Sistem Informasi Manajemen Pemesanan
Logo (SIMAPEL) CV. Alf Solution
Jion Rohmawan1,Leonardi Paris Hasugian2
Program Studi Sistem Informasi, Universitas Komputer Indonesia, Bandung, Indonesia [email protected]
Abstract— CV. Alf Solution is a company engaged in logo
design services. In managing the ordering of logos, there are still various problems that occur starting from the ineffective division of ordering logos, reducing logo planning, to updating problems in recording and calculating order details. The purpose of this study is to learn more about what the company needs in planning the ordering of logos. Until finally the author made a Management Information System Ordering Logos (SIMAPEL) to overcome various problems that occur in the company CV. Alf solution. The method used in this study is a method of analyzing qualitative data obtained and information needed in research. The results of this research are expected SIMAPEL can facilitate companies in managing the ordering of logos.
Index Terms— information system, management, ordering, recording, management.
I. PENDAHULUAN
Pertumbuhan pasar online atau yang biasa kita sebut dengan istilah e-commerce, dewasa ini menunjukkan peningkatan yang sangat signifikan. Hal tersebut diimbangi dengan pengguna internet yang kian meningkat setiap tahunnya. Memasuki era industri 4.0, berbagai perusahaan baik itu perusahaan barang maupun jasa telah menggunakan internet sebagai penunjang dalam bertransaksi, mengingat internet dapat mempermudah mereka dalam penyebaran informasi secara luas kepada kalangan masyarakat.
Salah satu contoh dari e-commerce adalah marketplace, yang menyediakan jasa desain seperti halnya 99design, dimana portal tersebut dapat mempertemukan antara desainer diseluruh dunia dengan konsumen yang membutuhkan jasa desain. Selain itu adapula fiverr yang mana kita dapat membuka usaha jasa desain dan memasang tarif mulai dari 5 dollar. Keduanya merupakan marketplace yang terbilang popular dalam berbisnis online.
CV. Alf Solution merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa khususnya jasa desain. CV. Alf Solution berfokus pada pembuatan desain logo, leaflet, brochure dan stationary. Perusahaan tersebut memiliki 30 desainer yang berpengalaman di bidangnya. Dalam melaksanakan bisnisnya, CV. Alf Solution menggunakan marketplace fiverr dan 99design sebagai media transaksinya. Hal tersebut dapat membantu perusahaan, karena segala aktifitas pemesanan dan transaksi cukup menggunakan kedua marketplace tersebut tanpa harus membangun website ataupun marketplace sendiri. Namun ada beberapa
permasalahan yang terjadi pada perusahaan tersebut yang dinilai kurang efektif dan efisien, diantaranya : 1). Sulitnya manager dalam membagikan pekerjaan keseluruh desainer melalui email, dikarenakan akun marketplace tersebut hanya dipegang oleh pihak manager dan manager harus mengirimkan brief berdasarkan kemampuan dari masing-masing designer. Terkadang juga manager salah dalam mengirimkan brief revisi kepada designer yang bersangkutan. Selain itu manager perlu mengkategorikan pesanan sesuai urgensinya serta memprioritaskannya. Hal ini tentu dapat memakan waktu yang lama. 2). Permasalahan lainnya yang terjadi adalah apabila pesanan logo yang ditolak (rejected) oleh klien biasanya hanya akan disimpan di drive eksternal dan tidak digunakan kembali. Padahal logo tersebut sebetulnya dapat digunakan kembali ataupun dijadikan sebagai portofolio dan dapat dipasarkan kembali melalui internet. 3). Adapun permasalahan lainnya adalah pencatatan dan perhitungan detail pekerjaan serta rekap absensi yang masih ditemukan kesalahan dalam penginputan. Hal tersebut dapat berdampak pada kesalahan laporan. 4). Selain itu perhitungan bonus dan gaji desainer tidak didasarkan pada seberapa banyak logo yang di terima oleh klien dan tidak mengacu pada detail pekerjaan per-bulannya. Bahkan rekap absensi pada perusahaan tersebut, tidak berpengaruh terhadap gaji dan bonus yang didapatkan.
Maka dari itu diperlukan suatu sistem informasi berbasis web yang dapat membantu memanajemen segala aktifitas pemesanan logo sehingga permasalahan yang telah di jelaskan diatas dapat diatasi secara efektif dan efisien. Dengan ini penulis membahas penelitian
yang berjudul “SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PEMESANAN LOGO (SIMAPEL) CV. ALF SOLUTION”.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1). Merancang Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo (SIMAPEL) yang dapat memanajemen pemesanan logo, absensi dan penggajian secara efektif dan efisien. 2). Mengurangi kesalahan manajer dan respsionis dalam pencatatan dan perhitungan rekap data pekerjaan, data lembur dan data absensi. 3). Dapat memprmudah perhitungan gaji secara otomatis yang didasarkan pada data pekerjaan, data lembur dan data absensi
II. LANDASAN TEORI A. Penelitian Tedahulu
Dalam Penelitian yang dilakukan oleh Manggala Raka Prakasa dengan judul “Perancangan Sistem Manajemen Restoran dengan Aplikasi Pemesanan Restoran Berbasis Mobile dalam Jaringan Lokal” adalah bertujuan untuk membangun sebuah sistem yang mana dapat memanajemen keseluruhan aktivitas yang ada pada restoran tersebut, mulai dari pemesanan menu, memroses menu tersebut, membuat faktur bagi pelanggan hingga membuat laporan keuangan. Sistem tersebut dibuat dalam sebuah aplikasi mobile yang dipakai khusus bagi karyawan restoran tersebut melalui jaringan lokal.
Dalam hal ini, terdapat beberapa kesamaan dari penelitan MR Prakasa dengan penelitian penullis, dimana sama-sama membahas mengenai bagaimana caranya memenajemen aktivitas pada sebuah perusahaan. Yang membedakan hanyalah pada objek penelitiaan, metode pengembangan dan basis software tersebut. Bila dalam penelitian MR Prakasa objek penelitian yang digunakan adalah sebuah restoran, metode pengembangan yang dilakukan adalah metode waterfalll serta berbasiskan mobile, sedangkan pada penelitian ini, penulis mengambil objek penelitian pada perusahaan design logo dengan metode pengembangan prototype serta berbasiskan web. [1]
Lain halnya dengan penelitian yang dilakukan oleh Taufik Hidayat dalam artikelnya yang berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Front Office Pada Graha Prima Hotel Pacitan” , objek penelitian yang digunakan oleh beliau adalah pada pemesanan kamar hotel. Dimana sistem tersebut dikhususkan bagi front office untuk memanajemen segala aktivitas pemesanan kamar hotel baik check-in maupun check-out, pendataan pelanggan hotel, hingga pelaporan pendapatan. Bila dibandingkan dengan penelitian yang saya buat, tentunya terdapat persamaan, yaitu sama sama memanajemen aktifitas dalam suatu perusahaan, yang mebedakan hanyalah objek penelitiannya saja. Bila penelitian taufik hidayat menggunakan hotel sebagai objek penelitiannya, lain halnya dengan penilitian saya yang menggunakan perusahaan designer logo sebagai objek penelitiannya. [2].
B. Sistem
Sistem menurut Nugroho, A. yaitu beberapa prosedur yang saling berhubungan satu sama lain dalam suatu jaringan. Sistem tersebut dapat melakukan suatu fungsi yang mana dapat menyelesaikan suatu tujuan tertentu [3]. Sedangkan definisi sistem menurut I putu Agus Eka Pratama dalam buku karangannya yang berjudul “Sistem Informasi dan Implementasinya”, adalah sekumpulan beberapa prosedur yang mana saling berkaitan dan saling terhubung, antara prosedur satu dengan prosedur lainnya untuk dapat melakukan suatu tugas secara bersamaan [4]. Sehingga disini penulis dapat menarik kesimpulan dari dua desifini
sistem yang telah dipaparkan diatas, bahwa sistem adalah sekumpulan prosedur yang terdapat dalam suatu jaringan dimana prosedur tersebut saling terhubung guna melakukan tugas ataupun tujuan secara bersam-sama.
C. Informasi
Menurut Aji Supriyanto dalam bukunya yang berjudul “Pengantar Tekhnologi Informasi”, menyebutkan bahwa pengertian dari Informasi yaitu data yang telah diolah sedemikian rupa hingga menjadi bentuk yang berarti oleh si penerima dan dapat dijadikan sebagai keputusan [5].
D. Sistem Informasi
Menurut Julian Chandra, Sistem Informasi yaitu kombinasi dari beberapa prosedur kerja, informasi,
manusia dan tekhnologi informasi yang
diorganisasikan sedemikian rupa dalam mencapai tujuan. [6].
E. Manajemen
Menurut Miyarso Dwi Ajie dalam artikelnya yang berjudul Pengertian Sistem informasi Manajemen, menerangkan bahwa manajemen adalah proses ataupun aktivitas yang dilakukan oleh pihak perusahaan dalam merencanakan suatu strategi, tujuan
maupun tindakan yang diambil, serta
mengorganisasikan dan mengendalikannya guna mencapai tujuan yang telah disepakati sebelumnya [7]. F. Manajemen Informasi
Manajemen informasi ialah suatu kegiatan dalam melakukan perncanaan, pengadaan , pengolahan, distribusi maupun alokasi informasi sebagai sumber daya dalam mepersiapkan serta memfasilitasi keputusan [8].
G. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Menurut MF Awani , bahwa definisi dari Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang mana didalamnya terdiri dari manusia dan mesin, dimana keduanya saling terintegrasi satu sama lain dalam menyediakan informasi. Hal ini guna mendukung fungsi operasional manajemen dan penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi sistem tersebut [9].
H. Pemesanan
Pemesanan adalah proses permintaan pembelian baik barang maupun jasa yang dilakukan oleh konsumen ataupun klien sebelum konsumen/klien tersebut menerima barang maupun jasa dari penjual atau penyedia [10]. Sedangkan menurut Wiktionary, Pemesanan ialah proses, perbuatan ataupun cara memesan baik itu berupa barang maupun jasa [11].
III. SISTEM YANG BERJALAN SAAT INI CV. Alf Solution merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang jasa design, khusunya design logo. Perusahaan ini mulanya bernama toplinkbuilding yang didirikan pada tanggal 28 April 2009 oleh Cep Bulkini selaku pemilik perusahaan tersebut. Dulunya perusahann tersebut bergerak dibidang jasa SEO (Search Engine Optimizer) dan web design namun pada tanggal 01 Desember 2010 perusahaan tersebut bertransformasi menjadi perusahaan yang khusus bergerak dibidang jasa design dan berubah nama menjadi CV. Alf Solution.
Dalam melakukan usahanya, perusahaan tersebut memanfaatkan marketplace sebagai media untuk melakukan transaksi pemesanan logo, seperti halnya fiverr dan 99 design. Namun dalam memanajemen pemesanan logo yang masuk, perusahaan terkadang kesulitan dalam membagi pemesanan kepada seluruh designer, karena yang berhak memegang akun marketplace hanyalah manager, maka manager perlu mencatat pemesanan yang masuk kemudian membagikannya kepada desainer satu persatu melalui email. Tentunya ini dinilai kurang efektif dan terkadang mengalami kesalahan dalam melakukan pencatatan pemesanan yang dapat berimbas pada laporan pemesanan nantinya. Selain itu pengelolaan logo yang tidak terpakai, terkadang dibiarkan begitu saja dalam arsip, padahal sebetulnya logo tersebut dapat di gunakan kembali. Untuk absensi, perusahaan tersebut memang sudah menggunakan fingerprint dalam merekam absensi, akan tetapai dalam memebuat laporannya, resepsionist perlu menginputkan satu persatu data absensi pada google spreadsheet. Tentu hal ini terkadang mengalami kesalahan dalam masalah penginputan data akibat human error. Selain itu penggajian serta bonus karyawan terkadang tidak sesuai dengan perhitungan, hal ini dikarenakan tidak terintegrasinya antara data absensi dengan data pemesanan dari setiap designer.
Dan berikut ini adalah usecase Sistem Informasi Pemesanan Logo yang berjalan di CV. Alf Solution:
Gambar 1. Use Case Diagram : Sistem yang Berjalan Saat ini
IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN A. Tahapan Analisis
Berikut ini adalah Use case diagram dari aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pmesanan Logo yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Use Case Diagram : Usulan Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo
Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo (SIMAPEL) yang akan dibangun memiliki 3 hak akses, yang pertama adalah manager dan resepsionis sebagai admin, ia berhak menambahkan pemesanan logo yang diperoleh dari marketplace fiver ataupun 99 design. Pemesanan selanjutnya akan ditampilkan berupa tabel pemesanan yang nantinya akan dipilih oleh designer. Selain iturespsionis dapat mengupdate keterangan dari data absensi.
Yang kedua adalah CEO sebagai super admin, ia berhak mengelola data karyawan, mulai dari menambah data karyawan mengaupdate data karyawan maupun menghapus data karyawan, selain itu juga CEO dapat mengakses perhitungan gaji dan menyetting gaji yang didapatkan oleh setiap designer sesuai dengan kontrak kerja yang telah ditetapkan. Dan sistem akan bekerja secara otomatis melakukan perhitungan. Selanjutnya CEO hanya mengirimkan slip melalui email pada designer yang bersangkutan.
Dan yang ketiga adalah Designer sebagai user, ia dapat mengakses data pemesanan, serta melakukan proses produksi logo dan menguploadnya pada detail pemesanan. Selain itu designer juga dapat mengakses menu penyimpanan logo yang mana didalamnya terdapat list logo yang di rejected untuk dapat dipergunakan kembali. Selebihnya ia hanya bisa dapat melihat tabel absensi, dan indeks prestasi designer.
B. Tahap Perancangan
Pada tahap ini akan dilakukan perncangan sistem, mulai dari perencanaaan, penggambaran dan pembuatan sketsa. Berikut ini adalah beberapa gambar diagram activity pada sistem yang akan dibuat:
1. Diagram Activity
Gambar 3. Activity Diagram : Absensi Designer
Gambar 4. Activity Diagram : Kelola Data Karyawan
Gambar 5. Activity Diagram : Penggajian
2. Diagram Sequence
Gambar 7. Diagram Sequence : Absensi
Gambar 8. Diagram Sequence : Kelola Data Karyawan
Gambar 9. Diagram Sequence : Kelola Data Karyawan
Gambar 10. Diagram Sequence : Produksi Logo C. Perancangan Lapisan Antar Muka
Aplikasi sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo ini memiliki 3 hak akses, diantaranya CEO (super admin), Manager dan resepsionis (admin) serta Designer (user). Ketiganya memiliki menu yang berbeda-beda. Pada CEO, hanya terdapat 3 menu diantaranya menu Data Karyawan, Menu Data Absensi dan Menu Penggajian. Untuk tampilannya dapat dilihat pada gambar 3. Pada manager dan Resepsionis memiliki 5 menu diantaranya, home, pemesanan,
Gambar 7. Perancangan Menu pada CEO (Super Admin)
Gambar 8. Tampilan Antar Muka Pada CEO (Super Admin)
Gambar 9. Perancangan Menu Pada Manager dan Resepsionis (Admin)
Gambar 10. Tampilan Antar Muka Pada Manager (Admin)
Gambar 11. Perancangan Menu Pada Designer (User)
Gambar 11. Tampilan Antar Muka Pada Designer (User)
D. Pengujian dan Implementasi
Rencana dari pengujian pada pembangunan Sistem Informasi Manajemen Logo ini dilakukan dengan melakukan penambahan data karyawan oleh CEO setelah itu pengujian login pada sistem, dan nantinya
ketika login tersebut akan terecord secara otomatis sebagai jam masuk. Selanjutnya pengujian dilakukan dengan menambahkan pesanan logo lalu disimpan hingga menampilkan daftar pesanan logo. Setelah itu pengujian pada pemilihan project yang akan dipilih oleh designer dan mengulpoad logo tersebut. Dan yang terakhir adalah pengujian pada perhitungan penggajian yang dilakukan oleh CEO. Berikut ini ialah tabel pengujianya :
Tabel 1. Pengujian Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo
Step Test Action Expected Result Status
1 CEO melakukan penambahan data karyawan
Sistem menampilkan data karyawan yang elah
ditambahkan Pass 2 Designer melakukan
Login
Sistem melakukan pencatatan waktu pada
saat login sebagai absensi
Pass 3 Designer memilih Project
Logo Sistem melakukan pencatatan detail pemesanan Pass 4 Designer mungupload logo Sistem menampilkan
Logo yang telah diupload Pass 5 CEO menyeting upah setiap
designer
Sistem akan secara otomatis menghitung gaji
yang didapatkan Pass V. SIMPULAN
Setelah melalui tahap pengujian pada sistem informasi manajemen pemesanan logo, akhirnya diperoleh kseimpulan sebagai berikut:
• Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo (SIMAPEL) dapat memanajemen pemesanan logo.
• Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo (SIMAPEL) mampu menghindari kesalahan dalam proses penginputan data pemesanan maupun absensi.
• Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Logo (SIMAPEL) mampu menghitung penggajian secara otomatis.
Berikut ini adalah saran yang dapat diberikan peneliti dalam pengembangan selanjutnya :
Diharapkan untuk kedepannya sistem informasi manajemen ini dapat dikembangkan secara maksimal, bila perlu perusahaan membangun website pemesanan ataupun marketplace sendiri dan menghubungkannya ke sistem informasi manajemen pemesanan logo sehingga saling terintegrasi secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Perkasa, M. R., Kridalukmana, R., & Widianto, E. D. (2016). Perancangan Sistem Manajemen Restoran Dengan Aplikasi Pemesanan Restoran Berbasis Mobile Dalam Jaringan Lokal. Jurnal Teknologi dan Sistem Komputer, 4(2), 289-294. [2] Hidayat, T. (2012). Pembangunan Sistem Informasi
Manajemen Front Office Pada Graha Prima Hotel Pacitan. Speed-Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi, 4(2).
[3] Nugroho, A. (2005). Analisis dan perancangan sistem informasi dengan metodologi berorientasi objek. Bandung: Informatika.
[4] I Putu Agus Eka Pratama, “Sistem Informasi dan Implementasinya”, Bandung: Informatika, 2014.
[5] Supriyanto, A. (2005). Pengantar teknologi informasi. Jakarta: Salemba Infotek.
[6] Wibawa, J. C. (2016). Rancang Bangun Aplikasi Penyewaan Mobil Online di PT. Bandung Era Sentra Talenta. Jurnal Teknologi dan Informasi (JATI), 6(2).
[7] Ajie, M. D. (1996). Pengertian Sistem Informasi Manajemen. [8] Voss and Gutschwanger, dalam Degkwitz, A.,dan
Schirmbacher, P., 2008:655.
[9] Awani, M. F. (2004). Sistem informasi manajemen.
[10] Pengertian Menurut Para Ahli. (undated). PengertianOrder. Viewed 2019 Juli 11.
Available:https://www.pengertianmenurutparaahli.com/penge rtian-order/
[11] Wiktionary. (undated). Pemesanan. Viewed 2019 Juli 11. Available : https://id.wiktionary.org/wiki/pemesanan
