BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 1. Konsep Sistem, Informasi dan Manajemen
Informasi memegang peranan yang penting dalam setiap kehidupan
manusia, begitu pula dalam setiap perusahaan senantiasa memerlukan informasi.
Karena hampir semua bidang kegiatan dalam suatu orgnisasi tidak akan terlepas
dari informasi sebagai sarana penunjang kelancaran kegiatan kinerja pegawai
yang telah ditetapkan sebelumnya didalam tubuh organisasi.
Sebelum memahami lebih jauh makna dari Sistem Informasi Manajemen
tersebut, ada baiknya kita memilah makna dari suku katanya. Sistem Informasi
Manajemen terdiri dari tiga kata yang berlainan arti yang masing-masing kata
tersebut mempunyai pengertian. Untuk mengetahui pengertian dari ketiga kata
tersebut peneliti akan sajikan secara terperinci sebagai berikut:
2. Sistem
Pengertian sistem dirumuskan oleh Effendy (1989:15) sebagai suatu
totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan
bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan.
Bagian-bagian atau subsistem-subsistem tersebut merupakan kompleksitas
tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan, dan berlangsung
secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.
Lebih lanjut secara teori oleh Effendy(1989:53) mengemukakan
sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan
tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau sub-sub sistem tersebut
merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai
suatu tujuan tersebut berlangsung secara harmonis dalam ketentuan yang pasti.
Sistem juga didefinisikan olehSusanta(2003:4) yang menyatakanSistem
adalah sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang
saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu
tujuan.
Lebih lanjut oleh Sutanta (2003:4-6) menjelaskan bahwa suatu sistem juga
mempunyai karakteristik diantaranya sebagai berikut :
a. Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen
sistem disebut sebagai sub sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian
yang terlibat didalam sistem.
b. Mempunyai batas (boundry)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu
c. Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya,
lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga
keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan
diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin
ditiadakan.
d. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala
sesuatu yang bertugas menjebatani hubungan antar komponen dalam sistem.
Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen
saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi
masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa
berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang
dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakan.
e. Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk
menghasilkan keluaran yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan
keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut
f. Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa
program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program
aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan
menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
g. Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem
Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program
aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan
keputusan.
h. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama
dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda
dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk
jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi atau hasil
akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal
ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan yang mendukung upaya
i. Mempunyai kendali (control)
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai
dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan ada bagian
yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai
peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal
sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi
Manajemen, kendali dapat berupa validasi proses, maupun validasi keluaran yang
dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram.
j. Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya
kedalam kondisi normal.Sehubungan dengan hal tersebut maka dapat kita ketahui,
bahwa system secara sederhana terdiri dari input, proses, dan output yang merupakan suatu totalitas, yang digerakkan oleh sistem-sistem yang lebih kecil
yang dinamakan subsistem tadi, yang tidak lepas dari kaitannya dengan sistem
yang lebih luas. Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur
data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan,
penyimpanan, penemuan kembali, penyajian pendistribusian kepada para
manajemen atau pengambil keputusan.Sistem tersebut juga mengatur segala
hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung, dari
berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran atau
Ditambahkan pula bahwa apabila terdapat ketidakefektifan pelaksanaan
kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi harus dilihat terjadi pada bagian mana
dari sistem. Apakah terjadi pada masukan (input), pada proses (process), atau pada luaran (output). Setelah ditemuka n, maka akan mudah untuk mengatasi persoalannya.
3. Informasi
Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama yang
dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut. Tanpa informasi
maka tidak akan ada organisasi. Informasi melalui komunikasi menjadi perekat
bagi suatu organisasi sehingga organisasi tersebut bisa bersatu. Melihat perannya
yang begitu penting bagi suatu organisasi maka informasi, sebagaimana
sumberdaya lainnya, harus dikelola dengan baik.
Informasi sudah tentu, bukanlah tujuan itu sendiri.Informasi adalah bahan
dasar bagi pengambilan keputusan.Satu hal yang jelas dalam studi karya
manajerial, ialah bahwa manajer memegang peranan yang sangat penting dalam
sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Dalam kewenangannya yang
formal ia dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang baru dan penting; dalam
kedudukannya sebagai pusat syaraf yang formal ia memperoleh informasi yang
lengkap dan aktual untuk mengambil keputusan yang menentukan strategi
organisasinya (Effendy, 1989:41).
Menurut Davis dalamEffendy(1989:76) mengemukakan pengertian
mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi
keputusan saat itu atau keputusan mendatang.Definisi tersebut menunjukan
pengertian informasi yang sempit, yakni pengertian informasi dalam hubungannya
dengan kegiatan manajemen.Akan tetapi dalam kenyataannya informasi
mempunyai pengertian yang luas dari yang tercakup dalam kegiatan manajemen
saja.
Selanjutnya oleh Susanta (2003:10)menyatakanInformasi merupakan hasil
pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan
mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat
dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada
saat mendatang.
Selain itu, suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi yang
dikemukakan oleh Susanta (2003:27), antara lain :
a. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang
dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses
pengambilan keputusan.
b. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan
terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada
c. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi
dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya
kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang
tepat.
d. Mengurangi keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak
diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.
e. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan
yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan
keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang
telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.
Dari sekilas memahami informasi, peneliti memberikan gambaran bahwa
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih
berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya.Jadi informasi ini merupakan
data yang telah diolah, perbedaan ini penting untuk diketahui karena data tidak
memiliki nilai dalam pengambilan keputusan dan hanya informasi yang memiliki
nilai dan bermanfaat bagi para penggunanya.
4. Manajemen
Berbagai definisi manajemen cukup banyak dikemukakan oleh para ahli
manajemen,penulis mencoba mengutip beberapa pendapat para ahlimengenai
definisi manajemen. Menurut Koont dan O’donnel yang pendapatnya dikutip
olehHadayaningrat(1996:19), mendefinisikan manajemen yaitu sebagai berikut:
Management is getting things done through and with people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang
lain).
Penjelasan lain mengenai manajemen dikemukakan oleh Miftah Toha
dalamSilalahi(2003:136), menyatakan manajeman merupakan sebagai aktivitas
menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh
sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian manajemen menurut pendapat G.R Terry dalam Onong
Uchjana Effendy dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (1989:7), sebagai
berikut; manajemen merupakan sebuah proses yang luas, yang terdiri dari
tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah
ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber
lainnya.
Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:17),
mengemukakan pengertian lain mengenai manajemen, yaitu : Manajemen dapat
diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk
Pengertian manajemen menurut Soewarno Hadayaningrat dalam buku
Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:20), mengemukakan
bahwaManagement is distinct process consisting of planning organizing, actuating, and controlling. Utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah suatu proses
yang membedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan dengan memanfaatkan baik itu limu maupun seni, agar dapat
menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya).
Pendapat Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen
Konsep dan Pengembangannya (2002:68), mengenai manajemen, yaitu:
Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan
menggunakan orang lain.
Pengertian manajemen pada dasarnya merupakan suatu usaha
pengendalian kelompok orang agar mau bekerja sama dengan efektif dan efisien,
dimana tugas seseorang manajer atau pimpinan adalah menyelesaikan suatu
pekerjaan melalui usaha-usaha orang lain agar tujuannya dapat tercapai. Pada
instansi pemerintah pada administratorlah yang akan meminta orang lain agar
mereka mau melakukan kerjasama yang dikerjakan agar tujuannya tercapai.
Manajemen menurut Malayu S.P Hasibuan dalam buku Manajemen
Dasar, Pengertian, dan Masalah (1996:5), memberikan definisi sebagai berikut;
manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
Guna mencapai tujuan yang menjadi cita-cita manajemen secara terinci,
manajemen seperti yang dikemukakan oleh para ahli ternyata bermacam-macam
sesuai dengan fokus pengamatannya.
Sondang P. Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:5),
mendefinisikan manajemen sebagai berikut:
Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh
suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
Penjelasan mengenai fungsi manajemen yang meliputi aspek perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, menurut pendapat Sondang P.
Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:108-135), yaitu sebagai berikut:
1. Perencanaan (Planning) adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa
yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2. Pengorganisasian (Organizing) adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang
sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakan
sebagai satu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
3. Penggerakan (Actuating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau
bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien
dan ekonomis.
4. Pengawasan (Controling) adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan
seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan
yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan sebelumnya.
Menurut Fayol yang dikutip oleh Ulbert Silalahi dalam bukunya Studi
Tentang Ilmu Administrasi (2003:159), terdapat empat belas prinsip-prinsip
manajemenadalah sebagai berikut:
1. Pembagian kerja (Devision of work)
Pembagian kerja (Devision of work) berdasarkan spesialisasi menjadikan kegiatan-kegiatan pegawai dapat diarahkan pada efisiensi.Bahwa pengkhususan
orang dalam bidang tertentu lebih efisien dalam melaksanakan pekerjaannya.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab(Authority and responsibility)
Kekuasaan dan tanggung jawab (Authority and responsibility) merupakan
alat untuk melakukan perintah dan kekuatan untuk dituruti secara tepat.Tetapi tiap
anggota dan pimpinan telah ditentukan wewenang dan tanggungjawabnya,
sehingga dalam menjalankan tugasnya tidak sewenang-wenang dan tidak
3. Disiplin (Discipline)
Disiplin (Discipline) benar-benar penting untuk menjalankan usahanya
dan tanpa disiplin organisasi tersebut tidak akan berhasil. Setiap anggota
karenanya harus menaati ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang
berlaku.
4. Kesatuan komando (Unity of command)
Kesatuan komando (Unity of command) atau perintah menjadikan setiap
pekerja atau pegawai menerima perintah dari satu orang yaitu dari atasan
langsung.
5. Kesatuan arah (Unity of direction)
Kesatuan arah (Unity of command) menunjukan satu instruksi dan satu rencana dari suatu kelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan
yang akan dicapai dan cara bagaimana mencapainya langsung berasal dari
manajer puncak.
6. Kepentingan individu harus ditempatkan dibawah kepentingan organisasi
secara umum (Subordination of individual to general interst)
Kepentingan seorang pekerja atau kelompok tidak diatas kepentingan
organisasi.Dengan demikian kepentingan organisasi secara keseluruhan yang
7. Pemberian imbalan (Remuneration)
Pemberian imbalan atau kompensasi bagi pegawai atau pimpinan
memerlukan keadilan sesuai dengan kompensasi pekerjaan yang dilakukan
sehingga pegawai maupun organisasi sama-sama puas.
8. Sentralisasi (Centralization)
Sentralisasi adalah sangat penting bagi organisasi dan merupakan
konsekuensi dari suatu organisasi.Sentralisasi dapat berarti mengurangi
wewenang bawahan dan untuk menambah wewenang bawahan perlu
pendelegasian wewenang. Fayol mengakui tetap diperlukan pendelegasian
wewenang, akan tetapi tanggung jawab tetap disentralisasi atau dipegang oleh
pimpinan.
9. Mata rantai (Scalar chain atau hierarchy)
Mata rantai (Scalar chain) adalah hubungan dari tingkat kekuasaan paling atas hingga paling bawah secara hirarki atau berjenjang.
10.Keteraturan (Order)
Keteraturan (Order) adalah menempatkan individu-individu pada tempat atau posisi yang sesuai akan lebih akrab dengan pekerjaannya. Dalam hal ini
tempat untuk setiap orang dan setiap orang sesuai dengan tempatnya.
11.Persamaan (Equity)
Persamaan (Equity) menunjukan rasa keadilan dalam organisasi.Dan juga
12.Stabilitas jabatan atau pekerjaan (Stability of tenure)
Stabilitas jabatan atau pekerjan (Stability of tenure) merupakan stabilitas
seseorang melakukan pekerjaan atau tugasnya.Diperlukan waktu bagi pekerja
untuk menyesuaikan pada pekerjaan mereka dan mengerjakan pekerjaannya
secara efektif.Dilain pihak, pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahan
dengan semena-mena, seperti pemecatan atau pemutusan hubungan kerja tanpa
alasan yang kuat.
13.Inisiatif (Initiative)
Inisiatif (Initiative) artinya bahwahan diberi kebebasan memikirkan dan memberi pendapat tentang pekerjaannya, bahkan juga dalam menilai hasil
kerjanya.Pada setiap jenjang atau tingkat didalam organisasi, semangat dan energi
diperbesar dengan inisiatif.
14.Prinsip espirit de corps
Prinsip Espirit de corps menekankan perlunya ”team work” dan hubungan antar individu serta semangat persatuan yang mendorong rasa bersatu dalam
organisasi.
Tidak ada batas terhadap jumlah prinsip-prinsip manajemen tersebut dan
karena itu prinsip-prinsip yang baru yang kegunaannya atau nilainya ditentukan
oleh pengalaman, akan menambah prinsip-prinsip yang sudah ada.
Berdasarkan definisi tersebut diatas, secara umum menjelaskan bahwa
manajemen merupakan proses kegiatan dari seorang pimpinan atau manajer yang
secara praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui adanya suatu
jalinan hubungan kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja serta
dapat memanfaatkan sumber-sumber yang lainnya dan waktu yang tersedia
dengan cara yang setepat-tepatnya.
5. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Keberhasilan menggunakan dan mengelola sumber daya informasi
mempunyai arti penting bagi sebuah perusahaan untuk beroperasi dan
berkompetisi dengan perusahaan lain. Manajer dituntut untuk mempunyai
kemampuan tersebut. Setelah sumber daya informasi internal dikelola dan
digunakan dengan optimal, maka langkah berikutnya adalah mempertimbangkan
faktor lingkungan di sekitar perusahaan.
Perusahaan sebenarnya merupakan sebuah sistem fisik yang dikelola
dengan menggunakan sistem konseptual. Sistem fisik merupakan sistem tertutup
yang dikendalikan oleh manajemen dengan informasi sebagai umpan baliknya.
Perusahaan jika merupakan sistem terbuka, mengingat keberadaan sebuah
perusahaan berada ditengah – tengah lingkungan. Sumber daya diambil dari
lingkungan dan mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa di mana
akan dikembalikan lagi ke lingkungan dimana dia berada (Herlambang dan
Tanuwijaya, 2005:50).
Berbicara masalah SIM, oleh Kelley (Effendy, 1989:109) memberikan
defenisi bahwa SIM adalah perpaduan sumber manusia dan sumber yang
kembali, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang
efisien dan bagi perencanaan bisnis.
Dalam literatur yang sama (Effendy, 1989:112) Holmes mengemukakan
pula bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah ”suatu sistem yang
dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan
yang diperlukan oleh manajemen guna menrencanakan, mengawasi, dan menilai
aktivitas organisasi”. Dirancangnya itu didalam kerangka kerja yang
menitikberakan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan
pengawasan pada semua tahap.
Adapun elemen-elemen Sistem Informasi Manajemen dikemukakan oleh
Davis (2002:15) terdiri dari:
1. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan.
2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas
tertentu.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut untuk menghasilkan informasi.
4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator,
pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu
rincian tugas yang jelas.
5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem yang
dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen
dalam mengambil keputusan.
Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.Demikian
pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem
Informasi Manajemen (SIM).Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan
teliti maka pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efisien dan
efektif.Amsyah (2001:9) menambahkan bahwa didalam SIM data diolah menjadi
informasi. Informasi menjadi bahan pertimbangan didalam proses pengambilan
keputusan. Keputusan tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk
program atau kegiatan.SIM adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai
jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam
rangka membantu pimpinan ataumanajemen melakukan kegiatan pengambilan
keputusan. Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi sangat
tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan.
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam
kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah
tersimpan lama, penggunaan SIM sangat banyak membantu.SIM dapat
menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara
lengkap, atau penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung kepada kebutuhan
Dapat dipastikan bahwa teknologi informasi mempunyai dampak paling
kuat dan aplikasi paling beraneka ragam dalam kehidupan dunia bisnis dimasa
depan. Telecommuting, teleconferencing, jalan raya informasi, kantor tanpa kertas,
electronic mail, faksimili, yang mengawinkan teknologi komunikasi dengan teknologi komputer dan otomatisasi kegiatan kesekretariatan adalah beberapa
contoh aktual yang sekarang sudah merupakan kenyataan (Siagian, 2002:8).
Pemanfaatan SIM sangat berkaitan erat dengan proses pengambilan
keputusan, paling sedikit dalam arti pemanfaatan teknologi informasi yang
dewasa ini semakin banyak jenisnya dan semakin beraneka ragam pula
aplikasinya. Kecenderungan yang jelas terlihat ialah desentralisasi pengambilan
keputusan karena melalui jaringan informasi yang dimungkinkan oleh teknologi
informasi, penanganan informasi tidak lagi menjadi ”domain” para spesialis
informasi yang terkumpul dalam satuan kerja yang dikenal sebagai ”satuan kerja
pemrosesan data” melainkan sudah meliputi seluruh lapisan organisasi, misalnya
berkat makin meluasnya penggunaan ”Personal Computer” dan ”Notebook”.
Bahkan dengan telah terciptanya ”jalan raya informasi” dengan jaringan
”Internet”, pemanfaatan teknologi tidak lagi terbatas hanya pada tingkat mikro
yaitu disatu perusahaan, melainkan sudah menjangkau jaringan nasional, regional
dan bahkan global. Para pengambil keputusan stratejik harus memperhitungkan
perkembangan ini dan menginkorporasikannya dalam perumusan misi organisasi
5.1.Model Sistem Informasi Manajemen
Setiap informasi sangat dibutuhkan untuk para manajer fungsional, antara
lain bagian pemasaran, keuangan, produksi dan pengembangan sumber daya
manusia. Adapun model informasi diketahui dari Data informasi berasal dari
lingkungan (environment). Kemudian data tersebut disimpan dalam sebuah basis
data (database) yang mempunyai 2 tipe (Herlambang dan Tanuwija, 2005:68),
yaitu berbentuk report writing software dan berupa mathematical model.
a. Report Writing Software
Menghasilkan laporan khusus dan laporan periodik. Laporan periodik dikodekan
pada sebuah perangkat lunak dan disiapkan untuk membuat sebuah penjadwalan.
Laporan khusus atau special report sering disebut juga dengan ad hoc report yang berfungsi untuk menangani informasi – informasi yang tidak dapat ditangani.
b. Mathematical Model
Menghasilkan informasi secara matematik untuk kegiatan sebuah perusahaan.
Dengan model matematik ini akan diperoleh suatu model yang membuat semua
tugas dan pekerjaan pada sebuah perusahaan dapat menjadi lebih mudah dan
cepat.
SIM menurut Turban (1995) dalam Herlambang dan Tanuwijaya
(2005:68) mempunyai karakteristik, pertama, SIM beroperasi pada kegiatan dan tugas terstruktur, kedua, SIM dapat meningkatkan efisiensi dengan mengurangi
biaya. SIM menyediakan laporan dan kemudahan akses untuk pengambilan
5.2.Aspek Utama Penunjang Sistem Informasi Manajemen
Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang
menunjang keberhasilan sebuah sistem informasi. Berikut adalah beberapa faktor
utama tersebut:
5.2.1. Aspek Perencanaan
Aspek perencanaan menjadi awal dari pemanfaatan sebuah sistem
informasi. Organisasi atau perusahaan bisnis membutuhkan visi dan rancangan
informasi ketika akan menerapkan teknologi informasi. Menurut Husein (2002:
298) hal ini disebabkan oleh:
a. Penerapan/aplikasi teknologi informasi tidak akan pernah dikelola
hanya oleh satu orang saja. Pembicaraan dan kesepakatan bersama tentang
bagaimana memanfaatkan aplikasi teknologi informasi dapat memberi
pemahaman yang sama tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi terhadap
sistem informasinya.
b. Penentuan sumber daya informasi perusahaan dapat membantu
mengkomunikasikan bagaimana keadaan masa depan dan membantu memberi
pemahaman yang konsisten dalam pembuatan keputusan oleh setiap orang.
c. Penentuan rancangan sistem informasi membantu pembuatan keputusan
tentang bagaimana bisnis sistem informasi akan dijalankan. Pembicaraan tentang
rancangan sistem informasi membantu mendefinisikan style perusahaan.
Menurut Martin (Husein, 2002:299), visi informasi adalah ungkapan
penggunaan informasi dan manajemen organisasi. Sedangkan rancangan teknologi
informasi adalah cara sumber daya informasi seharusnya digunakan untuk
mencapai visi informasi.
Perancangan sistem informasi yang ideal untuk masa depan sangat baik
dilakukan dengan memikirkan semua sumber daya informasi dalam organisasi
sebagai suatu sistem tunggal, yang dipengaruhi oleh sikap dan perilaku
manusianya, perubahan teknologi, dan kebutuhan bisnis dimasa depan. Rancangan
informasi bagi perusahaan hendaknya menyeluruh, tidak aspek komponen
teknologi saja seperti sistem mainframe, aplikasi komputer mikro, atau telekomunikasi.Suatu visi sistem informasi dapat dan seharusnya membantu
mengurangi otomasi yang terpisah dalam organisasi.
Menurut Husein (2002:306) isi dari keputusan rancangan sistem informasi
adalah:
a. Aspek manajerial meliputi peran manajer, fungsi kepemimpinan teknologi,
produktivitas dan penekanan terhadap kualitas, orientasi terhadap
pelayanan dan profesionalisme.
b. Aspek sistem manajemen meliputi peran organisasi sistem informasi,
besarnya perangkat aplikasi, mekanisme yang mengkaitkan dengan
rencana bisnis, mekanisme perencanaan dan pengawasan sistem informasi.
d. Aspek data meliputi kepemilikan dan penyebaran data, pengelola,
keamanan data, siapa yang mengakses data, dan siapa yang mengakses
data ke pihak luar.
e. Aspek aplikasi meliputi siapa pengguna, lokasi aplikasi sistem informasi.
Ditambahkan pula bahwa untuk mendukung pengembangan sistem
tersebut perlu direncanakan perangkat lunak yang tidak tergantung pada sistem
operasi dan perangkat keras yang digunakan oleh pengguna. Untuk itu
direkomendasikan menggunakan pembangunan perangkat lunak dengan model
arsitektur tiga lapisan (three-tierd architecture) yang membagi perangkat lunak menjadi tiga komponen yang satu sama lain tidak saling bergantung yaitu lapisan
satu berinteraksi dengan penyimpanan data, lapisan kedua berfungsi sebagai
pemroses operasi logika yang merupakan representasi prosedur dan proses kerja
suatu sistem dan proses standar dalam pengelolaan data dan informasi dan lapisan
ketiga berfungsi sebagai pemroses logika presentasi untuk penyediaan antarmuka
pengguna.
Berdasarkan paradigma dan metode pengembangan dari perangkat lunak
tersebut diatas, maka dirancang modul-modul yang diharapkan menjadi standar
untuk pengembangan secara detail dari sistem tersebut yaitu modul profil dan
kebijakan arsip, modul pengelolaan dan pelestarian, modul pengolahan dan
layanan serta modul evaluasi dan pengembangan. Setiap modul ini nantinya
dijabarkan dalam bentuk aplikasi untuk melakukan pengolahan dan pengelolaan
web. Setiap modul tersebut harus dapat mencerminkan suasana masing-masing
sub sistem informasinya serta tujuan dan fungsi perangkat lunaknya.
Pengembangan perangkat lunak tersebut perlu adanya suatu struktur
modul, struktur ini ditujukan untuk memberikan ilustrasi mengenai lingkungan
fasilitas yang tersedia disuatu perangkat lunak aplikasi. Setiap modul perangkat
lunak perlu digambarkan struktur logis dengan modul lainnya dalam bentuk
diagram hirarkis sederhana serta sekaligus menggambarkan muatan-muatan
informasi dalam kaitannya dengan output dan input sistem. Modul tambahan lainnya yang harus ada disetiap modul perangkat lunak adalah antarmuka untuk
pengaturan lingkungan, antarmuka untuk kebijakan serta antar muka untuk
fasilitas pemeliharaan.
Adapun menurut Davis (1999:193), kedudukan atau fungsi utama yang
ada dalam organisasi sistem informasi, antara lain meliputi:
a. Analis informasi; Bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan
persyaratan informasi. Mengembangkan prosedur dan instruksi pemakai.
Memahami fungsi organisasi, manajemen dan pembuatan keputusan dalam
suatu organisasi. Memiliki kecakapan untuk kerjasama dengan orang lain.
b. Pendesain (perancang) sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan
komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi.
Memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis
informasi. Bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi
c. Pembuat program sistem; Menulis perangkat lunak yang khusus seperti
sistem pengoperasian dan sistem manajemen data. Memiliki kecakapan
teknis dalam perangkat keras dan lunak.
d. Pembuat program aplikasi; Mendesain, membuat kode, menguji dan
memperbaiki program untuk aplikasi. Beberapa instalasi memisahkan
program dalam: aplikasi komersial / bisnis aplikasi ilmiah dengan
kelompok program yang terpisah untuk kedua jenis itu.
e. Pembuat program pemeliharaan; Menyelenggarakan pemeliharaan
(perubahan dan perbaikan) atas program yang ada.
f. Administrator pangkalan data; mencatat dan mengawasi pangkalan data
perusahaan.
g. Operator komputer; Mengoperasikan peralatan computer
h. Pustakawan (librarian); Menyimpan dan mengeluarkan "file" komputer pada pita dan piringan magnetik. Pendokumentasian file. Pencatatan pemakaian "file".
i. Kerani Pengawas (Control clerk); Mencatat pengawasan informasi dan meneliti (review) pelaksanaan prosedur pengawasan.
j. Perencana sistem informasi; Merencanakan masa depan sistem informasi.
5.2.2. Aspek Kelengkapan Fasilitas
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan
struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.Para teoritisi
berhubungan erat dengan komponen-komponen organisasi seperti tugas-tugas,
struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling
tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen
yang lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan
budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah.Dengan
demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali (redesign)
organisasi (Husein, 2002:315).
Adapun komponen/fasilitas sebuah sistem, dikemukakan oleh Davis
(1999:3) yaitu:
a. Perangkat keras; Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas
komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan sebagainya), peralatan penyiapan data, dan terminal
masukan/keluaran.
b. Perangkat lunak; Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama:
1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan
sistem manajemen data, yang memungkinkan pengoperasian sistem
komputer.
2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara
spesifik dibuat untuk tiap aplikasi.
yang disimpan dalam perpustakaan file. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain atas kertas, mikro film, dan sebagainya.
d. Prosedur; Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan
dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Tiga jenis prosedur
yang dibutuhkan, yakni:
1) instruksi untuk pemakai
2) instruksi untuk penyiapan masukan
3) instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
e. Personalia pengoperasian; Operator komputer, analis sistem, pembuat
pro-gram, personalia penyiapan data (operator mesin pons, operator mesin
piringan, dan sebagainya), pimpinan sistem informasi.
5.2.3. Aspek Implementasi
Aplikasi sistem informasi dalam perusahaan umumnya akan berhasil jika
sistem dan lingkungannya mendukung. Keberhasilan suatu sistem informasi baru
dapat dirasakan setelah pada tahap implementasi.Masalah yang berkaitan dengan
teknologi sistem informasi tidak hanya berkaitan dengan kesuksesan atau
kegagalan dari sistem itu sendiri.Faktor manajerial dan organisasi juga berperan
terhadap hasil akhir sistem (Husein, 2002:313).
Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan
terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin.Yang harus diyakini adalah
organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok,
inovasinya.Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan
pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.
Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi
memfokuskan pada strategi inovasi. Contohnya saja, organisasi yang tidak
terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyek-proyek yang inovatif
semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari
bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat
saja gagal. Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor
yang menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang
berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang (Husein,
2002: 319).
Selanjutnya Husein (2002: 322) menambahkan bahwa tidak ada satupun
rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan
bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
c. Peran pengguna dalam proses implementasi
d. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi
e. Tingkat kompleksitas dan resiko implementasi proyek.
f. Kualitas manajemen dalam proses implementasi.
5.2.4. Aspek Efektifitas Pemanfaatan
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan
secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan
sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan
tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi.Sebuah sistem yang on-line
secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan
penerapan/pemanfaatan suatu sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan
menurut Laudon (Husein, 2002:317) adalah:
a. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (high levels of system
use) yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.
b. Kepuasan para pengguna terhadap sistem (users satisfaction with the systems)
yang diukur melalui kuesioner atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu,
relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi
menjadi sangat penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap
manajer terhadap bagaimana informasi-informasi yang diperlukan bisa
memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat
mencapai peningkatan terhadap performance pekerjaan mereka.
c. Sikap yang menguntungkan (favourabel attitude) para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
d. Tujuan yang dicapai. Pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi
tujuan-tujuan yang spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja
e. Imbal balik keuangan (financial payoff) untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari
sistem informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan.Juga, manfaat yang
tampak nyata tidak dapat secara mudah ditunjukkan dalarn aplikasi-aplikasi
sistem pendukung pengambilan keputusan.Meskipun metodologi biaya/manfaat
secara luas telah dipakai, pengalaman menunjukkan bahwa estimasi-estimasi
realistik selalu saja sulit diformulasikan.Peneliti dalam bidang Sistem Informasi
Manajemen lebih menyukai untuk mengkonkritkan pengukuran kesuksesan pada
aspek manusia dan organisasi, seperti kualitas informasi, sistem kualitas, dan
dampak sistem pada kinerja organisasi(Husein, 2002:318).
6. Pengambilan Keputusan
6.1. Hakikat Pengambilan Keputusan
Kehidupan sehari-hari seorang eksekutif, manajer, kepala, ketua, direktur,
rector, bupati, gubernur, menteri, presiden, atau pejabat apa pun, sesungguhnya
adalah kehidupan yang selalu bergumul dengan keputusan. Sebagian besar dari
waktunya harus dicurahkan pada penyelesaian masalah dan pengambilan
keputusan.Tidak menjadi soal apakah keputusan itu benar atau mengandung
kelemahan. Oleh sebab itu banyak manajer yang berpendapat bahwa lebih baik
sekali tidak membuat keputusan. Bagi manajer tersebut yang penting timbul rasa
kepuasan karena dapat mengambil keputusan hari itu (Salusu, 2006:44).
Ilustrasi itu menggambarkan bahwa pengambilan keputusan adalah aspek
paling penting dari kegiatan manajemen.Oleh Salusu (2006:45) menjelaskan
pengambilan keputusan merupakan kegiatan sentral dari manajemen (Perrone,
1968), merupakan kunci kepemimpinan (Gore, 1959), atau inti kepemimpinan
(Siagian, 1988). Bahkan Higgins (1979) melanjutkan bahwa pengambilan
keputusan adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena di
dalamnya manajer terlibat, dan malahan kata Hoy dan Miskel (1978), itu
merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu
proses tempat keputusan-keputusan dibuat dan dilaksanakan.
Simon dalam Salusu (2006: 46) pun mengingatkan betapa besar peranan
pengambilan keputusan dalam tubuh organisasi mana pun. Dikatakannya;
Kewajiban "memutuskan" menyusupi keseluruhan organisasi administratif sama
jauhnya seperti yang dilakukan oleh kewajiban "bertindak" - sesungguhnyalah,
kewajiban memutuskan itu terikat secara integral dengan kewajiban bertindak.
Suatu teori umum mengenai administrasi harus mencakup prinsip-prinsip
organisasi yang akan menjamin diambilnya keputusan yang benar, seperti halnya
ia harus mencakup prinsip-prinsip yang akan menjamin dilakukannya tindakan
yang efektif.
Sehingga dalam pengambilan keputusan, dibutuhkan kemahiran
alternatif.Sebab merupakan tugas yang cukup berat, karena dibebani tanggung
jawab etis, untuk memutuskan suatu ketentuan ditengah peristiwa-peristiwa yang
majemuk/bervariasi, tidak pasti, belum dikenal, dan sering muncul dengan
tiba-tiba (Kartono, 2002:88).
6.2. Pengertian Pengambilan Keputusan
Sebelum memahami pengertian pengambilan keputusan, di sini juga
sekilas menjelaskan apa itu keputusan. Pada umumnya kata keputusan (decision)
berarti pilihan (choice), yaitu pilihan dari dua atau lebih kemungkinan. Namun, ia hampir tidak merupakan pilihan antara yang benar dan salah, tetapi yang justru
sering terjadi ialah pilihan antara yang “hampir benar” dan yang “mungkin salah”
(Drucker dalam Salusu, 2006). Oleh Kenzie melihat bahwa keputusan adalah
pilihan nyata karena pilihan diartikan sebagai pilihan tentang tujuan termasuk
pilihan tentang cara untuk mencapai tujuan itu, apakah tingkat perorangan atau
pada tingkat kolektif. Sedangkan Grew dan Wilson (1985) lebih melihat pada
kaitannya dengan proses, yaitu bahwa suatu keputusan adalah keadaan akhir dari
suatu proses yang lebih dinamis, yang diberi label pengambilan keputusan. Ia
dipandang sebagai proses karena terdiri atas satu seri aktivitas yang berkaitan dan
tidak hanya dianggap sebagai tindakan bijaksana (Salusu, 2006: 51).
Sementara pengambilan keputusan menurut Salusu (2006:47) adalah
proses memilih suatu alternative bagaimana cara bertindak dengan metode efisien
sesuai dengan situasi. Proses itu untuk menemukan dan menyelesaikan masalah
satu seri tindakan, membutuhkan beberapa langkah.Dapat saja langkah-langkah
itu terdapat dalam pikiran seseorang yang sekaligus mengajaknya berpikir
sistematis. Dalam dunia manajemen atau dalam kehidupan organisasi, baik swasta
maupun pemerintah, proses seri tindakan itu lebih banyak tampak dalam berbagai
diskusi.
Suatu aturan kunci dalam pengambilan keputusan adalah “sekali kerangka
yang tepat sudah diselesaikan, keputusan harus dibuat (Brinckloe dalam Salusu,
2006: 48).Dan sekali keputusan dibuat sesuatu mulai terjadi. Dengan kata lain,
keputusan mempercepat diambilnya tindakan, mendorong lahirnya gerakan dan
perubahan. Jadi, aturan ini menegaskan bahwa harus ada tindakan yang dibuat
kalau sudah tiba saatnya dan tindakan itu tidak dapat ditunda. Sekali keputusan
dibuat, harus diberlakukan dan kalau tidak, sebenarnya ia bukan keputusan, tetapi
lebih tepat dikatakan suatu hasrat, niat yang baik (Drucker dalam Salusu,
2006:48).
Sehubungan dengan itu, oleh Salusu (2006) juga menjelaskan bahwa
pengambilan keputusan hendaknya dipahami dalam dua pengertian, yaitu (1)
penetapan tujuan yang merupakan terjemahan dari cita-cita, aspirasi, dan (2)
pencapaian tujuan melalui implementasinya. Ringkasnya, keputusan dibuat untuk
mencapai tujuan melalui pelaksanaan dan ini semua berintikan pada hubungan
6.3. Jenis Keputusan
Masih tentang keputusan, oleh Sutherland (1977) memberikan klasifikasi
keputusan ke dalam empat jenis, yang pertama adalah tujuan, cita-cita yang dibuat penanggung jawab tertinggi dalam organisasi yang kompleks, yang berhubungan
dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Kedua, keputusan stratejik yang
mempersoalkan apa yang dapat dibuat untuk mencapai tujuan. Ketiga, keputusan taktis, yang mengarah pada bagaimana melaksanakan keputusan stratejik, dan
lebih pendek jangka waktunya. Sesungguhnya jangka waktunya pendek, ia
mempunyai implikasi jangka panjang yaitu apabila terlangkahi atau dilupakan,
dapat mengakibatkan kerugian bagi organisasi (Steiss, 1985). Keempat, keputusan
operasional (Salusu, 2006:59).
Secara singkat oleh Salusu (2006: 59-60) menjelaskan bahwa pada
dasarnya ada dua jenis keputusan yaitu, pertama, keputusan terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitive atau yang
sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang
sudah biasa, tempat para manajer bias membuat criteria penampilan, informasi
yang jelas, serta alternative keputusan yang lebih baik. Keputusan jenis ini lebih
sering disebut sebagai keputusan rutin.Cakupannya meliputi keputusan
operasional dan keputusan taktis.
Kedua, keputusan tak terprogram, dibuat sebagai respons terhadap
secara tepat, keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan stratejik.Dan
cakupannya meliputi keputusan stratejik.
6.4. Kategori Keputusan
Ditinjau dari sudut perolehan informasi dan cara proses informasi,
keputusan dapat pula dibagi dalam empat kategori (Nutt dalam Salusu, 2006: 61).
a. Keputusan Representasi
Suatu keputusan dapat disebut keputusan representasi apabila pengambil
keputusan menghadapi informasi yang cukup banyak, dan mengetahui dengan
tepat bagaimana memanipulasikan informasi tersebut. Dengan begitu, akan lebih
mudah dibuatkan model sehingga model itu mewakili informasi yang tersedia.
b. Keputusan Empiris
Suatu keputusan yang miskin informasi tetapi memiliki cara yang jelas
untuk memproses informasi pada saat informasi itu diperoleh, disebut keputusan
empiris. Pada keputusan ini terdapat ambiguitas serta konflik yang potensial
mengenai informasi mana yang harus dicari dan bagimana menduga serta
memprakirakan peristiwa-peristiwa yang tidak pasti.Tugas utama dari pengambil
keputusan di sini ialah mencari informasi lagi.
c. Keputusan Informasi
Suatu situasi yang kaya informasi, tetapi diliputi kontroversi tentang
bagaimana memproses informasi itu, akan menghasilkan apa yang disebut
keputusan informasi. Konflik muncul ketika lahir perbedaan tentang informasi
prediksi-prediksi. Integrasi pemikiran di antara para pengambilan keputusan terutama cara
menangani informasi, diperlukan untuk meluruskan jalan kepada pembuatan
keputusan yang baik.
d. Keputusan Eksplorasi
Istilah ini muncul karena situasi itu miskin dengan informasi dan tidak ada
kata sepakat tentang cara yang hendak dianut untuk memulai mencari informasi.
Ambiguitas muncul terutama tentang dari mana usaha pembuatan keputusan
hendak dimulai dan ada perasaan khawatir akan terjadi konflik karena tidak
tersedia cara untuk mengantisipasi sasaran-sasaran potensial. Dalam hal ini harus
ada eksplorasi yang dilakukan untuk menemukan informasi yang tepat.
6.5. Teknik Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan meliputi antara lain hal-hal yang berhubungan
dengan pengumpulan fakta. Berbagai teknik dapat digunakan untuk
mengumpulkan informasi mengenai suatu masalah, tetapi dapat juga dengan
menggantungkan diri pada para ahli atau konsultan.
Teknik pengambilan keputusan yang diperkenalkan di dalam berbagai
literature cukup bervariasi tetapi pada umumnya dapat dikelompokkan ke dalam
dua jenis, yaitu teknik tradisional dan teknik modern (Grew dalam Salusu, 2006:
a. Keputusan terprogram:
Tradisional:
1. Kebiasaan;
2. Pekerjaan rutin sehari-hari; prosedur operasional yang baku
3. Struktur organisasi;ada harapan bersama; ada saluran yang
terumusdengan jelas
Modern:
1. Riset operasional, analisis matematik; model-model; simulasi
computer
2. Proses data elektronik
b. Keputusan tidak terprogram
Tradisional
1. Heuristic, yaitu mendorong untuk mencari dan menemukan sendiri intuisu dan kreativitas
2. Rule of thumbs, yaitu suatu proses praktis yang tidak menjamin
penyelesaian optimal
3. Dengan seleksi dan latihan bagi para eksekutif
Modern;
1. Menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan
6.6. Model – Model Pengambilan Keputusan
Oleh Hasan (2004), model ialah percontoan yang mengandung unsur yang
bersifat penyederhanaan untuk dapat ditiru (jika perlu). Model merupakan alat
penyederhanaan dan penganalisisan situasi atau sistem yang kompleks. Jadi
dengan model, situasi atau sistem yang kompleks itu dapat disederhanakan tanpa
menghilangkan hal –hal yang esensial dengan tujuan memudahkan pemahaman.
Pembuatan dan penggunaan model dapat memberikan kerangka pengelolaan
dalam pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan itu sendiri merupakan proses berurutan yang
memerlukan penggunaan model secara tepat dan benar. Pengambilan keputusan
berusaha menggeser keputusan yang semula tanpa perhiungan menjadi keputusan
yang penuh perhitungan.
Klasifikasi model dapat dilakukan berdasarkan: purpose (tujuannya), field of
application (bidang penerapannya), level (tingkatannya),time character (ciri
waktunya), form (bentuknya), analytic development (pengembangan analitik),
complexity (kompleksitas), formalization (formalisasi)
Quede dalam Hasan (2004) membedakan model ke dalam dua tipe, yaitu:
1. Model Kuantitatif. Model ini merupakan serangkaian asumsi yang tepat,
yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.
2. Model kualitatif. Model kualitatif didasarkan atas asumsi – asumsi yang
ketepatannya agak kurang jika dibandingka dengan model kuantitatif dan
asumsi – asumsi tersebut, dengan pertimbangan yang lebih bersifat
subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan
model.
6.7. Proses Pengambilan Keputusan
Suatu teori umum mengenai administrasi harus mencakup prinsip-prinsip
organisasi yang akan menjamin diambilnya keputusan yang benar, seperti halnya
ia harus mencakup prinsip-prinsip yang akan menjamin dilakukannya tindakan
yang efektif. Simon (Effendy, 1989:161) mengemukakan sebuah model mengenai
proses pengambilan keputusan, yang terdiri dari:
a. Intelegensi; menyelidiki lingkungan bagi kondisi dalam mengambil
keputusan. Data mentah diperoleh, diproses, diperiksa untuk petunjuk
yang dapat mengidentifikasikan masalah.
b. Rancangan; menemukan, mengembangkan, dan menganalisa
kegiatan-kegiatan yang mungkin dilakukan. Ini mencakup proses memahami
masalah, membangkitkan cara pemecahan, dan menguji pemecahan untuk
mengetahui mungkin tidaknya dilaksanakan.
c. Pilihan; memilih suatu cara kegiatan khusus dari cara-cara yang telah
diperoleh. Suatu pilihan diambil dan dilaksanakan.
Simon (Davis, 2002:126) menambahkan bahwa proses keputusan dapat
dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perencanaan dan
kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin
merupakan unsur-unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan
mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk
menerbitkan pemecahan tambahan.
Adapun beberapa elemen dalam proses pembuatan keputusan menurut
Husein (2002:214):
a. Intelligence: mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang
relevan.
b. Desain: mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif,
serta kelayakan solusi/tindakan.
c. Pilihan: pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.
d. Persuasi: mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah
dipilih.
e. Implementasi: pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga
dilakukan tepat waktu dan efisien.
f. Follow-up: memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut
dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki
solusi.
6.8. Sistem Pendukung Keputusan
Hal ini merupakan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang interaktif,
model – model, guna memecahkan permasalahan yang semi terstruktur maupun
masalah yang tak terstruktur. Keen dan Scott Morton mendefenisikan sistem
pendukung keputusan (SPK) menggabungkan sumber – sumber kecerdasan
individual dengan kemampuan komputer untuk memperbaiki kualitas keputusan.
Sistem pendukung keputusa merupakan sistem pendukung berbasis komputer
untuk manajemen pengambil keputusan yang menangani masalah – masalah semi
terstruktur (Herlambang dan Tanuwijaya, 2005:84).
Pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan
bukan merupakan alat pengambil keputusan melainkan merupakan sistem yang
membantu pengambilan keputusan dengan mengungkapkan informasi dari data
yang telah diolah secara relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang
suatu masalah dengan lebih cepat dan lebih akurat, sehingga sistem ini tidak
dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dan proses pembuatan
keputusan.
SPK terdiri dari kombinasi dari relational database, knowledge base, dan
multidimensional database. Ketiga jenis database ini saling berkolaborasi untuk
menghasilkan sebuah keputusan yang digunakan oleh para manajer. Namun,
aplikasi sistem penunjang keputusan banyak diaplikasikan pada tingkatan manajer
menengah saja.
7. Peranan SIM Dalam Pengambilan Keputusan
Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu
tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki
dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat
memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.
Effendy (1989:141) menyatakan bahwa dalam manajemen, pengambilan
keputusan (decision making) memegang peranan yang sangat penting, oleh karena
keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil pemikiran yang
harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan
organisasi yang ia pimpin. Selain itu pengambilan keputusan adalah suatu proses
pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir
guna dilaksanakan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan
keterbatasan sumber daya yang tersedia.Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak
berasal langsung dari sumbernya.Untuk itu manajemen sebagai pengguna
informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu
meningkatkan pengambilan keputusannya, Sistem Informasi Manajemen terutama
untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan
tertentu saja.
Sebuah pengambilan keputusan dikatakan efektif jika keputusan yang
diambil dilakukan dengan benar dan dapat bermanfaat bagi pencapaian tujuan
organisasi.Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam mendukung kegiatan
Sistem Informasi Manajemen tersebut terlihat dari besarnya andil yang diberikan
komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi dalam organisasi.
Kenyataan menunjukkan bahwa perusahaan modern saat ini
mengikutsertakan kebutuhan informasi sebagai dasar dalam mengembangkan
perusahaan dimasa yang akan datang. Artinya peran serta Sistem Informasi
Manajemen merupakan suatu keharusan. Begitu juga halnya dengan struktur
organisasi yang secara tidak langsung akan sangat mempengaruhi proses
komunikasi perusahaan.
Efektivitas pengambilan keputusan dalam pekerjaan adalah tergantung
kepada bagaimana proses komunikasi dapat diterima oleh responden dan seberapa
umpan balik yang diinginkan oleh pimpinan dari informasi yang diberikan.
Apabila Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan tidak baik maka beberapa
fungsi dalam organisasi juga tidak baik namun sebaliknya jika komunikasi
dilakukan dengan baik maka pengambilan keputusan akan dapat dilaksanakan
dengan baik pula. Prosedur dan sistem komando dalam perusahaan harusnya
menjadi perhatian perusahaan untuk lebih mengetahui peranan dari sistem yang
berlaku akan mempengaruhi efektivitas pengambilan keputusan. Akurasi data
yang diperoleh juga merupakan sarana pendukung untuk pengambil keputusan
membuat keputusan yang tepat.
Sehingga peran SIM dalam pengambilan keputusan sangat penting, oleh
karena menyangkut semua aspek manajemen.Kesalahan dalam mengambil
kerugian uang.Disitulah pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil
adalah hasil akhir dari pemilihan sejumlah alternatif.Keputusan yang diambil
adalah alternatif yang terbaik, atau yang paling kecil resikonya.Dalam
menghadapi pilihan itu, setiap alternatif perlu ditunjang oleh informasi
selengkap-lengkapnya. Semakin lengkap, semakin baik; dengan demikian si pengambil
keputusan akan mendapat wawasan yang luas dan dalam. Dengan begitu, maka
keputusan yang diambil tidak akan begitu meleset, dibandingkan dengan kalau ia
tidak mengusahakan informasi selengkap-lengkapnya.
8. Definisi Konseptual
Agar penelitian ini dapat terarah, perlu kiranya dikemukakan terlebih
dahulu definisi konseptual dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut ;
1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefenisikan sebagai suatu
sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang
berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna
merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas organisasi. Secara
sederhana dapat dipahami sebagai sebuah sistem yang dapat menghasilkan
informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam
mengambil keputusan.
2. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka
pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir guna
menyeleksi dan menentukan keputusan yang paling tepat dari sekian
banyak alternatif.
9. Definisi Operasional
Untuk mengetahui peran SIM dalam pengambilan keputusan dalam
penyelenggaraan organisasi perusahaan PT. Infar Arispharma, maka
variabel-variabel dalam penelitian ini dapat digeneralisasikan ke dalam definisi operasional
sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen
SIM adalah sistem yang dirancang untuk dapat menghasilkan informasi
yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.
Adapun variabel kinerja dapat diukur dengan menggunakan instrumen-instrumen
sebagai berikut:
a. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan. b. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis
dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan
tugas tertentu.
c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses
lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
d. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator,
pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu
e. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun
operasional (aplikasi) dan teknis.
2. Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan tercakup kemahiran menyeleksi dan menentukan
keputusan yang paling tepat dari sekian banyak alternatif.Maka dalam penelitian
ini, pengambilan keputusan yang dimaksudkan adalah fungsi manajerial dalam
jalinan antara perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dari masing-masing
fungsi yang ada di perusahaan. Adapun indikator-indikator dari variabel
pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:
1. Intelligence: mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya
kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang
relevan.
2. Desain: mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif,
serta kelayakan solusi/tindakan.
3. Pilihan: pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.
4. Persuasi: mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah
dipilih.
5. Implementasi: pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga
6. Follow-up: memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki
solusi.
Pengambilan keputusan meliputi antara lain hal-hal yang berhubungan
dengan pengumpulan fakta. Berbagai teknik dapat digunakan untuk
mengumpulkan informasi mengenai suatu masalah, tetapi dapat juga dengan
menggantungkan diri pada para ahli atau konsultan.
Teknik pengambilan keputusan yang diperkenalkan di dalam penelitian ini
berdasarkan teknik tradisional dan teknik modern (Grew dalam Salusu, 2006: 63).
c. Keputusan terprogram:
Tradisional:
1. Kebiasaan;
2. Pekerjaan rutin sehari-hari; prosedur operasional yang baku
3. Struktur organisasi; ada harapan bersama; ada saluran yang terumus
dengan jelas
Modern:
1. Riset operasional, analisis matematik; model-model; simulasi computer
2. Proses data elektronik
d. Keputusan tidak terprogram
Tradisional
2. Rule of thumbs, yaitu suatu proses praktis yang tidak menjamin penyelesaian optimal
3. Dengan seleksi dan latihan bagi para eksekutif
Modern;
1. Menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan
