iv
Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil tahun 2007 / 2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PT LIPPO GENERAL INSURANCE, TBK
(STUDI KASUS: DIVISI UNDERWRITING DAN PERSONALIA)
Ingrid Wijaya 0700707396
ABSTRAK
Pentingnya suatu sistem dokumentasi dan pengembangan sumber daya manusia sangat disadari oleh PT. Lippo General Insurance (PT LGI). Selama ini, sistem pendokumentasian didalam perusahaan dirasakan masih kurang efektif. Hal ini membuat sistem kerja didalam perusahaan menjadi kurang efektif dan efisien. Karena itu, PT. LGI berkeinginan untuk membangun knowledge management sebagai sarana pendukung peningkatan kinerja karyawan didalam perusahaan. Banyak knowledge yang penting yang dimiliki oleh perusahaan namun tidak dapat digunakan secara maksimal akibat tidak adanya pendokumentasian yang baik. Karena itu knowledge management dibutuhkan sebagai solusi yang dapat mendukung proses dokumentasi yang baik, efektif, dapat digunakan, dan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya didalam perusahaan. Metodologi yang digunakan adalah dengan terlebih dahulu mengumpulkan data dan informasi dari sumber terkait. Kemudian dianalisis menggunakan Value
Network, SWOT, dan IE. Perancangan akan dilakukan dengan menggunakan metode Object
Oriented Analysis and Design (OOAD).
v
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat yang telah dilimpahkan-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini tepat pada waktunya.
Maksud dari penulisan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelengkapan studi Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen Jenjang Pendidikan Strata-1 di Universitas Bina Nusantara.
Dengan selesainya penulisan yang tertuang dalam Skripsi ini sebagai tugas akhir, maka penulis telah menyelesaikan studi sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen .
Selama masa pembelajaran dan penyusunan Skripsi ini, penulis telah banyak memperoleh bantuan, motivasi, semangat, dan dukungan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga penulis dapat menyelesaikannya dengan baik. Untuk itu, melalui kesempatan ini, penulis ingin memberikan penghargaan yang tinggi kepada:
1. Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah memberikan banyak dukungan abik secara moril, finansial, materi maupun ilmu pengetahuan, serta doa kepada penulis.
2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
3. Bapak Engkos Ahmad Kuncoro, S.E., M.M., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
4. Bapak Idris Gautama So, SE, S.Kom, M.M., selaku Ketua Jurusan Manajemen pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dan juga sebagai Pembimbing 2 yang banyak memberikan bimbingan, dukungan, petunjuk, serta nasihat yang bermanfaat dalam penyusunan Skripsi ini
5. Ibu Tjia Fie Tjoe, S.Kom., MM selaku Sekretaris Jurusan pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
6. Bapak Johan, S.Kom., M.M, selaku Ketuan Jurusan Sistem Informasi pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
7. Bapak Holder Simorangkir, S.Si., M.Kom., selaku Pembimbing 1 yang banyak memberikan dukungan, bimbingan, serta saran yang bermanfaat bagi penulis.
8. Seluruh staff pengajar pada Fakultas Ekonomi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah membekali penulis dengan berbagai ilmu pengetahuan selama kuliah.
9. Bapak Brata Wibawa Djojo, selaku Branch Manager dan Ibu Minarni, selaku Manager Personnel Dept. pada PT Lippo General Insurance, Tbk yang telah banyak membantu dan memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan Skripsi ini.
v i
11.Teman dan sahabat yang baik Andry Bresnev Rumangkang yang telah banyak mendukung dan mendoakan, serta memberikan masukan-masukan yang berguna bagi penulis.
12.Teman-teman Persekutuan Oikoumene Bina Nusantara yang memberikan semangat dan doa yang tidak putus-putusnya bagi penulis.
13.Teman-teman Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen 2003 yang telah banyak memberikan pengalaman yang berharga selama kuliah bersama, khususnya semangat dan dukungan selama penulisan Skripsi ini.
14.Semua pihak yang telah banyak membantu penulisan Skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung yang mungkin terlewatkan dan tidak dapat disebutkan satu per satu.
Sebagai akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan mohon maaf apabila ada kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja, dan semoga Tuhan melimpahkan rahmat-Nya atas bantuan yang telah dberikan kepada penulis dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pembaca.
Jakarta, 31 Januari 2008 Penulis
v ii DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hardcover iii
Abstrak iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel xviii
Daftar Gambar xx
Daftar Lampiran 1 xxvii
Daftar Lampiran 2 xxviii
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Ruang Lingkup 3
1.3 Tujuan dan Manfaat 3
1.3.1 Tujuan 3
1.3.2 Manfaat 4
1.4 Metodologi 4
v iii
BAB 2 LANDASAN TEORI 7
2.1 Kerangka Kerja 7
2.2 Teori Umum 8
2.2.1 Pengertian Sistem 8
2.2.2 Pengertian Data, Informasi, dan Understanding 8 2.2.3 Pengertian Sistem Informasi 10
2.2.4 Pengertian Knowledge 11
2.2.5 Pengertian Management 12
2.2.6 Pengertian Knowledge Management 12
2.2.7 Pengertian Analisis Sistem 13 2.2.8 Pengertian Perancangan Sistem 13
2.2.9 Pengertian Database 14
2.2.10 PHP 15
2.2.11 MySQL 16
2.2.12 Apache 17
2.2.13 Pengertian Underwriting 18
2.2.14 Pengertian Manajemen Personalia 18
2.3 Teori Khusus 19
2.3.1 Teori-teori Knowledge Management 19
2.3.1.1 Tacit dan Explicit Knowledge 19
2.3.1.2 Elemen Knowledge Management 22
2.3.1.3 Proses Inti Knowledge Management 22
ix
2.3.2 Analisis SWOT 29
2.3.2.1 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) 32 2.3.2.2 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE) 34 2.3.2.3 Matriks Internal-Eksternal (IE) 36
2.3.3 Value Network Analysis 37
2.3.3.1 Definisi Value Network 37
2.3.3.2 Inti Proses Value Network 39
2.3.4 Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (OOA&D) 42
2.3.4.1 Rich Picture 42
2.3.4.2 Problem Domain 43
2.3.4.2.1 Class 43
2.3.4.2.2 Structure 44
2.3.4.3 Application Domain 45
2.3.4.3.1 Usage 46
2.3.4.3.2 Interface 46
BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM 48
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 48
3.1.1 Sejarah Perusahaan 48
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 49
3.1.3 Struktur Organisasi 50
3.2 Divisi Underwriting 51
x
3.2.2 Tugas dan Wewenang 51
3.3 Divisi Personalia 53
3.3.1 Struktur Organisasi Divisi Personalia 53
3.3.2 Tugas dan Wewenang 53
3.4 Analisis Strategi 55
3.4.1 Analisis Value Network 55
3.4.1.1 Core Process Value Network 55
3.4.2 Analisis S.W.O.T 78
3.4.2.1 Evaluasi Faktor Internal PT. LGI 78 3.4.2.2 Evaluasi Faktor Eksternal PT. LGI 81 3.4.2.3 Ekstraksi Faktor Internal dan Eksternal PT LGI 84 3.4.2.4 Hasil Kuesioner Pembobotan Faktor Internal dan
Eksternal PT. LGI 85
3.4.2.5 Penentuan Bobot Internal dan Eksternal dengan
Perbandingan Berpasangan 90
3.4.2.6 Hasil Kuesioner Penilaian Peringkat Faktor Internal
dan Ekternal PT LGI 95
3.4.2.7 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE) 96 3.4.2.8 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) 97
3.4.2.9 Tahap Pencocokan 98
3.4.2.9.1 Matriks SWOT 98
3.4.2.9.2 Matriks Internal – Eksternal (IE) 101
xi
3.5.1 Normative 104
3.5.2 Strategic 104
3.5.3 Operational 105
3.6 Identifikasi Knowledge Perusahaan 107
3.6.1 Structural 107
3.6.2 Functional 108
3.6.3 Behaviour 110
3.7 Analisis Permasalahan 111
3.8 Usulan Pemecahan Masalah 112
BAB 4 PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA DIVISI
UNDERWRITING DAN PERSONALIA 114
4.1 Pemetaan Fitur 114
4.2 Penjelasan Fitur 115
4.2.1 Employee 115
4.2.2 Archives 121
4.2.3 Case & Solution 124
4.2.4 News 125
4.3 Class Diagram 127
4.4 Use Case Diagram 128
4.5 Sequence Diagram 129
4.5.1 Sequence Diagram Login 129
xii
4.5.3 Sequence Diagram Forgot Password 130
4.5.4 Sequence Diagram View User Profile 130
4.5.5 Sequence Diagram Change Contact Number 131 4.5.6 Sequence Diagram View Employee Profile 131 4.5.7 Sequence Diagram Update Employee Profile 132
4.5.8 Sequence Diagram Add Employee Profile 132
4.5.9 Sequence Diagram Delete Employee Profile 133
4.5.10 Sequence Diagram View Annual Leave 133
4.5.11 Sequence Diagram Add Leave Request 134
4.5.12 Sequence Diagram Make Leave Approval 134
4.5.13 Sequence Diagram View Attendence 135
4.5.14 Sequence Diagram Add Absence Correction 135 4.5.15 Sequence Diagram Make Absence Correction Approval 136
4.5.16 Sequence Diagram View Job description 136 4.5.17 Sequence Diagram View Training Material 137 4.5.18 Sequence Diagram Manage Training Material 137 4.5.19 Sequence Diagram Add Training Material 138 4.5.20 Sequence Diagram View Notes of Meeting 138 4.5.21 Sequence Diagram Manage Notes of Meeting 139 4.5.22 Sequence Diagram Add Notes of Meeting 139
4.5.23 Sequence Diagram View E-book 140
4.5.24 Sequence Diagram Manage E-book 140
xiii
4.5.26 Sequence Diagram View Case & Solution 141 4.5.27 Sequence Diagram Add Case & Solution 142 4.5.28 Sequence Diagram Manage Case & Solution 142
4.5.29 Sequence Diagram Add News 143
4.5.30 Sequence Diagram Manage News 143
4.5.31 Sequence Diagram Add Suggestion 144
4.5.32 Sequence Diagram Suggestion Approval 144
4.5.33 Sequence Diagram View Organization Info 145 4.5.34 Sequence Diagram Manage Organization Info 145
4.5.35 Sequence Diagram Add Organization Info 146
4.6 Rancangan Layar 147
4.6.1 Login 147
4.6.2 Forgot Password 148
4.6.3 Home 149
4.6.4 Home (Manager) 151
4.6.5 Change Password 152
4.6.6 My Organizer 153
4.6.7 View Task 154
4.6.8 Edit Task 155
4.6.9 Add Task 156
4.6.10 Suggestion 157
4.6.11 View Suggestion 158
xiv
4.6.13 SuggestionUndecided (Manager) 160
4.6.14 View Organizational Info 161
4.6.15 Add Organization Info (Manager) 162
4.6.16 Edit Organization Info (Manager) 163
4.6.17 My Profile 164
4.6.18 Profile (Manager) 165
4.6.19 Employee’s Management (Manager) 166
4.6.20 Employee Profile Detail (Manager) 167
4.6.21 Profile Management (Admin) 168
4.6.22 User Profile Detail (Admin) 169
4.6.23 Edit User Profile (Admin) 170
4.6.24 Add New Employee (Admin) 171
4.6.25 Annual Leave 172
4.6.26 Leave Request 173
4.6.27 Leave Request Approval (Manager) 174
4.6.28 Attendence 175
4.6.29 Absence Correction 176
4.6.30 Absence Correction Approval (Manager) 177
4.6.31 Job description 178
4.6.32 Underwriting Head 179
4.6.33 Underwriting Head Detail 180
4.6.34 Training Material 181
xv
4.6.36 Add Training Material 183
4.6.37 Training Material Admin 184
4.6.38 Edit Training Material Admin 185
4.6.39 Notes of Meeting 186
4.6.40 View notes of Meeting 187
4.6.41 Add notes of Meeting 188
4.6.42 Notes of Meeting (Admin) 189
4.6.43 Edit Notes of Meeting (Admin) 190
4.6.44 Report 191
4.6.45 View Report 192
4.6.46 Add Report 193
4.6.47 Report Admin 194
4.6.48 Edit Report (Admin) 195
4.6.49 Digital Library 196
4.6.50 View Book 197
4.6.51 View recommendation 198
4.6.52 Add Recommendation 199
4.6.53 Edit recommendation 200
4.6.54 Digital Library (Admin) 201
4.6.55 Add book (Admin) 202
4.6.56 Edit Book (Admin) 203
4.6.57 Delete Reccomendation 204
xv i
4.6.59 View Case & Solution 206
4.6.60 Add Case & Solution 207
4.6.61 Add Solution 208
4.6.62 Case & Solution (Admin) 209
4.6.63 View Case & Solution (Admin) 210
4.6.64 Edit Case & Solution (Admin) 211
4.6.65 News 212
4.6.66 View News 213
4.6.67 Add News 214
4.6.68 News (Admin) 215
4.6.69 Edit News (Admin) 216
4.6.70 News Approval (Admin) 217
4.6.71 Site Map 218
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 219
5.1 Simpulan 219
5.2 Saran 220
DAFTAR PUSTAKA 222
RIWAYAT HIDUP 226
xv ii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 2.1 Matriks Knowledge Management Goals 28
2. Tabel 2.2 Matriks SWOT 31
3. Tabel 2.3 Matriks Internal – Eksternal (IE) 37 4. Tabel 3.1 Ekstraksi Faktor Internal PT LGI 85 5. Tabel 3.2 Ekstraksi Faktor Eksternal PT LGI 85 6. Tabel 3.3 Hasil Kuesioner Pembobotan Faktor Internal PT LGI 86 7. Tabel 3.4 Hasil Kuesioner Pembobotan Faktor Eksternal PT LGI 88 8. Tabel 3.5 Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan Faktor
Internal PT LGI 91
9. Tabel 3.6 Normalisasi Bobot Faktor Internal PT LGI 92 10.Tabel 3.7 Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan Faktor
Eskternal PT LGI 93
11.Tabel 3.8 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal PT LGI 94 12.Tabel 3.9 Hasil Kuesioner Penilaian Peringkat Faktor Internal PT LGI 95 13.Tabel 3.10 Hasil Kuesioner Penilaian Peringkat Faktor Eksternal PT LGI 95 14.Tabel 3.11 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE) untuk PT LGI 96 15.Tabel 3.12 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) untuk PT LGI 97
16.Tabel 3.13 Matriks SWOT 99
17.Tabel 3.14 Matriks Internal – Eksternal (IE) 102
18.Tabel 3.15 Pemetaan Knowledge Goal 106
19.Tabel 4.1 Pemetaan Fitur 114
xv iii
21.Tabel 4.3 Non Required Field pada Sub-fitur My Profile 117 22.Tabel 4.4 Grouping pada Sub-fitur My Profile 117
xix
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 2.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management 7 2. Gambar 2.2 Tahapan Proses Data menjadi Understanding 10 3. Gambar 2.3 Empat Pola Dasar Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi 20 4. Gambar 2.4 Proses Inti dari Knowledge Management 23
5. Gambar 2.5 ValueNetworkDiagram 41
6. Gambar 2.6 Class 44
7. Gambar 2.7 Generalization 44
8. Gambar 2.8 Aggregation 45
9. Gambar 2.9 Association 45
10. Gambar 2.10 Notasi pada Sequence Diagram 47 11. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT LGI 50 12. Gambar 3.2 Struktur Organisasi pada Divisi Underwriting 51 13. Gambar 3.3 Struktur Organisasi pada Divisi Personalia 53
14. Gambar 3.4 Core Process PT LGI 56
15. Gambar 3.5 Aktivitas Penjualan 57
16. Gambar 3.6 Aktivitas Pembuatan Polis Asuransi 61 17. Gambar 3.7 Aktifitas Klaim Kecelakaan Kendaraan Bermotor 63 18. Gambar 3.8 Aktifitas Klaim Kehilangan dan Kerugian Lainnya 65 19. Gambar 3.9 Aktivitas Survey Resiko 67 20. Gambar 3.10 Aktifitas Pembayaran Premi Asuransi 69 21. Gambar 3.11 Aktifitas Kerja Divisi Personalia 75
xx
23. Gambar 4.2 Use Case Diagram 128
xxi
xxii
xxiii
xxiv
xxv
DAFTAR LAMPIRAN 1
xxv i
DAFTAR LAMPIRAN 2
L2.1 Layar Login L10
L2.2 Layar Forgot Password L11
L2.3 Layar Home L12
L2.4 Layar Home (Manager) L13
L2.5 Layar Change Password L14
L2.6 Layar My Organizer L15
L2.7 Layar View Task L16
L2.8 Layar Edit Task L17
L2.9 Layar Add New Task L18
L2.10 Layar View Organization Info L19
L2.11 Layar Add Organizational Info (Manager) L20
L2.12 Layar Edit Organizational Info (Manager) L21
L2.13 Layar Suggestion L22
L2.14 Layar View Suggestion L23
L2.15 Layar Add Suggestion L24
L2.16 Layar My Profile L25
L2.17 Layar Employee’s Management (Manager) L26
L2.18 Layar Profile Management (Admin) L27
L2.19 Layar Add New Employee (Admin) L28
L2.20 Layar Edit User Profile (Admin) L29
xxv ii
L2.22 Layar Annual Leave L31
L2.23 Layar Leave Request L32
L2.24 Layar Leave Request Approval (Manager) L33
L2.25 Layar Attendence L34
L2.26 Layar Absence Correction L35
L2.27 Layar Absence Correction Approval L36
L2.28 Layar Job Description L37
L2.29 Layar Job Description Underwriting Head L38
L2.30 Layar Underwriting Head detail L39
L2.31 Layar Training Material L40
L2.32 Layar Add Training Material L41
L2.33 Layar Training Material (Admin) L42
L2.34 Layar Edit Training Material (Admin) L43
L2.35 Layar Notes of Meeting L44
L2.36 Layar Add Notes of Meeting L45
L2.37 Layar Edit Notes of Meeting (Admin) L46
L2.38 Layar Report L47
L2.39 Layar Add Report L48
L2.40 Layar Report (Admin) L49
L2.41 Layar View Report L50
L2.42 Layar Edit Report (Admin) L51
L2.43 Layar Digital Library L52
xxv iii
L2.45 Layar Add Book (Admin) L54
L2.46 Layar Add Recommendation L55
L2.47 Layar Edit Book L56
L2.48 Layar Case & Solution L57
L2.49 Layar Add Case & Solution L58
L2.50 Layar Case & Solution (Admin) L59
L2.51 Layar Edit Case & Solution L60
L2.52 Layar News L61
L2.53 Layar Add News L62
L2.54 Layar News (Admin) L63
L2.55 Layar Edit News L64
L2.56 Layar Forum L65
