PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALAN RS. SEHAT SEJAHTERA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RAWAT JALAN RS. SEHAT SEJAHTERA

Disusun Untuk Melengkapi Tugas Dan Nilai Ketuntasan Minimum Mata Kuliah Analisis Dan Perancangan SIK

PROPOSAL

OLEH :

Ludvi Oktaviotika N.I (G41131272) Ayu Siti Hartinah (G41131211) Made Ayu Wida W. (G41131374)

Setia Kurrotul U. (G41131553) Cindy Praptiansari (G41131400) Gusti Ayu Putu T.I (G41131373) Dewandi Setiawan (G41131184)

PROGRAM STUDI D-IV REKAM MEDIK JURUSAN KESEHATAN

POLITEKNIK NEGERI JEMBER 2016

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RAWAT JALAN RS. SEHAT SEJAHTERA

A. Identifikasi masalah

Pelayanan di bagian rawat inap RS. Sehat Sejahtera kurang efektif dan seringkali membutuhkan waktu lama. Hal ini disebakan karena sistem pencatatan masih secara manual. Akibat lain yang disebabkan oleh manual sistem adalah terjadinya antrian panjang saat pendataan pasien dibagian pendaftaran serta sulit ditemukannya data terkait.

Pencatatan secara manual juga menyebabkan sulitnya integrasi data, sehingga memakan waktu lama dalam pemenuhan informasi yang dibutuhkan. Terlebih lagi ketika data harus diupdate, maka perubahan terhadap data terkait juga harus dilakukan. Hal tersebut akan memakan waktu lama juga menimbulkan ambiguitas data, sehingga nilai valid data berkurang. Nilai valid data yang kurang menyebabkan kesalahan dalam pelaporan. Tentunya hal tersebut akan menyebabkan kerugian bagi pihak rumah sakit.

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di RS. Sehat Sejahtera. Adapun waktu penelitian serta kegiatan lainnya dilakukan pada tanggal 23 Maret 2016 s/d 27 Maret 2016 dengan rincian kegiatan yaitu seperti dibawah ini :

Kegiatan Tanggal

23 Maret 24 Maret 25 Maret 26 Maret 27 Maret Analisis

kebutuhan sistem Desain sistem

C. Pelaksanaan

Setiap mengadakan pembahasan maka tidak terlepas dari berbagai masalah yang perlu dihadapi dan harus dipecahkan. Agar lebih praktis digunakan

metode ilmiah sehingga dapat diperoleh jalan keluar yang baik, efektif serta mudah dilaksanakan.

1. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang penulis lakukan di dalam penelitian ini adalah :

a. Pengamatan (Observasi)

Pengamatan adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung pada objek penelitian, yang dalam hal ini adalah pihak umum di bagian rawat jalan RS. Sehat Sejahtera.

b. Wawancara (Intervieuw)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung dari sumber informasi terkait objek yang diteliti yaitu Pegawai bagian registrasi, unit kerja, kasir dan petugas bagian instalasi atau poli rawat jalan di RS. Sehat Sejahtera.

c. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari teori-teori baik dari buku cetak maupun non cetak yang berhubungan dengan objek penelitian.

2. Metode Pengembangan

Metode pengembangan yang digunakan adalah Metode Waterfall. Prosedur dari Metode Waterfall adalah mengerjakan secara bertahap tidak ada loncatan dari satu tahap ke tahap yang lain. Metode pengembangan ini dibatasi hanya sampai pada tahap desain sistem.

Berikut adalah penjelasan dari setiap tahapan dalam metode Waterfall yang dibatasi hanya pada tahap desain :

Analisis

Dalam rangka menyelesaikan masalah tersebut diatas adalah dengan membuat desain system informasi rawat jalan yang baik, efektif, efisien, berkesinambungan dan mendukung setiap pelayanan yang ada sehingga akan mempermudah pekerjaan petugas dalam setiap inputan data yang akan dilakukan karena tidak perlu menggunakan penginputan secara manual. Dengan adanya system informasi terkomputerisasi tersebut diharapkan dapat mempercepat pelayanan dan menghindari adanya miss file.

Untuk dapat membuat atau merancang sistem informasi rawat jalan adalah dengan menyediakan segala informasi yang dibutuhkan, mulai dari alur pendaftaran, pemeriksaan hingga alur pelaporan yang dilakukan secara manual di RS. Sehat Sejahtera untuk diubah ke elektronik sistem yang dikemas dalam sistem informasi rawat jalan. Data yang dibutuhkan diantaranya adalah form registrasi pasien rawat jalan, form pemeriksaan, form data pasien, data karyawan, data pemeriksaan, dan data pelaporan.

Desain

1. Penentuan input dan proses yang dijalankan oleh sistem 1.1 Alur Sistem (input)

Berikut ini analisa sistem secara lengkap dari Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan yang meliputi bagianbagian yang terlibat dan dokumen -dokuman yang digunakan dalam sistem kerja yang akan dirubah menjadi elektronik sistem :

a. Bagian – Bagian Yang Terlibat Dalam Sistem Kerja

Dalam suatu sistem kerja, tentunya ada bagian-bagian yang terlibat dalam sistem. Bagianbagian tersebut bekerja sama satu sama lain dalam memberikan pelayanan. Adapun bagian – bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Pelayanan Rawat adalah:

1. Bagian Registrasi

Bagian registrasi bertugas mencatat dan mengunjungkan seluruh pasien yang berkunjung ke Rumah Sakit dan menyiapkan kartu status rekam mediknya.

2. Instalasi / Poli Rawat Jalan

Instalasi / Poli Rawat Jalan bertugas memberikan pelayanan perawatan.

3. Kasir

Kasir bertugas menerima pembayaran dari pasien umum. 4. Unit Kerja ( Sie Evaluasi dan RM )

Semua pelayanan rawat jalan yang telah dilaksanakan dilaporkan ke Sie Evaluasi dan RM.

b. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Kerja

Dari setiap sistem kerja yang berjalan, terdapat dokumen – dokumen yang terlibat. Dokumen-dokumen tersebut bisa berupa dokumen yang masuk ataupun dokumen yang dikeluarkan / dihasilkan. Dokumen – dokumen yang terlibat dalam Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan antara lain :

1. Dokumen Masuk

ҩ Surat rujukan.

ҩ Kartu identitas pasien (masih manual)

2. Dokumen Keluar

a. Surat jaminan rwt jalan.

b. Kartu status rwt jalan.

c. Kartu kendali rwt jalan untuk px. Umum.

d. Resep untuk pasien berupa hasil print out dari inputan

e. Kwitansi pembayaran.

1.2 Sistem Kerja (proses)

Dalam penelitian ini Sistem Kerja Pelayanan Rawat Jalan dibagi menjadi beberapa proses, yang di antaranya sebagai berikut :

 Proses Registrasi Pasien.

 Proses Pemeriksaan ( tindakan ).

 Proses Penghitungan Biaya.

 Proses Pembuatan Laporan.

Untuk lebih jelasnya masing-masing proses di atas akan dijelaskan dalam penjelasan di bawah ini.

1. Proses Registrasi Pasien

Proses registrasi pasien dimulai ketika pasien tiba di bagian

registrasi. Secara rinci proses registrasi pasien adalah sebagai

• Pasien atau penanggung jawab pasien datang ke bagian

registrasi dengan membawa kartu identitas dan surat

rujukan dari puskesmas, non puskesmas ( bila ada ). Khusus untuk pasien lama, atau pasien yang pernah berkunjung ke rumah sakit, kedua persyaratan di atas disertai dengan kartu berkunjung.

• Bagian registrasi menerimanya dan kemudian menginputkan ke form registrasi pasien. Setelah itu bagian registrasi membuatkan jaminan rawat jalan (untuk pasien dengan jaminan) pada form jaminan rawat jalan kemudian disimpan, maka otomatis data akan dapat diakses di bagian pemeriksaan rawat jalan.

• Bagian registrasi mengembalikan kartu identitas ke pasien dan menginformasikan pasien untuk melakukan antrian di poli yang dituju.

2. Proses Pemeriksaan di Poli

Secara garis besar proses pemeriksaan adalah sebagai berikut : a. Bagian keperawatan ( poli rawat jalan ) melihat data antrian

pasien berkunjung di rawat jalan sesuai poli kemudian menyiapkan perawatan.

b. Dokter melakukan pemeriksaan yang akan dicatat di sistem informasi rekam medik pasien rawat jalan.

c. Bagian keperawatan melakukan perawatan sesuai instruksi dokter dan dicatat di sistem informasi rekam medik pasien rawat jalan.

d. Apabila pasien memerlukan pelayanan laboratorium atau radiologi , maka dokter membuatkan surat konsul pada form yang tersedia di sistem yang akan terhubung langsung ke sistem informasi laboratorium dan radiologi. Apabila tidak memerlukan, maka dokter langsung menuliskan resep untuk pasien. Dokter juga harus mencatatkan semua terapi yang dilakukan ke sistem informasi rekam medik pasien rawat jalan.

e. Berdasarkan pemeriksaan dokter dan hasil tes laboratorium apabila pasien memerlukan rawat inap maka bagian keperawatan menghubungi bagian pendaftaran untuk dilakukan registrasi rawat inap.

3. Proses Pembuatan Laporan Dari Bagian Registrasi

Secara rinci proses pembuatan laporan dari bagian registrasi adalah sebagai berikut :

a. Bagian registrasi menghitung berapa jumlah pasien yang dilayani berdasarkan pada data pelayanan, kemudian dirinci berapa jumlah pasien umum dan jumlah pasien yang menggunakan jaminan.

b. Adapun laporan yang dibuat oleh bagian registrasi adalah : ҩ Laporan jumlah kunjungan per hari

ҩ Laporan jumlah kunjungan pasien umum, dan dengan penjamin.

ҩ Laporan pelayanan dan laporan keuangan serta laporan dari bagian administrasi

ҩ Laporan-laporan yang telah dibuat itu diserahkan ke Seksi Evaluasi, yang kemudian akan direkap untuk dijadikan bahan sebagai laporan bulanan.

Laporan dilakukan secara terkomputerisasi, sehingga petugas pembuat laporan cukup menginputkan data ke system, kemudian di simpan apabila masih belum fix, dan jika sudah fix cukup klik simpan kemudian klik laporkan.

4. Proses Pembuatan Laporan Dari Bagian Poli

Adapun laporan yang dibuat oleh poli adalah sebagai berikut : a. Pada tiap-tiap poli terdapat catatan pelayanan px, yang isinya

terdapat data identitas px, diagnosa, tindakan yang telah dilakukan, dan data pemakaian AKHP. Data data tersebut akan terintegrasi secara langsung ke dalam form sensus harian rawat jalan.

b. Form sensus harian rawat jalan yang sudah terisi dikirim ke Seksi Evaluasi untuk direkap tiap bulannya dan dijadikan bahan pembuatan laporan kunjungan rawat jalan.

2. Desain Model

Berdasarkan deskripsi alur diatas, maka proses Proses Analyst adalah sebagai berikut :

a. Diagram Context

Data Tempat Layanan Data Karyawan

Data Pelaksana Layanan Data Tarif Referensi Medik Data Pasien Data Pendaftaran Data Tindakan Laporan Kunjungan Perhari Laporan Kunjungan Umum dan dengan Penjamin 1 Sistem Informasi Rawat Jalan Bag Registrasi Tim Admin Pelaksana Layanan Unit Kerja Keterangan :

 Entitas Tim Admin : merupakan entitas nyata yang berfungsi

mengolah berbagai data yang berkaitan dengan segala unit yang berkaitan langsung dengan rawat jalan.

 Entitas Bagian Administrasi : merupkan enritas nyata yang berfungsi dalam pendaftaran / pelayanan pasien saat pertama kali datang di Rumah Sakit.

 Entitas Pelaksana Layanan : merupakan entitas nyata yang berfungsi dalam hal memberikan berbagai tindakan yang perlu dan menunjang berjalannya system rawat jalan. Contoh entitas ini adalah Dokter dan Perawat.

 Entitas Unit Kerja : merupakan entitas yang berwenang untuk

menerima laporan pertanggungjawaban segala kegiatan yang berkaitan dengan rawat jalan.

b. Data Flow Diagram (DFD)  DFD Level 0

laporan bg administrasi pembuuatan laporan

Laporan Keuangan Data Pelaksana Layanan

Dt Pasienn

Dt Pasien

Data Pembayaran

Dt Pembayaran1

Laporan Layanan Lap Data Kunjungan

Dt Trans Pendft Dt Trans Tindakan Dt Pembayaran Dt Transaksi Tindakan Dt Transaksi Pendaftaran Data Tindakan Data Pendaftaran Data Pasien Data Karyawan1 Tempat Layanan Tarif Data Referensi Medik Data Pelaksanaan Layanan

Data Karyawan Data Tempat Layanan

Data Tarif Referensi Medik 1 Pengolahan Data Master + Tim Admin

Data Pelaksanaan Layanan

Data Referensi Medik

Data Tarif Tempat Layanan Data Karyawan 2 Transaksi + Bagian Registrasi Pelayanan Layanan Data Pendaftaran Data Transaksi Tindakan

Data Pembayaran

3

Pembuatan Laporan

Unit KErja Data Pasien

 DFD Level 1

 Pengolahan Data Master

Data Pelaksana Layanan

Data Karyawan1 Data Referensi Medik

Tarif Tempat Layanan Data Pelaksanaan Layanan

Data Tempat Layanan

Data Tarif

Referensi Medik

Data Karyawan T im

Admin

Data Pelaksanaan Layanan

Data Referensi Medik Data Tarif Tempat Layanan Data Karyawan 1 Pengolahan Data Pelaksanaan Layanan 2 Pengolahan Data Tempat Layanan 3 Pengolahan Data Tarif 4 Pengolahan Data Referensi Medik 5 Pengolahan Data Karyawan

 Transaksi Informasi Dt Transaksi Pendaftaran Dt Pasien Data Pasien Data Pendaftaran Dt Transaksi Tindakan Data Tindakan Dt Pembayaran Data Pembayaran Bagian Registrasi Pelayanan Layanan Data Pendaftaran

Data Transaksi Tindakan

Data Pembayaran Data Pasien 1 Transaksi Pendaftaran 2 Transaksi Tindakan 3 Pembayaran Desain Sistem

 Database Management System (DBMS)

Bertugas Di Melayani Rincian Tindakan Kelompok Tarif Ditindak Berkunjung Registrasi Bertugas Karyawan ID_Petugas Nama_Petugas Jabatan Tempat_Layanan Kode_Tempat_Layanan Nama_Tempat_Layanan Kunjungan ID_Layanan Status_Pasien Asal_Masuk Cara_Bayar Jenis_Karcis Pelaksana_Layanan ID_spesialisasi NIK Nama_Pelaksana Spesialisasi Tarif_Tindakan Kode_Tindakan Nama_Tindakan Tarif_Tindakan Tindakan ID_Tindakan Tgl_Tindakan Total_Bayar Kelompok_Tindakan ID_Kelompok Nama_Kelompok Pasien No_RM Nama_Pasien Jenis_Kelamin Umur Alamat

 Physical Data Model (PDM)

ID_SPESIALISASI = ID_SPESIALISASI KODE_TEMPAT_LAYANAN = KODE_TEMPAT_LAYANAN

ID_SPESIALISASI = ID_SPESIALISASI

KODE_TINDAKAN = KODE_T INDAKAN ID_TINDAKAN = ID_TINDAKAN

ID_KELOMPOK = ID_KELOMPOK NO_RM = NO_RM

ID_LAYANAN = ID_LAYANAN

NO_RM = NO_RM ID_PETUGAS = ID_PET UGAS KARYAWAN ID_PETUGAS Text(10) NAMA_PETUGAS Text(30) JABATAN Text(10) TEMPAT_LAYANAN KODE_TEMPAT_LAYANAN Text(3) ID_SPESIALISASI Text(3) NAMA_TEMPAT_LAYANAN Text(15) KUNJUNGAN ID_LAYANAN Text(10) ID_PETUGAS Text(10) NO_RM Text(6) STATUS_PASIEN Memo ASAL_MASUK Memo CARA_BAYAR Memo JENIS_KARCIS Memo PELAKSANA_LAYANAN ID_SPESIALISASI Text(3) KODE_TEMPAT_LAYANAN Text(3) NIK Memo NAMA_PELAKSANA Text(25) SPESIALISASI Text(5) TARIF_TINDAKAN KODE_TINDAKAN Text(6) ID_KELOMPOK Text(8) NAMA_TINDAKAN Text(20) TARIF_TINDAKAN Integer TINDAKAN ID_TINDAKAN Text(10) ID_LAYANAN Text(10) NO_RM Text(6) ID_SPESIALISASI Text(3) TGL_TINDAKAN Text(10) TOTAL_BAYAR Text(20) KELOMPOK_TINDAKAN ID_KELOMPOK Text(8) NAMA_KELOMPOK Text(25) PASIEN NO_RM Text(6) NAMA_PASIEN Text(25) JENIS_KELAMIN Text(2) UMUR Integer ALAMAT Text(25) RELATION_95 ID_TINDAKAN Text(10) KODE_TINDAKAN Text(6)

3. Hasil Output Desain Perancangan

Gambar 1. Halaman menu utama

Gambar 3. Form transaksi pendaftaran rawat jalan

Gambar 5. Form tempat pelayanan

Gambar 7. Form database pasien

Gambar 9. Form database karyawan