kupdf.net dokumen bisnis

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

CASE 3

Business documents is something very important that must exist within a particular Business documents is something very important that must exist within a particular company or organization. Business people should know how to design and fill out their company or organization. Business people should know how to design and fill out their corporate design forms according to their companies needs and situations. In corporate design forms according to their companies needs and situations. In administrative office management, the knowledge of how to design and fill out business administrative office management, the knowledge of how to design and fill out business documents is very impeccable for us in the real working environment. The role of documents is very impeccable for us in the real working environment. The role of  business

 business documents in modern commerce can’documents in modern commerce can’t be denied anymore. Generally, thet be denied anymore. Generally, the existing business and actions related to the field of trade are initiated and carried out by existing business and actions related to the field of trade are initiated and carried out by conducting correspodence between the parties concerned. In business activities must conducting correspodence between the parties concerned. In business activities must involve a variety of documents produced by sellers, carriers, and buyers. Documents are involve a variety of documents produced by sellers, carriers, and buyers. Documents are very important in business activities as they are legitimate written verification tools. very important in business activities as they are legitimate written verification tools. documents that are reinforced with the terms of payment terms and attached documents, documents that are reinforced with the terms of payment terms and attached documents, such as invoices, notes, receipts, packaging lists, cover letters and others.

such as invoices, notes, receipts, packaging lists, cover letters and others.

K

Ke

eyw

ywo

orrd

ds: B

s: B usi

usine

ness, D

ss, Do

ocum

cume

ents,

nts, T

Trra

ansa

nsact

ctiio

on, F

n, F o

orrm

m

PENDAHULUAN PENDAHULUAN

Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk- produk kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, keg

(2)

surat, formulir laporan dan lain sebagainya. Peranan dokumen-dokumen bisnis dalam perdagangan modern tidak dapat dipungkiri lagi. Umumnya usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan dirintis dan dilaksanakan dengan melakukan korespodensi antara pihak yang bersangkutan. Dewasa ini ada kecenderungan untuk menggunakan formulir tertentu dan surat dagang. Tujuannya untuk mencapai efisiensi kerja, penghematan bia ya, waktu dan tenaga.

PEMBAHASAN

1. Pengertian Bisnis Dokumen

Menurut Lous Gottschalk (1985; 38) dokumen digunakan dalam dua  pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah

sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peinggalan-peninggalan terlukis, dan ptilasan-petilasan arkeologis, yang kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah , konsesi dan lainnya. Sedangkan bisnis adalah usaha yang dijalankan yang tujuan utamanya adalah keuntungan (Kasmir dan Jakfar, 2012 (Jakfar). Pendapat tersebut diperkuat oleh pendapat para ahli yaitu:

(3)

2. Tujuan Dokumen Bisnis

Menurut Nuraida (2008), penanganan dokumen bisnis bertujuan untuk:

1) Melancarkan aktivitas kantor 

2) Keseragaman pembentukan informasi. 3) Sebagai bukti autentik atau sah.

4) Menghemat biaya karena formulir berwujud kertas yang harganya relatif lebih murah.

Formulir harus diberi nomor formulir sebagai bukti bagi para akuntan  berkaitan dengan jumlah penjualan yang benar-benar akurat, dengan demikian dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya manipulasi. Bukti jumlah  penjualan ini digunakan untuk pembayaran pajak. Nomor formulir harus diurutkan untuk memudakan tindakan audit. Menurut Nuraida (2008) bahwa  pentingnya merekam informasi bisnis adalah:

1) Memberi informasi yang jelas bagi pihak intern perusahaan dan mempermudah tindakan audit

Contoh :

Merekam laporan penjualan setiap bulan dari jumlah order form yang diterima untuk mengevaluasi kinerja bagian pemasaran, perbandingan rencana dengan kinerja, untuk forecasting penjualan di masa yang akan datang, dsb.

2) Memberi benefit bagi orang yang bernegoisasi dengan organisasi Contoh :

Jika perusahaan meminjam sejumlah dana kepada bank, maka bank akan meminta copy dari laporan rugi laba dan neraca perusahaan. Selain itu, debitur juga membutuhkan ringkasan transaksi dengan perusahaan, dengan demikian statement of account untuk setiap periode perlu dibuat.

(4)

Sedangkan menurut Arifin dan Giana (2009) bahwa bukti transaksi dapat dibedakan menjadi dua yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal. Bukti transaksi internal merupakan bukti atas transaksi yang dilakukan antar bagian dalam perusahaan yang bersangkutan

sedangkan bukti transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan klien atau perusahaan lai n.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan  bahwa dokumen bisnis adalah bukti transaksi penjualan yang terbagi menjadi dua yaitu bukti transakasi internal dan bukti transaksi eksternal. Di mana bukti transaksi internal adalah bukti atas transaksi yang dilakukan antar bagian dalam perusahaan yang bersangkutan sedangkan bukti transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi yang terjadi antara

 pihak perusahaan dengan kllien atau perusahaan lain.

3. Format Dokumen Bisnis

Dokumen itu berkomunikasi dengan orang yang tepat, membuat kesan, dan menceritakan kepada penerima siapa yang menulisnya dan kapan ditulis. Dokumen itu bahkan membawa tanggapan balik kepada pengirim, bila hanya untuk menghubungka bagaimana dan oleh siapa dokumen itu dan diproses. Sangat penting mengetahui bagaimana cara membuatnya agar

menarik perhatian para pembaca, menurut Thill, J. V berikut cara membuat dokumen bisnis semenarik mungkin:

1) Kesan Pertama

Buatlah dokumen serapih mungkinn dan professional serta mudah dibaca. Kesan pertama pembaca berasal dari kertas yang digunakan, cara menyesuaikannya, dan penampilan umum dokumennya.

2) Kertas

Kertas tipis menunjukan kesan yang kurang baik daripada kertas dengan

(5)

3) Menyesuaikan

Kop surat harus sederhana, terlalu banyak informasi membuat halaman

terlihat penuh.

4) Penampilan

Sebagian besar dokumen bisnis dihasilkan menggunakan printer letter

quality atau mesin ketik. Beberapa memo informal ditulis tangan, dan

menulis ucapan bela sungkawan kepada rekan bis nis yang dekat. Amplop

ditulis tangan, dicetak, atau diketik agar sesuai dengan dokumen. Akan

tetapi, surat menggunakan kertas mutu terbaik dengan kop surat yang

didesainn terbaik pun dapat tampak tidak professional bila dibuat dengan

asal-asalan.

4. Tipe Dokumen Bisnis

Kegiatan bisnis tidak terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis

dan berbagai macam dokumen. Istilah dokumen-dokumen tersebut

umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan

dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat

 pengantar dan lain-lain.

Dalam kegiatan usaha, khususnya perdagangan diperlukan berbagai

macam dokumen baik yang dibuat penjual, pengangkut, maupun pembeli.

Dokumen sangat penting dalam kegiatan usaha sebab sebagai alat

 pembuktian tertulis yang sah. Dokumen adalah semua warkat yang

 berisikan tulisan yang mengandung arti dan maksud tentang perbuatan,

keadaan, dan kenyataan bagi seseorang dan atau pihak yang berkepentingan.

Dokumen bisnis dapat digolongkan menjadi tiga, diantaranya:

1) Berdasarkan Asalnya

a. Dokumen intern, yaitu dokumen yang berasal dan dibuat sendiri oleh

organisasi yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kwitansi,

(6)

 b. Dokumen ekstern, yaitu dokumen yang berasal dari luar organisasi atau dokumen yang diterima dari pihak lain, misalnya faktur  pembelian, cek, giro, dan sebagainya.

2) Berdasarkan Bentuknya a. Buku catatan

a) Buku harian  b) Buku besar

c) Buku jurnal dan neraca  b. Barang

a) Contoh duplikat  b) Monster

c) Protipe

c. Surat persetujuan a) Faktur jual beli

 b) Polis, yaitu merupakan surat bukti perjanjian pertanggungan.

Perjanjian pertanggungan, yaitu surat perjanjian/persetujuan  pengangkutan melalui laut.

d. Bukti-bukti catatan a) Kwitansi

Kwitansi adalah tanda bukti penerimaan pembayaran uang yang dibuat oleh si penerima uang.

 b) Packing list

Packing list adalah daftar perincian barang-barang dagangan dalam setiap peti atau bal.

c)  Nota

 Nota merupakan tanda bukti perhitunganbarang-barang dagangan yang dibeli dan telah dibayar secara kontan.

d) Faktur

(7)

harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual

 beli dibagi tiga, diantaranya:

 Faktur Biasa

Merupakan surat bukti pembukuan dan perincian perhitungan

 barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan

transaksi jual beli.

 Faktur Performa

Merupakan faktur yang isinya memuat perincian barang yang

akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk

mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang

dikirimkan. Biasanya dalam faktur tersebut dicantumkan kata

PROFORMA.

 Faktur Konsuler

Faktur yang dibuat untuk kelengkapan perdagangan luar

negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya,

eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke

Indonesia. Untuk itu, ia harus melengkapinya dengan faktur

yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat Indonesia yang ada

di New York.

e) Cek

Cek merupakan surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk

membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang ditunjuk atau

tertera dalam cek itu.

f) Wesel (hill of exchange)

Wesel adalah surat perintah tidak bersyarat dari seseorang kepada

 pihak lain untuk membayar sejumlah uang pada waktu dan tempat

yang telah ditentukan dalam surat tersebut.

Wesel harus memenuhi delapan syarat, yaitu:

(8)

 Merupakan surat perintah tidak bersyarat untuk membayarkan

sejumlah uang.

 Tercantum nama kedua belah pihak.

 Ketentuan waktu membayar.

 Tempat pembayaran.

  Nama yang menerima pembayaran.

 Tanggal dan tempat menarik wesel.

 Tanda tangan yang menyurh membayarkan sejumlah uang.

g) Saham

Saham adalah surat bukti menanamkan sejumalh yang (modal)

dalam suatu badan usaha, saham disebut juga Andil atau Sero.

3) Berdasarkan sifatnya

a. Arsip, yaitu dokumen yang telah mendapatkan penyelesaian dan

disimpan secara teratur dan dapat digunakan jika diperlukan kembali.

 b. Dokumenter, yaitu dokumen yang masih dalam proses penyelesaian.

PENUTUP

Kesimpulan

Dokumen bisnis merupakan sesuatu yang sangat penting yang harus ada

dalam sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. Dalam kegiatan usaha,

khususnya perdagangan diperlukan berbagai macam dokumen baik yang dibuat

 penjual, pengangkut, maupun pembeli. Dokumen sangat penting dalam kegiatan

usaha sebab sebagai alat pembuktian tertulis yang sah. dokumen-dokumen

tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan

dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat

(9)

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Imamul. Giana H. W. (2009). Membuka Cakrawala Ekonomi Untuk Kelas

 XI Sekolah Menengah Atas/ Mandrasah Aliyah Program Ilmu Pengtahuan

Sosial. Jakarta:Depaartemen Pendidikan Nasional

Gottschalk, Lus. (1986). Understanding History; A primr of Historical Method

(Terjemahan Nugroho Notosusanto). Jakarta: UI Press

Hamdani, D. (2002, Agustus). Surat Niaga. Retrieved Oktober 26, 2017, from

sintariah: Wordpress.com

Kasmir dan Jakfar. (2012).Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: Kencana

Kimmel, Paul, D. (2011). financial accpunting 6th edition for month university,

Edisi 6. Newyok. John wiley & sons incorporated.

 Nuraida, Ida. (2008).  Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta.

Kanisius

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...