EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DI BADAN KELUARGA
BERENCANA PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PEREMPUAN
(BKBPMP) KABUPATEN SERANG
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Sosial Pada Konsentrasi Manajemen Publik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Oleh Jen Jepriyanah NIM 6661122408
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
PERNYATAAN ORISINILITAS
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Jen Jepriyanah
NIM : 6661122408
Tempat Tanggal Lahir : Serang, 04 Januari 1995 Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan
Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang”
adalah hasil karya saya sendiri, dan seluruh sumber yang dikutip maupun yang dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Apabila dikemudian hari skripsi ini terbukti mengandung unsur plagiat, maka gelar kesarjanaan saya bisa dicabut.
Serang, April 2017
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Memulai dengan penuh keyakinan,
Menjalankan dengan penuh keikhlasan,
Menyelesaikan dengan penuh kebahagiaan.
Ku Persembahkan Salah Satu Karya Terbesarku Ini,
Untuk Ayah dan Mama Tersayang
Adikku Tersayang
ABSTRAK
Jen Jepriyanah. 6661122408. 2017. Skripsi. Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pembedayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Ilmu Administrasi Negara. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Pembimbing I Rahmawati, S.Sos, M.Si., Pembimbing II Listyaningsih, S.Sos, M.Si.
Penelitian ini dilatar belakangi oleh masih adanya permasalahan mengenai pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang seperti belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat, belum diterapkannya sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar, dan kurangnya pemahaman pegawai tentang sistem kearsipan. Fokus penelitian ini adalah efektivitas pengelolaan kearsipan di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang. Teori yang digunakan adalah teori yang diungkapkan oleh Gibson yang terdiri dari 7 indikator yaitu kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategis pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kuantitatif deskriptif. Populasi dalam penelitian ini sebanyak 30 orang dan semuanya dijadikan sampel sehingga disebut sampel jenuh. Pengumpulan data yaitu dengan menyebarkan kuesioner. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang sudah efektif. Hasil perhitungan menyatakan bahwa t-hitung > t-tabel = (4,544 > 2,04523) dan didukung dengan hasil hipotesis sebesar 67,7%. Sudah efektifnya pengelolaan arsip karena ditunjang dengan tersedianya sarana prasana yang memadai bagi pegawai terutama fasilitas untuk arsip dinamis sepeti surat masuk dan keluar.
ABSTRACT
Jen Jepriyanah. 6661122408.2017. Effectiveness Of Records Management In
Family Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang District.
Department of Public Administration. Faculty Science of Social and Politic. Sultan Ageng Tirtayasa Univercity. Advisor I Rahmawati, S.Sos, M.Si., Advisor II Listyaningsih, S.Sos, M.Si.
This research is motivated by the persistence of problem concerning records management by Family Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang District as not the implementation of the rediscovery of the archive quickly and precisely, yet the implementation of archive storage system that is good and true, and reduced employee understanding of the archival system. The focus of this research is effectiveness records management byFamily Planning And Womens’s Empowerment Agency Of Serang District. The theory used is the theory disclosed by Gibson consisting of 7 indicators are clarity of goals to be achieved, strategic clarity of goal achievement, the process of analysis and the formulation of a solid policy, careful planning, proper programming, the availability of facilities and infrastructure, an educational and supervisory control system. The method used in this research is quantitative descriptive. The population in this study were 30 peoples and all the sampled so-called saturated samples. Programming didacting collecting data by distributing questionnaires. The result showed that archive management in the family planning and women’s empowerment agency of serang district is already effevtive. The result stated that the calculation of t-count > t-table = (4,544 > 2,04523) and supported by the result of the hypothesis of 67,7%. The effectiveness of archive management because it is supported by the availability of adequate infrastructure facilities for employees, especially facilities for dynamic archives.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial pada konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Ilmu Administrasi Negara yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten
Serang”.
Skripsi ini tentunya dapat selesai tidak terlepas dari bantuan serta dukungan dari berbagai pihak yang senantiasa mendukung dan membimbing penulis. Maka dari itu penulis menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd, selaku Rektor Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
2. Dr. Agus Sjafari, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
3. Ibu Rahmawati, S.Sos, M.Si selaku Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen Pembimbing I yang selalu mengarahkan, memberikan masukan atau kritikan yang membangun, memberikan semangat, dan motivasi.
5. Bapak Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si, selaku Wakil Dekan III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. 6. Ibu Listyaningsih, S.Sos., M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan selaku Dosen Pembimbing II yang selalu mengarahkan, memberikan masukan atau kritikan yang membangun, memberikan semangat dan motivasi.
7. Bapak Riswanda, S.Sos., M.PA., P.hD, Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
8. Ibu Ima Maisaroh, S.Ag., M.Si., selaku Dosen Pemimbing Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
9. Kepada seluruh Dosen dan Staff Civitas Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Universitas Sultan Ageng Tirtayasa yang membekali penulis dengan ilmu pengetahuan selama perkuliahan.
10. Kepada Pegawai Badan Kelurga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melakukan penelitian pada lokasi tersebut.
12. Kepada sahabat penelitian penulis, Dini Firdausy. Terima kasih atas kesediaannya selalu menemani penulis selama penelitian dan penyusunan skripsi ini.
13. Kepada sahabat-sahabat terkasih, Elma Magdalena, Lia Agustina, Setiawati, Rohmawati, Uswatun Hasanah, Risma Maulina, Nafisatul Khoridah, Dini Firdausy, Ina Pratiwi, Wiwik Anggreini, Fatwa Nurjanah, Febrini L Tobing, dan Kristina N. Silaban. Terima kasih untuk persahabatan dan persaudaraan yang telah terjalin selama ini dan seterusnya.
14. Kepada keluarga besar Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa (KOKESMA) Untirta, terima kasih telah memberi banyak pengalaman dan rasa kekeluargaan hingga saat ini.
15. Teman-teman kelas A Administrasi Negara angkatan 2012. Terima kasih untuk kebersamaan selama berkuliah.
16. Kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Maka dari itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN ORISINALITAS... i
LEMBAR PENGESAHAN... ii
LEMBAR PERSETUJUAN... iii
ABSTRAK... iv
KATA PENGANTAR... v
DAFTAR ISI... viii
DAFTAR GAMBAR... xii
DAFTAR TABEL... xiii
DAFTAR LAMPIRAN... xiv
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah... 1
1.2. Identifikasi Masalah ... 11
1.3. Batasan Masalah... 11
1.4. Rumusan Masalah ... 12
1.5. Tujuan Penelitian ... 12
1.6. Manfaat Penelitian ... 12
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS
PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka ... 19
2.1 Teori Efektivitas ... 20
2.2 Konsep Pengelolaan ... 28
2.3 Teori Arsip... 29
2.1.3.1 Pengertian Arsip ... 29
2.1.3.2 Jenis-jenis Arsip ... 32
2.1.3.3 Pengorganisasian Arsip ... 33
2.1.3.4 Fungsi, Tujuan & Peranan Kearsipan... 36
2.1.3.5 Pengelolaan Arsip... 38
2.1.3.6 Sistem Kearsipan yang Baik... 39
2.1.3.7 Tata Cara Penyusutan Arsip ... 40
2.2.Penelitian Terdahulu... 43
2.3. Kerangka Berfikir ... 47
2.4. Hipotesis Penelitian ... 49
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian... 51
3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian ... 52
3.3. Lokasi Penelitian... 52
3.4.1. Definisi Konsep... 53
3.4.2. Definisi Operasional... 53
3.5. Instrument Penelitian ... 55
3.6. Populasi dan Sampel Penelitian... 58
3.6.1. Populasi ... 58
3.6.2. Sampel ... 59
3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data... 60
3.7.1. Teknik Pengolahan Data... 60
3.7.2. Analisis Data... 61
3.8. Jadwal Penelitian ... 65
BAB IV HASIL PENELITIAN 4.1 Deskripsi Lokasi ... 66
4.1.1. Gambaran Umum Kabupaten Serang ... 66
4.1.2. Gambaran Umum BKBPMP Kabupaten Serang... 67
4.2 Pengujian Persyaratan Statistik 4.2.1. Uji Validitas... 72
4.2.2. Uji Reliabilitas... 75
4.2.3. Uji Normalitas ... 76
4.3 Deskripsi Data 4.3.1. Identitas Responden... 77
4.4 Pengujian Hipotesis ... 122 4.5 Interpretasi Hasil Penelitian... 124 4.6 Pembahasan ... 126
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ... 138 5.2 Saran ... 139
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Rekapitulasi Surat Masuk dan Keluar Bulan Januari–Oktober 2016 ... 8
Tabel 3.1. Instrumen Penelitian ... 57
Tabel 3.2. Skor Dalam Penelitian ... 59
Tabel 3.3. Jadwal Penelitian... 65
Tabel 4.1. Hasil Perhitungan Uji Validitas ... 73
Tabel 4.2. Hasil Uji Reliabilitas ... 75
Tabel 4.3. Uji Normalitas... 76
Tabel 4.4. Pengujian Hipotesis ... 122
Tabel 4.5 Indikator Skor Hasil Penelitian ... 125
DAFTAR DIAGRAM
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Ijin Penelitian 2. Kuesioner
3. Tabulasi Data 4. Hasil SPSS
5.Struktur Organisasi 6. Dokumentasi
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pada era informasi modern sekarang ini kebutuhan untuk pemenuhan kepuasan kerja sudah semakin meningkat dengan adanya persaingan yang ketat dalam ruang lingkup perusahaan maupun instansi. Oleh karena itu muncul banyak tuntutan-tuntutan, salah satunya adalah totalitas dalam menjalankan pemenuhan tujuan dari instansi tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi totalitas tersebut adalah sumber daya manusia yang menjalankan tujuan instansi serta kemampuan dan pengetahuan yang tinggi dapat mendukung jalannya aktivitas dari instansi.
2
kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik dan sebagainya. Maka dari itu, berkas tersebut harus disimpan dengan baik dan rapi agar tidak sulit untuk ditemukan dan berkas dapat bebas dari kerusakan akibat penyimpanan yang sembarangan.
Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh pegawai instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang paling canggih seperti komputer.
3
Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi salah satu faktor yang sangat berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas (public), dimana arsip menjadi salah satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.
Arsip memiliki fungsi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Selain itu, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang (Achmad dan Badriyah, 2009:2). Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang diamanatkan dalam Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4
bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.
Selain itu, penerapan sistem kearsipan yang digunakan suatu organisasi harus sesuai dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, peralatan, dan sistem kerja sehingga permasalahan dalam pengelolaan kearsipan dapat diminimalisir. Sebuah organisasi dapat memilih system kearsipan yang sesuai dengan kondisi organisasi tersebut yang terdiri dari 5 sistem yaitu sistem abjad, nomor, wilayah, dan subject/masalah (Acmad dan Badriyah, 2009:25). Suatu sistem pengelolaan arsip disebut dengan manajemen arsip dengan demikian aktivitas organisasi yang diperlukan suatu sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Wursanto (1991:22) bahwa “Sistem Kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip. Arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.
5
satu SKPD yang mepunyai fungsi koordinasi dalam bidang KB, pemberdayaan masyarakat dan pemberdayaan ekonomi masyarakat baik koordinasi dalam lingkup tatanan pemerintah maupun koordinasi langsung dengan masyarakat. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, BKBPMP Kabupaten Serang memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.
6
Program Keluarga dan Ketahanan Keluarga (IKAP-KK). Setiap bidang mempunyai arsip pribadinya yang dikelola bidang itu sendiri seperti, laporan kegiatan sosialisasi KB dan pelayanan KB, dokumen kontrak kegiatan, surat pertanggungjawaban, dan data jumlah keluarga di Kabupaten Serang. Sedangkan arsip yang berada pada bagian kesekretariatan yaitu seperti arsip data kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar.
7
BAGAN 1.1
Proses Pengurusan Naskah Dinas Masuk
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
PENERIMA PENGARAH PENGENDALI PENYIMPAN TATA USAHA PIMPINAN PELAKSANA
Sumber: Keputusan Bupati Nomor 24 Tahun 2002, hal 25
I, II, III, & IV : Kartu Kendali 1, 2 :Kartu Disposisi
Hasil penelitian di BKBPMP Kabupaten Serang berkaitan dengan arsip surat masuk dan surat keluar selama bulan Januari sampai dengan November 2016 pada buku agenda surat masuk dan keluar sebagai berikut:
8 Tabel 1.1
Rekapitulasi Surat Masuk Bulan Januari – Oktober 2016
Bulan Jenis Surat Jumlah
Surat Masuk Surat Keluar
Januari 126 74 200
Sumber: Bagian Umum dan Kepegawaian BKBPMP Kabupaten Serang Tahun 2016
Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas bagi organisasi. Dari hasil observasi yang peneliti lakukan, BKBPMP Kabupaten Serang masih mengalami beberapa masalah yang membuat arsip belum terlindung dengan baik. Beberapa permasalahan mengenai efektifitas pengelolaan arsip yang terdapat pada BKBPMP Kabupaten Serang yaitu:
9
penataan arsip menurut kode dan pola klasifikasi masalah; berdasarkan abjad; berdasarkan instansi, badan, tempat/geografis; berdasarkan nomor urut; berdasarkan waktu/kronologis seperti tanggal atau tahun; dan gabungan dari asas-asas tersebut sesuai dengan kebutuhan. Penataan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang pada prinsipnya berdasarkan klasifikasi masalah yang ditandai dengan kode klasifikasi, namun dalam hal-hal terentu digunakan asas-asas lainnya sesuai dengan kebutuhan dalam rangka memudahkan penemuan kembali arsip. Namun peraturan tersebut belum diterapkan oleh BKBPMP dalam melakukan penyimpanan arsip, arsip-arsip tersebut hanya ditumpuk pada lemari tanpa adanya petunjuk yang jelas sehingga ketika pegawai ingin menggunakan arsip tersebut sulit untuk ditemukan dan mempengaruhi efektivitas kerja pegawai. Hal ini terindikasi karena kurangnya pemahaman pegawai tentang pengelolaan arsip salah satunya yaitu menyimpan arsip. Selain itu, masih adanya pegawai yang belum memiliki kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang menjadi salah satu penunjang dalam pelaksanaan tugas pegawai. (Sumber: wawancara dengan Kepala Bidang Keluarga Berencana, di BKBPMP Kabupaten Serang tanggal 16 Juni 2016)
10
tidak terjadinya penumpukan arsip yang membuat sulit bagi pegawai dalam menemukan arsip yang akan digunakan. Selain itu, penyusutan arsip dapat mengefisiensi fasilitas dalam penyimpanan arsip seperti ruangan dan lemari arsip. Namun, BKBPMP belum pernah melakukan penyusutan arsip sehingga terjadinya penumpukkan arsip pada ruang penyimpanan yang mengakibatkan arsip tercecer dan sulit dalam menemukan arsip yang masih berstatus aktif. (Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP
Kabupaten Serang tanggal 30 Januari 2017)
Ketiga, rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Hal ini terjadi karena sampai saat ini dasar hukum dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu mengacu pada Peraturan Bupati Nomor 24 Tahun 2002 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kabupaten Serang yang masih berdasarkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Padahal saat ini sudah terdapat Undang-Undang terbaru yaitu Undang-Undang-Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 mengenai Kearsipan. Selain itu, BKBPMP belum memiliki SOP mengenai pengelolaan arsip yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan tugas kearsipan. (Sumber: Wawancara dengan Kasubag Program dan Evaluasi, di BKBPMP
Kabupaten Serang tanggal 30 Juni 2017)
11
penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Mengetahui adanya beberapa masalah mengenai pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang berjudul “Efektivitas Pengelolaan Arsip Di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat Dan Perempuan (Bkbpmp) Kabupaten Serang”.
1.2. Identifikasi Masalah
1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang mempengaruhi efektivitas kerja.
2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya pelaksanaan penyusutan arsip.
3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
1.3. Batasan Masalah
12
pengelolaan arsip yang sudah diterapkan di Badab Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang.
1.4. Rumusan Masalah
Dari penjelasan dalam batasan masalah maka penulis merumuskan kepada seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan Kabupaten Serang?
1.5. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah untuk mengetahui seberapa besar efektivitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
1.6. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang sistem kearsipan yang dilakukan oleh BKBPMP Kabupaten Serang.
2. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik. 3. Sebagai bahan pertimbangan ataupun informasi tentang pengelolaan arsip
13 1.7. Sistematika Penulisan
Skripsi ini berjudul Efektivitas Pengelolaan Arsip di BKBPMP Kabupaten Serang. Sistematika penulisan skripsi yang penulis buat yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Latar belakang masalah menerangkan atau menjelaskan ruang lingkup dan kedudukan masalah yang akan diteliti. Bentuk penerangan dan penjelasan diuraikan secara deduktif, artinya dimulai dari penjelasan yang berbentuk umum hingga menukik ke masalah yang spesifik dan relevan.
1.2. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang akan diteliti, berkaitan dengan variabel penelitian.
1.3. Batasan Masalah
Pembatasan masalah lebih memfokuskan pada masalah spesifik yang akan diajukan dalam rumusan masalah yang akan diajukan dalam rumusan masalah yang akan diteliti.
1.4. Rumusan Masalah
14 1.5. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian mengungkapkan tentang sasaran yang ingin dicapai dengan dilaksanakannya penelitian terhadap permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya.
1.6. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian menjelaskan manfaat teoritis dan manfaat praktis dalam temuan penelitian. Manfaat teoritis berguna memberikan kontribusi tertentu terhadap perkembangan teori dan ilmu pengetahuan serta dunia akademis. Manfaat praktis memberikan kontribusi tertentu terhadap objek penelitian, baik individu, kelompok maupun organisasi.
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yaitu menjelaskan tentang isi bab per bab secara singkat dan jelas.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka
15 2.2. Penelitian Terdahulu
Kajian penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang dapat diambil dari berbagai sumber ilmiah, baik skripsi, tesis, disetasi atau jurnal penelitian.
2.3. Kerangka Pemikiran Penelitian
Menggambarkan alur pemikiran peneliti sebagai kelanjutan dari kajian teori untuk memberikan penjelasan kepada pembaca.
2.4. Hipotesis Penelitian
Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian
Bagian ini menjelaskan tentang metode yang digunakan dalam penelitian. 3.2. Ruang Lingkup/Fokus Penelitian
Membatasi dan menjelaskan substansi materi kajian penelitian yang akan dilakukan
3.3. Lokasi Penelitian
Menjelaskan tempat (locus) penelitian dilaksanakan. 3.4. Variabel Penelitian
3.4.1. Definisi Konsep
16 3.4.2. Definisi Operasional
Penjabaran konsep atau variabel penelitian dalam rincian yang terukur. 3.5. Instrument Penelitian
Menjelaskan tentang proses penyusunan dan jenis alat pengumpulan data yang digunakan, proses penyusunan data dan teknik penentuan kualitas instrument penelitian.
3.6. Populasi dan Sampel Penelitian
Dalam penelitian dijelaskan populasi dan sampel yang dapat digunakan sebagai sumber data.
3.7. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Teknik pengolahan data dan teknik analisis data menjelaskan mengenai cara menganalisis data yang dilakukan dalam penelitian.
3.8. Jadwal Penelitian
Menjelaskan tentang tempat dan waktu penelitian diadakan dan mulai dari pelaksanaan penelitian sampai penelitian tersebut berakhir.
BAB IV HASIL PENELITIAN 4.1Deskripsi Objek Penelitian
17 4.2Deskripsi Data
Menjelaskan hasil penelitian yang telah diolah dari data mentah dengan mempergunakan teknik analisis data yang relevan, baik data kualitatif maupun data kuantitatif.
4.3Pengujian persyaratan Statistik
Melakukan pengujian terhadap persyaratan statistic dengan menggunakan uji statistik.
4.4Pengujian Hipotesis
Melakukan pengujian terhadap hipotesis dengan menggunakan teknik analisis statistik yang sudah ditentukan semula, seperti korelasi dan atau regresi baik sederhana maupun ganda. Masing-masing hipotesis di uji dalam subjudul sendiri. Hasil akhir dari analisis statistic itu adalah teruji tidaknya hipotesis nol penelitian. Hasil perhitungan akhir dari statistic dilaporkan dalam batang tubuh, sedangkan perhitungan selengkapnya ditempatkan dalam lampiran. 4.5Interpretasi Hasil Penelitian
Melakukan penafsiran terhadap hasil akhir pengujian hipotesis. 4.6Pembahasan
18 BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Menyimpulkan hasil penelitian yang diungkapkan secara jelas, singkat dan juga mudah dipahami.
5.2. Saran
Berisi tindak lanjur dari sumbangan penelitian terhadap bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun praktis.
DAFTAR PUSTAKA
Berisi daftar referensi yang digunakan dalam penyusunan skrispi
LAMPIRAN
19 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN DAN HIPOTESIS PENELITIAN
2. 1 Tinjauan Pustaka
Efektivitas merupakan suatu keadaan dimana suatu organisasi berhasil mencapai tujuan dengan tepat sasaran. Keberadaan organisasi, bagaimanapun bentuk dan jenisnya, didirikan untuk mencapai suatu tujuan. Dengan melihat kegiatan-kegiatan organisasi yang diarahkan kepada tujuan dapat ditentukan keefektivan suatu organisasi. Semakin besar kemajuan yang diperoleh ke arah tujuan, semakin efektif organisasi.
20
Adapun penjelasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan masalah penelitian antara lain sebagai berikut:
2.1.1. Teori Efektivitas
Suatu organisasi yang berhasil dapat diukur dengan melihat pada sejauh mana organisasi tersebut dapat mencapai tujuan yang sudah diterapkan. Konsep efektivitas yang dikemukakan oleh para ahli organisasi dan manajemen memiliki makna yang berbeda, tergantung pada kerangka acuan yang dipergunakan. Menurut Daft dalam Priansa dan Garnida (2013:11) efektivitas berkaitan dengan sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan menurut Akmal dalam Priansa dan Garnida (2013:11) Efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai dengan rencananya (doing the right things) atau rencana hasil dibandingkan dengan realisasi hasil.
Adapun efektivitas menurut Gie (2004 : 35):
“kata efektif berarti terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki dalam suatu perbuatan setiap pekerjaan yang efisiensi dengan perbuatan ini telah tercapai bahkan secara maksimal setiap pekerjaan yang efektif belum tentu efisien karena hasil dapat dicapai tapi mungkin dengan penghamburan fikiran, tenaga, biaya, dan waktu”.
21
yang dilakukan gramatikal didefinisikan sebagai hasil yang telah diraih sesuatu yang berhasil dicapai dengan baik dari hasil suatu pekerjaan.
Stoner dalam Tangkilisan (2005 : 138) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujaun organisasi, dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Sedangkan menurut Miller dalam Tangkilisan (2005 : 138) mengemukakan bahwa:
“effectiveness be define as the degree to which a social sistem achieve its goals. Effectiveness must be sistinguished from efficiency. Efficiency is mainly concerned with goals attainment”. (efektivitas dimaksudkan sebagai tingkat seberapa jauh suatu sistem social mencapai tujuannya. Efektivitas ini harus dibedakan dengan efisiensi. Efisiensi terutama mengandung pengertian perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian suatu tujuan).
Selanjutnya dikatakan oleh Georgopualos dan Tannebaum dalam Tangkilisan (2005:139):
“…organization effectiveness as the extent to which an organization as social sistem, given certain resources and mean fulfill it’s objective without incapacitating it’s mean and resources and without placing strain upon it’s members” (“…efektivitas organisasi adalah tingkat sejauhmana suatu organisasi yang merupakan sistem sosial dengan segala sumber daya dan sarana tertentu yang tersedia memenuhi tujuan-tujuannya tanpa pemborosan dan menghindari ketergantungan yang tidak perlu diantara anggotanya”).
22
pencapaian tujuan organisasi, sedangkan cara mencapai tujuan tersebut tidak dibahas. Yang membahas bagaimana mencapai tingkat efektivitas dalam Tangkilisan (2005 : 139) yang mengatakan:
“organizational effectiveness then is balanced organization optimal emphasis upon achieving object solving competence and human energy ultization”. (“efektifitas organisasi adalah keseimbangan atau pendekatan secara optimal pada pencapaian tujuan, kemampuan, pemanfaatan tenaga manusia”).
Pandangan dari segi efektivitas organisasi menurut Tampubolon (2008:173) adalah terdiri atas efektivitas individu dan kelompok. Pada tingkat yang paling dasar dalam suatu organisasi terletak pada efektivitas individu. Pandangan ini menekankan pada kinerja individu-individu yang ada di dalam organisasi. Pada pandangan efektivitas kelompok, penekanannya adalah pada kinerja yang dapat diberikan kelompok pekerja sebab disamping bekerja sendiri, pada kenyataannya individu biasanya bekerja bersama-sama di dalam kelompok.
23
Gambar 2.1.
Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi
Sumber: Tampubolon, Perilaku Keorganisasian (2008:174).
Gambar di atas menerangkan bahwa tanda panah yang menghubungkan tiap-tiap tingkatan tidak berarti menunjukkan bahwa efektivitas individu dapat menyebabkan efektivitas kelompok. Begitu pula efektivitas kelompok, tidak berarti menyebabkan efektivitas organisasi. Gambar panah tersebut hanya menunjukkan urutan belaka, sebab tiap-tiap efektivitas dapat dipandang sebagai variabel yang tergantung pada variabel lain.
Konsep mengenai efektivitas organisasi ini didasarkan pada teori sistem, tetapi ditambah juga dengan suatu hal baru, yakni dimensi waktu. Adapun kriteria efektivitas organisasi menurut Tampubolon (2008:178) yaitu: a. Produksi
Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan mutu output yang sesuai dengan permintaan lingkungan. Ukuran mengenai produksi meliputi laba, penjualan, marketing share, pelanggan yang dilayani dan sebagainya. Ukuran tesebut berhubungan secara langsung dengan output yang dikonsumsi oleh pelanggan organisasi. b. Efisiensi
24 c. Kepuasan
Konsep kepuasan mendefinisikan penekanan pada perhatian yang menguntungkan bagi anggota organisasi maupun pelanggannya. Organisasi harus mampu memberikan kepuasan atau kebutuhan para anggota untuk pelanggannya.
d. Adaptasi
Kemampuan beradaptasi diartikan dengan sampai seberapa jauh organisasi dapat menanggapi perubahan intern dan ekstern. Kriteria ini berhubungan dengan kemampuan manajemen untuk menduga adanya perubahan dalam lingkungan maupun dalam organisasi itu sendiri.
e. Perkembangan
Usaha pengembangan yang biasa adalah program pelatihan atau sosialisasi bagi tenaga manajemen/masyarakat dan non manajemen. Upaya ini dilakukan dengan maksud agar organisasi tersebut dapat beroperasi secara baik, dalam suasana yang semakin berkembang.
Disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat jauh organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah diterapkan dan dicapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada. Ini berarti bahwa mengenai efektivitas organisasi menyangkut dua aspek, yaitu:
1. Tujuan organisasi dan,
2. Pelaksanaan fungsi atau cara untuk mencapai tujuan pelaksanaan tersebut.
25
man in the right place) sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan efektif.
Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika memiliki tujuan dan pelaksanaan fungsi. Tujuan dan pelaksanaan fungsi dari suatu pekerjaan ditentukan diawal pekerjaan dimana tujuan berhubungan dengan sasaran atau targaet yang akan dicapai organisasi tersebut. Sedangkan pelaksanaan fungsi terkait dengan cara untuk mencapai sasaran (tujuan) yang telah ditetapkan.
Adapun kriteria atau indikator dari pada efektivitas dalam Tangkilisan (2005:314) yakni diantaranya sebagai berikut:
1. Pencapaian target: Hal ini dapat dilihat dari sejauhmana pelaksanaan tujuan organisasi dalam mencapai target sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Kemampuan adaptasi (fleksibilitas): Keberhasilan suatu organisasi dilihat dari sejauhmana organisasi dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi baik dari dalam organisasi dan dari luar organisasi.
3. Kepuasan kerja: Suatu kondisi yang dirasakan oleh seluruh anggota organisasi yang mampu memberikan kenyamanan dan motivasi bagi peningkatan kinerja organisasi, yang menjadi focus elemen ini adalah antara pekerja dan kesesuaian imbalan atau sistem insentif yang diberlakukan bagi anggota organisasi yang berprestasi dan telah melakukan pekerjaan melebihi beban kerja yang ada.
4. Tanggung jawab: Organisasi dapat melaksanakan mandat yang telah diembannya sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat sebelumnya, dan bias menghadapi serta menyelesaikan masalah yang terjadi dengan pekerjaanya.
Sedangkan menurut Steers dalam Tangkilisan (2005:140) mengemukakan lima kriteria dalam pengukuran efektivitas organisasi, yaitu:
26
keseluruhan adalah man, money, material machine, method and market. Apabila pegawai dapat memanfaatkan dan memadukan sumber-sumber tersebut yang pada akhirnya tercapai tujuan organisasi, ini berarti efektivitas kerja tercapai.
2. Kemampuan adaptasi atau fleksibilitas, yaitu suatu kemampuan dan kesanggupan yang dimiliki oleh setiap pegawai untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya baik lingkungan internal maupun eksternal. Mengenai kemampuan adaptasi dalam hal pengelolaan arsip yaitu pegawai mampu melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh BKBPMP (intern) mengenai pengelolaan arsip dan peraturan yang ditetapkan oleh peraturan pengelolaan arsip yang berlaku di Kabupaten Serang (ekstern). Selain itu pegawai juga menerapkan pengelolaan arsip dengan menyesuaikan perkembangan zaman yaitu adanya pengelolaan arsip mengunakan media elektronik.
3. Kepuasan kerja, yaitu kepuasan yang tinggi dapat menyenangkan para pekerja sehingga cenderung bekerja dalam kondisi yang positif, berarti pegawai bekerja sesuai dengan prosedur, mereka tidak menyepelekan pekerjaannya, memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi sehingga akhirnya akan mencapai efektivitas yang tinggi pula. Dalam hal ini, adanya sarana dan prasarana yang memadai untuk pegawai dalam mengelola arsip.
4. Kemampuan bekerja, yaitu kondisi sejauhmana faktor pertama yaitu produktivitas, faktor kedua yaitu kemampuan beradaptasi, dan faktor kepuasan kerja yang telah dimiliki oleh para pegawai sehingga terlihat hasil kerja mereka. Kemampuan berlaba yang tinggi akan memperlihatkan tingkat efektivitas kerja yang tinggi pula, sehingga pada akhirnya menjadi ciri tercapainya tujuan organisasi.
5. Pencarian sumber daya, pencarian sumber daya dibutuhkan untuk memaksimalkan tujuan organisasi secara lebih efektif. Usaha pencarian dan pemanfaatan sumber daya akan memberikan pengaruh pada pencapaian tujuan yang diharapkan, dalam hal ini mencakup penepatan dan pemeliharaan pedoman-pedoman kebijakan yang mendukung peningkatan efektivitas kerja. Mengenai pengelolaan arsip, pencarian sumber daya meliputi penetapan dan pemeliharaan pedoman dalam pengelolaan arsip.
27
mencapai tujuan dan sasarannya, apabila semua komponen organisasi berupaya menampilkan kinerja yang optimal termasuk peningkatan efektivitas kerja.
Sementara Gibson et al. dalam Tangkilisan (2005:141) mengatakan bahwa efektivitas organisasi dapat pula diukur sebagai berikut:
1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, 2. Kejelasan strategi pencapaian tujuan,
3. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, 4. Perencanaan yang matang,
5. Penyusunan program yang tepat 6. Tersedianya sarana dan prasarana
7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa untuk mewujudkan efektivitas suatu organisasi adalah:
1. Adanya tujuan yang hendak dicapai. 2. Sumber daya manusia yang berkualitas. 3. Pembagian kerja yang jelas (spesialisasi) 4. Teknologi dan informasi.
28 2.1.2. Konsep Pengelolaan
Pengelolaan berasal dari kata manajemen atau administrasi. Hal tersebut seperti yang dikemukakan oleh Usman (2008:3): Management diterjemahkan dalam bahasa Indonesia menjadi manajemen atau pengelolaan. Dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan arti. Dengan kandungan makna to control yang artinya mengatur dan mengurus. Menurut Manullang (2006:5) manajemen merupakan sebuah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
G.R. Terry (Laksmi dkk, 2008:22) menjelaskan manajemen sebagai berikut:
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganiasian, penggerakan, dan pengwasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya”.
29 2.1.3. Teori Arsip
2.1.3.1. Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Menurut Sugiarto (2005: 3) istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu “arche”, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan”.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. (Barthos, 2007: 2).
Menurut Achmad dan Badriyah (2009:1) :
“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai badan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dll.”
Menurut Barthos (2005:1) menyebutkan:
30
sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.”
Menurut Wiyasa (2003:79):
“Arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.”
Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah ini :
a. Menurut UU No.43/2009/pasal 1 tentang Kearsipan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
b. Menurut Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2005 pasal 1 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang, arsip adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
31
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau dokumen yang berisikan informasi baik berupa bukti atau rekaman penting dan dihasilkan dari setiap kegiatan yang harus dikelola secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsipan pun berbeda-beda bagi setiap ahlinya. Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan serangkaian kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan yang bertujuan untuk menggunakan informasi yang terkandung di dalamnya, sehingga dapat dengan mudah, cepat, dan tepat ditemukan ketika diperlukan.
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Pada pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat (Gie, 2007:120) : 1. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling)
32
misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari langganan itu disimpan menurut uruta-urutan abjad nama masing-masing langganan. 2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling)
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat, misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”.
3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic filing)
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Jogjakarta).
4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling)
Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling)
Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu.
2.1.3.2. Jenis-jenis Arsip
Menurut Ahmad dan Badriyah (2009:1), Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu : 1) Penggolongan Arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
33
(bukti historis). Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan informasi dan tersimpan di arsip Nasional.
2) Penggolongan Arsip ditinjau dari sudut hukum a. Arsip Otentik
Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangna asli dengan tinta (bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip (dapat digunakan sebagai bukti hokum yang sah).
b. Arsip tidak otentik
Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta (contoh: foto copy, film, mikro film, print out, dll).
2.1.3.3. Pengorganisasian Arsip
Achmad dan Badriyah mengungkapkan bahwa didalam pengorganisasian arsip sering disebut istilah file aktif dan inaktif. File aktif adalah file yang banyak dipergunakan dalam pekerjaan. File In Aktif adalah file yang arsipnya sudah jarang digunakan. Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna tertentu yang akan dijadikan patokan didalam menentukan lama warkat tersebut disimpan pada file aktif atau file inaktif. Sesudah habis masa inaktifnya, maka arsip akan dimusnahkan atau kalau mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai bahan budaya nasional yang perlu dilestarikan.
34
Contoh dari warkat ini antara lain adalah Akte Pendirian gedung dan surat-surat penting. Nilai guna arsip tersebut adalah:
a. Nilai guna Primer
Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan unit organisasi pencipta arsip yang meliputi:
1) Nilaiguna Administrasi
Arsip yang mempunyai nilaiguna administrasi yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi, yang berisikan hal-hal yang berkaitan dengan perumusan dan kebijakan organisasi.
2) Nilaiguna Hukum
Arsip yang mempunyai nilaiguna hokum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warganegara dan pemerintahan, arsip-arsip yang berisikan keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan sebagainya.
3) Nilaiguna Keuangan
Arsip yang mempunyai nilaiguna keuangan berisikan segala hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, misalnya arsip tentang Rencana Anggaran Proyek, Pertanggungjawaban Keuangan, Laporan Keuangan, Laporan Pemeriksaan Keuangan, Faktur, Kwitansi dan lain sebagainya. 4) Nilaiguna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mempunyai nilaiguna dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian ilmu murni atau penelitian ilmu terapan. Contoh hasil diagnose dokter, Skripsi, hasil penelitian bahaya limbah plastik terhadap lingkungan dan lain-lain. b. Nilaiguna Sekunder
Nilaiguna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar organisasi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional, yang meliputi:
a) Nilaiguna Pembuktian
Arsip yang mempunyai nilaiguna pembuktian apabila mengandung data, fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana unit organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur sesuai fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya. Contoh SIUP, NPWP, Pasport pribadi, SOP (Standard Operational Procedure), Juknis (Petunjuk Teknis), Alur Kerja dan lain-lain.
35
Nilaiguna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan informasi tanpa dikaitkan dengan lembaga/organisasi penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. Contoh surat Lamaran pekerjaan, Referensi, rekomendasi memorandum, pengumuman, surat edaran dan lain-lain.
Pengorganisasian arsip terbagi menjadi 3 (tiga) yaitu: a. Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang biasa disebut dengan sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a) Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
b) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
c) Kantor hanya menyimpan 1 (satu), duplikasinya dpaat dimusnahkan
d) Sistem penyimpanan dapat diseragamkan Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a) Sentrasilasai arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil. b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang sama.
c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Desentralisasi
Sistem pengorganisasian arsip yang seluruh kegiatan kearsipan, mulai pencatatan, penyimpanan, pemindahan dan pemusnahan dilakukan oleh unit kerja masing dan ditempatkan unit kerja masing-masing.
Keuntungan Desentralisasi arsip adalah:
a) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
36
a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b) Banyaknya peralatan dan perlengkapan digunakan disetiap unit kerja.
c) Penataan dan pelatihan perlu diadakan disetiap unit kerja.
d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemboros.
c. Kombinasi (Sentralisasi dan Desentralisasi)
Untuk mengatasi kelemahan dari dua sistem pengelolaan arsip baik sentralisasi maupun desentralisasi, sering ditemukan diperusahaan penggunaan dengan sistem kombinasi dari kedua cara tersebut diatas. Cara ini dapat disebut dengan sistem kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip. Karena dengan cara ini dapat mengatasi kelemahan dari masing-masing cara tersebut.
2.1.3.4. Fungsi, Tujuan dan Peranan Kearsipan
2.1.3.4.1. Fungsi Kearsipan
Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi: a. Alat utama ingatan organisasi.
b. Bahan atau alat pembuktian.
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan umumnya mengasilkan arsip.
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
37
dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi.
2.1.3.4.2. Tujuan Kearsipan
Menurut Barthos (2007:12) adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003:185) tujuan penataan arsip adalah: a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.
2.1.3.4.2. Peranan Kearsipan
38
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos, 2007:2).
2.1.3.5. Pengelolaan Arsip
Menyangkut masalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan diberbagai instansi, menurut Sedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi tahapan pengelolaan kearsipan adalah :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap
ini tahap terakhir dalam kearsipan.
Sedangkan menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51), setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut :
1. Tahap Penciptaan
39 2. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus menerus). Sedangkan arsip dinamis in aktif ialah, arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
3. Tahap Penyimpanan dan Penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan dikemudian hari.
4. Tahap Pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi in aktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor.
5. Tahap Pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal.
2.1.3.6. Sistem Kearsipan Yang Baik
Wursanto (1991:30) mengungkapkan pada dasarnya tidak ada sistem kearsipan yang ideal dan juga tidak ada jenis perlengkapan yang ideal yang dapat memenuhi keperluan setiap arsip dalam setiap kantor. Namun setiap sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
40 5. Mudah dicapai
6. Cocok bagi organisasi 7. Fleksibel atau luwes
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip 9. Mempermudah pengawasan
Selanjutnya Wiyasa (2003:44) menjelaskan ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah:
1. Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu
2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif secara cermat.
3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
Berdasarkan uraian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem kearsipan yang efektif yaitu jika memperhatikan beberapa unsur diantaranya pengendalian arsip yang terarah, efisien dan efektif, menjamin keamanan, penempatan dan penyimpanan arsip yang tepat, serta penyusutan yang terarah.
2.1.3.7. Tata Cara Penyusutan Arsip 2.1.3.7.1. Pengertian Penyusutan
Penyusutan adalah suatu tindakan (apa) yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan
41
keilmuan) maupun sekunder (evidential, informational), pemindahan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang dari unit kerja ke records center. Penyerahan arsip bernilai sekunder (tak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang/Arsip Nasional Republik Indonesia. Setiap arsip ditentukan retensinya (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis/seri arip, beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
Nilai guna primer dibedakan menjadi: nilai guna administrasi, yaitu kegunaan dalam pelaksanann tugas/kegiatan organisasi; nilai guna hukum yaitu: nilai guna yang berkaitan dengan transaksi dan pertanggungjawaban keuangan; nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu nilai guna yang mengandung data ilmiah dan teknologi yang merupakan hasil penelitian baik ilmiah murni maupun terapan. Nilai guna sekunder terdiri dari nilai guna bukti keberadaan/kebuktian (evidential value) ialah nilai guna mengenai keberadaan tugas dan fungsi organisasi pencipta arsip dan nilai guna informasional (formational value), yaitu nilai guna yang berkaitan dengan data tentang orang/tokoh, benda fenomena/gejala.
42
pengolah ke unit kearsipan (records center) berdasarkan JRA secara teratur dan tetap, pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga Negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan. Kedua, pemusnahan arsip yaitu menghancurleburkan fisik arsip sehingga informasi yang terdapat di dalamnya tak bisa dikenal lagi. Yang dapat dimusnahkan adalah arsip yang tak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka simpan (berdasarkan JRA). Untuk arsip jangka simpan 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh pimpinan lembaga Negara setelah mendapat persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia. Ketiga, penyerahan arsip yaitu menyerahkan arsip bernilai sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (Laksmi, dkk, 2008 : 219).
2.1.3.7.2 Jadwal Retensi
43
memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
Rancangan JRA yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip untuk lingkungan organisasi tersebut. Untuk JRA Pemerintah Daerah, terlebih dahulu perlu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Dalam setiap perubahan JRA harus ditempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas (Laksmi dkk, 2008: 216).
2. 2Penelitian Terdahulu
44
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Adapun penelitian ini dilakukan pada tahun 2014. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di kantor Kecamatan Karang Tanjung Kabupaten Pandeglang.
Dalam melakukan penelitian tersebut, peneliti menggunakan teori yang terkait dengan tahapan-tahapan pengelolaan kearsipan yaitu tahap penciptaan arsip, tahap pemanfaatan arsip, tahap penyimpanan dan penemuan arsip, tahap pemindahan arsip, dan tahap pemusnahan arsip. Adapun tipe penelitian ini adalah studi kasus deskriptif yang penelaahannya kepada suatu kasus yang dilakukan secara intensif, mendalam, mendetail, dan komprehensif. Data-data yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara kualitatif dengan mendiskripsikan perkasus dari data-data yang telah dikumpulkan.
Kesimpulan dari penelitian ini ialah bahwa pengelolaan keasipan pada Kantor Kecamatan Karang Tanjung dapat dikatakan belum cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penciptaan masih menemukan kendala dalam pencatan/pengregisteran, pemanfaatan arsip belum sepenuhnya digunakan secara optimal untuk menunjang kegiatan pada kantor, serta penyimpanan, pemindahan dan pemusnahan arsip yang belum maksimal dalam pelaksanaanya.
45
yaitu menjelaskan bagaimana pengelolaan kearsipan mulai dari penciptaan arsip sampai pemusnahan arsip di Kantor Kecamatan Karang Tanjung, sedangkan pada penelitian yang dilakukan peneliti menggunakan metode penelitian kuantitatif yaitu mengukur seberapa besar efektifitas pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Pandeglang.
Selain menggunakan skripsi diatas sebagai pedoman dalam mengerjakan penelitian ini, peneliti juga menggunakan skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Tertib Administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang yang dilaksanakan oleh Nanik Sri haryati, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas negeri Semarang. Penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2013 dengan tujuan untuk mendeskripsikan perencanaan, pegelolaan arsip, pengendalian arsip, dan pengawasan arsip yang dilakukan dalam mendukung tertib administrasi di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang.
46
Kesimpulan dari penelitian ini yaitu perencanaan arsip yang dilakukan masih dalam tahap mengidentifikasi kebutuhan arsip, baik ruang khusus penyimpanan arsip maupun pengklasifikasin dalam bentuk pengkodean arsip. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip antara lain pelimpahan wewenang/tugas pegawai atau petugas arsip, mengalokasian anggaran untuk arsip, penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip, serta pengaplikasian sistem penyimpanana arsip. Pengendalian arsip untuk arsip yang mengalami kerusakan karena faktor ektrinsik seperti terserang rayap dilakukan dengan membasmi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin serta menempatkan arsip pad arak dan lemari dari bahan resi. Serta pengawasan arsip masih dilakukan secara mandiri pada masing-masing Subbagian Program Pascarjana Universitas Negeri Semarang.
47 2. 3Kerangka Berfikir
Menurut Peraturan Daerah Kabupaten Serang Nomor 5 Tahun 2005 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lungkungan Pemerintah Kabupaten Serang, arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksaan, penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Dalam hal ini, yang menjadi fokus penelitian adalah mengenai Efektivitas Pengelolaan Arsip di Badan Keluarga Berencana Pemberdayaan Masyarakat dan Perempuan.
48
Berikut ini akan ditunjukkan alur berfikir peneliti dalam melakukan penelitian.
Gambar 2.2
KERANGKA BERFIKIR
Permasalahan :
1. Belum terlaksananya penemuan kembali arsip dengan tepat dan cepat yang mempengaruhi efektivitas kerja.
2. Pengelolaan arsip dilakukan hanya sampai pada penyimpanan tanpa adanya pelaksanaan penyusutan arsip.
3. Rendahnya evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip di BKBPMP Kabupaten Serang.
Kriteria pengukuran efektivitas menurut Gibson (Gibson dalam Tangkilisan, 2005:14 1) :
1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai 2. Kejelasan strategis pencapaian tujuan
3. Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap 4. Perencanaan yang matang
5. Penyusunan program yang tepat 6. Tersedianya sarana dan prasarana
7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.
Pengelolaan arsip berjalan dengan efektif dan efisien Keputusan Bupati Serang Nomor 24 Tahun 2002
