta intelektual misalnya akan merupakan hal yang perlu dilindungi oleh undang‐undang atau peraturan hukum yang berlaku. Pemerintah harus memiliki perangkat hukum yang dapat menjamin terciptanya mekanisme e‐ government yang kondusif.
Perubahan Paradigma – Pada hakekatnya, penerapan e‐government adalah merupakan
suatu proyek change management yang membutuhkan adanya keinginan untuk merubah paradigma dan cara ber�ikir. Perubahan paradigma ini akan bermuara pada dibutuhkannya kesadaran dan keinginan untuk merubah cara kerja, bersikap, perilaku, dan kebiasaan sehari‐hari. Jika para pimpinan dan karyawan di pemerintahan tidak mau berubah, maka dapat dikatakan bahwa yang bersangkutan belum siap untuk menerapkan konsep e‐government.
4. IS THERE ENOUGH POLITICAL WILL TO LEAD THE E‐GOVERNMENT EFFORT?
Telah dikatakan sebelumnya bahwa political will merupakan hal utama yang harus ada di dalam kerangka perencanaan dan pengembangan e‐governemnt. Tanpa adanya political will dari pemerintah, mustahil sebuah inisiatif e‐government dapat berhasil dilaksanakan. Yang dimaksud dengan adanya political will di sini adalah adanya:
Dukungan kepemimpinan politik memiliki komitmen berkelanjutan;
Ketersediaan alokasi dana yang telah dianggarkan dan siap untuk dicairkan;
Kesepakatan untuk melakukan koordinasi lintas sektoral;
Niat untuk mulai menyusun undang‐undang atau peraturan guna mendukung inisiatif
yang ada dan memberlakukannya;
Kesiapan dari seluruh SDM pemerintah untuk belajar dan merubah cara kerjanya
sesuai dengan transformasi yang diinginkan; dan
Usaha untuk mensistemkan atau menginsitusionalisasikan konsep e‐government agar
inisiatif ini dapat berlangsung terus‐menerus (memiliki sustainability yang tinggi). Melihat struktur kekuasaan dan manajemen di dalam lembaga pemerintahan, maka jelas terlihat bahwa unsur adanya pimpinan atau leader yang mampu menjadi inisiator utama di dalam mensosialisasikan dan memacu terimplementasikannya konsep e‐government adalah merupakan salah satu kunci keberhasilan yang ada. Hasil riset memperlihatkan bahwa di balik kesuksesan beragam proyek e‐govermnet, terdapat seorang leader di belakangnya. Seorang leader yang baik tidak saja harus merupakan seorang visioner dengan karisma dan otoritas yang cukup, tapi yang bersangkutan haruslah merupakan sosok yang rela berkorban, berani mengambil resiko, sanggup mencari sumber dana, pandai melakukan lobby, bersedia meluangkan waktu dan tenaganya, sanggup bekerja ekstra keras, dan diterima kehadirannya atau keberadaannya oleh masyarakat.
pelaksanaan e‐government, maka rekomendasi tersebut sama sekali tidak dilihat, apalagi diimplementasikan. Saat ini mungkin hasil kajian tersebut sama sekali tidak bisa dipergunakan karena situasi telah berubah dan teknologi telah berganti.
Tidak ada proyek e‐government yang berjalan dengan mulus. Pada tahap awalnya saja, biasanya akan ditemukan sejumlah tantangan dari berbagai pihak. Sementara pada tahap konstruksinya dan implementasinya, akan ditemui berbagai kendala seperti perubahan teknologi, kurangnya dana, dan lain sebagainya. Dalam kondisi yang serba kompleks ini, seorang leader harus mampu secara konsisten menghadapi permasalahan yang ada dan berusaha mencari potensi solusinya. Daya tahan atau endurance dari seorang pemimpin akan diuji di dalam periode ini. Bahkan seringkali isu permasalahan e‐government lebih berbau politis dibandingkan dengan isu teknis atau yang bersifat content.
Seorang pemimpin harus pula memiliki kemampuan untuk dapat ”menjual” atau mengkampanyekan ide e‐government ini ke berbagai pihak secara terus‐menerus. Caranya tentu saja harus disesuaikan dengan audience yang ingin diajak untuk mendukung konsep terkait. Tentu saja untuk dapat melakukannya dengan cara yang benar, efektif, dan menarik, seorang pemimpin harus memiliki sejumlah soft skill yang baik dan sedikit hard skill yang mendukung – atau dengan kata lain yang bersangkutan harus memiliki tingkat e‐literacy yang cukup.
Sifat leadership yang diperlihatkan haruslah benar‐benar dijiwai oleh pelakunya, bukan sekedar suatu perilaku yang oportunis dalam arti kata hanya dilakukan karena kebetulan sedang memperoleh tugas terkait dengan e‐government atau teknologi informasi di pemerintahan. Seorang e‐government champion harus selalu mempromosikan dan mendukung pengembangan e‐government terlepas dari dimana saja yang bersangkutan ditugaskan. Konsep sustainable leadership ini selain berguna untuk meningkatkan awareness lebih banyak orang akan perlunya e‐government, juga secara tidak langsung akan menciptakan atau melahirkan sejumlah leader‐leader baru di masa mendatang.
Seorang Chief Minister provinsi Andhra Pradesh di India bernama Chandrababu Naidu telah menjadi seorang leader e‐government selama kurang lebih 6 (enam) tahun. Dia secara konsisten meluangkan waktunya minimal satu jam sehari untuk bicara masalah teknologi informasi dan e‐government dalam pemerintahannya. Perhatian dan kesungguhan yang diperlihatkannya telah berhasil melahirkan sebuah dokumen cetak biru (blueprint) pengembangan e‐government bagi provinsinya. Dengan adanya cetak biru yang jelas tersebut, banyak pihak yang tertarik untuk berinvestasi di provinsinya. Selain aktif mempromosikan masalah e‐government, yang bersangkutan juga turut serta aktif ”memaksa” segenap jajarannya untuk belajar menggunakan komputer dan aplikasi untuk membantu aktivitas kerja mereka sehari‐hari.
5. ARE WE SELECTING E‐GOVERNMENT PROJECTS IN THE BEST WAY?
Setelah pertanyaan pertama sampai keempat telah dijawab sebagai bahan introspeksi, tibalah masanya untuk mencurahkan perhatian pada pelaksanaan proyek e‐government. Bagaimana caranya menentukan atau memilih proyek e‐government yang terbaik? Atau apakah proyek e‐ government yang sedang dilakukan saat ini merupakan pilihan terbaik?
perlu dilakukan beberapa langkah krusial terkait dengan pemilihan proyek e‐government yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan maupun kapasitas kemampuan yang ada.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan usaha semacam diagnosa atau kajian terhadap status pemanfaatan teknologi informasi di kalangan pemerintahan setempat. Banyak pertanyaan‐pertanyaan yang perlu dicari jawabannya seperti:
Seberapa besar pemerintah saat ini telah memanfaatkan teknologi informasi untuk
membantu aktivitas sehari‐hari? Dalam hal atau bidang apa saja pemanfaatan teknologi informasi tersebut dilakukan?
Proyek‐proyek e‐government apa saja yang selama ini telah dikerjakan dan mana saja
yang sukses dalam tahap pengimplementasiannya? Faktor‐faktor apa yang menyebabkan keberhasilan tersebut terjadi?
Seberapa besar pemerintah menganggarkan sumber daya �inansialnya untuk belanja
teknologi informasi? Dari sumber mana saja pembiayaan tersebut diperoleh?
Hal‐hal apa yang kerap menghambat proses penerapan/ implementasi teknologi
informasi di lingkungan pemerintahan? Bagaimana usaha‐usaha selama ini dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut?
dan lain sebagainya.
Tujuan dari diagnosa ini adalah untuk mengetahui potret dari penggunaan teknologi informasi di kalangan pemerintah guna mendapatkan gambaran sehubungan dengan tingkat kematangan atau maturity level dari pengembangan e‐government. Status ini sangat perlu untuk diketahui agar dapat dipilih jenis proyek dan strategi yang cocok dengan tingkat kematangan pemerintah setempat. Jika e‐literacy rata‐rata pegawai pemerintahan sudah cukup tinggi misalnya, maka akan dipilih penerapan aplikasi e‐government yang bersifat lintas sektoral dengan ruang lingkup yang cukup luas dan kompleks, namun jika di pemerintah terkait penggunaan komputer masih sangat terbatas, maka akan dipilihkan terlebih dahulu jenis aplikasi penerapan e‐government yang tepat guna atau ”murah meriah”. Biasanya mereka yang menerapkan e‐government berangkat dari dua sisi penyebab yang berbeda:
Pemerintah menghadapi permasalahan tertentu dimana aplikasi e‐government
dipandang dapat menyelesaikan masalah tersebut; atau
Pemerintah berniat untuk memperbaiki kinerja dari serangkaian proses yang selama
ini sudah terjadi.
Dari salah satu penyebab inilah kemudian lahir apa yang dinamakan sebagai kebutuhan atau requirements dari pemerintah untuk melibatkan teknologi informasi dalam proses kegiatannya sehari‐hari.
mereka yang terlibat dalam proyek perencanaan dan pengembangan e‐government. Salah satu metodologi yang cukup banyak dilakukan adalah mencoba mencari the best practice atau pekerjaan unggulan (terbaik) yang pernah dilakukan oleh sejumlah komunitas pemerintahan dalam usahanya untuk mengaplikasikan modul e‐government tertentu.
Setelah langkah diagnosa dan shop around dilakukan, langkah ketiga yang perlu dikerjakan adalah meyakinkan para stakeholders bahwa apa yang hendak dikerjakan atau diaplikasikan benar‐benar sesuai dan/atau sejalan dengan visi e‐government yang telah dicanangkan. Pemerintah dalam hal ini harus cukup peka terhadap kebutuhan masyarakat atau mereka yang berkepentingan dengan keberhasilan proyek e‐government. Biasanya pemerintah yang baik akan memilih jenis proyek yang dilakukan berdasarkan asas prioritas dan manfaat. Di negara Chili, ketersediaan tempat tinggal (rumah) merupakan hal yang sangat krusial bagi masyarakat. Melihat hal ini, pemerintah memutuskan untuk mengembangkan aplikasi e‐ government dimana orang miskin dapat mengajukan permohonan untuk mendapatkan keringanan pembayaran atau subsidi kepada pemerintah melalui internet secara online. Melalui cara ini masyarakat dapat menghemat cukup banyak biaya dan waktu yang diperlukan untuk berhubungan dengan kantor perwakilan Menteri Perumahan yang hanya terdapat di kota‐kota besar saja. Hasilnya cukup mengagetkan. Dalam kurun waktu hanya 5 (lima) bulan semenjak dioperasikannya aplikasi e‐government ini, kurang lebih 40,000 orang dari segala penjuru negara telah mengajukan permohonannya.
Langkah keempat yang baik untuk dilakukan adalah mencoba melihat bagaimana pelaksanaan e‐government dari kacamata pengguna atau masyarakat. Sikap empati ini perlu untuk dilakukan untuk mencoba melihat isu‐isu yang secara langsung dihadapi oleh pengguna, sehingga diharapkan pemerintah dapat mengantisipasinya agar penerapan e‐ government dapat berlangsung dengan sukses. Contohnya adalah melihat kenyataan bahwa banyak sekali masyarakat yang belum pernah menggunakan komputer sebelumnya, atau belum tersentuhnya suatu daerah dengan infrastruktur teknologi yang dibutuhkan, dan lain sebagainya.
Sebuah provinsi di Negara Brazil yaitu Bahia State adalah sebuah contoh bagaimana sebuah aplikasi e‐government dapat diterapkan dengan baik tanpa membutuhkan infrastruktur teknologi informasi. Pemerintah Bahia menyediakan sejumlah mobile service center dalam bentuk truk yang diperlengkapi dengan peralatan komputer untuk berkeliling ke 400 daerah pedesaan dan pedalaman yang belum terjangkau infrastruktur telekomunikasi. Tugas utama mereka adalah untuk melayani masyarakat di sejumlah daerah tersebut dalam hal pembuatan akte kelahiran, kartu keluarga, kartu identitas buruh, kartu kesehatan, dan lain sebagainya. Hal ini dimungkinkan untuk dilakukan karena truk tersebut diperlengkapi dengan jaringan komputer yang terhubung dengan sistem basis data (database) pemerintah daerah dan pemerintah pusat. Hingga saat ini, telah kurang lebih 5 (lima) juta orang dilayani dengan menggunakan metode sederhana ini.
pengalokasian sumber daya seoptimal mungkin. Ada pepatah mengatakan ”think ambitiously, but implement discretely” yang kurang lebih berarti cobalah untuk ber�ikir secara ambisius dalam menargetkan hasil akhir penerapan e‐government, namun dalam pengimplementasiannya dilakukan secara bertahap. Di dalam penerapan e‐government sering dipergunakan strategi ”think big, start small, scale fast” yang kurang lebih memiliki arti yang sama.
Langkah keenam yang harus dilakukan setelah proyek e‐government selesai dilaksanakan adalah mencoba mensosialisasikan keberadaan aplikasi e‐government dengan cara memberitahukan prosedur baru tersebut kepada masyarakat. Berbagai cara dapat dilakukan, misalnya melalui penyuluhan, televisi, radio, sekolah, koran, dan lain sebagainya. Yang perlu disosialisasikan disini tidak sekedar cara kerja sistem yang baru, namun terlebih‐lebih perlu diperlihatkan alasan mengapa pemerintah mengganti sistem yang ada – dengan kata lain perlu diperlihatkan kepada masyarakat kelebihan‐kelebihan dari sistem yang baru dan manfaatnya bagi mereka. Jika pemerintah gagal mempromosikan ”produk baru” ini dan melakukan persuasi kepada masyarakatnya, maka yang terjadi adalah penolakan dari diri mereka untuk menggunakan sistem yang baru.
Pemerintah Tanzania menyewa konsultan khusus untuk menyusun sebuah buku panduan mengenai prosedur dan tata cara penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terpadu yang menggantikan proses terkait dengan manajemen SDM yang konvensional. Buku panduan tersebut selain berfungsi sebagai user manual, berisi pula penjelasan mengenai keuntungan yang diperoleh oleh para staf dan karyawan pemerintah jika menggunakan sistem yang baru. Secara tidak langsung buku manual tersebut sekaligus memiliki fungsi sebagai marketing kit bagi segenap staf dan karyawan pemerintahan.
Langkah terakhir yaitu hal ketujuh yang perlu dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan sebuah proyek e‐government. Cara melakukan evaluasi yang efektif adalah dengan menanyakan langsung pendapat para pengguna atau customers dari aplikasi e‐ government yang ada. Masukan dari mereka harus benar‐benar diperhatikan dan dijadikan bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan‐perbaikan di sana sini untuk menyempurnakan sistem yang ada.
6. HOW SHOULD WE PLAN AND MANAGE E‐GOVERNMENT PROJECTS?
Merencakan, mengeksekusi, dan mengelola proyek e‐government bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah. Cukup banyak proyek e‐government yang harus berakhir dengan kegagalan karena para pengelolanya tidak mengindahkan baku standar pengelolaan proyek. Inti dari manajemen proyek sebenarnya cukup sederhana, yaitu bagaimana dapat menyelesaikan sebuah proyek dengan ruang lingkup dan kualitas yang diinginkan (efektif) sesuai dengan tenggat waktu dan anggaran biaya yang telah ditentukan (tersedia).
dengan baik. Pembentukan tim ini haruslah dilakukan secara terinstitusionalisasi (formal) agar mereka dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan e�isien.
Perlu diperhatikan di sini bahwa terhadap tim tersebut perlu diberikan otoritas yang cukup agar project manager dan anggotanya dapat melaksanakan semua strategi dan skenario yang dimiliki. Terlebih‐lebih karena melihat bahwa kebanyakan proyek e‐government bersifat lintas sektora atau antar departemen, sementara di pemerintahan sistem organisasi yang diterapkan adalah birokrasi dengan struktur command and control yang jelas. Jika project manager dan timnya tidak diberikan wewenang yang cukup untuk mengakses berbagai data dan informasi yang ada di seluluruh departemen yang terlibat, maka akan semakin memperkecil tingkat kesuksesan proyek tersebut. Paling tidak dikeluarkan Surat Keputusan resmi yang mengikat secara hukum terhadap penunjukkan project manager dan pembentukan tim terkait, dan disosialisasikan secara lintas lembaga agar tidak terjadi penolakan‐penolakan di sana sini.
Pemerintah di negara Thailand membentuk National IT Committee (NITC) – sebuah komite koordinasi setingkat kementrian – dan menugaskan National Electronics and Computer Technology Center (NECTEC) untuk menjadi lembaga yang memimpin berbagai inisiatif pengembangan ICT dan e‐government di negara tersebut. NECTEC mendapatkan mandat dan dukungan penuh dari seluruh anggota kabinet sebagai lembaga yang akan menjadi driving force (kekuatan pemicu) agenda pengembangan ICT dan e‐government di Thailand, termasuk di dalamnya masalah pengelolaan proyek, penyiapan sumber daya manusia, dan penyusunan perangkat regulasi. NECTEC sekaligus berfungsi sebagai sekretariat dari NITC.
Setelah tim terbentuk dan project manager terpilih, langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menyusun struktur rencana kerja proyek (work breakdown structure). Mende�inisikan visi, misi, dan obyektif saja tidak cukup di sini, karena paling tidak 6 (enam) komponen penting harus diperhatikan pengelolaannya, masing‐masing adalah:
1. Content Development – menyangkut pengembangan aplikasi (perangkat lunak), pemilihan standar teknis, penggunaan bahasa pemrograman, spesi�ikasi sistem basis data, kesepakatan user interface, dan lain sebagainya.
2. Competency Building – menyangkut pelatihan dan pengembangan kompetensi maupun keahlian seluruh jajaran sumber daya manusia di berbagai lini pemerintahan. 3. Connectivity – menyangkut ketersediaan infrastruktur komunikasi dan teknologi
informasi di lokasi dimana e‐government akan diterapkan.
4. Cyber Laws – menyangkut keberadaan kerangka dan perangkat hukum yang telah diberlakukan terkait dengan seluk beluk aktivitas e‐government.
5. Citizen Interfaces – menyangkut pengembangan berbagai kanal akses (multi access channels) yang dapat dipergunakan oleh seluruh masyarakat dan stakehoder e‐ government dimana saja dan kapan saja mereka inginkan.
6. Capital – menyangkut pola permodalah proyek e‐government yang dilakukan terutama berkaitan dengan biaya setelah proyek selesai dilakukan seperti untuk keperluan pemeliharaan dan perkembangan – di sini tim harus memikirkan jenis‐jenis model pendapatan (revenue model) yang mungkin untuk diterapkan di pemerintahan.
terutama pengguna langsung sistem e‐government dengan porsi yang tepat akan sangat berguna terutama dalam usaha untuk melakukan evaluasi demi penyempurnaan sistem.
7. HOW WILL WE OVERCOME RESISTANCE FROM WITHIN THE GOVERNMENT?
Sulit ditemui pelaksanaan proyek e‐government yang bebas dari tantangan atau resistansi dari satu atau sejumlah pihak tertentu – terutama di negara berkembang dimana tingkat pengembangan sumber daya manusianya (human development index) masih relatif rendah dan terbatasnya ketersediaan sejumlah sumber daya penunjang lainnya. Ada beberapa hal yang patut dipelajari, dipahami, dan dilaksanakan sehubungan dengan terjadinya resistansi tersebut dan bagaimana mengatasinya.
Pertama adalah mencoba memahami mengapa resistensi tersebut muncul. Analisa ini teramat sangat penting untuk mencari penyebab dan akar permasalahannya. Ada beberapa permasalahan klasik yang kerap muncul dalam setiap inisiatif implementasi e‐government, misalnya:
1. Ketakutan bahwa mereka akan kehilangan pekerjaan karena tergantikan oleh teknologi;
2. Kekhawatiran bahwa otoritas atau kekuasaan (authority power) yang selama ini mereka miliki akan menjadi berkurang jika e‐government diimplementasikan;
3. Ketidakmampuan mereka dalam menggunakan teknologi seperti komputer atau perangkat lainnya;
4. Kesadaran bahwa dengan adanya teknologi, maka mereka akan kehilangan “pendapatan” tidak resmi yang kerap diperoleh sehari‐hari sebagai balas jasa dari orang‐orang yang dilayani; dan lain sebagainya.
Kedua adalah mengajak para stakeholder proyek e‐government – terutama para calon pengguna langsung atau user – untuk bersama‐sama duduk dalam merencanakan proyek terkait. Hal ini baik untuk dilakukan mengingat bahwa merekalah yang kelak akan merasakan manfaat dari penerapan e‐government tersebut. Adalah baik mencoba berdiskusi dengan mereka mengenai cara‐cara mensosialisasikan proyek tersebut agar mendapatkan dukungan dari beragam khalayak yang berkepentingan. Agar efektif, biasanya dipilih tokoh‐tokoh yang berpengaruh di komunitasnya masing‐masing. Akan lebih baik jika dapat ditemukan sejumlah tokoh yang telah memiliki pengalaman sukses menerapkan e‐government di komunitasnya sehingga dapat menjadi panutan bagi yang lain.
Ketiga adalah dengan secara konsisten, kontinyu, dan intens melakukan penjelasan kepada masyarakat mengenai “binatang apa” sebenarnya e‐government, karena adalah merupakan kenyataan bahwa konsep ini sangat asing di kalangan awam yang notabene merupakan mayoritas dari stakeholder proyek e‐government. Hal yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa diperlukan kiat‐kiat khusus agar penjelasan yang dilakukan berhasil, bukan malah membingungkan masyarakat. Memahami psikologi massa merupakan salah satu kunci sukses dalam proses memberikan penjelasan yang efektif.
manajer senior di dalam pemerintahan. Pengalaman memperlihatkan bahwa agar pelatihan atau training ini berlangsung dengan baik, kerjasama dengan pihak‐pihak seperti perguruan tinggi, lembaga riset, atau training provider sangat dibutuhkan.
Kelima adalah melibatkan pihak luar seperti konsultan ahli atau para pakar di bidang e‐ government – yang telah memiliki pengalaman dan jam terbang tinggi di bidang perencanaan dan pengembangan e‐government – untuk menjadi nara sumber dalam usahanya mengevaluasi dan memperbaiki kinerja proyek yang berlangsung. Para tenaga ahli ini dapat diambil dari kalangan pemerintahan itu sendiri, swasta atau industri, maupun dari perguruan tinggi.
Pemerintah sebuah negara di Timur Tengah, menugaskan sebuah perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap seluruh proyek e‐government yang dilaksanakan di negara tersebut. Melihat kenyataan ini, maka selain seluruh tim berbagai proyek bekerja bersungguh‐ sungguh agar tidak mendapatkan ”nilai buruk” ketika dievaluasi, antar tim proyek e‐ government saling ”berkompetisi” untuk mendapatkan ranking yang baik dalam evaluasi. Keenam adalah dengan membuat suatu suasana atau lingkungan sehingga yang bersangkutan ”terpaksa” untuk menggunakan e‐government walaupun mereka sebenarnya memiliki resistansi terhadap hal tersebut. Misalnya adalah dengan cara dikeluarkannya keputusan bahwa sistem yang lama tidak boleh dilakukan lagi. Satu‐satunya cara untuk bekerja mulai saat tertentu adalah dengan cara menggunakan sistem baru.
Di sebuah negara di Asia, seorang pimpinan pemerintahan mengumumkan bahwa mulai saat ini seluruh bentuk surat menyurat untuk undangan rapat maupun pertemuan akan dilakukan melalui electronic mail. Demikian pula yang bersangkutan akan sering melakukan diskusi dengan anak buah di jajarannya melalui fasilitas discussion atau chatting yang tersedia. Keadaan ini membuat seluruh anak buah yang bersangkutan ”terpaksa” belajar menggunakan komputer beserta �itur‐�itur yang terkait dengan kebutuhan tersebut.
Ketujuh adalah dengan melakukan kampanye secara terus menerus, baik dengan cara tradisional seperti membagikan atau memasang brosur maupun banner, sampai dengan cara‐ cara moderen seperti menggunakan media massa maupun internet.
Kedelapan adalah melalui cara pemberian penghargaan terhadap mereka yang dipandang berhasil menerapkan e‐government. Penghargaan yang diberikan dapat beraneka ragam bentuknya, seperti:
Menganugerahkan award yang diliput pemberiannya oleh pers dan media massa;
Menaikkan pangkat yang bersangkutan sesuai dengan jenjang karir yang ada;
Memberikan sejumlah bonus atas prestasi yang telah dilakukan;
Menjadikan mereka sebagai contoh atau teladan bagi orang‐orang lain; dan lain
sebagainya.
8. HOW WILL WE MEASURE AND COMMUNICATE PROGRESS? HOW WILL WE KNOW IF WE ARE FAILING?
Praktisi manajemen yang bijak mengatakan demikian:
“Something that cannot be controlled, cannot be managed”
yang mengandung arti bahwa berbagai kegiatan yang memiliki unsur‐unsur manajemen (pengelolaan sumber daya) – seperti proyek e‐government misalnya – harus memiliki ukuran kinerja yang jelas agar dapat diketahui status sukses/berhasil atau gagalnya aktivitas tersebut. Ada dua jenis ukuran atau indikator kinerja yang dapat dipergunakan dalam proyek e‐government.
Yang pertama adalah berkaitan dengan manajemen proyek itu sendiri. Sesuai dengan de�inisinya dimana proyek merupakan suatu rangkaian aktivitas yang memiliki titik mulai dan titik selesai untuk menghasilkan output tertentu dalam durasi waktu dan batasan anggaran yang tersedia. Dengan menggunakan standar manajemen proyek umum seperti misalnya PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) pada suatu titik tertentu dapat dilihat kinjerja dari sebuah proyek e‐government, seperti:
Apakah aktivitas yang dilakukan sesuai tenggat waktu yang direncanakan atau tidak;
Apakah aktivitas terkait telah mengkonsumsi anggaran yang lebih besar dari
seharusnya atau tidak;
Apakah individu yang diserahkan untuk melakukan aktivitas tertentu telah
mengerjakan pekerjaan sesuai target atau tidak;
Apakah pemakaian sumber daya penunjang (seperti: bahan baku, alat‐alat
administrasi, perangkat keras, dan lain‐lain) dilakukan secara optimal atau tidak; dan lain sebagainya.
Yang kedua adalah melakukan pengukuran terhadap sukses tidaknya proyek e‐government tersebut dengan cara menurunkan sejumlah indikator dari obyektif yang ingin dicapai. Ada dua jenis indikator yang dapat dipergunakan, yaitu:
Standar Ukuran Kinerja Pemerintah
Volume transaksi yang dilakukan secara elektronik atau digital;
Response Time yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu rangkaian proses
pelayanan kepada pelanggan;
Jumlah keluhan dari masyarakat atas kualitas pelayanan pemerintah;
Tambahan fasilitas pelayanan dari pemerintah terutama yang dilakukan secara
elektronik;
Lebar jangkauan pelayana pemerintah kepada masyarakatnya yang tersebar di
berbagai area geogra�is; dan lain sebagainya. Standar Ukuran Dampak Aplikasi e‐Government
Persentasi jumlah pelanggan yang menggunakan e‐government dibandingkan dengan
aktivitas manual terdahulu;
Jumlah “kunjungan” atau akses terhadap aplikasi e‐government melalui internet
Besarnya pengurangan biaya yang terjadi baik di kalangan institusi pemerintahan
maupun yang harus ditanggung oleh masyarakat atau penikmat/pengguna/pemakai pelayanan yang diberikan pemerintah;
Peningkatan ragam produk‐produk atau jasa‐jasa baru dari pemerintah yang
disediakan bagi komunitas masyarakatnya;
Kemudahan dalam “mengkonsumsi” pelayanan pemerintahan sesuai dengan
kebutuhan masyarakatnya; dan lain sebagainya.
Sebelum proyek dilaksanakan – yaitu dalam proses perencanaan – pimpinan proyek maupun manajemen atau stakeholder proyek e‐government harus bersepakat menentukan indikator kinerja kuantitatif maupun kualitatif yang hendak dipergunakan sebagai acuan (benchmark). Cara menentukan baku ukuran benchmark dapat berdasarkan pada hal‐hal semacam:
Melihat bagaimana pemerintah daerah atau negara lain memilih dan menentukan
suatu ukuran untuk jenis proyek sejenis;
Melakukan polling atau jajak pendapat di masyarakat dan menyimpulkan hasilnya;
Melalui survei yang dilakukan oleh para peneliti atau lembaga independen lainnya; dan
lain sebagainya.
9. WHAT SHOULD OUR RELATIONSHIP BE WITH THE PRIVATE SECTOR?
Pertanyaan mengenai sejauh mana peranan sektor swasta (industri) di dalam kerangka pengembangan e‐government kerap menjadi pertanyaan luas di kalangan para praktisi. Dalam melaksanakan proyek e‐government, pemerintah tidak dapat bekerja sendiri – mereka harus didukung dengan partisipasi swasta yang notabene memiliki domain pengetahuan di bidang teknologi informasi yang dipergunakan dalam e‐government dan akses lebih baik ke sektor keuangan dan pembiayaan.
perusahaan tertentu dimana yang bersangkutan selama proyek berlangsung harus melakukan transfer of knowledge kepada pihak pemerintahan yang kelak akan menjalankan aplikasi e‐ government yang dibangun, sehingga pemerintah dapat meningkatkan kualitas pelayanannya kepada masyarakat.
Dalam setiap kesempatan, hampir pasti skenario berikut akan terjadi. Perusahaan berusaha menjual produk dan jasa komersialnya kepada pemerintah terkait dengan pengembangan teknologi informasi untuk keperluan e‐government. Sementara dilain pihak pemerintah perlu mencari cara untuk dapat “menjual” pelayanan melalui e‐government tersebut ke masyarakat agar mereka senang menggunakannya. Jika masing‐masing pihak yang bermitra – beserta stakeholder yang terkait – memahami benar masing‐masing posisi tersebut, maka untuk mencari bentuk kerjasama yang tepat akan menjadi lebih mudah. Sektor swasta harus memberikan semacam “jaminan” atau “kiat‐kiat” atau “strategi” atau “metodologi” agar produk dan jasanya nanti akan dengan mudah berhasil dipergunakan oleh masyarakat, sementara pemerintah harus memberikan pula jaminan bahwa kewajiban komersial yang harus menjadi hak sektor swasta (seperti kejelasan sumber dana, ketepatan termin pembayaran, dan lain‐lain) sesuai dengan kontrak yang ada dapat dilaksanakan dengan baik. Cara lain yang dapat dipergunakan pula sebagai pemula dalam usaha menjalin kemitraan strategis adalah dengan memahami kekuatan yang dimiliki oleh masing‐masing pihak. Hal ini perlu untuk dilakukan karena dalam berbagai konteks atau inisiatif, kekuatan yang dimiliki oleh masing‐masing pihak dapat berbeda‐beda. Dengan mengetahui kekuatan (dan tentu saja kelemahan) dari setiap pihak maka dengan jelas dapat ditemukan kerangka kerja sama yang tepat karena biasanya kekuatan yang dimiliki satu pihak akan menutupi kelemahan di pihak lain. Pemerintah pun harus bersifat profesional dalam hal ini karena pada kenyataannya banyak sekali pihak swasta yang berkepentingan sementara di antara mereka sendiri saling berkompetisi untuk menawarkan produk, jasa, dan bentuk kerjasamanya masing‐masing. Dalam kondisi seperti ini, jelas asas kebijaksanaan, kearifan, dan keadilan akan sangat berpengaruh. Dari sisi pemerintah cukup mudah, dalam arti kata yang bersangkutan perlu mengadakan beauty contest terhadap masing‐masing calon mitranya sebelum yang bersangkutan melakukan pemilihan. Proses tender atau bidding yang transparan merupakan salah satu cara yang kerap dipergunakan terkait dengan kondisi ini. Prinsipnya, siapa yang dapat memberikan sesuatu yang terbaiklah yang berpotensi menjadi mitra strategis pemerintah.
10. HOW CAN E‐GOVERNMENT IMPROVE CITIZEN PARTICIPATION IN PUBLIC AFFAIRS? Target terakhir atau ultimate goal dari sebuah evolusi e‐government adalah perbaikan dan peningkatan terhadap partisipasi publik dalam proses pemerintahan. Ketika berbicara mengenai target ini, hampir semua negara di dunia dalam status yang sama, yaitu dalam proses menuju pada terciptanya suasana tersebut. Publik – yang merupakan kumpulan dari individu, komunitas, dan sektor swasta di dalam suatu negara – dapat berpartisipasi di dalam e‐government dalam bentuk hal‐hal semacam:
Memberikan penilaian terhadap kebijakan pemerintah yang akan dieberlakukan atau
yang telah diinstitusionalisasi secara bebas dan aktif melalui fasilitas email atau mailing list;
Mencari data atau informasi yang dibutuhkan untuk proses penunjang aktivitas sehari‐
Mengikuti beragam dialog atau public hearing yang dilakukan secara online melalui
internet; dan lain sebagainya.
Partisipasi publik merupakan hal yang penting karena adalah tugas utama pemerintah untuk melayani publiknya. Jenis dan ragam pelayanan beserta kinerjanya akan secara efektif dapat dicapai oleh pemerintah apabila publik sebagai pelanggannya secara aktif dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Lihatlah bagaimana sering terjadi adanya demonstrasi melawan keputusan pemerintah karena apa yang dilakukan tidak sesuai dengan harapan dan suara hati rakyat atau masyarakatnya. Melalui implementasi e‐government, kolaborasi antara pemerintah dengan publiknya dapat dilakukan dengan mudah, murah, dan cepat.
Ada pendapat yang mengatakan bahwa citizens are the e‐government experts yang mengandung arti kurang lebih bahwa masyarakatlah yang paling tahu betul kebutuhan mereka sehari‐hari dan dalam kerangka bagaimana pemerintah harus membantu mereka dalam hal memberikan sejumlah produk dan pelayanan tertentu. Tanpa berkonsultasi dengan mereka, sering kali aspek demand dari publik tidak sesuai dengan aspek supply atau bahkan bertentangan dari yang diberikan pemerintah.
Pemerintah sebuah kota di Eropa tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan rakyatnya mengembangkan sebuah sistem online untuk proses pendaftaran sekolah anak‐anak. Sistem yang kompleks dan memakan biaya besar ini pada akhirnya tidak ada yang menggunakan karena ternyata sebagian besar orang tua langsung mendaftarkan sekolah anaknya ketika yang bersangkutan melakukan kunjungan ke sekolah yang diinginkan – karena sekaligus ingin melihat fasilitas, sarana prasaran, dan bertemu dengan para guru dan pendidik di sekolah tersebut.
Pada akhirnya, sebuah proses evolusi dan pengembangan e‐government dapat dikatakan berhasil apabila partisipasi publik dalam menggunakan teknologi ini semakin bertambah dari hari ke harinya. Spektrum bentuk partisipasi dalam e‐government sangat lebar variasinya, mulai dari berperan sebagai user aktif dari aplikasi yang ada, sampai dengan turut merancang dan mengevaluasi proyek e‐government yang dikembangkan.
Di Afrika Selatan – melalui situs www.gov.za – mengembangkan aplikasi e‐government yang
memungkinkan masyarakat mendapatkan draft lengkap rancangan undang‐undang atau peraturan yang sedang disusun dan akan diajukan oleh lembaga legislatifnya. Seluruh masyarakat dapat melakukan kajian dan menganalisa kebijakan tersebut untuk selanjutnya mengirimkan pendapatanya dalam bentuk kritikan, anjuran, saran, analisa, dan lain sebagainya kepada dewan. Dengan cara demikian, selain masyarakat merasa dilibatkan dalam proses penyusunan peraturan yang akan diberlakukan bagi mereka, hasil kerja dewan benar‐ benar sesuai dengan kebutuhan dari masyarakat (tidak bertentangan dengan suara hati rakyat).
