KEBIJAKAN UMUM PEKERJAAN DUTY MANAGER
1. DUTY MANAGER
I. POSISI DALAM ORGANISASI
Bertanggung jawab kepada : General Manager
II. TUJUAN UMUM JABATAN
Bertugas untuk mengkoordinasikan bagian-bagian operasional seperti Housekeeping, Security, Parkir, Engineering, dan Customer Service, pada saat diluar jam kantor manajemen. Dengan adanya koordinasi tersebut diharapkan dapat memberikan kualitas pelayanan dan tanggapan yang cepat dan akurat terhadap keluhan atau masalah dari tenant atau masalah operasional lainnya. Duty Manager juga mengontrol dan memastikan semua kegiatan operasional berjalan lancar. Duty manager diberi wewenang untuk bertindak selaku perwakilan manajemen pada saat bertugas.
III. URAIAN TUGAS
1. Bertugas untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian operasional seperti Housekeeping, Security, Parkir, Engineering, dan customer service, sehingga bagian-bagian tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik.
2. Melakukan pemeriksaan dan pengontrolan terhadap hasil kerja masing-masing bagian operasional.
3. Melakukan respon yang baik terhadap komplain-komplain dari pengunjung atau tenant. Tetapi tidak melakukan penyelesaian masalah-masalah yang behubungan dengan administratif dan keuangan (pembayaran dari pengunjung atau tenant ).
4. Melaporkan masalah-masalah dilapangan yang berhubungan dengan operasional gedung kepada bagian-bagian terkait. Memastikan juga penyelesaian dari masalah-masalah tersebut.
5. Tidak berwenang mengeluarkan surat ijin kerja yang diajukan oleh tenant/kontraktor. Surat ijin kerja hanya dikeluarkan pada saat jam kantor oleh bagian Tenant Relations..
6. Tidak memberikan ijin pengeluaran barang furniture, pengosongan unit, atau pengeluaran barang-barang ke luar Gedung BTC Mall/ BTC 1 , kecuali sudah ada surat ijin kerja dari GM.
IV. BEBERAPA PENANGANAN KEJADIAN
Penanganan Komplain :
1. Duty manager memberikan respon dan tanggapan yang baik dan cepat atas komplain yang disampaikan oleh pengunjung atau tenant.
2. Duty manager sedapat mungkin memberikan solusi yang dapat diterima oleh pengunjung atau tenant.
memberikan solusi sementara, bahwa tuntutan tersebut akan dibicarakan keesokan harinya pada saat jam kerja kantor manajemen.
Penanganan Kejadian Masalah Gangguan Keamanan (pencurian, perampokan, perkelahian, keributan dan peristiwa lainnya)
1. Tindakan-tindakan pengamanan langsung wajib dilakukan oleh petugas security dan atas tanggung jawab opersional dari Koordinator/Komandan Regu.
2. Duty Manager dapat memberikan arahan kepada Departemen Security atas penanganan yang diperlukan.
3. Prioritas penanganan oleh pihak Security:
- Pertolongan atas diri korban yang luka dengan melakukan pertolongan pertama dan jika perlu langsung dibawa ke rumah sakit yang terdekat.
- Pengamanan pelaku kejahatan, diamankan dari amukan massa dan dibuatkan berita acara kejadian oleh Security.
- Pelaporan kejadian ke Polsek terdekat untuk segera ditangani oleh pihak kepolisian.
4. Jika dianggap perlu, melaporkan kejadian ke Duty Manager .
Penanganan masalah perparkiran (kerusakan atau kehilangan kendaraan, tabrakan dan pengaturan lalu lintas)
1. Kontraktor pengelola parkir bertanggung jawab atas penanganan masalah-masalah yang terkait dengan perpakiran diarea parkir, sedangkan diluar tersebut menjadi tanggung jawab pihak Security . 2. Jika dianggap perlu Duty Manager dapat melaporkan kejadian ke
General Manager .
5. Penanganan ancaman bom lewat telepon
- Penerima telepon pertama diamankan ke ruang meeting didampingi oleh security (hal ini dilakukan supaya tidak menyebar informasi ke pihak-pihak lain.
- Koordinator Security segera melaporkan ancaman tersebut ke Duty Manager.
- Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke General Manager atau Direksi
- Koordinator Security dan Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke Kapolsek terdekat dan meminta mengirimkan anggota kepolisian yang berbaju preman untuk melakukan penyisiran di area gedung.
- Kapolsek akan mambuat keputusan apakah ancaman bom tersebut bohong sehingga tidak perlu ada evakuasi atau benar sehingga seluruh/sebagian gedung harus dievakuasi.
- Duty Manager melaporkan kejadian tersebut ke General Manager atau Direksi
V. UMUM
1. Duty Manager adalah staf sekurang-kurangnya berada pada jabatan setingkat supervisor, dipilih dan dianggap mampu oleh manajemen untuk bertugas sebagai Duty Manager.
3. Perubahan dan pertukaran jadwal dimana seorang duty Manager tidak dapat bertugas, maka Duty Manager tersebut harus mencarikan pengganti dari antara Duty Manager lainnya yang bersedia saling menukar jadwal.
