Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan

(1)

Konsep Sistem dan Sistem

Informasi pada Organisasi dan

Manajemen Perusahaan

(2)

Tujuan Pembelajaran

 Memahami konsep dasar dari sistem dan sistem

informasi untuk mendapat gambaran awal SIM,

terutama dikaitkan dengan keterhubungan dengan organisasi dan manajemen perusahaan dimana

(3)

Materi Perkuliahan

(4)

(5)

Definisi Sistem

 Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

 Suatu susunan dari bagian yang teratur yang saling

terkait yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran atau tujuan.

 Subsistem adalah sistem didalam suatu sistem

dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat.

 Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih

besar, sistem yang lebih besar itu adalah

(6)

Karakteristik Sistem

 Karakteristik sistem terdiri dari :

1. Komponen (Elemen)

2. Batasan sistem (Boundary)

3. Lingkungan luar (Environment) 4. Penghubung sistem (Interface) 5. Masukan (Input)

6. Keluaran (Output)

(7)

Karakteristik Sistem

 Komponen (Elemen)

Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai

subsistem.

 Batasan (Boundary)

Daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar.

 _{Lingkungan luar sistem (Environment)}

Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang

(8)

Karakteristik Sistem

 Penghubung sistem (Interface)

Suatu media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya.

 Masukan (Input)

Data/Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Pada sistem informasi,masukan dapat berupa: 1. Data transaksi

(9)

Karakteristik Sistem

 Keluaran (Output)

Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yang berguna (informasi dan produk) atau keluaran yang tidak berguna (limbah).

Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa : 1. Informasi

2. Saran

3. Cetakan laporan

 _{Sasaran sistem (Objective/Goal)}

(10)

Model Umum Sistem

 Konfigurasi komputer sebagai sistem

SISTEM

Masukan Keluaran

INPUT

STORAGE

OUTPUT CPU

(11)

Klasifikasi Sistem

 Sistem Abstrak

Sistem yang berisi gagasan atau konsep.

 Sistem Fisik

(12)

Klasifikasi Sistem

 Sistem Deterministik

Sistem yang operasinya dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian diketahui dengan pasti.

 _{Sistem Probabilistik}

Sistem yang tidak bisa diramal dengan pasti karena

(13)

Klasifikasi Sistem

 Sistem Tertutup

Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungan (tidak

dipengaruhi oleh lingkungan).

 _{Sistem Terbuka}

(14)

Klasifikasi Sistem

 Sistem Alamiah

Sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia).

 Sistem Buatan Manusia

(15)

Pembentukan Subsistem

 Pengunsuran (Factoring)

(16)

Pembentukan Subsistem

 Penyederhanaan (Simplikasi)

Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran dan interface dengan subsistem-subsistem lainnya. Sehingga akan menyebabkan banyak interface yang harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatu peneyderhanaan pada penggambaran interface.

 _{Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi untuk}

(17)

Pembentukan Subsistem

 Pemisahan (Decoupling)

(18)

Pengendalian dalam Sistem Umpan

Balik

 Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik

(feedback).

 Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan

tujuan.

 Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem

(19)

Jenis Umpan Balik

 Umpan balik negatif (negatif feedback)

Menyesuaikan penyimpanan terhadap standar.

 Umpan balik positif (positive feedback)

Untuk menambah keluaran atau mendorong proses supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus

(20)

Perancangan Sistem

 Analisis Sistem

 Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

 Tugas Utama Analisis Sistem 1. Menentukan lingkup sistem 2. Mengumpulkan fakta

(21)

Perancangan Sistem

 Langkah-langkah yang dilakukan analisis sistem :

1. Identifity 2. Understand 3. Analize

4. Report

 _{Sistem analis merupakan kunci dalam proses}

(22)

Perancangan Sistem

 Manajemen Proyek

Memiliki 2 tujuan :

1. Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yang ditetapkan (terlambat)

2. Mencegah proyek kelebihan anggaran

(23)

(24)

Organisasi dan Manajemen

 Organisasi

Alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan mempelajari organisasi untuk

memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku

organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.

 _Manajemen

(25)

(26)

Konsep Organisasi dan Manajemen

sehubungan dengan Sistem Informasi

PERENCANAAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedure & program untuk mencapainya.

PENGORGANISASIAN Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakan &

menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk menjalankan kegiatan.

PENYUSUNAN STAFF Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam organisasi.

PENGKOORDINASIAN Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang tepat & pengkomunikasian perubahan kebutuhan.

PENGARAHAN Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi.

(27)

Struktur Keorganisasian

 Model Dasar

(28)

Struktur Keorganisasian

 Spesialisasi

Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam organisasi.

 Hubungan Lini & Staff

Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi.

Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis & konsultasi.

 Wewenang & Tanggung jawab

Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah. Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas.

 Rentang Kendali

(29)

Struktur Keorganisasian

 Model Variasi

1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri.

(30)

Struktur Keorganisasian

2. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa. Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus.

(31)

Struktur Keorganisasian

 Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah

(32)

Model Pengolahan Informasi Pada

Struktur Organisasi

 Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :

1. Ketidakpastian tugas.

2. Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.

3. Saling ketergantungan unit organisasi.

 Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan informasi:

1. Prosedure pengoperasian & aturan keputusan.

2. Hirarki wewenang.

3. Subsistem mandiri.

4. Sumber daya lentur.

5. Struktur mandiri.

6. Sistem informasi manajemen.

(33)

Peranan Manusia dalam Organisasi

 Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar

manusia yang terendah sampai dengan tertinggi.

Rendah Fisiologis Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus

Keamanan Perlindungan terhadap bahaya

Perhatian Kepuasan dalam keikutsertaan dalam suatu kelompok & menerima persahabatan

Penghargaan Menghargai diri & dihargai

Tinggi Perwujudan Diri

(34)

Peranan Manusia dalam Organisasi

 Dinamika Kelompok

Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang mempengaruhi antara individu dengan organisasi.

 Gaya Kepemimpinan

Teori X yang mendukung gaya autorizer.

1. Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi unsur-unsur

produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis.

2. Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya

motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan.

3. Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi pasif

(35)

Peranan Manusia dalam Organisasi

 Teori Y yang mendukung gaya partisipatif / supportif.

1. Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasi.

2. Motivasi, potensi untuk perkembangan, kapasitas untuk menerima.

(36)

(37)

Model Dasar Manusia sebagai

Pengolahan Informasi

Indera penerima yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah. Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar.

Indera

(38)

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

 Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat tanggapannya akan berkurang.

 Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi.

 Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :

1. Kerangka acuan individual.

2. Prosedur keputusan normal.

3. Keputusan dalam keadaan tertekan

(39)

Manusia sebagai Pengolah Informasi

Allen Newell dan Herbert. A. Simon

Membuat model pengolahan sistem informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer, model tersebut dikenal dengan “model Newell

-Simon”.

Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari :

1. Ingatan jangka pendek, 2. Pengolahan dasar,

3. Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan

(40)

Manusia sebagai Pengolah Informasi

Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia

Model umum sistem informasi komputer

Masukan

(41)

Sistem Pengolah Informasi Manusia

 Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah

pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan yaitu :

1. Ingatan jangka panjang 2. Ingatan jangka pendek 3. Ingatan luar

 Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan

yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali.

 Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap

(42)

Sistem Pengolah Informasi Manusia

 Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).

 Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.

 Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)

(43)

Manusia sebagai Pengolah Informasi

Ingatan Dalam

Ingatan Luar

Ingatan jangka panjang

Interpreter Pengolah baku Ingatan jangka pendek

Papan tulis

Kertas _{Tabung gambar}

Masukan Keluaran

(44)

Keterbatasan Manusia sebagai

Pengolah Informasi

 Pengolahan data & berhubungan langsung dengan

ingatan jangka pendek.

 Kemampuan manusia untuk menemukan

perbedaan-perbedaan yaitu menemukan perbedaan-perbedaan data benar

dengan data salah juga dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.

 Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :

1. Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap penyimpangannya

2. Kurang kemampuan intuitif untuk mengenal korelasi & causality

(45)

Keterbatasan Manusia sebagai

Pengolah Informasi

 Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.