CASE 3
Business documents is something very important that must exist within a particular Business documents is something very important that must exist within a particular company or organization. Business people should know how to design and fill out their company or organization. Business people should know how to design and fill out their corporate design forms according to their companies needs and situations. In corporate design forms according to their companies needs and situations. In administrative office management, the knowledge of how to design and fill out business administrative office management, the knowledge of how to design and fill out business documents is very impeccable for us in the real working environment. The role of documents is very impeccable for us in the real working environment. The role of business
business documents in modern commerce can’documents in modern commerce can’t be denied anymore. Generally, thet be denied anymore. Generally, the existing business and actions related to the field of trade are initiated and carried out by existing business and actions related to the field of trade are initiated and carried out by conducting correspodence between the parties concerned. In business activities must conducting correspodence between the parties concerned. In business activities must involve a variety of documents produced by sellers, carriers, and buyers. Documents are involve a variety of documents produced by sellers, carriers, and buyers. Documents are very important in business activities as they are legitimate written verification tools. very important in business activities as they are legitimate written verification tools. documents that are reinforced with the terms of payment terms and attached documents, documents that are reinforced with the terms of payment terms and attached documents, such as invoices, notes, receipts, packaging lists, cover letters and others.
such as invoices, notes, receipts, packaging lists, cover letters and others.
K
Ke
eyw
ywo
orrd
ds: B
s: B usi
usine
ness, D
ss, Do
ocum
cume
ents,
nts, T
Trra
ansa
nsact
ctiio
on, F
n, F o
orrm
m
PENDAHULUAN PENDAHULUAN
Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk- produk kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, keg
surat, formulir laporan dan lain sebagainya. Peranan dokumen-dokumen bisnis dalam perdagangan modern tidak dapat dipungkiri lagi. Umumnya usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan dirintis dan dilaksanakan dengan melakukan korespodensi antara pihak yang bersangkutan. Dewasa ini ada kecenderungan untuk menggunakan formulir tertentu dan surat dagang. Tujuannya untuk mencapai efisiensi kerja, penghematan bia ya, waktu dan tenaga.
PEMBAHASAN
1. Pengertian Bisnis Dokumen
Menurut Lous Gottschalk (1985; 38) dokumen digunakan dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah
sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peinggalan-peninggalan terlukis, dan ptilasan-petilasan arkeologis, yang kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah , konsesi dan lainnya. Sedangkan bisnis adalah usaha yang dijalankan yang tujuan utamanya adalah keuntungan (Kasmir dan Jakfar, 2012 (Jakfar). Pendapat tersebut diperkuat oleh pendapat para ahli yaitu:
2. Tujuan Dokumen Bisnis
Menurut Nuraida (2008), penanganan dokumen bisnis bertujuan untuk:
1) Melancarkan aktivitas kantor
2) Keseragaman pembentukan informasi. 3) Sebagai bukti autentik atau sah.
4) Menghemat biaya karena formulir berwujud kertas yang harganya relatif lebih murah.
Formulir harus diberi nomor formulir sebagai bukti bagi para akuntan berkaitan dengan jumlah penjualan yang benar-benar akurat, dengan demikian dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya manipulasi. Bukti jumlah penjualan ini digunakan untuk pembayaran pajak. Nomor formulir harus diurutkan untuk memudakan tindakan audit. Menurut Nuraida (2008) bahwa pentingnya merekam informasi bisnis adalah:
1) Memberi informasi yang jelas bagi pihak intern perusahaan dan mempermudah tindakan audit
Contoh :
Merekam laporan penjualan setiap bulan dari jumlah order form yang diterima untuk mengevaluasi kinerja bagian pemasaran, perbandingan rencana dengan kinerja, untuk forecasting penjualan di masa yang akan datang, dsb.
2) Memberi benefit bagi orang yang bernegoisasi dengan organisasi Contoh :
Jika perusahaan meminjam sejumlah dana kepada bank, maka bank akan meminta copy dari laporan rugi laba dan neraca perusahaan. Selain itu, debitur juga membutuhkan ringkasan transaksi dengan perusahaan, dengan demikian statement of account untuk setiap periode perlu dibuat.
Sedangkan menurut Arifin dan Giana (2009) bahwa bukti transaksi dapat dibedakan menjadi dua yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal. Bukti transaksi internal merupakan bukti atas transaksi yang dilakukan antar bagian dalam perusahaan yang bersangkutan
sedangkan bukti transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan klien atau perusahaan lai n.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen bisnis adalah bukti transaksi penjualan yang terbagi menjadi dua yaitu bukti transakasi internal dan bukti transaksi eksternal. Di mana bukti transaksi internal adalah bukti atas transaksi yang dilakukan antar bagian dalam perusahaan yang bersangkutan sedangkan bukti transaksi eksternal merupakan bukti atas transaksi yang terjadi antara
pihak perusahaan dengan kllien atau perusahaan lain.
3. Format Dokumen Bisnis
Dokumen itu berkomunikasi dengan orang yang tepat, membuat kesan, dan menceritakan kepada penerima siapa yang menulisnya dan kapan ditulis. Dokumen itu bahkan membawa tanggapan balik kepada pengirim, bila hanya untuk menghubungka bagaimana dan oleh siapa dokumen itu dan diproses. Sangat penting mengetahui bagaimana cara membuatnya agar
menarik perhatian para pembaca, menurut Thill, J. V berikut cara membuat dokumen bisnis semenarik mungkin:
1) Kesan Pertama
Buatlah dokumen serapih mungkinn dan professional serta mudah dibaca. Kesan pertama pembaca berasal dari kertas yang digunakan, cara menyesuaikannya, dan penampilan umum dokumennya.
2) Kertas
Kertas tipis menunjukan kesan yang kurang baik daripada kertas dengan
3) Menyesuaikan
Kop surat harus sederhana, terlalu banyak informasi membuat halaman
terlihat penuh.
4) Penampilan
Sebagian besar dokumen bisnis dihasilkan menggunakan printer letter
quality atau mesin ketik. Beberapa memo informal ditulis tangan, dan
menulis ucapan bela sungkawan kepada rekan bis nis yang dekat. Amplop
ditulis tangan, dicetak, atau diketik agar sesuai dengan dokumen. Akan
tetapi, surat menggunakan kertas mutu terbaik dengan kop surat yang
didesainn terbaik pun dapat tampak tidak professional bila dibuat dengan
asal-asalan.
4. Tipe Dokumen Bisnis
Kegiatan bisnis tidak terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis
dan berbagai macam dokumen. Istilah dokumen-dokumen tersebut
umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan
dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat
pengantar dan lain-lain.
Dalam kegiatan usaha, khususnya perdagangan diperlukan berbagai
macam dokumen baik yang dibuat penjual, pengangkut, maupun pembeli.
Dokumen sangat penting dalam kegiatan usaha sebab sebagai alat
pembuktian tertulis yang sah. Dokumen adalah semua warkat yang
berisikan tulisan yang mengandung arti dan maksud tentang perbuatan,
keadaan, dan kenyataan bagi seseorang dan atau pihak yang berkepentingan.
Dokumen bisnis dapat digolongkan menjadi tiga, diantaranya:
1) Berdasarkan Asalnya
a. Dokumen intern, yaitu dokumen yang berasal dan dibuat sendiri oleh
organisasi yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kwitansi,
b. Dokumen ekstern, yaitu dokumen yang berasal dari luar organisasi atau dokumen yang diterima dari pihak lain, misalnya faktur pembelian, cek, giro, dan sebagainya.
2) Berdasarkan Bentuknya a. Buku catatan
a) Buku harian b) Buku besar
c) Buku jurnal dan neraca b. Barang
a) Contoh duplikat b) Monster
c) Protipe
c. Surat persetujuan a) Faktur jual beli
b) Polis, yaitu merupakan surat bukti perjanjian pertanggungan.
Perjanjian pertanggungan, yaitu surat perjanjian/persetujuan pengangkutan melalui laut.
d. Bukti-bukti catatan a) Kwitansi
Kwitansi adalah tanda bukti penerimaan pembayaran uang yang dibuat oleh si penerima uang.
b) Packing list
Packing list adalah daftar perincian barang-barang dagangan dalam setiap peti atau bal.
c) Nota
Nota merupakan tanda bukti perhitunganbarang-barang dagangan yang dibeli dan telah dibayar secara kontan.
d) Faktur
harga dalam persetujuan jual beli itu. Faktur sebagai dokumen jual
beli dibagi tiga, diantaranya:
Faktur Biasa
Merupakan surat bukti pembukuan dan perincian perhitungan
barang yang sebenarnya yang harus dibayar sesuai dengan
transaksi jual beli.
Faktur Performa
Merupakan faktur yang isinya memuat perincian barang yang
akan dibeli dan dibuat jika di minnta oleh pembeli untuk
mengetahui berapa yang harus dibayarnya sebelum barang
dikirimkan. Biasanya dalam faktur tersebut dicantumkan kata
PROFORMA.
Faktur Konsuler
Faktur yang dibuat untuk kelengkapan perdagangan luar
negeri. Faktur tersebut dikeluarkan oleh konsulat. Misalnya,
eksportir Amerika ingin mengekspor barang-barangnya ke
Indonesia. Untuk itu, ia harus melengkapinya dengan faktur
yang dikeluarkan dan dicap oleh konsulat Indonesia yang ada
di New York.
e) Cek
Cek merupakan surat perintah yang ditujukan kepada bank untuk
membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang ditunjuk atau
tertera dalam cek itu.
f) Wesel (hill of exchange)
Wesel adalah surat perintah tidak bersyarat dari seseorang kepada
pihak lain untuk membayar sejumlah uang pada waktu dan tempat
yang telah ditentukan dalam surat tersebut.
Wesel harus memenuhi delapan syarat, yaitu:
Merupakan surat perintah tidak bersyarat untuk membayarkan
sejumlah uang.
Tercantum nama kedua belah pihak.
Ketentuan waktu membayar.
Tempat pembayaran.
Nama yang menerima pembayaran.
Tanggal dan tempat menarik wesel.
Tanda tangan yang menyurh membayarkan sejumlah uang.
g) Saham
Saham adalah surat bukti menanamkan sejumalh yang (modal)
dalam suatu badan usaha, saham disebut juga Andil atau Sero.
3) Berdasarkan sifatnya
a. Arsip, yaitu dokumen yang telah mendapatkan penyelesaian dan
disimpan secara teratur dan dapat digunakan jika diperlukan kembali.
b. Dokumenter, yaitu dokumen yang masih dalam proses penyelesaian.
PENUTUP
Kesimpulan
Dokumen bisnis merupakan sesuatu yang sangat penting yang harus ada
dalam sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. Dalam kegiatan usaha,
khususnya perdagangan diperlukan berbagai macam dokumen baik yang dibuat
penjual, pengangkut, maupun pembeli. Dokumen sangat penting dalam kegiatan
usaha sebab sebagai alat pembuktian tertulis yang sah. dokumen-dokumen
tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan
dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, Imamul. Giana H. W. (2009). Membuka Cakrawala Ekonomi Untuk Kelas
XI Sekolah Menengah Atas/ Mandrasah Aliyah Program Ilmu Pengtahuan
Sosial. Jakarta:Depaartemen Pendidikan Nasional
Gottschalk, Lus. (1986). Understanding History; A primr of Historical Method
(Terjemahan Nugroho Notosusanto). Jakarta: UI Press
Hamdani, D. (2002, Agustus). Surat Niaga. Retrieved Oktober 26, 2017, from
sintariah: Wordpress.com
Kasmir dan Jakfar. (2012).Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: Kencana
Kimmel, Paul, D. (2011). financial accpunting 6th edition for month university,
Edisi 6. Newyok. John wiley & sons incorporated.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta.
Kanisius
