SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN

(1)

SUB BAGIAN UMUM

Jl. Raya Pandeglang Km. 6,6 Serang

Tanggal Efektif e)

Disahkan oleh Sekretaris Mahkamah Agung RI

SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. PMA No. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Mahkamah Agung

2. Peraturan SEKMA No. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahnya

1. S-1 Hukum

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Pengelolaan Surat Masuk

2. SOP Pengelolaan Surat Keluar dan pengiriman surat keluar

Peralatan Komputer, jaringan internet, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi, Buku register, lemari arsip, filling cabinet

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Tata persuratan tidak berjalan

dengan baik Sub Bagian Umum

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Petugas WS PS KPT Persyaratan /

Perlengkapan Waktu Output

1 Menerima,surat diberikan tanda terima dan diregister buku register, surat masuk diberikan nomor dan lembar disposisi, dikoreksi oleh Kepala Sub Bag. Umum kemudian diserahkan ke Panitera/Sekretaris, untik surat keluar deregister dalam buku register surat keluar diberi nomor dan tanggal, satu (1) untuk surat ditinggal sebagai arsip LHA Buku Register surat masuk/keluar dan lembar disposisi

5 menit Dicatat dalam

Buku Register

surat masuk

dan surat

keluar

2 Panitera Sekretaris mensensor surat masuk untuk diteruskan pada Ketua Pengadilan Tinggi

Lembar disposisi dan buku ekspedisi

3 menit Tercatat dalam lembar disposisi dan buku ekspedisi

3 Ketua Pengadilan Tinggi mendisposisi surat tdk

ya

Lembar disposisi dan buku ekspedisi

3 menit Dianalisis dan

surat yang

terima dan

dicatat dalam buku ekspedisi 4 Surat kembali ke Panitera Sekretaris untuk

didisposisi ke Wakil Sekretaris turun ke Bag. Umum untuk didistribusikan sesuai disposisi

Lembar disposisi buku ekspedisi dari penerima surat

2 menit Dicatat dalam

buku ekspedisi

5 Surat yang memerlukan jawaban /

tanggapan segera dijawab/ditanggapi komputer buku _{register keluar}

dan ekspedisi pengiriman

10 menit Dibuat konsep surat, diparaf dan

ditandatangani 6 - Pengriman surat dilakukan melalui PT.

Pos Indonesia dilakukan setiap hari kerja,

sedangkan surat yang sangat

urgen/penting dikirim melalui kurir - Pengarsipan / pertinggal

- Arsip file - Lemari arsip - Filling cabinet

15 menit Surat telah

dikirim sesuai

alamat yg

dituju pengarsipan

(2)

SOP KEPALA SUB BAGIAN UMUM

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

2. Peraturan SEKMA No. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahnya

1. S-1 Ekonomi

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Kepala Sub Bagian Umum Peralatan komputer, jaringan internet, referensi, Lembar

disposisi, Buku Ekspedisi dan Kartu DBR

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pekerjaan Sub Bagian Umum tidak akan berjalan dengan baik

Sub Bagian Umum

No Aktivitas

1 Membuat program / rencana kegiatan kerja

tahunan Sub Bagian Umum

LHA Komputer sebagai penunjang

5 menit Tercatat dalam

Buku dibuat

bagan struktur organisasinya

2 Mengkoordinir dan membagi tugas kegiatan

pada staf, mengkoordinir keamnanan

lingkungan dan kebersihan lingkungan

LHA Komputer sebagai penunjang 15 menit Pelaksanaan kegiatan masing-masing staf

3 Melakukan control terhadap pekerjaan / tugas para staf, kebersihan lingkungan kantor, taman dan keamanan, genset, lampu, air dan alat-alat kantor setiap pagi dan sore sebelum pulang

Referensi terkait 15 menit Pada staff

mengerti ada Kegiatan dan berjalan dengan baik 4 Memberikan pengarahan kepada para staf,

Office Boy, bagian taman, bagian keamanan,

perpustakaan perihal pelaksanaan tugas. Referensi terkait

5 menit Disiplin dalam tugas

5 Memeriksa surat masuk, surat keluar Buku register

ekspedisi, lembar disposisi

2 menit Tertib

administrasi

6 Mengevaluasi Laporan Sistem Informasi

Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) dan mengecek barang persediaan ATK

Komputer, kertas ATK/DBR

10 menit Tertib laporan

7 Mengonsep surat dan memaraf surat yang dikirim oleh Sub Bagian Umum

Komputer sebagai penunjang

10 menit Tindak lanjut

8

Melaksanakan tugas dan perintah atasan tentang pekerjaan / pelaksanaan dinas

tdk ya Komputer sebagai penunjang 10 menit Penyelesaian tugas

9

Memberikan penilaian kinerja staf Sub Bagian Umum Komputer sebagai penunjang dan DP3 15 menit Mengarsipkan surat penting

10

Mengadakan koordinasi dengan atasan dan mengadakan koordinasi dengan instansi terkait komputer dan instansi terkait 10 menit Tertibnya pelaksanaan administrasi dan terjalin koordinasi yang baik

(3)

SUB BAGIAN UMUM

SOP PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) PERSEDIAAN

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. SMK Administrasi Perkantoran

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Pengelolaan Surat Masuk

2. SOP Pengelolaan Barang Milik Negara Satuan Kerja

Peralatan computer, jaringan internet, Form Ajuan ATK (BON), Buku Register, Nota

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pekerjaan akan terhambat Sub Bagian Umum

No Aktivitas

1 Menghimpun dan mencatat data kebutuhan

ATK dan sarana penunjang kerja dalam pelaksanaan dinas di Pengadilan Tinggi pertriwulan LHA computer dan buku register serta Kartu ATK 30 menit Tercatat semua kebutuhan

2 Menyediakan kebutuhan ATK dan sarana

penunjang kerja dalam pelaksanaan dinas per triwulan dan menginput data pada Aplikasi Persediaan tdk ya Nota, Buku register dan komputer 2 Jam Tersedianya ATK dan Sarana penunjang

3 Membagikan kebutuhan ATK dan sarana

penunjang berdasarkan permintaan dari masing-masing bagian dan menginput data pada Aplikasi Persediaan

Buku register, Form ajuan ATK (BON), komputer

10 menit Terciptanya sarana kerja yang baik

4 Memenuhi kebutuhan ATK dan sarana

penunjang serta menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana awal tahun

Computer, buku register dan Box file

30 menit Tertib administrasi pengarsipan

5. Melakukan rekonsiliasi Aplikasi ATK

Persediaan dengan SIMAK-BMN tiap

semester dan membuat BA Stok Opname fisik barang persediaan

komputer, internet 30 menit Tertib administrasi dan keakuratan data

(4)

-SOP SATUAN PENGAMANAN KANTOR

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. SMA Sederajat

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Satuan Pengamanan Kantor Alat Pengamanan, jas lengkap dan Buku laporan pengamanan

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Keamanan kantor tidak kondusif Sub Bagian Umum

No Aktivitas

Petugas K.U WS PS Persyaratan /

1 Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 2 (dua) jam sekali pada pagi hari, siang dan malam

Alat

pengamanan, jas lengkap

30 menit Lingkungan aman

2 Melakukan pengontrolan semua ruangan

kerja setelah jam kerja, mematikan listrik, air, AC, dan computer yang masih menyala dan mengunci pintu yang belum terkunci

Alat

pengamanan, jas lengkap

30 menit Lingkungan kondusif

3 Menyalakan lampu yang diperlukan pada penerangan malam hari dan mematikan lampu pada pagi hari

Alat pengamanan, jas lengkap, lampu senter 30 menit Lingkungan aman

4 Mencatat dalam buku register laporan

pengamanan tentang kegiatan yang harus

dicatat, dan melaksanakan kegiatan

dilingkungan kantor diluar jam kerja serta melaporkan semua kegiatan / kejadian kepada Kepala Sub Bagian Umum

Alat

pengamanan, buku laporan

30 menit Terlaksananya pengamanan yang tertib dan terkendali

(5)

SUB BAGIAN UMUM

SOP PELAPORAN BARANG MILIK NEGARA KORWIL BANTEN

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. S-1 Hukum

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Pengelolaan SIMAK BMN dan SAKPA Satuan Kerja 2. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan 3. SOP Pengelolaan SAPPA-W

Peralatan komputer, jaringan internet, Buku Ekspedisi, Berita Acara Rekonsiliasi, BA Stok Opname, ADK, CaLBMN

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pelaporan BMN tidak tepat waktu Sub Bagian Umum

No Aktivitas

1 Membuat surat permintaaan data laporan Barang Milik Negara Semesteran berupa ADK dan Kelengkapan Laporan BMN ke seluruh Pengadilan dibawah Koordinator Wilayah Banten setiap semester yang ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang Wilayah

Komputer, Buku Ekspedisi 15 menit Laporan diterima tepat waktu, Dicatat dalam Buku Ekspedisi

2 Menerima dan memeriksa Laporan Barang

Milik Negara berupa ADK dan

Kelengkapannya dari Operator SIMAK-BMN Satker Pengadilan dibawah Koordinator Wilayah Banten setiap Semester

Komputer, internet, ADK berupa Hard copy & soft copy

30 menit Pencocokan

data ADK dan soft copy

3 Data Laporan diverifikasi dan dilakukan Rekonsiliasi dengan Bagian Keuangan (SAPPA-W) Korwil Banten dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi Internal Wilayah Banten. tdk ya Komputer, ADK , BAR KPKNL, BA Opname Fisk dan BAR Internal 30 menit Pencocokan data BMN & Keuangan Korwil dan sesuai dengan BAR KPKNL 4 Melakukan Rekonsiliasi Eksternal dengan

Kantor Wilayah DJKN Banten dan dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi yang ditandangani oleh Kuasa Pengguna Barang Wilayah

Komputer, ADK, BAR KPKNL dan BA Opname Fisik dan BAR Kanwil DJKN

60 menit Data BMN

akurat dan

akuntabel

5 Pembuatan Laporan Barang Milik Negara Koordinator Wilayah Banten yang disusun berdasarkan data Laporan dari Pengadilan dibawah Koordinator Wilayah Banten yang ditanda tangani oleh Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang Wilayah

Komputer, ADK dan CalBMN

3 jam Laporan BMN

yang akurat

dan akuntabel

6 Pengiriman Laporan BMN semesteran

melalui Email atau Komdanas Mahkamah Agung dan melalui PT. Pos Indonesia

Buku Ekspedisi dan komputer

15 menit Laporan BMN

dikirim tepat waktu

(6)

SOP OFFICE BOY KEBERSIHAN KANTOR DAN TAMAN

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. SMP

2. SMA Sederajat

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Office Boy Kebersihan Kantor dan Taman 2. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan

Sapu, Alat Pel, Mesin Pemotong rumput, Penyedot debu, Alat kebersihan lainnya

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pekerjaan tidak nyaman dan kondisi kantor tidak bersih

Sub Bagian Umum

No Aktivitas

Pelaksana _{Mutu Baku}

Petugas KS WS PS KPT Persyaratan /

1 Membersihkan seluruh ruangan

setiap hari, menyapu, mengepel lantai, menyedot debu karpet, dll.

LHA Sapu, Alat Pel, Penyedot debu

1 Jam Pelaksanaan

kegiatan

2 Membersihkan kamar mandi secara

kontinyu dalam waktu 2 jam sekali pada hari kerja

Sikat, alat pel, pengharum kamar mandi 30 menit Kamar mandi bersih

3 Merawat taman, menyiram,

memotong rumput, membersihkan lingkungan taman, halaman dalam dan luar pagar kantor setiap hari

Sapu, Alat pemotong rumput, alat kebersihan lainnya 1 jam Lingkungan kantor bersih dan indah

4 Mengajukan permintaan alat dan

perlengkapan untuk kebersihan kepada Bagian Umum

Bon permintaan 10 menit Terpenuhinya kebutuhan untuk kebersihan kantor 5 Melaksanakan tugas dan perintah

tentang pelaksanaan pekerjaan

Tdk ya Catatan laporan / kegiatan 30 menit Penyelesaian tugas

6 Mengecek saluran air kantor,

pengharum ruangan, AC Ruangan, lampu lingkungan kantor dan memberikan laporan kegiatan ke Bagian Umum

Suasana nyaman, arsip

(7)

SUB BAGIAN UMUM

SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. SMA Sederajat

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Pengelolaan Perpustakaan Peralatan Komputer, Buku Induk Register, Katalog, lemari,

pembatas buku

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pengelolaan buku perpustakaan tidak berjalan dengan baik

Sub Bagian Umum

No Aktivitas

Petugas WS PS KPT

Pemin-jam

Persyaratan /

1 Menerima dan membuat tanda

terima pengiriman buku dan

mengarsipkannya LHA Buku Induk Register 5 menit Tertib administrasi

2 Mencatat semua buku dan majalah yang masuk kedalam Buku Register induk Perpustakaan

Buku Induk Register

5 menit Tertib

adminstrasi

3 Membuat Katalog buku perpustkaan dan penempatan buku sesuai dengan jenis dan judul buku

Komputer, Katalog 3 menit Penataan buku menjadi rapih

4 Mencatat peminjaman dan

pengembalian buku kedalam register

Buku register, komputer

2 menit

Pengembali-an buku

tepat waktu

5 Mengarsipkan surat pengantar

pengiriman buku dan majalah dan penataan buku perpustakaan dan menyusun data Buku Register Peminjaman dan Pengembalian 5 menit Tertib Administrasi dan pengarsipan

(8)

SOP PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA SATUAN KERJA

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1. S-1 Komputer

Keterkaitan :

Peralatan / Perlengkapan :

1. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan 2. SOP Pengelolaan Barang Milik Negara Korwil 3. SOP Aplikasi SAKPA Satuan Kerja

Peralatan computer, jaringan internet, referensi, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pengelolaan BMN tidak tertib Sub Bagian Umum

No Aktivitas

1 Menginput data kedalam Aplikasi SIMAK-BMN berdasarkan SPM, SP2D, Dokumen lainnya serta dibuatkan Label Barang

Komputer, SPM, SP2D dan dokumen lainnya

15 menit Aplikasi data BMN

2 Melakukan Pengecekan Barang Milik Negara

secara periodik yang ada diruangan dan dibuatkan lembar Daftar Barang Ruangan

Komputer, DBR 2 jam Penginputan

barang sesuai DBR

3 Melakukan rekonsiliasi dengan Aplikasi SAKPA untuk mencocokan data neraca BMN dan SAKPA setiap bulan, semester dan tahunan dibuktikan dengan Berita Acara Internal

tdk

ya

komputer, ADK 30 menit BAR Internal

4 Melakukan Rekonsiliasi dengan Kantor

Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang setiap Semester dan Tahunan dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi KPKNL dan dilengkapi dengan Berita Acara Stok Opname Fisik Barang Persediaan

Komputer, ADK, BA Stok Opname, Laporan BMN

2 Jam BAR KPKNL

5 Membuat Catatan atas Laporan Barang Milik Negara setiap Semester dan Tahunan

Komputer, Internet

30 menit Tertib Administrasi, Laporan BMN 6 Mengirim Laporan SIMAK-BMN (hard copy &

soft copy) dan CalBMN ke Koordinator Wilayah melalui email dan Komdanas Mahkamah Agung Komputer, Internet 15 menit Laporan BMN dikirim tepat waktu, akurat dan akuntabel pengarsipan