Diringkas oleh : Kelompok 255
Anggota Kelompok : Ikhsan Putra Kurniawan - 1204000432 Mata Kuliah : Kelas Seminar (IKI140991)
Semester : Genap 2007/2008
Ringkasan Jurnal : Keuasaan, Politik, dan Implementasi dari MSI
Judul Asli : “POWER, POLITIS, AND MIS IMPLEMENTATION” Penulis : M. Lynne Markus
Alfred P. Sloan School of Management Massachussets Institute of Technology
Publikasi : Communication of the ACM June 1983 Volume 26 Number 6
Kekuasaan, Politik, dan Implementasi dari MSI
I. KATA KUNCI
Kekuasaan, Politik, Implementasi Manajemen Sistem Informasi, Penolakan, Perlawanan, Organisasi.
II. ABSTRAK
Teori dari perlawanan terhadap manajemen sistem informasi penting karena ia memandu implementasi strategi dan taktik yang dipilih oleh implementor. Tiga teori dasar dari beberapa penyebab perlawanan terhadap saran dan aturan dari implementasi MIS. Orang-orang menolak MSI karena faktor-faktor internal, karena desain sistem yang kurang baik, dan karena interaksi dengan fitur desain yang spesifik berkenaan dengan konteks organisasi mereka. Teori ini berbeda dengan asumsi dasar tentang sistem, organisasi dan perlawanan. Juga berbeda dalam prediksi yang implementasinyadan proses implementasi. Perbedaan ini dijelaskan dan pekerjaan mengevaluasi teori dan dasar dari perbedaan dimulai. Data dari studi kasus yang digunakan untuk mengilustrasikan teori-teori dan untuk mendemonstrasikan superioritas, untuk implementor, dari teori interaksi.
III. PENDAHULUAN
Tidak ada yang tahu berapa banyak aplikasi yang berbasiskan komputer, dirancang dengan biaya waktu dan uang yang besar, lalu diabaikan atau diperiksa secara seksama karena aplikasi-aplikasi tersebut tidak diterima secara antusias oleh calon penggunanya. Banyak orang yang sudah bekerja dengan sistem informasi yang menemui minimal penolakan halus oleh orang yang dirancang menjadi calon untuk menginput data atau menggunakan data output untuk meningkatkan kinerja mereka.
Sudah banyak penjelasan yang dibuat tentang penolakan atau perlawanan orang-orang dalam hal ini, menolak untuk berubah misalnya secara umum, atau menolak perubahan teknologi khususnya, dan lebih khusus lagi dalam usaha untuk mengimplementasikan manajemen sistem informasi. Beberapa penjelasan ini berupa aturan informal sepintas yang biasa digunakan para praktisi., yang lainnya berdasarkan pada teori sosial ilmiah atau penemuan dari riset. Beberapa orang mengatakan untuk menaplikasikan dalam setiap situasi, yang lainnya bergantung pada kondisi yang bervariasi. Beberapa merupakan model mental yang membentuk dasar dari aksi tetapi jarang yang
secara eksplisit diuji secara konsisten; yang lainnya lebih merupakan model formal dengan koneksi yang jelas disebutkan. Pendapat-pendapat familiar mengenai penolakan ini diantaranya:
1. Untuk menghindari penolakan atau perlawanan, mintalah dukungan para manajemen tertinggi dan libatkanlah pengguna dalam proses desain.
2. Secara teknis sound systems tidak banyak ditolak daripada masalah frekuensi downtime dan kurang baiknya waktu respon.
3. Para pengguna menolak sistem yang tidak user friendly.
4. Semua hal lainnya sama saja, orang-orang cenderung menolak perubahan. 5. Orang-orang akan menolak suatu aplikasi jika biayanya lebih besar dari untung yang didapat.
Penjelasan mengenai penolakan menjadi penting karena, walau bagaimanapun secara informal atau implisit, hal ini akan memandu dan membantu pola kebiasaan dan pengaruh dari tindakan-tindakan yang diambil oleh para manajer dan analis sistem terhadap implementasi aplikasi berbasis komputer. Premis yang menyatakan bahwa paper ini adalah lebih baik daripada teori-teori tentang penentangan akan menuju pada strategi implementasi yag lebih baik dan, mudah-mudahan mengarah pada hasil yang lebih baik dari organisasi dimana komputer dipasang disana. Ini menyarankan kebutuhan untuk menguji penjelasan umum yang sering dipakai dan asumsi tentang hal tersebut secara detail.
Pengujian kritis oleh teori implementor berkenaan penyebab dari penolakan adalah proses yang, menurut setidaknya salah satu sudut pandang dari penolakan (biaya vs keuntungan), para implementor sendiri mungkin diperkirakan akan menolak. Pengujian seperti ini merupakan kerja keras, dan para penguji memiliki resiko yang besar dalam menemukan (a)bahwa model mental mereka sudah bagus, artinya usaha ini sia-sia, atau (b)bahwa penjelasan yang ada perlu dirobah, yang artinya hal ini tidak menyenangkan dan butuh kerja yang lebih keras lagi. Sebagai tambahan, ini tidak seperti masalah heuristic (dukungan manajemen tertinggi) seperti yang disebutkan sebelumnya. Selalu ada dukungan penelitian akademis yang mendukung salah satu diantara keduanya. Lalu para analis sistem dan para manajer menemukan bahwa herusitic menghalangi mereka dari melakukan blunder dalam situasi sehari-hari.
Argumen dari paper ini mengikuti format: Tiga teori dasar dari penolakan yang ditampilkan dan dijelaskan dalam hal asumsi-asumsi dasar sistem informasi, atau organisasi, atau penolakan itu sendiri. Beberapa dasar untuk mengevaluasi teori-teori dihitung, termasuk aplikabilitas dari teori-teori, dan alat untuk para implementor untuk strategi dan saran mereka yang diturunkan dari teori. Paper ini memproses untuk mengevaluasi teori-teori menggunakan logika dan membatasi data pada satu kasus. Paper memberikan kesimpulan yang akan menjadi rekomendasi bagi para implementor.
IV. TIPE-TIPE TEORI
Kling[13] sudah menyediakan langkah awal yang sangat membantu dalam menguji teori-teori penolakan. Dia telah mengidentifikasi enam bagian dari
perspektif teori: Rasional, Struktural, Human Relation, Interactionist, Organisasi Politik, dan Pelajaran Politik. Kling menunjukkan bagaimana perspektif ini membedakan variasi dari dimensi, seperti cara pandang mereka terhadap teknologi dan pengaturan sosial yang diperkenalkan, kunci mereka mengorganisir konsep-konsep, ideologi-ideologi mereka tentang tempat kerja dan tentang teknologi yang baik, dan teori implementasi mereka terhadap difusi teknik secara dinamis. Paper ini dibuat berdasarkan pekerjaan Kling dengan mengeksplorasi berbagai perspektif teori berbeda dimana hal-hal tersebut saling berelasi dalam satu aspek kecil dari penghitungan dalam organisasi kehidupan.
Tiga Teori
Implementor mencoba untuk memutuskan apa yang akan dilakukan dengan penolakan dari individu atau subunit organisasi mungkin dapat diarahkan ke tiga teori divergen tentang kenapa penolakan muncul. Pertama, seseorang atau subunit mungkin percaya bahwa mereka harus menolak karena pengaruh faktor internal. Faktor-faktor ini mungkin umum untuk semua orang dan grup atau unik terhadap sesuatu yang sedang diuji. Contoh yang dapat memperjelasnya adalah: orang-orang menolak semua perubahan; orang-orang dengan gaya analisis kognitif menerima sistem, sementara yang pemikir intuitif menolaknya. Kedua, seseorang atau grup mungkin memercayai untuk menolak karena faktor inherent pada aplikasi atau sistem yang sedang diimplementasikan. Contoh yang dapat memperjelasnya adalah: orang-orang menolak sistem yang tidak efisien, sistem yang tidak terancang ergonomikdan sistem yang tidak user friendly. Beberapa riset sudah dilakukan untuk medukung anggapan bahwa masalah faktor manusia memiliki asosiasi dengan penolakan dan kegagalan dari suatu sistem. Misalnya Ginzberg[6] mereview literatur yang ada pada riset OR/MS/MIS dan mencatat bahwa beberapa penelitian telah mengidentifikasi masalah teknis sebagai faktor yang berkaitan dengan kegagalan sistem. Kedua teori ini divergen atau berbeda, karena yang pertama berasumsi bahwa kebiasaan seseorang atau grup dipengaruhi oleh faktor internal dan yang kedua beranggapan bahwa kebiasaan seseorang atau grup dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti teknologi. Para implementor sering berpegangan pada kedua teori ini secara bersamaan. Misalnya teori gabungan: selalu ada tendensi orang untuk menolak untuk berubah, akan tetapi mereka akan sulit menolak kalau sesuatu yang didesain dengan sangat baik.
Teori ketiga mengatakan bahwa seseorang atau grup menolak sistem karena interaksi diantara karakteristik yang berelasi dengan orang dan karakteristik yang berelasi dengan sistem. Misalnya: sistem yang mengatur data secara tersentralisasi akan ditolak oleh organisasi yang datanya terdesentralisasi. Ada banyak variasi dari teori interaksi yang dapat diidentifikasi. Varian sociotechnical berfokus pada distribusi dari kewajiban untuk organisasi lintas peran. Harus dicatat bahwa penjelasan ini tidak mengidentifikasi keadaan sistem atau organisasi sebagai penyebab penolakan akan tetapi adalah interaksinya. Varian kedua dari teori interaksi adalah versi politik. Penolakan didefinisikan sebagai produk dari interaksi dari sistem yang mendistribusikan kekuasaan. Para ilmuwan percaya bahwa teori-teori ini
tidak dapat diuji secara langsung. Paper ini berasumsi bahwa strategi implementasi yang bagus muncul dari teori-teori yang bagus.
V. ASUMSI-ASUMSI DASAR DARI TEORI-TEORI
Dua yang relevan: asumsi bahwa sifat alami dari teknologi dan asumsi dari sifat tempat yang akan diimplementasikan untuk sistem. Sedangkan asumsi ketiga adalah kepercayaan terhadap sifat alami penolakan.
Asumsi-asumsi tentang Sistem Informasi
Sistem informasi dapat dikategorikan ke dalam banyak kategori dengan cara yang berbeda-beda. Tipe pemrosesan teknologi, tipe data, derajat sentralisasi, distribusi, atau desentralisasi. Salah satu yang dianggap menarika adalah skema berdasarkan tujuan dari sistem. Ada dua kelas, bergantung pada tujuan-tujuannya konsisten dengan teori manajemen rasional atau tidak.
Asumsi-asumsi tentang Konteks Penggunaan di Organisasi
Organisasi tempat sistem informasi akan digunakan dapat digambarkan dengan
Struktur: fungsional, divisonal, matriks, tersentralisasi, terdesentralisasi Kultur: berorientasi kekuasaan, kooperatif, teori Z.
Kontrak Kepegawaian: profesional, birokrasi, semiprofesional.
Untuk tujuan memahami penolakan, sangat berguna untuk menggambarkan organisasi dalam hal derajat terpengaruhnya seseorang atau subunit oleh tujuan dari sistem informasi. Sudut pandang organisasi adalah bahwa sering Teori manajemen rasional dan kepercayaan rasional dalam sistem informasi menyatakan bahwa semua anggota organisasi berbagi cita-cita dan tujuan dengan organisasi dan mereka akan saling bekerja sama untuk mencapainya. Asumsi-asumsi tentang Sifat Alami Penolakan
Orang-orang memiliki pandangan yang berbeda tentang hal ini. Penolakan didefinisikan sebagai kebiasaan untuk mencegah impelementasi dari sistem atau mempersulit dari tercapainya tujuan para desainer sistem. Para ahli ilmuwan sosial membenarkan kesangsian konsep apapun yang membutuhkan atribut perhatian karena dua alasan. Pertama, kebiasaan dapat diobservasi tetapi keinginan atau kecenderungan tidak. Kedua, tindakan kecenderungan atau keinginan lebih mengindikasikan tentang seseorang yang melakukan ketimbang kepada siapa intensitas itu ditujukan. Pada teori penolakan people-determined dan system-determined objektif dan keinginan dari desainer dan implementor tidak pernah teridentifikasi atau dianalisa. Teori interaksi tidak menguji penolakan di luar konteks keinginan desainer. Latar Belakang dari Studi Kasus SIF (Sistem Institusi Finansial)
Metodologi yang digunakan mengikuti pola: inisiasi, proses desain, desain konten, instalasi, dan penggunaan sistem informasi pada perusahaan besar. Sumber data termasuk interiew dengan lebih dari 30 desainer dan pengguna
dari sistem dan dokumen. Dokumen-dokumen termasuk laporan tahuan perusahaan selama 15 tahun dari 1984 sampai 1979.
Sistem SIF
Sistem ini mengumpulkan dan menyimpulkan data-data finansial untuk Golden Triangle Corporation (GTC).
Penolakan terhadap SIF
Pada Oktober 1975, akuntan dari divisi akuntansi menulis memo yang melakukan komplain terhadap sistem ini. … Selain menyediakan data yang lebih detail, SIF tidak berguna bagi kami.
Perbedaan-perbedaan Diantara Resistor dan Nonresistor
Yang menolak adalah pihak dari divisi akuntansi sedangkan yang menerima adalah para akuntan perusahaan.
Masalah-masalah Teknis dengan SIF
DBMS yang dipilih untuk operasi ini tidak cocok dengan sistem operasi yang ada. Kapasitas storage juga tidak tersedia dengan baik sehingga sering terjadi downtime.
Konteks Politik SIF terhadap GTC
Dinamika kekuasaan antara akuntan perusahaan dan divisi akuntanasi.
VI. PREDIKSI-PREDIKSI TURUNAN DARI TIGA TEORI
Beberapa hal dijelaskan dalam bab ini termasuk merubah orang, memperbaiki masalah-masalah teknis dan politik organisasi.
VII. KEGUNAAN TEORI INTERAKSI BAGI IMPLEMENTOR
Diketahui dari analisa bahwa SIF diterima divisi akuntan sebagai alat untuk melakukan perhitungan akuntansi finansial(balance sheet, pajak, konsolidasi perusahaan), tetapi mereka menolak SIF sebagai alat manajerial.
VIII. IMPLIKASI-IMPLIKASI DARI TEORI-TEORI IMPLEMENTASI
Implementor dapat terbantu dengan teori interaksi dalam hal bahwa teori interaksi memiliki kekuatan prediksi.
IX. KESIMPULAN
Evaluasi akhir dari teori interaksi adalah untuk menunukan seberapa bergunanya hal ini terhadap para implementor dari sistem. Teorinya mengarah pada model dari analisa dan diagnosa model organisasi yang dapat digunakan untuk mendesain sistem yang tidak menghasilkan penolakan atau untuk menemukan strategi bagaimana berurusan dengan lingkungan dimana penolakan sudah terjadi.
Dalam kasus SIF, sebuah analisis dari maslah ini dapat dilakukan terhadap analisis sistem dan usaha pengembangan untuk mengidentifikasi dimana penolakan sering terjadi. Analyst menyimpulkan bahwa divisi akuntansi akan jelas-jelas menolak fitur seperti kemampuan akuntan korporat untuk mendapatkan dan menganalisa data mentah, dan keperluan analisa keuntungan pada level koleksi/kumpulan/agregasi dimana hal-hal ini tidak berguna bagi mereka. Mengetahui motif mereka, analyst dapat memutuskan berdasarkan rangkaian tindakan yang telah melalui hal-hal berikut:
(1)Merubah desain sistem agar lebih enak bagi akuntan.
(2)Mengorbankan beberapa tujuan akuntan korporat untuk sistem
(3)Mengizinkan divisi akuntansi untuk berpartisipasi dalam beberapa proses desain sistem atau semuanya.
(4)“Membeli” penerimaan terhadap suatu sistem dengan memberi sedikit kelonggaran yang berguna bagi para akuntan.
(5)Memuji sistem dari awal sebagai sistem informasi manajerial akuntansi yang paling canggih
(6)Membatalkan proyek yang diajukan
Sekali SIF didesain dan muncul penolakan, analisis harus dilakukan unutk menentukan secara precise kenapa terjadi penolakan dan apa yang dapat dilakukan untuk itu. Analisis ini juga dapat berguna untuk membantu rencana ke depan implementasi sistem yang melibatkan satu atau lebih pihak yang dipengaruhi oleh sistem asli. Dalam kasus SIF, seseorang dapat menyimpulkan bahwa adalah sebuah kebodohan bagi manajerial perusahaan bila para akuntannya bersikeras terhadap cara pandangnya. Hubungan diantara implementor dan akuntan semakin buruk. Implementasi yang sukses kedepannya dalam sistem finansial membutuhkan peningkatan hubungan yang lebih harmonis untuk menyediakan solusi terhadap permasalahan yang didahului oleh divisi akuntansi.
Teori interaksi memiliki kelemahan yaitu tidak universal, tidak ada saran menyeluruh untuk system analyst dan management implementor dari sistem. Tetapi teori ini lebih berguna dibanding teori-teori lainnya dalam meprediksi penolakan dan mengenerate berbagai variasi dan kreatif strategi yang dapat membantu untuk mencegahnya.
Dua hal dalam pemakaian teori yang perlu dilakukan agar teori interaksi sukses:
Pertama, implementorharus menempatkan dirinya sebagai bagian dari pihak dalam analisis.
Kedua, analyst harus mengetahui bahwa tujuan dari latihan bukan untuk menanggulangi penolakan, tetapi untuk mencegahnya, bila mungkin menghadapinya dengan cara yang konstruktif. Dalam beberapa kasus, terlihat bahwa implementor sering harus mengalah dan mengorbankan sistemnya agar menang dalam peperangan. Walaupun prosesnya sulit dan memakan waktu, hasil dari teori interaksi mengenai resistansi seringkali lebih baik dibandingkan teori-teori yang dihasilkan dari turunan teori-teori lainnya.
