LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran Hasil Wawancara
Berikut adalah daftar pertanyaan dan jawaban hasil wawancara dengan bisnis unit Marketing BINUS University:
Marketing University dan Marketing JWC
P: Apakah selama ini bisnis proses yang ada sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan kebutuhan dari bisnis unit?
J: Untuk semua prosedur sudah berjalan dengan baik, tetapi ada satu hal yang perlu diperhatikan terutama yang berhubungan dengan Customer Relationship Management. Kegiatan telemarketing yang dilakukan sehari-hari oleh Marketing University juga dilakukan oleh bisnis unit yang lain seperti Marketing JWC dengan data calon customer yang sama. Oleh karena itu ada kemungkinan seorang customer dihubungi lebih dari satu kali dengan informasi yang sama. Hal ini membuat hubungan dengan customer menjadi kurang baik.
Di samping itu juga, kegiatan ujian saringan masuk yang dilakukan masih bersifat manual atau paper based sehingga nilai dari efisiensi dan efektifitas berkurang.
P: Apakah prosedur kegiatan telemarketing yang dilakukan Marketing university dengan Marketing JWC itu sama?
J: Iya sama, semua data diperoleh dari Marketing intelligence dari hasil kunjungan ke sekolah.
P: Untuk setiap harinya, berapa jam yang dapat digunakan untuk kegiatan follow up calon mahasiswa (siswa/i sekolah) ?
J: Kegiatan follow up siswa/i SMA dilakukan mulai pukul 15.00 – 20.00 atau 5 jam per harinya untuk satu line, dengan asumsi 50 data per hari atau kurang lebih satu customer ditelepon 6-10 menit.
P: Untuk kegiatan ujian saringan masuk secara manual, berapa lama waktu yang dialokasikan dan bagaimana dengan biayanya?
J: Untuk kegiatan ujian saringan masuk dilakukan per gelombang selama satu hari yaitu hari Minggu. Shift yang dibuka tergantung pada jumlah peserta per gelombangnya. Biasanya per gelombang rata-rata 1500 – 2000 calon mahasiswa yang mendaftar dan mengikuti ujian saringan masuk.
Untuk rincian biayanya, dimana seorang peserta akan memperoleh buku soal (20 halaman) dan 1 lembar jawaban yang di-print sesuai dengan nama peserta. Selain itu juga akan diberikan buku petunjuk pendaftaran ulang yang berkisar 13-15 halaman.
P: Bagaimana dengan honor untuk pengawasnya? Apakah termasuk gaji bulanan atau di luar gaji bulanan?
J: Tidak, untuk honor pengawas ujian saringan masuk dengan rincian per shift diberikan sebesar Rp. 50.000,-
P: Berapa lama waktu yang diperlukan untuk persiapan ujian saringan masuk, seperti fotokopi soal dan pendukung ujian saringan masuk?
J: Untuk persiapan semuanya dilakukan 2-3 hari sebelumnya dari persiapan buku soal ujian dan buku petunjuk pendukung lainnya yang sebutkan sebelumnya. P: Untuk kegiatan ujian saringan masuk, kegiatan apa saja yang dilakukan dan
berapa lama waktu yang dibutuhkan?
J: Untuk kegiatan ujian saringan masuk yang selama ini dilakukan, hal pertama yang perlu disiapkan adalah berkas ujian yang terdiri dari 1 paket buku soal sebanyak kurang lebih 20 halaman, lembar kunci jawaban yang di-print sesuai dengan jumlah peserta ujian. Persiapan berkas ujian memerlukan waktu kurang lebih 2 hari untuk diajukan ke bagian copy center.
Selain berkas ujian, juga perlu disiapkan berkas pendukung ujian berupa petunjuk pendaftaran ulang dan jadwal jatuh tempo pembayaran biaya kuliah. Dokumen tersebut terdiri dari kurang lebih 15 halaman. Waktu yang diperlukan berkisar 2 hari juga. Untuk pelaksanaan ujian saringan masuk, biasanya terdiri dari 2 shift. Tiap shift kurang lebih ada 30 kelas yang melakukan test dengan jumlah pengawas tiap ruangan 1 orang. 1 shift terdiri dari 2 jam atau 120 menit. Setelah pelaksanaan ujian saringan masuk telah dilakukan, maka untuk selanjutnya lembar jawaban akan diolah dan di-scan melalui mesin OMR yang memerlukan waktu kurang lebih 6-7 jam. Setelah itu, maka hasilnya akan diketahui melalui perhitungan grade selama 1 hari oleh manager untuk kemudian diumumkan ke peserta test.
Marketing Communication dan Corporate Communication
P: Apakah selama ini bisnis proses yang ada sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan kebutuhan dari bisnis unit?
J: Kegiatan yang selama ini yang dilakukan tidak terlalu terhambat, hanya saja mengenai prosedur yang perlu dijalani selama ini terlalu panjang dan masih bersifat manual. Seperti halnya jika ada permintaan dari bisnis unit yang lain mengenai desain iklan, promotion tools dan website. Ketiga media tersebut yang paling sering digunakan, sehingga banyak sekali form request yang masuk untuk ke tiga media tersebut tetapi dengan konten atau isi serta informasi yang sama. P: Apakah hanya karena secara manual, maka prosedur tersebut menjadi rumit
untuk dilakukan?
J: Masalahnya bukan pada kegiatan manual, tetapi selama ini yang terjadi adalah perbedaan informasi form request untuk media yang berbeda dengan informasi yang sama untuk ketiga media tersebut. Diharapkan ada suatu tools yang dapat membantu kita dalam integrasikan informasi setiap form request yang masuk ke bisnis unit kita.
P: Selain masalah pengintegrasian informasi form request, apakah ada masalah lain di bisnis unit ini?
J: Selain masalah form request tersebut, mungkin selama ini yang menjadi salah satu hambatan kami adalah dalam hal meng-update konten website. Prosedur yang dilakukan selama ini memerlukan waktu yang lama karena perlu konfirmasi lagi ke bagian IT untuk perubahan website baik itu urgent atau tidak. Bahkan perubahan konten website yang diajukan bisa lebih dari satu hari untuk mendapatkan konfirmasinya.
Disamping itu juga, untuk kegiatan media tracking yang selama ini dilakukan sudah berjalan dengan baik, tetapi masalah yang ada adalah pencarian informasi terhadap laporan media tracking masih bersifat manual. Oleh karena itu banyak keluhan yang terjadi terhadap sistem pencarian informasi media tracking yang dilakukan selama ini karena dibutuhkan waktu seharian.
P: Untuk prosedur update website, kegiatan apa saja yang dilakukan dan berapa lama waktu dibutuhkan sampai suatu website itu ter-update?
J: Kegiatan update website dilakukan oleh bisnis unit dengan menyiapkan terlebih dahulu konten website yang mau di-update, kurang lebih setengah jam, kemudian mengirimkannya ke bagian e-Com untuk kemudian diproses ke bagian IT berkisar 20 menit. Bagian IT akan mengubah konten website ke bahasa HTML dan memerlukan waktu kurang lebih 30 menit dan kemudian upload website selama 15 menit. Setelah itu, bagian IT akan mengkonfimasikan kembali apakah sesuai dengan keinginan atau belum. Jika belum, maka bagian IT akan memperbaiki sesuai dengan kebutuhan dan memerlukan waktu yang sama untuk mengubahnya, yaitu 30 menit.
Sedangkan jika konten website sudah sesuai dengan keinginan bisnis unit, maka e-Com akan memeritahukan penyelesaian update konten dan menutup permintaan perubahan oleh bisnis unit.
P: Untuk prosedur pengisian form request yaitu permintaan promosi, kegiatan apa saja yang harus dilakukan, dan berapa lama rincian waktu yang dibutuhkan? J: Form request diisi oleh bisnis unit yang memerlukan, baik itu permintaan
promosi website/iklan/promotion tools berupa flyer ataupun poster. Sebelumnya dilakukan terlebih dahulu pengisian form request dan briefing untuk konten sekitar 40 menit. Permintaan desain yang dilakukan untuk satu desainnya biasanya memerlukan waktu 1-2 hari.
P: Sedangkan untuk prosedur media tracking, kegiatan apa saja yang dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan?
J: Prosedur media tracking dilakukan setiap harinya. Hal yang dilakukan pertama kali adalah mencari berita tentang BINUS University sendiri ataupun competitor. Untuk lama waktu yang diperlukan bersifat relatif, tetapi umumnya dalam waktu 6 jam sudah memperoleh 3-5 informasi perusahaan yang ada. Setelah itu, kegiatan selanjutnya adalah menyimpan informasi tersebut dengan men-scan sumber dari media cetak yang ada, dan kemudian baru dibuat rekapitulasi data atau laporan media tracking untuk semua hasil penulusuran informasi media yang ada (memerlukan waktu 2 jam untuk analisa dan membuat laporan). Kegiatan pencarian data media tracking cukup memakan waktu yang banyak,
karena pencarian yang bersifat paper based yang bisa menghabiskan waktu seharian untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Lampiran Prosedur Marketing BINUS Standard of Procedure Marketing BINUS University
Marketing BINUS University Prosedur persiapan promosi
Persiapan promosi diawali dari pengajuan jadwal promosi dan iklan oleh Promotion Section Head serta mengajukan list promotion tools yang akan digunakan ke Manager Marketing University. Dari Manager Marketing University. akan mengajukan ke Chief Marketing Officer (CMO) untuk dikonfirmasikan hasil anggaran promosi yang ada. Setelah menerima persetujuan konfirmasi anggaran dari CMO, maka Manager Marketing University akan mengkoordinasikan anggaran promosi ke Budgeting Manager dan Procurement Manager. Dari hasil konfirmasi dan koordinasi kemudian akan diberikan ke Section Head Promosi untuk merencanakan kegiatan promosi yang telah disusun, yaitu dengan merekrut dan menerima tim promosi.
Prosedur persiapan pendaftaran mahasiswa baru
Prosedur persiapan pendaftaran mahasiswa baru diawali dengan mendefinisikan kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan oleh Marketing Manager dengan mengadakan rapat penentuan prasyarat pendaftaran mahasiswa baru. Setelah itu, Marketing Manager akan menyusun target penjualan dari tiap gelombang pendaftaran dan menyusun jadwal pendaftaan mahasiswa baru yang akan diberikan kepada Sales Section Head. Kemudian Sales Section Head akan menentukan jumlah formulir yang akan dibutuhkan dengan melakukan penjatahan formulir. Dari penentuan jumlah formulir yang telah diketahui, maka Manager akan membuat SPB (Surat Permintaan Barang) atau SPHT (Surat Permintaan Harta Tetap) yang akan disetujui oleh Chief Marketing Officer (CMO) dan akan diajukan ke bagian Biro Procurement. Setelah itu, Sales Section Head akan menentukan Chanel of Distribution (COD) yang akan menjadi perwakilan baik itu di Jakarta maupun luar Jakarta dan kemudian diajukan kepada Marketing Manager untuk disetujui oleh Chief Marketing Officer (CMO). Jika penentuan COD tersebut ditolak, maka akan dikembalikan kepada Sales Section Head untuk menentukan kembali COD yang baru untuk diajukan kembali. Jika COD tersebut diterima, maka Sales Officer akan membuat surat kontrak dan surat perjanjian yang akan dikirimkan ke perwakilan untuk disetujui dan ditandatangani oleh perwakilan dan COD tersebut masing-masing. Setelah perekrutan COD tersebut telah dilakukan, maka akan dilakukan Program Product Knowledge untuk COD secara keseluruhan oleh Sales Officer. Selain penentuan COD yang telah dilakukan, Sales Section Head juga menentukan Education Counselor dengan merekrut dari mahasiswa aktif BINUS University, dengan persyaratan yang ada dan mengirimkan surat lamaran dan CV untuk dilakukan interview. Jika diterima, maka akan dilakukan panandatanganan surat kontrak yang akan dibuat oleh Sales Officer untuk dilanjutkan dengan Program Product Knowledge. Sales Officer akan mengarsip surat kontrak yang telah ditandatangani para COD dan Education Counselor (EC).
Pelaksanaan Kegiatan Promosi o Iklan
Prosedur pelaksanaan kegiatan promosi untuk iklan akan dilakukan dengan terlebih dahulu oleh Manager Marketing memeriksa jadwal iklan yang dibuat dan jika adanya pengajuan tambahan yang diinginkan, maka Marketing Manager akan mengajukan penambahan anggaran ke Chief Marketing Officer dan Finance. Hasil konfirmasi akan dikonformasikan kembali ke Promotion Section Head untuk dilakukan pemesanan iklan dengan mengisi dan menandatangani form pemesanan iklan / benda promosi yang akan diajukan ke bagian Corporate Communication (Corcommm) untuk didesain iklan, dan pemasangan iklan pada media massa. Laporan hasil evaluasi akan dibuat oleh Promotion Section Head untuk diarsip.
o Education Fair
Prosedur Pelaksanaan kegiatan promosi untuk education fair diawali dengan penerimaan proposal dari bagian Corporate Communication oleh Promotion Section Head. Jika penawaran proposal itu diterima, maka Promotion Section Head akan melakukan persiapan Edu-Fair ke Promotion Staff. Pelaksanaan Edu-Fair akan dilaksanakan oleh promotion Staff dan kemudian membuat laporan pelaksanaan Edu-Fair yang ditujukan kepada Promotion Section Head untuk disetujui oleh Marketing Manager. Laporan tersebut akan diarsip dalam Lotus Notes dan akan dianalisa dan dievaluasi sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan di tahun depan.
o Open House
Prosedur pelaksanaan kegiatan promosi untuk open house diawali dengan mengkoordinasi rencana open house dengan bagian Building Management (BM), Ketua Jurusan, Dekan dan Sekjur. Setelah rencana open house telah disepakati bersama, maka promotion Officer akan meminjam ruangan dengan membuat surat peminjaman ruangan yang akan ditujukan kepada BM Manager. Dari susunan jadwal open house yang telah disepakati, maka Admin Marketing akan membuat undangan kepada Dekan, Sekjur dan Kajur untuk penyelenggaraan acara open house dan membuat surat pemesanan komsumsi sesuai dengan jumlah peserta yang mendaftar dan koordinasi dengan Admission Section Head. Promotion Officer akan melakukan persiapan open house yang akan diajukan kepada Promotion Section Head berupa materi presentasi acara open house dan akan diminta persetujuan dari Manager Marketing, dan jika disetujui maka pelaksanaan open house akan diselenggarakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Setelah pelaksanaan open house telah selesai diselenggarakan, maka Promotion Officer akan membuat laporan hasil pelaksanaan open house kepada Promotion Section Head yang akan diajukan kepada Marketing Manager untuk dianalisa dan merekomendasikan perbaikan yang perlu dilakukan ditahun mendatang. Pengarsipan laporan di Lotus Notes oleh Promotion Section Head.
Prosedur Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru Jakarta
Prosedur pelaksanaan pendaftaran mahasiswa baru terlebih dahulu Sales Officer memproduksi formulir untuk Head Office, outlet BINUS Center dan Education Counselor dengan membuat matriks alokasi formulir, dan bukti pembayaran serta buku penjualan untuk tiap Channel of Distribution. Selain itu juga, Sales Officer juga meminta Marketing tools ke Promotion Support dengan mengisi formulir Job Request. Dari formulir yang telah diproduksi, kemudian mendistribusikan formulir tersebut dan Marketing tools ke Head Office, outlet BINUS Center dan Education Counselor. Jika terjadi penjualan oleh Chanel of Distribution (COD) tersebut, maka mereka harus menyetor uang hasil penjualan ke rekening BINUS dan membawa bukti setoran serta bukti pembayaran customer ke bagian Sales Officeruntuk sibuat laporan penjualan mingguan ataupun bulanan. Dari formulir yang terlah terjual kepada pelanggan atau calon mahasiswa, formulir akan diisi dan dikembalikan ke bagian Registration Staff dengan memeriksa kelengkapan berkas untuk kemudian dientri pengembalian front Office dan cetak kartu ujian. Kartu ujian tersebut akan diberikan kepada calon mahasiswa dengan menjelaskan secara singkat cara USM. Setelah itu penyerahan berkas formulir pendaftaran calon mahasiswa akan diklarifikasi berdasarkan jalurnya baik itu jalur biasa, jalur beasiswa dan jalur PMDK. Untuk calon mahasiswa yang mengikuti jalur biasa, maka peserta hanya mengikuti ujian sesuai dengan jadwal yang telah diinformasikan pada saat penyerahan kartu Ujian Saringan Masuk (USM). Tetapi untuk jalur beasiswa, maka berkas tersebut akan diserahkan ke Chief Marketing Officer oleh Marketing Manager untuk diproses seleksi calon mahasiswa jalur prestasi baik itu prestasi sekolah ataupun prestasi olahraga dan seni. Jika peserta yang lolos seleksi beasiswa tersebut maka aka dihubungi kembali oleh bagian Registration Staff pada tanggal pengumuman. Sedangkan untuk jalur PMDK, berkas calon mahasiswa akan diserahkan ke Ketua Jurusan terlebih dahulu untuk koordinasi mengenai jadwal pelaksanaan wawancara peserta dan akan diinformasikan ke peserta mengenai jadwal wawancara. Dari pelaksanaan wawancara yang telah dilakukan, maka Ketua Jurusan akan mengirimkan hasil wawancara tersebut ke CMO untuk diseleksi kembali. Jika peserta yang lulus seleksi akan dihubungi kembali oleh Registration Staff pada tanggal pengumuman. Jika tidak maka peserta akan mengikuti secara langsung jadwal USM sesuai gelombang pendaftaran, begitu juga untuk jalur beasiswa prestasi.
Dari pelaksanaan penjualan yang telah dilakukan di atas oleh COD, maka setiap adanya sisa formulir yang ada akan diretur kembali ke bagian Sales Officer untuk dibuat laporan serta kompensasi penjualan bagi Education Counselor dan outlet BINUS Center. Dari laporan penjualan dan kompensasi tersebut maka akan diberikan kepada Sales Section Head untuk diajukan ke Marketing Manager untuk disetujui. Jika tidak disetujui maka akan dibuat ulang kembali laoporan penjualan dan kompensasi tersebut. Tetapi sebaliknya jika disetujui oleh Marketing Manager, maka Sales Officer akan mengirimkan kompensasi dan surat ucapan terima kasih kepada outlet BINUS Center begitu juga kompensasi Education Counselor akan diberikan. Setelah itu, maka Sales Section Head akan mengevaluasi kinerja penjualan outlet BINUS Center dan Education Counselor pada akhir kontrak.
Di samping itu juga, bersamaan pelaksanaan produksi formulir, Manager Marketing akan mengidentifikasikan kebutuhan aplikasi penjualan online ke IT dengan formulir Job Request. Setelah aplikasi telah dibuat sesuai dengan kebutuhan, maka Manager Marketing akan menerima pemberitahuan IT untuk test sistem tersebut, jika sesuai maka informasi periode pendaftaran mahasiswa baru akan diberitahukan melalui website BINUS. Jika konfirmasi telah diterima oleh Marketing Manager, maka IT akan mempersiapkan penjualan online untuk calon mahasiswa baru yang mendaftar secara online.
Oleh Admission Section Head akan mendefinisikan ketersediaan ruang bagi pendaftar online dua minggu sebelum pendaftaran dimulai. Dari sistem online yang telah dijalankan, bagi calon mahasiswa yang telah mendaftar secara online dengan mengisi formulir PMB melalui web BINUS. Setelah itu akan memperoleh ID atau kode booking kemudian calon mahasiswa harus melakukan pembayaran melalui ATM BCA. Setelah itu calon mahasiswa tersebut akan melaporkan pembayaran formulir ke bagian Admisi dan akan diperiksa oleh bagian Sales Officer apakah sesuai dengan syarat pendaftaran dan pembayaran. Jika sesuai maka calon mahasiswa tersebut akan mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran sesuai dengan jalur yang diminati untuk dikembalikan ke bagian Registration Staff.
Prosedur Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru Luar Jakarta
Prosedur Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru untuk luar Jakarta terlebih dahulu oleh Sales Officer memproduksi formulir untuk Outlet BINUS Center ataupun perwakilan dan sekolah di luar Jakarta. Disamping itu juga oleh Sales Officer akan meminta Marketing tools ke Promotion Support dengan mengisi Form Job Request. Setelah itu, maka formulir dan Marketing tools akan didistribusikan ke Channel of Distribution (COD) yang baik itu terdiri dari outlet BINUS Center luar Jakarta, perwakilan ataupun sekolah di daerah luar Jakarta. Dari pendistribusian yang telah dilakukan maka dari pihal Sales Officerakan mengkonfirmasikan kembali penerimaan paket pengiriman yang telah dilakukan ke COD. Pelaksanaan penjualan formulir oleh COD dengan memperoleh pembayaran dari Calon Mahasiswa dan bukti pembayaran, maka uang tersebut akan disetor ke rekening BINUS dan mengirim kembali ke bagian Sales Officer untuk didata penjualan COD tersebut. Setiap akhir gelombang pendaftaran, sisa formulir yang masih ada akan diretur kembali ke Sales Officer. Setelah itu akan dibuat laporan penjualan baik itu secara mingguan atau bulanan serta jumlah kompensasi berdasarkan total penjualan yang telah dilakukan, yang akan diberikan kepada Sales Section Head untuk diajukan ke Marketing Manager untuk disetujui. Jika laporan telah disetujui, maka pengiriman kompensasi akan dilakukan dan juga surat ucapan terima kasih oleh Sales Section Head ke Perwakilan, outlet BINUS Center dan sekolah perwakilan luar Jakarta. Evaluasi kinerja penjualan akan dilakukan oleh Sales Section Head untuk perbaikan di tahun mendatang.
Dari calon mahasiswa yang membeli formulir, maka calon mahasiswa akan mengisi formulir tersebut dan mengembalikan ke COD. Berkas formulir tersebut akan diperiksa kelengkapannya sesuai dengan persyaratan. Jika sesuai, maka COD akan menulis dan menyerahkan kartu ujian saringan masuk dan
menjelaskan secara singkat tata cara USM. Pengiriman berkas akan dilakukan oleh COD ke bagian Admisi untuk diproses dan dientri pengembaliannya oleh Registration Staff. Dari berkas tersebut kemudian akan diklarifikasi kembali pemilihan jalur apakah jalur biasa, jalur beasiswa prestasi ataupun jalur PMDK. Untuk calon mahasiswa yang mengikuti jalur biasa, maka peserta hanya mengikuti ujian sesuai dengan jadwal yang telah diinformasikan pada saat penyerahan kartu Ujian Saringan Masuk (USM). Tetapi untuk jalur beasiswa, maka berkas tersebut akan diserahkan ke Chief Marketing Officer oleh Marketing Manager untuk doproses seleksi calon mahasiswa jalur prestasi baik itu prestasi sekolah ataupun prestasi olahraga dan seni. Jika peserta yang lolos seleksi beasiswa tersebut maka aka dihubungi kembali oleh bagian Registration Staff pada tanggal pengumuman. Sedangkan untuk jalur PMDK, berkas calon mahasiswa akan diserahkan ke Ketua Jurusan terlebih dahulu untuk koordinasi mengenai jadwal pelaksanaan wawancara peserta dan akan diinformasikan ke peserta mengenai jadwal wawancara. Dari pelaksanaan wawancara yang telah dilakukan, maka Ketua Jurusan akan mengirimkan hasil wawancara tersebut ke CMO untuk diseleksi kembali. Jika peserta yang lulus seleksi akan dihubungi kembali oleh Registration Staff pada tanggal pengumuman. Jika tidak maka peserta akan mengikuti secara langsung jadwal USM sesuai gelombang pendaftaran, begitu juga untuk jalur beasiswa prestasi.]
Prosedur Ujian Saringan Masuk Jakarta
Prosedur Ujian Saringan Masuk di Jakarta diawali dengan menyusun jadwal ujian saringan masuk oleh Marketing Manager yang akan diajukan kepada Rektor. Rektor akan menunjuk dosen untuk pembuatan soal sesuai dengan bidang/materi yang kemudian akan diserahkan kepada koordinator soal ujian untuk diserahkan ke Marketing Manager untuk ditindaklanjuti jika adanya ketidaksesuaian soal. Disamping itu, bagian Sales dan Service Officer akan menentukan karyawan yang menjadi pengawas dan akan diberitahu dan dibriefing oleh Admission Section Head mengenai jadwal dan peraturan ujian saringan masuk (USM). Setelah itu Admission Section Head akan mengkoordinasi persiapan berkas / pendukung USM untuk pelaksanaan USM sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Dari hasil pelaksanaan USM akan diperoleh hasil USM dari calon mahasiswa yang mengikuti USM dan menyerahkan kepada Marketing Manager beserta hasil kuesioner USM untuk dianalisa dan diproses nilai dari jawaban dan soal melalui mesin OMR untuk menentukan grade hasil USM peserta calon mahasiswa. Kemudian Marketing Manager akan menginformasikan hasil perhitungan grade kepada Chief Marketing Officer (CMO) untuk disetujui oleh BPH Yayasan. Setelah menerima konfirmasi hasil pengolahan USM maka Marketing Manager akan mengumumkan hasil USM baik itu melalui internet, BPS dan SMS.
Prosedur Ujian Saringan Masuk Luar Jakarta
Prosedur ujian saringan masuk luar Jakarta akan dilaksanakan dengan terlebih dahulu menyusun rencana jadwal ujian saringan masuk (USM) oleh Marketing Manager dan kemudian menentukan rekanan pelaksanaan USM dari perwakilan yang akan ditandatangani oleh perwakilan tersebut dan disetujui oleh Chief Marketing Officer (CMO). Dari susunan jadwal USM tersebut yang telah disetujui oleh Rektor, maka penunjukan Dosen pembuatan soal sesuai dengan bidang dan materi dan kemudian akan diserahkan kepada koordinator soal ujian untuk disetujui oleh Manager Marketing. Setelah itu, Admission Section Head akan menunjuk dan memberikan pelatihan pengawas mengenai tata cara ujian saringan masuk luar Jakarta, serta mengkoordinasi berkas dan dokumen pendukung USM. Pelaksanaan USM akan dilakukan di daerah Perwakilan oleh pengawas, kemudian hasil USM dan kuesioner USM akan dikumpulkan dan diberikan kepada Manager Marketing untuk analisa dan diolah hasil grade USM melalui mesin OMR. Hasil pengolahan jawaban USM dan penentuan grade akan diajukan kepada BPH Yayasan dan disetujui oleh Chief Marketing Officer. Konfirmasi hasil grade USM yang disetujui akan diumumkan oleh Marketing Manager baik itu melalui Internet, SMS, ataupun BPS. Kuesioner USM akan diberikan ke bagian Marketing Intelligence untuk diolah dan dianalisa sesuai dengan jawaban responden.
Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Daftar Ulang Jakarta
Prosedur persiapan dan pelaksanaan daftar ulang di Jakarta dilakukan terlebih dahulu dengan terlebih dahulu calon mahasiswa mengisi dan melengkapi formulir daftar ulang yang akan diserahkan ke bagian Registrastion Staff untuk di entry daftar ulang front Office dan cetak kartu briefing. Kemudian kartu briefing tersebut akan diserahkan kepada calon mahasiswa oleh Registration Staff dan melakukan koordinasi dengan Corcommm Manager untuk pemotretan BINUS Card bagi setiap calon mahasiswa. Setelah itu pembagian jas lab dan almamater kepada calon mahasiswa oleh Registration Staff sesuai dengan jadwal briefing yang telah ditentukan. Berkas yang telah lengkap dan telah diterima tersebut akan diserahkan ke Admission Support untuk dientri Back Office. Pengarsipan formulir pendaftaran ulang dan fotocopi akte kelahiran serta arsip untuk bukti pembayaran oleh Admission Support. Pemisahan dokuman dan menyerahkan data mahasiswa baru ke LRI untuk proses administratif selanjutnya.
Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Daftar Ulang Luar Jakarta
Prosedur persiapan dan pelaksanaan daftar ulang untuk luar Jakarta dapat dilakukan dengan terlebih dahulu calon mahasiswa mengisi dan melengkapi formulir daftar ulang untuk kemudian dikembalikan ke perwakilan untuk diperiksa kelengkapan persyaratan dokemen yang diminta. Jika tidak lengkap maka dokumen tersebut akan diminta dan diisi kembali oleh calon mahasiswa. Jika sebaliknya jika sudah lengkap, maka perwakilan akan mengisi buku pengembalian pendaftaran ulang dan memberikan tanda terima berkas pendaftaran ke calon mahasiswa. Setelah dokumen telah terkumpul, maka perwakilan akan mengirim berkas pendaftaran ulang ke Jakarta untuk dientri front Office dan cetak kartu ujian oleh Registration Staff. Setelah itu, calon
mahasiswa dapat melihat jadwal briefing dan mencetak kartu briefing sementara melalui internet dan kemudian menukarkan kartu briefing sementara tersebut ke Registration Staff. Kartu briefing dan formulir pembukaan rekening akan diserahkan ke calon mahasiswa oleh Registration Staff ke calon mahasiswa kemudian melakukan koordinasi dengan Corcommm Manager untuk pemotretan BINUS Card bagi setiap mahasiswa baru dan melakukan pembagian jas lab serta jaket almamater sesuai dengan jadwal briefing.
Berkas dokumen pendaftaran ulang yang sudah diterima sebelumnya oleh Registration Staff akan diserahkan ke Admission Support untuk dientri Back Office. Pengarsipan formulir pendaftaran ulang dan fotokopi akte kelahiran serta bukti pembayaran oleh Admission Support dan melakukan pemisahan dokumen untuk diserahkan data mahasiswa baru ke LRI untuk proses administrasi selanjutnya.
Prosedur Pelaksanaan Promosi Kunjungan Sekolah (Jakarta)
Prossedur pelaksanaan promosi kunjungan sekolah di Jakarta dilakukan dengan menyusun jadwal ke sekolah terlebih dahulu paling lambat 1 bulan sebelum periode pemasaran berjalan oleh Promotion Section Head dengan cara menghubungi pihak sekolah untuk memperoleh konfirmasi kunjungan sekolah oleh Promotion Staff.
Jika dari pihak sekolah menyetujui kunjungan tersebut untuk kegiatan presentasi, maka Promotion Staff harus membuat surat konfirmasi kepada pihak sekolah mengenai jadwal presentasi, kemudian membuat formulir peminjaman mobil, jika tidak tersedia mobilnya maka akan memperoleh taksi. Setelah itu, Promotion Staff akan melakukan persiapan presentasi dengan memeriksa materi presentasi, kemudian melaksanakan kegiatan presentasi sesuai jadwal yang telah ditentukan. Penyerahan laporan kegiatan Marketing yang telah ditandatangani oleh pihak sekolah ke Marketing Intellegence untuk dianalisa lebih lanjut. Setelah itu Marketing Manager akan melakukan evaluasi dan analisa atas laporan dan merekomendasikan perbaikan untuk proses ini di tahun yang akan datang.
Jika kegiatan tersebut adalah kegiatan expo, setiap penawaran yang diberikan dari pihak sekolah akan dievaluasi terlebih dahulu oleh Promotion Section Head apakah ikut berpartisipasi atau tidak, jika tidak maka dari BINUS oleh Admin Marketing akan membuat dan mengirim surat tolakan ke sekolah. Sebaliknya jika ikut berpartisipasi, maka Promotion Staff akan mengkonfirmasi keikutsertaan kepada pihak sekolah kemudian membuat formulir peminjaman mobil, jika tidak tersedia maka pihak Promotion Staff akan menghubungi taksi. Promotion Staff akan membuat slip bank of disbursement (BD) untuk diajukan ke Finance paling lambat 3 hari setelah penawaran disetujui. Setelah itu Promotion Staff akan mempersiapkan expo dengan memeriksa kelengkapan materi presentasi dan expo untuk dibawa pada pelaksanaan expo. Setelah kegiatan expo dilaksanakan, bukti kwitansi yang telah ditandatangani dan dicap oleh pihak sekolah akan dikirimkan ke Accounting oleh Promotion Staff dan menyediakan laporan kegiatan Marketing yang telah diisi dan ditandatangani oleh pihak sekolah ke Marketing Intellegence untuk dianalisa lebih lanjut. Dari kegiatan expo yang telah terlaksana, Promotion Staff akan membuat laporan kegiatan expo untuk disetujui oleh Promotion Section Head dan diajukan kepada
Marketing Manager untuk dievaluasi dan dianalisa atas laporan dan merekomendasikan perbaikan untuk proses tersebut di tahun yang akan datang. Laporan tersebut akan diarsip di lotus notes oleh Promotion Section Head.
Untuk kegiatan penitipan brosur di sekolah akan diawali dengan membuat formulir untuk promotion tools yang dibutuhkan terlebih dahulu dan kemudian membuat formulir peminjaman mobil untuk kegiatan tersebut oleh Promotion Staff. Jika tidak tersedia maka pihak Promotion Staff akan menghubungi taksi. Sebelumnya, Promotion Staff akan melakukan persiapan Tim Promosi dan melakukan persiapan penitipan brosur di sekolah. Setelah pelaksanaan penitipan brosur di sekolah, Promotion Staff harus membuat laporan kegiatan penitipan brosur yang akan disetujui oleh Promotion Section Head untuk diajukan ke Marketing Manager untuk dianalisa dan dievaluasi atas laporan dan merekomendasikan perbaikan untuk proses tersebut di tahun yang akan datang. Untuk kegiatan yearbook sekolah, terlebih dahulu Promotion Section Head akan menerima penawaran yearbook yang diberikan sekolah untuk disetujui apakah ikut berpartisipasi atau tidak. Jika tidak, maka Admin Marketing akan membuat dan mengirimkan surat penolakan ke sekolah. Jika disetujui keikutsertaan BINUS, maka pihak Promotion Staff akan mengkonfirmasi keikutsertaan kepada pihak sekolah dan membuat slip bank of disbursement (BD) yang ditujukan ke bagian Finance. Setelah itu Promotion Section Head akan koordinasi dengan Marketing Communication (MarCommm) untuk desain materi yearbook. Jika desain materi yearbook sudah dikonfirmasikan kembali, maka desein tersebut akan disetujui terlebih dahulu oleh Marketing Manager, jika tidak, maka Promotion Section Head akan menginformasikan revisi materi yearbook kepada Marketing Communication. Jika desain tersebut telah disetujui, maka Admin Marketing akan memberikan CD untuk diburn dan akan diserahkan kepada perwakilan pihak sekolah oleh Promotion Staff dengan surat tanda terima. Kemudian meminta bukti kwitansi yang dicap sekolah untuk dikirimkan kepada Accounting sebagai realisasi dana.
Prosedur Pelaksanaan Promosi Kunjungan Sekolah (Luar Jakarta)
Prosedur pelaksanaan promosi kunjungan sekolah di luar Jakarta terlebih dahulu oleh Promotion Section Head menyusun jadwal kunjungan ke sekolah di luar Jakarta. Setelah itu akan membuat slip bank of disbursement ke Finance untuk budget yang telah disusun sesuai dengan jadwal yang ada. Promotion Section Head akan melakukan koordinasi pemesanan tiket pesawat dan voucher hotel dengan rektorat kemudian akan menghubungi sekolah untuk memperoleh konfirmasi kunjungan ke daerah.
Jika persetujuan sekolah untuk kegiatan presentasi, maka Promotion Staff akan menghubungi pihak sekolah untuk mengkonfirmasi mengenai jadwal outreach. Kegiatan akan terlaksana jika jadwal presentasi minimal ada 10 sekolah, jika tidak maka Promotion Section Head akan mengubah jadwal outreach sesuai dengan jadwal dari pihak sekolah kemudian membuat surat konfirmasi kepada pihak sekolah mengenai jadwal presentasi. Setelah itu, Promotion Section Head akan membuat slip bank of disbursement kepada Finance dan kemudian konfirmasi ulang jadwal dan tim outreach ke sekolah. Koordinasi kembali mengenai pemesanan tiket dan voucher hotel kepada rektorat oleh Promotion
Section Head untuk dilakukan pelaksanaan outreach ke sekolah luar Jakarta untuk presentasi. Setelah pelaksanaan outreach sekolah luar Jakarta, maka setiap laporan kegiatan Marketing yang telah ditandatangani oleh pihak sekolah akan diserahkan ke Marketing intelligence untuk dianalisa lebih lanjut oleh leader outreach dan membuat laporan kegiatan outreach yang telah dijalankan. Laporan tersebut akan diserahkan ke Promotion Section Head untuk disetujui, jika adanya kekurangan dana, maka leader outreach akan membuat slip bank of disbursement dan memo permintaan tambahan dana kekurangan outreach ke Promotion Section Head untuk disetujui oleh Marketing Manager. Jika Laporan tersebut disetujui oleh Manager, maka akan diserahkan kepada TM dan Accounting untuk diperiksa lebih lanjut. Laporan terebut akan diarsip oleh Promotion Section Head di lotus notes dan melakukan analisa dan evaluasi atas laporan dan merekomendasikan perbaikan selanjutnya di tahun mendatang. Untuk kegiatan expo di luar Jakarta, setiap penawaran yang diberikan oleh pihak sekolah akan dievaluasi terlebih dahulu oleh Promotion Section Head. Jika partisipasi tidak disetujui, maka Admin Marketing akan membuat dan mengirimkan surat penolakan ke sekolah. Tetapi sebaliknya jika partisipasi disetujui, maka Promotion Staff akan mengkonfirmasi keikutsertaan kepada pihak sekolah. Setelah itu Promotion Staff akan membuat slip bank of disbursement kepada Finance mengenai expo. Pemesanan tiket pesawat dan voucher hotel kepada direktorat oleh Promotion Section Head dan melakukan persiapan expo oleh Promotion Staff dengan memeriksa materi presentasi dan expo oleh Marketing Manager. Jika disetujui, maka penlaksanaan outreach akan dilaksanakan dengan pelaksanaan expo dan membawa bukti transfer untuk diberikan kepada pihak sekolah dan memperoleh bukti kwitansi yang telah ditandatangani dan dicap oleh pihak sekolah kepada Accounting oleh Admin Marketing. Penyerahan laporan kegiatan Marketing oleh leader outreach yang telah diisi dan ditandatangani oleh pihak sekolah ke Marketing Intellegence untuk dianalisa lebih lanjut. Dari kegiatan outreach yang telah dilaksanakan, leader outreach akan membuat laporan kegiatan outreach yang akan disetujui oleh Promotion Section Head dan diajukan ke Marketing Manager untuk disetujui. Jika laporan tersebut disetujui maka akan diarsip di lotus notes. Analisa dan evaluasi atas laporan oleh Marketing Manager untuk merekomendasikan perbaikan selanjutnya di tahun mendatang.
Untuk kegiatan penitipan brosur di sekolah luar Jakarta dengan menentukan jadwal dan tim outreach terlebih dahulu, kemudian menghubungi pihak sekolah untuk konfirmasi mengenai jadwal outreach oleh Promotion Staff. Jika jumlah sekolah tidak mencukupi 10 sekolah, maka Promotion Section Head akan mengubah jadwal outreach sesuai dengan jadwal dari pihak sekolah dan kemudian menghubungi kembali pihak sekolah mengenai pelaksanaan kegiatan penitipan brosur oleh Promotion Staff. Melakukan pemesanan tiket dan voucher hotel kepada rektorat oleh Promotion Section Head dengan membuat slip bank of disbursement kepada Finance. Sebelum pelaksanaan outreach, terlebih dahulu melakukan persiapan outreach untuk penitipan brosur oleh Promotion Staff. Pelaksanaan outreach akan dilakukan dan setelah itu leader akan menyerahkan laporan kegiatan outreach yang telah ditandatangani oleh pihak sekolah kepada Marketing Intellegence untuk dianalisa lebih lanjut. Begitu juga laporan kegiatan
outreach akan dibuat oleh leader outreach dan diserahkan kepada Promotion Section Head. Jika terjadi kekurangan dana, maka leader outreach akan membuat slip bank of disbursement dan memo permintaan tambahan dana kekurangan outreach yang akan diperiksa dan disetujui oleh Marketing Manager beserta laporan kegiatan outreach. Penyerahan laporan kegiatan outreach oleh Admin Marketing kepada TM dan Accounting untuk diperiksa lanjut dan kemudian mengarsip laporan kegiatan outreach di lotus notes oleh Promotion Section Head. Marketing Manager akan melakukan analisa dan evaluasi atas laporan dan merekomendasikan perbaikan proses di tahun mendatang.
Untuk kegiatan yearbook sekolah, terlebih dahulu Promotion Section Head akan menerima penawaran yearbook yang diberikan sekolah untuk disetujui apakah ikut berpartisipasi atau tidak. Jika tidak, maka Admin Marketing akan membuat dan mengirimkan surat penolakan ke sekolah. Jika disetujui keikutsertaan BINUS, maka pihak Promotion Staff akan mengkonfirmasi keikutsertaan kepada pihak sekolah dan membuat slip bank of disbursement (BD) yang ditujukan ke bagian Finance. Setelah itu Promotion Section Head akan koordinasi dengan Marketing Communication (MarCommm) untuk desain materi yearbook. Jika desain materi yearbook sudah dikonfirmasikan kembali, maka desein tersebut akan disetujui terlebih dahulu oleh Marketing Manager, Jika tidak, maka Promotion Section Head akan menginformasikan revisi materi yearbook kepada Marketing Communication. Jika desain tersebut telah disetujui, maka Admin Marketing akan memberikan CD untuk diburn dan akan diserahkan kepada perwakilan pihak sekolah oleh Promotion Staff dengan surat tanda terima. Kemudian meminta bukti kwitansi yang dicap sekolah untuk dikirimkan kepada Accounting sebagai realisasi dana.
Prosedur Perekrutan Tim Promosi
Prosedur perekrutan tim promosi diawali dengan terlebih dahulu mendata tim promosi yang habis masa kontraknya (1 bulan sebelum masa kontrak berakhir) untuk dilakukan wawancara kesediaan untuk perpanjangan kontrak oleh Promotion Officer. Jika tidak bersedia untuk lanjut, maka akan dibuatkan sertifikat Tim Promosi oleh Promotion Officer. Tetapi jika tetap melanjutkan kontrak maka tim promosi akan menandatangani surat kontrak baru. Setelah itu, Promotion Officer akan mendata jumlah tim promosi yang bersedia perpanjang, jika jumlah tim promosi yang lama telah mencukupi maka tidak dilakukan perekrutan tim promosi yang baru. Tetapi jika jumlahnya tidak mencukupi, maka akan dilakukan perekrutan dengan persetujuan Marketing Manager melakukan penyebaran informasi melalui iklan penerimaan tim promosi oleh Promotion Officer. Jika adanya penyerahan berkas lamaran calon tim promosi, akan dilakukan wawancara tahap 1 dan jika lolos akan dilanjutkan dengan wawancara tahap 2 oleh Promotion Officer. Setelah itu akan dilakukan tanda tangan kontrak sebagai Tim Promosi.
Prosedur Telemarketing
Prosedur Telemarketing terlebih dahulu akan dilakukan dengan meminta data siswa/i kelas 3 yang telah dikunjungi oleh promosi untuk di-follow up menjadi Form Sold ke Marketing Intelligence / Promosi. Setelah itu, akan diperiksa
kelengkapan data oleh Telemarketing Staff, jika sudah lengkap maka akan dilaksanakan kegiatan Telemarketing dan kemudian membuat laporan analisa Telemarketing untuk Form Sold.
Sedangkan untuk follow up registrant, Telemarketing Staff akan meminta data customer yang sudah beli formulir tetapi belum mengembalikan formulir satu minggu sebelum pelaksanaan kegiatan ke bagian IT untuk dilakukan kegiatan Telemarketing dan membuat laporan Telemarketing registrant.
Untuk follow up entrance test dengan terlebih dahulu meminta data calon mahasiswa yang registrant tetapi tidak datang test ke bagian IT satu minggu sebelum pelaksanaan untuk dilakukan kegiatan Telemarketing dan membuat laporan Telemarketing untuk follow up entrance test.
Follow up result atau tidak lulus USM dengan meminta data calon mahasiswa yang tidak lulus USM ke bagian IT oleh Telemarketing Staff satu minggu sebelum pelaksanaan. Kegiatan Telemarketing follow up result akan dilakukan setelah data diterima lengkap dan sesuai dengan kebutuhan dan melakukan analisa dan pembuatan laporan result.
Follow up student intake dilakukan dengan meminta data terlebih dahulu ke baian IT untuk data calon mahasiswa yang lulus USM tetapi tidak melakukan pendaftaran ulang untuk di-follow up agar melakukan pendaftaran ulang secepatnya. Dari hasil follow up akan dibuat laporan yang akan diberikan ke Sales Section Head.
Untuk follow up event akan dilakukan dengan meminta data prospektif customer dari sekolah yang sudah dikunjungi ke bagian Marketing Intelligence. Data tersebut akan digunakan untuk follow up event yang bersangkutan supaya hadi dalam event tersebut. Telemarketing Staff akan membuat analisa dan laporan untuk diberikan ke Sales Section Head.
Prosedur Retur Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru
Prosedur retur formulir pendaftaran mahasiswa baru terlebih dahulu dengan menghubungi COD untuk mengirimkan kembali formulir, tanda bukti pembayaran dan buku penjualan yang tersisa oleh Sales Officer. Setelah menerima kembali formulir yang tersisa, maka kelengkapan formulir tersebut akan diperiksa terlebih dahulu dan jika sesuai maka Sales Office rakan membuat kwitansi serah terima berupa bukti tanda terima dan kemudian menyimpan formulir yang telah diretur dan membuat laporan ke Sales Section Head untuk disetujui Marketing Manager.
Prosedur Permintaan Tim Promosi
Setiap pengajuan permintaan promosi diawali dengan pengisian formulir permintaan tim promosi dan mengajukan ke bagian Promotion Officer. Penolakan formulir jika pengisian yang tidak lengkap. Dari formulir yang telah diterima kemudian diajukan ke Marketing Manager Manager untuk disetujui dan menginformasikan hasil persetujuan ke bagian Promotion Officer. Dari formulir yang disetujui, dilanjutkan dengan briefing pekerjaan terhadap tim promosi, penjadwalan tim promosi dan menguji kesiapan tim promosi untuk melakukan
pelaksanaan kegiatan. Pembuatan laporan evaluasi dan hasil pelaksanaan kegiatan oleh Unit yang mengajukan permintaan promosi ke Promotion Officer. Kemudian Promotion Officer akan membuat laporan rekap gaji Tim Promosi tersebut.
Marketing BINUS International
Prosedur persiapan pendaftaran mahasiswa baru BINUS Internasional Dalam prosedur ini kegiatan pertama yang dilakukan adalah Marketing Manager mendefinisikan kebutuhan sisfo untuk PMB, evaluasi sistem prosedur, menyusun usulan perbaikan sistem yang kemudian akan dilanjutkan dengan diadakan rapat koordinasi dengan BI direktur, kemudian Marketing Manager akan menyusun rencana jadwal PMB dan target penjualan formulir untuk setiap gelombang. Admission Section Head akan mempersiapkan content formulir untuk diteruskan ke CS Staff dan meminta Marketing Support Staff untuk menentukan jumlah form, penjatahan dan membuat SPB/SPPT. Kemudian Sales Section Head akan menentukan Channel of Distribution (CoD) yang harus disetujui oleh Marketing Manager. Setelah itu Marketing Manager akan memeriksa CoD yang diajukan dan menyerahkannya ke Chief Marketing Officer. CoD yang disetujui akan diteruskan ke Sales Section Head untuk dibuatkan surat kontrak dan ditanda-tangani oleh CoD dan Chief Marketing Officer. Surat kontrak akan diarsip oleh CS Staff. Sekolah yang disetujui akan dihubungi Sales Officeruntuk menjadi CoD, setelah sekolah setuju akan dikirimkan surat kontrak untuk ditandatangani. Setelah itu CS Staff akan meminta Sales Officer untuk membuat berita acara. Selanjutnya dibutuhkan education conselor (EC) , maka Sales Officer akan menghubungi mahasiswa minimal semester 3 secara acak dan mahasiswa yang setuju akan mengirim CV dan surat lamaran. Berkas lamaran tersebut diterusakan ke Sales and Section head untuk dipilih dan di wawancara. Mahasiswa yang lolos seleksi akan diminta untuk menandatangani surat kontrak yang disetujui Chief Marketing Officer. EC akan mendapatkan training product knowledge. Terakhir Marketing Manager akan membuat laporan PMB ke Chief Marketing Officer.
Prosedur Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru di Jakarta
Admission Staff memproduksi formulir untuk head Office, outlet BC dan EC lalu mendistribusikannya ke customer Service, EC untuk dijual. Calon mahasiswa yang membeli formulir akan mengisi dan mengembalikan formulir ke Admission Staff dan diperiksa kelengkapan dokumennya dan diteruskan ke Registration Staff untuk entri pengembalian dan pencetakan kartu ujian. Kemudian Admission Support Staff akan mengentri back Office dan arsip formulir. Kartu ujian yang sudah ada di serahkan ke Admission Staff untuk selanjutnya dibagikan ke calon mahasiswa sambil dijelaskan tata cara USM. Pada tanggal yang ditentukan maka calon mahasiswa akan mengikuti USM. Selanjutnya BI Director akan menyeleksi mahasiswa jalur beasiswa, data mahasiswa yang lolos sebagai penerima beasiswa akan diteruskan ke Marketing Manager dan meminta Admission Staff untuk menghubungi peserta beasiswa.
Selanjutnya CS head Office, EC akan menyetorkan uang penjualan formulir ke bank dan kemudian bank akan mengirimkan bukti setoran ke Admission Staff.
Admission Staff akan membuat laporan penjualan bulanan dari head Office, BINUS Center dan EC ke Account Management. Formulir yang lebih akan diminta oleh Account Management. Berikutnya Sales Section Head akan membuat kompensasi penjualan dari BC dan EC ke bank dan memberikannya. Account Management akan mengirimkan kompensasi dan ucapan terimakasih pada pihak-pihak yang telah membantu proses pendistribusian formulir. Kemudian akan dibuat evaluasi kinerja BC dan EC oleh Sales Section Head. Prosedur Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru di Luar Jakarta
Staff memproduksi formulir untuk head Office, outlet BC dan EC lalu mendistribusikannya ke customer Service, sekolah perwakilan untuk dijual. Juga mendistribusikan Marketing tools oleh Admission Staff ke sekolah/perwakilan lalu mengkonfimasikan paket yang dikirim. Setelah paket formulir tersedia, maka sekolah atau perwakilan mulai menjual formulir tersebut ke calon mahasiswa. Uang hasil penjualan formulir akan disetorkan oleh sekolah/perwakilan, BINUS Center di daerah dan EC ke bank. Berikutnya Admission Staff akan membuat laporan penjualan bulanan BC, sekolah perwakilan ataupun EC ke Sales Officer. Sales Section Head akan membuat kompensasi penjualan pada pihak-pihak terkait dan menyetujui hasil kompensasi yang diteruskan ke Marketing Manager juga membuat evaluasi kinerja. Calon mahasiswa akan menyerahkan formulir ke perwakilan, dokumen yang tidak lengkap akan minta untuk dilengkapi terlebih dahulu baru kemudian calon mahasiswa mendapat kartu USM sambil dijelaskan tata cara USM oleh perwakilan CoD. Selanjutnya perwakilan CoD akan menyerahkan data calon mahasiswa ke Marketing Manager yang mengikuti ujian saringan masuk. Admission Staff akan mengentri pengembalian front Office untuk bisa mengikuti USM juga entri untuk back Office. Marketing Manager akan mengajukan data peserta calon penerima beasiswa ke BI direktur untuk kemudian diseleksi dan diteruskan ke Chief Marketing Officer setelah itu data penerima beasiswa akan diberikan ke Admission Staff untuk dihubungi.
Prosedur Penerimaan Jalur Transfer BINUS International
Calon mahasiswa membeli formulir ke Admission Staff kemudian juga menyerahkan transkrip nilai dan silabus mata kuliah dari perguruan tinggi sebelumnya. Pihak Admission Staff meminta calon mahasiswa untuk menyetarakan transkrip nilai ke Dikti. Setelah itu Admission Staff menyerahkan transkrip nilai dan silabus calon mahasiswa ke Head of School untuk dilakukan penyetaraan mata kuliah dan jumlah SKS di jurusan yang diperoleh. Head of School lalu menyampaikan data mata kuliah yang dapat di transfer dan menyerahkan study plan ke Admission Staff yang selanjutnya di teruskan study plan-nya ke calon mahasiswa. Selanjutnya calon mahasiswa memberikan konfirmasi tidak setuju dengan study plan yang diajukan ke Admission Staff kemudian Admission Staff menawarkan calon mahasiswa untuk mengikuti jalur biasa, bila calon mahasiswa setuju maka mengkonfirmasikannya ke Admission Customer Service Section Head dan dibuatkan offering letter dan surat konfirmasi pembayaran untuk calon mahasiswa. Pihak Admission Staff menyampaikan jumlah pembayaran ke calon mahasiswa dan calon mahasiswa
melakukan pendaftaran ulang. Sesudah mahasiswa mendaftar ulang, Admission Staff meneruskan data calon mahasiswa ke Marketing Manager. Marketing Manager menyerahkan data jalur tranfer ke operation Manager untuk di datakan. Lalu operation Manager mengisi KRS atas mahasiswa yang bersangkutan (PR-BINUS-03-61)
Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Daftar ulang BINUS International di Jakarta
Prosedur ini terdiri dari 2 bagian, prosedur untuk daerah Jakarta dan daerah luar Jakarta. Pertama kita akan membahas untuk prosedur daerah Jakarta, maka proses tersebut dimulai dengan calon mahasiswa mengisi dan melengkapi form daftar ulang untuk diserahkan ke Admission Staff, kemudian Admission Staff menerima dan memeriksa kelengkapan form dan dokumen, apabila ada data yang belum lengkap maka Admission Staff akan meminta calon mahasiswa untuk melengkapi. Selanjutnya Admission Staff melakukan entry daftar ulang front Office dan mencetak kartu briefing, juga melakukan entry back Office. Admission Staff mengarsip formulir daftar ulang, fotokopi akte lahir dan bukti bayar. Admission Staff juga melakukan pemisahan dokumen dan menyerahkan data mahasiswa baru untuk proses administrasi ke bagian operation. Setelah itu Admission Staff menyerahkan kartu brifing ke calon mahasiswa. Terakhir calon mahasiswa akan menerima jaket almamater dari Student Committee.
Prosedur Persiapan dan Pelaksanaan Daftar ulang BINUS International di Luar Jakarta
Calon mahasiswa mengisi dan melengkapi form daftar ulang untuk diserahkan ke perwakilan yang ada di daerah, kemudian pihak perwakilan memeriksa kelengkapan persyaratan yang diminta dan mengisi buku pengembalian daftar ulang. Pihak perwakilan memberikan tanda terima berkas daftar ulang ke calon mahasiswa. Setelah itu pihak perwakilan mengirimkan berkas daftar ulang ke jakarta – pihak Admission Staff, selanjutnya Admission Staff melakukan entry daftar ulang front Office dan mencetak kartu briefing, juga melakukan entry back Office. Admission Staff mengarsip formulir daftar ulang, fotokopi akte lahir dan bukti bayar. Admission Staff juga melakukan pemisahan dokumen dan menyerahkan data mahasiswa baru untuk proses administrasi ke bagian operation. Kemudian calon mahasiswa bisa melihat dan mencetak kartu briefing sementara di internet. Lalu calon mahasiswa menukar kartu briefing sementara ke Admission Staff untuk mendapatkan kartu brifing. Terakhir calon mahasiswa akan menerima jaket almamater dari Student Committee
Prosedur Persiapan Kegiatan Promosi BINUS International
Marketing Manager dan asisten Marketing Manager menyusun rencana jadwal promosi dan rencana iklan, lalu rencana itu diterusakan ke BI Director untuk dimintai persetujuan rencana promosi. Saat BI Direktur sudah menyetujui maka diteruskan ke Promotion & Sales Section Head untuk membuat eksekusi pelaksanaan kegiatan promosi. Asisten Marketing Manager akan memeriksa jadwal yang akan dipasang dan materi iklan untuk kemudian dikoordinasikan dengan MarCommm untuk desain iklan. Asisten Marketing Manager meminta
persetujuan Marketng Manager untuk desain iklan, bila Marketing manajer setuju, maka akan dilaksanakan kegiatan promosinya. Asisten Marketing Manager, Promotion&Sales Section Head menentukan jumlah dan jenis benda promosi yang dibutuhkan beserta jadwalnya. Kemudian Promotion&Sales Section Head berkoordinasi dengan MarCommm untuk benda promosi yang dibutuhkan bersama dengan Asisten Marketing Manager. Asisten Marketing Manager meminta persetujuan Marketing Manager mengenai benda promosi, saat Marketing Manager sudah setuju maka akan dikonfirmasikan ke Marketing Support Staff supaya Marketing Support Staff melakukan pengadaan benda promosi ke bagian procurement dan selanjutnya melakukan prosedur pelaksanaan kegiatan promosi JWC (PR-BINUS-02-46).
Prosedur Pelaksanaan kegiatan promosi BI
Kegiatan promosi BI terdiri dari 6 yaitu; info session, teacher workshop, campuss visit, School canvassing, exhibition, promosi luar jakarta.
Kegiatan info session diawali dengan Asisten Marketing Manager yang menentukan pembicara untuk info session, dan mengkonfirmasi kesediaan pembicara. Pembicara yang sudah dikonfirmasi itu diteruskan ke bagian Promotion & Sales Section Head untuk dipasang iklan di media massa. Kegiatan dilanjutkan dengan Telemarketing Staff mengirim surat undangan dan mem - follow up undangan. Kemudian Promotion Staff meminjam ruangan ke Building Management, mempersiapkan pelaksanaan kegiatan info session, dan kegiatan pelaksanaan info session dilakukan oleh Promotion&Sales Section Head juga Admission Section Head. Setelah acara selesai maka Promotion & Sales Section Head bertugas membuat laporan kegiatan dan reservasi serta evaluasi ke pada ke Marketing Manager, BI Direktur, dan Eksekutif Direktur. Terakhir Telemarketing Staff mem – follow up untuk calon PMB.
Bentuk promosi yang kedua adalah teacher workshop, diawali dengan dengan Asisten Marketing Manager yang menentukan pembicara untuk workshop, dan mengkonfirmasi kesediaan pembicara. Lalu Asisten Marketing Manager juga mengkonfirmasikan ke pihak internal (BI direktur) dan eksternal (BI faculty). Kegiatan dilanjutkan dengan Telemarketing Staff mengirim surat undangan dan mem - follow up undangan. Kemudian Promotion Staff meminjam ruangan ke Building Management, Marketing Support Staff berkoordinasi dengan bagian Finance untuk menentukan honor pembicara, juga berkoordinasi dengan procurement untuk menentukan suvenir. Promotion Staff mempersiapkan teacher workshop lalu menyiapkan dan menyerahkan check list ke Promotion&Sales Section Head. Promotion Staff kemudian melakukan kegiatan teacher workshop setelah itu Promotion & Sales Section Head bertugas membuat laporan kegiatan dan reservasi serta evaluasi ke pada ke Marketing Manager, BI Direktur, dan Eksekutif Direktur.
Bentuk promosi yang ketiga adalah campuss visit, diawali dengan dengan Asisten Marketing Manager yang menentukan pembicara untuk workshop, dan mengkonfirmasi kesediaan pembicara. Lalu Promotion&Sales Section Head mengirim surat penawaran ke sekolah yang selanjutnya akan di follow up oleh Account Management Staff. Pihak promotion Staff akan berkoordinasi dengan pihak sekolah mengenai penyewaan kendaraan. Orang di Promotion Staff harus
meminta ke Building Management untuk meminjam ruangan kegiatan, baru kemudian mempersiapkan acara campuss visit. Pelaksanaan kegiatan ini melibatkan 2 bagian Marketing di BINUS, yaitu Promotion&Sales Section Head juga Admission Section Head. Setelah acara selesai maka Promotion&Sales Section Head bertugas membuat laporan kegiatan dan reservasi serta evaluasi ke pada ke Marketing Manager, BI Direktur, dan Eksekutif Direktur. Terakhir Telemarketing Staff mem – follow up untuk calon PMB.
Selanjutnya kegiatan promosi School Canvassing. Hampir sama dengan kegiatan promo yang lain, School Canvassing juga dimulai dengan Asisten Marketing Manager menentukan sekolah yang akan dikunjungi. Bagian Promotion&Sales Section Head mengirimkan surat permohonan School Canvassing ke sekolah dan selanjutnya sekolah akan memberikan konfirmasinya. Sekolah yang setuju akan dihubungi oleh bagian Account Staff Management untuk koordinasi jadwal kegiatan. Lalu Asisten Marketing Manager mempersiapkan materi presentasi, dan Promotion Staff akan mengkoordinasi perihal tim ke tim promosi. Berikutnya pihak Promotion Staff yang akan menyiapkan kegiatan School canvassing dimana pelaksanaannya dilakukan oleh Account Staff Management dan Promotion&Sales Section Head. Kemudian Promotion Sales&Section head membuat laporan dan evaluasi untuk diteruskan ke Marketing Manager, BI Direktur, dan Eksekutif Direktur. Terakhir Telemarketing Staff mem - follow up untuk calon PMB.
Kegiatan yang kelima adalah Exhibition dimana Asisten Marketing Manager punya tugas untuk menganalisa penawaran atau proposal kegiatan pameran dari sekolah potensial/ EO. Kemudian Marketing Support Staff akan mengecek terlebih dahulu anggaran ke bagian keuangan, lalu membuat SPP(surat permintaan pembelian) biaya presentasi/expo bila ada. Setelah itu Account Staff Management akan menghubungi sekolah untuk berkoordinasi mengenai kegiatannya. Asisten Marketing Manager perlu segera mempersiapkan materi presentasi dan Promotion Staff akan mengkoordinasi tim promosi dan persiapan pelaksanaan kegiatan. Promotion Sales&Section head yang akan melakukan kegiatan setelah itu Promotion Sales&Section head membuat laporan dan evaluasi untuk diteruskan ke Marketing Manager, BI Direktur, dan Eksekutif Direktur. Terakhir Telemarketing Staff mem-follow up untuk calon PMB.
Untuk kegiatan promosi luar Jakarta, dimulai dengan Asisten Marketing Manager menentukan waktu pelaksanaan dan kegiatan ke Marketing Manager, kemudian Marketing Manager memberikan persetujuannya. Setelah menyetujui waktu pelaksanaan, maka Marketing Manager berkoordinasi dengan bagian Finance untuk menyusun anggaran. Asisten Marketing Manager menentukan sekolah untuk promosi bersama dengan Promotion&Sales Section Head. Setelah itu Account Management Staff mengirim surat penawaran promosi ke sekolah, jika sekolah tidak setuju maka akan dikonfirmasikan ke Account Management Staff, jika sekolah setuju maka akan mengkonfirmasi ke Asisten Marketing Manager. Lalu Asisten Marketing Manager menyiapkan materi presentasi. Promotion Staff melakukan persiapan untuk outreach, booking ruangan, koordinasi dengan tim yang bertugas. Selesai dari mempersiapkan kegiatan, Promotion Staff melakukan pelaksanaan kegiatan. Promotion Sales&Section head membuat laporan dan evaluasi untuk diteruskan ke Marketing Manager, BI
Direktur, dan Eksekutif Direktur. Terakhir Telemarketing Staff mem - follow up untuk calon PMB.
Prosedur Ujian Saringan Masuk BINUS International
Dimulai dengan Marketing Manager yang membuat rencana jadwal USM lalu rektor menunjuk dosen yang akan membuat soal USM. Dosen kemudian akan membuat soal sesuai permintaan dan dikumpulkan ke koordinator soal ujian. Setelah soal sudah ada maka dilaksanakanlah PMB (penerimaan mahasiswa baru), kemudian Marketing Manager akan menindaklanjuti soal ujian dan Admission Section Head akan menentukan jadwal pengawas USM dan mengkoordinasikan persiapan berkas/dokumen pendukung USM. Lalu dilakukanlah USM, mengumpulkan hasilnya, mengumpulkan kuesioner, memproses lembar jawaban dan kunci lembar jawaban ke mesin OMR dan melakukan proses hitung grade untuk hasil USM. Marketing Manager akan melaporkan hasil perhitungan grade ke CMO (Chief Marketing Officer) untuk diteruskan ke pihak yayasan dan disetujui oleh yayasan. Setelah disetujui yayasan, maka Marketing Manager akan mengumumkan hasil USM melalui BPS, internet.
Prosedur retur formulir PMB BINUS International
Prosedur retur diawali dengan Admission Staff menghubungi chanel distribusi untuk mengembalikan formulir yang tersisa dan menerima formulir yang tersisa dari Sales Staff. Kemudian Account Staff Management akan membuat kwitansi serah terima sebagai bukti telah menerima formulir tersisa. Admission Staff akan menyimpan formulir yang diretur. Terakhir Marketing Manager akan melaporkan retur formulir ke Admission Section Head dan Sales Section Head. Marketing S2
Prosedur Ujian Saringan Masuk Pasca Sarjana
Marketing Manager menyusun rencana jadwal USM (Ujian Saringan Masuk), yang kemudian diteruskan ke Admission Section Head. Selanjutnya Admission Section Head akan menghubungi pihak penyelenggara USM yaitu OTO Bappenas untuk tes TPA dan BNLC untuk test TOEFL. Lalu Admission Section Head melakukan konfirmasi jadwal dan peserta ujian kepada OTO Bappenas dan BNLC yang selanjutnya diteruskan ke Admission Staff untuk disampaikan ke calon mahasiswa. Setelah itu, Marketing Manager akan melakukan prose pembayaran biaya ujian kepada OTO Bappenas dan BNLC. Kemudian Admission Staff akan mengkoordinasi IRA dan BM untuk penjadwalan ruang dan fasilitas USM. Selanjutnya Admission Section Head akan melakukan koordinasi dengan pihak penyelenggara USM dalam mempersiapkan berkas / dokumen yang dibutuhkan. Setelah semua berkas siap, maka tes TPA dan tes TOEFL dapat dilaksanakan. OTO Bappenas dan BNLC akan memeriksa hasil tes dan menyerahkan hasil tes kepada Admisión Section head. Selanjutnya Admisión Section head akan melakukan proses pengolahan terhadap hasil USM calon mahasiswa tersebut. Kemudian admisión Section head akan meminta Marketing Manager untuk menandatangani surat penerimaan mahasiswa baru. Setelah itu, Admission Staff akan mengumumkan hasil USM kepada calon mahasiswa.
Prosedur Pelaksanaan Pendaftaran Mahasiswa Baru dan Penerimaan Jalur Beasiswa Program Pasca Sarjana
Admission Staff akan menjelaskan informasi dan syarat pendaftaran pasca sarjana lepada calon mahasiswa. Jika calon mahasiswa memenuhi persyaratan yang ada maka diperbolehkan membeli formulir pendaftaran, jika tidak maka calon mahasiswa tidak dapat mendaftar. Selanjutnya, calon mahasiswa harus mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran sesuai dengan jadwal yang diminati. Kemudian Admission Staff akan memeriksa kelengkapan isian dan kelengkapan persyaratan yang diminta dan memberikan data calon mahasiswa kepada Marketing Manager. Jika data sudah lengkap, Admission Staff akan menyerahkan kartu USM dan menjelaskan secara singkat tata cara USM kepada calon mahasiswa yang mengikuti jalur regular.
Marketing Manager akan melakukan koordinasi dengan MM Head mengenai pelaksanaan wawancara bagi calon mahasiswa yang mengikuti jalur beasiswa. Kemudian calon mahasiswa akan melaksanakan tahap wawancara. Lalu MM Head akan memberikan hasil penilaian wawancara kepada calon mahasiswa. Berdasarkan hasil wawancara tersebut, apabila calon mahasiswa lolos seleksi maka calon mahasiswa harus melakukan pendaftaran ulang, jika tidak calon mahasiswa bias mengikuti jalur pendaftaran regular.
Prosedur Penerimaan Jalur Transfer Program Pasca Sarjana
Calon mahasiswa menyerahkan transkip nilai dan silabus yang dilegalisir oleh lembaga pendidikan terdahulu kepada Admission Section Head, kemudian akan diserahkan kepada Program Director dan MM head. Lalu MM head akan menyetarakan silabus dan transkip nilai calon mahasiswa dengan mata kuliah dan SKS yang berlaku di jurusan yang dipilih. Jika hasil penyetaraan disetujui oleh MM head dan Executive Director, maka Admission Section Head akan menyerahkan hasil penyetaraan mata kuliah kepada calon mahasiswa. Jika hasil penyetaraan tidak disetujui, maka Admission Staff akan meminta calon mahasiswa untuk mengikuti jalur biasa (regular). Selanjutnya calon mahasiswa dapat membeli formulir pendaftaran sesuai dengan prosedur pendaftaran mahasiswa baru. Lalu calon mahasiswa dapat mengikuti prosedur USM Pasca sarjana. Bagi calon mahasiswa lulusan universitas luar negeri, harus mengurus surat pernyataan dari DIKTI yang menyatakan bahwa PTS-PTS yang diakui setingkat dengan PTS-PTS yang ada di Indonesia. Setelah itu, calon mahasiswa harus menyelesaikan persyaratan administrasi sesuai dengan prosedur pendaftaran ulang dan diserahkan kepada Marketing Manager. Selanjutnya Marketing Manager akan menyerahkan data jalur transfer kepada operation Manager untuk didatakan. Lalu operation Manager akan melakukan pengisian kartu rencana study sesuai dengan prosedur registrasi.
Prosedur pelaksanaan kegiatan promosi BINUS Business School - Info session / executive briefing
Assistant Marketing Manager akan menetukan dan menghubungi pembicara untuk info session / executive briefing, kemudian setelah pembicara memberikan
konfirmasi akan diteruskan ke Promotion and Sales Section Head untuk selanjutnya melakukan pemasangan iklan di media massa.
Lalu Telemarketing Staff akan mengirimkan surat undangan kepada para peserta serta melakukan follow up. Selanjutnya Promotion Staff melakukan koordinasi dengan BM untuk peminjaman ruangan dan melakukan persiapan executive briefing untuk selanjutnya melaksanakan kegiatan.
Selanjutnya Promotion and Sales Section Head akan melaporkan kegiatan dan reservasi, serta evaluasi kepada Marketing Manager, Executive Director dan Director.
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Promosi BINUS Business School – Seminar Assistant Marketing Manager akan menentukan pembicara seminar yang kemudian akan dikonfirmasi oleh Telemarketing Staff. Jika mendapatkan konfirmasi dari pembicara, maka Telemarketing Staff akan mengirimkan surat undangan kepada peserta dan melakukan follow up. Disamping itu, Promotion Staff akan mengkoordinasi untuk peminjaman ruangan dengan BM, dan juga Marketing Support Staff akan mengkoordinasi untuk honor pembicara dengan bagian Finance serta koordinasi dengan bagian procurement mengenai souvenir. Selanjutnya Promotion Staff akan melakukan persiapan pelaksanaan seminar. Setelah kegiatan seminar terlaksana, Promotion and Sales Section Head melakukan laporan kegiatan dan reservasi kepada Marketing Manager, Director / Dean, dan Executive Director. Dan kemudian Telemarketing Staff akan melakukan re-follow up kepada peserta seminar untuk kegiatan pendaftaran mahasiswa baru.
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Promosi BINUS Business School - Company / industry canvassing
Promotion and Sales Section Head akan menentukan dan memberikan daftar perusahaan untuk kegiatan canvassing kepada Account Management Staff. Kemudian Account Management Staff akan mengirimkan surat penawaran mengadakan canvassing kepada perusahaan, yang selanjutnya akan dimintai konfirmasi oleh Assistant Marketing Manager. Jika perusahaan memberikan konfirmasi, maka Assistant Marketing Manager akan mengadakan dan memberikan persiapan materi presentasi kepada Promotion Staff. Kemudian promotion Staff akan melakukan persiapan untuk melaksanakan kegiatan canvassing. Setelah kegiatan canvassing dilakukan, assistant Marketing Manager dan Marketing Manager akan melakukan laporan kegiatan serta evaluasi kepada Chief Marketing Manager, Director / Dean, dan Executive Director. Dan kemudian Promotion and Sales Section Head akan melakukan follow up kepada perusahaan untuk kegiatan pendaftaran mahasiswa baru.
Prosedur pelaksanaan kegiatan promosi BINUS Business School – Promosi Luar Jakarta
Assistant Marketing Manager akan menentukan pelaksanaan waktu dan kegiatan yang kemudian diteruskan ke Marketing Manager untuk dimintai persetujuannya. Setelah Marketing Manager menyetujuinya, maka Marketing Manager akan melakukan koordinasi dengan bagian Finance untuk masalah anggaran kegiatan. Kemudian Assistant Marketing Manager akan menentukan dan menghubungi pembicara. Setelah mendapatkan konfirmasi dari pembicara, maka Promotion Section Head akan mengkoordinasi tempat penyelenggara acara dan bersama bagian MarCommm melakukan pemasangan iklan pada media massa setempat. Selanjutnya Promotion Staff akan melakukan persiapan untuk info session. Dan promotion and Sales Section Head akan menentukan perusahaan untuk canvassing yang selanjutnya diteruskan ke promotion Staff untuk mengirimkan surat penawaran mengadakan canvassing kepada perusahaan. Perusahaan yang menerima tawaran untuk mengadakan canvassing memberikan konfirmasi kepada Assistant Marketing Manager, lalu Assistant Marketing Manager akan mempersiapkan materi presentasi dan promotion Staff melakukan persiapan pelaksanaan kegiatan canvassing. Setelah kegiatan terlaksana, Promotion and Sales Section Head akan melakukan laporan kegiatan dan evaluasi kepada CMO, Executive Director, dan Director.
Prosedur Persiapan Kegiatan Promosi Program Pasca Sarjana
Marketing Manager dan Brand Assistant Manager akan menyusun rencana jadwal iklan dan jadwal promosi. Kemudian Marketing Manager meminta persetujuan untuk rencana kegiatan promosi yang telah dibuat kepada Program Director. Setelah mendapatkan persetujuan dati Program Director, maka Marketing Service Section head akan membuat eksekusi pelaksanaan kegiatan promosi. Selain itu Brand Assistant Manager akan memeriksa jadwal iklan yang dipasang dan materi iklan dan Marketing Service Section head melakukan koordinasi untuk design iklan dengan PR dan Promotion function. Kemudian PR dan Promotion function akan mengirimkan hasil design yang sudah disetujui oleh Manager dan Program Director kepada creative design Staff untuk diarsip. Selain itu juga, Brand Assistant Manager dengan Marketing Service Section head akan menentukan jenis dan jumlah benda promosi yang dibutuhkan beserta jadwalnya dan mngekoordinasikannya dengan PR dan Promotion function. Setelah mendapatkan persetujuan hasil design oleh Manager yang bersangkutan, maka Marketing Service Section head akan melakukan koordinasi dengan bagian procurement untuk pengadaan barang promosi, dan kemudian bagian procurement akan melakukan pengadaan barang promosi.
Prosedur Persiapan & Pelaksanaan Daftar Ulang Program Pasca Sarjana Admission Staff akan menjelaskan ketentuan pendaftaran ulang secara singkat kepada calon mahasiswa. Kemudian calon mahasiswa akan melakukan pembayaran uang kuliah sesuai dengan ketentuan yang ada. Selanjutnya Admission Staff akan memasukkan data calon mahasiswa yang telah dinyatakan lulus dan melakukan pembayaran, yang kemudian diteruskan kepada Admission Section Head untuk divalidasi, dan data yang tlah divalidasi akan diserahkan kepada Marketing Manager, yang kemudian diteruskan ke bagian keuangan. Setelah itu Marketing Manager akan memberikan data mahasiswa baru beserta
