Konsep Sistem dan Sistem
Informasi pada Organisasi dan
Manajemen Perusahaan
Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi
Jurusan Sistem Informasi
Universitas Gunadarma
2014
Definisi Sistem
Sekumpulan elemen yang saling berkaitan &
saling mempengaruhi dalam melakukan
kegiatan bersama untuk mencapai suatu
tujuan.
Subsistem adalah sistem didalam suatu
sistem dimana sistem berada pada lebih dari
satu tingkat.
Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang
lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah
Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem terdiri dari :
1.
Komponen (Elemen)
2.
Batasan sistem (Boundary)
3.
Lingkungan luar (Environment)
4.
Penghubung sistem (Interface)
5.
Masukan (Input)
6.
Keluaran (Output)
Karakteristik Sistem
Komponen (Elemen)
Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai
subsistem.
Batasan (Boundary)
Daerah yang membatasi antara sistem yang satu
dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar.
Lingkungan luar sistem (Environment)
Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang
mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Contoh :
vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank,
Karakteristik Sistem
Penghubung sistem (Interface)
Suatu media penghubung antara 1 subsistem
dengan subsistem lainnya.
Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Pada sistem informasi,masukan dapat berupa:
1.
Data transaksi
2.
Data non transaksi
3.
Instruksi
Karakteristik Sistem
Keluaran (Output)
Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran
yang berguna (informasi dan produk) atau
keluaran yang tidak berguna (limbah).
Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :
1.
Informasi
2.Saran
3.
Cetakan laporan
Sasaran sistem (Objective)
Model Umum Sistem
Konfigurasi komputer sebagai sistem
SISTEM
Masukan Keluaran INPUT STORAGE OUTPUT CPU InterfaceKlasifikasi Sistem
Sistem Abstrak
Sistem yang berisi gagasan atau konsep.
Sistem Fisik
Klasifikasi Sistem
Sistem Deterministik
Sistem yang operasinya dapat diprediksi
secara tepat.
Sistem Probabilistik
Sistem yang tidak bisa diramal dengan
pasti karena mengandung unsur
Klasifikasi Sistem
Sistem Tertutup
Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar
materi, informasi atau energi dengan
lingkungan (tidak dipengaruhi oleh
lingkungan).
Sistem Terbuka
Sistem yang berhubungan dengan
lingkungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan.
Klasifikasi Sistem
Sistem Alamiah
Sistem yang terjadi karena alam (tidak
dibuat oleh manusia).
Sistem Buatan Manusia
Pembentukan Subsistem
Pengunsuran (Factoring)
Perancangan sistem menurut keseluruhan
sistem, penguraian menjadi subsistem. Sistem
hasil proses pengunsuran membentuk struktur.
Pembentukan Subsistem
Penyederhanaan (Simplikasi)
Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,
keluaran dan interface dengan
subsistem-subsistem lainnya. Sehingga akan menyebabkan
banyak interface yang harus didefinisikan. Oleh
karena itu diperlukan suatu peneyderhanaan
pada penggambaran interface.
Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi
untuk komunikasi antar subsistem dan
Pembentukan Subsistem
Pemisahan (Decoupling)
Dua subsistem yang berhubungan sangat erat
membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan
waktu yang tepat.
Pengendalian dalam Sistem Umpan
Balik
Diwujudkan dengan menggunakan umpan
balik (feedback).
Untuk mengatur agar sistem berjalan
sesuai dengan tujuan.
Dilakukan dengan membandingkan
keluaran sistem dengan keluaran yang
diinginkan.
Jenis Umpan Balik
Umpan balik negatif (negatif feedback)
Menyesuaikan penyimpanan terhadap
standar.
Umpan balik positif (positive feedback)
Untuk menambah keluaran atau
mendorong proses supaya memberikan
hasil yang baik, tanpa harus menunggu
terjadinya penyimpangan.
Perancangan Sistem
Analisis Sistem
Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan.
Tugas Utama Analisis Sistem
1.Menentukan lingkup sistem
2.Mengumpulkan fakta
3.
Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut
Perancangan Sistem
Langkah-langkah yang dilakukan analisis
sistem :
1.
Identifity
2.
Understand
3.
Analize
4.
Report
Sistem analis merupakan kunci dalam
proses pengembangan sistem. Sistem analis
bekerja dalam sebuah tim berbasis proyek.
Perancangan Sistem
Manajemen Proyek
Memiliki 2 tujuan :
1.
Mencegah proyek selesai lebih dari
waktu yang ditetapkan (terlambat)
2.
Mencegah proyek kelebihan anggaran
Membantu manajemen dalam memantau
Konsep Organisasi dan Manajemen
Organisasi
Alat yang digunakan manusia untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Tujuan mempelajari
organisasi untuk memperbaiki antar
hubungan manusia, perilaku organisasi,
berusaha menolong manusia dan organisasi
agar dapat saling berhubungan secara lebih
efektif.
Manajemen
Suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain
untuk mencapai tujuan tertentu.
Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dengan Sistem Informasi
Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dengan Sistem Informasi
PERENCANAAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedure & program untuk mencapainya.
PENGORGANISASIAN Pengelompokan kegiatan yang harus
dilaksanakan & menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk menjalankan kegiatan.
PENYUSUNAN STAFF Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam organisasi.
PENGKOORDINASIAN Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang tepat & pengkomunikasian perubahan kebutuhan.
PENGARAHAN Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi.
PENGENDALIAN Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana. Pengaturan & pembetulan kegiatan atau kebijakan.
Struktur Keorganisasian
Model Dasar
Struktur Keorganisasian
Spesialisasi
Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam organisasi.
Hubungan Lini & Staff
Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi.
Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis & konsultasi.
Wewenang & Tanggung jawab
Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah. Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas.
Rentang Kendali
Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seseorang atasan.
Struktur Keorganisasian
Model Variasi
1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri.
Struktur organisasi ini menghasilkan orang yang
lebih diarahkan pada output dibandingkan
pengolahannya.
Struktur Keorganisasian
Model Variasi
2. Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa. Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus.
Struktur Keorganisasian
Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah
proyek-proyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh
seorang direktur proyek.
Model Pengolahan Informasi Pada
Struktur Organisasi
Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi pleh
faktor-faktor :
1.
Ketidakpastian tugas.
2.
Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.
3.Saling ketergantungan unit organisasi.
Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan
informasi :
1.
Prosedure pengoperasian&aturan keputusan.
2.Hirarki wewenang.
3.
Subsistem mandiri.
4.Sumber daya lentur.
5.Struktur mandiri.
6.
Sistem informasi manajemen.
7.Bentuk organisasi lateral.
Peranan Manusia dalam Organisasi
Menurut Abraham Maslow, ada 5
kebutuhan dasar manusia yang terendah
sampai dengan tertinggi.
Rendah Fisiologis Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus Keamanan Perlindungan terhadap bahaya
Perhatian Kepuasan dalam keikutsertaan dalam suatu kelompok & menerima persahabatan
Penghargaan Menghargai diri & dihargai Tinggi Perwujudan
Diri
Peranan Manusia dalam Organisasi
Dinamika Kelompok
Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang mempengaruhi antara individu dengan organisasi.
Gaya Kepemimpinan
Teori X yang mendukung gaya autorizer.
1. Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi
unsur-unsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis.
2. Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan
upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan.
3. Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi
pasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi.
Peranan Manusia dalam Organisasi
Teori Y yang mendukung gaya partisipatif /
supportif.
1.
Orang adalah aktif akibat pengalaman
dalam organisasi.
2.
Motivasi, potensi untuk perkembangan,
kapasitas untuk menerima.
3.
Kesediaan untuk mengarahkan perilaku
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Model Dasar Pengolahan Informasi
Indera penerima yang menerima isyarat
dan meneruskannya kepada unit pengolah.
Hasil olahan adalah respon/tanggapan
keluar.
Indera Penerima Pengolah mental Ingatan Hasil Saluran SaluranManusia Sebagai Pengolah Informasi
Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan
menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila
sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat tanggapannya akan berkurang.
Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas
jumlah yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi.
Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan
pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :
1. Kerangka acuan individual. 2. Prosedur keputusan normal.
3. Keputusan dalam keadaan tertekan
Para individu mengatur penyaringan kepentingan
berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dan lain-lain.
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon
Membuat model pengolahan sistem informasi
manusia yang dianalogikan dengan sistem
informasi komputer, model tersebut dikenal
dengan “model Newell-Simon”.
Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada
manusia yang terdiri dari :
1.
Ingatan jangka pendek,
2.Pengolahan dasar,
3.
Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia
Model umum sistem informasi komputer
Masukan Penyimpanan Keluaran Pengolahan Penerima Penghasil Pengolah Ingatan Lingkungan
Manusia sebagai Pengolah Informasi
SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIA
Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah
pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan yaitu :
1. Ingatan jangka panjang 2. Ingatan jangka pendek 3. Ingatan luar
Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang
cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali.
Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap
rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya.
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat
disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).
Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial,
sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.
Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia
biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)
Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi
persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Ingatan Dalam
Ingatan Luar
Ingatan jangka panjang
Interpreter Pengolah baku Ingatan jangka pendek
Papan tulis
Kertas Tabung gambar
Masukan Keluaran
Manusia sebagai Pengolah Informasi
BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIA
Pengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangka
pendek.
Kemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan
yaitu menemukan perbedaan data benar dgn data salah juga dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.
Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :
1. Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap
penyimpangannya
2. Kurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi &
causality
3. Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan
Manusia sebagai Pengolah Informasi
Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi
serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering
dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para
pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.
Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan
data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.
