Perencanaan Strategis MSI
ISU” KEPEMIMPINAN 2
2
Definisi Lederer & Sethi PSSI
• SISP merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi
portofolio aplikasi berbasis komputer yang akan membantu organisasi dalam menjalankan perencanaan bisnisnya dan mewujudkan tujuan bisnisnya
• Sebaliknya, SISP dapat juga menghasilkan permintaan
aplikasi dengan pengaruh yang tinggi dan kemampuan untuk membuat keuntungan/keunggulan diantara pesaingnya
Lederer & Sethi (1988), The Impementation of Strategic Information Systems Planning Methodologies, MIS Quarterly, 12:3, September pp. 445-461.
• Vitale ( 1986 ) menyatakan perbedaan dari dua pendekatan diatas dan menyebutkan bahwa pernyataan pertama sebagai usaha untuk align tujuan MIS dengan tujuan organisasi
Klasifikasi Metodologi PSSI
Ruohonen
• Model Align
– Business Systems Planning (IBM, 1975), Strategic Systems Planning (Holland, 1986), Information
Engineering (Martin, 1982), Critical Success Factor
Analysis ( Rockart,1979), Method/1 (Arthur Anderson and Co., 1982)
• Model Impact
– Value Chain Analysis (Porter, 1985) dan Strategic Thrusts Model (Wiseman, 1985)
• Namun, baik model alignment maupun model impact tidak dapat menangani lagi SISP dewasa ini dikarenakan
Kondisi Manajemen SI/TI Saat
Ini
• Organisasi seharusnya tidak lagi memandang portofolio aplikasi sistem informasi sebagai prioritas output satu-satunya dari proses SISP
• Namun permasalahan manusia, organisasi dan infrastruktur sekarang merupakan komponen kritis (Galliers,1991)
• Model ketiga, model fit yang diusulkan oleh Ruohonen (1991). Model ini memberikan perhatian utama pada
budaya organisasi, kebutuhan sumber daya manusia dan kemampuan untuk berubah karena penggunaan teknologi informasi, strategi perusahaan dan faktor organisasi
Domain PSSI
• Penyelarasan investasi SI dengan tujuan
bisnis
• Eksploitasi SI untuk keuntungan kompetitif
• Mengarahkan manajemen sumber daya TI
secara efektif dan efisien
Klasifikasi Earl untuk kondisi yang
cukup untuk kesuksesan PSSI
MIS Quarterly, March, pp1-24
Method Process
SISP
5 Pendekatan PSSI Earl
Domain Strategis SI
• SI untuk Keuntungan Kompetitif
• Menerapkan PSSI untuk organisasi
• Inovasi & Perubahan dalam Organisasi
• e-Commerce
• Globalisasi
• Outsourcing & Downsizing
View Organisasi Leavitt(1964 )
Task
Structure
People
Framework Manajemen TI
Scott-Morton (90an)
Structure
Management
Processes Technology
Strategy
Individuals & Roles Eksternal
Sosio-economis Lingkungan
Mintzberg (1994) on Deliberate
Strategy
Realized strategy
Deliberate Strategy
Intended Strategy
Emergent Strategy
Segitiga Sistem Informasi Earl
Strategi SI
•Business Unit + Perusahaan
•Orientasi Kebutuhan •Fokus Bisnis •Business with IT
Strategi MI
•Administration & Organisation
•Roles & Relationships •Fokus Manajemen •Business and IT
Strategi TI
•Scope & Arsitektur •Orientasi Suplai •Fokus Teknologi •IT with Business
What?
How? Who?
Venkatraman’s Strategic Alignment Model (SAM)
Functional Integration Strategic
Integration
Business Domain IT Domain
External
Internal
Business Scope
Distinctive
Competencies governanceBusiness
Administrative Infrastructure
skills
processes skills
Framework Clarke untuk PSSI
“Information Systems Strategic Management” Routledge IS Textbooks p57
Batasan Sistem Strategis
Siklus Kritis
Pembelajaran&Aksi
Structured Analysis
(IT) Interpretative
Analysis (IS)
Iklim Organisasi
Goal seeking
(STRATEGY
FORMULATION)
Issue- based
(PROBLEM SOLVING)
Top-Down Bottom-Up
REACTIVE PROACTIVE
Future
effectiveness
REACTIVE ISOLATED
Current
effectiveness
Competitiveness
Efficiency
PSSI menurut Gallier
Model portofolio McFarlan (1984)
Key Key
Operational
Operational StrategicStrategic
• Aplikasi yang penting untuk mendukung bisnis saat ini • Misal : basis datta
pegawai, penjadwalan pemeliharaan mesin
• Aplikasi yang penting untuk kesukses masa depan
• Misal : komputerisasi yang terintegrasi dengan proses produksi dsb
Support
Support High PotentialHigh Potential
• Aplikasi yang
meningkatkan manajemen & performansi tapi tidak kritis untuk bisnis
• Misal : panggajian dsb
• Aplikasi yang mungkin berperan dalam strategi kedepan
• Misal : EDI dengan seluruh penjual, email dsb
T
TI berpengaruh pada Strategi Inti
Karakteristik PSSI[1]
• Tugas utama : strategis/ keuntungan kompetitif, menghubungkan dengan strategi bisnis
• Key objective : mengejar kesempatan, integrasi strategi SI dan strategi bisnis
• Arahan dari : manajemen senior/eksekutif dan pengguna, koalisi dari pengguna/manajemen dan sistem informasi
Karakteristik PSSI[2]
• PSSI dalam era SIS saat ini bukan pekerjaan yang mudah karena proses ini melekat pada proses bisnis
• Sistem ini harus menyediakan kebutuhan
strategis untuk perusahaan, misalnya : melayani tujuan bisnis dan membuat keunggulan
kompetitif berbarengan memenuhi kebutuhan pemrosesan data dan kebutuhan MIS
• Poin utamanya adalah organisasi tersebut harus merencanakan sistem informasi tidak hanya
20
Teknik-teknik untuk membuat
kebutuhan SI
• Business strategy analysis
• Critical Success Factor • SWOT
• Balance Scorecard
• Organizational modeling • Business portofolio &
competitive strategy analysis
• Value chain analysis ( internal & external )
• Proces abalysis/Business Process re-engineering • Business modeling:
information analysis techniques
• Current portfolio analysis • Technology assessment &
Balanced Scorecard
Customer Perspective
Customer Perspective
Objectives
Objectives MeasuresMeasures
Internal Business
Internal Business
Perspective
Perspective
Objectives
Objectives MeasuresMeasures
Financial Perspective
Financial Perspective
Objectives
Objectives MeasuresMeasures
Innovation and Learning
Innovation and Learning
Perspective
Perspective
Objectives
Objectives MeasuresMeasures
Bagaimana
shareholders melihatmelihat kita?
kita?
Apa yang hrs
Apa yang hrs
kita tingkatkan?
kita tingkatkan?
Bagaimana usaha kita untuk
Bagaimana usaha kita untuk
Menambah nilai&berkembang?
Menambah nilai&berkembang?
Critical Success Factor
• Digunakan untuk menginterpretasikan
business objectives dalam bentuk aksi
untuk mencapainya
• Didefinisikan sebagai “bidang dimana hasil
yang memuaskan akan menjamin
performansi kompetitif yang sukses”
• Biasanya 5-8 per objective
Menentukan Critical Success
Factors
• Identifikasi objective
• Identifikasi CSF untuk setiap objective
• Menggabungkan CSF yang muncul lintas
objective
• Pertanyaan CSF TI
– Bagaimana TI dapat menolong mencapai CSF?
Permasalahan dengan CSF
• Fokus utama pada kontrol manajemen
• Cenderung fokus secara internal &
analitis daripada kreatif
Kombinasi BSC & CSF
• Critical Success Factor dapat
digabungkan dengan Balanced Scorecard
• Menentukan CSF dari Objective &
Measure BSC dengan mengidentifikasikan
aksi yang akan terlaksananya objective
• Model dapat dapat dikembangkan dengan
menambahkan kebutuhan TI/SI untuk
TI dalam Balanced Scorecard/CSF
• Apa keperluan manajemen?
– Jaminan kebutuhan perusahaan dipenuhi
• Dimana hal tersebut diukur?
– Dalam Balanced Business Scorecard sebagai Key Goal Indicator yang merepresentasikan hasil proses bisnis
• Apa peranan TI?
– Proses TI memberikan informasi yang tepat yang memungkin pemenuhan kebutuhan bisnis; hal ini adalah CSF untuk perusahaan
• Dimana hal tersebut diukur?
– Dalam IT Balanced Scorecard sebagai Key Goal Indicator yang merepresentasikan hasil TI :
informasi diberikan sesuai kriteria (effectiveness, efficiency, confidentiality, integrity, availability,
compliance and reliability)
• Apa lagi yang perlu untuk diukur?
– Apakah hasil secara positif dipengaruhi oleh sejumlah CSF yang harus diukur sebagai KPI sampai sejauh mana TI dijalankan
Evalusi Gap Antara Lingkungan
TI Saat Ini/Yang Dibutuhkan
• Gunakan modeling & re-desain proses
untuk menetapkan :
– Proses-proses yang harus diidentifikasi, penyerdehanaan atau re-desain
– Sumber daya informasi baru/diupgrade
29
Perspektif Strategis untuk Aplikasi
STRATEGIC
STRATEGIC
Investasi dalam aplikasi SI/TI penting untuk menopang strategi bisnis
ke depan
IT enabled business
Inovasi produk dan servis
Market & Supply chain opportunities
HIGH POTENTIAL
HIGH POTENTIAL Investasi dalam aplikasi SI/TI yang
mungkin penting untuk mencapai kesuksesan di masa
depan
Perubahani industri
Investasi dalam aplikasi SI/TI yang
bernilai tapi tidak mendesak
SUPPORT
SUPPORT
Ward & Peppard, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons 2002 Investasi dalam
aplikasi SI/TI saat ini yang digunakan
perusahaan agar mencapai kesuksesan
KEY OPERATIONAL
Analisis Value Chain
• Aktivitas bisnis untuk desain, produksi,
pemasaran & dukungan produk atau
servis; aktivitas-aktivitas ini dapat
direpresentasikan sebagai value chain
Analisis Value Chain Eksternal
• Fokus pada suplai & permintaan dalam industri
• Memeriksa setiap proses untuk menetapkan:
– Bagaimana hal ini menambah nilai ke kustomer selanjutnya dalam?
– Bagaimana hal ini menambah nilai terhadap pemberi input?
• Memeriksa aliran informasi kunci untuk
Peningkatan Value Chain Eksternal
…dapat
• Membuat lebih banyak permintaan
• Memenuhi lebih banyak permintaan yang
ada (meningkatkan
market share
)
Daur Hidup Sumber Daya Kustomer
• Berhubungan dengan produk/servis
perspektif kustomer sebagai sumber daya
• Tahapan
– Penentuan Requirement (apakah saya membutuhkan hal ini?)
– Acquisition (Beli saja)
– Stewardship (memelihara)
Analisis Opportunity SI/TI
• SI/TI digunakan untuk mendukung
aktivitas/proses yang pada :
Analisis Internal Value
• Pisahkan apa yang dilakukan perusahaan
dengan bagaimana hal itu dilakukan
• Bedakan diantara tipe aktivitas bisnis
– Aktivitas primer : menambah nilai secara langsung; aktivitas yang menentukan
keberhasilan/kegagalan
Tujuan Penentuan Strategi TI
• Identifikasi aplikasi yang dibutuhkan &
prioritasnya
• Dapat menyediakan sumber daya untuk
mencapai keberhasilan ( poin diatas )
• Salah satu produk akhirnya adalah
Bagian dari Application Portfolio
• Aplikasi saat ini
– Yang sudah ada atau dalam pengembangan
• Aplikasi yang dibutuhkan
– Dibutuhkan untuk mencapai business objectives & strategi dalam skema
perencanaan
• Aplikasi yang potensial
Unsur Bisnis Utama dalam
Perencanaan TI
• Unit bisnis & hubungannya
• Tahapan kematangan industri
• Produk & portofolio unit bisnis kustomer
• Competitive forces yang mempengaruhi
unit bisnis
– Analisis SWOT
• Kompetensi Kunci yang dibutuhkan untuk
sukses
Interpretasi Business Objectives
• Apa yang organisasi :
– Lakukan dalam lingkungan saat ini atau yang baru
– Ingin lakukan, berdasar pada nilai & pandangan eksekutif & stakeholders – Harus lakukan, untuk bertahan dalam
lingkungan saat ini
Langkah Selanjutnya dalam
Formasi Strategi
• Analisis value chain (internal&eksternal)
dan aliran informasi yang berhubungan
• Tentukan Critical Success Factor
Prioritasi Dalam Investasi TI
• Identifasi proses bisnis kritis & aktivitas
berdasar CSF
• Nilai opsi baru untuk investasi
• Tentukan applications portfolio masa
depan
• Lihat lintas unit bisnis untuk
42
Identifikasi Proses Bisnis Kritis
• Aktivitas biaya tinggi, penambahan nilai rendah hanya menawarkan kemungkinan pengurangan biaya
• Aktivitas penambahan nilai yang tinggi dapat dibuat lebih efektif jika peningkatan berhubungan langsung dengan CSF
– Jika berbiaya tinggi, pengurangan biaya dimungkinkan
• Jika beberapa aktivitas dihubungkan dengan CSF,maka mereka diurus secara kolektif dalam peningkatan nilai atau pengurangan biaya
