PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MENINGKATKAN
KINERJA PEGAWAI PADA KANTOR KELURAHAN KALIDONI
KECAMATAN KALIDONI KOTA PALEMBANG
Oleh : Puji Rahman, S. Sos., M. Si.
( Dosen Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Satya Negara Palembang )
Program Studi Administrasi Negara, STIA Satya Negarafujyr@ymail.com
ABSTRAK
Tujuan Administrasi dipergunakan dalam suatu kegiatan atau proses, kegiatan
tata usaha dan pemerintah arti dari perkantoran yaitu orang yang melakukan kegiatan
dalam bidang administrasi untuk melakukan penuntasan masalah, tujuan dari pada
perkantoran yaitu untuk membantu penyelesaian dalam kegiatan administrasi pegawai
atau pekerjaan. Kegiatan dan kemajuan administrasi yang di capai oleh suatu Lembaga
Pemerintah, salah satunya dapat dilihat pada bagian Administrasi Perkantoran. Hal ini
sangat penting dan perlu dapat perhatian khusus sehingga dapat menunjang kinerja
pegawai pada suatu instansi.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Peranan Administrasi
Perkantoran Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai dan untuk mengetahui apa saja
faktor yang mempengaruhi Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan
Kinerja Pegawai Pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota
Palembang. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, teknik
pengumpulan data dengan melakukan observasi, wawancara, dokumentasi dan
kepustakaan.
Hasil dari penelitian dan pembahasan dapat dilihat bahwa Peranan
Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Kantor
Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang masih belum terlaksana
dengan optimal, karena hal ini dapat dilihat dari kepemimpinan yang diterapkan oleh
Kepala Lurah mengenai kepengawasan langsung dengan pegawai belum berjalan
dengan baik. Sebaiknya Kepala Kelurahan Kalidoni memantau langsung para pegawai
agar tujuan dari kegiatan yang dibuat oleh Kelurahan dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
membawa efektivitas dalam perkantoran, sebab wilayah Negara Indonesia terdiri dari berbagai satuan daerah yang masing-masing memiliki sifat-sifat khusus tersendiri yang di sebabkan oleh faktor-faktor geografi, adat istiadat, kehidupan ekonomi, bahasa, tingkat pendidikan dan sebagainya. Suatu harapan kita semua, bahwa otonomi daerah segara terwujud dan berjalan baik.
Otonomi daerah merupakan suatu tantangan dan kesempatan yang baik bagi penyelenggara perkantoran daerah dalam menampilkan kinerja pelayanan masyarakat. Otonomi daerah merupakan kekuasaan yang diberikan oleh Pemerintah Pusat kepada Pemerintah Daerah untuk mengatur rumah tangganya sendiri dalam meningkatkan perekonomian daerahnya sendiri. Supaya tercapai tujuan yang telah ditetapkan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah.
Penyelenggaraan Pemerintah dan pembangunan di daerah diharapkan lebih adil, demokratis, memberdayakan masyarakat di segala aspek dan tingkatan. Pemerintah sebagai pemegang utama dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sangat penting perannya dalam mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang ada guna mencapai tujuan Nasional yang telah di rumuskan oleh pendiri bangsa dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar 1945 Alinea IV. Oleh karena itu, tugas pemerintah tidak hanya terbatas pada pelayanan masyarakat tetapi juga menanamkan nilai-nilai dasar yang pada pelayanan masyarakat tetapi juga menanamkan nilai-nilai dasar yang mendukung pembentukan dan pengembangan kepribadian para aparatur nya. Perlu diciptakan kondisi yang kondusif bagi pengembangan para aparatur Negara yang memiliki tanggung jawab, professional, dan berbudi luhur. Pemenuhan harapan-harapan seperti menuntut instansi Pemerintah menyusun suatu administrasi perkantoran kedalam kegiatan yang bersifat pengembangan dan pembinaan kinerja para pegawainya.
Pemenuhan harapan ini sangat tergantung pada beberapa faktor yang mempengaruhi, baik faktor yang berasal dari dalam maupun faktor dari luar, adapun faktor
yang ditetapkan berdasarkan ketentuan yang berlaku khususnya di Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang. Hal ini dikarenakan Kepala Bagian Perkantoran merupakan unsur yang paling penting untuk menentukan, serta terlibat langsung dalam proses pengembangan dan pembinaan kinerja pegawainya. Bagian umum merupakan suatu Bagian yang membidangi atau mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai Pelayanan Administrasi dalam penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah khususnya pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang.
Faktor penyebab dari luar yaitu mengikut sertakan pelatihan-pelatihan pegawai untuk pembentukan kepribadian dan menanamkan nilai-nilai dasar yang mendukung pengembangan kepribadian para aparaturnya. Faktor dari dalam bagian umum yang sangat mendukung dalam rangka pemenuhan harapan. Pelaksanaan Administrasi yang terdapat pada bagian umum pada umumnya meliputi kegiatan, menyusun tata usaha, misalnya : kegiatan surat-menyurat, catat-mencatat segala kegiatan, menyusun dan menyimpan bahan laporan atau informasi yang berguna untuk kelancaran kegiatan. Sedangkan disisi lain, mempunyai tugas pengelolahan administrasi perkantoran yang diharapkan untuk menghasilkan Aparatur Negara yang memiliki kinerja baik.
Pegawai Negeri Sipil yang merupakan unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakat yang penuh dengan kesetiaan dan ketaatan kepada Pacasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan pemerintah, menyelenggarakan tugas umum perkantoran dan pembangunan.
Kinerja mengandung pengertian melaksanakan atau menyelenggarakan suatu tugas dan kewajiban. Setiap pegawai memiliki tugas dan kewajiban sesuai dengan bidangnya masing-masing. Maka terdapat hubungan yang erat antara kinerja dan pegawai.
2
mampu melaksanakan tugas pembangunan. Pemerintah bukan hanya menjalankan tertib pemerintah tetapi juga harus mampu menyelenggarakan dan memperlancar pembangunan untuk kepentingan rakyat banyak. Kesetiaan dan ketaatan mengandung pengertian, bahwa Pegawai Negeri Sipil berada sepenuhnya di bawah Pimpinan Pemerintah. Hal ini ditegaskan untuk menjamin terwujudnya Administrasi Perkantoran Negara yang baik.
Max Webber dalam Kumorotomo (2005:82), menyatakan bahwa “Administrasi berarti penyelenggaraan wewenang dan otoritas. Otoritas disini dapat dimiliki oleh para aparat birokrasi karena mereka telah mendapatkan legitimasi dari rakyat melalui Negara”
Tujuan Administrasi dipergunakan dalam suatu kegiatan atau proses, kegiatan tata usaha dan pemerintah arti dari perkantoran yaitu orang yang melakukan kegiatan dalam bidang administrasi untuk melakukan penuntasan masalah, tujuan dari pada perkantoran yaitu untuk membantu penyelesaian dalam kegiatan administrasi pegawai atau pekerjaan. Kegiatan dan kemajuan administrasi yang di capai oleh suatu Lembaga Pemerintah, salah satunya dapat dilihat pada bagian Administrasi Perkantoran. Hal ini sangat penting dan perlu dapat perhatian khusus sehingga dapat menunjang kinerja pegawai pada suatu instansi, lembaga pemerintah khususnya pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang. Peningkatan dan kemampuan prestasi kerja bawahan merupakan usaha yang tepat untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas yang dihadapi yang menjadi tujuan organisasi perkantoran tersebut.
Berdasarkan pengamatan sementara penulis di lapangan, menunjukkan adanya indikasi kurangnya pemahaman tentang pentingnya pelaksanaan administrasi perkantoran yang baik di Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang, dikarenakan sebagian pegawai pada kantor kelurahan tersebut belum memahami tentang administrasi yang sangat berperan penting dalam suatu pekerjaan di dalam kantor, dan tidak ada pelatihan khusus yang dilakukan untuk melakukan pelayanan dalam administrasi yang baik dan benar.
Kinerja pegawai dalam penyelenggaraan perkantoran sampai saat ini masih dirasakan kurang efektif, dikarenakan oleh masih kurangnya pemahaman pegawai akan uraian pekerjaan masing-masing, lingkungan kerja, serta masih kurangnya pengawasan serta evaluasi kerja oleh pimpinan sehingga dapat mempengaruhi kelancaran pegawai dalam penyelenggaraan kegiatan.
Oleh karena itu mengingat begitu pentingnya peranan administrasi perkantoran dalam meningkatkan kinerja pegawai. Khususnya pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: “Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan diatas adapun pokok dari permasalahan yang diangkat yaitu adalah :
1. Bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang?
2. Apa saja faktor yang mempengaruhi peranan administrasi perkantoran dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang?
LANDASAN TEORI a. Pengertian Peranan
Peranan (role) merupakan proses dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, dia menjalankan suatu peranan. Perbedaan antara kedudukan dengan peranan adalah untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Keduanya tidak dapat dipisah-pisahkan karena yang satu tergantung pada yang lain dan sebaliknya. (Soekanto, 2009:212-213).
Levnson dalam Soekanto (2009:213) mengatakan peranan mencakup tiga hal, antara lain:
seseorang dalam masyarakat. Peranan dalam arti ini merupakan rangkaian peraturan-peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan bermasyarakat.
2. Peranan merupakan suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi.
3. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa peranan adalah suatu peraturan yang dilaksanakan oleh individu untuk kehidupan bermasyarakat.
b. Pengertian Administrasi
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi juga dibedakan menjadi dua yaitu pengertian administrasi dalam arti sempit dan pengertian administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang memiliki sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi bersifat luas adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Max Webber dalam Kumorotomo (2005:82) “Administrasi berarti penyelenggaraan wewenang dan otoritas. Otoritas disini dapat dimiliki oleh para aparat birokrasi karena mereka telah mendapatkan legitimasi dari rakyat melalui Negara” Administrasi dapat dibagi menjadi dua yaitu :
1. Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi”. (The Liang Gie,1972)
2. Administration mempunyai pengertian yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tata usaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Berdasarkan pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
c. Pengertian Perkantoran
Secara harfiah perkantoran berasal dari kata pegawai yang berimbuhan arti dari pegawai itu sendiri menurut Doni & Agus Garnida (2015:12), adalah “Orang yang menjual tenaga atau memberikan jasanya kepada orang lain dengan harapan mendapatkan imbalan atau jasa yang memadai dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di dalam organisasi”.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perkantoran adalah suatu wadah, tempat atau ruangan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan agar telaksana sesuai yang diinginkan.
d. Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie (2007: 3) “Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya”.
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.
4
perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (Gie, 2007 :16), yakni :
a. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat
Kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, pencatatan dengan pita rekaman.
c. Mengelola
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.
d. Mengganda
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
f. Menyimpan
Kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan (informasi). Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
e. Indikator Peranan Administrasi Perkantoran
Indikator peranan administrasi perkantoran adalah untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. Adapun indikator peranan administrasi perkantoran menurut George R. Terry dalam Priansa & Agus Garnida (2015:57)
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi.
2. Organizing (Pengorganisasian) Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. 3. Leadership (Kepemimpinan)
4. Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.
f. Fungsi Administrasi Perkantoran Fungsi administrasi perkantoran menurut Quible dalam Sukoco (2006:4), yang menulis ada 5 jenis office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu:
1. Fungsi Rutin
Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari.
2. Fungsi teknis
Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi. 3. Fungsi Analisis
Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan.
4. Fungsi Interpersonal
Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi. 5. Fungsi Manajerial
Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi
ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisas
g. Pengertian Kinerja
Menurut Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia disingkat LAN-RI (1997:3) merumuskan kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan, program, kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi, dan visi organisasi.
Konsep kinerja pada dasarnya dapat dilihat dari dua segi, yaitu kinerja pegawai (perindividu) dan kenerja organisasi. Kinerja pegawai adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu organisasi. Sedangkan kinerja organisasi adalah totalitas hasil kerja yang dicapai suatu organisasi. Kinerja pegawai dan kinerja organisasi memliliki keterkaitan yang sangat erat . tercapainya tujuan organisasi tidak bisa dilepaskan dari sumber daya yang dimilkiki oleh organisasi yang digerakkan atau dijalankan pegawai yang berperan aktif sebagai pelaku dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian kinerja kerja adalah hasil kerja yang di capai seseorang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan beban kerja yang di berikan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu.
h. Indikator Kinerja
Indikator kinerja yang dimaksud oleh LAN-RI (1997:7) adalah ukuran kuantitatif dan kualitatif yang mengambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan dengan mempertimbangkan indikator masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (outcomes).
6
mencermikan berfungsi keluaran kegiatan-kegiatan pada jangka menengah (efek langsung).
Penerapan indikator kerja menurut LAN-RI yaitu merupakan proses identifikasi dan klasifikasi indikator kerja melalui sistem pengumpulan data atau informasi untuk menentukan kinerja kegiatan, program, dan kebijakan. Dengan demikian indikator kinerja dapat digunakan untuk mengevaluasi :
1. Tahapan perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses pembuatan keputusan terhadap usaha-usaha dari seorang manager dalam mencapai tujuan. Pengambilan keputusan dari beberapa alternatif harus sedemikian rupa sehingga rencana yang telah ditetapkan akan menjadi pedoman yang harus diikuti taraf-taraf berikutnya. 2. Pelaksanaan
Bahwa pemimpin organisasi berada di tengah-tengah para pegawai dengan memberikan bimbingan dalam pelaksanaan kegiatan organisasinya. 3. Tahap setelah kegiatan selesai dan
berfungsi
Maksudnya dalam hal ini dalam kegiatan yang telah diselesaikan pimpinan mengamati dan memperbaiki tindakan-tindakan yang salah dari pegawainya agar dapat dicapai dengan baik dengan kata lain, proses perbandingan hasil-hasil kerja yang seharusnya dicapai. Sehingga dapat berjalan dengan baik sesuai fungsi yang ada.
Menurut Holloway dalam Nasacha (2007:104), menyebutkan bahwa indikator kerja dapat berupa akuntabilitas, efisiensi, efektifitas, dan keadilan. Dijelaskan lebih jauh bahwa ada juga indikator konvensional kinerja yang berupa tingkat profitabilitas, kepuasan stakeholder, dan kepuasan pelanggan.
i. Pengertian Pegawai
Pegawai adalah orang yang melaksanakan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari pemerintah atau perusahaan. Pegawai Negeri Sipil, di dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang No. 5 tahun 2014, tentang aparatur sipil negara dikemukakan bahwa pegawai adalah adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang
diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Selanjutnya di dalam buku Ensiklopedia administrasi dikatakan bahwa pegawai adalah terdiri dari pegawai negeri sipil dan anggota angkatan bersenjata Republik Indonesia. Pegawai negeri sipil terdiri dari :
1. Pegawai negeri sipil pusat
a. Pegawai negeri sipil pusat yang gajinya dibebankan pada anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan bekerja pada departemen, kesekretariatan lembaga tertinggi/tinggi negara, instansi vertikal di daerah-daerah dan kepaniteraan pengadilan.
b. Pegawai negeri sipil pusat yang bekerja pada perusahaan jawatan. c. Pegawai negeri sipil pusat yang
bekerja yang diperbantukan atau dipekerjaan pada daerah otonom. d. Pegawai negeri sipil pusat yang
menyelenggarakan tugas negara lainnya seperti hakim pada pengadilan negeri dan pengadilan tinggi dan lain-lain.
2. Pegawai negeri sipil daerah
Pegawai negeri sipil daerah adalah pegawai yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja. Daerah dan bekerja pada dinas atau isntansi daerah otonom. Pegawai negeri sipil lain yang ditetapkan dengan peraturan pemerintah. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan oleh sebab itu harus disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok dalam mencapai tujuan berhubungan dengan itu ada kemungkinan bahwa arti dari pegawai negeri sipil akan berkembang dikemudian hari.
Kemampuan pegawai sangat berperan penting dalam hal ikut menentukan kualitas pelayanan publik. Berikut indicator -indikator dalam meningkatkan kepuasan masyarakat :
1. Ramah dalam melayani
2. Kemampuan penyelesaian pekerjaan sesuai jadwal
4. Kemampuan dalam menyusun rencana kegiatan
5. Kecepatan dalam melaksanakan tugas 6. Tingkat keikut sertaan dalam pelatihan
yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
Berdasarkan pendapat para ahli diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa pegawai adalah orang yang melaksanakan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan dari pemerintah atau perusahaan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian adalah cara yang digunakan peneliti dalam menyimpulkan data penelitiannya, menurut Arikunto (2006:160). Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif yaitu suatu metode untuk membuat gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai objek yang diteliti. Dari metode yang digunakan akan diperoleh gambaran yang jelas tentang Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang. Penelitian ini, data yang penulis gunakan diperoleh melalui Observasi (Observation), Wawancara (Interview), Dokumentasi, Kepustakaan (Library Research
Penulisan ini digunakan metode deskriptif kualitatif terdiri dari atas tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan yaitu: reduksi, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Reduksi data yaitu proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transfortasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis yang diperoleh dilapangan.Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penarikan kesimpulan yang merupakan pemahaman atas informasi kemudian mencari makna dari catatan, penyelesaian konfigurasi-konfigurasi, alur sebab-akibat serta proposisi.
HASIL PENELITIAN
Pada bab ini dibahas tentang hasil penelitian mengenai Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang.
Setelah melakukan penelitian selama kurang lebih satu bulan dengan menggunakan teknik pengumpulan data melalui observasi secara langsung dan wawancara mendalam dengan beberapa informan yang berkaitan dengan penelitian ini, akhirnya penelitian ini berhasil memperoleh data yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
Pada bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dengan pertimbangan bahwa dalam penelitian ini peneliti bermaksud untuk memperoleh gambaran dari Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Kantor Kelurahan Kalidoni Kecamatan Kalidoni Kota Palembang. Teknik pengumpulan data menggunakan dokumentasi, wawancara, dan observasi secara langsung terhadap informan yang bersangkutan dan informan dalam penelitian ini antara lain : Lurah Kalidoni, Sekretaris Lurah Kalidoni, Kasi Pemerintahan Kelurahan Kalidoni, Kasi Pembangunan Kelurahan Kalidoni, Kasi Tramtib dan 2 orang Staf Kelurahan Kalidoni.
PEMBAHASAN
A. Peranan Administrasi Perkantoran
Berikut ini adalah hasil penelitian yang berkaitan dengan indikator peranan administrasi perkantoran sebagai berikut: 1. Perencanaan
Planning adalah suatu kegiatan yang direncanakan sebelum menjalankan tugas atau pekerjaan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Di dalam suatu perencanaan tentunya akan ada perencanaan lagi untuk menyesuaikan kemampuan dari setiap anggota organisasi dalam hal ini adalah pegawai agar dalam penyelesaian pekerjaan berjalan dengan efektif dan efisien.
Sumber Daya Manusia atau pegawai merupakan syarat utama dalam proses kegiatan organisasi dimana pegawai sebagai penggerak, pemikir, dan melaksanakan proses organisasi untuk tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
8
mengikuti pendidikan dan pelatihan untuk melakukan pekerjaannya dibagiannya masing-masing, sedangkan fasilitas di kantor kelurahan kalidoni masih belum memadai, hal ini ditunjukan dengan fasilitas perangkat computer hanya memiliki satu unit yang setiap harinya harus bekerja secara makasimal dalam penyimpanan data-data yang masuk ke kantor dan dalam proses pembuatan surat-menyurat, pada kelurahan kalidoni adanya kelengkapan berkas yang harus dipenuhi sesuai dengan syarat yang telah ditentukan agar tidak terjadi kekeliruan dalam pendataan kependudukan dikemudian hari.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya, hal-hal yang berkaitan dengan pengorganisasian adalah sturktur organisasi, dan pembagian tugas.
Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan.
Berdasakan hasil penelitian diatas dapat dilihat bahwa pembagian tugas yang dilakukan di kantor kelurhan kalidoni sudah baik, hal ini ditunjukan dengan adanya garis komando yang jelas yang ada di struktur organisasi dan pembagian tugas yang dilakukan oleh masing-masing pegawai sudah jelas berdasarkan surat keputusan yang telah diterimanya masing-masing.
3. Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerjasama sesuai dengan rencana demi tercapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting dalam manajemen, bahkan dapat dinyatakan kepemimpinan adalah inti dari manajemen.
Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat dilihat bahwa kepemimpinan yang diterapkan oleh kepala Kelurahan Kalidoni belum berjalan dengan maksimal, hal ini ditunjukan dengan kurangnya pengawasan yang dilakukan oleh Bapak Lurah secara langsung terhadap pegawai yang ada.
4. Pengendalian
Pengendalian adalah proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut diselesaikan seperti yang telah direncanakan dan proses mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti.
Berdasarkan hasil penelitian diatas dapat dilihat bahwa pengendalian yang ada di Kantor Kelurahan Kalidoni masih belum maksimal hal ini di tunjukan dengan masih belum mengertinya para pegawai mengenai pembagian tugas yang diberikan.
B. Kinerja Pegawai
Berikut ini adalah hasil penelitian yang berkaitan dengan indikator kinerja pegawai sebagai berikut :
1. Masukan
Masukan merupakan hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan di organisasi misalnya Sumber Daya Manusia atau pegawai, fasilitas atau material yang dibutuhkan, dan anggaran Dana untuk melaksanakan kegiatan organisasi.
Berdasarkan hasil penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) sudah baik, hal ini ditunjukan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan petunjuk dan arahan yang telah diberikan dan para pegawainya sudah mengikuti pendidikan dan pelatihan untuk melakukan pekerjaannya dibagiannya masing-masing, sedangkan fasilitas di kantor kelurahan kalidoni masih belum memadai, dan untuk kepengurusan administrasi kependudukan di Kelurahan Kalidoni tidak dikenakan biaya hanya saja warga yang memberikan secara sukarela sebagai tanda terima kasih warga.
2. Keluaran
Merupakan suatu proses yang dijadikan landasan untuk menilai kemajuan suatu kegiatan yang sesuai dengan lingkup dan sifat kegiatan instansi, dalam hal ini yaitu manfaat dari kepengurusan administrasi kependudukan di Kelurahan Kalidoni.
melamar pekerjaan, dan sebagai data diri syarat menikah dan lain sebagainya.
3. Hasil
Hasil merupakan hasil kerja dari seluruh proses kegiatan organisasi dalam hal pencapaian tujuan, hasil menggambarkan tingkat pencapaian atas kinerja dari pegawai yang menyangkut kepentingan banyak pihak, dalam hal ini ialah mutu yang dihasilkan dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas.
Berdasarkan hasil penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa mutu kinerja pegawai di Kelurahan Kalidoni ini secara kualitas dan kuantitas telah terlaksana dengan baik sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, dan untuk ketepatan waktu pegawai dalam menyelesaikan tugas administrasi kependudukan di Kelurahan Kalidoni membutuhkan waktu selama 3 hari, jika tidak terjadi kendala pada system server computer atau sinyal di Kecamatan Kalidoni.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Peranan administrasi perkantoran dalam meningkatkan kinerja pegawai di Kelurahan Kalidoni secara kualitas dan kuantitas belum terlaksana dengan optimal, hal ini terlihat dari kepemimpinan yang diterapkan oleh Kepala Lurah mengenai kepengawasan langsung dengan pegawai belum berjalan dengan baik.
2. Faktor yang mempengaruhi peranan administrasi perkantoran dalam meningkatkan kinerja pegawai di Kelurahan Kalidoni yaitu fasilitas kantor yang kurang memadai, dapat dilihat pada Kantor Kelurahan Kalidoni hanya memiliki satu unit komputer sehingga dalam menyelesaikan tugas kurang optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek (edisi revisi). Jakarta: PT. Renika Cipta Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta:Liberty
Holloway, Nasacha. 2007. Teori Administrasi Publik. Jakarta
Kumorotomo. 2005. Etika Administrasi Negara. Jakarta: PT. Renika Cipta Priansa, Donni Juni &Agus Garnida. 2015.
Manajemen Administrasi Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung:Alfabeta
Soekanto, Soejono. 2009. Peranan Sosiologi Suatu Pengantar. Jakarta: PT. Renika Cipta
Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 Tentang Aparatur Sipil Negara
